ÇÖZÜMEBYS BELEDİYESİ BAŞKANLIĞI KURUM ARŞİVİ

SAYISALLAŞTIRILMASI VE FİZİKİ DÜZENLEME YAPILMASI İŞİ

TEKNİK ŞARTNAMESİ

  1. İŞİN KONUSU

    Bu projenin amacı, İdare’nin Doküman, Arşiv ve İçerik Yönetim Sisteminin bütün süreçleri ile birlikte kurularak elektronik ortamda belge oluşturulması, elektronik imza ile imzalanması ve yönetilmesini sağlamak. Ayrıca kurum bünyesinde bulunan evrak ve dosyaların arşivcilik standartlarına uygun olarak, düzenlenerek ve taranarak bilgisayar ortamına aktarılması, saklama ve geri getirim araçlarının hazırlanması, niteleme bilgilerinin bilgisayar ortamına kayıt edilmesi, dosya ve kutuların etiketlenmesi, fiziksel olarak adreslenmesi ile bu evrak ve dosyaların hizmete sunuma hazır hale getirilmesiyle birlikte, kurum arşivinin elektronik arşive dönüştürülmesidir.

  2. TARAFLAR

    Şartname metninde, ÇözümEBYS Belediye Başkanlığı (İDARE), şartname kapsamındaki konuları yürütmekle görevli firma (YÜKLENİCİ) olarak anılacaktır.

  3. PORTAL, DOKÜMAN, ARŞİV, SÜREÇ VE İÇERİK YÖNETİM SİSTEMİNİN KURULMASI 

    Doküman, Arşiv ve İçerik Yönetim Sistemi TSE 13298 standartlarına uygun olmalıdır.  Hazırlanan sistemin TS 13298 standardına uygun olduğu TSE’den belgelendirilecektir ve teklif dosyasında TSE belgesini sunacaktır. Firmanın teklif edeceği yazılımlar tek bir platform ve tek bir portal üzerinde birlikte çalışmalıdır, ayrı ayrı önerilen yazılımlar dikkate alınmayacaktır. Doküman Yönetim Sistemi, elektronik imza kullanımı hususunda, 23 Ocak 2004 tarih ve 25355 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’na istinaden çıkmış ya da çıkacak mevzuatları tamamen destekleyecektir. Belgelendirme, E-imza API si ve en 100 adet NES (Nitelikli Elektronik Sertifika) ile ilgili tüm giderler yüklenici tarafından karşılanacaktır. Firma teklif edeceği yazılımların, Kurumun gelecekteki ihtiyaçlarına da cevap vermesi gereken, açık, modüler, ölçeklenebilir, genişleyebilen mimari yapıda bir çözüm olmasına önem verecektir.

  4. İŞİN KAPSAMI

  1. 4.738.690 adet sayfanın taranarak bilgisayar ortamına aktarılması, (A3, A4, A5 Ebatları için)

    (~233.854 adet klasör)

  2. 995.381 adet niteleme, indeks v.b. bilginin girilmesi.

  3. İşlem gören bütün dosya ve klasörlerin etiketlenmesi,

  4. İşlem gören bütün dosya ve klasörlerin kutulanması ve raflara yerleştirilmesi,

  5. Yukarıda belirlenen sayıları yaklaşık rakamlar olup, evrakların tasnifi esnasında oluşacak ihtiyaca göre idarenin gerekli gördüğü sayı esas alınacaktır.

  1. İŞİN  AMACI

    Bu proje; Fiziki ortamda bulunan bilgi ve belgeyi elektronik ortamda güvenli ve sistematik bir şekilde arşivlemeyi, hızlı ve güvenli ulaşımı, bilgi ihtiyacını karşılamada belgeye bağımlılığı azaltmayı, elektronik ortamda belge oluşturup yönetmeyi, belgelerin daha düzenli arşivcilik hizmetlerine uygun şartlarda saklanmasını ve uzman kişilerce en son teknolojik cihazlarla yürütümünü sağlamayı amaçlar.

  2. GENEL ÖZELLİK VE İSTEKLER

    1. Mevzuat (Kanun, Yönetmelik, Yönerge, Genelge, Tebliğ, Tamim v.b.):

      1. Bu proje kapsamında yüklenici tarafından yapılacak işler; mer’i mevzuata uygun olacaktır.

    2. Eğitim ve Danışmanlık:

      1. Proje süresince İdare tarafından görevlendirilecek personeller eğitim ve gözetim amacıyla iş süresince çalışmalara nezaret edecektir.

    3. Projenin Yürütülmesi ve Kontrolü:

      1. Bu proje kapsamında projenin işleyişini takip edip kontrolünü sağlayacak İdare tarafından oluşturulan 2 kişilik kontrol komisyonu ve yüklenici firma tarafından da 2 kişilik bir yürütme kurulu oluşturulacaktır.

      2. Proje süresince her ay kurulun belirleyeceği gün ve saatte proje yürütme kurulu yapılan çalışmaları yüklenicinin hazırladığı faaliyet raporu üzerinden değerlendirmek ve sonraki işleri planlamak üzere toplanacaktır. Alınan kararlar yazılı olarak ihaleyi yapan birimin amirine sunulacak, onaylandıktan sonra dosyasına kaldırılacaktır. Kurul gerekirse taraflardan birinin başvurusu halinde olağanüstü de toplanabilecektir.

      3. Yüklenicinin oluşturacağı proje yürütme ekibinde bulunması gereken personel ile ilgili özellikler aşağıda belirtilmiştir:

Çalıştırılacak Teknik Personel

İstekli ihale konusu işi yerine getirebilmek için aşağıda miktar ve nitelikleri belirtilen sayıdaki teknik personeli iş sırasında idarede yönetici ve personel olarak çalıştıracaktır. Bu personel dışında veri girişi, tasnif, seperasyon, tarama, indeksleme - niteleme uzmanı personel adetlerini proje süresi ve iş niteliğine göre yüklenici kendisi belirleyecektir.

a) Danışman              : 1

b) Proje Yöneticisi    : 1

c) Yazılım Uzmanı : 2

d) Yüklenici kendi belirleyeceği sayıda personel ile çalışacaktır.

  1. Danışman: Proje süresince danışmanlık hizmeti verecek, arşiv üzerine akademik kariyer yapmış (en az Yar. Doçent seviyesinde olmak kaydıyla) personel.

  2. Proje Yöneticisi: Üniversitelerin Arşivcilik bölümünden yüksek lisans mezunu ve daha önce benzer iki projede görev almış, en az 10 yıl tecrübeli personel. Proje Yöneticisi, yüklenicinin proje kapsamında yapacağı faaliyetlerin gerçekleştirilmesini sağlayacaktır. Proje Yöneticisi, dışardan danışman olarak değil firmanın kendi personeli olduğun ispatlamalı ve proje bitene kadar projenin başında olmalıdır. Değişmesi 1 ay öncesinden İdare’ye yazılı olarak bildirilecek ve İdare’nin onayı alındıktan sonra değiştirilecektir.

  3. Sayısallaştırma Operatörü: Lise, önlisans, lisans mezunu personel.

  4. İndeksleme ve Veri Giriş Personeli: Lise, önlisans, lisans mezunu personel.

  5. Yazılım Uzmanı: Üniversitelerin Bilgisayar Mühendisliği veya Elektrik – Elektronik Mühendisliği bölümünden mezun, Yazılım Uzmanı, yüklenici personeli olduğun ispatlamalı ve proje bitene kadar projenin başında olmalıdır. Değişmesi 1 ay öncesinden İdare’ye yazılı olarak bildirilecek ve İdare’nin onayı alındıktan sonra değiştirilecektir.

    Ayrıca çalıştırılacak personelin ihale konusu hizmet ile ilgili deneyiminin belgelendirilmesi ve daha önce görev aldığı projelerin tevsik edilmesi açısından ilgili belgelerin (diploma, daha önce çalışmış olduğu proje ile ilgili idareler tarafından verilmiş resmi yazılar v.b.) de sözleşme aşamasında sunulması gerekmektedir.

