Türk Kütüphaneciliği. III, 1 (Winter 1989): 36-47.
Arsivcilik Egitimi
Bekir Kemal Ataman[*]

Arşivcilerin eğitimi nasıl olmalıdır? Bu soruya cevap verebilmek herseyden önce "arşiv" dendiğinde ne anlaşıldığının ve arşivlerden ne tür bir fayda beklendiginin tanimlanmasina baglidir. Nedir arsiv ve arsivlerden ne tür bir fayda umulur? Asagi yukari Birinci Dünya Savasi’na kadar arsiv dendiginde akla gelen sey tarihin bir yan kolu olduguydu. Bu yüzden, bu döneme kadarki arsivcilik egitim programlari da, hangi biçim altinda olursa olsun tarih egitiminin ileri düzeydeki bir bölümü olarak kendilerini gösterirlerdi. Modern arsivlerin nicelik olarak artisi ve nitelik olarak karmasiklasmasinin getirdigi sorunlarin ardindan, bu bilim kolu içinde yeni ve özel bir meslek türedi: Evrak idareciligi. Yüzyilin ortalarindan itibaren ise enformasyon bilimi diye bir kavram, kütüphanecilik, dökümantasyon ve tüm iletisim ortamlarinin gelisimiyle birlikte yavas yavas yerlesmeye basladi. [1]

Bu gelismelere paralel olarak arsivciligin aldigi tanimlar da degisti. Arsivcilik artik tarihin bir kolu olarak görülmekten çikip, "tarih ve niteligi ne olursa olsun, bireyler veya (özel veya kamuya ait) tüzel kisilikler tarafindan, kendi varolus amaçlari dogrultusunda ve kendi fonksiyonlarinin yerine getirilebilmesi için toplanan (üretilen veya teslim alinan), ve öncelikle delil olarak ve idari amaçlar için, daha sonra da tasidiklari genel enformasyon degerleri için saklanan belgeler bütünü" [2] olarak tanimlanmaya basladi.

Özellikle son on yil içinde enformasyon biliminin giderek daha büyük bir önem kazanmasina paralel olarak, bu bilim dali kapsami içinde arsivciligin de adinin anilmasiyla beraber, arsivciler enformasyon idarecileri olarak görülmeye ve arsivler "devlet dairelerinin ve is dünyasinin evrak ve dosyalarini düzenlemekten sorumlu fonksiyonel bir hizmet birimi" [3] olarak tanimlanmaya basladi. Arsivciler artik büro içinde üretilen evraklari düzenleyen ve gözden geçiren bir organ olmanin yanisira idari hizmet birimleri içinde enformasyon hizmetini yürüten bir organdilar. [4] Arsivler ise örgütlenme bünyesi içinde üretilen bir enformasyon ortami olarak görülüyordu. Bu enformasyon ortaminin idaresi bu konuda uzmanlasmis bir birime birakilmisti ve bu görevle beraber yüklenen sorumluluk, malzemenin saklanmasi ve üzerinde kayitli bulunan bilginin sonuna dek degerlendirilerek kullanima sunulmasiydi. [5]

Bütün bu gelismelerin ardindaki temel faktör, gerek kamu gerekse özel kesimde, yapilan yatirimdan dogrudan dogruya ekonomik bir fayda beklenmesi yolundaki gelisimin toplumun tüm katmanlarina yayilmis olmasiydi. Arsivcilerden de artik soyut bir "kültür mirasini koruma" yerine ekonomiye gözle görülür katkilarda bulunmalari bekleniyordu. Dolayisiyla, bu görüsün hakimiyeti altindaki günümüz dünyasinda arsivciler yaptiklari isin hakkini vermek , harcadiklari paranin karsiligini ödemek durumundalar. "BILGI GÜÇTÜR" sloganiyla belirlenen enformasyon dünyasi içinde arsivcilerin rolü artik hizmet sirasinda üretilen bilgiyi en rasyonel biçinde saklamak ve bu bilgiye en süratli, etkin ve verimli erisimi saglamaktir. Bu yüzden, "günümüzdeki hükümetlerle arsivciler arasinda eskiden mevcut olan baglarin yenilenmesi gerekir. Para yatirdigi yerden bir karsilik bekleyen modern toplumun baskilari da bunu desteklemektedir. Bu sahadaki yatirimlara karsilik arsivciler de enformasyon idarecileri arasinda yer alarak borçlarini öderler" [6]

Arsivcilik Egitimi Nasil Olmalidir

Bu bilgiler isiginda arsivcilik egitimi de yeni bir gözle görülmelidir. "Ister eski isterse yeni olsun, bugün dünyanin her ülkesinde günümüz endüstriyel medeniyetlerinin ürettigi ve bugün arsiv depolarinda saklanmakta olan evrak miktari, tarihin önceki bütün dönemlerinde üretilmis olanlari asmaktadir" [7] "Bu modern evraklarin beraberinde getirdigi ve gün geçtikçe artan sorunlarin miktar ve çesitliligi dünyanin bütün ülkelerinde belirli bir benzerlik gösterdiginden, arsivcilik egitiminde bu sorunlarin çözümüne yönelik metod ve tekniklere giderek daha fazla önem verilmesi gerekmektedir. Egitim programlari da tek tek ülkelerin özel ihtiyaçlarina uygun olarak adapte edilen bu metod ve teknikleri yansitmak üzere gözden geçirilerek gereken düzeltmeler yapilmalidir. Daha eski evraklarla ilgilenmek üzere yardimci tarihi hizmet birimlerinde çalisacak profesyonel personel egitim ihtiyaci da göz önünde bulundurulmakla beraber, dünyanin bütün ülkelerinde arsivcilerin modern enformasyon sorunlarinin üstesinden gelmek üzere gereken bilgilerle donatilmasi gerekmektedir." [8]

UNESCO Genel Enformasyon Programi ile Evrak ve Arsiv Idaresi Programi’nin (GIP-RAMP) bu dogrultuda yaptigi önerilere ve—dogal olarak—bu alanda gündeme gelmis bulunan ihtiyaçlara paralel olarak, dünyanin birçok yerinde arsivcilik egitim programlarinda degisiklikler yapilarak, yeni ülkelerde enformasyon birimlerine dayali bir egitime yönelinmis, evraklari daha eski tarihlere uzanan ve dolayisiyla tarihle ilgili disiplinlerin geleneksel bir gurura sahip oldugu eski ülkelerde ise egitimin agirlik noktasi çagdas arsivlere kaydirilarak enformasyon bilimlerinin teknikleriyle bir uzlasma saglanmistir [9]

Burada alti çizilen görüs "modern arsiv egitiminin gayesinin tarih bilimlerinin yönetim çalismasini destekledigi bir senteze ulasmak" [10] oldugudur. Bu dogrultuda tarihi arsivciligin de amaçlari "arastirma gereçlerini çogaltarak ve yönetime hizmet vererek ulusal kalkinmaya yardimci olmak" seklinde tanimlanmakta ve arsiv hizmetlerinin gözle görülür biçimde yararli olmasi gerektigi vurgulanarak ulusal kalkinmaya katkilari açisindan degerlendirilmesi gerektigi öne sürülmektedir. [11]

Bu durumda "modern ihtiyaçlarin karsilanmasi için modern arastirma alanlarinda ve tarihsel disiplinlerden ziyade diger bilim dallarinda arastirma yapilmasi gerekir" [12] UNESCO’nun arsivcilik egitiminin standardizasyonu için yaptigi toplantilarda "kullanici hizmetlerinin temel bir kategori olarak (arsivcilik egitim programlarina) eklenmesi ve isletmecilik bilimlerine daha fazla agirlik verilmesi gerektigi üzerinde fikir birligine varilmistir." [13] Bu, arsivcilerin hem akademisyen, hem idareci, hem de örgütleyici fonksiyonlarini bir arada tasiyan kisiler olmasindan [14] kaynaklanmaktadir. Dolayisiyla arsivcilik egitimnde "tarihi metodoloji ve tarihi yardimci bilimler alanindaki eski disiplinlerin hakimiyeti dogrultusunda gelen baskilara karsi konulmasi gerektigi" [15] vurgulanarak, isletmecilik dünyasinin en önemli silahi olan "enformasyon disiplinleriyle ilgili bilgi ve yeteneklerin kazandirilmasina yönelik konulara yer verilmesi önerilmektedir." [16] Bu disiplinler de karsilik olarak arsiv ve evrak idaresine uygulanmak üzere adapte edilen prensip ve metodlardan faydalanacaktir. Bu, özellikle isletme, restorasyon, reprografi, otomasyon teknikleri uygulamasi ile fotograf, film, ses bantlari ve yalnizca makineler araciligiyla okunabilen evraklar gibi yeni ortamlarin getirdigi sorunlarin çözümü için geçerlidir. Bu baglamda dikkate deger diger konular arasinda ise depolama imkan ve cihazlari, güvenlik, sergileme, tasnif ve kataloglama ile kullanici odakli egitim hizmetleri yer almaktadir." [17]

Arsivcilerin akademisyen olarak ve bundan daha çok hizmet vermesi gereken akademisyen ve profesyonel personelin çalistigi alanlari tanimak amaciyla ilgilenmesi gereken diger konular arasinda ise tüm beseri, sosyal ve hukuki bilimle—cografya, ekonomi, sosyoloji, antropoloji, etnoloji, demografi, vb.—sayilmaktadir. [18]

Bu durumda arsivcilerin ilgi alanlari içine giren konularin çesitliligi ve arsivcilik egitim içinde yer almasi gereken konularin fazlaligi açik bir sekilde ortaya çikmaktadir. Elbetteki yeryüzünün hiç bir yerinde bu konularin tamamini kapsayan bir egitim programi yoktur. Bu nedenle "Bati Avrupa’da arsiv ögrencilerinin edebiyat dallarindan birinden veya tarihten mezun olmalari istenir. Bununla birlikte, arsiv okullarina fen ya da toplum-bilim dallarindan mezun en az birkaç ögrenci alma konusunda da güçlü nedenler vardir. Son yillarda arsivcilik daha teknik bir is olmus, ayrica bilimsel kurumlarin arsiv sistemleriyle de ilgilenmeleri konusunda giderek artan bir ihtiyaç ortaya çikmistir." [19]

Ancak, gerek Avrupa’da, gerekse dünyanin diger ülkelerindeki egitim sistemlerine bakildiginda, ortada standart olarak ele alinacilecek hiçbir veri olmadigi görülür. Kimi ülkelerde egitim arsivler tarafindan yürütülürken kimi ülkelerde bu is okullara birakilmistir. Egitimin okullar tarafindan yürütüldügü ülkelerde kimi okullar dogrudan dogruya lise mezunu ögrencileri alarak ön-lisans veya lisans düzeyinde egitim verirken, kimi okullar yukarida belirttigimiz gibi üniversite mezunlarini alarak yüksek lisans egitim vermekte, kimi yerde ise bu egitimin seviyesi doktora düzeyine çikmaktadir.

Egitim verilen toplam süre 200 ila 1200 saat arasinda genis bir yelpazeye yayilmakta, [20] kiyislanabilen tek unsurlar ise egitim süresi, ögretim saatleri ve ögretilen konularin listesinden ibaret kalmaktadir. Bu konuda bile zorluklarla karsilasilmaktadir, çünkü ders basliklari sabit kalirken ders içerikleri kökten bir sekilde degismistir. Bunlara ek olarak ögretim elemanlarinin tavir ve yaklasimlari da sabit olmayan bir degiskendir. [21]

Türkiye’ye Özgü Bir Egitim Programi

Bunun temel nedeni, her ülkenin kendi ihtiyaçlari dogrultusunda bir egitim programina yönelmesi ve uygulanacak politikalari da buna göre belirlemesidir. Kuskusuz ayni durum ülkemiz için de geçerlidir. Önemli olan mevcut ihtiyacin nerelerde oldugunu saptayabilmektedir. Türkiye’de arsiv denince akla gelen tek sey Osmanli arsivi olagelmis, ancak devlet dairelerinin yavas isleyisinden sürekli yakinilmasina karsin bunun arsivcilikle ilgili bir sorun olabilecegi düsünülmemistir. Ayni durum özel sektörde, sanayinin henüz yeni sayilabilecek denli genç olmasindan dolayi enformasyon alanina gerekli ilginin gösterilmemesi seklinde kendini göstermekte, özel arsivler ise tek tek kisilerin elinde kaldigindan akibetleri bilinmemektedir. Dolayisiyla bugün ülkemizde arsivcilige ihtiyaç duyulan alanlar su bes grup altinda toplanabilir: 1. Osmanli arsivi, 2. Cumhuriyet arsivi, 3. Bakanliklar ile kamu kurum ve kuruluslari, 4. Özel sektör, 5. Özel arsivler.

Bu ihtiyaçlardan hareketle ve yukarida anlatilan esaslar çerçevesinde hazirlanan bir egitim programi taslagi asagida sunulmaktadir. Görülecegi üzere, burada önerilen toplam 40 dersin 11’i dogrudan Osmanli arsivlerine, 6’si modern arsiv olarak gruplandirilabilecek Cumhuriyet arsivi, bakanliklar ile kamu kurum ve kuruluslari, ve özel sektör arsivlerine, geri kalan 25 ders ise tüm ihtiyaç alanlarina hitab eden genel ve teknik konulara ayrilmistir. Genel konular altindaki 25 dersin dagiliminda ise 4 dersin genel kültür konularina, 4 dersin diger enformasyon alanlarina ve bunlarla ortak konulara, 7 dersin isletme ve idare agirlikli konulara, 8 dersin ise dogrudan arsivcilik tekniklerine ve ilgili konulara ayrildigi görülür. Bunlarin disinda iki ders tez ve 20 günlük bir yaz staji öngörülmüstür. Ders yükü toplami 42 ders (132 kredi) arti stajdir.

Önerilen program sosyal agirlikli derslerin yanisira istatistik ve maliyet analizi gibi fen agirlikli dersler de içerdiginden, ögrence kabulünün ÖYS Türkçe-Matematik puaniyla yapilmasi önerilmektedir.

Yeryüzünde mevcut arsivcilik egitim programlarinin standardizasyonu imkanini arastiran UNESCO-GIP ve RAMP "arsivcilik egitiminin armonizasyonu" çalismalari dogrultusunda, önerilen dersler dört ana grup altinda toplanmis, bu dört gruptan "Yardimci teknik dersler" basligi altindaki tarih ve paleografyayla ilgili dersler her ülkenin kendi bünyesine göre adapte edebilecegi konular, digerleri ise her ülkede uygulanabilecek basliklar olarak düsünülmüstür. Önerilen program Michael Cook’un önerdigi konularin [22] hemen tamamini kapsamakta, ancak farkli bir gruplandirma içinde verilmektedir. Benzerliklerin daha rahat görülebilmesi için ders kapsamlari incelenmelidir.

DERS ÇIZELGESI

1. Sinif
1. Dönem
Ekonomi I (Mikro)
Tarih Ia: 1300-1800
Osmanlica I (Kitap yazisi)
Arsiv Idaresi I (Güvenlik)
Tarihi ve Bibliyografik Kaynaklar
2. Dönem
Ekonomi II (Makro)
Tarih Ib (Idari): 1300-1800
Osmanlica II (Gramer)
Arsiv Idaresi II (Hizmetler)
Evrak Idaresi I (Evrak kalemi)

2. Sinif
1. Dönem
Maliyet Analizi I
Istatistik I
Tarih Ia: 1800-1918
Paleografya I
Arsiv Idaresi III (Koruma ve restorasyon)
Evrak Idaresi II (Ara depo)
2. Dönem
Maliyet Analizi II
Istatistik II
Tarih IIb (Idari): 1800-1918
Paleografya II
Ticari ve Özel Arsivler
Evrak Idaresi III (Enformasyon teknolojisi)

3. Sinif
1. Dönem
Sosyoloji
Tarih IIIa: 1918-
Paleografya III
Yardimci Araçlarin Hazirlanmasi I
Organizasyon ve Metod
2. Dönem
Politika
Tarih IIIb (Idari): 1918-
Nümizmatik-Sicilografi-Heraldik
Belgelerin Tarifi
Personel Idaresi
YAZ STAJI (20 is günü)

4. Sinif
1. Dönem
Devlet Teskilati I
Hukuk I
Kütüphanecilik
Tez
2. Dönem
Devlet Teskilati II
Hukuk II
Dökümantasyon
Tez


AMAÇLAR
a.Genel Kültür Dersleri
Ekonomi I, II
Sosyoloji
Politika
Ögrencilerin devlet ve toplum düzeyinde meydana gelen olaylari ve gelismeleri anlayarak bu dönemde yaratilan evraklarin genel mahiyetini kavramalarina yardimci olmayi amaçlamaktadir.

b. Yardimci Dersler
Tarih Ia, Ib, IIa, IIb, IIIa, IIIb
Devlet Teskilati I, II
Osmanlica I, II
Paleografya I, II, III
Nümizmatik-Sicilografi-Heraldik
Ögrencilerin yaratilan evraklarin yaratildiklari dönemin olaylarina ve idari yapisina olan iliskisini kavramasina yardimci olacak bilgi ve araçlari edinmesini hedeflemektedir.

c. Yardimci Teknik Dersler
Maliyet Analizi I, II
Istatistik I, II
Ticari ve Özel Arsivler
Organizasyon ve Metod
Personel Idaresi
Hukuk I, II
Tarihi ve Bibliyografik Kaynaklar
Kütüphanecilik
Dökümantasyon
Ögrencilerin arsiv ve evrak idaresinde etkin politikalar olusturmak ve izlemek için gereken yardimci bilgilerle donanmasini amaçlamaktadir.

d. Temel Teknik Dersler
Arsiv Idaresi I, II, III
Evrak Idaresi I, II, III
Belgelerin Tarifi I, II
Yardimci Araçlarin Hazirlanmasi I,II
Staj
Tez
Ögrencilerin arsiv ve evrak idaresinin temel prensiplerini ve yöntemlerini ögrenmelerine yöneliktir.


DERS KAPSAMLARI

a. Genel Kültür Dersleri


Ekonomi I (Mikro): Ekonominin dogasi, alani ve yöntemleri. Fiyat sistemine genel bir bakis; tüketici davranisi; firma teorisi. Türkiye ekonomisinden örnekler verilecektir.

Ekonomi II (Makro): Milli gelir ve belirlenmesi; milli gelirdeki degisimler; maliye, para ve bankaciligin unsurlari; Uluslararasi ticaret, makro ekonomik politika, iktisadi büyüme ve gelisme. Türkiye ekonomisinden örnekler verilecektir.

Sosyoloji: Konunun genel tanimi, sosyal süreçler açisindan kültür ve toplum. Sosyal bir ortam olarak isyeri. Kir-kent farkliliklari, sehirlesme, tabakalasma ve statü, sosyal degisim. Demografi. Bu ders kapsami içinde aile sosyolojisi gibi birey-grup iliskilerini inceleyen mikro-sosyoloji konularina girilmeyecektir. Belli basli sosyologlarin bu alana katkilari incelenebilir.

Politika: Partilerin rolü ve islevi; parti örgütlenmeleri; demokrasi; devlet-toplum iliskileri.
b. Yardimci Dersler


Tarih Ia 1300-1800; IIa 1800-1918; IIIa 1918- : Dönemin siyasi, iktisadi, içtimai olaylarinin özeti.

Tarih (idari) Ib 1300-1800; IIb 1800-1918; IIIb 1918- : Dönemin idari yapilanmasinin ana hatlari. Yaratilan belgeler ve hükümet yayinlari ile bunlarin idari yapilanmaya olan iliskisi. Bu belgelerin kurumlara/depolara dagilimi.

Devlet Teskilati I, II: Bakanliklar ile kamu kurum ve kuruluslarinin idari örgütlenme semalari; yarattiklari evraklar ve yayinlar.

Osmanlica I, II: Kitap yazisi. Osmanli Türkçesi’nin gramer yapisi.

Paleografya I, II, III: Osmanlicada kullanilan çesitli elyazilari. Bunlarin yaratilan evraklarda kullanii. Diplomatik bilgisi.

Nümizmatik-Sicilografi-Heraldik: Para ve mühürlerle tugralarin tanitimi, ait olduklari döneme göre tasnifi ve incelenmesi.
c. Yardimci Teknik Dersler

Maliyet Analizi I, II: Arsiv ve evrak idaresinde kira, personel ve ekipman giderlerinin incelenmesi; bina, personel ve demirbas seçimi. Belgelerin islenmesinde maliyet/yarar açisindan izlenecek yöntemler. Fizibilite ve rapor hazirlanmasi. Bütçeleme. Finans.

