Çözüm noktanız Çözüm EBYS…

  • Kütüphane varlıklarınızın kaybı canınızı sıkıyor veya yaptırımı ağır olur diyorsanız,
  • Kütüphane varlıklarınızın kütüphane içi hareketlerini takip edemiyorsanız,
  • Kütüphanenizde kitap sayım işlemleri canınızı mı sıkıyor? "Bu işin daha basit bir yöntemi olmalı" diyorsanız,
  • "Barkod sistemim var ama yinede sayımlar uzun sürüyor" diyorsanız.
  • Aradığınız bazı kitaplar yerinde yoksa ve "buralarda biryede olmalı" diyorsanız, 
  • Ödünç verme ve alma işlemeri daha sistematik ve kolay olsa diyorsanız,
  • Kütüphanemizi yıllık, aylık, haftalık ve günlük ziyaret eden kaç kişi var raporlayamıyorsanız...

ÇÖZÜMEBYS BELEDİYESİ

İMAR VE ŞEHİRCİLİK MÜDÜRLÜĞÜ

Dijital Arşiv Sistemi, Dijital ArşivYazılımı

Özel Teknik Şartnamesi

 

 

A. KONU

Bursa ÇözümEBYS Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğünü arşivinin sayısallaştırılması ve dijital hale getirilmesi hedeflenmektedir.

Bu işbu teknik şartname kapsamında İmar dosyalarının taranması, indekslenmesi, eskiyen dosyaların değiştirilmesi,eski Mahalle, Pafta, Ada, Parsel’deki ruhsat dosyalarının yeni Mahalle, Pafta, Ada, Parseliyle Eşleştirilmesi   kutulanıp,barkodlanması fiziki arşivdeki yerine yerleştirilerek dijital arşiv programına işlenmesi hizmetlerinin temin edilmesi bu projenin konusunu oluşturmaktadır.

1. Dijital Arşiv Hizmetleri

1.1. Dijital Arşiv Hizmeti Genel Koşulları

  1. Yüklenici firma iş bu sözleşmenin bütün madde ve içeriklerini yerine getirilmesini iş bu teknik şartnameyi ve ilgili sözleşmeyi imzalamakla peşinen kabuletmiş sayılır.
    1. Teklif sahibi sözleşmenin yürütülebilmesi için aşağıda listelenen asgari ekipmanı yalnız işbu sözleşme kapsamında iş süresince iş başında bulunduracaktır. Ancak, işin niteliğine ve gidişatına göre işin zamanında tamamlanabilmesi için, İdare Yükleniciden ilave ekip kadar donanım isteyebilecektir. Asgari ekipmanlar;

I a. Geniş Format Tarayıcı:

  1. En iyi resim kalitesi ve ayrıntıları orijinal üzerinden azami düzeyde algılamak için, Contact Image Sensors (CIS) teknolojisine sahip ve en az 600 dpi optik çözünürlük sağlayan tarayıcılar kullanılacaktır.
  2. Lekeli, solgun, silik ve değişken artalan koyuluğuna sahip zor orijinallerin taranmasında kaliteli sonuçlar sağlamak üzere, artalan etkisini azaltabilen, önalan bilgisini artalandan ayrıştırabilen, orijinalin durumuna göre kendini uyarlar imaj zenginleştirme yetenekleri sahip imaj iyileştirme yazılımı bulunmalıdır.
  3. Her orijinal için en iyi tarama ayarlarını deneyerek bulmak için ön tarama teknikleri kullanılmayacak, tüm imaj iyileştirme ayarlamalarını tekrar tarama yapmaya gerek bırakmadan tek bir orijinal tarama üzerinden gerçekleştirecektir.
  4. Tarama esnasında her orijinal için tarama kalitesini, işletmenin anında izleyebilmesini ve kalitesi uygun olmayan taramalara hemen müdahale edebilmesini sağlamak üzere, taranmakta olan her orijinalin daha taranıyorken, taranmış mastır görüntüsünü, tarayıcının bağlı olduğu bilgisayar monitöründen, akan görüntü olarak gösteren teknik yeteneklere tarayıcı sahip olmalıdır.

           I b. Dokuman Tarayıcısı (Tip 1) - 2 adet. Asgari teknik özellikler aşağıda detaylandırılmıştır;

  1. A3 boyutunda, renkli, çift yüz tarama yapabilen
  2. En az 50 sayfa/dakika(A4,dikey,400 DPI)tarama kapasitesinde
  3. Donanımla görüntü iyileştirme teknolojisini kullanabilen/yapabilen
  4. Hassas dokümanlar(pelur ve yıpranmış dokümanlar) için aynı zamanda düz yatak tarama imkânına sahip
  5. Düz geçişli tarayıcılar kullanılacak, C veya S geçişli tarayıcılar idare’den izin alınmadan kullanılmayacaktır.

                    I c. Dokuman Tarayıcısı (Tip 2) -2 adet

  1. Düz geçişli tarayıcılar kullanılacak, C veya S geçişli tarayıcılar idare’den izin alınmadan kullanılmayacaktır.
  2. Minimum 200 sayfa kapasiteli otomatik doküman besleme aparatı bulunmalıdır.
  3. Minimum 400 dpi optik çözünürlüğü olmalıdır.
  4. A4 boyutunda dokümanları 400 dpi’da renkli/gri tonlamalı/ siyah&beyaz çift taraflı (dublex) taramada minimum 160 ipm hızında taramalıdır.
  5. Ultrasonik çift kâğıt besleme algılayıcısı olmalıdır.
  6. Minimum 100 cm uzunluğundaki ve 29,7 cm eninde ki dokümanları otomatik doküman besleme aparatı aracılığı ile tarayabilmelidir.
  7. Günlük tarama kapasitesi 15.000 adetten az olmayacaktır.
  8. Tarayıcılar ile birlikte yeterli sayıda tarama kitleri bulundurulacaktır.
  1. Dijital Arşiv Hizmeti ÇözümEBYS Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü bünyesinde bulunan imar arşiv dosyaların tümünü kapsar;

İmar Dosyası Tanımı : Dosya içersindeki aynı yere ait eski (pafta, ada, parsel) numarasına göre düzenlenmiş ruhsat belgeleri daha sonra düzenlenen tadilat ruhsatları yeni pafta ada parsele düzenlenmiş olsa dahi tek imar dosyası sayılacaktır.Yine aynı yere ait belgeler  bir den fazla klasörlere konmuş ise’de tek imar dosyası sayılacaktır.