    1. İşin Süresi, İş Planı, Zaman Programı ve Cevaplama:

      1. İşin süresi 1 (yıl) dır.

      2. Yüklenici, teklifi ile birlikte sunacağı iş planında bu işlemleri nasıl yapacağını, detaylı bir şekilde açıklamak suretiyle, iş akışı, çalışma yöntemi ile ilgili gerekli bilgi ve dokümanları verecektir.

      3. EBYS yazılımı ile ilgili dokümanlar teklif esnasında sunulacaktır.

      4. Sözleşmenin imzalanmasının ardından yüklenici çalışma takvimini 5 (beş) iş günü içinde Kurumun onayına sunar. Kurum, uygun gördüğü hallerde proje takviminde değişiklik yapabilir.

    2. Personel Seçimi:

      1. Yüklenici proje kapsamında çalıştıracağı personelin savcılıktan sicil kaydını ve CV’lerini İdareye sunacak, İdarenin onaylamadığı elemanları değiştirecektir. Ayrıca proje başladıktan sonra performansından memnun kalmadığı elemanları değiştirmesini talep ederse, yüklenici bu talebi 1 hafta içinde karşılayacaktır. İşten çıkarılma ile ilgili yasal sorumluluk yükleniciye aittir. Proje kapsamında çalıştırılacak bütün personelin özlük hakları yükleniciye aittir.

    1. Levazım

      1. Proje sırasında kullanılacak kutu, klasör, dosya, etiket, personel büro malzemeleri vb. arşivleme malzemelerini idare temin edecektir.

      2. Yüklenici kullanacağı kırtasiye ve sarf malzemeleri kendisi temin edecektir.

6.    BİLGİ,  BELGE, EVRAK, DOSYA VE MEKAN GÜVENLİĞİ

    1. İdare ve Yüklenici arasında belge alışverişi esnasında tutanak düzenlenecektir.

    2. İdare, Yükleniciye, çalışma planı doğrultusunda sayısallaştırılacak ve fiziksel düzenlemesi yapılacak tüm belgeleri dosya olarak teslim edecektir.

    3. İş bitiminde Yüklenici tarafından evraklar İdareye asli düzen içinde ve eksiksiz bir şekilde teslim edilecektir.

    4. Projenin tüm safhalarında silme, ilave v.s gibi doküman içeriğini değiştirecek herhangi bir işlem yapılmayacak, belgenin orijinalliği korunacaktır.

    5. Proje kapsamında yükleniciye verilen / paylaşılan hiçbir belgenin aslı/ sureti/ kopyası/ içeriği 3. kişilerce paylaşılmayacaktır.

    6. Yüklenici hiçbir şekilde sayısal verilerin kopyasını Kurum dışına çıkarmayacaktır.

    7. Çalışmalar İdare tarafından görevlendirilecek uzman personel denetiminde yapılacaktır. Yüklenici firma tüm çalışmalarında elemanların güvenilir olmasına dikkat edecek, İdare tarafından konulacak olan kurallara ve çalışma saatlerine uyulmasını sağlayacaktır.

    8. Çalışma sırasında Yüklenici firma, elemanların evrak/dosya/klasör vb. malzemelere verebilecekleri muhtemel bir hasar veya kayıptan doğrudan sorumlu tutulacaktır.

    9. Çalışma yapılan mekânda hiçbir şekilde sigara içilmeyecektir.

    10. Çalışma yapılan mekânda elektrik yükünü arttıracak ya da mevcut elektrik sistemini tehlikeye sokacak cihazlar bulundurmayacaktır.

    11. İhale konusu iş veya işler kurum arşiv mekânında yapılabileceği gibi, birim arşiv mekânlarında da yapılabilecektir. Aynı şekilde birim arşiv mekânlarında da bahsi geçen güvenlik şartlarına uyulacaktır.

7     ÖZEL KURAL

    1. İdare, proje süresince tanımlanan işin kapsamı dâhilinde olmak kaydıyla projeyle ilgili değişiklikleri yüklenici ile birlikte kararlaştırarak talep edebilecektir.

  1. TANIMLAR

İdare :                  İdare

Yüklenici:            Proje kapsamındaki ihale hizmetlerinin yapımı uhdesinde bulunan firma

İndeks Bilgileri:   Tarama işlerinde bir evrak/dosyayı tanımlayan ve nerede olduğunu gösteren bilgilerdir. (Dosya adı, no, kodu, işlem yılı, birimi, ilçe, referans no, arşiv no, kutu no v.b.)

Program :            Tarama, indeksleme, kalite kontrol ve belge sorgulama işlemlerini ve dosyalara ait niteleme bilgilerinin ilişkilendirilmesi, geri getirim araçlarının hazırlanması ve hizmete sunulmasını sağlayan yazılımlardır.

Dosya :                  Bir konu, olay, hadise, faaliyet ve vaka ile alakalı evrak bütünlüğüdür. (Dosya bir gömlekten oluşacağı gibi birden fazla klasörden de oluşabilir.)

Klasör :                 Çoklu evrakı daha düzenli tutabilmek veya birden fazla dosyayı bir arada tutmak amacıyla kullanılan saklama aracıdır.

Gömlek :               50 adet A4 sayfasını geçmeyen bir konu, olay, hadise, faaliyet, vaka ile alakalı evrak saklama aracıdır.

Niteleme Alanları:Fiziki arşiv faaliyetlerinde bir dosyayı tanımlayan bilgilerdir.

Atama Bilgileri :   Bir dosyanın niteleme alanlarından sonra dosyaya sonradan verilen erişim kolaylığı sağlayan bilgilerdir. (Referans no, demirbaş no, arşiv no, kutu no, dizi no, dolap no, raf no, bulunduğu yer v.b.)

Veritabanı :           Çalışmalar esnasında elde edilen ve bilgisayar ortamında değerlendirilecek tüm verilerin maksimum güvenliğini, hızını, kapasitesini, mevcut ve gelecekte hazırlanacak yazılımlarla uyum sağlayacak veri saklama ortamıdır.

Zimmet Bilgileri:  Arşiv kayıtlarına giren dosyaların, hizmete sunumu sırasında (veriliş tarihi, iade tarihi, teslim alan kişi, teslim eden kişi,v.b.) takibi amacıyla kaydedilen bilgilerdir.

Aidiyet Bilgileri :  Dosyanın ait olduğu birim ve alt birimlerle ilgili bilgilerdir.

Tiff :                     Dijital görüntünün bilgisayara kaydedilmesi esnasında kullanılan, tercihe bağlı olarak değişik tipte sıkıştırma seçeneklerine imkân sağlayan bir resim formatıdır.

DPI :                    Dijital bir belge görüntüsünde, yaklaşık olarak 6.45 (altı nokta kırk beş) cm2 içerisinde bulunan nokta sayısı.

API:                (Application Programming Interface - Uygulama Programlama Arayüzü), herhangi bir uygulamanın belli işlevlerini diğer uygulamalarında kullanabilmesi için oluşturulmuş bir modüldür.

NES:                     Nitelikli Elektronik Sertifika. 5070 sayılı kanun kapsamında üretilen Nitelikli Elektronik Sertifika olmalıdır.

  1. EVRAK VE DOSYALARIN TAKİBİ

    10.1.      Proje esnasında Yüklenici birimde üzerinde çalışma yapılan dosyaların takibini yaparak tasnif, etiketleme, sayısallaştırma v.b. prosedürleri gerçekleştirecektir.

  2. YAPILACAK İŞLER

    1. Tasnif ve Düzenleme

      1. Çalışma yapılacak birime ait dosyalar veya dosya grupları için, işlem yapılacak dosya gruplarının niteliğine göre düzenleme sistemi idarenin ve yüklenicinin ortak belirlediği belirleyeceği kriterler doğrultusunda tespit edilip uygulamaya konacaktır.

      2. Sayısallaştırılmasına lüzum olmayan zarf, dizi pusulası, not kâğıtları, mükerrer evraklar v.b. fazla nüshalar ayıklanacaktır.