Istatistik I, II: Evrak envanteri ve kullanici hizmetlerinde istatistik kullanimi. Elde edilen sonuçlara göre yöntemlerin saptanmasi/hizmet politikalarinin düzenlenmesi ve restorasyonu.

(*) Ticari ve Özel Arsivler: Ticari isletmelerin tarih içindeki gelisimi. Özel sektörde yaratilan evraklar. Özel arsivler. Bunlarin islenmesinde karsilasilan özel sorunlar. (Yasal yükümlükler)

(*) Organizasyon ve Metod: Isletme ve örgütlenmelerde verimliligi arttirmak için uygulanacak organizasyon ve metodlar.

Personel Idaresi: Personel idaresinin temel prensipleri. Merkezi ve adem-i merkezi yönetim. Yetki ve görev dagitimi. Isçi-isveren iliskileri.

Hukuk I, II: Arsiv kanunu; telif haklari kanunu; iflas kanunu; zorunlu saklama (mali kayitlarin zorunlu saklama süreleri); "evrak"in tanimi; deliller (evidence act), bilgiye erisim (acces to information), özel hukuk (privacy act) ve elektronik veri iletimi (Transborder: transmission of electronic data) ile ilgili kanun maddeleri; ceza yasasinin ilgili maddeleri. Türk hukukunda bulunmayan konularin yabanci ülkelerde ele alinisi.

(*) Tarihi ve Bibliyografik Kaynaklar: Tarihle ilgili genel nitelikteki kanak kitaplar, bibliyografyalar, tezler, hükümet yayinlari, haritalar vb. Arsiv malzemesi bulunduran kurumlar ve ellerindeki malzeme; bunlarin mevcut durumu.

(*) Kütüphanecilik: Kütüphaneciligin esaslari. Anglo-Amerikan kataloglama kurallari.

(*) Dökümantasyon: Dökümantasyonunu esaslari ve uygulamasi.
d. Temel Teknik Dersler


(*) Arsiv Idaresi I (Güvenlik): Genel kavramlar ve tanimlar. Arsiv binasi tasarimi, degisik raflama sistemleri. Büro tasarimi. Güvenlik önlemleri: yangin, su basmasi, hirsizlik, terör, rutubet, çevre kirliligi.

(*) Arsiv Idaresi II (Hizmetler): Teslim alma, temizleme, yerlestirme islemleri. Depo içi yer bulma araçlari. Resmi ve özel/bilimsel arastirmacilara yönelik kullanici hizmetleri. Bu konudaki politikalarin saptanmasi, düzenlenmesi ve kullanici ihtiyaçlarina göre reoryantasyonu. Yayinlama. Kullanici egitimi. Halkla iliskiler.

(*) Arsiv Idaresi III (Koruma ve restorasyon): Kagit, deri, papirus vb. malzemelerin koruma ve restorasyonu. Bir koruma yöntemi olarak mikroform, harita vb. özel formatlar vb. malzemenin korunmasi ve bunlara iliskin özel sorunlar. Sergileme.

(*) Evrak Idaresi I (Evrak kalemi): Dosyalama; konu ve vaka (case file) endekslemesi, diger genel evrak islemleri. Dosya kapatma. Ön-eleme ve ön-tasfiye; ara-depoya (record centre) devir hazirliklari. Gizlilik derecesi olan evraklarin islenmesi. Modern Diplomatik.

(*) Evrak Idaresi II (Ara Depo-Record Centre): Depolama teknikleri. Tasfiye islemleri (imha ve arsive devir hazirliklari). Kullanici hizmetleri.

(*) Evrak Idaresi III (Enformasyon teknolojisi): Bilgisayar, mikroform (film, fis, COM), optik disk uygulamalari.

(*) Belgelerin Tarifi I, II: Evraklarin provenans sistemine göre tasnifi. Degisik düzeylerde tarif listelerinin hazirlanmasi. Sahsi ve özel evraklarin islenmesi.

(*) Yardimci Araçlarin Hazirlanmasi I, II: Belirli bir konuda hangi arsiv grup/seri/siniflarinda malzeme bulunabilecegini ve her bir grup/seri/sinifta ne tür malzemeler bulundugunu açiklamaya ve kullanicilarin diger ihtiyaçlarini karsilamaya yönelik rehber, elkitabi, katalog, index vb. yardimci araçlarin hazirlanmasi.

(*) Staj (Uygulama): Lisans egitimi boyunca edinilen bilgilerin bir araya getirilerek uygulamaya konmasina ve belirli bir ön-uzmanlasmaya yönelik pratik çalisma ve tez.
(*) Isaretli derslerde ilgili kurumlara ziyaretler düzenlenecek ve mümkün olan konularda ugulamali egitim yapilacaktir.

Egitim programi degerlendirilirken su hususlar göz önünde bulundurulmalidir:

4. siniftaki uzmanlasma çok kesin olmamali, genel bir yogunlasma düzeyinde tutulmalidir. Uzmanlasma lisansüstü ve doktora düzeyine birakilmalidir. Lisans düzeyinde varilan uzmanlasma diplomaya yazilacaksa, tüm uzmanlik alanlarinin yetki ve sorumluluklari esit kilinmalidir.
Her ders için haftalik ders yükü üçer saat, tez için altisar saat olarak düsünülmüstür. Ders yükünde yapilacak degisikliklerde azaltma yapilmamalidir. Uygulamali deslerin yükü arttirilabilir.
Yabanci dil, Türk Dili, Atatürk Ilkeleri ve Inkîlap Tarihi vb. dersler tüm bölümlerde ortak oldugundan, burada ayrica belirtilmemistir.
Nasil Bir Egitim Anlayisi

"Menou arsivcilerin sahip olmasi gereken özellikleri canlilik, entelletüel merak, analiz ve sentez yetenegi, düzen duygusu ve etkinlik, uyum yetenegi, iyi insan iliskileri ile, kolay ve kesin ifade yetenegi olarak siraliyor. Bu nedenle ögretimin, ögrencilerin yeni durumlarla karsi karsiya gelmesini ve kendi kendine ögrenebilmesini saglayacak uygulamali metodlar kullanmasi gerekmektedir. Ögrencilerin pasif ögrenim ve zihnin ezbercilikle ögrenme aliskanliklarindan kurtarilarak, grup çalismasina yöneltilmesi zorunludur. [23]

"Bunun nedeni arsivcilik mesleginin, enformasyonla ilgili diger mesleklerde oldugu gibi tecrübe, bilgi ve uyum yeteneginin temel oldugu, esasen uygulamali bir meslek olmasidir. Bu yüzden, bilgi toplama, metod ve teknikler üzerindeki teorik egitime ek olarak, egitim programinin önemli bir bölümü, uygulamali çalisma ve vaka analizlerinin yanisira, tanitici kurslara, ögrenim gezilerine, yaz okullarina, vb.lerine de yer vererek, ögrenilen metodlarin uygulamaya konmasina ve ögrencilerin, tekniklerin kullanima sokulmasinda ustalasmasina yönelmelidir. [24]

Bu noktada gündeme gelen sorunlarin en büyügü "ögretilmesi gereken islemlerin birçogunun, hassasiyet tasiyan evraklarin islenmesi ve idaresi ile ilgili olmasidir. Örnegin, evrak idaresi

Devlet dairelerinde aktif kullanimda bulunan evraklarin envanterinin çikarilmasi,
Yakin zamana kadar aktif kullanimda bulunan evraklarin ayiklanmasi,
Aktif veya yakin zamana kadar aktif kullanimda bulunan evraklara dayali evrak idaresi hizmetleri ve ara-depo uygulamalarinin idaresi üzerine tavsiyelerde bulunulmasi gibi islemleri içermektedir. Ögrenciler, deneme süresi içinde veya kadrolu olarak sözkonusu kurumun kendi elemanlari oldugu takdirde meslegin kendi kurallarina tabi olacaklarindan, bunlarin gizlilik tasiyan yerlere götürülmesi güvenlik açisindan bir sorun çikarmaz; ancak diger ögrenciler açisindan bu durum o kadar kolay ya da kabul edilebilir degildir" [25]
"Ögrencilerin arsiv ve evrak islemlerini gözlemlemek üzere aktif arsiv depolarina sokulabildigi durumlarda bile iyi pedagojik yöntemlerin kullanilmasi büyük önem tasir. Basit bir gözlem ziyareti hiç bir kosulda kendi basina yeterli degildir: Ögrenciler bu islemleri denetim altinda olmak kosuluyla kendi baslarina yapmaya yöneltilmeli ve kurumun teknik, mesleki ve idari etüdleri üzerindeki temel bilgileri kendi kendilerine bulmalari istenmelidir. Dolayisiyla ögretmen ve denetimciler hem gerekli tecrübeye hem de kaynaklara sahip olmalidir.

"Karar alma ve planlama islemlerini içeren modern egitim yöntemleri olarak, benzer durumlarin ve oyunlarin gerçeklestirilmesini saglayacak imkanlar ve malzemeler temin edilmelidir. Bu türden faaliyetlerde kullanilacak malzemeler içinde, bir arsivin ana malzemesi içinden belirlenerek seçilen gerçek arsivlik malzeme gruplari ile, bordrolar, oyun malzemesi, rapor formlari ve diger özel araçlar gibi pedagojik malzemeler yer alir. Bu malzemeler üzerine kurulu projelerin gelistirilmesi ile bu malzemelerin kendilerinin olusturulmasi, bu tür teknikler üzerinde uzmanlasmis kisilerden kurulu özel danismanlik komisyonlarina havale edilerek yerel ögretim örgütlenmelerinin ihtiyaci saglanabilir.

"Koruma- restorasyon egitminin gerektirdigi uygulama imkanlari daha da karmasiktir. Koruma-restorasyoncu veya evrak restoratörü yetistiren okullarda, gerçek tamir islemleri sirasinda gereken tüm malzemelerle laboratuar imkanlarinin bulunmasi gerektigi açiktir. Dolayisiyla, restoratör egitiminin, büyük arsiv kurumlarinin restorasyon atölyelerine bagli okullarda yapilmasi daha muhtemeldir. [26]

Arsivcilerin uzmanlik alanina giren konulardan biri de idari tarih oldugundan, "arastirma yapmaya, yaptiklari arastirmalari yayinlamaya ve ortaya çikan literatürü degerlendirmeye tesvik edilmeleri de faydali olacaktir." [27] Bu sayede ögrenim sirasinda kullanilabilecek idari tarih literatürü de zenginlesecektir.


BIBLIYOGRAFYA
COOK, Michael. "The Education and Training of Archivists—Status Report of Archival Training Programmes and Assesment of Manpower Needs." UNESCO-GIP and RAMP, 1979.
COOK, Michael. "Guidelines for Curriculum Development in Records Management and the Administration of Modern Archives. A RAMP Study." UNESCO-GIP and RAMP, 1982.
COOK, Michael. Günümüzde Arsiv Yönetimi Meslek Egitiminin Temelleri. Istanbul 1984.
COOK, Michael. The Management of Information from Archives. Dorset 1986.
Delmas, Bruno "The Training of Archivists. Analysis of the Study programmes of Different Countries and Thoughts on the Possibilities of Harmonization." UNESCO-GIP and RAMP, 1979.
------ . "Meeting of Experts on the Harmonization of Archival Training Programmes. Paris, 26-30 November 1979, Final Report." UNESCO and RAMP, 1979.


--------------------------------------------------------------------------------
[*] Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Arsivcilik Bölümü Ögretim Görevlisi.
[1]Delmas 1979, s. 19
[2]ibid., s. 5
[3]ibid., s. 7
[4]ibid., s. 6
[5]Cook 1996, s. 8
[6]Cook 1984, s. 22
[7]Delmas 1979, s. 17
[8]Final report, s. 11
[9]Delmas 1979, s. 4
[10]Cook 1984, s. 15
[11]ibid., s. 27
[12]ibid., s. 22
[13]Final Report, s. 8
[14]Delmas 1979, s. 9
[15]Cook 1979, s. 44
[16]Final Report, s. 11
[17]Aynı yer
[18]Delmas 1979, s. 8
[19]Cook 1984, s. 29
[20]Cook 1979, s. 2
[21]Final Report, s. 5
[22]Cook 1982, s. 38
[23]Cook 1979, s. 19; ayrıca bkz. Cook 1982, s. 9 ve 30
[24]Delmas 1979, s. 20; ayrıca bkz. Cook 1979, s. 19, Cook 1982, s. 8-9 ve 21-22, Cook 1984, s. 30
[25]Cook 1979, s. 43-44
[26]ibid., s. 44
[27]ibid., s. 42

Kütüphane-Enformasyon-Arsiv Alaninda Yeni Teknolojiler ve Türk-MARC Sempozyumu Bildiri Metinleri. 1-4 Ekim 1991 - Beyazit Devlet Kütüphanesi. Ed. Hasan S. Keseroglu. Istanbul: Türk Kütüphaneciler Dernegi Istanbul Subesi. 1991:.304-317

--------------------------------------------------------------------------------


Bilgisayar Ortaminda Kayitli Bilginin Arsivlenmesi


Bekir Kemal ATAMAN[*]

 


Bilindigi gibi bilgi, parsömen, kagit, fotografik malzeme manyetik ortam ve benzerleri gibi çesitli evrak ortamlarinda kayitli bulunabilir. Ancak, arsivcilik açisindan bilginin üzerinde kayitli bulundugu ortam degil, dogrudan dogruya bilginin kendisi esastir. Çünkü arsivcilik, enformasyon isletmeciliginin bir koludur ve asli görevi öncelikle idari kademelerin bilgi ihtiyacini karsilamaktir. Bu, modern arsivler için oldugu kadar tarihi arsivler açisindan da geçerlidir.


Bilgi ise her örgütlenmenin en degerli mal varliklarindan biridir. Ancak bu, evraklar üzerinde kayitli bilgi getirimlenebildigi (retrieve) sürece geçerlidir. Gereken evrak bulunamadigi takdirde ortaya çikabilecek zararlar verimsizlikle ölçülebildigi gibi, çogu zaman nakit olarak da ifade edilebilir. Kayip evragin degeri bir örgütlenmeden digerine degisir. Ancak, özellikle bir adli dava sözkonusu oldugunda bu miktar yüzbinlerce liradan yüzmilyonlarca liraya kadar uzanabilir. Bu durum gözönüne alindiginda, profesyonel arsivciler, ihtiyaç duyulan evragi her an sunabilmek içn gerekli her tür önlemi almakla yükümlüdürler.[1]


Bu yükümlülük, bilgisayar çagi, teknoloji çagi, v.b. terimleri sikça duydugumuz, içinde bulundugumuz devir için her zamankinden daha çok geçerlidir. Çünkü, teknolojideki gelismelere paralel olarak mevcut bilgi miktari asiri bir hizla büyümükte ve islenecek malzeme miktarini da katlanarak arttirmaktadir.


Bu duruma bir çözüm olarak, bilgisayar teknolojisi ilerledikçe kagidin ortadan kalkacagi, hersey bilgisayarlarda kayitli olacagi için bilgiye çok daha sürekli ulasilacagi öne sürülmüsse de, görünen kadariyla bu hayale ulasmak biraz daha zaman alacaktir. Su ana kadar ki gelismeler açisindan bakildiginda, bilgisayarlarin arsivcilige etkisi isleri kolaylastirmak degil, bir bas belasi yaratmak olmustur. Çünkü bilgisayarlar, insanlarin hiçbir zaman ulasamayacagi bir süratle geleneksel yöntemlerin 30-40 misli kagit üretir hale gelmistir.


Bu durumun ortadan kaldirimasi için kagit kopyalar yerine manyetik ortamda kayitli sayisal kopyalarin saklanmasi önerilebilirse de, bilgisayar ortaminda kayitli bilgi dünyanin hiçbir yerinde delil olarak kabul edilmediginden bu çözüme simdilik gidilememektedir. En yakin ikinci çözüm olan mikroform ise, en azindan Avrupa Toplulugu üyesi ülkelerde yasal geçerlilige sahip olmakla birlikte, ayni bilginin farkli ortamlarda kayitli muhtelif kopyalarina yol açmaktadir. Bu durumda, hem manyetik bilgisayar ortaminda, hem mikroform, hem de kagit üzerinde kayitli bulunan bir bilgi kümesi, arsivcilerin karsisina en az üç kere çikmakta ve islenecek malzeme miktarini katlayarak arttirmaktadir. Dolayisiyla, günümüzde arsivcilerin karsisina çikan sorunlardan biri de, gelecekteki kullanimlar açisindan, degerli bilginin en iyi hangi format ve ortamda saklanmasi gerektigine karar vermektir.


Seçilecek ortam, dogal olarak kendi yapisina uygun fiziki saklama sorunlarini da beraberinde getirecektir. Geleneksel ortamlar ile mikroform için gereken saklama kosullari profesyonel çevrelerde yeterince bilindiginden burada ele alinmayacaktir. Ancak YMO (Yalnizca Makinelerle Okunabilir = machine readable) evraklarla ilgili saklama sorunlarina deginmekte yarar vardir.

 

Saklama Sorunlari

 

Manyetik bantlarin saklanma kosullari, kagit ve mikroformunkin-den farklidir. Yangin, nem ve suya karsi korunma zorunluluklari aynen geçerli olmakla birlikte, manyetik bantlar, yapilari geregi daha dayaniksizdir. 18-20deg. C arasinda bir sicaklik, % 40-50 arasinda bir nispî nem ve asgari dalgalanmadan olusan, siki bir çevresel kontrole ihtiyaç gösterir. Bantlar, plastik kutular içinde, dik olarak, saglam metal rasara dizilmeli, rasar topraklanmali, depolama alani, tozdan arindirilmali ve manyetik etki kaynaklarindan uzak olmalidir.[2] Bu amaçla, depolama alani, su geçirmez bir beton kutu halinde yeraltina kurulabilir.


Çok miktarda önemli bilginin yogun olarak bulundugu bu tür yerlerin çok iyi korunmasi gerektigi açiktir. Depolar sürekli olarak kilit altinda tutulmali ve yanlizca yetkili personelin girisine izin verilmelidir. Arti bir güvenlik önlemi olarak, Ingiliz Milli Arsivlerinin (Public Records Office) Hayes ara deposunda oldugu gibi, depolama alaninda bant üzerindeki verilerin okunmasina, kopyalanmasina veya bir baska yere iletilmesine yarayabilecek hiç bir araç bulundurulmamasi düsünülebilir.[3]


Saklama ile ilgili bir baska sorun ise manyetik ortamin dayaniksizligidir. Manyetik ortamlar içinde görece en dayanikli ve ucuz olani bantlardir. Bunlar büyük miktarlarda veri tasiyabilirler ve depolama kapasiteleri giderek artmaktadir. Örnegin 6250 bpi (bits per inch) yogunlukta bilgi kaydedilen bir bant 112,5 milyon karakter bilgi tasiyabilir. Ancak bunlarin da kendine özgü sorunlari vardir. Bir bandin ortalama ömrü on senedir, dolayisiyla bilginin yeni bantlara aktarilmasi gerekir. Ayrica rasarda beklemekten olusan deformasyonlara karsi belirli araliklarla yeniden sarilarak bant geriliminin düzenlenmesi gerekir.[4] Ingiliz Milli Arsivlerinde (PRO) bantlar alti ayda bir yeniden sarilmakta ve ençok iki senede bir yenilenmektedir.


Bilgisayarlarla ilgilenen herkesin tanik oldugu en büyük sorun, hiç kuskusuz bu piyasadaki standart yoklugu ve uyumsuzluktur. Degisik firmalarin ürünleri çogu zaman birbiriyle uyumlu çalismadiklari gibi, ayni firmanin degisik ürünleri arasinda da uyumsuzluklar görülebilmektedir. Buna bir çözüm olarak tüm bilgilerin 1/2 inç endüstri uyumlu bant üzerine kaydedilmesi,[5] verilerin düz metin (text) olarak kaydedilmesi[6] ve MARC-AMC (Machine-Readable Cataloguing - Archives & Manuscripts Control)[7] gibi donanimdan bagimsiz standartlar kullanilmasi önerilmektedir.