İmar Arşiv Dosyaları; ~45.000 (yaklaşık kırk beş bin) dosyadan oluştuğu tahmin edilmektedir.

  1. İşbu hizmet kapsamı dahilindeki dosyaları, dosyalar içindeki tüm belgeleri, belgeler içindeki evrakları ve bu evrakların tüm ekleri dijital arşive indekslenerek eksiksiz ve hatasız aktarılmasını içerir. Kapsam dahilindeki dosya/belge yapısı ve indekslenecek alan sayısı “1.3. Dijital Arşiv Dosya İçerik Yapısında belirtilmiştir. Dijital Arşiv Dosya İçerik Yapısında belirtilen bazı belgeler İdare’de başka birimlerin dosyalarında bulunabilmektedir. Yüklenici iş bu proje kapsamında başka birimlerdeki ilgili belgeleri tespit edip İmar Arşiv Dosyasına pafta-ada-parsel bazında tasnifini yaptıktan sonra dijital arşivlemesini sağlayacaktır.
  1. Yüklenici bir dosya içindeki belge, evrak ve evrak eklerinin fazlalığını iş hacmi artışı olarak talep edemez. İş hacmi artışı ancak madde 2 ‘de öngörülen Dijital Arşiv hizmetine giren dosya adedinin aşılması durumunda söz konusu olup iş hacmi artış birim fiyat üzerinden hesaplanacaktır. Dijital Arşiv hizmeti sonucu mevcut dosyaların yeniden tasnifinde oluşabilecek dosya adet artışı iş hacmi artışı olarak uygulanmayacaktır.
  2. Yüklenici, sözleşme yapıldıktan sonra 10 gün içinde tarama ve indeksleme için kuracağı sistemi İdareye onaylatacaktır.
  3. Yüklenici sözleşme sonrası 10 gün içinde detaylı iş planı hazırlayarak idareye onaylatacaktır.
  4. Yüklenici proje süresince ihtiyacı olan kırtasiye ve büro malzemeleri ile doküman tarama ve dizi pusulası çıkartma esnasında, bu işi yapmak için gerekli olan her türlü donanım ve yazılımı kendisi temin edecek ve çıkabilecek her türlü bakım, onarım ve teknik desteği kendisi yapacaktır.
  5. Arşivlenen belgelerin aslı üzerinde hiçbir suretle değişiklik yapılamamalı ve arşiv belgelerinin program içerisinden veya dosya sisteminden silinmesine asla izin verilmemelidir. Yüklenici bu konuda sunacağı sistem ile ilgili güvenlik önlemlerini ve altyapısını sözleşme sonrasında 10 gün içinde idareye sunacaktır.
  6. Bu işte görevlendirilecek personel, idarenin personel ile ilgili kurallarına ve ayrıca konulacak kurallara uyacaktır. İşin devamı süresince kurallara uymayan veya idare görev yapması uygun görülmeyen personel o andan itibaren projede çalıştırılamayacaktır.
  7. Yüklenici, yapacağı tüm işlerin belirlenen zamanda bitirilebilmesi için işlemler sırasında kullanacağı donanımları kendisi tedarik edecektir.
  8. Dijital Arşiv hizmetinde kullanılan tüm personelin her türlü giderleri Yüklenici tarafından karşılanacaktır.
  9. İşlemler idare tarafından belirlenecek yerlerde yapılacaktır.
  10. Hiçbir belgenin aslı veya kopyası idare dışına çıkartılmayacak zarar verilmeyecektir.
  11. Bu işte görevlendirilecek personel idareye veya üçüncü şahıslara vereceği her türlü zarar, ziyan veya olumsuzluklardan Yüklenici sorumludur.
  12. Yüklenici taranacak evrakı teslim almadan inceleyerek varsa yırtık vb.işlemleri idareye bildirecek bundan sonra dokümanlarda meydana gelecek her türlü tahribattan Yüklenici sorumludur. Zarar verdiği sayfa başına Yükleniciye 50 TL ceza ilk hak edişten kesilecektir.
  13. Dokümanlar Yüklenicinin proje ekibine imza karşılığında günlük olarak teslim edilecek ve Dijital Arşiv hizmeti tamamlanan dosyalar imar ve şehircilik müdürlüğü arşiv personeli eşliğinde fiziki olarak hangi dolap, hangi bölüm, hangi raf ve dijital arşiv sistemde nereye koyulduğu belirtilerek imza karşılığında teslim alınacak.
  14. Tarama sırasında imar müdürlüğü arşiv bürosundan bir personel tarama işlemlerine gözlemci olarak katılabilecektir. idarece görevlendirme yapılarak görevlendirilen personel üretim ve veri kontrolünde sorumlu olacaktır.