      3. Tasnif esnasında dosyalar tek tek elden geçirilecek olup, dağılmış veya yıpranmış malzeme tespit edildiğinde, içerisindeki belgelerin tamamı çıkartılıp yeni dosyaya yerleştirilecektir. Yerleştirme işleminden sonra eski dosya üzerinde bulunan bütün bilgiler yeni dosya üzerine yazılacaktır.

      4. Mükerrer kayda rastlanması durumunda Kurum Arşivi personeline bildirilerek gerekli kontrol ve düzeltmeler yapıldıktan sonra dosyanın işlemi devam edecektir.

    1. Dosyaların ve Evrakların Nitelenmesi ve Tanımlanması

      1. Her bir dosya için ait olduğu birim göz önüne alınarak;

  • Birimi

  • Kayıt No

  • Karar No

  • Karar Tarihi

  • Ad Soyad

  • T.C. Kimlik No

  • Tarih

  • Konu

  • Yıl

  • Dosya işlem numarası

  • Ada-Pafta-Parsel Bilgileri

  • Dosya açılış tarihi

  • Kutu No

  • Raf No

  • Geldiği yer

  • Gittiği yer

  • Açıklama

    yukardaki alanlardan biri, birkaçı veya tamamı her dosyaya ihtiyacına göre niteleme alanlarına girilecektir.

      1. Yukarıda belirtilen niteleme ve atama bilgilerine ait gerekli alanlar, kurulacak olan İçerik, Doküman ve Arşiv Yönetim Sisteminde birimlerin ve proje kontrol ekibinin belirlediği alanlar açılacak ve bu alanlara dosya bilgilerinin girişi sağlanacaktır.

      2. Niteleme bilgilerinin girişi esnasında operatörler girilen alanlardaki bilgilerin bütünlüğü ve sağlamlığı açısından kesinlikle yazım yanlışı yapmayacakladır. Bu yanlışları önlemek amacı ile kullanacağı arşiv programında gerekli kelime kontrol mekanizmalarını ekleyecek ve otorite dosyalarını oluşturacaktır.

      3. Kelime denetiminde Türk Dil Kurumu’na ait yazım ve imla kuralları geçerli olacaktır.

      4. Yüklenici, niteleme bilgilerinin girilmesi esnasında daha sonra birleştirilmek üzere dağınık, bilgisayar ve operatör bazlı yazılım kullanmayacaktır. Yazılımlar Server Client bazlı olmalıdır.

      5. Nitelenecek dosyaların orijinali üzerinde daha önceden yazım yanlışlıkları yapılmış ise bu yanlışlıklar düzeltilmiş hali ile sisteme girilecektir. Yine de yapılan yazım yanlışlarının düzeltilmesi açısından girilen niteleme bilgileri her gün proje yöneticileri tarafından mutlaka kontrol edilecektir.

      6. Dosyalar ile ilgili hatalı ve eksik niteleme bilgisi girişi yapılan kayıtlar tespit edildiğinde, Yüklenici bilgi giriş işini ilgili dosyalar için yenileyecektir.

      7. Yüklenici böyle yanlışlıklara ve bilgi eksikliklerine sebebiyet verilmemesi açısından çalıştıracağı personele işe başlamadan önce yazım kuralları ile ilgili eğitim verecek ve personelin nitelikli olmasına dikkat edecektir.

      8. Eğer kullanılıyor ise noktalama işaretlerine dikkat edilecek ve tamamen Türkçe noktalama mantığına göre işlem yapılacaktır.

      9. Girilen verilerde adres vb. alanlarda kısaltmalar kullanılması gerekiyor ise İdare yetkilileri tarafından belirlenecek kurallar çerçevesinde kısaltmalar yapılacaktır.

      10. Dosyalara ait atama bilgileri kutulama ve adresleme işlemleri esnasında girilecektir.

      11. Proje süresince oluşturulacak tüm veriler Yüklenici tarafından, sağlayacağı EBYS yazılımına entegre ederek kullanıma açacaktır.

    1. Evrak Sayısallaştırma (Tarama)

      1. Taranacak olan belgeler A3, A4, A5 ve daha farklı standart dışı ebatlarda bulunmaktadır.

      2. Taranacak belgelerin gruplanarak PDF yapılacağı gibi her biri bir görüntü belgesi olarak da kaydedilebilecektir. İdare ve yüklenici karşılıklı karar verecektir.

      3. İki tarafında da bilgi olan evraklar çift taraflı olarak taranıp bu şekilde indekslenecektir.

      4. Tarama neticesinde oluşan belge görüntülerinin formatı EBYS yazılımı tarafından kullanıcıya gerek duyulmadan DPI ve tek yüz  çift yüz gibi ayarlar seçilebilmelidir.

      5. Taranacak görüntüler minimum DPI TS 13298 e uygun olacaktır. Bu değerden aşağı olan görüntüler için idarenin onayı alınacaktır.

      6. Sürekli kullanım kopyaları ise (projeler) 150 (yüzelli) DPI, black-white taranmış olarak TIFF CCIT Grup 4 veya PDF sıkıştırılmış formatta olacaktır. Tarandıktan sonra belgelerin görüntüsü, orijinal belgenin görüntüsüne yakın, belgenin kalitesinden düşük olmayacak, rengi değiştiren bir katman kesinlikle kullanılmayacaktır.

      7. Her bir görüntü Windows 98 ve üstü sürümlerde herhangi bir ek programa gerek olmadan görüntülenebilmelidir.

      8. Taranacak olan belgelere ait her bir görüntü dosyası idare tarafından verilecek olan kodlamalar doğrultusunda kodlanarak (isimlendirilerek) diske kayıt edilecektir.

      9. Yırtılmaya müsait pelür, saman kâğıt vb. belgelerin taranmasında, bilgi kaybına neden olmaması ve belgelere zarar verilmemesi açısından özenli ve hassas tarama yapılacaktır.

      10. Yırtık evrak ve projelerin görüntünün orijinalliğine zarar vermeyecek şekilde uygun materyallerle (aydınger bandı v.b.) yapılarak sayısallaştırılacaktır.

      11. Orijinalinde zor okunan pelur, nokta vuruşlu çıktı ve karbon kopya belgeler minimum orijinal görüntü kalitesinde taranacaktır.

      12. Belgelerin net okunması açısından, tarama esnasında, görüntü üzerindeki kirliliğin giderilmesi açısından netleştirme işlemi gerekiyor ise kullanılan tarama yazılımı tarafından netleştirme, renk temizleme ve görüntü düzeltme işlemi yapılacaktır.

      13. Yüklenici, farklı boyutlarda dokümanlar için her defasında operatörün ayar yapmasını gerektirmeyecek (uç istisnalar hariç), otomatik olarak parlaklık ve kontrast ayarı yapabilen teknolojiler kullanacak ve bu teknolojiler ile ilgili bilgi ve dokümanları teklifiyle birlikte sunacaktır. Ayrıca dokümanlar standart boyutlardan küçük ise gerçek boyutlarına göre otomatik olarak kesilecektir (croping).

      14. Farklı tipteki belgeler en iyi görüntü kalitesinde taranacaktır.

      15. Birbirine yapışık halde bulunan sayfalar yırtılmadan ve herhangi bir şekilde zarar verilmeden taranacaktır.

      16. Katlanmış ve / veya buruşmuş vaziyetteki belgeler düzeltilerek taranacaktır.

      17. Ciltli olarak taranacak defterler dip koçanları veya belgelerde tümsek (bombe) oluşması engellenecek olup, oluşan sayfa bombeleri ve eğrilikleri giderilecektir. Açık sayfalar şeklinde bulunan belgelerin görüntülerinde dereceli olarak yamukluk (sağa veya sola doğru belirli bir derecede kayma) bulunması halinde yazılım ile en optimum düzeyde düzeltilerek kaydedilecektir.

      18. Görüntülerin; düzgün, orantılı ve estetik olmasına dikkat edilecek, belgelerin orijinal boyutu ile sınırlı olacaktır.