Dogaldir ki, mevcut uyumsuzluklarin temelinde teknolojinin çok büyük bir hizla degismesi yatmaktadir. Bu durumda, arsivcilerin teknolojiyi yakindan takip ederek bilgisayar modlari, sistemleri ve farkli firmalarin ürünleri arasindaki uyumluluk degisimlerini yakindan takip etmesi gerekecektir. Farkli sistemlerde kaydedilmis verilerin ortak bir arsivsel ortama aktarilmasina alternatif olarak, bilginin "okunmasinda" kullanilan cihazlarin el altinda, çalisir durumda ve gerektiginde degisim esnekligine sahip olmasinin yeterli olabilecegi de öne sürülmüsse de,[8] bu satirlarin yazari, bu yaklasimin bir süre sonra arsivlerde bir bilgisayar müzesi kurulmasi ihtiyacina yol açacagi için, ayni kanida degildir. Teknolojideki degisimlere çözüm olarak önerilen bir baska yol ise, manyetik bant üzerindeki verilerin yeni bantlara aktarilmasi sirasinda, yeni kopyalarin yeni teknik spesifikasyonlara göre kaydedilmesidir.[9]


Teknolojinin gelisimi, manyetik ortamlara alternatif olarak baska ortamlarin kullanilmasini da gündeme getirmistir. Bunlarin en bilineni COM - Bilgisayar Çiktisi Mikrofistir. COM’larla ilgili iki temel sorun vardir: Birincisi, manyetik bantlarla kiyaslanamayacak derecede düsük depolama kapasitesi; Ikincisi, mikrofiste kayitli bilgilerin CIM - Bilgisayar Girdisi Mikrofis - halinde bilgisayara yüklenisi sirasindaki okuma hatalari oraninin büyük olmasi.


Bir baska alternatif depolama ortami ise optik ortamlardir. Bunlar, çevresel korumali depolama alani gerektirmedigi gibi, depolama kapasiteleri de çok büyüktür. On iki inçlik bir optik bant makarasi 5.000 manyetik banda veya bir terabyte’a esdeger veri depolayabilmektedir. Bunlarin veri transfer hizlari da manyetik bantlardan daha yüksektir.[10] Ancak, burada da standart yoklugu gündemdedir ve polimer bazli optik ortamin dayaniksiz oldugundan bahsedilmektedir.


Elektronik evraklarin saklanmasindaki bir baska hayati sorun ise bu malzemenin makinelere olan bagimliligidir. YMO evraklarin yaratilisinda kullanilan donanim, yazilim ve veri formatlari bilinmeden bu malzemenin "okunabilmesi" mümkün degildir. Dolayisiyla YMO evraklarla beraber, bunlarla ilgili dokümantasyonun da saklanmasi olmazsa olmaz bir kosuldur. YMO evraklarla birlikte saklanmasi gereken asgari sistem dokümantasyonu içinde sunlar yer almalidir: Yerine getirilecek ana fonksiyonlari gösteren genel sistem özet akis semalari, ayrintili sistem akis semalari, program akis semalari ve listeleri, girdi ve çikti formatlari, dosya tasarim formatlari, isletim talimatlari ve kontrol prosedürleri. Ayrica bant üzerinde dosyalarin yerlesimi ve dosyalarla ilgili ihtiyaç duyulabilecek diger bilgilerin de dökümüne ihtiyaç duyulacaktir. Bilgisayar sisteminin kurulus asamasindaki planlamalar ve sistemin biçim ve içeriginde degisimlere yol açan sonraki kararlar ile ilgili evraklar da, ilgili bulunduklari dosyalarla beraber saklanmalidir.[11]

 

Degerlendirme

 

Son yillarda birçok tarihçi, iktisatçi ve diger alanlardaki sosyal bilimcinin, sosyal ve iktisadi konularda YMO evraklar kullanarak arastirmaya yöneldigi görülmektedir. Bu arastirmacilar, uygun programlar kullanarak veriler arasinda, kagit üzerinde yapilmasi pek kolay olmayan korelasyonlar kurabilmektedir. Örnegin nüfus sayimi bilgilerinden milli gelirin nüfusa göre dagilimi veya ortaçag kilise kayitlarindan toplumun nüfus ve aile yapisi, vb. çikarilabilmektedir.


Arsivcilik açisindan bakildiginda, bu tür veriler, genel hatlari itibariyle arsivlik degeri düsük malzemelerdir ve özellikle kagit üzerinde bulunduklari takdirde imhaya tabi tutulacak malzeme sinifina girerler. Çünkü, her bir evragin tasidigi bilgi miktari düsük ve fakat bunlarin toplu olarak isgal ettikleri hacim büyüktür. Son yillarda bu tür malzemeye olan ilginin artisina paralel olarak arsivcilerin izledikleri politika, ya malzeme içinden istatistik yöntemlerle örnekleme yapmak, ya malzemeyi imha etmeden önce belirli bir süre arastirmacilarin kullanimina sunmak ya da istekli herhangi bir arastirma kurulusuna devretmek dogrultusunda olmustur.


Katitatif arastirmalarda bilgisayar kullaniminin yayginlasmasiyla beraber, veriler bilgisayara yüklendigi anda ham malzeme imha edilebilir hale gelmis ve sorunun odagi bilgisayar verilerinin saklanip saklanmayacagina kaymistir.


Temel degerlendirme (appraisal) kistaslari açisindan bakildiginda, bilgisayar ortaminda kayitli malzeme için herhangi bir özel durum sözkonusu degildir. Ortami ne olursa olsun tüm evraklar, birincil degerleri olusturan a) idari deger, b) mali deger ve c) hukuki deger ile ikincil (arastirma) degerlerini olusturan a) belgesel deger ve b) bilgisel deger açisindan degerlendirildikten sonra ayiklama ve imhaya tabi tutulur.[12]


Idari, mali, hukuki ve belgesel degeri olmayan ancak bilgisel deger tasiyabilecek malzemeden genellikle kantitatif arastirmalarda kullanilan yüksek hacimli malzemenin imhasinda ise, öncelikle bu malzeme kullanilarak daha önce yapilmis çalismalara ve bunlarin sonuçlarinin yayinlanip yayinlanmadigina bakilir. Malzeme, toplanis amaçlarinin ötesinde, baska arastirmalarda da kullanilabilir nitelikte bilgi içeriyorsa saklamaya deger görülebilir.[13]


Bu durumda, yukarida sözü edilen arsiv politikalarindan biri uygulanir. Bu noktada, kagit üzerindeki ham malzemeye kiyasla bilgisayar verileri daha az yer tutacagi için malzemenin tamaminin saklanmasi yoluna gidilebilir. Yine de, saklamayla ilgili maliyetler malzemenin kapladigi alanla sinirli olmadigi için, sözkonusu verilerin tasidigi arastirma degerinin bu maliyetleri karsilayip karsilamayacagi gözönüne alinmalidir. Maliyetlerin yüksekligi nedeniyle özetleme veya örnekleme yoluna gidilmesi halinde ise orijinal malzemeyi yeniden olusturmanin mümkün olmayacagi hesaba katilmalidir.[14]


Arastirmalarda yeni teknoloji kullanimi ve arsivsel degerlendirme tartismalarinin ardindan gündeme bir baska konu gelmektedir: Bilgisayar teknolojisinin arastirmacilara sunacagi, evraklara erisim imkani. Elektronik evraklar açisindan, evraklarin dogrudan dogruya kullaniciya dagitilabilme imkani simdiden rutin bir uygulama halindedir. Önümüzdeki yillarda bu dagitimin daha da kolaylasmasi beklenmektedir. Yakin zamanlara kadar arastirmacilarin bir anaçati bilgisayarda ve belirli bir proglamlama tecrübesiyle çalismalari gerekirken, mikrobilgisayarlarin gücündeki inanilmaz artis ve yazilimin büyük bir bölümünün kolay kullanilir hale gelmesine paralel olarak, çok daha fazla sayida arastirmacinin arsiv disindaki malzemeye yönelecegi düsünülmektedir. Bu durumda arastirmacilar, evlerinden ayrilmadan çevrim içi taramalar yapabilecek, evrak kopyalari isteyebilecek ve bu evraklari istedikleri gibi isleyebileceklerdir. Bu ise, arsivlerin sundugu kullanici hizmetlerinin degismesini gerektirecektir.[15]


Su anki uygulamalara bakildiginda, örnegin PRO’da kullanicilarin elektronik dosyalara dogrudan erisimine izin verilmemekte ancak, belirli bir ücret karsiliginda dosyalarin ve ilgili dokümantasyonun bir kopyasi sunulmaktadir.[16]


Bunun ardindaki temel sebep ise özel hayatin gizliligi zorunu ve bununla ilgili koruyucu mevzuattir. Kisi özel hayati ile ilgili bilgiler anonimlestirilmekte ve bu is için iki alternatif yoldan - silme (deletion) veya özetleme (aggregation) - biri seçilmektedir. Degerlendirme açisindan bakildiginda, silme yöntemi mutlak bilgi kaybina, özetleme yöntemi ise verilerin spesfiklik derecesinin düsmesine yol açarak ikincil analiz açisindan verilerin faydaliliginda belirli bir azalmaya sebep olacaktir. Ancak bu, göze alinabilir bir durumdur. Asil önemli olan kisisel ayrintilarin taninamaz hale getirilmesidir. Bu, oldukça büyük bir teknik tecrübe gerektirir. Anonimlestirilmis versiyonun fiziken hazirlanmasi ise geleneksel evraklarin degerlendirmesine kiyasla çok daha az zaman alir. Elektronik evraklarin birbiriyle ilgisinin kurulmasi ihtimali geleneksel evraklara kiyasla çok daha fazla oldugundan, bu malzemenin anonimlestirilmesi gelecekte önemli arsivsel faaliyetlerden biri haline gelecektir. Anonimlestirme isi arsiv tarafindan yapilabilecegi gibi kaynak kurulusun kendisi tarafindan da yapilabilir. Fakat, her halükarda evraklarin yaraticisina danisilmasi gerekir.[17]


Bilgisayarli verilerin degerlendirilmesinde dikkat edilmesi gereken bir baska önemli nokta ise dosyalarin günlenme (updating) sistemidir. Çünkü günleme sikligi, saklama ve depolama kararlarini etkileyecektir. Diger taraftan, gerek günlenmis gerekse eski versiyonlarin her biri ile ilgili dokümantasyonun da ayri ayri saklanmasi mutlak bir zorunluluktur.[18]


Bütün bu islerin hakkiyla yapilabilmesi için arsivcilerin çok iyi bir teknik bilgiyle donanmis olmasi gerektigi açiktir. Arsivci bilgisayar teknolojisini iyi bilecektir ki farkli sistemler arasindaki uyum sorunlarini ve teknik standart yoklugundan kaynaklanan sorunlari anlasin, teknik degisimleri faal bir sekilde takip edebilsin. Arsivci bir teknisyen kadar bilgili olacaktir ki malzemenin okunabilirligini belirlerken elektronik dosyalarin, veri yogunlugu, track sayisi ve veri gruplarinin yapisi gibi fiziki özelliklerini inceleyebilsin. Arsivci ayrica istatistiki bilgilere de sahip olacak ve istatistik programlarini kullanmasini bilecektir ki bantlarla birlikte gönderilen dokümantasyonun eksik ya da hatali olup olmadigini ve verilerin tutarli olup olmadigini saptayabilsin. Bu programlar olmadan bilginin gerçekten orada olup olmadigini saptamak kolay olmayacaktir. Istatistik programlarinin baslica islevi, verilerde kullanilan kodlarin nereden nereye kadar uzandigini ve her kodun kaç defa geçtigini belirlemekte olacaktir. Bunun sonuçlari, arsivcilere dogru sayida kayit olup olmadigini kontrol imkani verir. Kayitlarin dagilim tablosu, mevcut verilerin tam bir haritasi niteligindedir. Dokümantasyonda gösterilmeyen veya tutarsiz kodlar tespit edilirse, arsivcinin malzemenin yaraticisiyla temasa geçerek sorunlari çözmesi gerekir. Ancak bu, her zaman mümkün olmayabilir. Çünkü sistemlerin yaratilisinda rol alanlarin göçebe bir yapisi vardir ve belirli bir yerde pek uzun süre durmazlar![19]

 

Gelecege Dair

 

Bilindigi üzere bilgi isleme süreci girdi, islem ve çikti olmak üzere üç ana asamadan olusur. Gelecegin bürosu ise "bilgi, en etkin sayisal biçimdeyken islenir" varsayimi üzerine kurulacaktir. Dolayisiyla, bilginin bilgisayara yüklenis biçimleri de degisecektir. Geleneksel klavyeli terminaller kullanilmaya devam edilmekle beraber, baslangiçta daktiloyla kagit üzerine yazilmis evraklar bir optik karakter okuyucudan geçerek metin karakterleri sayisal hale dönüstürülecek ve bilgisayara yüklenecektir. Baslangiçta ses ile yaratilan evraklar, bir ses tanima cihazindan geçerek kelime islem cihazlarina aktarilacak, burada daha rafine bir sayisal biçime dönüstürüldükten sonra bilgisayara aktarilacaktir[20]. Ayni sekilde, mikrofis olarak yaratilmis evraklar CIM (bilgisayar girdisi mikrofis) olarak, kagit üzerinde tasarlanmis grafikler bir tarayici araciligiyla, hareketli görüntüler bir video baglantisi kanaliyla, disk, bant, elektronik posta, teleks ve faks gibi araçlar ise dogrudan dogruya bilgisayar girdisi olarak kullanilabilecektir.


Çikti biçimleri ise geleneksel kagit ve COM’un yanisira yine ses, terminal ekrani, disk, bant, elektronik posta, teleks, faks, ve video halinde olabilecektir.


Ancak, hiç süphesiz, arsiv-bilgisayar iliskisini kökünden sarsacak temel degisim, girdi ve çiktilarda geleneksel ortam sinirlarinin asilmasi degil, girdilerin toplanis kaynaklarinin ve çiktilarin dagitilis uçlarinin çesitlenmesinden dogacaktir. Mikrobilgisayarlarin yayginlasmasinin ardindan LAN (Local Area Network - Yerel Bölge Iletisim Agi) ve WAN (Wide Area Network - Genis Bölge Iletisim Agi) olgularinin ortaya çikisi, bir örgütlenme içinde çalisanlarin, oturduklari yerden birçok çevrim içi veri tabanina ulasarak çesitli kaynaklardaki verileri toplamalarina ve yine çesitli kaynaklara veri göndermelerine imkan tanimaktadir. Karar verme süreçlerindeki bu kaynak çesitliligi ve bu kaynaklarin bazilarina gönderme yapilmamasi, arsivcilerin politikalarin evrimi ve yönetimlerin degisimini belgeleme yeteneklerini ciddi biçimde tehdit etmektedir.[21] Buna bir de bilginin girdi ve çikti biçimleri arasinda yaratilan ancak, ömrü çogu zaman terminal ekraninda göründügü (belki de hiç görünmedigi) bir kaç saniye ile kisitli olan islem asamasini ve bu süre içinde ortaya çikan geçici dosyalari belgeleyememe sorunu eklenmelidir.


Bütün bunlar, ses, görüntü ve sayisal verileri birlestirerek bir arada isleyebilen entegre sistemlerin ortaya çikisiyla daha da karmasiklasmaktadir. Biçimler (ortamlar) açisindan bakildiginda, arsivlerin, temel prensipler dogrultusunda ortamin gerekliliklerine göre varyasyon gösterir kilavuz ve prosedürler gelistiren ortambazli uzmanlik alanlari yine ortamin gereklilikleri sonucu tek çati altinda toplanma egilimindedir[22].


Kaynaklar açisindan bakildiginda ise, tersine bir egilimle, bir evragin bir yaraticisi oldugu kavrami yikilmakta, dolayisiyla arsivciligin temelini olusturan provenans kavrami tartisilir hale gelmektedir. Geleneksel ortamlar için dahi, faaliyet ve fonksiyonlarin yeniden örgütlenisi sirasinda ortaya çikan aidiyet sorunu henüz çözülememisken, elektronik ortamlarda evraklarin gerek bir örgütlenmesin kendi içinde gerekse baska örgütlerle, hem yatay hem dikey olarak son derece kolay bir sekilde yaratilmasi, alis-verisi, korunmasi ve silinmesi, meseleyi içinden çikilmaz bir hale getirmektedir. Dolayisiyla, yeni evrak yaratma yöntemlerinin, degerlendirme, düzenleme, niteleme ve koruma gibi arsivsel fonksiyonlarla olan iliskisinden dogan bu sorunlar, yeni arastirmalarin kaynagini olusturarak yeni arsivsel yöntemlerin gelistirilmesine yol açmak durumundadir.[23]


Surasi açiktir ki, örgütlenmelerarasi veri tabanlarinin gelisimi, provenans kavramini ortadan kaldirmasa bile, en azindan daha genis bir anlamda tanimlanir hale getirecektir. Bilgi, kendi içinde bütünlügü olan küçük küçük kaynaklardan derlendigi için, geleneksel anlamda bilgi bütünlügü kalmiyor gibi görünmekle beraber bilgi unsurlari gerek fiziki gerekse entellektüel olarak unsurlarina ayristirilamadigi için gerçek anlamda bilgi bütünlügü saglaniyor olacaktir. Bu kosullarda, verileri örgütsel baglara göre tanimlamaya çalismak, bilginin degerini düsürecektir. Bilgi sistemi kurumsal sinirlari assa dahi veriler, belgesel ve bilgisel degerlerine göre degerlendirilmeli, ayiklama, ilgili kurumlarin temel fonksiyonlarina göre yürütülmelidir. Gelismekte olan elektronik evraklar dünyasinda çoklu-provenans kavrami yaygin bir uygulama alani bulacaktir.[24]


Peki, bilgi kaynaklarinin bunca çesitli oldugu ve çogunlugunun örgütlenme disinda bulunup iletisim kanallari araciligiyla erisildigi böylesi bir ortamda, arsivciler bilginin bütünlügünü nasil saptayacak ve arsivsel evragin eksiksiz olmasini nasil saglayacaklardir? Bu sorunun cevabi "link" ve "log" kavramlarinda yatmaktadir. (Maalesef, her iki terimin Türkçe karsiligi da "baglanti" oldugu için, burada Ingilizceleri kullanilmak zorunda kalinmistir.)


Log kavrami, bilgisayari ya da terminali kullanan kisinin, ana sisteme ve ana sistem içindeki dokümanlara yaptigi her müstakil erisim ile ilgilidir. Sistem, isletim sistemine ve sistem içindeki dokümanlara her erisim yapilisinda, erisimi yapan kisinin ve veya terminalin adi/kodu ile erisim tarihi ve saatini kaydeder. Tutulan kayitlarin ne kadar süre saklanacagi sistemden sisteme degismektedir. Arsivsel evragin bütünlügünü saglamak açisindan bilgisayar kendi günleme sistemine göre belirli bir tarihten önceki loglari silmeye baslamadan önce, sistemdeki bazi yazilimlarla birlikte erisim kayitlarini ayrica kaydedip saklamak gerekebilir. Bazi evraklarin ömrü yalnizca ekranda göründügü birkaç saniye ile sinirli ise, bu evraklarla birlikte ilgili erisim loglarini saklamak da önemli hale gelebilir. Bu loglarin degeri, evraklarin kendisinde degil, belirli sistemlere belirli bir tarihte belirli bir kisi tarafindan erisildigine delalet etmede olacaktir. Ayni sekilde, karar verme süreçlerinin yazilimin temel bir bölümünü olusturdugu durumlarda, yazilimin kendisini saklamak da önemli hale gelecektir.[25]


Link kavrami ise hiperortamlarla ilgilidir. Hiperortamlarin gelisimi verilerin yapisal bir biçimden daha az yapisal bir biçime dönüsmesine yol açmistir. Hiperortamli veri tabanlari, biçimleri ne olursa olsun herhangi türde iki verinin birbiriyle iliskisinin kurulabilmesini getirir. Bu biçimler arasinda metinsel veri sayfalari, paragrasar, kelimeler, tablolar, tablo hücreleri, resimler, grafikler, ses veya müzik bulunmasi durumu degistirmez. Veriler arasinda bu baglamda kurulacak iliskiye/baglantiya link adi verilir ve iki türü olabilir. Birinci tür link, yüzer bir link olacaktir ve kullaniciya veriler arasinda kilavuzluk eder. Ikinci tür, veri odakli link ise kullanicinin, bir belgenin içerigini bir baska belge içine yerlestirmesine imkan tanir. Bu tür linklere "sicak" veya "ilik" linkler denir. Sicak linkler, belgelerin herhangi birinde herhangi bir degisim yapildiginda, ilgili bütün kaynaklardaki kayitlari otomatik olarak günler. Ilik linkler ise kullaniciya ilgili bütün bilgilerin günlenip günlenmeyecegine dair bir seçenek sunar. Hiperortamlar "belge" nin tanimlanmasini daha da zorlastiracaktir. Çünkü belgeler, fiziki baglardan (physical attributes) ziyade mantiki baglardan (logical attributes) olusur hale gelecektir. Örnegin "aylik satis raporlari" belgesi, bilgi kaynaklariyla yapilmis bir dizi linkten olusabilir. Raporun hazirlanmasi gerektiginde, belgeyi olusturacak veriler, linkler araciligiyla en taze bilgileri içeren muhtelif kaynaklardan derlenerek bir araya getirilecektir. Yazilimin karmasikligi, evraklarin otomatize edilmis bürodan ayrilmasina artik izin vermemektedir. Bu yapilmaya çalisildiginda tarihi evragin bilgi bütünlügü bozulacaktir. Dolayisiyla ayiklama süreci, evrak elektronik biçimi terketmeden yapilacak bir inceleme ve degerlendirmeyle gerçeklestirilmek zorundadir.[26]


Örgütlenmeler, dolayisiyla arsivciler açisindan, elektronik evraklarla ilgili önemli bir sorun daha vardir: Evrak yaraticilarinin evraklar üzerindeki mutlak hakimiyeti. Bu hakimiyetin kirilmasi gerekir, çünkü geleneksel ortamlarda oldugu gibi elektronik evraklarda da, hizmet sirasinda yaratilan bilgi, yaratanin degil örgütlenmenin malidir. Evrak yaraticisina bu faaliyeti karsiliginda ücret ödenmektedir. Dolayisiyla bu tür malzeme üzerindeki tasarruf hakki, kendisine degil örgütlenmeye aittir.


