ÇözümEBYS  ARŞİVLEME HİZMETLERİNİN ETKİNLİKLERİ


ÇözümEBYS Arşivleme Hizmetleri, Hayati Bilgi, Bilgisayar Medyası, Dokümantasyon Yönetimi ve Saklanması konusunda hizmet veren bir kuruluş niteliği taşımaktadır.

ÇözümEBYS Arşivleme Hizmetleri, hizmete başlatma sürecinde Evrak depolama işi yapan TSE 13298 EBYS Elektronik Belge Yönetim Sertifikası alabilmiş tek firmadır. Hizmet Yeri Yeterlilik Belgesi, ISO 9001 Kalite ve hizmetleri ile ilgili tüm sertifikasyonları almış ve  ISO 27001 Bilgi Güvenliği ve ISO 28000 Tedarik Zinciri Standartlarına uygunluğu açısından bu belgeleri alma süreçlerini başlatmıştır.


YATIRIM ETKİNLİKLERİ


ÇözümEBYS Arşivleme Hizmetleri, "Doküman Arşivleme ve Yönetimi" ne yönelik sektörel yatırımını EDS Evrak depolama sistemleri ile güç birliği yaparak tamamlamıştır.



 Arşivleme Deposunda Olması Gereken Özellikler

  • Oluşturulacak arşiv deposunun iç mimari projesi, deponun kullanım amacı ve sektörel açıdan stratejik değerleri dikkate alınarak dizayn edilip planlanmalıdır.
  • Yangın Dolapları ve Sprinkerler "Kuru Sistemli" yangın söndürme sistemi olmalıdır.
  • Yangın Pompaları( Otomatik Çalıştırılmalı - Otomatik Stoplu - Haftalık Otomatik Test Programlı -Sesli + Işıklı Alarmlı Yangın Hidrofor Grubu)
  • Dokümanların sağlıklı koşullarda korunması amacı ile iklimlendirme ve ilaçlama gibi periyodik tedbirlerini sürekli denetlenmesi yapılmalıdır.
  • Deponun "Yangın Güvenlik" sistemi de bu planlama esnasında; gerek tüm dünyada kabul gören NFPA (National Fire Protection Association), gerekse ülkemizde uygulanan 2002/4390 sayılı Yangın Yönetmeliği dikkate alınarak oluşturulmalıdır.
  • Olası sabotajlar da göz önünde bulundurularak alınan önlemler yeterince yerine getirilmelidir.
  • Arşivleme alanlarının iç ve dış ünitelerinin kullanım prosedürleri oluşturulmalıdır.

Deponun, yatırımın inşaat ve montaj işleri esnasında ISO 9001 - 27001 - 28000 standart belgelerinin alınmasında ve sigortalama ile ilgili şirketlerinde çeşitli tetkik ve denetimlere tabi tutulmalıdır.

Bir tesiste yer alması gerekli sistemler, teknik özellikleri, alınmış olan sertifikalar ve yapılan periyodik bakım ve test neticeleri ve yönetimce oluşturulan otokontrol organizasyonu ile sürekli olarak denetlenmelidir. Ayrıca Outsource Arşivleme sektörüne örnek teşkil etmelidir.



OUTSOURCE ARŞİVLEME HİZMETLERİNİN KURUMLARA SAĞLADIĞI YARARLAR

  • Firmalar sadece kendi faaliyet alanları ile meşgul olurlar.
  • Risk paylaşımı ile müşteriler kendilerini daha rahat hissederler.
  • Bilgi ve Belge Yönetimine ayrılacak süre diğer alanlara kayar.
  • Firmaların kendi imkânları ile oluşturamayacağı bir hizmeti almalarını sağlarlar.


 Outsource Arşivleme Hizmetlerinin Çıkış Noktası ve Vaatleri


Outsource arşivleme son yıllarda ülkemizde de sıkça karşılaştığımız bir kavramdır. Ülkemizde yeni ama dünya piyasalarında oturmuş bir bilgi (evrak, dijital veri vs.) saklama hizmetidir. Outsource Arşivleme hizmeti veren firmalar dünyanın birçok ülkesinde binlerce şirkete, kendi imkânları ile ulaşamayacağı arşivleme hizmetini daha ucuz veya aynı maliyetle sunarlar.


Outsource arşivleme hizmeti veren firmayla çalışmak, maliyetleri düşüreceğinden dolayı hizmeti alan müşterilere rekabet ve karlılık avantajı sunduğundan ihtiyaç haline gelmiştir. Global vizyona sahip şirketler, enformatik birikim ve uzmanlık alanlarından faydalanmak için Outsource hizmeti veren firmaları stratejik ortak olarak görmektedirler. Şöyle ki uzmanlık isteyen ve maliyet düşürmeye yönelik hizmetler veren şirketler, müşterilerine ana üretim unsurlarına daha fazla odaklanma imkanı sunduklarından, başarıya yardımcı olurlar.


Bilgi ve Evrak Muhafazasında Daha İyi Ortamlar Oluşturmak

Şirketlerin ürettikleri birçok evrakı yasal, ve enformasyon değerlerinden dolayı saklama zorunlulukları vardır. Ülkemizde bu değerler genelde 10 yıldır, fakat şirket yetkililerinin kuruma olan sorumluluklarından dolayı bu süre genellikle 2 katına çıkmaktadır. Bu uzun süre zarfında hayati bilgi içeren enformasyon kaynaklarını yangın, su basması ve rutubetten korumak için harcanan maliyetleri düşürdüklerinden dolayı Outsource arşivleme hizmeti veren firmalar tercih nedenidir.