      19. İyi görüntü alabilmek için büyültme, küçültme, çevirme, büyüteç tutma özellikleri gerçekleştirilecektir.

      20. Bir belgenin veya belge yığınının taraması bittikten sonra bilgisayar ortamında Yüklenici firmaya ait kontrol operatörleri yardımı ile taranan görüntüler sayfa atlamalarına, renk bozukluklarına ve daha farklı görüntü üzerinde oluşabilecek olumsuz durumlara karşı sistem üzerinden kontrol edilecektir.

      21. Herhangi bir bozukluk ve atlama tespit edildiğinde o görüntünün yerine yenisi hemen taranıp aynı sırada yerine yerleştirilecektir.

      22. İdare kontrol teşkilatı yetkilileri tarafından kontrol sonucunda, görüntülerin arşivcilik ilke ve standartlarında ön görülen format ve çözünürlük değerlerine sahip olup olmadıklarına, orijinale uygunluklarına, malzemenin kayıpsız olup olmadığına bakılarak, belirtilen kıstaslara uygun olmayan görüntüler tutanakla kayıt altına alınarak Yüklenici firmaya iletilecektir. Uygun olmayan görüntüler ilave bir bedel ödenmeksizin ve istenilen şartları taşıyana kadar tekrarlanacaktır.

      23. Ayrıca taranan tüm belgeler haftalık periyotlar halinde kurulacak olan İçerik, Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemine aktarılacaktır.

    2. Etiketleme

      1. Dosya/Klasör üzerine, içerisinde bulunan materyalin özelliği ve içeriği ile ilgili bilgiler, materyalin özelliğine göre dosya veya arşiv numarasını içeren barkodlu etiketler oluşturulacaktır.

      2. Kullanılacak olan etiket kaliteli mat kuşe ve güçlü yapışkana sahip malzemelerden seçilecektir. Ebatları idare tarafından belirlenecektir.

      3. Kullanılacak olan etiketlerin tasarım ve formatı İdare tarafından belirlenecektir.

      4. Etiketler üzerine yazılması gereken atama ve aidiyet bilgileri standart şekilde olacaktır.

      5. Kutu/Dosya/Klasör üzerine uygulanacak olan etiketler özel lazer yazıcıdan basılacaktır. Etiketlerin üzeri hiçbir şekilde el marifetiyle doldurulmayacaktır.

      6. Dosya üzerine yapıştırılacak olan etiketler içerik açısından şu şekilde olacaktır;

        Dosya etiketlerinin üzerinde kurum adı, birim adı, birim kodu, konu adı, konu kodu, dosya/klasör adı, kutu numarası, dosya numarası v.b. bilgiler yer alacaktır.

      7. Dosya numarası etiket üzerinde hem barkot şeklinde hem de numara şeklinde gösterilecektir.

      8. Bu etikette kullanılacak olan barkot fontu Code 39 standardında olacaktır.

      9. Arşiv kutularının konacağı raflar en küçük-en büyük klasör ve kutu numaralarını içeren raf etiketleri ile adreslenecektir. Bu etiketler için kesinlikle koli bandı gibi yüzey yapıştırıcılar kullanılmayacaktır.

      10. Arşiv adresi bilgileri olarak kutu no, arşiv no ve bölge belirtilecektir. Arşiv numarası arşiv kutusu içerisinde bulunan dosyaların arşiv numaralarının en küçüğü ve en büyüğünü içeren rakamlardan oluşacaktır.

      11. Etiketler, temiz, düzenli, standart ve silinebilirliğe karşı dayanıklı özelliklere sahip olacaktır.

      12. İdare tarafından orantılı yapıştırılmayan etiketlerin tespit edilmesi durumunda Yüklenici firma tekrar yeni etiket oluşturarak arşiv kutusu üzerine uygulamayı yapacaktır.

      13. Arşiv adresi bilgileri olarak depo kodu, blok no, raf no, kutu no, arşiv no v.b. bilgiler bulunacaktır. Arşiv numarası arşiv kutusu içerisinde bulunan dosyaların arşiv numaralarının en küçüğü ve en büyüğünü içeren rakamlardan oluşacaktır. Arşiv adresi bilgileri alt alta gelecek şekilde aşağıdaki örnekteki gibi uygulanacaktır.

                                   Örnek:   107   = Depo Kodu

                                                  2A    = Blok Numarası

                                                  1       = Raf Numarası

                                                  3       = Kutu Arşiv Numarası

                                                  1 - 6 = Dosya Arşiv Numaraları

      14. Ayrıca arşiv kutusunun takibi ve içeriğine kolay ulaşım açısından depo kodu, blok numarası, raf numarası, kutu numarasından oluşan izleme numarası barkot şeklinde gösterilecektir. Bu barkotta Code 39 barkot standardı uygulanacaktır.

      15. Etiketleme ile alakalı gerekli sarf malzemeleri firma tarafından karşılanacaktır.

    3. Kutulama, Yerleştirme

      1. Nitelemesi tamamlanan ve kutulanmasına karar verilen dosyalar kurum tarafından belirlenen ve idare tarafından temin edilen standart kapaklı arşiv kutularına yerleştirilecektir.

      2. Kutulanacak olan dosya içerisinde bağımsız evrak kesinlikle olmayacaktır.

      3. Küçük/büyük klasörlerde az sayıda evrak var ise, kutulanırken yeni dosyanın bütünlüğü bozulmadan aktarılacak ve eskisinde bulunan gerekli etiket bilgileri yeni dosya üzerine yazılacaktır.

      4. Dosya ve klasörlerden yıprananlar değiştirilecek, dosya ve klasör bilgileri yeni dosyalara tekrar yazılacaktır.

      5. Tasnif esnasında elden geçirilen dosyalardan gözden kaçan, dağılmış veya yıpranmış malzeme tespit edildiğinde, içerisindeki belgelerin tamamı çıkartılıp yeni dosyaya yerleştirilecektir. Yerleştirme işleminden sonra eski dosya üzerinde bulunan bütün bilgiler yeni dosya üzerine yazılacaktır.

      6. Dosyaların kutulanması esnasında kutulardaki dosyalara evrak ekleneceği göz önünde bulundurularak tam kapasite ile doldurulmayacaktır.

      7. Dosyalar arşiv numarasına göre müteselsil olarak kutulara konulacaktır.

      8. Dosyaların kutulara yerleştirilmesi esnasında çok dikkatli hareket edilecek, dosyalar konması gereken kutulardan farklı kutulara kesinlikle konmayacaktır.

      9. Böyle bir yanlışlığın tespit edilmesi halinde doldurulmuş olan bütün kutular elden geçirilecek ve yanlışlıklar düzeltilecektir.

      10. Proje esnasında dosya ve kutular üzerine verilen ve kurşun kalem yardımı ile yazılan geçici numaralar, kodlar, sayılar, açıklamalar, vb. etiketlemeden sonra kutu üzerinden silinecek ve kutu/dosya/klasörlerin temizliğine özen gösterilecektir.

      11. Saklanması gereken arşiv kutuları mekândan maksimum faydayı sağlayacak şekilde raflara yerleştirilecektir.

      12. Yüklenici Proje süresince arşivlerin taşınması durumunda kurulan sistemin muhafazası için nakil işlemine nezaret edecek ve nakledilen mekânda arşiv malzemelerini şartname esaslarına göre yeni yerlerine yerleştirecek ve veritabanına işleyecektir.

      13. Kutulama ve yerleştirmenin tam anlamıyla ve sağlıklı bir şekilde tamamlanabilmesi için atama (adresleme) bilgilerinin de arşiv otomasyonuna eksiksiz olarak girilmiş olması gerekmektedir.

      14. Her rafın sonunda yapılabilecek eklemeler göz önüne alınarak 2 kutuluk boş yer bırakılacaktır.

  1. OCR

                TS 13298 sertifikalı EBYS Yazılımının OCR desteği olmalıdır. Proje kontrol komisyonu tarafından belirlenen evrak türleri OCR dan geçirilmelidir ve EBYS yazılımı aylık 10.000 sayfa lisansı ile birlikte gelmelidir. Daha fazlası talep edilmesi durumunda ilgili lisanslamayı idare karşılayacaktır.

