Kamu kurumları tarafından resmi yazışmaların hazırlanması ve muhatap kurumlara gönderilmesi hususlarını düzenleyen Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik güncellenmiş ve gelişen teknolojik imkanlar çerçevesinde yazışmaların kurumlar arasında elektronik ortamda iletilebilmesini sağlayacak şekilde yeniden düzenlenmiştir. Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı koordinasyonunda ilgili Başbakanlık birimleri ve diğer kamu kurumlarının katılımıyla oluşturulan çalışma grubu tarafından yönetmelik değişikliği hazırlanmış, diğer kurum ve kuruluşlar ile vatandaşların görüşüne sunulmuş, gelen görüşler doğrultusunda gerekli değişiklikler yapılmıştır. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile getirilen yenilikler aşağıdaki gibi iki temel başlık altında özetlenebilir:

  1. e-Yazışmanın Hayata Geçirilmesi Kurumlar tarafından geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) kapsamında;

    1. Resmi yazılar ve üst verilerinin aynı standartlar çerçevesinde oluşturulması sağlanmıştır.

    2. Resmi yazıların güvenli elektronik imza ile imzalanmasına ilişkin esaslar belirlenmiştir.

    3. Resmi yazıların kurumlar arasında elektronik ortamda gönderilmesi ve alınmasıyla ilgili temel esaslar belirlenmiş, konuya ilişkin teknik ayrıntıların e-Yazışma Rehberiyle düzenleneceği hükme bağlanmıştır.

    4. Resmi yazıların kurumlar arasında gönderilmesinde, Kayıtlı Elektronik Posta Sisteminin (KEP) kullanımı sağlanarak Tebligat Kanunu ve Türk Ticaret Kanununda belirtilen uygulamalar ile uyum sağlanmıştır.

    5. EBYS kullanan kurumlar tarafından kullanmayan kurumlara resmi yazıların çıktısının alınarak iletilmesi yerine KEP sistemi üzerinden gönderilmesi sağlanmış, bu amaçla EBYS kullanmayan kurumlara da KEP hesabı alma zorunluluğu getirilmiştir.

    6. Resmi yazıların “sayı” bölümünde yer alan ve yazının hazırlandığı kurumu/birimi gösteren Haberleşme Kodları kaldırılarak, elektronik arşivlerin oluşumuna imkan sağlayan tekil ve değişmez nitelikteki T.C. DETSİS Numaralarının kullanımı sağlanmıştır.

    7. Gizli nitelikteki yazılar, elektronik ortam yerine fiziksel ortamdan gönderilebilecektir.

  2. Fiziksel ortamdaki yazışmaları da kapsayan genel değişiklikler: • Resmi yazılarda “times new roman”nın yanı sıra “arial” yazı karakteri de kullanılabilecek, 12 punto yazı boyutu ise gerekli durumlarda 9 puntoya kadar düşürülebilecektir.

    1. Vatandaşların, dilekçelerini “arz ederim” ifadesiyle bitirmelerine ilişkin teamül kaldırılarak, “arz ederim” ifadesiyle bitirilmeyen dilekçelerin de işleme alınma zorunluluğu getirilmiştir.

    2. Vatandaşlara yazılan resmi yazıların, “rica ederim” ifadesiyle bitirilmesine ilişkin teamül kaldırılarak, “Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” veya “Bilgilerinize sunulur” gibi saygı içeren ifadelerle bitirilmesi sağlanmıştır.

    3. Bürokrasinin azaltılması amacıyla resmi yazılar, ilgili bakanlıklara gönderilmeksizin doğrudan bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilebilecektir.

    4. Dağıtımlı resmi yazıların muhatap bölümünde kurum adlarının ayrı ayrı yazılması yerine sadece “dağıtım yerlerine” ibaresi yazılabilecektir.

    5. Bu Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili olarak ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye ve gerektiğinde uygulamaya yönelik esasları belirlemede yetkili Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığıdır.

PARAFÇILARADA E-İMZA ALMALI MIYIM ? CEVAP HAYIR?

Hayır cevabından kasıt sadece MADDİ kazanç değildir. Detaylar için ÇözümEBYS den 3 günlük E-Yazışma DANIŞMANLIĞI alabilirsiniz.