  15. İş bitiminde her türlü belgenin kayıt, giriş veya değişikliğinin idare personelince kolayca yapılabilmesi için Yüklenici, tarama süreci içerisinde idarenin belirleyeceği kişilere yaptığı iş ve işlemlerle ilgili eğitim verecektir.
  16. Sistem üzerinde bulunan dokümanlara ait bilgilerin yitimini ve bozulmasını engellemek için veri koruma özelliği sağlayacaktır.
  17. İşbu hizmet kapsamında dijital arşive aktarılacak ve taranacak dosyalar belge bazında indekslenecektir.Arşivleme esnasında indeks alanları ve Anahtar kelime gibi ek bilgi girişi sağlayacak bölümler olacak ve sistem bir belgeye birden fazla anahtar kelime atama yapabilme özelliği sağlayacaktır. Belge bazında indekslenecek alan ve anahtar kelimeler “1.3 Dijital Arşiv Dosya İçerik Yapısı” bölümünde belirtilen sayı ile sınırlıdır. Belge bazında indeks ve anahtar alanları İdare tarafından belirlenecektir.
  18. Taranan belgeler için yüksek çözünürlükte (400-600dpi) mastır kopya oluşturulacak ve sistem tarafından düşük çözünürlükte dolaşım kopyası oluşturulacaktır. Mastır kopya işleme tabi tutulmadan yedek kullanılacaktır.
  19. Fiziksel arşiv ortamında bulunan dosyaların Giriş- Çıkış Takibi yapılması için ya dijital arşiv yazılımı içinde ya da dijital arşiv yazılımına entegre bir yazılım bulunmalı ve aşağıdaki özellikleri sağlamalıdır.
    1. Dosyaların arşive giriş ve çıkışlarını tutanak altına alınabilmelidir.
    2. Yazılım kimin hangi dosyayı aldığını, ne zaman teslim etmesi gerektiğini raporlayabilmelidir. Ayrıca zamanında iade edilmeyen dosyalar için geribildirim yapabilmelidir.
    3. Fiziksel ortamda istenen dosyaların talepleri elektronik ortamda yapılacaktır.
    4. Elektronik ortamda talebi yapılan dosya profil bilgileri ile talep yapılan servis ve kullanıcı bilgileri arşiv memurunun bilgisayarında görüntülenebilmelidir.
    5. Arşiv memuru talep edilen dosyaların giriş-çıkış işlemlerini barkot okuyucusu veya Rfıd el terminaliyle otomatik olarak yapabilmedir.
    6. Arşiv dosyalarının arşiv demi yoksa servislerde kullanımda olduğu bilgisi arama ekranlarında yapılabilmelidir.
    7. Pafta–ada-parsel bilgileri girildiğinde dosyaya hangi servis de kimlerin ne zaman baktığı raporlanabilmelidir.
  20. Taranan evraklar dosyalara, dosyalar klasörlere ve kutulara yerleştirilecektir.
  21. Eski mahalle, pafta, ada, parsel ile kayıtlı olan ruhsat dosyalarının, şuan ki tapudaki mevcut olan mahalle, pafta, ada, parseli, yüklenici tarafından dijital arşiv sistemine girilecektir.
  22. Dosya, klasör ve kutular yüklenici tarafından temin edilecek olup kutuların ebatları malzeme ve özellikleri yüklenici tarafından yer görme belgesi alınırken belirlenecektir. Kutu ebatları ve ebatlara göre adetleri yüklenici tarafından idareye bildirilecek ve idarenin onayına sunulacaktır.
  23. Kutulama ve yerleştirmenin tam anlamıyla ve sağlıklı bir şekilde tamamlanabilmesi için fiziksel konum bilgileri de dijital arşiv yazılımına yüklenici tarafında eksiksiz olarak girilecektir.
  24. Kutu/dosya/klasör üzerine içersinde bulunan arşiv materyalinin belirli indeks bilgilerini içeren barkotlu etiketler oluşturulacaktır. Örnek olarak pafta-ada-parsel bilgileri, fiziki olarak bulunduğu dolap-bölüm-raf numaraları, dosya numarası vb.
  25. Uygulanacak olan etiketler kesinlikle özel barkod yazıcısından basılacak etiketlerin üzerine hiçbir şekilde elle doldurulmayacaktır.
  26. Barkod etiketi uzun ömürlü dayanıklı malzeme kullanılacaktır.
  27. Dosya numarası etiket üzerinde hem barkod şeklinde hem de insan tarafında okunabilecek şekilde yapılmalıdır.
  28. Yüklenici taranan İmar arşiv dosyalarını, idarenin belirleyeceği yerleştirme düzenine uygun olarak kompakt dolaplara ve raflara yerleştirilecektir.