  2. EĞİTİM

    Yüklenici firma proje tamamlandığında belediye personellerinden 5' ine en az 60 saat olmak üzere tasnif, ayıklama, imha, belge sayısallaştırma ve teknolojileri ile ilgili eğitim vermelidir.

  3. İŞ BİTİMİ VE İŞ BİTİMİNDE TESLİM EDİLECEKLER

    13.1        İş bitiminde Yükleniciye verilen dosyalar düzenlenmiş olarak, asli düzen içinde ve eksiksiz bir şekilde teslim edecektir.

    13.2        Yüklenici proje süresince İdare’ den aldığı veya oluşturduğu her türlü doküman, donanım, vb. malzemeleri iş bitiminde İdare’ ye teslim edecektir.

    13.3        Yüklenici taranmış, indekslenmiş dokümanları İdare’ ye kuracağı İçerik, Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemine yükleyecektir.

  1. ELEKTRONİK İMZA YAZILIM KÜTÜPHANESİ TEKNİK ŞARTNAMESİ

    1. E-imza entegrasyonu için temin edilecek olan elektronik imza yazılım kütüphanesi, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olmalıdır. (İlgili donanım altyapısıyla birlikte, 5070 sayılı Kanun’un 6. ve 7. maddelerinde belirtilen şartları ve diğer mevzuat hükümlerini sağlamalıdır.)

    2. “Elektronik İmza ile İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ” ve “01.06.2006 tarihli ve 2006/DK-77/353 sayılı Telekomünikasyon Kurulu Kararı” uyarınca, CWA 14169, CWA 14170 ve CWA 14171 standartlarına uygun olmalıdır.

    3. X.509 standartlarına uygun tüm ESHS sertifikaları ile çalışabilme özelliğine sahip olmalıdır.

    4. İlgili Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurulu (önceki Telekomünikasyon Kurulu) kararı gereği, tüm ESHS sertifikalarıyla XADES yapısında tüm profillerinde ETSI TS 101 903 ve ETSI TS 101 904 standardına uygun elektronik imza oluşturabilmelidir.

    5. Akıllı kart ve akıllı çubuklar (token) kullanılarak, e-imza oluşturma ve doğrulama işlemlerinin PKCS#11 standartına uygun olarak gerçekleştirilebilmesini sağlamalıdır.

    6. Her türde dosyayı (grafik, metin vb.) imzalayıp doğrulayabilme özelliğine sahip olmalıdır.

    7. Tüm ESHS’ler ile SİL/CRL (sertifika iptal listesi) ve OCSP (çevrimiçi sertifika durum kontrolü) servisleri aracılığıyla sertifika doğrulama kontolü yapabilmelidir.

    8. İstenilen ve birden fazla kök sertifika hiyerarşisi ile sertifika ve imza geçerlilik kontrolü yapabilmelidir.

    9. Kütüphaneler .NET ve Java Platformları ile çalışabilmelidir.

    10. Kütüphane belirtilen imza formatında imzalama ve doğrulama işlemlerini gerçekleştiren hazır Applet şeklinde olacak ve sadece parametrelerle konfigure edilerek entegrasyon sağlayabilmelidir.

    11. İçerdiği Applet güncel Java versiyonları ile çalışabilmelidir.

    12. Standartlara uygun seri ve paralel imzaları oluşturabilmeli ve doğrulayabilmelidir.

    13. Aynı akıllı kart veya akıllı çubuk (token) üzerinde birden fazla sertifika bulunduğunda, istenilen sertifika ile işlem yapılmasına imkan tanımalıdır.

    14. Oluşturulan imza verilerinden, imzalayan sertifika, imza zamanı ve imzalanan orijinal veri gibi, imzaların görüntülenmesi ve işlenmesinde kullanılabilecek bilgileri alabilmelidir.

    15. Akıllı kart veya akıllı çubuk (token) üzerinde yer alan sertifikaların içerik bilgilerini, imza işlemi gerçekleştirilmeden sağlayabilmelidir.

    16. Zaman damgası oluşturma ve doğrulama işlemlerini, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olarak yapabilmelidir.

    17. Tüm ESHS’lerden zaman damgası hizmeti alınabilmesine imkan sağlamalıdır.

    18. E-imza işlemlerini, zaman damgası işlemleri ile tümleşik olarak kullanabilmelidir. E-imzaya zaman damgası ekleme işlemleri, Uzun Dönemli Elektronik İmzalar (Long Term Electronic Signatures) standartlarına uygun olmalıdır.

    19. Zaman damgası eklenmiş imzalı verilerden, zaman damgası hizmet sağlayıcısının (ESHS) adı, onaylı zaman verisi gibi verileri okuyabilmeli, imza üzerindeki zaman damgasını doğrulayabilmelidir.

    20. E-imza ve zaman damgası doğrulama işlemlerinde, sonucun olumsuz olması durumunda “neden bilgisi” verebilmelidir.

    21. OCSP ve CRL ile sertifika geçerlilik kontrolü işlemlerinde, sonucun olumsuz olması durumunda “neden bilgisi” verebilmelidir.

    22. GSM operatörlerinin sunmuş olduğu “mobil imza” uygulamaları için imza doğrulama işlemi yapabiliyor olmalıdır.

    23. Kütüphanenin, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili mevzuatta olabilecek değişiklikler, teknik ihtiyaçlar veya güncel ihtiyaçlardaki değişimler kapsamında güncelleme garantisi olmalıdır.

    24. Üründe çıkabilecek ihtiyaçlara karşı geliştirilen yamalar FİRMA tarafından sağlanabiliyor olmalıdır.

    25. FİRMA tarafından kütüphane kullanıcılarına dokümantasyon ve ürün entegrasyonu sırasında danışmanlık ve teknik destek sağlanmalıdır.

    26. Kütüphane için telefonla, elektronik postayla ve gerektiğinde yerinde teknik destek hizmeti verilebilmelidir.

    27. FİRMA’nın kütüphaneyle ilgili referansları olmalıdır.

  1. NİTELİKLİ ELEKTRONİK SERTİFİKA TEKNİK ŞARTNAMESİ

    1. Nitelikli elektronik sertifikalar 5070 sayılı kanun kapsamında üretilen Nitelikli Elektronik Sertifika olmalıdır.

    2. Nitelikli elektronik sertifikalar ITU-TRec. X.509V.3 ve Telekomünikasyon Kurumu tarafından yayımlanan Tebliğ’le belirlenmiş diğer standartlarla uyumludur.

    3. Kesintisiz Çevrim İçi Sertifika Durum Protokolü (OCSP) ve Sertifika İptal Listesi (SİL/CRL) desteğine sahiptir.

    4. Kullanım güvenliğiniz için anlık sertifika iptal ve askıya alma hizmetleri kesintisiz sağlanmaktadır.

    5. 1 (bir), 2 (iki) ve 3 (üç) yıllık sertifika seçenekleri bulunmaktadır.

    6. Nitelikli elektronik sertifikalar, ISO/IEC 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi uyarınca yüksek bilgi güvenliği ve fiziksel güvenlik koşulları altında üretilmektedir.

      Akıllı kart, aşağıdaki özellikleri taşıyacaktır:

  1. Windows XP, VİSTA ve 7 ile uyumlu olacaktır.

  2. Akıllı kart ve okuyucu için kurulum ve kaldırma programı olacaktır.

  3. Üzerinde (on-board) RSA 1024 ve 2048 bit anahtar çifti üretme ve şifreleme imkanı olacaktır. RSA işlemleri yardımcı işlemci (co-processor) ile gerçekleştirilecektir.

  4. En az 32 kilobayt hafızası bulunacaktır.

  5. 8-bit veya üstü işlemcisi olacaktır.

