ÇÖZÜM ARŞİVLER UYGUNLUK RAPOR

1.   Arşiv personelinin çalışma mahalleri ile bürolar

a. Arşiv depoları ile çalışma mahalleri birbirine yakın ve irtibatlı olmalıdır.

b. Orjinal dokümanda

c.  Orjinal dokümanda

d. Arşiv binalarında yeterli büyüklükte giriş holü ve bu mekân içerisinde herkese açık olmayan mekânlarda çalışan personel için ziyaretçi kabul salonu bulunmalıdır.

 

8.   Arşiv malzemelerinin korunması ile ilgili kurallar

a.   Arşivin duvar, döşeme, kapılar vb. yangına dayanıklı malzeme ile yapılmalıdır.

b.   Arşiv binasında TS 622’ye uygun yıldırımlık (paratoner) tesis edilmelidir.

c.    Orjinal dokümanda

d.   Orjinal dokümanda

e.   Orjinal dokümanda

f.     Arşiv binasının her katında ayrı bir elektrik şarteli bulunmalı; ayrıca merkezî bir şartel kumanda merkezi kurulmalıdır.

g.   Herkesin girebileceği yerlerle çalışma mahalleri birbirinden tecrit edilmeli, bu bölümler arasındaki geçişleri kontrol altına alacak teknik donanım sağlanmalıdır.

h.   Arşiv belgelerinin kaybolması, yok olması ve tahrip olmasına karşı alınacak en önemli tedbir çağdaş metotlarla ikinci nüshalarını oluşturarak, sayısal ortamlarda muhafaza edilmelidir.

i.      Arşiv binaları ile varsa lojmanlar birbirinden tecrit edilmelidir.

9.   ÇALIŞAN PERSONEL İLE İLGİLİ KURALLAR

a.   Arşivci (Arşivist), üniversitelerin ilgili bölümlerinden (Arşivcilik, Kütüphanecilik, Bilgi ve Belge Yönetimi,) mezun olmalıdır.

b.   Orjinal dokümanda

c.    Orjinal dokümanda

d.   Arşiv çalışanlarının görev, yetki ve sorumlulukları belirlenmiş ve ilgililere tebliğ edilmiş olmalıdır.

10.   Elektronik Belge Yönetim Sistemi Yazılım özellikleri.

TSE 13298 (EBYS Elektronik Belge Yönetim sistemi) standardı kapsamında evrakların arşivlenmesi, taranması, saklanması, OCR dan geçirme için TSE 13298 standardı olan uyun yazılımın seçilmesi.

Yazılım özellikleri Ek1 de verilmiştir.

11.   Sistem Odası Özellikleri

Omurga Anahtarı, sunucular, harici disk birimleri, izleme bilgisayarları ve izleme monitörleri gibi cihazlar sistem odası merkezinde olacaktır.. Orjinal dokümanda…

a.   STORAGE

Bu maddede tanımlanan ve yüklenici tarafından temin edilecek tüm donanımlar ve yazılımlar İdarenin istediği şekilde ve konfigürasyonda çalışır halde teslim edilecektir.

1.         Depolama sisteminin mimarisi SAS-to-SAS (6Gbps) olmalıdır.

2.         Orjinal dokümanda…

3.         Orjinal dokümanda…

4.         Depolama sistemi ile birlikte en az 2 Adet 2TB Enterprise Sas disk yedek olarak verilmelidir.

5.         Depolama sistemi en az 2 yıl garantili olmalıdır.

b.   SUNUCU

1.         Sunucu Sistemi işlemcisi 2 adet ve Intel® Xeon® Processor E5620 (2.40 GHz, 12MB L3 Cache, 80W, DDR3-1066, HT, Turbo 1/1/2/2) olacaktır

2.         Orjinal dokümanda…

3.         Sistem üzerinde 64bit server işletim sistemi olmalıdır

c.    UPS

20000 VA Trifaze Giriş / Monofaze Çıkış, On-Line Kesintisiz Güç Kaynağı

1.         Orjinal dokümanda…

d.   KABİNET

42U 800x1000 Dikili Tip Kabinet

Orjinal dokümanda…

12.   Bilgi Güvenliği kapsamında alınacak önlemler ve UTM cihazlarının belirlenmesi.

Tümleşik Güvenlik Sistemi kapsamında Dünya pazarının % 40 ve Türkiye Pazarının % 60 ına sahip olan Fortigate Güvenlik cihazlarından bir adet konulması ve Fortigate sertifikalı bir network uzmanı tarafından kurulumunun yapılması güvenlik dışardan içeri ve içerden dışarı çıkışların kontrolü açısından yeterlidir.

a.   Orjinal dokümanda…

13.    YÜKSELTİLMİŞ DÖŞEME :

a.   Yükseltilmiş antistatik ve topraklanmış döşeme olacak, ortalıkta kablo görülmeyecektir.

b.   Orjinal dokümanda…

14.   AYDINLATMA :

Operatörlerin gözünü yormayacak şekilde tasarım yapılacaktır.