Bu sorun, kendisini iki alanda göstermektedir: Elektronik belgelerin imhasi ve isimlendirilmesi. Otomatik veri islemede (OVI) bugüne kadar ki gelenek, hangi bilgilerin islenecegine, saklanacagina ve takibini kimin yapacagina dair bütün yetkileri OVI çalisanlarina veregeldiginden, OVI idarecileri kullanmadiklari ya da gereksiz gördükleri bütün bilgileri herhangi bir zamanda silebilmektedirler.[27] Dolayisiyla, arsivsel degeri olan bir kisim bilgiler de bu arada kaybolabilmektedir. Bu durumu engelmenenin tek yolu, arsivcilerin, evraklarin yaratilmazdan önceki gelistirme ve tasarim asamasinda sisteme müdahale ederek saklama süreleri konusunda görüsünü belirtmesinden ve uzun süreli saklanmasi gereken evraklarin yaratilmasi ve tanimlanmasinda agirligini koymasindan geçer gibi görünmektedir. Bu, arsivcilerin geleneksel rollerinde önemli bir degisimi gerektirmektedir. Evraklarin kullanim ömrü bittikten sonra devreye girerek malzemeyi degerlendirip ayiklayan arsivciler yerine, bilginin yaratilma asamasina aktif olarak katilarak kendi mesleki fonksiyonlarini yerine getiren arsivciler sözkonusudur.[28] Bunlar ise basindan müdahale ederek, bilginin yaraticilari, kullanicilari ve OVI personeli arasindaki koordinasyonu saglamak durumundadir.[29]


Elektronik evrak yaraticilarinin kontrolsüz çalismalarinin getirdigi ikinci sorun ise dosyalarin rastgele isimlendirilmesidir. Örgütlenmeler içinde belgelerin isimlendirilmesine dair standartlar gelistirilmemistir ve belge isimlerinin seçimi yaraticilara birakilmaktadir. Diger taraftan yazilimlar, belge ya da verilere verilebilecek isimler konusunda sinirli yeteneklere sahiptir. Kullanilabilecek alan, genelllikle azami sekiz karakterle sinirlidir ki bu, belgelere anlamli isimler koymaya yetmez. Örgütlenme içindeki dosya sinisama sistemi genellikle bilinmez ve belgelere verilen kisa isimler genellikle yalnizca o an için anlamlidir. Isimlendirmenin üzerinden birkaç hafta geçtikten sonra ismi verenin kendisi dahi o ismin ne anlama geldigini hatirlamaz. Böyle bir durumda, örgütlenme içinde çalisan diger insanlar için bu isimlerin herhangi bir zamanda herhangi bir anlam ifade etmesi de dogal olarak beklenemez. Yaraticilarin çogu kendi özel dosyalama sistemlerini kurarlar ve bu sistemin örgütlenme içinde mevcut diger geleneksel ya da elektronik evraklarla ya da evrak sistemiyle hiç bir iliskisi olmaz.[30]

 

Buraya kadar elektronik evraklarin gelismesiyle birlikte, gelecekte arsivcilik açisindan karsilasilacak sorunlardan bahsedildi. Ancak, dogal olarak gelecekten beklenen seyler yalnizca sorunlarla sinirli degildir. Her sorun, bir süre sonra kendi çözümünü de yaratacaktir.


Teknolojinin gelismiyle birlikte kendini göstermeye baslayan olgulardan biri de standartlastirma çabalaridir. Örnegin, OSI (Open Systems Interconnection - Açik Sistemlerarasi Baglanti) protokollerinin, giderek daha çok üretici tarafindan benimsenmesi, üreticilerin kendi ürünleri için tekelci iletisim standartlarindan vazgeçmeye baslamasi, ODA/ODIF (Office Document Architecture/Office Document Interchange Format - Büro Belge Mimarisi/ Büro Belge Degisim Formati) gibi standartlarin gelistirilmekte olmasi umut vericidir. Bu tür standartlarin yayilmasi, telekomünikasyon sistemleri arasinda daha rahat baglantilar kurulmasi, belgelerin depolama, getirim ve degisimle ilgili yazilim ve donanimdan bagimsiz olarak islenmesi ve transfer edilmesi gibi imkanlari mümkün kilacaktir.[31]


Teknolojideki degisimin yarattigi sorunlarin kendi çözümünü de beraber getirmesine bir baska örnek, saklama sorunlariyla ilgili olarak gündeme gelmektedir. Herseyin basinda, elektronik evraklarda orijinal kopya kavrami yoktur. Hatta, evragin ikinci, üçüncü, vs. kusak kopyalari, muhtemelen biricin kusak kopyadan daha kaliteli olacaktir. Bilginin kendisi özgün olabilir, ama orijinal versiyonu arsivin fiziki gözetimine almanin hiç bir anlami olmayacaktir. Dolayisiyla arsivler, evraklarin fiziki gözetimi yerine, degerlendirme ve entellektüel kontrol üzerine yogunlasmayi ve bu konulari gelistirmeyi daha yararli bulabilirler. Bu durumda, bilginin kaynagini, evraklarin fiziki gözetimcisi olarak tanimlamak daha anlamli olabilir. Evraklarin fiziki devri hiçbir zaman gerçeklesmeyecek, bunun yerine evraklarin fiziki olarak korunma sorumlulugu yaraticisina yüklenecektir.[32] Bu, arsivlere maddî kaynaklarini baska alanlara kaydirma imkan verdigi gibi, yaraticilara da fazlaca bir yük getirmeyecektir. Çünkü, özellikle anaçati bilgisayarlarin çalismasi için gereken çevresel ortam, elektronik evraklarin saklanmasi için gereken ideal ortama çok yakindir.


[*] Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Arsivcilik Bölümü, Ögretim Görevlisi.


[1]"Automated Record Tracking Systems," Records & Retrieval Report, c. 1, s. 1 (1985): 1.


[2]-Anna Christina, Ulfsparre, The Management Of Business Records (München: K. G. Saur, 1988), 51.


[3]- PRO = Public Records Office, "The Selection & Preparation for Transfer of Machine-Readable Records. A Provisional Guide", A Guide for Departmental Record Officers,1971’e ek (3 rd. ed. ([London]: 1974), 10.


[4]- Katherine Gavrel, Conceptual Problems Posed by Electronic Records: A RAMP Study (Paris: UNESCO, 1990), 14.


[5]- PRO, 9.


[6]- PRO, 12.


[7]- Ulfsparre, 54.


[8]- Ira A. Penn ve dig., Records Management Handbook (Hants [Ingiltere]: Gower Publications, 1989), 80


[9]- Gavrel, 37.


[10]-Gavrel, 37


[11]-PRO, 8.


[12]- National Archives and Records Services, Disposition of Federal Records ([ABD]: 1987), 8.


[13]- Penn ve dig., 180.


[14]- Ulfsparre, 53.


[15]- Gavrel, 41.


[16]- PRO, 14.


[17]- PRO, 13 ve Gavrel, 42-43.


[18]-Ulfsparre, 38.


[19]- Gavrel, 32-33.


[20]- Don M. Avedon, "Automated Records: A New Challenge for Archives, " International Journal of Archives, c. 1, s. 2 (1980): 41.


[21]-Gavrel, 10-11.


[22]- Gavrel, 11; 35.


[23]- Gavrel, 13-14.


[24]- Gavrel, 26-27.


[25]- Gavrel, 22.


[26]- Gavrel, 19-20.


[27]- Harold Naughler, The Archival Appraisal of Machine-Readable Records (Paris: UNESCO, 1984), 27.


[28]- Ulfsparre, 180 ve Gavrel, 27.

[29]- Naughler, 15.


[30]- Gavrel, 18.


[31]-Gavrel, 10-11.


[32]-Gavrel, 39-40.

Prof. Dr. Hakki Dursun Yildiz Armagani. Istanbul: Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, 1995: 99-104. [with Nejla Karabulut.]
--------------------------------------------------------------------------------

Arsivcilik Meslek Hastaliklari

Bekir Kemal Ataman[*]

Nejla Karabulut[**]

Bilindigi gibi, arsiv denince çogu insanin aklina, binalarin bodrum katlarindaki bir kisim depolarda üst üste yigilmis ve üzerleri birkaç parmak tozla kapli kagit yiginlari gelmektedir. Genel izlenim, buralarin istisnasiz bir sekilde asiri derecede nemli; fare, akrep, örümcek ve benzeri her türlü haseratla dolu oldugu ve hemen hiç bir zaman günes almadigidir. Ne yazik ki bu izlenimler çogu zaman dogrudur da. Arsivcilige verilen öneme paralel olarak, arsivcilerin çalismak zorunda birakildigi ortamlar da hemen her zaman insan sagligina son derece zarali kosullar tasimaktadir. Bu tür ortam ve kosullarda çalismanin insan sagliginda meydana getirebilecegi tahribat, bu yazinin konusunu olusturmaktadir. Ancak görülecegi üzere, asagida anlatilanlarin çogu, yüksek standartli bir arsiv hizmeti ile giderilebilecek türdendir. Dolayisiyla, çalistigimiz kurulustaki yöneticileri suçlamaya baslamadan, biz arsivcilerin igneyi önce kendimize batirmamiz gerekmektedir. Gerek kendi sagligimiz, gerek verdigimiz hizmetin kalitesi, gerekse meslek ahlaki açisindan, arsivcilik standartlarinin yükseltilmesi öncelikle kendi boynumuzun borcudur. Bizler kendi isimizi önemsedigimiz, verdigimiz hizmetin kalite ve standardini yüksek tuttugumuz takdirde, yöneticilerin arsiv ve arsivcilige verecegi önem de artacaktir. Aksi takdirde, gerek fiili çalisma ortami, gerek gördügümüz saygi, gerekse ücret olarak tozlu ve nemli bodrum katlarindan yukari çikamadigimiz gibi sagligimizi da kaybetmek kaçinilmaz olacaktir.

GÖGÜS HASTALIKLARI VE SOLUNUM YOLU ALERJILERI
Tüberküloz (verem): Nemli ve günes isigi almayan ortamlarda çalisanlarda daha çok görülen, bulasici ve tedavi edilmezse öldürücü bir akciger hastaligidir. Belirtileri: Kuru öksürük, balgamda kan, halsizlik, istahsizlik, gece terlemeleri, uzun süreli hafif ates.

Bronsial astim: Tozlu ve nemli ortamlarda çalisanlarda daha sik görülen bir nefes darligi türüdür.Nefes genellikle hiriltilidir.

Bronsit: Akcigerlerin iltihabik bir hastaligidir. Bir seferlik görüldügü durumlar akut bronsit, sürekli tekrarladigi durumlar kronik bronsit olarak adlandirilir. Belirtileri: Siddetli öksürük, balgam ve ates.

Pnömokonyozlar: Dis ortamdan gelen toz ve benzeri parçaciklarin nefes yoluyla akcigerlere ulasmasi sonucu ortaya çikan tahribat türlerine verilen genel addir. Belirtileri: Pnömokonyoz türüne göre degisir. Genellikle nefes darligi, öksürük, halsizlik, kilo kaybi seklindedir.

Alerjiler: Insanlarin yasadigi yerlerdeki toz yiginlari içinde yasayan mikroskobik bir canli türü olan akarlarin (mites), dumanin veya rutubetli ortamlarda olusan küf ve mantarlarin, bunlara karsi duyarliligi olanlarda yol açtigi solunum yolu hastaliklaridir. Çogunlukla bronsial astim, alerjik rinit (burun akmasi/tikanmasi) veya hapsirma krizleri seklinde görülür.

Yapisal önlemler: Depolar,

Toz, su ve neme karsi izole edilmeli,
Klima sistemleriyle donatilmali,
Günes isigi alacak sekilde insa edilmeli, ancak ultraviyole isinlari evrak üzerinde zararli oldugundan gölgelik, siperlik veya filtreler yoluyla direkt günes isiginin evraklara ulasmasi önlenmelidir. Ultraviyole isinlarinin, tüberküloz mikrobunu önleyici özelligi bulunmasina karsin, arsiv ortaminda bulunmasina izin verilemeyeceginden, bu konuda asagidaki genel önlemlere basvurulmalidir.
Genel önlemler: Depolar,

SIk sIk havalandirilmali,
Sabit isi ve nem kosullarini saglanmasi için gerekli önlemler alinmali,
Sürekli olarak temiz tutulmali;
Temizlik için yüksek devirli ve tercihan sulu sistem elektrik süpürgeleri kullanilmali,
Yerler, rasar, dolap tepeleri ve kutular hergün nemli bezle silinmeli,
Temizlikte kolaylik olmasi ve toz oraninin azaltilmasi için, yerler kolaylikla paspas yapilabilir nitelikte olmali ve hali ile kaplanmamali,
Evraklar kutular içinde muhafaza edilmeli,
Gerek temizlik yaparken, gerekse evraklar üzerinde çalisirken toz maskesi kullanilmali,
Bürolarda elektrikli hava temizleyici cihazlarin kullanilmasi düsünülmeli,
Tüberküloza karsi, arsiv personeli sistematik olarak tasiyicilik muayenesinden geçirilmeli,
Fare ve hasarata karsi, depo ve bürolara yiyecek maddesi sokulmasi yasaklanmalidir.

DERI HASTALIKLARI VE CILT ALERJILERI
Atopik dermatitler: Kagit malzeme üzerinde biriken tozlarda daha sik görülen dermatofegoides pteronissus ve dermatofegoides farüne isimli iki farkli cins mikroskobik canlinin (akar türünün) yol açtigi alerjik deri hastaliklarinin genel adidir. Nemli ortamlardaki küf ve mantarlar da benzer hastaliklara yol açabilir. Özellikle genetik (irsi) ve çevre faktörleri nedeniyle alerjik bünyeye sahip olanlarda hastaliga yakalanma orani daha yüksektir. Belirtileri: Kasinti, deri döküntüleri.

Ürtiker: Atopik dermatitlerle ayni sebeplerle ortaya çikabilen bir deri hastaligidir. Belirtileri:Tek veya yaygin beyazdan açik pembe renge kadar orta derecede kasinti. Hastalikli bölge gergindir, kasinti sirasinda tahris edilmemelidir!


Alerjik konjüktivit: Tozlu ortamlardan kaynaklanan bir göz çevresi iltihabidir. Belirtileri: Göz çevresinde kasinti, sulanma, sisme ve kizariklik.

Yapisal önlemler: Gögüs hastaliklari için alinacak önlemlerle aynidir.

Genel önlemler: Gögüs hastaliklari için alinacak önlemlere ek olarak:

Giysi ve vücut temizligine dikkat edilmeli, bu amaçla
Tozlu malzemeyle çalisirken önlük ve eldiven giyilmeli ve bunlar sik sik degistirilmeli ya da yikanmalidir,
Vücudun tozla temas eden kisimlarini bol su ve sabunla yikamali, ancak cildin sik yikama nedeniyle kurumasini engellemek için yikama sonrasinda nemlendirici krem kullanilmalidir.


ORTOPEDI VE KAS HASTALIKLARI
Disk kaymasi, bel fitigi: Bel ve sirt kaslarinin hatali durus ve zorlayici hareketler nedeniyle zayif kalmasi sonucu ortaya çikabilecek agrili omurga hastaliklaridir. Omurlar arasindaki yari yumusak dokularin (kikirdaklarin) asinma veya baska sebeplerle hasar görmesi sonucu, omurlarin omurilikten çikan sinirleri sikistirmasiyla ortaya çikar ve felce kadar varabilir. Belirtileri: Bel ve bacakta agri.

Fibrosit: Ayni kaslarin uzun süreli kullanimi sonucunda yumusak dokularda (kaslarda) meydana gelebilecek lokal (bölgesel) sertlikler. Belirtileri: Agrili adale kasilmalari.

Tenosinovit: Masa basinda, özellikle bilgisayar basinda uzun süreli çalisanlarda, el, kol, omuz ve sirt adalelerindeki yorgunluga ve sinir sikismalarina bagli olarak görülen kas hastaligi. Belirtileri: Agri ve sisme.

Romatizma: Çik çesitli türleri vardir. Genel hatlariyla, rutubet ve soguk havanin ciltteki agriya duyarli algilayicilari uyarmasi ve bunun omurilik araciligiyla beyne iletilmesiyle algilanan agrili durum olarak nitelendirilebilir.

Genel önlemler: Asagida siralanan spesifik önlemlere ek olarak,

Agir is yapilmamasi,
Mümkün oldugu takdirde, yorgunlugu hissetmeden önce bir isten digerine geçilmesi,
Bütün gün büroda çalisanlarin firsat buldukça kalkip etrafta dolasmasi (ama isten kaytarmasi degil!),
Düzenli olarak egzersiz ve spor yaparak kaslarin güçlendirilmesi,
Yorgunluk hissedilmeye baslandigi anda masaj yapilarak kaslarin gevsetilmesi,
Sürekli masa basinda, özellikle bilgisayar ekrani karsisinda çalisanlarin 20-30 dakikada bir 15-20 saniye süreyle uzak mesafelere bakarak gözlerini dinlendirmesi,
Boyun, kol, bel, sirt ve bacak agrilari baslamissa, bir fizik tedavi uzmaninin önerecegi kas güçlendirme egzersizlerinin düzenli olarak yapilmasi tavsiye edilir.

Yük kaldirir ve tasirken: Sirt ve bel kaslari yapi itibariyla agir yük kaldirmaya uygun degildir, daha çok vücudun öne egilip kaldirilmasi islevlerini yürütürler. Dolayisiyla,

Yerden kaldirilacak bir yükün yükü, sirt ve bel kaslarina degil, bu ise daha uygun olan bacak kaslarina bindirilmelidir. Bu is için, dizler bükülerek yere çömelinmeli, yük iki elle kavranip vücuda yakin tutularak ve bacak adaleleri kullanilarak kaldirilmali,
Ani hareketlerden kaçinilmali,
Agir yükler belden yukari bir seviyeye kaldirilmaya çalisilmamali,
Elle yük tasima sirasinda vücudun tek tarafi kullanilmamali, yük mümkün oldugu kadar esit bir sekilde bölünerek her iki kola, dolayisiyla vücudun iki yanina dengeli bir sekilde dagitilmali,
Uzun mesafe tasinacak veya agir yükler için tasima arabasi kullanilmalidir.

Yüksek raflara uzanir veya bakarken:

Bas hizasindan yukaridaki bir rafa uzanmak veya bakmak gerektiginde basamak veya merdiven kullanilmali,
Çene (yukari degil) bükük ve arkaya çekik tutulmalidir.

Ayakta çalisirken:

Bel düz ve dik tutulmali,
Beldeki çöküklügü hafifletmek için, ayaklar 25-30 cm. yükseklikte tabure veya benzeri bir nesne üzerinde degistirilerek dinlendirilmeli,
Bayanlar için orta yükseklikteki topuklar tercih edilmeli, topuksuz veya asiri yüksek topuklu ayakkabilardan kaçinilmalidir.

