Kamu kurumları tarafından resmi yazışmaların hazırlanması ve muhatap kurumlara gönderilmesi hususlarını düzenleyen Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik güncellenmiş ve gelişen teknolojik imkanlar çerçevesinde yazışmaların kurumlar arasında elektronik ortamda iletilebilmesini sağlayacak şekilde yeniden düzenlenmiştir. Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı koordinasyonunda ilgili Başbakanlık birimleri ve diğer kamu kurumlarının katılımıyla oluşturulan çalışma grubu tarafından yönetmelik değişikliği hazırlanmış, diğer kurum ve kuruluşlar ile vatandaşların görüşüne sunulmuş, gelen görüşler doğrultusunda gerekli değişiklikler yapılmıştır. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile getirilen yenilikler aşağıdaki gibi iki temel başlık altında özetlenebilir:

  1. e-Yazışmanın Hayata Geçirilmesi Kurumlar tarafından geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) kapsamında;

    1. Resmi yazılar ve üst verilerinin aynı standartlar çerçevesinde oluşturulması sağlanmıştır.

    2. Resmi yazıların güvenli elektronik imza ile imzalanmasına ilişkin esaslar belirlenmiştir.

    3. Resmi yazıların kurumlar arasında elektronik ortamda gönderilmesi ve alınmasıyla ilgili temel esaslar belirlenmiş, konuya ilişkin teknik ayrıntıların e-Yazışma Rehberiyle düzenleneceği hükme bağlanmıştır.

    4. Resmi yazıların kurumlar arasında gönderilmesinde, Kayıtlı Elektronik Posta Sisteminin (KEP) kullanımı sağlanarak Tebligat Kanunu ve Türk Ticaret Kanununda belirtilen uygulamalar ile uyum sağlanmıştır.

    5. EBYS kullanan kurumlar tarafından kullanmayan kurumlara resmi yazıların çıktısının alınarak iletilmesi yerine KEP sistemi üzerinden gönderilmesi sağlanmış, bu amaçla EBYS kullanmayan kurumlara da KEP hesabı alma zorunluluğu getirilmiştir.

    6. Resmi yazıların “sayı” bölümünde yer alan ve yazının hazırlandığı kurumu/birimi gösteren Haberleşme Kodları kaldırılarak, elektronik arşivlerin oluşumuna imkan sağlayan tekil ve değişmez nitelikteki T.C. DETSİS Numaralarının kullanımı sağlanmıştır.

    7. Gizli nitelikteki yazılar, elektronik ortam yerine fiziksel ortamdan gönderilebilecektir.

  2. Fiziksel ortamdaki yazışmaları da kapsayan genel değişiklikler: • Resmi yazılarda “times new roman”nın yanı sıra “arial” yazı karakteri de kullanılabilecek, 12 punto yazı boyutu ise gerekli durumlarda 9 puntoya kadar düşürülebilecektir.

    1. Vatandaşların, dilekçelerini “arz ederim” ifadesiyle bitirmelerine ilişkin teamül kaldırılarak, “arz ederim” ifadesiyle bitirilmeyen dilekçelerin de işleme alınma zorunluluğu getirilmiştir.

    2. Vatandaşlara yazılan resmi yazıların, “rica ederim” ifadesiyle bitirilmesine ilişkin teamül kaldırılarak, “Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” veya “Bilgilerinize sunulur” gibi saygı içeren ifadelerle bitirilmesi sağlanmıştır.

    3. Bürokrasinin azaltılması amacıyla resmi yazılar, ilgili bakanlıklara gönderilmeksizin doğrudan bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilebilecektir.

    4. Dağıtımlı resmi yazıların muhatap bölümünde kurum adlarının ayrı ayrı yazılması yerine sadece “dağıtım yerlerine” ibaresi yazılabilecektir.

    5. Bu Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili olarak ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye ve gerektiğinde uygulamaya yönelik esasları belirlemede yetkili Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığıdır.

PARAFÇILARADA E-İMZA ALMALI MIYIM ? CEVAP HAYIR?

Hayır cevabından kasıt sadece MADDİ kazanç değildir. Detaylar için ÇözümEBYS den 3 günlük E-Yazışma DANIŞMANLIĞI alabilirsiniz.