1.2. Dijital Arşiv Hizmeti Teknik Koşulları

  1. Oluşturulacak Elektronik dosyalar uygulama ve network ortamında sıkıntı yaratmayacak büyüklükte olmalıdır. Bu nedenle Yüklenici gerektiğinde dokümanı bölebilir ancak bu bölmeyi indeks bilgisinde tanımlamalıdır.
  2. Dijital Arşiv hizmetinde kullanılacak yazılım; tarama, görüntü iyileştirme, OCR, İndeksleme ve kontrol hizmetlerinin bütününü yönetecek ve Türkçe ara yüzüne sahip olacak şekilde tasarlanmış olacaktır.
  3. Yazılım ve tarama işlemi TS:13298 sayılı (29 Haziran 2009 Tarihinde) yayınlanan Sayısal Görüntüleme Sistemlerinde belirtilen aşağıdaki özelliklere sahip olmalıdır.
  • Görüntüleme Tekniği
  • Çözünürlük
  • Tonlama/Bit Derinliği/Tarama Modu
  • Sıkıştırma
  • Zenginleştirme
  • Renk Yönetimi
  • Dosya Formatı
  1. Sistem, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli v.2.0'da belirtilen şartları sağlamalıdır.
  2. Hizmetlerden tarama; temizleme, kayıpsız sıkıştırma ve kalite kontrol işleminden geçirildikten sonra çok sayfalı TIFF G3/G4 formatında Asıl Kopya(Arşiv Kopyası), çözünürlüğü düşürülmüş, kayıplı sıkıştırılmış ve kalite kontrol işleminden geçirildikten sonra aranabilir PDF formatında kullanım (dolaşım) kopyası olmak üzere iki farklı formatta üretilecektir
  3. Taranacak bazı nadir dokümanlar sayfanın taşıdığı renk, görsellik (fotoğraf, resim, grafik vb.) dikkate alınarak gri tonlama, siyah beyaz ya da renkli olacaktır. Renkli dokümanlarda gerçek boyutta en düşük dosya boyutu elde edilecek şekilde tarama yapılacaktır. Saklama dosyaları harici hardisk ortamında idareye verilecek ve ayrıca Yüklenici tarafından bu dosyalardan kullanım kopyası olarak OCR işleminden geçirilmiş aranabilir (Searchable) PDF dosyaları üretilerek Yüklenici tarafında sağlanacak olan dijital arşiv sistemine aktarılacaktır. Yüklenicinin sağlayacağı dijital arşiv sistemi yazılımının asgari teknik gereksinimleri 1.2.1. Dijital Arşiv Sistem’inde belirtilmiştir. Yüklenici tarafından sağlanacak dijital arşiv yazılımı İdare adına lisanslanacaktır.
  4. Optik Karakter Tanıma işleminde mümkün olabilecek en üst verim sağlanacaktır. OCR motoru Türkçe karakterleri desteklemelidir.
  5. İstekli tüm dokümanları, istenilen kalitede tarayarak indekslenmiş olarak teslim edecektir.
  6. Evrakın taramadaki çözünürlüğü optimum seviyede tutulacaktır. Tarama 300 dpi da yetmediği durumlarda 400 dpi da yapılacaktır. Evrakın taranmış ve işlenmiş formunun, lazer yazıcıdan alınan baskısı net olarak okunabilir olmalıdır.Çözünürlük, evrakın durumuna göre artırılabilir. Sayısal ortama aktarılan veri, depolama maliyetlerinin düşürülmesi amacıyla temizlenmiş, iyileştirilmiş ve sıkıştırılmış veri olacaktır.
  7. Arşiv evrakının yapısı ve miktarı dikkate alındığında ikinci bir taramaya ihtiyaç duyulmamalıdır. Bu sebeple, Yüklenici tarafından, kullanılan bütün donanımların bakımları düzenli olarak yapılmalı, tarama sayısına göre tarayıcıların değişmesi gereken parçaları takip edilmeli ve zamanında gerekli parça değişimleri yapılmalıdır. Tarayıcıların değişmesi gereken sarf malzemelerinin takibi tarama sayısına göre İstekli tarafından takip edilecek ve tarama kalitesi etkilenmeyecektir. Evrakın tarama esnasında yıpranmaması için S ve C geçişli tambura sahip tarama makineleri yerine, düz geçişli tambura sahip tarama makineleri tercih edilmelidir.
  8. Temizleme işleminde Sanal Tekrar Tarama (Virtual ReScan-VRS) işlemi veya dengi bir temizleme tekniği kullanılacaktır. Bu işlemde tarayıcıya ters veya yan yerleştirilmiş dokümanlar düzeltilecek, eğer daha küçük doküman ile tarayıcı beslenirse ilgili yazılım otomatik olarak görüntüyü düzeltecektir. İstenmeyen noktalar ve lekeler bulunan sayfalar temizlenecektir. Boş sayfalar otomatik olarak silinecektir ve toplam taranan sayfa miktarından düşülecektir.
  9. Yüklenici taranan belgelerde görüntü iyileştirme, görüntü temizleme ve yeniden yapılandırma tekniklerini (black border removal, deshade, despeckle, deskew, streak removal, vb. özellikleri) kullanacaktır. Kullanılacak tarama yazılımı ile dokümanlar üzerinde doğrultu düzeltme (deskew), lekelerin azaltılması (noise reduction) yazılım tarafından yapmalıdır.
  10. Kullanım kopyalarında sayfaların arka planında, verinin idare arşiv evrakı olduğunu belgeleyen filigran (watermark) bulunacaktır. Elektronik ortamda tutulan dolaşım kopyalarının arkasında bulunan filigran (watermark) ile üretilecek her sayfanın altına “© Her Hakkı Mahfuzdur.” yazısı yazılacaktır