Otururken:

Sert bir sandalyede, omurga sandalye arkaligina dayanacak sekilde dik olarak oturulmali,
Vücut gevsemeye birakilmamali,
Bir veya iki diz, kalça hizasindan yukarida olmali,
Kisa dinlenme süreleri için koltuklu sandalyeler tercih edilmelidir.

Bilgisayar basinda çalisirken:

Klavyenin tuslari hafif olmali,
El bilekleri masadan destek almali,
Mümkünse iki parçaya ayrilabilen (ergonomik) klavye kullanilmali,
Araliksiz uzun süre çalisilmamali,
Uzun süreli oturmalarda vücudu yormayacak ergonomik (insan vücudunun boyutlarina ve organlarin çalisma sistemine uygun) tasarimli sandalye ve bilgisayar masalari tercih edilmeli,
Zaman zaman kollar iki yana sarkitilip sallandirilarak, omuzlar ayri ayri kendi ekseni etrafinda döndürülerek ve bacaklar uzatilip gerilerek masa basi egzersizler yapilmalidir.


PSIKOLOJIK RAHATSIZLIKLAR
Depresyon: Kapali, karanlik, tekdüze ortamlarda sikici isler yapan insanlarda sikça görülür. Belirtileri: Dikkatte azalma, hayattan zevk almama, karamsarlik, uyku ve istahta azalma, yorgunluk, sürekli aglama.


Yapisal önlemler:

Çalisma mekanlari aydinlik, ferah ve mutlaka günes isigi alacak sekilde düzenlenmeli (ancak yukarida belirtildigi üzere günes isiginin dogrudan gelisine izin verilmemeli),
Ortam klima cihazlariyla donatilmalidir.
Ileri teknoloji ürünü ekipmanla çalismanin da is verimini arttirdigi gözlemlenmistir.

Genel önlemler:

Ortam sik sik havalandirilarak içerideki havanin temiz olmasi saglanmali,
Tekdüzeligi kirmak için farkli, canli ve parlak renkler kullanilmali (örnegin her depo katinda farkli bir renk, her katta raf bloklarinin agirliklarina göre farkli farkli renkler kullanilmasi düsünülebilir),
Depolarda ana koridor isiklari sürekli açik tutulmali, yan koridor isiklari gerektikçe açilabilir sekilde düzenlenmeli,
Uygun yerlere (depolar dahil) çiçekler/bitkiler konmali ancak haserata karsi ilaçlanmasi ihmal edilmemeli,
Depolar basta olmak üzere, görece sikici mekanlara müzik yayini yapilmali (arabesk müzigin kisiyi karamsarliga ittigi, klasik müzigin dinginlestirici--uyutucu degil, pop müzigin canlandirici etkisi oldugu saptanmistir),
Uzun süreli çalisma halinde, depo islerinin fiziki yorgunluga, kullanici müracaat bankolarinin ruhi yorgunluga, masa basi islerinin akli yorgunluga yol açtigi tespit edildiginden, personelin 1-2 hafta araliklarla rotasyona tabi tutularak farkli birimlerde çalismasi saglanmali,
Personelin diger mesai arkadaslariyla görüs alis-verisinde bulunabilecegi yemek/çay salonu gibi mekanlar yaratilarak günde 3-4 kez bu mekanlara çikisi saglanmalidir.


Görüldügü üzere, arsivcilik meslek hastaliklarindan korunmak için alinacak genel önlemlerin tümü, biz arsivciler tarafindan kendi imkanlarimizla ve çogu zaman kendi kendimize alacagimiz önlemlerden ibarettir. Bu nedenle, öncelikle kendi sagligimizi ve evraklarimizi korumak, sonrasinda ise üst yönetim ve diger birimlerden bekledigimiz itibari yükseltmek için yapmamiz gereken sey, meslegimizi hakkiyla yerine getirerek bulundugumuz kurulusta uygulanan arsiv ve arsivcilik standartlarini yükseltmektir. O halde, saglikli ve itibarli bir meslek grubu olusturmak için kollari sivamaya ne dersiniz?

Kaynakça

"Bel agrilari için egzersizler," Parason/Parasex hasta bilgilendirme brosürü.
COLLIER, J. A. B., J. M. LONGMORE ve J.H. HARVEY. Oxford Klinik Dallar Elkitabi. Çev. Muzaffer Tuzcu ve Suna Tuzcu. Cilt: 1. Istanbul: Yüce Yay.: 1992.
DUNAGAN, William Claiborne ve Michael L. Rinder. Tedavi Elkitabi. 26. baski. Çev. Ed. Tevfik Pinar. 2 cilt. Ankara: TÜRDAV Yay. 1992.
HETTENKOFER, Hans-Jürgen. Romatoloji: Diagnostik-Klinik-Terapi, Istanbul: Arkadas Tip Kitaplari, 1986.
Istanbul Tip Fakültesi Klinik Ders Kitaplari Cilt: 3, Hareket Sistemi Hastaliklari. Düzenleyen O[rhan] Yenal. Istanbul: Sermet Matbaasi, 1974.
Istanbul Tip Fakültesi Klinik Ders Kitaplari Cilt: 6, Gögüs Hastaliklari. Düzenleyen Alaattin Vardar. Istanbul: Sermet Matbaasi, 1975.
Istanbul Tip Fakültesi Klinik Ders Kitaplari Cilt: 7, Psikiyatri. Düzenleyen Selim Özaydin. Istanbul: Sermet Matbaasi, 1975.
KIRÇIN, Necip. "Bilgisayar, Saglik ve Ekonomi," Byte Türkiye. s.1 (Subat 1994): 175-177.
Oxford Klinik Elkitabi. R. A. Hope ve dig. Çev. Muzaffer Tuzcu ve Suna Tuzcu. Cilt: 1. Istanbul: Yüce Yay., 1992.
SCHÄFFLER, Arne, Jörg BRAUN ve Ulrich RENZ. Klinik Muayene, Tani, Tedavi, Acil Kilavuzu: Iç Hastaliklari, 4. Gen. Bas. Çev. ve Uyarlama Barbaros Irdelmen. Istanbul: Yüce Yay., 1993.
SUNAR, Altug Senocak. Otolarengoloji: Kulak Burun Bogaz Hastaliklari Ders Kitabi, Istanbul: Istanbul Üniversitesi Cerrahpasa Tip Fakültesi Yay. 1979.
VIDINEL, Ilhan. Akciger Hastaliklari. Izmir: Ege Üniversitesi Tip Fakültesi Yay., 1989.

Management Thinking: Management Club Workshop Papers and Proceedings. Marmara University. (II-IV 1992): 1-6.

--------------------------------------------------------------------------------

Karar Verme Mekanizmasindakiler Için Evrak Isletmeciligi

Bekir Kemal Ataman[*]

GIRIS

Arsivlerin, bir örgütlenmenin ihtiyaçlari arasinda en alt siralarda yer aldigi düsünülegelmistir. Oysa örgütlenmenin kendi evraklarina ihtiyaci vardir : Ihtiyaç duyduklari bilginin çogu kendi evraklarindan karsilanabilir. Dolayisiyla arsivler bir lüks degildir.[1] Bu bilgiler olmadan karar verme mekanizmasinda olanlarin karar vermeleri mümkün degildir. Karar vermenin sürati ve kararin kalitesi, karar vermeden önce ilgili bütün faktör ve konularin degerlendirilmesini mümkün kilacak bilginin elde edilebilirligine baglidir. Bilginin elde edilebilirligi ise evrak ve arsivlerin ne denli düzenli olduguna baglidir.[2]

 

Bu durumda, analistlerin sirketler için üç hayati unsur olarak siraladiklari emek, sermaye ve mülke bir dördüncüsünü, bilgiyi eklemek, hatta içinde yasadigimiz bilgi çaginda bu faktörü birinci siraya yerlestirmek gerekecektir. Çünkü, insanlarin bir isten digerine geçislerinde görüldügü gibi insan faktörü yenilenebilmektedir. Önceleri bir kurulusun kendi birikimlerinden olusan sermaye, kredi, hisse satisi, sirket evlilikleri, vb. gibi yollarla temin edilebilmektedir. Üretim tesisleri, binalar ve ekipman da dahil olmak üzere mülkler, eskime, ihtiyaç fazlaligi veya modernlestirme nedeniyle düzenli olarak yenilenmektedir. Buna karsin bilgi, seneler süren çabalar olmadan yaratilamamakta, yenilenememekte, yeniden olusturulamamaktadir. Istatistikler, ciddi bir yangin geçiren tüm kuruluslarin % 30’unun bir yil içinde faaliyetlerini durdurmak zorunda kalacaklarini göstermektedir. Sigorta sirketleri ekipman ve tesislerin zararini tamamen karsilasa, personel oldugu gibi korunsa, hatta genisletilse ve nakit sermaye sirket disinda banka vb. kuruluslarda korunmus olsa dahi, bu kuruluslar faaliyetlerine devam edememektedirler. Çünkü karar vermenin temelini olusturan bilgiler sonsuza kadar kaybolmustur.[3]

Bu yazinin konusunu olusturan evrak ve arsiv isletmeciligi ise, sözkonusu bilgilerin üzerine kaydedildigi ortamlarla ilgilidir. Bilgi kendi basina yoktur; kaynagini bir insanin beyninden alsa da, bir insandan digerine kalici olarak iletebilmesi için bir ortam üzerine kaydedilmesi gerekir. Bu ortam ister kagit, isterse fotograf, film, video, ses bandi, mikrofilm, harita veya bilgisayar ortami olsun, evrak olarak adlandirilmaktadir.

Dolayisiyla, süratli ve dogru karar verme eylemi, bilginin üzerine kayitli bulundugu evraklarin ne ölçüde düzenli olduguna ve saglikli bir sekilde korunduguna baglidir. Bu yazida karar verme mekanizmasinda bulunanlarin, evraklarin hangi süreçler sonunda arsiv haline dönüstügünü anlamalari saglanmaya çalisilacak ve saglikli bir evrak ve arsiv isletmeciliginden elde edilebilecek yararlar ele alinacaktir.

 

 

EVRAK ISLETMECILIGI

 

 

Evrak isletmeciligi, bir örgütlenmenin islerinin yürütülmesi için gerekli kayit bilgi üzerinde sistematik ve bilimsel kontrol uygulanmasidir. Bu kontrol, örgütlenmenin her türdeki evraklarinin yaratilmasi, dagitimi, kullanimi, saklanmasi, depolanmasi, getirimi, korunmasi ve nihai tasfiyesini kapsar ve yönetimin problem çözümü ve karar vermede ihtiyaç duyacagi bilginin düzenli ve etkin bir akisini amaçlar. Bunun için faaliyetin her asamasinda uygun standartlarin olusturulmasi ve gerekli politika ve prosedürlerin formüle edilmesi gerekir. Evrak isletmeciliginin bu tanimi, dogal olarak, en üst yönetim kademesi tarafindan yönlendirilen bir program öngörür. Bu programin temel amaçlari ise sunlardir :

 

Örgütlenmenin etkin bir sekilde yönetilmesi ve isletilmesi için gereken bilgiyi gerektigi anda dogru ve bütünlüklü olarak sunmak,

Kayitli bilgiyi mümkün oldugu kadar etkin bir sekilde islemek,

Bilgi ve evraklari mümkün olan en az maliyetle sunmak,

Müsterilere (evrak kullanicilarina) en iyi hizmeti sunmak.[4]

 

Bu açidan bakildiginda evrak isletmeciligi, bir yönüyle yönetim enformasyon sistemlerinin, bir yönüyle organizasyon ve metod çalismalari ile sistem analizinin, bir yönüyle genel isletmeciligin, baska yönleriyle de tarih ve diger sosyal bilimlerin kapsamina giren konular arasinda bir ag kuran disiplinlerarasi bir faaliyettir.

 

 

EVRAK ISLETMECILIGININ KAPSAMI VE FONKSIYONLARI

 

 

Kapsamli bir evrak isletmeciligi programi, evraklar üzerinde evragin ’hayat’i boyunca meydana gelen herseyle ilgilidir; yani evragin ’dogum’undan, örgütlenmenin fonksiyonlarini yerine getirme sürecindeki üretken ’hayat’ina, faydali bütün amaçlar yerine geldikten sonraki ’ölüm’ veya imhalarina veya sürekli saklanmaya deger özellikleri varsa arsiv halinde ’yeniden dogus’larina kadar geçen sürenin tümüyle ilgilenir.[5]

 

Bu ’hayat’ süreci, evrak isletmeciligi dilinde evragin üç çagi olarak adlandirilir ve yukarida anlatilandan çok az farklilikla güncel, yari güncel ve güncel olmayan asamalar halinde sinisanir. Güncel asama, evraklarin yaratildigi ve örgütlenmenin faaliyetleri için sikça kullanildigi dönemi kapsar. Yari güncel asama evraklarin daha az kullanildigi bir dönemi ifade eder. Herhangi bir örgütlenmede yaratilan evraklarin % 80’inden fazla bir bölümü bir sene içinde aktif kullanimini kaybeder. Bu süre sonunda bir kisim evraklar hemen imha edilebilir durumdadir. Bir kisim evraklara bir süre daha -fakat daha az siklikla- ihtiyaç duyulacaktir. Bir kisim evraklar ise artik ihtiyaç duyulmadigi halde yasal zorunluluklar nedeniyle bir süre daha saklanmak durumundadir. Bu son iki kategorideki evraklarin pahali büro yerlesimi disina çikarilarak ara depo adi verilen ucuz depolama alanlarina devredilmesi gerekir. Bu depolarda kullanim/yasal saklama süresini tamamlayan evraklardan uzun süreli saklanmasina ihtiyaç duyulanlar arsive devredilir. Üzerlerinden belirli bir süre geçtikten sonra saklanmasina gerek kalmayan evraklar ise imha edilir, ki bunlar, tüm evraklarin % 90’indan fazlasini olusturur.

 

Simdi evrak isletmeciliginin kapsamini ve fonksiyonlanini bu üç asamada teker teker ve ayrintili olarak ele alalim :

 

 

1. Evrak Kalemi Islemleri

 

Herhangi bir örgütlenmede evrak dendiginde ilk akla gelen yazismalardir. Bunlarin dosyalanmasi, indekslenmesi, siralanmasi, etiketlenmesi, kaydedilmesi, düzenlenmesi ve istendiginde getirimlenmesi (retrieve), en bilinen evrak kalemi islemleridir. Oysa örgütlenmelerde, yalniz örgütlenme içinde kullanilan ve günlük faaliyetin sürdürülmesi sirasinda ortaya çikan baska evraklar da vardir. Muhasebe için tutulan hesap defterleri, personel için tutulan özlük dosyalari, satin alma için yapilan piyasa arastirma kayitlari, rakip firmalar hakkinda toplanan bilgiler, memorandumlar, vb. bunlara örnek olarak verilebilir. Örgütlenmenin günlük faaliyetleriyle ilgili bu tür dosyalar iki ana baslik altinda toplanir : Vaka dosyalari ve konu dosyalari. Vaka dosyalari, belirli bir eylem, islem, olay, kisi, yer veya projeyle ilgili bilgileri derleyen dosyalarin bir dizisidir ve bu kriterlerin herhangi birine göre düzenlenmis olabilir. Bu dosyalar içerik olarak birbirine benzerler fakat her bir dosya gömlegi veya klasörde farkli bir ’vaka’ vardir.[6] Personel özlük dosyalari, vaka dosyalarinin tipik örneklerindendir. Konu dosyalari ise, içerdigi konuya göre düzenlenmis yazi, memorandum, telgraf, rapor vb. malzemeden olusur. Bu tür dosyalara daha çok yazismalarda rastlanmakla birlikte, yazisma disindaki malzemeler için kullanildigi da görülür. Bu tür dosyalamada kullanilacak konu tasnif sistemlerinin gelistirilmesi, uzun zaman alan, zahmetli ve uzmanlik gerektiren bir istir.[7]

 

Evrak isletmeciliginin en bilinen faaliyet alanlarini olusturan yazisma yönetimi ile aktif dosyalar yönetimi, evraklara yaratildigi anda müdahaleyi gerektirir. Karar vericilerin ihtiyaç duyduklari bilgiyi aninda bulabilmesinin ilk kosulu, bilginin üzerine kaydedildigi evraklarin belirli standartlar içinde tutulmasi, mantikli bir sekilde düzenlenmesi ve siki bir sekilde kontrol edilmesidir.

 

Evrak isletmeciliginin bilinen baska bir kolu ise posta yönetimidir. Örgütlenmeye gelen ve örgütlenme disina gönderilen veya örgütlenme içinde bir birimden digerine giden evraklarin dogru kisiye ve zamaninda ulastirilmasini ve posta trafiginin aksamadan yürümesini saglamak, evrak isletmeciliginin islerindendir.

 

Çalisanlarin islerini nasil yapacaklarini belirten veya baska konulardaki talimatlarin ilgili bütün çalisanlara iletilmesi, bu talimatlardaki degisikliklerin aninda duyurulmasi ve örgütlenme içindeki bütün talimatlarin derlenip düzenlenerek ihtiyaç duyan tüm çalisanlara bu konuda referans hizmeti verilmesiyle ilgilenen talimatname yönetimi, evrak isletmeciliginin bir baska fonksiyonudur.

 

Yaratilan evraklarin birden fazla nüsha halinde düzenlenmesi çok sik rastlanan bir durumdur. Örnegin bir yazismanin ilgili kisiye, merkezi dosyalama sistemine, yaziyi hazirlayana, ’geregi için’ veya ’bilgi için’ baska birimlere birer adet dagitilmak üzere çok kopya halinde hazirlanmasi sikça görülür. Bunlara bir de ’belki lazim olur’ düsüncesiyle fazladan çikarilan nüshalari eklemek gerekecektir. Fotokopi makinalarinin yayginlasmasiyla beraber daha da çigrindan çikan bu kopya çilginliginin kontrolü evrak isletmeciliginin asli görevlerindendir.[8]

 

Kontrol edilmesi gereken bir baska malzeme ise raporlardir. Her örgütlenmede degisik ayrinti düzeyine sahip birçok rapor hazirlanir. Bu raporlarin ilgili ilgisiz birçok kisiye dagitilmasi ve bunlarin çogu zaman okunmadan çöpe atilmasi çok karsilasilan bir durumdur. Hazirlanmasi büyük emek ve zaman isteyen raporlarin, yalnizca ilgili kisilere dagitiminin saglanmasi, baska yollarla daha önceden elde edilmis bilgileri tekrarlayan gereksiz rapor üretiminin engellenmesi ve raporlarin hitap ettigi yönetim kademesine bagli olarak gereksiz ayrintilardan arindirilmasi gerekir. Alt yönetim kademelerinde ayrinti düzeyindeki bilgilere ihtiyaç duyulmakla birlikte, raporun sunuldugu yönetim kademesi yükseldikçe ihtiyaç duyulan bilginin de özetlenmesi ve globallesmesi gerekecektir. Süratli ve dogru kararlar vermek durumundaki yöneticilerin aradiklari bilgiyi en süratli ve bütünlüklü bir sekilde bulmalarini saglayamayan raporlar, islevlerini yerine getiremiyor demektir. Bu düzeni saglamak rapor yönetiminin konusunu olusturur.

 

Evrak isletmeciliginin güncel asamadaki evraklarla ilgili son faaliyeti ise form yönetimidir. Her örgütlenmede su veya bu sekilde form kullanilir. Formlarin istenen bilgiyi dogru ve bütünlüklü bir sekilde derleyebilmesi, gereksiz bilgileri derlemesinin engellenmesi, dolduranlarca dogru ve kolay bir sekilde ne istendiginin anlasilmasi ve süratli bir sekilde doldurulabilecek biçimde tasarlanmasi için yaratilmazdan önce kontrol altina alinmasi gerekir. Farkli biçimlerde hazirlanan formlarin ayni bilgileri duplike etmesinin önüne geçilmesi ve yukarida sayilan diger hususlarin denetim altina alinabilmesi için çalisanlarin ayaküstü çiziktirdikleri formlari fotokopi makinalarinda çogaltmalarinin ve matbaaya asiri miktarlarda siparis edildikten sonra depolarda kullanilmadan çürüyen formlarin engellenmesi sarttir. Bunun yolu ise merkezi bir otorite tarafindan yürütülen form yönetiminden geçer.

 

Güncel kullanimi sona erdikten sonra bir daha ihtiyaç duyulmayacagi kesin olan ve üzerlerinde herhangi bir yasal saklama süresi bulunmayan evraklarin ayiklanmasindadir simdi sira. Kalan evraklar, asli düzenleri bozulmadan listelenir, kutulara konur ve sonraki islemler için ara depoya gönderilir.