  6. İşletim sistemi ve PKI uygulaması, karttaki gizli anahtara PIN ve PUK dışında ulaşımı engelleyecek nitelikte olacak ve gizli anahtarın kart dışına hiç bir biçimde çıkarılmamasını temin etmiş olacaktır.

  7. RSA 1024 bit anahtar çifti üretme 20 saniye altında, RSA 1024 bit şifreleme 1 saniye altında gerçekleştirilebilmelidir.

  8. ISO 7816-1/2/3/4, Microsoft CryptoAPI ve PKCS#11 standartlarıyla uyumlu olacaktır.

  9. Kart işletim sistemi ve yongası, ayrı ayrı veya bir arada en az EAL4+ sertifikasına sahip olacaktır.

Akıllı Çubuklar aşağıdaki özellikleri taşıyacaktır:

  1. EMV level 1 embossed akıllı kartları destekleyecektir.

  2. Asgari 0,5 m. bağlantı kablosu bulunacaktır.

  3. USB Type A Konnektörü bulunacaktır. USB 2.0 standardında çalışacaktır

  4. Gücünü USB portdan alacaktır.

  5. +5C / +55C derece sıcaklıkta çalışabilecektir.

  6. Windows XP, VISTA ve 7 ile uyumlu olacaktır.

  7. ISO 7816-1/2/3/4 T=0 ve T=1 uyumlu kartları okuyabilecek ve yazabilecek nitelikte olacaktır.

  8. Okuyucu sürücüsü, Microsoft PC/SC standardıyla uyumlu olacaktır.

  9. CE \ EMC belgesine sahip olacaktır.

    Elektronik imza yazılım kütüphanesi entegrasyonuyla elektronik imza özelliği kazanan yazılımın, 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olduğuna ilişkin KamuSM vb. kuruluşlar tarafından kurumda yapılacak denetime ait tüm giderler iş sahibi idareye aittir.

  1. EBYS ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ ŞARTNAMESİ

  1. GENEL ŞARTLAR

    1. EBYS(Elektronik Belge Yönetim Sistemi), Türk Standartları Enstitüsü TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi Sertifikasına sahip olmalıdır.

    2. EBYS Web tabanlı bir uygulama olmalıdır.

    3. Uygulama minimum ..... kullanıcı destekleyecek şekilde teklif edilecektir.

    4. İstekli teklifinde en az 50 kullanıcılı 2 adet referans vermelidir.

    5. Standartlarına uygun şekilde büyük küçük tüm Türkçe karakterleri destekleyecektir.

  1. SİSTEM MİMARİSİ

    1. EBYS, doküman meta verilerini ilişkisel veri tabanında barındırmalıdır. MSSql ve Oracle Veritabanlarını desteklemelidir. Veritabanı lisanslaması idare tarafından karşılanacaktır.

    2. EBYS, taranmış/yüklenmiş dokümanları Dosya Sistemi (File system) üzerinde barındırmalıdır. Dosya Sistemi üzerinden doğrudan dosyalara erişim bulunmamalı ve belirli servisler ile ulaşım sağlanmalıdır. Sistem açıldıktan sonra gerekli olan yetkilendirme mekanizması ile dosyalara erişim bulunmalıdır. Sistem içerisindeki dosyalara sadece yetkili olanlar ulaşmalıdır. Web sayfası adres çubuğuna belirli ardışık yazı veya rakamlar yazılarak dokümanlara ulaşılamamalıdır.

    3. Sunucu web uygulaması IIS veya Apache Tomcatsunucuları üzerinde çalışabilmelidir.

    4. EBYS web tabanlı olacak, kullanıcı bilgisayarlarında herhangi bir kurulum işlemine gerek kalmaksızın internet tarayıcısı üzerinden kullanılabilecektir. Doküman tarama modülü; Tarayıcı cihazı ile uyumlu çalışma nedeniyle uygulama tabanlı olabilir. Ancak kullanıcı bilgisayarlarında herhangi bir kurulum işlemine gerek duyulduğunda bu kurulum bir kereye mahsus webten başlatılmalı ve güncellemeler otomatik olarak kontrol edilmeli varsa kendini otomatik güncellemelidir.

    5. EBYS IE Explorer, Firefox, Chrome ve Safari tarayıcıları üzerinde sorunsuz çalışmalıdır.

  1. GENEL ÖZELLİKLER

    1. EBYS içerisinde bir doküman seçildiğinde, o dokümana ait tüm süreçler (görüntüleme, indirme, yönlendirme, görüşe sunma, hatırlatma, fiziki arşivdeki yerinin görülmesi, tarihçesi vs.) tek pencerede olmalıdır. Parçalı veya modüler tek dokümana yönetim şekli kabul edilmeyecektir.

    2. EBYS aynı anda birden fazla dil (lisan) üzerinden kullanılabilecek bir ara yüz sağlamalıdır. Sistem, Kurum’a Türkçe ve İngilizce ara yüzleri hazır olarak teslim edilmelidir. Kullanıcı arabirimi için Türkçe ve çoklu dil (Türkçe, İngilizce, şart olmak kaydıyla, Almanca, Fransızca vb.) desteğini kurum kendisi oluşturabilmelidir.

    3. EBYS kullanıcı bazında kişiselleştirilebilen görsel tema kullanıma olanak sağlamalıdır. Farklı kullanıcılar farklı temalara sahip olabilmelidir.

    4. Sisteme kullanıcı ve/veya yöneticinin istekleri doğrultusunda ilave alanlar tanımlanabilmelidir. Tanımlanan özel alan sayısında bir sınırlama bulunmamalıdır. Bu özel alanların ileriki bir tarihte pasif hale getirilmesi veya yeni özel alan tanımlanması da mümkün olmalıdır. Özel alanların tarih, karakter, sayısal gibi farklı içerikte olması mümkün olmalı ve uzunluk, ön değer, zorunlu alan olması gibi parametreler sistemde bir kodlamaya gerek duymadan verilebilmelidir.

    5. Sistem Unicode karakter setini kullanmalıdır. Özel karakterlerin kullanımı da bu şekilde sağlanmalıdır.

    6. Hazırlanan iş süreçleri, formlar, doküman ve evrak şablonları vb. içe aktarım(import)/dışa aktarım(export) yöntemleriyle bir sunucudan diğerine taşınabilmelidir. Böylece test amaçlı kullanılan bir sunucuda hazırlanan iş süreçleri, ilgili formlar ve şablonlar gerçek ortamda çalışan sunucuya aktarılabilmelidir.

    7. Kullanılacak doküman ve süreç yönetim uygulamalarının; iş süreçlerinin yönetilebilir ve yeniden tasarlanabilir olması için gerekli araçları sağlaması gerekir.

    8. Kullanıcılar Web arabiriminde kendilerine onaya/parafa/imzaya gelen belgeleri bir sekmede görebilmelidir.

  1. DÖKÜMAN İLE İLGİLİ ÖZELLİKLER

    1. EBYS sınırsız format ve sayıda değişik doküman tipi tanımlamasına imkân sağlayacaktır. Farklı doküman tipleri farklı meta verilere sahip olabilecektir ve ilgili ekranlarda meta verilerin hangi sırada görüneceği de doküman tipine göre ayrı ayrı belirlenebilecektir.

    2. Sistem yöneticisi tarafından sınırsız sayıda farklı meta veri tanımlaması yapılabilecektir.

    3. Doküman sisteme kazandırılmadan önce bazı alanlar için zorunlu olarak doldurulma mecburiyeti tanımlanabilir olmalıdır.

    4. Bir dokümana sınırsız sayıda ilgili doküman eklenebilecektir.

    5. Kâğıt ortamında bulunan dokümanlar sistem içerisinde bulunan doküman tarama ara yüzü kullanılarak doğrudan sisteme eklenebilecektir. Tarama ara yüzü TWAIN ve ISIS destekli tüm tarayıcılar ile çalışabilmelidir.

    6. Akıllı tarayıcılar kullanılarak birden fazla sayfa içeren belgeler de dâhil olmak üzere dokümanların sisteme direkt olarak kazandırılması mümkün olmalıdır.