  11. Tarama, İndeksleme ve kalite kontrolü bitmiş dosyaların teslimi,teslim tutanağı ile ve tarama öncesinde ki sıraya göre idarenin göstereceği yerdeki dolap, bölüm, raf sistemine göre yüklenici tarafından idare kontrolünde yerleştirilerek arşiv programı üzerinde yüklenici tarafından işlenecektir.
  12. Taranan dosyalarının, tarama işleminden geçtiğini belirten bir işaret bulunacaktır.
  13. Tarama yazılımı, tarama esnasında belgeleri sayfa bazında otomatik olarak sayarak kaydedebilmeli ve raporlayabilmelidir.
  14. İdare Arşivinde yer alan dosyalar içindeki belgelerin üzerindeki iğne, ataç gibi malzemelerin çıkarılması ve belgelerin kıvrık köşelerinin düzeltilmesi yada yıpranmış belgelerin taranması için onarılması ve fotokopilerinin çekilmesi gibi işlemler Yüklenicinin sorumluluğunda olacaktır.
  15. Ciltli veya kitap şeklinde olup orijinali bozulmadan taranması mümkün olmayan belgeler için ilgili birim yetkilisinin yazılı onayı alınmadan işlem yapılmayacaktır. Ciltleri bozulamayacak durumdaki kitapların/ciltli malzemenin taranmasında idare tarafından belirtilen hassas tarayıcılar kullanılacaktır.
  16. İşlem dosyalarında genel yapıda 1 (bir) veya daha fazla taranamayacak cisimler bulunmaktadır. Tarama esnasında ve geri toplamada karışıklığa sebebiyet verilmemelidir. Bu nedenle Bir gurup ekip seperasyon sırasında ayrıştıracağı bu cisimleri dosyasında bırakacaktır. Kurulacak Dijital Arşiv Sisteminde gerekli görüldüğü takdirde barkod, özel ayıraç sayfası kullanılabilir. Önerilecek sistemin bu teknikler ile uyumlu olması gerekmektedir.
  17. Tarama işlemi sırasında görüntü iyileştirme sonucu en az orijinal belge kalitesinde belgenin görüntüsü elde edilecektir. Yüklenici sözleşme sonrası 10 gün içinde bu konuda ne tür teknikleri kullanacağını ayrıntılı bir şekilde hazırladığı raporu idareye sunacaktır.
  1. Dijital Arşiv yazılımında tanımlanacak indeks alanları dinamik olup istenilen isimde, kolon tipinde (tarih, karakter, sayısal, ondalık, onay kutusu, liste, tam metin görüntü alanı, v.b.) ve kolon uzunluğunda olabilir. Bu yapıya istenildiği zaman yeni indeks alanları eklenebilmeli ve adları değiştirilebilmelidir.
  2. Dijital Arşiv yazılımında Tarama ve İndeks bilgileri girilmiş belgelerin kalite kontrolleri yapılmalı, girilmiş indeks bilgilerinin doğruluğu ve belgelerin görüntü kalitesinin ikinci bir onayı, kurulan sistem tarafından gerçekleştirilmelidir.
  3. Yüklenici her ekip içinde belge kalite kontrolü için en az %10 oranında eleman çalıştıracak ve yapılan çalışmalar (hatalar, düzeltmeler, v.b.) düzenli olarak idareye ve proje yetkilisine raporlanacaktır.
  4. Yüklenici kuracağı sistemde insan hatalarını asgariye indirmek için gerekli tedbirleri alacaktır. İdarenin belirleyeceği periyotlarla tarama ve indeksleme sonrasında yapılan işlem tekrarı kontrollerin sonucunda incelenen belgelerde %1(yüzde bir)’den fazla hataya rastlanması durumunda idare hatalı kayıtların oluşturulduğu (tarandığı/indekslendiği, v.b.) günlere ilişkin tüm işlerin tamamının tekrar yapılmasını isteyebilir. Yüklenici bu hataları ve eksiklikleri öncelikli olarak ve en kısa sürede gidermekle yükümlüdür. Hatalı belge sayısı oranının hesaplanmasında hatalı olarak indekslenen belgelerin toplam sayfa sayısının, o günde taranan sayfa sayısına oranı dikkate alınacaktır.
  5. Tarama esnasında kullanıcı kontrolüne ihtiyaç duyulmadan görüntü düzeltmesi gerçekleştirilmelidir.Taranan dokümanlara göre beklenilen kalite farklılık gösterebilir. Sistem farklı doküman sınıflarını tanıma özelliğine sahip olmalıdır. Taranan dokümanlar üzerinde OCR işleminin doğruluk oranını arttırıcı temizleme işlemleri otomatik gerçekleştirilmelidir. OCR işleminde herhangi bir manuel düzeltme yapılmayacaktır.
  6. Yukarıda tanımlanan işlemler(tarama, indeksleme, kalite kontrol, idare onayı, v.b) sırasında dosya saklama, kopyalama, v.b. hataya açık işlemler şeklinde manuel olarak yapılmayacak; işlemler Dijital Arşiv uygulaması sistem içinde dokümanın her adımdan sonra otomatik olarak ilerlemesini gerçekleştirilecektir.Dijital Arşiv uygulaması hangi işlem adımında hangi dokümanların olduğunu, bir dosyaya/dokümana kimler tarafından, hangi işlemlerin yapıldığını gösterecek özelliklere sahip olacaktır.
  7. Sistem, süreç boyunca standart bir tarama gerçekleştirmek için doküman bazında yapılan ayarlarının tüm tarayıcılarda kullanılmasını sağlayacak profil paylaşım özelliklerine sahip olacaktır.