 

 

2. Ara Depo Islemleri

 

Güncelligini kaybetmis ve ara depoya devredilmesi veya imhasi gereken evraklarla ilgili islemlerin sistematik bir sekilde yürütülebilmesi için gereken ilk is, ister güncel, isterse yari güncel ya da güncel olmayan olsun, örgütlenme içinde mevcut bütün evraklar üzerinde kapsamli bir evrak arastirmasi yapilmasidir. Evrak envanteri olarak da anilan bu arastirma, asagida anlatilacak saklama planiyla birlikte, evrak isletmeciliginin kalbini olusturur. Evrak arastirmasi temel olarak hangi evraklarin saklanacagi, hangilerinin ne kadar süre sonra imha edilecegiyle ilgili tüm bilgilerin derleme islemidir. Envanter, her bir dosya serisi için ayri bir anket formu doldurularak gerçeklestirilir ve her formda o seriyle ilgili olarak su bilgiler derlenir : Dosya serisinin adi, bulundugu yer, yaratildigi büro, nitelemesi (kapsami), kapsadigi tarihler, düzenlenme ve tasnif sekli, hacmi, biçim veya içerik olarak kopyalari ve nerede bulunduklari, artis hizi, kullanim sekli ve sikligi, saklama veya devir süreleriyle ilgili tavsiyeler, varsa ilgili arastirma araçlari, üzerindeki erisim veya kullanim sinirlamalari (gizlilik derecesi) ve yasal sinirlamalar.[9] Envanter çalismasi sirasinda, dosyalarda mevcut formlarin da birer örnegi toplanir. Envanter, örgütlenme içinde mevcut her türden evrak hakkinda her türlü bilgiyi derledigi için, bir anlamda bütün örgütlenmenin bir portresi gibidir.

 

Evrak arastirmasi tamamlandiginda her bir dosya serisi ile ilgili saklama süresi de belirlenmis olur. Envanter sirasinda toplanan bilgiler o dosya serisinin yaraticilar ve/veya kullanicilar açisindan herhangi bir idari, mali ve hukuki deger tasiyip tasimadigini, örgütlenmenin faaliyetleri için ne kadar süre ihtiyaç duyulacagini, baskalari için herhangi bir arastirma degeri tasiyip tasimadigini ve üzerlerinde yasayla belirlenmis bir zorunlu saklama süresi bulunup bulunmadigini ortaya koyar. Bu ve diger bilgiler isiginda yapilan degerlendirme (appraisal) sonucu, her dosya serisinin ne kadar süre saklanacagi belirlenir.

 

Bundan sonra is saklama planinin hazirlanmasina gelir. Her dosya serisi için ayri ayri belirlenen saklama süresi ve bu süre sonunda yapilacak islem bir liste haline getirilerek saklama plani olusturulur. Saklama plani, güncel kullanimi kalmayan evraklarin düzenli, sistemli ve zamaninda tasfiyesi için temel anahtar niteligindedir.

 

Saklama sürelerini doldurup tasfiye gününe ulasan evraklar, saklama planina göre ayiklanir. Sürekli saklanmasi gereken evraklar arsive gönderilir, digerleri imha edilir. Ancak, evrak isletmecilerinin isi, malzeme ara depoya devredildikten sonra imha/arsive devir zamanina kadar beklemek degildir. Ara depoya devredilen malzeme, önce düzenli ve sistemli bir sekilde depolanir. Hangi malzemenin nerede oldugunu ve üzerinde hangi tarihte ne islem yapilacagini belirlemeyi saglayan fiziki kontrol ile hangi evrakta ne bilgiler bulundugunu ve hangi bilginin hangi evrakta bulundugunu belirlemeyi saglayan entellektüel kontrol araçlari hazirlanir. Bunlar, yönetim enformasyon sisteminin bir parçasi olarak evrak isletmeciliginin, ihtiyaç duyulan bilgiyi ihtiyaç duyuldugu anda dogru, kesin ve bütünlüklü bir sekilde karar vericilere ulastirmayi saglayan temel araçlaridir. Dogal olarak istenen bilginin verimli bir sekilde getirimlenmesi bu araçlarin ne derece saglikli hazirlandigina baglidir.

 

Mikroforma çekilmesi rantabl görülen ve orjinalinin imhasinda yasal açidan herhangi bir sakinca görülmeyen malzemenin mikrofilm veya mikrofislere çekilmesi, bunlarin çogaltilmasi ve ilgili kisilere ulastirilmasi, evrak isletmeciliginin bir baska boyutunu olusturur. Mikroform kullanma kararindan önce yapilacak fizibilite çalismasi da evrak isletmecileri tarafindan yürütülmek zorundadir. Maliyetlerle ilgili konulara, asagida evrak isletmeciliginin hesaplanabilir yararlari bahsinde deginilecektir.

 

Evrak isletmeciliginin en önemli baska bir görevi ise, herhangi bir felaket aninda örgütlenmenin faaliyetini asgari aksamayla devam ettirebilmesi açisindan hayati önem tasiyan evraklarin korunma altina alinmasidir. Hayati evraklar yönetimi adiyla anilan bu faaliyet için evrak isletmecilerinin kullandigi yöntem, bu tür evraklarin kagit, mikrofilm ya da uygun görülen bir baska biçim altindaki kopyalarini, orjinallerinden ayri bir yerde, yangin, su baskini, hirsizlik vb. tehlikelere karsi korunacak bir sekilde saklamak ve koruma altina almaktir.

 

 

3. Arsiv Islemleri

 

Sürekli saklanmasina gerek görülüp arsive devredilen malzeme önce asli düzenine sadik kalinarak düzenlenir, nitelenir ve resmi veya özel arastirmacilar tarafindan kolay bir sekilde kullanilmasini saglamak üzere arastirma araçlari hazirlanir. Resmi, yani yaratici örgütlenme kullanicilar tarafindan yapilacak bilgi istekleri için getirim (retrieval) hizmeti verilir. Aradigi bilgiyi bulmakta zorlanan arastirmacilara danisma hizmeti verilir. Malzemenin bozulmadan uzun süre saklanabilmesi için uygun depolama kosullarinda, gerekli koruma önlemleri alinir. Uygun görülen malzemenin mikrofilme çekilmesi, çogaltilmasi ve dagitilmasi ile, bozulan ve onarim gerektiren malzemenin restorasyonu ise evrak isletmecilerinin arsive devredilen evraklarla ilgili olarak yapacaklari diger isleri olusturur.

 

 

EVRAK ISLETMECILIGININ YARARLARI

 

 

1. Görünür (tangible) yararlar

 

Evrak isletmeciliginin görünür yararlarinin temelini, maliyetlerde sagladigi düsüs olusturur.[10] Evrak isletmeciligi, bir büro faaliyeti (staff function) olmasina ve dolayisiyla temel olarak sabit isletme masrasari içinde yer almasina karsin, çogu büro faaliyetinin aksine, maliyetinden daha fazlasini tasarruf ettirme potansiyelini tasimasi nedeniyle üzerine yatirim yapilmis bir sabit isletme masrafi (invested overhead) olarak degerlendirilebilir. Bu özelligi ile evrak isletmeciligi, kendine özgü bir nitelik tasir. Gerek ABD, gerekse Ingiltere Hükümetleri’nden saglanan rakamlar, evrak isletmeciligi sistem gelistirmesi için yapilan yatirimlardan 20’ye1 gibi bir yatirim ranti (return on investment) saglamanin olagandisi olmadigini göstermektedir. Gelismekte olan ülkelerde bu oran daha da yükselebilir.[11]

 

Evrak isletmeciliginin maliyet tasarrufu sagladigi alanlari, maliyet fektörlerine göre tek tek incelemek gerekirse, hammadde maliyetlerinde belirgin bir düsüs olmadigi görülür. Teknolojinin bütün gelismisligine karsin, hemen bütün örgütlenmelerde evrak isletmeciligiyle ilgili hammadde girdilerinin tamamina yakin bir bölümünün kagit oldugu gözlenir. Bu alanda, yukarida Evrak Kayit Islemleri altinda sayilan faaliyetlerin, hammadde girdilerinde belirli bir azalmaya yol açacagi söylenebilirse de, bu oran fazla degildir. Ayni sekilde imha edilmek üzere ayiklanan malzemenin kagit olarak satisindan elde edilecek gelir de, diger maliyet faktörlerinden saglanacak tasarruf yaninda çok küçük kalir.

 

Evrak Isletmeciliginin tasarruf saglayacagi baslica maliyet faktörü kira giderleridir. Yukarida, bütün örgütlenmelerde üretilen evragin, % 80’inden fazlasinin yaratilislarinin üzerinden 1 yil geçtikten sonra ara depolara devredilmesi ve % 90’inin üzerlerinden (saklama planinda belirtilen) belirli bir süre geçtikten sonra imha edilmesi gerektigi belirtilmisti. Bu islemler sonucu, hemen her zaman rant bedeli yüksek bölgelerde yerlesik olan isyerlerinde büyük oranlarda yer bosalacak, bu yolla elde edilecek ekstra alan baska fonksiyonlar için kullanilabilecek ve yeni büro alanlarina duyulan ihtiyaç ortadan kaldirilabilecek ya da ertelenebilecektir.

 

Evrak isletmeciliginin tasarruf saglayacagi ikinci büyük maliyet faktörü emektir. Herhangi bir bilgiyi aramak için basvurulacak emek miktari azaldikça, kayip evrak sayisi düstükçe ve evraklarin sistemli bir sekilde düzenlenmesi arttikça, evrak aramak için harcanan zaman azalacaktir. Ayni sekilde, yukarida Evrak Kalemi Islemleri’nde siralanan yöntemler yoluyla dosyalama için harcanan zamanda da düsüsler görülmesi muhtemeldir. Keza, evraklarin yogun bir sekilde depolandigi ara depolarda çalisan eleman sayisi ve buralarda bilgi arama islemlerinin daha verimli olmasi nedeniyle harcanacak zaman da az oldugundan, arti bir emek tasarrufu sözkonusudur. Dolayisiyla evrak isletmeciliginin personel giderlerinde önemli bir düsüs yaratmasi beklenir.

 

Yine azalan evrak miktari nedeniyle, ekipman giderlerinde de tasarruf saglanmasi normaldir. Bürolarda evrak saklamak için kullanilan dosya dolabi, çekmeceli dolap, camli dolap vb. gibi büro donanimi oldukça pahali malzemelerdir. Bu malzemenin imha veya ara depoya devir nedeniyle bosalmasi, yeni malzeme alimi ihtiyacini uzun bir süre erteleyecektir. Buna karsilik, imha edilmeyen malzemenin geçici olarak da olsa ara depolarda saklanmasi ve dolayisiyla arti bir ekipman gideri yaratacagi öne sürülebilirse de, ara depolarda raf tertibati için yapilacak yatirim, çok kisa bir süre içinde kendini ödeyecektir. Çünkü ara depolarda depolama alaninin çok daha verimli kullanilmasinin ötesinde, rasama için kullanilan açik raf sisteminin maliyeti, bürolarda kullanilan büro mobilyalarina kiyasla çok düsüktür.

 

Düzenli ve sistemli bir evrak isletmeciliginin saglayacagi görünür yararlara kaba bir gösterge olmak üzere Ingiliz Hükümeti’nin rakamlari verilebilir. Ingiltere’de devlet kurum ve kuruluslarinda üretilen bütün evraklarin yalnizca %1’i arsive kaldirilmakta, geri kalan kisim, üzerinden belirli bir süre geçtikten sonra imha edilmektedir. Sözkonusu, arsive devredilen evrak miktari ise senede 2 kilometre raf uzunluguna sahiptir!

 

 

2. Görünmeyen (intangible) yararlar

 

 

a) Sigorta

 

Yanlis dosyalanmis bir evragin maliyetini gösteren çesitli arastirmalar yapilmistir. Bunlar, ne kadar önemli olursa olsun, hikayenin yalnizca bir bölümünü anlatmaktadir. Belirli bir belgeyi aramak, bazen de bulamamak için israf edilen emek maliyeti elbette önemlidir ve asagida daha ayrintili olarak ele alinacaktir. Fakat, kaybolan belge örnegin bir kalite garanti testi evragi veya bir sözlesme hükümlerinin yerine getirildigini gösteren bir nakliye belgesi ise ne olacaktir? Kayip evragin maliyeti ne kadar tutacaktir?[12]

 

Bilgi, bir örgütlenmenin en degerli mal varligidir. Fakat bu deger, evraklar getirimlenebildigi sürece geçerlidir. Bulunamayan bir evragin örgütlenme için yaratacagi negatif etki, verimsizlikle ifade edilmenin ötesinde, yeri geldiginde nakit olarak da ifade edilebilir. 1983’de daktilo edilmis tek bir sayfanin maliyeti ABD’de 7.60 dolari bulmakta iken, bir dava sözkonusu oldugunda bu maliyet yüzlerce dolardan yüzbinlerce dolara kadar yükselebilmektedir.[13]

 

Maalesef çogu örgütlenmede bu tür hayati evraklarla, bu evraklarin iyi bir evrak isletmeciligi programi kanaliyla yönetilmesi arasindaki iliski gözardi edilir. Kar-zarar noktasinin (break-even point) daha büyük, hatta tek önceligi tasidigi düsünülür. Evrak isletmeciliginin öneminin anlasilmasi için çogu zaman yangin veya su baskini gibi büyük bir felaket ya da önemli bir dosyanin kaybolmasi gibi trajik bir olayin yasanmasi gerekir ve durumun vehameti ancak bir dava ile yüzyüze gelindiginde kavranir.

 

Içinde yasadigimiz dünyada bütün örgütlenmelerin her an bir dava ya da tazminat talebi ile karsilasmasi ihtimali gözönüne alinirsa, hazirliklarin önceden yapilmasi en akilci yoldur. Tibbi cihaz sektörü gibi, bu tür davalara daha açik isletmelerde durum daha açik bir sekilde görülebilir. Daha güvenli ve ileri bir evrak isletmeciliginin faydalarini küçük üreticilerin de hesaba katmasi gerekir. Çünkü küçük firmalarin, büyük tazminat taleplerini karsilayabilmesi daha küçük bir ihtimaldir.

 

Dolayisiyla, isletmenin faaliyet alani ya da hacmi ne olursa olsun, herhangi bir dava ya da tazminat talebiyle karsilasma ihtimali olmasa dahi, evrak isletmeciligi sisteminin gelistirilmesi, örgütlenmenin gelecegini korumak açisindan en etkin sigorta yöntemlerinden birisidir.[14]

 

 

b) ’Evrak kovalamacasi’ - Dosya kimde?

 

Kontrol eksikligi, evraklarin ihtiyaç duyuldugu anda elde edilmemesiyle sonuçlanir. Bu, üç sebepten kaynaklanabilir :

 

Evrak kayiptir,

Geçici olarak elde edilemiyordur,

Kullanilabilirligi gecikmistir.

Evraklar gerçekten kaybolabilir. Yanlis dosyalanmis veya evrak isteyen bir kullaniciya gönderilmis ve henüz geri gelmemis olabilir. Evrak memurlari, dosyayi isteyen kisiye evragin geri dönmedigini hatirlattiklarinda aldiklari cevap çogu zaman olumsuzdur. Yani ’Geri gönderildi’ veya ’O evrak bana hiç gelmedi’ gibi. Bu durumda evrak kayip ilan edilebilir. Oysa kullanici, sözkonusu evragin üçüncü bir kisiye gönderildigini unutmus olabilir. Bu ise, evragin geçici olarak elde edilemeyecegine delalettir. Kontrol eksikliginin üçüncü tipik durumu ise evraga acilen ihtiyaç duyuldugu fakat o anda bulunamadigi durumlardir. Örnegin bir sigorta sirketi bir ödeme istegi dosyasini çesitli birimlere göndermis olabilir. Müsteri talebinin hangi asamada oldugunu sormak için aradiginda dosyanin nerede oldugu bilinmiyorsa, kullanilabilirlik gecikmis demektir. Bu durumda, sigorta sirketinin zarari yalnizca arama ve iç iletisimde harcanan zamanla sinirli degildir; müsteri üzerinde kötü bir izlenim ve gelecekteki satislarda potansiyel bir kayip da sözkonusudur.[15]

 

 

c) Süratli, dogru ve bütünlüklü getirim

 

UNESCO tarafindan yaptirilan bir arastirmada çesitli ülkelerin karar vericilerine evraklari hangi islerde kullandiklari soruldugunda su cevaplar alinmistir :

 

Olgularin dogrulanmasi

Rapor ve etüd hazirlanmasi

Arastirma

Önceki çalismalarin tespiti

Istatistik veri toplanmasi

Politika formülasyonu, planlamasi ve uygulanmasi

Yasal haklarin korunmasi

Proje planlamasi ve degerlendirmesi

Dava ve tazminat talepleri

Yönetim

Milli çikarlarin korunmasi

Birim tarihçelerinin belgelenmesi

Binalarin restorasyonu[16]

Görüldügü gibi bilginin karar vermedeki kullanimi bunca çesitli olmasina karsin, hepsinin altini çizen ortak nokta, dogru ve bütünlüklü bilgiye süratli bir erisim gerektirmesidir. Bilginin hizli bir sekilde getirimlenmesi her düzeydeki karar verici için önemlidir. Bu kisilerin evrak aramakla kaybedilecek zamana tahammülü yoktur, çünkü verilecek kararin gecikmesi, örgütlenme için hem para hem de itibar kaybi demektir. Dolayisiyla, evrak aramakla harcanan zamandaki personel maliyetleri yalnizca evrak memurlarinin ücretleriyle sinirli degildir. Özellikle yönetim kademesi yükseldikçe, karar verme mekanizmasindakilerin evrak beklemekle kaybolan zamaninin maliyeti giderek yükselir.

 

Ayni sekilde, verilecek kararla ilgili bilgilerin dogru olarak getirimlenmesi de sarttir. Kötü tasnif edilmis bir dosyalama sistemi nedeniyle, üzerinde karar verilecek konuyla ilgisi olmayan evraklarin getirimlendigi sikça görülür. Böyle bir durumda karar vermek mümkün degildir.

 

Yine, kötü bir evrak sistemi nedeniyle eldeki vakayla ilgili bütün bilgilerin derlenememesi, verilecek kararin yanlis olmasina yolaçabilir. Eksik bilgiyle yola çikan yönetici meselenin bütününü göremeyecek ve yanlis bir karar vermek durumunda kalabilecektir.

 

 

d) Arastirma Maliyetleri

 

Bilginin bir örgütlenme için en degerli mal varligi olduguna ve derlenmesinin uzun ve zahmetli bir çaba gerektirdigine ve örgütlenmelerin ihtiyaç duydugu bilginin büyükçe bir bölümünü kendi evraklarindan karsilayabilecegine yukarida deginilmisti. Hal böyle iken, UNESCO’nun yukarida anilan arastirmasinin sonuçlari, hemen bütün örgütlenmelerde, birimlerarasi koordinasyon eksikligi veya sistemli bir evrak isletmeciligi programinin yoklugu nedeniyle, ayni bilginin degisik birimlerde ve degisik zamanlarda tekrar tekrar derlendigini göstermektedir. Aranan bilgi örgütlenme bünyesinde mevcutken, ayni bilgiyi yeniden derlemek için yapilacak arastirma, zaten kit olan kaynaklarin israf edilmesinden baska bir sey degildir. Bu maliyetlere, yukarida anilan zaman kaybi maliyetlerini de eklemek gerekecektir.

 

 

e) Personel Morali

 

Iyi bir evrak isletmeciligi programinin çalisanlar üzerindeki olumlu etkisi de gözardi edilemeyecek faktörlerdendir. Ihtiyaç duydugu bilgiyi zamaninda, dogru ve eksiksiz olarak elde edebilen bir çalisanin, isini iyi yapabilmekten alacagi tatmin açiktir. Ara depoya devir veya imha yoluyla bürolardan uzaklastirilan lüzumsuz evragin bosalttigi alan, iyi kullanildigi takdirde bürolardaki sikisikligi ve bunun yarattigi gerilimi ortadan kaldiracak, hiç degilse azaltacaktir. Ferah ortamlarda çalisan personelin daha yüksek bir moralle ve daha verimli çalistigi, örgütsel davranis arastirmalariyla bir çok kez ortaya konmustur. Dolayisiyla evrak isletmeciliginin örgütlenmelerde sagladigi görünmeyen yararlara bu faktörleri de eklemek gerekir.