    7. Tarama ara yüzünde taranan dokümanlar üzerinde yakınlaştırma, uzaklaştırma, eleme, döndürme ve ters görüntüleme özellikleri gibi standart resim görüntüleme özelliklerini desteklemelidir.

    8. Taranan dokümanlar tercihe göre minimum olarak PDF ve TIFF formatında saklanabilmelidir.

    9. Sistem üzerinde bulunan dokümanlara ek veya ilgi olarak eklenecek dokümanlar, doküman ekranı üzerinden taranıp eklenebilecektir.

    10. Sistem içerisine kazandırılacak olan dokümanlar (hangi yolla kazandırılırsa kazandırılsın) indeks bilgileriyle beraber sisteme kazandırılmalıdır.

    11. Dokümanlar sisteme kazandırma işlemi esnasında otomatik olarak OCR’dan geçirilerek doküman içerisindeki herhangi bir kelimeye göre aranabilir (fulltextsearch) şekilde sisteme kazandırılmalıdır.

    12. EBYS Basit Arama ve Detaylı Arama yapabilmelidir.

    13. Dokümanın tüm künye bilgilerinden bir veya birden fazlasıyla arama yapmak mümkün olmalıdır. Sisteme eklenen tüm özel alanlar, arama ekranlarında da eklenebilmeli ve bu eklenen özel alanlarda doküman bulmak için kullanılabilmelidir.

    14. Sistem yetki dahilinde doküman indirerek görüntüleme dışında, en azından MS Office, PDF, TIFF/TIF, JPEG/JPG gibi doküman türlerini, webden indirmeden görüntüleyebilecek, global ücretsiz bir web görüntüleme aracı sunmalıdır.

    15. Sistem üzerinde bulunan dokümanları yetkisi olan kullanıcılar değiştirebilecektir. Değiştirme işlemini yapmadan ilgili kullanıcı üzerinde değişiklik yapmak istediği dokümanı kendi üzerine alabilecektir.

    16. Sistemde bulunan doküman güncellendiği zaman, dokümanın yeni bir versiyonu oluşturulmalı, dokümana veya doküman yapısına ilişkili tüm süreçler kayıt altında tutulmalıdır (Kim güncelledi, kayıt etti, vb.). Önceki versiyonlar da sistemde saklanmalı ve gerektiğinde sistem üzerinden yetkiler dâhilinde erişilebilmelidir.

    17. Dokümanın değiştirilmemesini sağlamak için kilitleme imkânı sunulmalıdır. Kilitlenmiş bir dokümanın üzerindeki kilidi, yalnızca kilitleyen kullanıcı ya da yetkili bir sistem yöneticisi yapabilmelidir.

    18. EBYS, yetki dâhilinde bir dokümanın sistemden silinmesine olanak sağlamalıdır. Doküman silme işlemi mantıksal bir silme olarak gerçekleştirilmeli, silinmiş dokümanlar, gerektiğinde yetki dahilinde, geri yüklenebilmelidir.

    19. EBYS, doküman yönetim sistemine eklenen dokümanlar için seçilen kullanıcılara otomatik bilgilendirme olanağı sağlamalıdır.

    20. EBYS ile doküman yönetim sistemine eklenen dokümanlar için kullanıcı onayı istenebilmelidir.

    21. EBYS, doküman eklenmesi, değiştirilmesi, silinmesi, açılması, e-posta ile gönderilmesi gibi durumlarda, istenirse mesaj, elektronik posta gibi yöntemlerle istenilen kişilere bilgi verilmesini sağlamalıdır.

    22. EBYS'de, dokümanların kullanımına yönelik (görüntüleme, güncelleme, ekleme, sahiplenme, silme vb.) kullanıcı erişim günlükleri oluşturulmalıdır.

    23. İndirme veya yükleme yapmadan çevrimiçi (Online) olarak, Word / Excel / PowerPoint dosyalarını, oluşturmak, düzenlemek, kopyalamak, yapıştırmak ve kaydetmek mükün olmalıdır.

    24. Yetkilendirme bazlı Word / Excel belgesini bölgesel olarak düzenlemek veya engellemek mümkün olmalıdır.

    25. Veritabanından Word / Excel dosyalarının belirli yerlere veri atılabilmelidir.

    26. Word / Excel belgesi içerisindeki belirli alanlardan veritabanına veri aktarabilmelidir.

  1. YETKİLENDİRME

    1. Kullanıcıların erişebileceği menü ve işlemleri belirleyip kısıtlayan kullanıcı rollerinin Sistem yöneticisi tarafından tanımlanmasına olanak sağlamalıdır.

    2. EBYS menü yetkilendirmeleri için rol tabanlı bir mekanizma kullanmalıdır. Bir kullanıcı birden fazla role sahip olabilmelidir. Kullanıcı sahip olduğu rollerin birleşimi şeklinde yetkiye sahip olmalıdır.

    3. Sistemde, yönetim arabiriminden kolay bir şekilde kullanıcılar ve/veya gruplar oluşturulabilmelidir. Sistemde tanımlanan her bir kullanıcı için isteğe bağlı olarak kurum, e-posta adresi, ünvan v.b. gibi özellikler tanımlanabilmeli, üye olunan gruplar, yönetici ve diğer bilgiler, yönetici tarafından kullanım sırasında değiştirilebilmelidir.

    4. Kurumsal yetki yapısına uygun olarak yetki bölümü, yetki grubu tanımlama ve bu gruplara yetki seviyeleri atama (görme, ekleme, değiştirme, silme gibi) olanakları sağlamalıdır.

    5. Bir kullanıcı birden fazla yetki bölümü/grubuna dâhil olabilmelidir.

    6. Gruplar, kategoriler, klasörler hiyerarşik yapıda olmalı ve yetki tanımlamaları, kalıtım mantığı ile de çalışabilmelidir.

    7. Yetkilendirme her bir modül için ayrı ayrı ve detay yetki tanımlarına sahip olmalıdır.

    8. EBYS, kurumsal organizasyon yapısının tanımlanabileceği bir ortam içermelidir.

    9. Yetki devri (vekalet) yapılabilmelidir.

    10. Kullanıcıların dosyaların tutulduğu depolama alanına ulaşarak klasör ve dosya içeriğine ulaşmaları engellenmelidir. Erişim sadece sistem üzerinden yetkiler dâhilinde yapılabilmelidir.

    11. Bir kullanıcı tarafından herhangi bir doküman üzerinde düzenleme yapılırken, aynı dokümanın başka bir kullanıcı tarafından değiştirilmesi engellenmelidir.

    12. Active Directory Entegrasyonu olmalıdır.

  1. DIŞ SİSTEMLERLE ENTEGRASYON

    1. EBYS, SMTP sunucuları ile entegre çalışabilecektir.

    2. EBYS Faks Sunucuları ile uyumlu olarak gelen faksları alabilmelidir.

    3. EBYS diğer sistemlerle entegre olabilmesi için gerekli olan web servisleri ve APIleri barındırması gerekmektedir.

    4. Sunulan Web servisler ve API’ler dokümante edilmeli ve platformla birlikte sunulmalıdır.

    5. Kullanıcı doğrulaması Microsoft Active Directory üzerinden yapılabileceği gibi farklı bir uygulamanın kullanıcı tablosu kullanılabilmelidir.

  1. EBYS BAKIM VE YEDEKLEME

    1. EBYS yapı yedeklemenin otomatik olarak yapılacağı şekilde kurulacaktır.

    2. Doküman yönetim sistem için konfigürasyon ve tasarlanan sistem yedekleri ile sistemde yer alan doküman yedekleri ayrı ayrı otomatik olarak sistem tarafından yedekleme ortamına alınabilmelidİr. Böylece konfigürasyon ve tasarım ile ilgili bir geri dönüş olması halinde tüm dokümanlarda geri dönmek zorunda kalınmayacaktır.