    1.2.1. Dijital Arşiv Sistemi Yazılımı

Yüklenicinin sağlayacağı dijital arşiv sistemi yazılımının asgari teknik gereksinimleri aşağıda belirtilmiştir.

  1. Yüklenici tarafından idare ye teslim edilecek yazılımın; İdarede kurulu olan Ms sql 2005 veri tabanı ile birlikte çalışabilirlik veya firma tarafından lisanlı olarak temin edilecek ilişkisel (Ms sql , Oracle, Filemaker, Db2 vb.) veri tabanının idare ye lisanslarıyla birlikte temin etmelidir.
  2. Kurulacak sistemin sorunsuz bir şekilde çalışmasını sağlayacak sunucunun firma tarafından idaremize önerilmesi; gerekli sistemler idare tarafından sağlanana kadar firma çalışmalarına kendi sunucusuyla başlamalıdır.
  3. Uygulamanın ve beraberinde sağlanan diğer destek uygulamaların iş bittikten sonra 2 yıl işletme garantisi Yüklenici tarafından sağlanacaktır.
  1. Kurulacak sistemin masa üstü uygulaması ve web uygulaması olmalıdır. Kullanıcı bilgisayarlarında herhangi bir kurulum işlemine gerek kalmaksızın İnternet tarayıcısı üzerinden kullanılabilecektir. İstendiği durumda yazılım, idare dışından erişebilecek yapıda olmalıdır.
  2. İdare içi kullanım, İntranet üzerinden gerçekleştirilip, İnternet’e çıkmadan sistem erişimi sağlanabilecektir.
  3. Teklif edilen sistem sadece belirli bir İnternet tarayıcısı üzerinde değil, bütün modern İnternet tarayıcıları (IE Explorer, Mozilla, Safari, Opera vb) üzerinde sorunsuz çalışmalıdır.
  4. Söz konusu taranan dosyalar fiziki olarak yerleştirilirken program üzerinde hangi dolap, hangi raf ve hangi sırada olduğu girilmeli ve görüntülenebilmelidir. Program üzerinde fiziki arşivin görüntülenmesi kullanıcı bazında yetkilendirilmelidir.
  5. Tablolarda belirtilen indeks alanlarının tümüne göre programda gerekli aramalar yapılabilmelidir.
  6. Taraması yapılan bir belge indekslenmesi yapılırken belediye otomasyon sisteminde taranan belge ile ilgili gerekli alanların veri tabanı bağlantısıyla arşiv sistemindeki gerekli indeks alanlarını otomatik olarak doldurması sağlanmalı ve kontrol düzengeci kurulmalıdır.
  7. Kullanıcı sitemden talep ettiği taranmış verilerden en büyük olanlarını sunucudan 30 sn. içersinde görüntüleyebilmelidir.
  8. Uygulama, artan güncel ihtiyaçlar doğrultusunda yetkili kullanıcılar tarafından çalışma anında yapılacak tasarım ve diğer çalışmalarla geliştirilebilir, güncellenebilir ve genişleyebilir olmalıdır.
  9. Uygulama içerisinde yapılacak dosya ekleme, güncelleme, değiştirme, silme, yetkilendirme ve özel rapor tasarlama işlemleri yetki dâhilindeki kullanıcılar tarafından, programlama bilgisi gerektirmeden yapılabilmelidir.
  10. Uygulama, çalışma anında farklı doküman sınıfları tanımlamaya imkân vermelidir Tanımlanan doküman tiplerinin veri tabanı alanları farklılık gösterebilmeli ve birim, rol, kullanıcı bazında yetkilendirilebilmelidir.
  11. Uygulama, Doküman Bazlı yetkilendirmeyi desteklemelidir. Bu yetkiler; arama sonuçlarında, listeleme, görüntüleme, üzerinde değişiklik yapma, dokümanı aktif/pasif yapma gibi temel güvenlik kriterlerini içermelidir.
  12. Son kullanıcılar, sistem yöneticisinin belirlediği ve yetkilendirdiği doğrultuda tanımlanan her bir doküman tipi için farklı sorgu ve kayıt ekranlarına sahip olabilmeli, bu ekranlar, yetkili kullanıcılar tarafından görsel bir tasarım aracı ile tasarlanabilmeli ve doküman sınıfı bazında birim, rol ve kullanıcıya göre farklılıklar gösterebilmedir.
  13. Tasarlanan her bir kayıt ve sorgu ara yüzünün farklı sürümleri de tasarlanabilmelidir ve güvenli bir versiyon kontrolü olmalıdır. Dokümanlar gibi bu ara yüz tasarımları da silinememelidir. Yeni bir versiyon oluşturulana kadar kullanıcılar ara yüzün son versiyonu üzerinden çalışmaya devam edebilmelidir. Gerekli görüldüğünde tasarımların eski versiyonlarına geri dönülebilmeli ve kullanıcıların bu tasarımı kullanmaları sağlanabilmelidir.