Paraf MADDE 19-

(1) Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır (Örnek 18).

(2) Belgenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir.

(3) Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza ile atılır. Ancak parafı alınacak personelin güvenli elektronik imzasının bulunmaması ya da ilgili idare tarafından güvenli elektronik imza ile paraf atılmasına gerek görülmemesi hâlinde ilgilinin parafı yerine elektronik onayı alınır. Bu onaylar EBYS’nin günlük raporlarında (log) kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve ilgili mevzuatta belirtilen saklama planları çerçevesinde imha edilebilir. Ancak günlük raporların saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği Ektedir.

ÇözümEBYS  TSE EBYS Dış Denetim Uzmanları tarafından hazıranmıştır.

Örnek Arşiv Yeri Uygunluk Raporu

ÇÖZÜM ARŞİVLER UYGUNLUK RAPOR 

1.   Keşfi yapılan yerin adresi ve konumu.

Çözüm EBYS Adresi: Cömert Cad. No:12/A Ataşehir-İSTANBUL

2.   Bina yerleşim yerine ait genel fiziki durum özellikleri.

a.        Arşiv binalarının yapımı ile ilgili her türlü izin, belge, ruhsat vb. alınmış olup tüm belgeler incelenmiştir. Belge fotokopileri rapor ekine konulmuştur.

b.        Orjinal dokümanda

c.         Arşiv depoları çok katlı olarak yapılandırılabilir. Ama tercih edilen Dijital Arşiv Merkezi tek kat raf sistemi kurulabileceğinden dolayı ağırlık ve yükseklik dezavantajları olmayacaktır. (Yıkılma, Ağırlığı taşıyamama vs.)

3.   Yapı ve iç donanım özellikleri

a.     Dijital Arşiv Merkezi tavan ve kolanlar tabliye beton ile kaplandığından dolayı mukavemetli ve temiz bir çevre sağlayacaktır. Toz, aşınma vs. söz konusu olmayacaktır.

b.     Orjinal dokümanda

c.      Orjinal dokümanda

d.     Arşiv binalarının elektrik tesisatı TS 1196 standardına uygun olduğu gözlemlenmiş.

4.   İyileştirilmesi gerekli unsurlar

a.   Arşiv Binası tabanı pürüzlü olup, zemin düzeltilmesi ile ilgili gerekli önlemler alınmalıdır. Pürüzlü zemine Compact veya Çelik Raf sistemi kurulamaz.

b.   Orjinal dokümanda

c.    Orjinal dokümanda

d.   Dış cephe ve alanlarda gece ışıklandırılması yapılmalı.

5.   Merkezi Arşiv Depolarının Özellikleri

a.   Merkezi Arşiv Depoları, arşivlerin kapsam alanı içerisinde oluşan veya oluşacak belge hacmine göre, ihtiyaç oranında inşa edilmelidir. Ankara ili Çankaya ilçesi 29098 Ada 3 Parsel de yapılası planlanan arşiv alanın tamamı tek depo olarak planlanmalıdır.

b.   Orjinal dokümanda

c.    Orjinal dokümanda

d.   Depolarda, raflar arası genişliğe ve geliş-gidiş aralıklarına uygun olarak dizayn edilmiş evrak arabaları bulundurulmalıdır.

6.   Arşiv personelinin çalışma mahalleri ile bürolar

a. Arşiv depoları ile çalışma mahalleri birbirine yakın ve irtibatlı olmalıdır.

b. Orjinal dokümanda

c.  Orjinal dokümanda

d. Arşiv binalarında yeterli büyüklükte giriş holü ve bu mekân içerisinde herkese açık olmayan mekânlarda çalışan personel için ziyaretçi kabul salonu bulunmalıdır.

7.   Araştırmacılara açık mahaller

a.   Danışma bürosu, arşivden nasıl yararlanılacağı hususunda ilk bilgilerin verildiği yer olup arşiv binası girişinde ve genellikle okuma salonuna yakın bir yerde olmalıdır.

b.   Orjinal dokümanda 

c.    Arşivde TS 9881’e uygun otopark yer almalıdır.

