ÇözümEBYS  ARŞİVLEME HİZMETLERİNİN ETKİNLİKLERİ


ÇözümEBYS Arşivleme Hizmetleri, Hayati Bilgi, Bilgisayar Medyası, Dokümantasyon Yönetimi ve Saklanması konusunda hizmet veren bir kuruluş niteliği taşımaktadır.

ÇözümEBYS Arşivleme Hizmetleri, hizmete başlatma sürecinde Evrak depolama işi yapan TSE 13298 EBYS Elektronik Belge Yönetim Sertifikası alabilmiş tek firmadır. Hizmet Yeri Yeterlilik Belgesi, ISO 9001 Kalite ve hizmetleri ile ilgili tüm sertifikasyonları almış ve  ISO 27001 Bilgi Güvenliği ve ISO 28000 Tedarik Zinciri Standartlarına uygunluğu açısından bu belgeleri alma süreçlerini başlatmıştır.


YATIRIM ETKİNLİKLERİ


ÇözümEBYS Arşivleme Hizmetleri, "Doküman Arşivleme ve Yönetimi" ne yönelik sektörel yatırımını EDS Evrak depolama sistemleri ile güç birliği yaparak tamamlamıştır.



 Arşivleme Deposunda Olması Gereken Özellikler

  • Oluşturulacak arşiv deposunun iç mimari projesi, deponun kullanım amacı ve sektörel açıdan stratejik değerleri dikkate alınarak dizayn edilip planlanmalıdır.
  • Yangın Dolapları ve Sprinkerler "Kuru Sistemli" yangın söndürme sistemi olmalıdır.
  • Yangın Pompaları( Otomatik Çalıştırılmalı - Otomatik Stoplu - Haftalık Otomatik Test Programlı -Sesli + Işıklı Alarmlı Yangın Hidrofor Grubu)
  • Dokümanların sağlıklı koşullarda korunması amacı ile iklimlendirme ve ilaçlama gibi periyodik tedbirlerini sürekli denetlenmesi yapılmalıdır.
  • Deponun "Yangın Güvenlik" sistemi de bu planlama esnasında; gerek tüm dünyada kabul gören NFPA (National Fire Protection Association), gerekse ülkemizde uygulanan 2002/4390 sayılı Yangın Yönetmeliği dikkate alınarak oluşturulmalıdır.
  • Olası sabotajlar da göz önünde bulundurularak alınan önlemler yeterince yerine getirilmelidir.
  • Arşivleme alanlarının iç ve dış ünitelerinin kullanım prosedürleri oluşturulmalıdır.

Deponun, yatırımın inşaat ve montaj işleri esnasında ISO 9001 - 27001 - 28000 standart belgelerinin alınmasında ve sigortalama ile ilgili şirketlerinde çeşitli tetkik ve denetimlere tabi tutulmalıdır.

Bir tesiste yer alması gerekli sistemler, teknik özellikleri, alınmış olan sertifikalar ve yapılan periyodik bakım ve test neticeleri ve yönetimce oluşturulan otokontrol organizasyonu ile sürekli olarak denetlenmelidir. Ayrıca Outsource Arşivleme sektörüne örnek teşkil etmelidir.



OUTSOURCE ARŞİVLEME HİZMETLERİNİN KURUMLARA SAĞLADIĞI YARARLAR

  • Firmalar sadece kendi faaliyet alanları ile meşgul olurlar.
  • Risk paylaşımı ile müşteriler kendilerini daha rahat hissederler.
  • Bilgi ve Belge Yönetimine ayrılacak süre diğer alanlara kayar.
  • Firmaların kendi imkânları ile oluşturamayacağı bir hizmeti almalarını sağlarlar.


 Outsource Arşivleme Hizmetlerinin Çıkış Noktası ve Vaatleri


Outsource arşivleme son yıllarda ülkemizde de sıkça karşılaştığımız bir kavramdır. Ülkemizde yeni ama dünya piyasalarında oturmuş bir bilgi (evrak, dijital veri vs.) saklama hizmetidir. Outsource Arşivleme hizmeti veren firmalar dünyanın birçok ülkesinde binlerce şirkete, kendi imkânları ile ulaşamayacağı arşivleme hizmetini daha ucuz veya aynı maliyetle sunarlar.


Outsource arşivleme hizmeti veren firmayla çalışmak, maliyetleri düşüreceğinden dolayı hizmeti alan müşterilere rekabet ve karlılık avantajı sunduğundan ihtiyaç haline gelmiştir. Global vizyona sahip şirketler, enformatik birikim ve uzmanlık alanlarından faydalanmak için Outsource hizmeti veren firmaları stratejik ortak olarak görmektedirler. Şöyle ki uzmanlık isteyen ve maliyet düşürmeye yönelik hizmetler veren şirketler, müşterilerine ana üretim unsurlarına daha fazla odaklanma imkanı sunduklarından, başarıya yardımcı olurlar.


