TSE 13298 Nedir ?

Kurumların faaliyetlerini kayıt altına alması ve bu bilgileri paydaşları ile paylaşması kurumsal faaliyetlerin ayrılmaz bir parçasıdır. Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği  şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların temel hedefi haline gelmiştir. Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler bu hedefi gerçekleştirecek olgunluğa ulaşmıştır ve her geçen gün daha da gelişmektedir. Son yıllarda sıkça duyduğumuz e-ticaret ve e-devlet gibi kavramlar bu gelişmelerin bir sonucudur. E-kurum yapısının temelini ise elektronik bilgi sistemleri oluşturmaktadır.

Kurumlarca üretilen bilgi ve belgelerin verimliliğinin arttırılması için ortak standard ve politikaların belirlenmesi göz ardı edilemez bir gereksinimdir. Böyle bir çalışma kullanımı kolay, erişimi hızlı, güvenilir, ucuz, sürekli ve sağlam "elektronik kurum" yapısının oluşumuna katkı sağlayarak genelde "e-toplum"a geçiş sürecini hızlandıracaktır.   

E-kurum faaliyetleri sonucu oluşan elektronik dokümanların belge vasfının korunması, onların üretim aşamasında ve hatta üretim öncesinde elektronik bilgi sistemleri tasarımı aşamasında ele alınmalarını gerekli kılmaktadır. Belge kavramının sistem tasarımcıları ve kullanıcılar tarafından iyi algılanması ve belge yönetimi gereksinimlerinin uygulanması gerekmektedir.

Elektronik belge yönetimi son derece geniş ve karmaşık bir alandır. Bu alan bir sistem yaklaşımı ile ele alınmalı ve sistemi oluşturan öğelerin birbiri ile uyumlu çalışması için gerekli önlemler alınmalıdır.

Sistemi oluşturan öğelerin başında Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazılımı gelmektedir. Elektronik belgeyi yönetmeye talip her kurum bu konuda uzmanlaşmış bir yazılıma ihtiyaç duyacaktır. Bir EBYS yazılımı hiç  şüphesiz kurum ERP yazılımlarının bir parçası olarak üretilebilir ya da kurum fonksiyonlarını elektronik ortamda yürütmek için kullanılan diğer yazılımlarla entegre çalışabilen bağımsız bir paket de olabilir. Bu standard bir EBYS yazılımında bulunması gereken asgari fonksiyonel özellikleri tanımlamaktadır.  

Sistemi oluşturan bir diğer öğe kurumsal politika ve prosedürlerdir. Kurum bilgi ve belge yönetimi prosedürleri EBYS için bir girdi olarak düşünülebilir. Kurumsal belge yönetimi politika ve prosedürlerini henüz geliştirme aşamasında olan kurumlar, bu standardı bir referans kaynağı olarak kullanabilirler.  

Bu standard, üç bölüm halinde tasarlanmıştır. Bu bölümler kendi içerisinde alt bölümlere ayrılmış ve bu alt bölümler altında da sistem gereksinimleri sıralanmıştır. Bu standard içinde yer alan bölümler şunlardır:

 •  Sistem kriterleri: Sistem tasarımı ve elektronik belgelerin sisteme dahil edilmesi için gerekli olan gereksinimlerin ele alındığı bölüm.

 •  Belge kriterleri: Elektronik belge özellikleri, sayısal görüntüleme sistemleri ve fiziksel ortamdaki belgelerin yönetimi ve EBYS içerisine entegrasyonu gibi konuların ele alındığı bölüm.  

•  Üst veri elemanları: EBYS’ne ait üst veri gereksinimlerinin tanımlandığı bölüm.

TSE 13298 PDF Standartın için lütfen bizi arayın.

Örnek Arşiv Yeri Uygunluk Raporu

ÇÖZÜM ARŞİVLER UYGUNLUK RAPOR 

1.   Keşfi yapılan yerin adresi ve konumu.

Çözüm EBYS Adresi: Cömert Cad. No:12/A Ataşehir-İSTANBUL

2.   Bina yerleşim yerine ait genel fiziki durum özellikleri.

a.        Arşiv binalarının yapımı ile ilgili her türlü izin, belge, ruhsat vb. alınmış olup tüm belgeler incelenmiştir. Belge fotokopileri rapor ekine konulmuştur.

b.        Orjinal dokümanda

c.         Arşiv depoları çok katlı olarak yapılandırılabilir. Ama tercih edilen Dijital Arşiv Merkezi tek kat raf sistemi kurulabileceğinden dolayı ağırlık ve yükseklik dezavantajları olmayacaktır. (Yıkılma, Ağırlığı taşıyamama vs.)

3.   Yapı ve iç donanım özellikleri

a.     Dijital Arşiv Merkezi tavan ve kolanlar tabliye beton ile kaplandığından dolayı mukavemetli ve temiz bir çevre sağlayacaktır. Toz, aşınma vs. söz konusu olmayacaktır.

b.     Orjinal dokümanda

c.      Orjinal dokümanda

d.     Arşiv binalarının elektrik tesisatı TS 1196 standardına uygun olduğu gözlemlenmiş.

4.   İyileştirilmesi gerekli unsurlar

a.   Arşiv Binası tabanı pürüzlü olup, zemin düzeltilmesi ile ilgili gerekli önlemler alınmalıdır. Pürüzlü zemine Compact veya Çelik Raf sistemi kurulamaz.

b.   Orjinal dokümanda

c.    Orjinal dokümanda

d.   Dış cephe ve alanlarda gece ışıklandırılması yapılmalı.