15.   SOĞUTMA VE HAVALANDIRMA SİSTEMİ

a.   Orijinal Dökünalda……

b.   Kontrol merkezlerinde 24 saat süreyle personel bulundurulacağından, bu mekânın uygun bir klima cihazı ile havalandırma, soğutma ve ısıtmasının yapılması gereklidir.

c.    Orjinal dokümanda…

d.   Yüklenici cihazı idarece belirlenen yere monte ederek çalışır vaziyette idareye teslim edecektir.

16.       Arşiv İşleyiş Prosedürü

·      EK 2.

17.       Sonuç :

Dijital Arşiv Merkezi olarak düşünülen, Ankara ili Çankaya ilçesi 29098 Ada 3 Parsel de bulunan binanın konumu, vasıfları düşünüldüğünde, iyileştirilmesi gerekli maddeleri sağlandıktan sonra sağlıklı bir Arşiv binası haline gelecektir. Binanın Arşiv binası kullanımında herhangi bir sakınca yoktur.

         Orjinal dokümanda… 

 

EBYS Yönergesi'nde Geçen Tanımlar

  • Arşiv Yöneticisi: EBYS ile elektronik olmayan belgelerin entegrasyonu ve yönetiminden sorumlu birimi,
  • Kurum: Müşteri kurumu ifade eder.
  • Barkod: Yeni oluşturulan ya da kaydı yapılan her evraka sistemin otomatik olarak verdiği sayıyı sembolize eden şekli,
  • Barkod okuyucusu: Evrakın barkodunu okuyarak sistem ekranı üzerine getiren cihazı,
  •  Belge: Bir olay, olgu, görüş, iş, emir ve yeni bir hukuki durumu bildiren ıslak ya da elektronik imzalı evrakı,
  • Birim Evrak: Başında imza yetkisine sahip bir birim amirinin bulunduğu her bir hizmet birimine ait iç evrak birimini,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki resmî yazışma ve evrak sisteminde kullanılan, Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
  • Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,
  • Elektronik Belge Yöneticisi: EBYS içeresindeki belge yönetimi fonksiyonlarını yerine getiren birimi,            
  • Elektronik Belge Yönetimi: Elektronik belge yönetimi, kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların ilişik, format ve ilişkisel özelliklerini korumayı ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmeyi,
  • Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,
  • Genel Evrak: Bakanlığın diğer bakanlık veya kurumlarla evrak akışım sağlayan evrak birimini,
  • Güvenli Elektronik İmza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
  • Islak İmza: Kağıt evrak üzerine el ile atılan imzayı,
  • İmza: Bir evrakı onaylamaya veya işlemi tesise yetkili olanlarca atılan imzayı,
  • İmza Sahibi: Elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi,
  • Kullanıcı Yetkilendirme Yetkilisi (KYY): İlgili birim amiri tarafından görevlendirilen ve Başkanlıkça EBYS’ye tanımlanan; birimlerdeki kullanıcıları EBYS’ye tanımlamakla, yetkilendirmekle ve birimindeki gerekli güncellemeleri yapmakla yetkili ve görevli olan kullanıcıyı,
  • Misafir Kullanıcı: Kurum personeli olmayan ancak belirli bir süre aralığında kurunda görevli olan kullanıcıların EBYS’de belirlenen kullanıcı çeşidini,
  • Mobil İmza: Cep telefonu, tablet bilgisayar gibi taşınabilir elektronik aletlerde ve bir GSM şebekesi üzerinden kullanılmak üzere geliştirilen elektronik imzayı,
  • Muhatap Birim: Bir belgenin gönderileceği birimi,
  • Paraf: Bir evrakı hazırlayan veya hazırlanmasında katkısı olanların isim ve soy isimlerinin baş harflerinden oluşan kısa imzayı,
  • Sanal Kullanıcı: Bir kullanıcının aynı anda birden fazla görev yeri bulunması halinde KYY tarafından o kullanıcı için sonradan verilen her görev yeri için EBYS’de belirlenen kullanıcı çeşidini,
  • Sistem Yöneticisi: EBYS üzerindeki en yetkili kullanıcıyı,
  • Standart Dosya Planı: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce hazırlanan ve resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren numara sistemini,
  • Taslak: Bir evrakın, hukukî olarak bir sonuç doğuracak aşamaya gelmeden önceki halini,
  • Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı,

 

ifade eder.

İlişkili Makaleler