Paraf MADDE 19-

(1) Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır (Örnek 18).

(2) Belgenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir.

(3) Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza ile atılır. Ancak parafı alınacak personelin güvenli elektronik imzasının bulunmaması ya da ilgili idare tarafından güvenli elektronik imza ile paraf atılmasına gerek görülmemesi hâlinde ilgilinin parafı yerine elektronik onayı alınır. Bu onaylar EBYS’nin günlük raporlarında (log) kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve ilgili mevzuatta belirtilen saklama planları çerçevesinde imha edilebilir. Ancak günlük raporların saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği Ektedir.

ÇözümEBYS  TSE EBYS Dış Denetim Uzmanları tarafından hazıranmıştır.

EBYS Yönergesi'nde Geçen Tanımlar

  • Arşiv Yöneticisi: EBYS ile elektronik olmayan belgelerin entegrasyonu ve yönetiminden sorumlu birimi,
  • Kurum: Müşteri kurumu ifade eder.
  • Barkod: Yeni oluşturulan ya da kaydı yapılan her evraka sistemin otomatik olarak verdiği sayıyı sembolize eden şekli,
  • Barkod okuyucusu: Evrakın barkodunu okuyarak sistem ekranı üzerine getiren cihazı,
  •  Belge: Bir olay, olgu, görüş, iş, emir ve yeni bir hukuki durumu bildiren ıslak ya da elektronik imzalı evrakı,
  • Birim Evrak: Başında imza yetkisine sahip bir birim amirinin bulunduğu her bir hizmet birimine ait iç evrak birimini,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki resmî yazışma ve evrak sisteminde kullanılan, Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
  • Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,
  • Elektronik Belge Yöneticisi: EBYS içeresindeki belge yönetimi fonksiyonlarını yerine getiren birimi,            
  • Elektronik Belge Yönetimi: Elektronik belge yönetimi, kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların ilişik, format ve ilişkisel özelliklerini korumayı ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmeyi,
  • Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,
  • Genel Evrak: Bakanlığın diğer bakanlık veya kurumlarla evrak akışım sağlayan evrak birimini,
  • Güvenli Elektronik İmza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
  • Islak İmza: Kağıt evrak üzerine el ile atılan imzayı,
  • İmza: Bir evrakı onaylamaya veya işlemi tesise yetkili olanlarca atılan imzayı,
  • İmza Sahibi: Elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi,
  • Kullanıcı Yetkilendirme Yetkilisi (KYY): İlgili birim amiri tarafından görevlendirilen ve Başkanlıkça EBYS’ye tanımlanan; birimlerdeki kullanıcıları EBYS’ye tanımlamakla, yetkilendirmekle ve birimindeki gerekli güncellemeleri yapmakla yetkili ve görevli olan kullanıcıyı,
  • Misafir Kullanıcı: Kurum personeli olmayan ancak belirli bir süre aralığında kurunda görevli olan kullanıcıların EBYS’de belirlenen kullanıcı çeşidini,
  • Mobil İmza: Cep telefonu, tablet bilgisayar gibi taşınabilir elektronik aletlerde ve bir GSM şebekesi üzerinden kullanılmak üzere geliştirilen elektronik imzayı,
  • Muhatap Birim: Bir belgenin gönderileceği birimi,
  • Paraf: Bir evrakı hazırlayan veya hazırlanmasında katkısı olanların isim ve soy isimlerinin baş harflerinden oluşan kısa imzayı,
  • Sanal Kullanıcı: Bir kullanıcının aynı anda birden fazla görev yeri bulunması halinde KYY tarafından o kullanıcı için sonradan verilen her görev yeri için EBYS’de belirlenen kullanıcı çeşidini,
  • Sistem Yöneticisi: EBYS üzerindeki en yetkili kullanıcıyı,
  • Standart Dosya Planı: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce hazırlanan ve resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren numara sistemini,
  • Taslak: Bir evrakın, hukukî olarak bir sonuç doğuracak aşamaya gelmeden önceki halini,
  • Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı,

 

ifade eder.

İlişkili Makaleler