    3. EBYS içerisinde yazılımsal bir problem oluşması durumunda, geri kazanım ve log alma/geri yükleme özelliklerinin, doğabilecek kesintileri en aza indirecek düzeyde olması gerekmektedir.

    4. EBYS; MS-Office uygulamalarıyla entegre çalışabilmelidir. MS-Office uygulamaları içerisinden doğrudan sisteme doküman kazandırma işlemi yapılabilmelidir.

    5. Bu entegrasyon kapsamında, MS Office uygulamaları içine eklenecek eklenti (plug-in) aracılığı ile kullanıcı Office uygulaması içinden sistemdeki kayıt ve belgelere erişebilecek, yeni kayıt ve belge girişi gerçekleştirebilecektir. Plug-In kurulumu web üzerinden başlatılabilecektir.

    6. Office döküğmanları ayrıca EBYS içerisinden oluşturulabilmelidir.

    7. MS-Office Outlook içerisinden bir e-posta sistem kazandırılırken ekli dosyalar ayrılarak sisteme kaydedilebilmelidir.

  1. PROJE KAPSAMINDA YÜKLENİCİ FİRMANIN SORUMLULUKLARI

    1. Firma projenin adaptasyonu için idare faaliyetlerini içeren ve tüm birimleri kapsayan detaylı sistem analizi yapacak ve evrak/iş akış süreçlerini planlamada idareye yardımcı olacaktır. En az 10 adet iş sürecini idare IT yetkilileri ile tasarlayıp çalıştıracaktır.

    2. Yüklenici yukarıdaki süreçleri de kapsayacak şekilde en geç bir 20 (yirmi), iş günü içerisinde yazılımın standart evrak akışlarını, tüm sistem testlerini ve deneme işlemlerini yapmış olacaktır.

    3. Firma tüm personel bilgilerini (ünvanlar, yetkiler ve yetki alanlarını vb) sisteme tanımlayacak ve gerekli rol bazlı erişim profillerini planlayarak sistem üzerinde tanımlayacaktır.

    4. Firma, Kurum içi birim/bölümler arasındaki iç yazışma evrak akışını teklif edilen platforma uyarlayacak ve bundan sonraki işleyişin bu sistem üzerinden yapılmasını sağlayacaktır.

    5. Firma, Kurum içi ve kurum dışı gelen - giden evrak sistemini teklif edilen platforma uyarlayacak ve bundan sonraki işleyişin bu sistem üzerinden kesintisiz yürütülmesi için tüm planlama, düzenleme, eğitim ve diğer işleyişleri sağlayacaktır.

    6. Firma, tüm sistemin yedekleme testlerini Bilgi İşlem personeli ile yapacaktır.

  1. GARANTİ, DESTEK VE YILLIK BAKIM

    1. Teklif edilen projedeki yazılımlarda, işletim sistemleri hariç projenin kesin kabul tarihinden itibaren en az 1 yıl ücretsiz servis ve bakım desteği verilecektir. Bu garanti, arızanın teşhisi için gerekli işgücü, yolluk gibi giderlerin yanında tamir ve test giderlerini de kapsayacaktır.

    2. Firma yazılımlara garanti süresi ve bakım/onarım hizmeti verdiği süre boyunca arızalara 8 (sekiz) saat içinde müdahale edecek ve firmanın yazılımından kaynaklanan sorunları, arızanın bildirimini takip eden 24 (yirmi dört) saat içinde arızayı giderecektir.

    3. Garanti ve bakım sürelerince kullanılan yazılımların/sistemlerin güncellemeleri ücretsiz sağlanacaktır.

    4. Garanti süresi içerisinde yeni çıkan versiyonlar ücretsiz sağlanmalıdır.

    5. Firma garanti süresi bitiminden sonra yıllık destek ve bakım/onarım hizmet prosedürlerini ve hizmet bedelini teklifinde belirtecektir.

    6. Garanti süresi projenin kesin kabul tarihi itibariyle başlar.

  1. EĞİTİM

    1. Firma, sistemi kullanacak personele sistem kullanımı ile ilgili gerekli olan eğitim ve dokümantasyonu (uygulamalı ve yazılı) sağlayacaktır. Personel eğitimleri her birime ayrı ayrı verilmek üzere birden fazla oturumlar halinde gerçekleştirilecektir. Firma, bu eğitimleri kurum ile ortaklaşa planlayacaktır. Eğitim programı için ayrı bir ücret talep edilmeyecektir.

    2. Firma, sistemi yönetecek olan Bilgi İşlem Merkezi Müdürlüğü personeline sistem yönetimi ve yazılımla ilgili gerekli olan eğitim ve dokümanı (uygulamalı ve yazılı) sağlayacaktır. Sistem ile ilgili eğitimler sistem üzerinde uygulamalı olarak verilecektir.

EBYS Yönergesi'nde Geçen Tanımlar

  • Arşiv Yöneticisi: EBYS ile elektronik olmayan belgelerin entegrasyonu ve yönetiminden sorumlu birimi,
  • Kurum: Müşteri kurumu ifade eder.
  • Barkod: Yeni oluşturulan ya da kaydı yapılan her evraka sistemin otomatik olarak verdiği sayıyı sembolize eden şekli,
  • Barkod okuyucusu: Evrakın barkodunu okuyarak sistem ekranı üzerine getiren cihazı,
  •  Belge: Bir olay, olgu, görüş, iş, emir ve yeni bir hukuki durumu bildiren ıslak ya da elektronik imzalı evrakı,
  • Birim Evrak: Başında imza yetkisine sahip bir birim amirinin bulunduğu her bir hizmet birimine ait iç evrak birimini,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki resmî yazışma ve evrak sisteminde kullanılan, Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
  • Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,
  • Elektronik Belge Yöneticisi: EBYS içeresindeki belge yönetimi fonksiyonlarını yerine getiren birimi,            
  • Elektronik Belge Yönetimi: Elektronik belge yönetimi, kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların ilişik, format ve ilişkisel özelliklerini korumayı ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmeyi,
  • Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,
  • Genel Evrak: Bakanlığın diğer bakanlık veya kurumlarla evrak akışım sağlayan evrak birimini,
  • Güvenli Elektronik İmza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
  • Islak İmza: Kağıt evrak üzerine el ile atılan imzayı,
  • İmza: Bir evrakı onaylamaya veya işlemi tesise yetkili olanlarca atılan imzayı,
  • İmza Sahibi: Elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi,
  • Kullanıcı Yetkilendirme Yetkilisi (KYY): İlgili birim amiri tarafından görevlendirilen ve Başkanlıkça EBYS’ye tanımlanan; birimlerdeki kullanıcıları EBYS’ye tanımlamakla, yetkilendirmekle ve birimindeki gerekli güncellemeleri yapmakla yetkili ve görevli olan kullanıcıyı,
  • Misafir Kullanıcı: Kurum personeli olmayan ancak belirli bir süre aralığında kurunda görevli olan kullanıcıların EBYS’de belirlenen kullanıcı çeşidini,
  • Mobil İmza: Cep telefonu, tablet bilgisayar gibi taşınabilir elektronik aletlerde ve bir GSM şebekesi üzerinden kullanılmak üzere geliştirilen elektronik imzayı,
  • Muhatap Birim: Bir belgenin gönderileceği birimi,
  • Paraf: Bir evrakı hazırlayan veya hazırlanmasında katkısı olanların isim ve soy isimlerinin baş harflerinden oluşan kısa imzayı,
  • Sanal Kullanıcı: Bir kullanıcının aynı anda birden fazla görev yeri bulunması halinde KYY tarafından o kullanıcı için sonradan verilen her görev yeri için EBYS’de belirlenen kullanıcı çeşidini,
  • Sistem Yöneticisi: EBYS üzerindeki en yetkili kullanıcıyı,
  • Standart Dosya Planı: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce hazırlanan ve resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren numara sistemini,
  • Taslak: Bir evrakın, hukukî olarak bir sonuç doğuracak aşamaya gelmeden önceki halini,
  • Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı,

 

ifade eder.

İlişkili Makaleler