Bilgi ve Evrak Muhafazasında Daha İyi Ortamlar Oluşturmak

Şirketlerin ürettikleri birçok evrakı yasal, ve enformasyon değerlerinden dolayı saklama zorunlulukları vardır. Ülkemizde bu değerler genelde 10 yıldır, fakat şirket yetkililerinin kuruma olan sorumluluklarından dolayı bu süre genellikle 2 katına çıkmaktadır. Bu uzun süre zarfında hayati bilgi içeren enformasyon kaynaklarını yangın, su basması ve rutubetten korumak için harcanan maliyetleri düşürdüklerinden dolayı Outsource arşivleme hizmeti veren firmalar tercih nedenidir.


İstenilen Raporlamayı Sorunsuzca Elde Etmek.

Müşteri kurumlar kendi evrak sirkülâsyonunu takip edebildiklerinden dolayı evrakların nerde ve kimde olduğu sorunu, risk faktörü olmaktan çıkmıştır. Ayrıca müşteriler, departmanlarının, servislerinin ve çalışanlarının da evrak hareketleri raporlanabildiğinden arşivlerini kontrol ve takip edebilirler.


Etkin Güvenlik Önlemleri

Müşteri kurumlar, arşivleri için maliyeti yüksek olan güvenlik sistemlerinden kaçınırlar ama hayati bilgi taşıyan evraklarını da en iyi şekilde muhafaza etmek isterler. Bu nedenle Outsource arşivleme hizmeti veren kuruluşlar daha uygun maliyetlere bu hizmetleri müşterilerine sunarlar.


Personelden Kaynaklanan Maliyet

Outsource arşivleme hizmeti alan kurumlar evrak saklama ve geri getirimi işleri ile ilgili personel istihdamından ve buna bağlı giderlerden tasarruf ederler.


Güncelliği Takip Etmek ve Gelişen Teknolojileri Kullanabilmek

Güncelliğin takip edilmesi ve gelişen teknolojilerden faydalanmak maliyeti arttırmaktadır. Fakat özel ihtiyaçlara yönelik hizmetler sağlayan şirketler, bu türden yatırımları tüm hizmet verdiği müşterilerine yansıttıklarından maliyeti düşürürler. Müşterilerin kendi imkânları ile elde edemeyecekleri teknolojiyi müşterilere sunarlar.


Risk Paylaşımı

Personelden kaynaklanacak tüm riskler yüklenici firmaya devir edildiğinden dolayı müşteri firmalar personel yükü ve sorumluluğundan kurtulmuş olacaklardır. Özellikle yöneticiler bu tür hizmetler sayesinde bazı risklerini başka firmalara yükleyerek kendilerini psikolojik olarak daha rahat hissedeceklerdir.

Örnek Arşiv Yeri Uygunluk Raporu

ÇÖZÜM ARŞİVLER UYGUNLUK RAPOR 

1.   Keşfi yapılan yerin adresi ve konumu.

Çözüm EBYS Adresi: Cömert Cad. No:12/A Ataşehir-İSTANBUL

2.   Bina yerleşim yerine ait genel fiziki durum özellikleri.

a.        Arşiv binalarının yapımı ile ilgili her türlü izin, belge, ruhsat vb. alınmış olup tüm belgeler incelenmiştir. Belge fotokopileri rapor ekine konulmuştur.

b.        Orjinal dokümanda

c.         Arşiv depoları çok katlı olarak yapılandırılabilir. Ama tercih edilen Dijital Arşiv Merkezi tek kat raf sistemi kurulabileceğinden dolayı ağırlık ve yükseklik dezavantajları olmayacaktır. (Yıkılma, Ağırlığı taşıyamama vs.)

3.   Yapı ve iç donanım özellikleri

a.     Dijital Arşiv Merkezi tavan ve kolanlar tabliye beton ile kaplandığından dolayı mukavemetli ve temiz bir çevre sağlayacaktır. Toz, aşınma vs. söz konusu olmayacaktır.

b.     Orjinal dokümanda

c.      Orjinal dokümanda

d.     Arşiv binalarının elektrik tesisatı TS 1196 standardına uygun olduğu gözlemlenmiş.

4.   İyileştirilmesi gerekli unsurlar

a.   Arşiv Binası tabanı pürüzlü olup, zemin düzeltilmesi ile ilgili gerekli önlemler alınmalıdır. Pürüzlü zemine Compact veya Çelik Raf sistemi kurulamaz.

b.   Orjinal dokümanda

c.    Orjinal dokümanda

d.   Dış cephe ve alanlarda gece ışıklandırılması yapılmalı.

5.   Merkezi Arşiv Depolarının Özellikleri

a.   Merkezi Arşiv Depoları, arşivlerin kapsam alanı içerisinde oluşan veya oluşacak belge hacmine göre, ihtiyaç oranında inşa edilmelidir. Ankara ili Çankaya ilçesi 29098 Ada 3 Parsel de yapılası planlanan arşiv alanın tamamı tek depo olarak planlanmalıdır.

b.   Orjinal dokümanda

c.    Orjinal dokümanda

d.   Depolarda, raflar arası genişliğe ve geliş-gidiş aralıklarına uygun olarak dizayn edilmiş evrak arabaları bulundurulmalıdır.

