Firmamız, EBYS’ye geçiş sürecinde kurumun Standart Dosya Planlanın (SDP) düzenlenmesi zaruri bir gereksinimdir. Firmamız hem müşterilerine dosya planının SDP’ye göre düzenlenmesi hem de EBYS danışmanlığı hizmeti sunmaktadır.

Standart Dosya Planı Çalışması

Dosya planlarının, kurumların faaliyeti sonucunda oluşan belgelerin bilimsel metotlar ışığında sınıflandırılması sonucu oluşan sistemler olduğu bilinmektedir. Dosya planının iyi işlemesini sağlayan olgu ise dosyalamadır. Dosyalamayı, bir fonksiyon kapsamında oluşan belgeleri aralarında organik bağ kurarak bir bütünlük içerisinde muhafaza etmek olarak tanımlayabiliriz. Bu tanımdan hareketle dosya planlarının kurum fonksiyonları neticesinde şekilleneceğini anlamaktayız. SDP, aynı fonksiyon kapsamında oluşan belgelerin aynı dosya koduna sahip olmasını ve tüm kurumlarda bu dosya kodunun geçerli kılınmasını amaçlamaktadır. Esas olarak amaçlanan, belgelere istenilen şekil ve zaman içerisinde erişmektir

İş Analizinin Yapılması

Dosya planının SDP’ye göre düzenlenmesi sürecinde firmamızın Kurumunuz fonksiyonlarının anali etmesi gerekmektedir. Bu amaçla uzman ekibimiz tarafından iş analizleri yapılacaktır. Bu analiz sonucunda, Kurumda üretilen evrakların hangi yönetmelik ve prosedüre dayanarak hazırladığı belirlenmiş olacaktır. Bu analizin kurumun büyüklüğüne göre farklılık arz etmektedir. Orta büyüklükte bir kurum için 10 iş günü sürmesi tahmin edilmektedir.

Birimlerde Standart Dosya Planı Çalışmasının Gerçekleştirilmesi

İş analizinin yapılması sonrasında firmamız tarafından Kurumun faaliyetleri neticesinde birim birim fonksiyon envanter çalışması yapılarak, Kurumun iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin hangi dosya koduna sahip olacağı, yani hangi kimlik numarası altında kodlanacağı ne kadar süre ile saklanacağı ve ne zaman imha edileceği belirlenecektir. Belgeler konu ve vaka dosyasına ait olup olmamalarına göre bir tasnife tabi tutulacaktır. Bu işlemlerin orta büyüklükte bir kurum için 20 iş günü sürmesi tahmin edilmektedir 

Birimlerde Standart Dosya Planı Eğitiminin Gerçekleştirilmesi

SDP çalışmasının gerçekleştirilmesinden sonra, SDP’nin nasıl bir yapıya sahip olduğu, nasıl geliştirilebileceği hususunda çalışanlara eğitimler verilecektir. Genel Müdürlük birimlerinde verilecek bu eğitimlerin 1 hafta planlanması uygundur.

SDP, elektronik belge yönetim sistemlerine sağlıklı geçişin temel taşlarından biridir. SDP’yi başarıyla uygulayan kurumlar belgeye erişimde yaşanan sorunları minimize ederek, neyin saklanıp neyin saklanmaması gerektiği konusunda net bir fikir sahip olmaları sonucunda zaman ve emeği verimli kullanarak etkinliklerini artırmışlardır.

İlişkili Makaleler