İstenilen Raporlamayı Sorunsuzca Elde Etmek.

Müşteri kurumlar kendi evrak sirkülâsyonunu takip edebildiklerinden dolayı evrakların nerde ve kimde olduğu sorunu, risk faktörü olmaktan çıkmıştır. Ayrıca müşteriler, departmanlarının, servislerinin ve çalışanlarının da evrak hareketleri raporlanabildiğinden arşivlerini kontrol ve takip edebilirler.


Etkin Güvenlik Önlemleri

Müşteri kurumlar, arşivleri için maliyeti yüksek olan güvenlik sistemlerinden kaçınırlar ama hayati bilgi taşıyan evraklarını da en iyi şekilde muhafaza etmek isterler. Bu nedenle Outsource arşivleme hizmeti veren kuruluşlar daha uygun maliyetlere bu hizmetleri müşterilerine sunarlar.


Personelden Kaynaklanan Maliyet

Outsource arşivleme hizmeti alan kurumlar evrak saklama ve geri getirimi işleri ile ilgili personel istihdamından ve buna bağlı giderlerden tasarruf ederler.


Güncelliği Takip Etmek ve Gelişen Teknolojileri Kullanabilmek

Güncelliğin takip edilmesi ve gelişen teknolojilerden faydalanmak maliyeti arttırmaktadır. Fakat özel ihtiyaçlara yönelik hizmetler sağlayan şirketler, bu türden yatırımları tüm hizmet verdiği müşterilerine yansıttıklarından maliyeti düşürürler. Müşterilerin kendi imkânları ile elde edemeyecekleri teknolojiyi müşterilere sunarlar.


Risk Paylaşımı

Personelden kaynaklanacak tüm riskler yüklenici firmaya devir edildiğinden dolayı müşteri firmalar personel yükü ve sorumluluğundan kurtulmuş olacaklardır. Özellikle yöneticiler bu tür hizmetler sayesinde bazı risklerini başka firmalara yükleyerek kendilerini psikolojik olarak daha rahat hissedeceklerdir.

EBYS Yönergesi'nde Geçen Tanımlar

  • Arşiv Yöneticisi: EBYS ile elektronik olmayan belgelerin entegrasyonu ve yönetiminden sorumlu birimi,
  • Kurum: Müşteri kurumu ifade eder.
  • Barkod: Yeni oluşturulan ya da kaydı yapılan her evraka sistemin otomatik olarak verdiği sayıyı sembolize eden şekli,
  • Barkod okuyucusu: Evrakın barkodunu okuyarak sistem ekranı üzerine getiren cihazı,
  •  Belge: Bir olay, olgu, görüş, iş, emir ve yeni bir hukuki durumu bildiren ıslak ya da elektronik imzalı evrakı,
  • Birim Evrak: Başında imza yetkisine sahip bir birim amirinin bulunduğu her bir hizmet birimine ait iç evrak birimini,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki resmî yazışma ve evrak sisteminde kullanılan, Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
  • Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,
  • Elektronik Belge Yöneticisi: EBYS içeresindeki belge yönetimi fonksiyonlarını yerine getiren birimi,            
  • Elektronik Belge Yönetimi: Elektronik belge yönetimi, kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların ilişik, format ve ilişkisel özelliklerini korumayı ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmeyi,
  • Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,
  • Genel Evrak: Bakanlığın diğer bakanlık veya kurumlarla evrak akışım sağlayan evrak birimini,
  • Güvenli Elektronik İmza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
  • Islak İmza: Kağıt evrak üzerine el ile atılan imzayı,
  • İmza: Bir evrakı onaylamaya veya işlemi tesise yetkili olanlarca atılan imzayı,
  • İmza Sahibi: Elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi,
  • Kullanıcı Yetkilendirme Yetkilisi (KYY): İlgili birim amiri tarafından görevlendirilen ve Başkanlıkça EBYS’ye tanımlanan; birimlerdeki kullanıcıları EBYS’ye tanımlamakla, yetkilendirmekle ve birimindeki gerekli güncellemeleri yapmakla yetkili ve görevli olan kullanıcıyı,
  • Misafir Kullanıcı: Kurum personeli olmayan ancak belirli bir süre aralığında kurunda görevli olan kullanıcıların EBYS’de belirlenen kullanıcı çeşidini,
  • Mobil İmza: Cep telefonu, tablet bilgisayar gibi taşınabilir elektronik aletlerde ve bir GSM şebekesi üzerinden kullanılmak üzere geliştirilen elektronik imzayı,
  • Muhatap Birim: Bir belgenin gönderileceği birimi,
  • Paraf: Bir evrakı hazırlayan veya hazırlanmasında katkısı olanların isim ve soy isimlerinin baş harflerinden oluşan kısa imzayı,
  • Sanal Kullanıcı: Bir kullanıcının aynı anda birden fazla görev yeri bulunması halinde KYY tarafından o kullanıcı için sonradan verilen her görev yeri için EBYS’de belirlenen kullanıcı çeşidini,
  • Sistem Yöneticisi: EBYS üzerindeki en yetkili kullanıcıyı,
  • Standart Dosya Planı: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce hazırlanan ve resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren numara sistemini,
  • Taslak: Bir evrakın, hukukî olarak bir sonuç doğuracak aşamaya gelmeden önceki halini,
  • Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı,

 

ifade eder.

İlişkili Makaleler