 

 

SONUÇ

 

 

Evraklar ve arsivler, karar verme sürecinin temel ve ayrilmaz bir parçasidir. Evrak ve arsivlerin yaratilma, islenme, depolanma, getirimlenme ve kullaniminin kontrol ve örgütlenme sekli, bunlarin karar verme sürecinde ne ölçüde faydali olacagini belirler. Su ana kadarki uygulamalara bakildiginda, evrak ve arsivlerin karar vericiler tarafindan yalnizca kismen kullanilmakta oldugu görülür. Bunun sebepleri hem evrak ve arsivlerin isletilme seklinde, hem de karar vericilerin evrak ve arsivleri karar verme sürecinde kullanabilme yetilerinde yatar. Karar verme mekanizmasindakiler, evrak ve arsivlerinin önemini yalnizca lafta kabul etmenin ötesine geçerek, bunlarin karar verme sürecinin temel unsuru oldugunu görmek durumundadir. Evrak ve arsiv hizmetleri kendi kendilerini finanse edebilen ya da kar amaçli hizmetler degildir. Bagli bulunduklari ana örgütlenmenin kendilerine ayirdiklari fonlara bagimlidir. Bu fonlar, dogal olarak, evrak ve arsivlerin ne ölçüde gerekli görüldügüyle dogru orantilidir. Oysa asil çeliski burada yatmaktadir. Fonlarin dagitimiyla su ya da bu sekilde ilgili olan karar vericiler, evrak ve arsiv hizmetlerinin çok degerli oldugunu ve öncelikli bir konumda bulunmalari gerektigini beyan ederler. Ancak is bütçeden pay ayrilmasina geldiginde bu önem ve öncelik nedense unutulur. Bilginin daha iyi örgütlenmesi için gereken kaynaklar bulunmali ve hakkettigi önceligi elde etmelidir. Bu öncelik kendini, hem iyi evrak ve arsiv isletmeciligi tekniklerinin uygulanmasindan elde edilecek tasarrusarla, hem de örgütlenmenin faaliyet, proje ve programlarina yapacagi katkilarla zaten ödeyecektir.[17]

 

Karar vericilerin önündeki en büyük sorun ise, karar verme sürecini zenginlestirmek için bilgi kaynaklarinin daha iyi kullanilmasina duyulan ihtiyaçtir. Evrak ve arsivlerin hakkiyla kullanilmamasi, kismen bunlarin varliginin bilinmemesinin ya da gözardi edilmesinin bir sonucudur. Birçok kararin eksik bilgiyle verildigi açiktir. Karar vericiler elde edilebilecek bilgi kaynaklarinin tamamini kullandigi takdirde verilecek kararlarin daha isabetli olacagi da barizdir. Su halde, karar verici konumda bulunanlarin, en iyi kararlari verebilmeleri için, bilgi kaynaklarini en iyi sekilde kullanabilmelerini saglayacak bir egitimden geçmeleri gerekir ve bu egitim, evragin yaratilistan imha ya da arsivlemeye kadar geçen bütün hayatini kapsamalidir.[18]

 

 

[*] Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Arsivcilik Bölümü Ögretim Görevlisi

 

[1]Anna Christina Ulfsparre, The Management of Business Records, K. G. Saur, München 1988. 9

 

[2]Peter C. Mazikana, Archives and Records Management for Decision Makers: A RAMP Study, UNESCO, Paris 1990, 5

 

[3]Ira A. Penn ve dig., Records Management Handbook, Gower pub., Hants 1989, ix

 

[4]Wilmer O. Maedke ve dig., Information and Records Management, Glencoe pub., California 1985, 5-6

 

[5]James B. Rhoads, The Role of Archives and Records Management in National Information Systems: A RAMP Study, UNESCO, Paris 1989, 5

 

[6]Daha fazla bilgi için bkz. Case Filing, General Services Administration, Records Management Handbook Series, Washington 1983

 

[7]Daha fazla bilgi için bkz. Subject Filing, General Services Administration, Records Management Handbook Series, Washington 1981

 

[8]Files Operations, General Services Administration, Records Management Handbook Series, Washington 1981, 2-7

 

[9]Disposition of Federal Records, General Services Administration, Records Management Handbook Series, Washington 1987, 8-16

 

[10]Evrak isletmeciliginde maliyet yönetimi konusunda daha ayrintili bilgi için bkz. "Cost Management in Records Management," The Records and Retrieval Report, I/2 (Feb. 1985), 21-36

 

[11]Ira A. Penn ve dig., a.e., 7

 

[12]Ken Bozevich, "Document Management: Business Insurance That Pays For Itself," IMC Journal, International Information Management Congress pub., XXIV/1 (Jan./Feb. 1988), 23

 

[13]"Automated Record Tracking Systems," The Records and Retrieval Report, I/1 (Jan. 1985), 1

 

[14]Ken Bozevich, a.e.a.y.

 

[15]"Automated Record Tracking Systems," The Records and Retrieval Report, I/1 (Jan. 1985), 2

 

[16]Peter C. Mazikana, a.e., 13-14

 

[17]a.e., 68-69 ve 47-48

 

[18]a.e.a.y.

Archimedia. 21 (XI-XII 1996): 4-7
--------------------------------------------------------------------------------

Gümrük Birligi ve Arsivcilik
Bekir Kemal Ataman[*]


Türkiye’de gerek kamu setöründe gerekse özel sektörde `arsiv’ dendiginde akla, bodrum katlarinda üst üste yigilmis, üzerleri bir kaç parmak tozla kapli evrak yiginlari gelmektedir. Arsiv kavraminin önemi `sözlü olarak’ teslim edilmekle birlikte, bu `önemli’ malzemenin düzenlenmesi ve isler hale getirilmesi gündeme geldiginde, yöneticilerin genel tavri, mevcut fonlari `daha önemli’ islere aktarmaktan yana olmaktadir. Bunun ardinda yatan temel görüs ise, hiç bir zaman açikça ifade edilmese dahi, arsiv hizmetlerinin hademeler eliyle yürütülecek kadar basit oldugudur. Ayni yaklasim, arsivcilikten söz açildiginda herkesin söyleyecek bir sözünün olmasinda da görülebilir. Örnegin tip, ya da mühendislikle ilgili bir sorun gündeme geldiginde konunun uzmanina danisilmasi gerektiginde herkes otomatik olarak fikir birligine varirken, arsivcilikle ilgili bir sorunda, en alt seviyeden en tepe yöneticilere kadar herkes bir anda uzman kesilebilmektedir.

Bunun temel sebebi, en kisa ve özlü ifadesiyle tam bir `arsivcilik cehaleti’dir. Çünkü arsivcilik, önemsiz evraklarin `günün birinde lazim olabilir’ düsüncesiyle saklanmasindan ibaret sanilmaktadir. Saklama kavramini özel olarak vurguladim, çünkü arsivciligin % 95’inden fazlasi imha etmek üzerine kuruludur. Arsivciler, üretilen evragin tamamina yakin bir kismini, ama bir gün ama yüz sene sonra imha eder ve ancak çok uzun vadede lazim olabilecek önemli evraklari sürekli olarak saklar. Bunun ardinda yatan felsefenin bir kaç boyutu vardir. Birincisi, arsivciligi bir enformasyon birimi olarak ele alir ve temel hedefi ihtiyaç duyulan bilgiyi dogru, bütünlüklü ve etkin bir sekilde sunmaktir. Aranan evragin, örnegin yüz yapraklik bir klasör içinden bulunmasiyla, yüzer yapraklik yüz klasör içinden bulunmasi arasinda dogal bir zaman farki oldugundan, gereksiz evragin ayiklanip ancak çok önemli olanlarin saklanmasini öngörür.

Ikinci yaklasim, meseleye maliyetler açisindan bakar. Bir daha kullanilmayacak malzeme için harcanacak bina, ekipman ve personel masrasarini kismak izin, gereksiz malzemenin ayiklanip imha edilmesinden yanadir.

Dikkat edilirse, her iki yaklasimda da bir ayiklama unsurunun ön planda oldugu görülür. Buna karsin, günümüz Türkiye’sinde yöneticilerin temel yaklasimi, herseyi oldugu gibi saklamak, dolaplar ve depolar dolup tasmaya basladiginda da herseyi toptan imha etmektir. Bu toplu imhalarin sonuçlari ise zaman zaman vahim boyutlara ulasabilmektedir. Zira, gereksiz evragin arasina karismis tek bir önemli evragin kaybolmasi bile, özellikle hukuki bir sorun yasandiginda büyük maddi kayiplara yol açabilmektedir.

Arsivcilik, bir kurulusun islerinin yürütülmesi için gerekli bilgi üzerinde sistematik ve bilimsel kontrol uygulanmasidir. Bu kontrol, kurulusun her türdeki evraginin yaratilmasi, dagitimi, kullanimi, saklanmasi, depolanmasi, getirimi, korunmasi ve nihai tasfiyesini kapsar ve yönetimin problem çözümü ve karar vermede ihtiyaç duyacagi bilginin düzenli ve etkin akisini amaçlar.

Burada sözü edilen evrak kagitla da sinirli degildir. Arsivcilik, kurulus için veya kurulus tarafindan üretilen bilgilerin üzerine kaydedildigi her türden ortamla ilgilidir. Bu ortam ister kagit, isterse fotograf, film, video, ses bandi, mikrofilm, harita veya bilgisayar bandi olsun, evrak olarak adlandirilmaktadir. Dolayisiyla arsivcilik, her türden ortam üzerinde kayitli bilginin, yaratildigi andan imhasina veya sürekli saklanmak üzere arsive devrine kadar geçen bütün hayat sürecini kapsar. Evragin hayati boyunca geçtigi muhtelif asamalarda üzerinde uygulanmasi gereken kontrol sistematigi üniversitelerin arsivcilik bölümlerinde dört senelik bir lisans programi içinde ögretilmektedir. Bunlara bir de Marmara Üniversitesinde önümüzdeki yil açilmasi planlanan yüksek lisans programi eklenecektir.

Ne yazik ki, ülkemizde gerçek anlamda bir arsivcilik bilincinin olusmasinda temel inisiyatif, ihtiyaçlarinin farkinda olan yöneticilerden degil, yine Bati dünyasindan gelmektedir. Avrupa Topluluguna üyelik, gümrük birligi, vb. ile beraber gündeme gelen olgulardan biri de ISO kalite standartlaridir. Bu standartlarin `kalite kayitlari’ ile ilgili bölümleri, kuruluslarda gerçek anlamda bir arsivcilik hizmetinin yürütülmesini dayatmakta, bu amaçla mevcut evraklarin ihtiyaç duyuldugu anda dogru, bütünlüklü ve etkin bir sekilde bulunabilmesini; gereksiz evraklarin sistematik bir sekilde ayiklanabilmesi için saklama sürelerinin belirlenerek saklama/imha planlarinin hazirlanmasini ve sürekli saklanacak malzemenin ideal nem ve isi kosullarini saglayacak klimatize edilmis depolarda, yeterli yangin ve güvenlik önlemleri altinda saklanmasini sart kosmaktadir. Bu standartlarin arsivcilikle ilgili bölümleri söyledir:


TS-ISO 9002/Aralik 1991, s. 9


4.15 -- KALITE KAYITLARI

Tedarikçi, kalite kayitlarinin tanimlanmasi, toplanmasi, tasnifi, dosyalanmasi, muhafazasi, bakimi ve elden çikarilmasini belirten prosedürleri olusturacak ve bunlarin devamliligini saglayacaktir.

Kalite kayitlari, istenilen kalitenin gerçeklestirildigini ve kalite sisteminin etkili olarak isledigini göstermek için tutulacaktir. Uygun görülen taserona ait kalite kayitlari da bu verilerin bir parçasi olacaktir.

Tüm kalite kayitlari okunakli ve ait oldugu ürünü tanimlayabilir olacaktir. Kalite kayitlari, hasar ve bozulmayi en aza indirecek ve kayiplari önleyecek uygun çevre sartlari saglayan tesislerde tekrar kolaylikla kullanilabilecek sekilde depolanacak ve muhafaza edilecektir. Kalite kayitlarinin muhafaza süreleri belirlenerek kaydedilecektir. Sözlesmelerde anlasmaya varildigi takdirde, kalite kayitlari belirlenen bir süre için alici veya temsilcisinin kullanimina hazir tutulacaktir.


TS-ISO 9004/Aralik 1991, s.24-25


17 -- KALITE DOKÜMANTASYON VE KAYITLARI


17.1 -- GENEL

Kalite, yönetimi sistemi, ilgili kalite dokümantasyon ve kayitlarinin tanimlama, derleme, indeks haline getirme, dosyalama, muhafaza, bakim, geri toplama ve elden çikarimi için esaslar olusturmali ve bunlarin devamliligini saglamalidir. Politikalar, kayitlarin müsteri ve tedarikçiler için elde edilebilir olmasini saglayacak ve ayni zamanda, dokümanlarin çesitli tiplerinde yapilan degisiklik ve tadilatlarla ilgili prosedürleri de göz önüne alacak sekilde olusturulmalidir.


17.2 --KALITE DOKÜMANTASYONU

Sistem, istenilen ürün kalitesinin gerçeklestirildigi ve kalite yönetimi sisteminin etkili olarak isledigini izleyebilmek için yeterli dokümantasyonun hazir bulunmasini gerektirmeli ve ilgili taseronun dokümantasyonunu da kapsamalidir. Bütün dokümantasyon, okunakli, tarihli (revizyon tarihleri de dahil), temiz, hemen tanimlanabilir veya bilgisayarda depolanmalidir.

Buna ek olarak, kalite yönetimi sistemi, ürünlerin imalatinda kullanilan dokümanlarin güncelligi kayboldugunda, bunlarin ortadan kaldirilmasi ve/veya elden çikarilmasi için bir metod saglamalidir.

Asagida belirtilenler, kontrol gerektiren doküman tiplerine örnektir:

çizimler
sartnameler
projeler (ozalit kopya)
muayene esaslari
deney prosedürleri
is talimatlari
islem formlari
kalite el kitabi (Madde 5.3.2)
isleme prosedürleri
kalite güvencesi prosedürleri.

17.3 -- KALITE KAYITLARI

Sistem, istenilen kalitenin basarildigini göstermek ve kalite yönetimi sisteminin etkili olarak islediginin dogrulanmasi için yeterli kayitlarin tutulmasini gerektirir.

Asagida belirtilenler, kontrol gerektiren kalite kayit tiplerine örnektir:

muayene raporlari
deney verileri
yeterlilik raporlari
geçerlilik raporlari
tetkik raporlari
malzeme inceleme raporlari
kalibrasyon verileri
kalite maliyet raporlari
Kalite kayitlari belirlenen süre için kalite tercihlerini ve düzeltici faaliyete olan ihtiyaci ve etkinligini belirlemek üzere elde bulundurulmalidir.

Kalite kayitlari, depolama sirasinda çevre sartlarina bagli olarak meydana gelebilecek hasar, kayip ve bozulmalardan korunmalidir.


Arsivciler olarak, Avrupa toplulugu içinde rekabet hazirliklarina baslayan kurluslarla sinirli da olsa, Bati’dan gelen bir dayatma nedeniyle de olsa, ülkemizde modern anlamda bir arsivcilik bilincinin olusmasi en büyük dilegimiz.

Evrak isletmeciligi olarak da anilan modern arsivcilikten elde edilebilecek diger faydalar için bkz. Bekir Kemal Ataman, "Karar Verme Mekanizmasindakiler için Evrak Isletmeciligi," Marmara University Management Thinking (February-April 1992): 1-6.

Byte Türkiye. [6] (VI 1994): 134-136.
--------------------------------------------------------------------------------

SISTEM, ALTYAPI, INSAN FAKTÖRÜ

Ya da `Ben de Meslegimi Seviyorum’
Bekir Kemal Ataman[*]

Byte’in Nisan sayisinda yayinlanan bilgisayarli arsivleme yazimdan[1] sonra bana dogrudan gelen elestirilerin bir kismi neden bu kadar sert oldugum, ya da teknolojiye neden bu kadar düsman oldugum yolundaydi. Dolayisiyla, ulastirmak istedigim mesajin eksik kaldigi kanaatinden hareketle--belki de o yazidan önce ele almam gereken--arsiv-bilgisayar iliskisini irdeleme ihtiyacini duydum.

Arsivlerle bilgisayar iliskisi üç ana baslik altinda toplanabilir: 1. Arsivde bilgisayar kullanimi, 2. Arsiv yerine bilgisayar kullanimi, 3. Elektronik evraklarin arsivlenmesi. Bu sonuncusunu daha önce baska bir yerde ele aldigim için[2] burada deginmeyecegim. [Byte’çilar ilgilenirse bir kez daha yayinlanmasina itirazim yok.]


Arsivde Bilgisayar Kullanimi

Arsivde bilgisayar kullanimi, temel olarak, her alanda oldugu gibi, arsivcilikle ilgili islerin kolaylastirilmasi ve hizlandirilmasi için bilgisayarlardan faydalanmayi içeriyor. Bunlarin bir tanesi, önceki yazida sözünü ettigim Bilgisayarli Evrak Kayit ve Takip Programlari (BEKTAPlar). Bunlarin islevi, temel olarak herhangi bir evrakla ilgili künye ve adres bilgilerinin (yani hangi evragin nerede olduguyla ilgili bilgilerin) bulunmasini süratlendirmek. Dolayisiyla, arsivcilik açisindan bir evrak kayit defteri + indeks kartoteksinin hizlandirilmis bir versiyonu olmaktan öte bir anlam tasimiyor. Aradiginiz evrak ya da evraklari, fiziki olarak yine dosya ya da dosyalar içinden tek tek elle çikarip getirmeniz gerekiyor. Belirli bir konudaki evraklarin tamamini görmek istediginizde, dosyalama sisteminiz arsivcilik standartlarina uygun olarak düzenlenmemisse--örnegin yalnizca tarih sirasina göre dizilmisse--ihtiyaç duydugunuz bilgiyi derlemek için belki de onlarca dosyayi açip her birinin içinden birer ikiser evragi çikarip kalanlarini tekrar yerine takmaniz, topladiklarinizi kendi içinde dizip geçici bir dosya olusturmaniz, isler bitince ayni islemleri geriye dogru tekrarlamaniz gerekir. Bilgisayar, aradiginiz evragin nerede oldugunu çok süratli bir sekilde söylemis olmasina karsin, ihtiyaç duydugunuz bilgiyi derlemek için belki de saatler harcadiniz. Bu sözünü ettigim isleri hayatinizin herhangi bir aninda bir kere bile yapmissaniz, bir evragi dosyadan çikarip kalanlari yerine takmanin en az 1-2 dakika aldigini bilirsiniz. O konuyla ilgili, diyelim 20 evraga ihtiyaciniz varsa, eder 40 dakika. Bir o kadar geri takma fasli, arti 10 dakika da kullanacaginiz evraklari kendi içinde düzenlemeye ayirin. Gitti mi size hayatinizin bir buçuk saati. Bir de ayni isi bir kaç degisik konu için yaptiginizi ve bunu her gün tekrarlamak zorunda oldugunuzu düsünün!

`Iyi de, neden bu kadar evraga ihtiyaç duyayim, bir iki tanesi yeter’ diyenlerdenseniz, size sunu hatirlatmak gerekir: Dogru karar vermek için dogru ve bütünlüklü bilgi gerekir. Eksik bilgiyle verilen karar da eksik, dolayisiyla yanlis olur. Vereceginiz kararin sonuçlari ne kadar önemliyse, ihtiyaç duyacaginiz bilginin miktari da o ölçü de büyük olur. Örnegin, büyük bir kurulusun tepe yöneticilerinden biri, veya bir hastasi için ölümle sonuçlanabilecek bir karar vermek durumundaki bir doktor oldugunuzu düsünün.

Arsivciligin en temel tanimi, ihtiyaç duyulan bilgiyi dogru, bütünlüklü, süratli ve ucuz bir sekilde sunabilmek için, kurulus tarafindan veya kurulus için üretilmis evraklar üzerinde sistematik ve bilimsel kontrol uygulanmasini gerektirir. Burada sözü edilen evraklar, yazismalarla da sinirli degildir. Ister kagit, isterse fotograf, film, ses bandi, video, mikrofilm, harita, plak ya da elektronik (manyetik/optik disk, bant, vs.) olsun, bilginin üzerinde kayitli bulundugu ortam, arsivcilerin sunacagi bilgi hizmeti açisindan önemli degildir. Olsa olsa, beraberinde getirecegi saklama sorunlari, vb. için ek bir takim önlemler gerektirir.