6.   Arşiv personelinin çalışma mahalleri ile bürolar

a. Arşiv depoları ile çalışma mahalleri birbirine yakın ve irtibatlı olmalıdır.

b. Orjinal dokümanda

c.  Orjinal dokümanda

d. Arşiv binalarında yeterli büyüklükte giriş holü ve bu mekân içerisinde herkese açık olmayan mekânlarda çalışan personel için ziyaretçi kabul salonu bulunmalıdır.

7.   Araştırmacılara açık mahaller

a.   Danışma bürosu, arşivden nasıl yararlanılacağı hususunda ilk bilgilerin verildiği yer olup arşiv binası girişinde ve genellikle okuma salonuna yakın bir yerde olmalıdır.

b.   Orjinal dokümanda 

c.    Arşivde TS 9881’e uygun otopark yer almalıdır.

8.   Arşiv malzemelerinin korunması ile ilgili kurallar

a.   Arşivin duvar, döşeme, kapılar vb. yangına dayanıklı malzeme ile yapılmalıdır.

b.   Arşiv binasında TS 622’ye uygun yıldırımlık (paratoner) tesis edilmelidir.

c.    Orjinal dokümanda

d.   Orjinal dokümanda

e.   Orjinal dokümanda

f.     Arşiv binasının her katında ayrı bir elektrik şarteli bulunmalı; ayrıca merkezî bir şartel kumanda merkezi kurulmalıdır.

g.   Herkesin girebileceği yerlerle çalışma mahalleri birbirinden tecrit edilmeli, bu bölümler arasındaki geçişleri kontrol altına alacak teknik donanım sağlanmalıdır.

h.   Arşiv belgelerinin kaybolması, yok olması ve tahrip olmasına karşı alınacak en önemli tedbir çağdaş metotlarla ikinci nüshalarını oluşturarak, sayısal ortamlarda muhafaza edilmelidir.

i.      Arşiv binaları ile varsa lojmanlar birbirinden tecrit edilmelidir.

9.   ÇALIŞAN PERSONEL İLE İLGİLİ KURALLAR

a.   Arşivci (Arşivist), üniversitelerin ilgili bölümlerinden (Arşivcilik, Kütüphanecilik, Bilgi ve Belge Yönetimi,) mezun olmalıdır.

b.   Orjinal dokümanda

c.    Orjinal dokümanda

d.   Arşiv çalışanlarının görev, yetki ve sorumlulukları belirlenmiş ve ilgililere tebliğ edilmiş olmalıdır.

10.   Elektronik Belge Yönetim Sistemi Yazılım özellikleri.

TSE 13298 (EBYS Elektronik Belge Yönetim sistemi) standardı kapsamında evrakların arşivlenmesi, taranması, saklanması, OCR dan geçirme için TSE 13298 standardı olan uyun yazılımın seçilmesi.

Yazılım özellikleri Ek1 de verilmiştir. 

11.   Sistem Odası Özellikleri

Omurga Anahtarı, sunucular, harici disk birimleri, izleme bilgisayarları ve izleme monitörleri gibi cihazlar sistem odası merkezinde olacaktır.. Orjinal dokümanda…

a.   STORAGE

 Bu maddede tanımlanan ve yüklenici tarafından temin edilecek tüm donanımlar ve yazılımlar İdarenin istediği şekilde ve konfigürasyonda çalışır halde teslim edilecektir.

1.         Depolama sisteminin mimarisi SAS-to-SAS (6Gbps) olmalıdır.

2.         Orjinal dokümanda…

3.         Orjinal dokümanda…

4.         Depolama sistemi ile birlikte en az 2 Adet 2TB Enterprise Sas disk yedek olarak verilmelidir.

5.         Depolama sistemi en az 2 yıl garantili olmalıdır.

b.   SUNUCU

1.         Sunucu Sistemi işlemcisi 2 adet ve Intel® Xeon® Processor E5620 (2.40 GHz, 12MB L3 Cache, 80W, DDR3-1066, HT, Turbo 1/1/2/2) olacaktır

2.         Orjinal dokümanda…

3.         Sistem üzerinde 64bit server işletim sistemi olmalıdır

c.    UPS

20000 VA Trifaze Giriş / Monofaze Çıkış, On-Line Kesintisiz Güç Kaynağı

1.         Orjinal dokümanda…

d.   KABİNET

42U 800x1000 Dikili Tip Kabinet

Orjinal dokümanda…

12.   Bilgi Güvenliği kapsamında alınacak önlemler ve UTM cihazlarının belirlenmesi.

Tümleşik Güvenlik Sistemi kapsamında Dünya pazarının % 40 ve Türkiye Pazarının % 60 ına sahip olan Fortigate Güvenlik cihazlarından bir adet konulması ve Fortigate sertifikalı bir network uzmanı tarafından kurulumunun yapılması güvenlik dışardan içeri ve içerden dışarı çıkışların kontrolü açısından yeterlidir.

a.   Orjinal dokümanda… 

İlişkili Makaleler