5.   Merkezi Arşiv Depolarının Özellikleri

a.   Merkezi Arşiv Depoları, arşivlerin kapsam alanı içerisinde oluşan veya oluşacak belge hacmine göre, ihtiyaç oranında inşa edilmelidir. Ankara ili Çankaya ilçesi 29098 Ada 3 Parsel de yapılası planlanan arşiv alanın tamamı tek depo olarak planlanmalıdır.

b.   Orjinal dokümanda

c.    Orjinal dokümanda

d.   Depolarda, raflar arası genişliğe ve geliş-gidiş aralıklarına uygun olarak dizayn edilmiş evrak arabaları bulundurulmalıdır.

6.   Arşiv personelinin çalışma mahalleri ile bürolar

a. Arşiv depoları ile çalışma mahalleri birbirine yakın ve irtibatlı olmalıdır.

b. Orjinal dokümanda

c.  Orjinal dokümanda

d. Arşiv binalarında yeterli büyüklükte giriş holü ve bu mekân içerisinde herkese açık olmayan mekânlarda çalışan personel için ziyaretçi kabul salonu bulunmalıdır.

7.   Araştırmacılara açık mahaller

a.   Danışma bürosu, arşivden nasıl yararlanılacağı hususunda ilk bilgilerin verildiği yer olup arşiv binası girişinde ve genellikle okuma salonuna yakın bir yerde olmalıdır.

b.   Orjinal dokümanda 

c.    Arşivde TS 9881’e uygun otopark yer almalıdır.

8.   Arşiv malzemelerinin korunması ile ilgili kurallar

a.   Arşivin duvar, döşeme, kapılar vb. yangına dayanıklı malzeme ile yapılmalıdır.

b.   Arşiv binasında TS 622’ye uygun yıldırımlık (paratoner) tesis edilmelidir.

c.    Orjinal dokümanda

d.   Orjinal dokümanda

e.   Orjinal dokümanda

f.     Arşiv binasının her katında ayrı bir elektrik şarteli bulunmalı; ayrıca merkezî bir şartel kumanda merkezi kurulmalıdır.

g.   Herkesin girebileceği yerlerle çalışma mahalleri birbirinden tecrit edilmeli, bu bölümler arasındaki geçişleri kontrol altına alacak teknik donanım sağlanmalıdır.

h.   Arşiv belgelerinin kaybolması, yok olması ve tahrip olmasına karşı alınacak en önemli tedbir çağdaş metotlarla ikinci nüshalarını oluşturarak, sayısal ortamlarda muhafaza edilmelidir.

i.      Arşiv binaları ile varsa lojmanlar birbirinden tecrit edilmelidir.

9.   ÇALIŞAN PERSONEL İLE İLGİLİ KURALLAR

a.   Arşivci (Arşivist), üniversitelerin ilgili bölümlerinden (Arşivcilik, Kütüphanecilik, Bilgi ve Belge Yönetimi,) mezun olmalıdır.

b.   Orjinal dokümanda

c.    Orjinal dokümanda

d.   Arşiv çalışanlarının görev, yetki ve sorumlulukları belirlenmiş ve ilgililere tebliğ edilmiş olmalıdır.

10.   Elektronik Belge Yönetim Sistemi Yazılım özellikleri.

TSE 13298 (EBYS Elektronik Belge Yönetim sistemi) standardı kapsamında evrakların arşivlenmesi, taranması, saklanması, OCR dan geçirme için TSE 13298 standardı olan uyun yazılımın seçilmesi.

Yazılım özellikleri Ek1 de verilmiştir. 

11.   Sistem Odası Özellikleri

Omurga Anahtarı, sunucular, harici disk birimleri, izleme bilgisayarları ve izleme monitörleri gibi cihazlar sistem odası merkezinde olacaktır.. Orjinal dokümanda…

a.   STORAGE

 Bu maddede tanımlanan ve yüklenici tarafından temin edilecek tüm donanımlar ve yazılımlar İdarenin istediği şekilde ve konfigürasyonda çalışır halde teslim edilecektir.

1.         Depolama sisteminin mimarisi SAS-to-SAS (6Gbps) olmalıdır.

2.         Orjinal dokümanda…

3.         Orjinal dokümanda…

4.         Depolama sistemi ile birlikte en az 2 Adet 2TB Enterprise Sas disk yedek olarak verilmelidir.

5.         Depolama sistemi en az 2 yıl garantili olmalıdır.

b.   SUNUCU

1.         Sunucu Sistemi işlemcisi 2 adet ve Intel® Xeon® Processor E5620 (2.40 GHz, 12MB L3 Cache, 80W, DDR3-1066, HT, Turbo 1/1/2/2) olacaktır

2.         Orjinal dokümanda…

3.         Sistem üzerinde 64bit server işletim sistemi olmalıdır

c.    UPS

20000 VA Trifaze Giriş / Monofaze Çıkış, On-Line Kesintisiz Güç Kaynağı

1.         Orjinal dokümanda…

d.   KABİNET

42U 800x1000 Dikili Tip Kabinet

Orjinal dokümanda…

12.   Bilgi Güvenliği kapsamında alınacak önlemler ve UTM cihazlarının belirlenmesi.

Tümleşik Güvenlik Sistemi kapsamında Dünya pazarının % 40 ve Türkiye Pazarının % 60 ına sahip olan Fortigate Güvenlik cihazlarından bir adet konulması ve Fortigate sertifikalı bir network uzmanı tarafından kurulumunun yapılması güvenlik dışardan içeri ve içerden dışarı çıkışların kontrolü açısından yeterlidir.

a.   Orjinal dokümanda… 

İlişkili Makaleler