  14. Son kullanıcılar, görmeğe yetkili oldukları doküman arama sayfasında, yetkileri çerçevesinde; sorgu sonuç listelerini doküman sınıfı bazında özelleştirebilmeli ve sıralayabilmelidir.
  15. Dijital arşiv sistemine eklenen hiçbir dokümanın orijinali üzerinde değişiklik yapılamamalıdır. Doküman üzerinde değişiklik yapma yetki dâhilinde olmalı ve değişiklikler versiyonlar halinde saklanmalıdır. Yapılan işlemler, loglanmalıdır. Tüm loglar kurumda mevcut bulunan Log Yönetimi Yazılımına anlık aktarılmalıdır.
  16. Üzerinde değişiklik yapılan dokümanlara, kayıt işlemi gerçekleşene kadar, diğer kullanıcıların değişiklik yapmak üzere erişimi engellenmeli ve sadece okunması sağlanmalıdır.
  17. Sorgulama sonucu bulunan dokümanın, tarihçesi ve üzerinde yapılan değişiklikler görüntülenebilmelidir.
  18. Taranarak uygulamaya aktarılan dokümanlar dışında, kullanıcılar kendi oluşturdukları dokümanları uygulamaya ekleyebilmeli ve sistem yöneticileri tarafından belirlenmiş dokümana ait indeks alanları ile dokümanın künye bilgisi de saklanabilmelidir.
  19. Kullanıcının kendi bilgisayarından aktarılan dokümanları yetkilendirme dokümanın sahibinde olmalı, ilgili yetkiler verilmedikçe diğer kullanıcıların bu dokümana erişimi mümkün olmamalıdır.
  20. Kullanıcıların ekledikleri dokümanların hiyerarşik olarak üst yöneticileri tarafından görüntülenmesi yetkisi, sistem yöneticileri tarafından belirlenebilmelidir.
  21. Kullanıcıların ekledikleri MS Word, PDF, Excel, ODF dokümanları, içeriklerinden (Word dokümanının içerisinde geçen herhangi bir kelimeden) aranabilir yapıda olmalıdır.
  22. Seçilen bir dokümana ek dosya kaydetme özelliği bulunmalıdır. İstenildiği takdirde ek olarak kaydedilen dosyalar yazılım tarafından görüntülenebilmelidir.
  23. Evraklar, kullanıcı isteklerine göre klasör yapısında kategorize edilebilmeli, her kullanıcı yetki seviyesine göre bu dokümanlara kendi oluşturduğu sanal klasörlerden erişebilmelidir. Son kullanıcılar yetkileri dâhilinde bu klasörlere ilgili dokümanları ekleyebilmeli ve klasörleri yetkilendirerek ortak çalışma alanları oluşturabilmelidir.
  24. Kullanıcılar tarafından oluşturulan klasörler içerisinden dokümanların indeks bilgilerine göre de arama yapılabilmelidir.
  25. Uygulama dokümana kolay erişimi sağlayacak yapıda olmalıdır. Dokümanlara, indeks bilgilerinden arama, içerik arama (Full Text) ,indeks+ içerik arama ve mantıksal operatörler (ve, veya, yakınında vs.) yardımıyla gelişmiş arama gibi farklı arama yöntemleriyle erişilebilmelidir.
  26. Yetkili kullanıcılar tarafından belirlenmiş sorgu kriterleri dışında, klasör içerisinden arama, aktif ya da pasif dokümanları arama, geçerli versiyonları arama gibi sonuca çabuk erişimi sağlayacak kriterler çalışma anında belirlenebilmelidir.
  27. Dokümanlar yetkisi olan kullanıcılar tarafından, elektronik posta ile gönderilebilmelidir.
  28. Uygulamanın, MS Office entegrasyonu olmalıdır. MS Office uygulamaları içerisinden Dijital Arşive, indeks bilgileriyle birlikte doküman eklenebilmelidir.
  1. Kullanıcı dokümanları, organizasyon hiyerarşisine göre yetkilendirilebilmeli, dokümanlar, hiyararşik yapıda yöneticiler tarafından görüntülenebilmelidir. Bunun yanında yazılım bazı kullanıcıların özel doküman eklemesine de müsaade etmelidir. Söz konusu bu kullanıcıların hiçbir dokümanı kendisi yetki vermeden diğer kullanıcılar tarafından görüntülenememelidir.
  2. İhtiyaç duyulabilecek farklı uygulamalarla entegrasyon için açık API ler sağlamalıdır.
  3. Belediye nezdinde kullanılan belediye otomasyon sistemiyle entegre olabilmelidir. Entegrasyon için kurum tarafından talep edilecek çalışmalar yüklenici tarafından yapılacaktır.