8.   Arşiv malzemelerinin korunması ile ilgili kurallar

a.   Arşivin duvar, döşeme, kapılar vb. yangına dayanıklı malzeme ile yapılmalıdır.

b.   Arşiv binasında TS 622’ye uygun yıldırımlık (paratoner) tesis edilmelidir.

c.    Orjinal dokümanda

d.   Orjinal dokümanda

e.   Orjinal dokümanda

f.     Arşiv binasının her katında ayrı bir elektrik şarteli bulunmalı; ayrıca merkezî bir şartel kumanda merkezi kurulmalıdır.

g.   Herkesin girebileceği yerlerle çalışma mahalleri birbirinden tecrit edilmeli, bu bölümler arasındaki geçişleri kontrol altına alacak teknik donanım sağlanmalıdır.

h.   Arşiv belgelerinin kaybolması, yok olması ve tahrip olmasına karşı alınacak en önemli tedbir çağdaş metotlarla ikinci nüshalarını oluşturarak, sayısal ortamlarda muhafaza edilmelidir.

i.      Arşiv binaları ile varsa lojmanlar birbirinden tecrit edilmelidir.

9.   ÇALIŞAN PERSONEL İLE İLGİLİ KURALLAR

a.   Arşivci (Arşivist), üniversitelerin ilgili bölümlerinden (Arşivcilik, Kütüphanecilik, Bilgi ve Belge Yönetimi,) mezun olmalıdır.

b.   Orjinal dokümanda

c.    Orjinal dokümanda

d.   Arşiv çalışanlarının görev, yetki ve sorumlulukları belirlenmiş ve ilgililere tebliğ edilmiş olmalıdır.

10.   Elektronik Belge Yönetim Sistemi Yazılım özellikleri.

TSE 13298 (EBYS Elektronik Belge Yönetim sistemi) standardı kapsamında evrakların arşivlenmesi, taranması, saklanması, OCR dan geçirme için TSE 13298 standardı olan uyun yazılımın seçilmesi.

Yazılım özellikleri Ek1 de verilmiştir. 

11.   Sistem Odası Özellikleri

Omurga Anahtarı, sunucular, harici disk birimleri, izleme bilgisayarları ve izleme monitörleri gibi cihazlar sistem odası merkezinde olacaktır.. Orjinal dokümanda…

a.   STORAGE

 Bu maddede tanımlanan ve yüklenici tarafından temin edilecek tüm donanımlar ve yazılımlar İdarenin istediği şekilde ve konfigürasyonda çalışır halde teslim edilecektir.

1.         Depolama sisteminin mimarisi SAS-to-SAS (6Gbps) olmalıdır.

2.         Orjinal dokümanda…

3.         Orjinal dokümanda…

4.         Depolama sistemi ile birlikte en az 2 Adet 2TB Enterprise Sas disk yedek olarak verilmelidir.

5.         Depolama sistemi en az 2 yıl garantili olmalıdır.

b.   SUNUCU

1.         Sunucu Sistemi işlemcisi 2 adet ve Intel® Xeon® Processor E5620 (2.40 GHz, 12MB L3 Cache, 80W, DDR3-1066, HT, Turbo 1/1/2/2) olacaktır

2.         Orjinal dokümanda…

3.         Sistem üzerinde 64bit server işletim sistemi olmalıdır

c.    UPS

20000 VA Trifaze Giriş / Monofaze Çıkış, On-Line Kesintisiz Güç Kaynağı

1.         Orjinal dokümanda…

d.   KABİNET

42U 800x1000 Dikili Tip Kabinet

Orjinal dokümanda…

12.   Bilgi Güvenliği kapsamında alınacak önlemler ve UTM cihazlarının belirlenmesi.

Tümleşik Güvenlik Sistemi kapsamında Dünya pazarının % 40 ve Türkiye Pazarının % 60 ına sahip olan Fortigate Güvenlik cihazlarından bir adet konulması ve Fortigate sertifikalı bir network uzmanı tarafından kurulumunun yapılması güvenlik dışardan içeri ve içerden dışarı çıkışların kontrolü açısından yeterlidir.

a.   Orjinal dokümanda… 

İlişkili Makaleler