1.3. Dijital Arşiv Dosya İçerik Yapısı

Dijital Arşiv kapsamına giren dosyaların belge içeriği ve belge bazında indekslenecek alan sayıları aşağıda detaylandırılmıştır.

  Dijital Arşiv Hizmeti    
  Dosya Adı Belge Adı Belge Boyutları Belge Bazında İndekslenecek Alan Sayısı
  İmar Arşiv Dosyası    
  1. 1
  Tapu Senedi A4 4
  1. 1
  Harita Plan Örneği A4 12
  1. 1
  Aplikasyon Krokisi A4 8
  1. 1
  Vekâlet A4 10
  1. 1
  Borcu Yoktur İlişiği A4 8
  1. 1
  Harç Makbuzu A5 5
  1. 1
  Ruhsat Başvuru Dilekçesi A4 7
  1. 1
  İmar Durumu A4 17
  1. 1
  İstikamet A4 18
  1. 1
  Kot Kesit A4 10
  1. 1
  B.K.V.K.K Proje Onay Yazısı A4 7
  1. 1
  Ön İzin Belgesi A4 8
  1. 1
  Yıkım Ruhsatı A4 8
  1. 1
  Tapu Malik Bildirim Yazısı A4 6
  1. 1
  Muvaffakatname A4 5
  1. 1
  Vergi İlişiksiz Yazısı A4 6
  1. 1
  Otopark Taahhütnamesi Ve Hesabı A4 9
  1. 1
  Ruhsat Harç Makbuzu A5 10
  1. 1
  23. Madde (Yol-Kanal) Yazısı A4 5
  1. 1
  Mal Sahibi Nüfus ve İkametgâh Sureti A4 9
  1. 1
  Tescil Evrakları A4 8
  1. 1
  Müh.Mim. Odaları Belgeleri A4 24
  1. 1
  YIBF A4 22
  1. 1
  Denetim Sözleşmesi A4 12
  1. 1
  Yapı Denetim İzin Belgesi A4 9
  1. 1
  Yapı Denetçisi Evrakları A4 6
  1. 1
  Yardımcı Kontrol Müh. Evrakları A4 3
  1. 1
  Şantiye Şefi Sözleşmesi A4 6
  1. 1
  Şantiye Şefi Sicil Durum Belgesi A4 3
  1. 1
  Şantiye Şefi Diploma Noter Tasdikli Sureti A4 6
  1. 1
  Şantiye Şefi İkametgâhı A4 5
  1. 1
  Müteahhit Taahhütnamesi A4 5
  1. 1
  Müteahhit Ticaret Odası Faliyet Belgesi A4 10
  1. 1
  Müteahhit Vergi Levhası A4 3
  1. 1
  Müteahhit Sicil Gazetesi İmza Sirküleri A4 8
  1. 1
  Yapı Ruhsatı A4 72
  1. 1
  Hakediş Raporu A4 7
  1. 1
  Personel Bildirgesi A4 17
  1. 1
  Fatura A4 8
  1. 1
  İş Bitirme Belgesi A4 3
  1. 1
  Tahakkuk Müzekkeresi A4 12
  1. 1
  Banka Dekontu A5 3
  1. 1
  Sivil Savunma Md. İskân Onayı A4 9
  1. 1
  Sığınak Raporu Ve Projesi A4 6
  1. 1
  Buski Kanal Bağlantı İskân İlişiği A4 6
  1. 1
  Tesisat ve Isı Yalıtım İskân Onayı A4 7
  1. 1
  Yola Terk ve Sınır Tahsis Evrakları A4 3
  1. 1
  SSK İlişik Kesme Belgesi A4 4
  1. 1
  Vergi Dairesi İlişik Kesme Belgesi A4 3
  1. 1
  Yapı Kullanım İzin Belgesi A4 72
  1. 1
  Yapı Tatil Tutanağı A4 6
  1. 1
  Kaçak Raporu A4 7
  1. 1
  Encümen Kararları    
  1. 1
  2981 sayılı yasa kapsamındaki inşaat ve yapı kullanma izin belgeleri A4/A3 72
  1. 1
  2981 sayılı yasa kapsamında kalan yapılara ilişkin müracaat formu A4 15
  1. 1
  2981 sayılı yasa kapsamında kalan yapılara ilişkin tespit formu A4 15
  1. 1
  2981 sayılı yasa kapsamında kalan yapılara ilişkin değerlendirme formu A4 12
  1. 1
  2981 sayılı yasa kapsamında kalan yapılara ilişkin parselizasyon çizelgesi A4 4
  1. 1
  2981 sayılı yasa kapsamında kalan yapılara ilişkin ifraz taahhütnamesi A4 3
  1. 1
  İlgili Kayıt Dilekçesi A4 3
  1. 1
  Encümen Teklif Folyesi A4 5
  1. 1
  Tevhit - İfraz Folyesi A4 5
  1. 1
  Resmi Kurumlar ile ilgili Yazışmalar A4 5
  1. 1
  Mahkeme Kararları A4 5
  1. 1
  Basit Onarım İzin Belgesi A4 4
  1. 1
  Projeler ( Tüm Mimari Projeler ,Tadiatlar,vb.) A0 5
  1. 1
  Statik Proje Kapak Sayfası    
  1. 1
  Zemin Etüt Raporunun Onaylı Sonuç Sayfası    
  1. 1
  Tesisat Projeleri Kapakları (Elektirik, Mekanik, Isı Yalıtım, Asansör, vb.)    
  1. 1
  Varsa Yangın Algılama, Söndürme proje kapak sayfaları    

1.4. Teslimat ve Kabul Şartları

  1. Proje bitiminde tüm proje işletim ayrıntısını içeren kesin teslimat raporu hazırlanarak idareye sunulacaktır.
  2. İşin süresi sözleşme yapıldıktan sonra 12 (on iki) aydır.
  3. Yüklenici proje süresince idareden aldığı veya oluşturduğu her türlü doküman, donanım vb. malzemeleri iş bitiminde idareye teslim edecektir.
  4. Ödemeler her hak edişte gerçekleşen miktarın, birim fiyat ile çarpılması ile oluşan bedel üzerinde ödenecektir.
  1. Yüklenici, imar dosyalarının kutularının hasar görmesi yada arşivin büyümesine yönelik kutu ihtiyacı durumları için kullanılacak kutu adetlerinin %1 si kadar yedek kutu ayrıca temin edecektir.
  2. Yüklenici taranmış, indekslenmiş dokümanları belediyenin sistemine yükleyecek veya kullandığı sistemi olduğu şekliyle belediye ye devredecektir.
  3. Master ve dolaşım kopyası ikişer kopya olarak harici harddisk ortamında teslim edilecektir.
  4. İdare tarafından geçerli veri setleri İdare gözetiminde Yüklenici tarafından veritabanına aktarımı yapılarak kabulü yapılacaktır.

S.N

UYGULAMA ADI

ADET

1

Yeni verilerin girilebilmesi için Tarama ve indeksleme aşamasında                      kullanılan ayrıştırıcı ve düzenleyici arşiv doküman yazılımı 

1

2

Yeni barkod üretilebilmesi için yüklenici 2 adet barkot yazıcıyı belediye ye teslim edecektir. Barkod ve kutu etiketlerini basma işleminin yapılacağı bir yazılım ve 3 adet barkod okuyucusu idareye teslim edilecektir.

1

3

Taranan ve indekslenen verilerin İntranet ve web üzerinde görüntülenmesini sağlayan dijital arşiv yazılım

1

4

İmar dosyalarının taranması, indekslenmesi, eskiyen dosyaların değiştirilmesi,eski Mahalle, Pafta, Ada, Parsel’deki ruhsat dosyalarının yeni Mahalle, Pafta, Ada,Parseliyle Eşleştirilmesi kutulanıp,barkodlanması fiziki arşivdeki yerine yerleştirilmesi dijital arşiv programına işlenmesi ve hizmet alım işi

~45.000 imar dosyası

5

Arşiv çalışanlarına yönelik belirli periyotları 10 iş günü dijital arşiv yönetim eğitimi sağlanması.

2

6

Arşiv program eğitiminin belediyedeki kullanıcılara 2 gün süreli verilmesi.

1

7

Kullanılacak veri tabanı yönetim lisansı.

1

8

Teknik Şartnamede belirtilen diğer giderler.

 

TEKLİF FİYATA DAHİL OLAN GİDERLER

İlişkili Makaleler