Iyi kurulmus bir arsivleme sistemi içinde, ihtiyaç duyulan bilgi, güncel asamada üç dakika, yari güncel ve güncel olmayan asamadaki evraklar için yirmi dakikayi geçmeyen bir süre içinde sunulmalidir. Buna, bilginin telefon veya faks araciligiyla yerine ulastirilma süresi dahildir. Dolayisiyla bilgisayarlar, `dogru, bütünlüklü, süratli ve ucuz bilgi hizmeti’nin, sürat faktörüne katkisi olan araçlardir. Bilgisayarlarin arsivcilikle ilgili islemlerin hizlandirilmasina katkisi, bu islemlerin hemen tümü için geçerlidir. Yeryüzünde BEKTAPlarin disindaki arsivcilik islemlerinin her biri veya birkaçi için gelistirilmis çok sayida bilgisayar paketi veya uygulamasi mevcuttur.

Dolayisiyla arsivciler, bilgisayarlara, ya da daha genelinde enformasyon teknolojisine karsi degildir. Tersine, herkes gibi bu teknolojiden faydalanmanin ötesinde, bu teknoloji kullanilarak üretilmis evraklari islemek ve bunlarin beraberinde getirecegi sorunlari çözebilmek için de yeni teknolojiyi çok yakindan takip etmek zorundadir. Gerek Byte Türkiye, gerekse diger yayinlarda ilgiyle izledigimiz veri ana yolu, multimedia, yeni sikistirma teknikleri ve standartlari gibi konular, arsivciligi çok yakindan ilgilendirmektedir.


Arsiv yerine bilgisayar kullanimi

Burada yapmaya çalistigim sorgulama, bu yatirima degip degmeyecegidir. Yani, yukarida sözünü ettigim `dogru, bütünlüklü, süratli ve ucuz bilgi hizmeti’nin ucuzluk boyutuyla ilgilidir. Aradiginiz evragi, modern arsivcilik standartlarina göre kurulmus bir sistem içinde elle üç dakikada bulmak yeterliyken, bu süreyi üç saniyeye indirmek için milyon dolarlik yatirimlar yapmanin ne kadar akillica olacagini sorgulamaktir. `Gerçekten bu kadar sürate ihtiyaciniz var mi? Yapacaginiz yatirimdan beklenen faydayi saglayabilecek misiniz?’ gibi sorulari sormaktir. Bu, arsivciligin isletmecilik boyutudur. Ingilizce konusulan ülkelerde modern arsivcilige records management (evrak isletmeciligi) denmesinin sebebi budur.

BEKTAPlarin yapmakta yetersiz kaldigi, belirli bir konuyla ilgili evraklarin fiziki olarak bütünlüklü bir sekilde sunulmasi isini hizlandirabilecek, optik disk temelli bir bilgisayarli arsivleme sisteminin, yapilan yatirimdan beklenen faydayi saglayabilecegi alanlar sinirlidir. Bu alanlardan önceki yazimda bahsetmistim. Burada vurgulamaya çalistigim boyut, bilgisayarin bir amaç degil araç oldugudur. Arsivciler, enformasyon teknolojisine--bir araç olarak kaldigi sürece--karsi degildir. Herkes gibi onlar da bu nimetten azami ölçüde faydalanmanin yollarini ararlar. Karsi çikilan ve çikilmasi gereken, bunun bir amaç haline dönüstürülmesidir. Bunun en temel göstergesi, insanlar yerine makinelere yatirim yapilmasinda ortaya çikar.

Ne yazik ki bu, özellikle Türkiye’de yaygin bir yanilgidir: Makinelerin her seyi çözebilecegine inanilir. Ihtiyaç duyulan bir sistem iken, sistemin tek bir bileseninden medet umulur.


Sistem

Ekonomistler bir sistemi tanimlarken üç temel bilesenden söz ederler: emek, sermaye ve mülk. Isletmeciler, bunlari personel, bütçe ve bina diye adlandirir. Bütçenin içinde, diger harcamalarin yanisira donanim da yer alir. (Burada yalnizca bilgisayar donanimindan söz etmiyoruz. Bir isi yapmak için gerekli her türlü araç-gereç, mobilya, makine, vs. donanim kapsamina girer.) Yukarida sözünü ettigimiz yanilgi, bu donanim faktörüne asiri bir önem atfedilmesinden ve daha genelinde sistem bilesenlerinin eksik tanimlanmasindan kaynaklanmaktadir. Tanimlanan üç hayati unsura bir dördüncüsünü, bilgiyi eklemek, hatta içinde yasadigimiz bilgi çaginda bu faktörü birinci siraya yerlestirmek gerekir. Çünkü, insanlarin bir isten digerine geçislerinde görüldügü gibi insan faktörü yenilenebilmektedir. Önceleri bir kurulusun kendi birikimlerinden olusan sermaye, kredi, hisse satisi, sirket evlilikleri, vb. gibi yollarla temin edilebilmektedir. Üretim tesisleri, binalar ve ekipman da dahil olmak üzere mülkler, eskime, ihtiyaç fazlaligi veya modernlestirme nedeniyle düzenli olarak yenilenmektedir.

Buna karsin bilgi, seneler süren çabalar olmadan yaratilamamakta, yenilenememekte, yeniden olusturulamamaktadir. Istatistikler, ciddi bir yangin geçiren tüm kuruluslarin % 30’unun bir yil içinde faaliyetlerini durdurmak zorunda kalacaklarini göstermektedir. Sigorta sirketleri ekipman ve tesislerin zararini tamamen karsilasa, personel oldugu gibi korunsa, hatta genisletilse ve nakit sermaye sirket disinda banka vb. kuruluslarda korunmus olsa dahi, bu kuruluslar faaliyetlerine devam edememektedirler. Çünkü karar vermenin temelini olusturan bilgiler sonsuza kadar kaybolmustur.[3]


Altyapi

Bu, bizi altyapi kavramina getirir. Bir isletmede islerin nasil yapilacagini/yapilmasi gerektigini gösteren bilgi altyapisi olmadan hiç bir sistemi çalistiramazsiniz. Örnegin dokümantasyonu olmayan ve daha önce hiç kullanmadiginiz bir bilgisayar ya da yazilim düsünün. Makineyi fise takip dügmesini açtiniz, ya da disketi sürücüye taktiniz... ve hiçbir sey olmadi! Ne olacak simdi? Basladiniz, önceki bilgilerinizle sagini solunu kurcalamaya. Belki sonunda ufak tefek bir seyler yapmayi bile becerdiniz, ama ihtiyaç duydugunuz verimliligi elde edebildiniz mi? Ya da 5 kurusluk is yaparken 10 kurusluk zarara yol açmadiginizdan emin misiniz? Belki makine asiri yük çekiyordu ve bütün elektrik kablolariniz yandi, simdi bütün duvarlarin kazilip tesisatin bastan asagi yenilenmesi gerekiyor. Ya da çalistirdiginiz program, siz farkinda olmadan hard diskinizi sildi.

Kisacasi, konuyla ilgili bilgi altyapisi olmadan ise girisirseniz, umdugunuz yarar yerine zararla da karsilasabilirsiniz. Bu arsivcilik için de geçerlidir: Evraklari kendi kafaniza göre düzenlemeye kalkarsaniz, bir daha hiç bulamayacaginiz bir sekilde, alakasiz bir dosya içinde sonsuza kadar kaybedebilirsiniz. En azindan, aradiginizi bulabilmek için elinizdeki herseyi bastan sona ve tek tek aramak zorunda kalabilirsiniz.

Oysa, `arsiv’ dendi mi, en üst düzey yöneticiden hademelere kadar herkes söyleyecek bir sözü olduguna inanir. Bunun ardinda yatan temel görüs ise, hiç bir zaman açikça ifade edilmese dahi, arsiv hizmetlerinin hademeler eliyle yürütülecek kadar basit oldugudur. Örnegin tip, ya da mühendislikle ilgili bir sorun gündeme geldiginde konunun uzmanina danisilmasi gerektiginde herkes otomatik olarak fikir birligine varirken, arsivcilikle ilgili bir sorunda, en alt seviyeden en tepe yöneticilere kadar herkes bir anda uzman kesilebilmektedir.

Bunun temel sebebi, en kisa ve özlü ifadesiyle tam bir `arsivcilik cehaleti’dir. Çünkü arsivcilik, önemsiz evraklarin `günün birinde lazim olabilir’ düsüncesiyle saklanmasindan ibaret sanilmaktadir. Saklama kavramini özel olarak vurguladim, çünkü arsivciligin % 95’inden fazlasi imha etmek üzerine kuruludur. Arsivciler, üretilen evragin tamamina yakin bir kismini, ama bir gün ama yüz sene sonra imha eder ve ancak çok uzun vadede lazim olabilecek önemli evraklari sürekli olarak saklar. Bu, arsivciligin temel teknigidir. Çünkü, aranan evragin, örnegin yüz yapraklik bir klasör içinden bulunmasiyla, yüzer yapraklik yüz klasör içinden bulunmasi arasinda dogal bir zaman farki oldugundan, gereksiz evrak ayiklanip ancak çok önemli olanlari saklanir.

Bu ise, arsivciligin boyutlarindan yalnizca biridir. Arsivcilik kapsamina giren islerin bir listesini önceki yazimda vermistim. Bu islerin daha detayli bir açilimi için 3. numarali dipnottaki makalemde daha genis bilgi bulabilirsiniz. [Byte’çilar ilgilenirse, bunun da bir kez daha yayinlanmasina itirazim yok.] Bu listeden ve yukarida anlattiklarimdan anlasilacagi üzere arsivcilik, bir ucuyla isletmecilige--özellikle organizasyon ve metod, daha genelinde ise yöneylem arastirmaya-- bir ucuyla kütüphanecilik ve dokümantasyon gibi enformasyon bilimlerine, bir ucuyla da tarih, sosyoloji gibi sosyal bilimlere yayilan, disiplinler arasi bir daldir. Bu genis yelpaze içinde, ilgilendigi malzemenin çesitliligi nedeniyle, fotografçilik, sinema, müzik, vb. gibi sanat dallari ve bilgisayar, endüstri, makine, insaat, vb. mühendislik alanlari ile her türlü bilim daliyla dirsek temasi içindedir. Sürekli olarak problem çözümüyle ilgilendigi için son derece dinamik, sürekli olarak insanlarla iliski içinde olmayi gerektirdigi için son derece de sosyal bir meslektir.

Simdi, bu derecede genis bir yelpazeye yayilan bir alanda, gerekli bilgi altyapisi olmadan makinelerden medet umabilir misiniz? Bu yaklasimi güdenlerin akilci oldugunu söyleyebilir misiniz?


Insan faktörü

Peki, insanlar--özellikle yöneticiler--neden israrla bu yaklasimi sürdürür? Diyelim, arsivcilik bölümlerinde (en azindan Marmara Üniversitesi’nde) tarih, Osmanlica ve temel arsivcilik derslerinin yanisira isletmecilik, kütüphanecilik, MIS ve üç sene süreyle bilgisayar ve enformasyon teknolojileri ögretildigini bilmiyorlar. Ya da daha genelinde arsivcilik konusunda tümden cahiller. O da normaldir: Türkiye’de arsivcilik bölümlerinin topu topu alti senelik geçmisleri var ve en eskisi üç senedir mezun veriyor. Ama bu sorun, Türkiye’nin genelinde ve bütün meslek dallarinda hüküm sürüyor. Bir kaç büyük kurulus disinda hemen hiçbir isletme insana yatirim yapmaya yanasmiyor. Oysa, yukarida sözünü ettigimiz bilgi altyapisini bir kurulusa tasiyan, yerlestiren ve hayata geçiren faktör insandir. Yani yetismis elemandir.

Hal böyle iken, yöneticiler insana yatirim yapmaya korkar. Çünkü insana güvenmez. En yaygin gerekçesi, yatirim yaptigi elemanin gün gelip rakip firmalara kaçacagidir. Dogrudur--bu kafayla örgütlenmis bir isletmede--personel kaçar. Burada kabahat yönetimdedir, insana güvenmedigi için yetki dagitmaz; kabahat yönetimdedir, örgütlenme yapisini güvensizlik üzerine kurarak çalisanlarini sikbogaz eder; kabahat yönetimdedir, personeli nasil olsa kaçacak varsayimiyla düsük ücret politikasi güder. Oysa, tam da bu faktörler personelin aradigi is tatminini bulamamasina ve baska isler aramasina yol açar. Yani, bu bir kisir döngüdür, sürer gider.

Bu durum, birkaç istisna disinda hemen bütün sektörler için geçerlidir. Bu istisnalarin basinda ise reklam sektörü gelir. Reklamcilar--alinmasinlar ama--her ne hikmetse, bir türlü is begenmez; bir sirketten ötekine dolasir durur. Ikinci bir örnek ise basin sektörüdür. Burada da birkaç gazete disinda, sürekli bir eleman sirkülasyonu vardir.

Tersine örnekler içinde ise--Koç Holding gibi--insana yatirim yapmayi temel personel politikasi edinmis birkaç büyük kurulus vardir. Aslina bakarsaniz--bence--bu kuruluslarin bu kadar büyük ve saglam olabilmelerinin ardinda da güven üzerine kurulu insana yatirimi prensip edinmis uzun vadeli (stratejik) planlama yapabilme yetisi yatar.


Bilgisayarcilar arasinda durum

Ne yazik ki ayni genel yanlis egilim--lütfen alinmasinlar--bilgisayarcilar arasinda da yaygindir. Çünkü, bilgisayar gibi bildikleri bir makineyi yönetmek, insan gibi karmasik bir varligi yönetmekten daha kolay gelir. Bu yüzden onlari sürekli ekran basinda herseyi kendi baslarina yapmak için çirpinirken görebilirsiniz. Duvarlari yazilim ve donanim ürünleriyle örülü bambaska bir dünyada yasarlar. Baskalariyla iletisim kurmakta zorlanirlar. Kendi cinslerinden olanlarla bir araya geldiklerinde hemen bir kapali devre kurarlar ve baska kimsenin anlamadigi bir dilden konusmaya baslarlar. Gözleri yeni makinelerle, teknolojideki son gelismelerle boyanmistir. (Ey, bu derginin okurlari: Dogru söyleyin, hepimiz az ya da çok böyle degil miyiz?)

Oysa gözden kaçirilan çok önemli bir nokta var: Bütün bu yenilikler, bu teknolojik gelismeler, insanlar için, insan hayatini kolaylastirmak için. Ekraninizin basindan kalkip söyle bir etrafta tur atin. Insanlarla--teknoloji disinda bir seyler--konusun; dertlerini ögrenin; bu sorunlar için--içinde bilgisayarlarin yer almadigi--çözümler üretmeyi deneyin: Yöneticilik dünyasina hos geldiniz!

Bundan sonrasi kolay: Yöneticilik sanati üzerine bir dünya kitap, makale, kurs, okul, vb. var. Teknoloji ögreniminiz sirasinda size verilmeyen bilgileri edinerek kendinizi gelistirebilirsiniz. Göreceksiniz ki, insan olarak size yapilan yatirimi siz de baskalarina yaptiginizda, karli çikan siz--ve isletmeniz--olacak.

[*] Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Arsivcilik Bölümü, Göztepe/ISTANBUL

[1]Bekir Kemal Ataman, Bilgisayarli Arsivleme Sistemleri: Nedir? Ne Degildir?’ Byte Türkiye, (Nisan 1994): 134-136.

[2]Bekir Kemal Ataman, "Elektronik Ortamda Kayitli Bilginin Arsivlenmesi," Kütüphane-Enformasyon-Arsiv Alaninda Yeni Teknolojiler ve Türk-MARC Sempozyumu Bildiri Metinleri. 1-4 Ekim 1991 -Beyazit Devlet Kütüphanesi, Yay. Haz. Hasan S. Keseroglu, Istanbul: Türk Kütüphaneciler Dernegi Istanbul Subesi, 1991:.304-317

[3]Ira A. Penn ve dig., Records Management Handbook, Gower pub., Hants 1989: ix’den aktaran Bekir Kemal Ataman, `Karar Verme Mekanizmasindakiler için Evrak Isletmeciligi,’ Management Thinking: Management Club Workshop Papers and Proceedings, Marmara University. February-April 1992: 1-6.

İskenderiye Yazilari. 9 (IV 1997)
--------------------------------------------------------------------------------

Özel Arsivler
Bekir Kemal Ataman[*]


Tanimi


Özel arsivlerin en basit tanimi resmi olmayan arsivlerdir. Bu tanim, temel olarak evraklarin/arsivlerin provenansi, yani o evraklari/arsivleri üreten kaynak kisi veya kurulus ile ilgilidir.[1] Devlet örgütü disinda, herhangi bir kisi ya da kurulus tarafindan üretilen her türlü belge özel evrak tanimi içine girebilir. Bunlar tek tek sahislar olabilecegi gibi, dernekler, vakisar, sendikalar, baski gruplari, kültürel örgütlenmeler, ticari sirketler, özel okullar veya hastaneler gibi kuruluslar da olabilir. Özel arsiv kavraminin bütün dünyada kabul edilen tanimi budur.

Ancak, ülkemizdeki mevzuat açisindan durum biraz farklidir. Türkiye’de arsivlerle ilgili uygulamalari düzenleyen "3473 sayili kanun" ve buna bagli olarak çikarilan "Devlet Arsiv Hizmetleri Hakkindda Yönetmelik", özel arsiv kavramini farkli bir sekilde ele almistir. Yönetmelige (3. Madde’nin (f) bendi) göre,

Özel arsivler: Bu maddenin (a) bendinde belirtilen muhtevada olup da, kamu kurum ve kuruluslari disinda kalan gerçek kisiler ile tüzel kisler elinde bulunan benzeri belgelerin meydana getirdigi belgeleri

ifade eder. Burada sözkonusu edilen (a) bendinde belirtilen muhteva ise

Arsiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatini ilgilendiren ve en son islem tarihi üzerinden otuz yil geçmis veya üzerinden onbes yil geçtikten sonra kesin sonuca baglanmis olup birinci maddede belirtilen kuruluslarin islemleri sonucunda tesekkül eden ve onlar tarafindan muhafazasi gereken, Türk Milletinin gelecegine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik deger olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet Haklari ile milletlerarasi haklari belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili islem ve münasebetler bakimindan tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydinlatmaya, düzenlemeye, tesbite yarayan, ayrica ait oldugu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çesitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazili evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotograf, film, ses ve görüntü bandi, baski ve benzeri belgeler ve malzeme,

seklinde tanimlanmistir. Burada sözü edilen birinci maddede (aslinda 3473 sayili kanunun `Amaç ve Kapsam’ baslikli birinci maddesi olacak; yönetmeligin birinci maddesinde yalnizca `Amaç’ anlatiliyor) sayilan kurum, kurulus ve bunlara bagli tesekküller ise sunlardir:

Genel ve katma bütçeli dairelerle (saklama, ayiklama ve imha islemleri kendi mevzuatina tabi olmak kaydiyla Cumhurbaskanligi, Türkiye Büyük Millet Meclisi, Genel Kurmay Baskanligi, Milli Savunma Bakanligi, Içisleri Bakanligi ve Milli Istihbarat Teskilati hariç) mahalli idareler, üniversiteler ve bunlara bagli döner sermayeli kuruluslar, kamu iktisadi tesebbüsleri, özel kanunlarla kurulan kamu bankalari ve tesekkülleri.

Meseleyi hukuk dilinin karmasasindan kurtarip sadelestirirsek, Yönetmelikteki "Özel Arsiv" tanimi, yukaridaki "kuruluslarin islemleri sonucunda tesekkül eden ve onlar tarafindan muhafazasi gereken muhtevada olup da, kamu kurum ve kuruluslari disinda kalan gerçek kisiler ile tüzel kisler elinde bulunan benzeri belgelerin meydana getirdigi belgeleri" ifade etmektedir. Devlet Arsivleri Genel Müdürlügü’nün bu tür malzemeyi ilgili mevzuat çerçevesinde kendi bünyesinde toplama yetkisi vardir ve bu yetki ayni yönetmeligin (7) no.lu maddesinde

Özel Arsivlerin Satin Alinmasi

Madde 7. -- Kamu kurum ve kuruluslari disinda kalan gerçek ve tüzel kisiler elinde bulunan arsiv malzemesi gerektiginde Genel Müdürlügün tespit edecegi deger üzerinden satin alinabilir.

seklinde tanimlanmaktadir.

Yani Türkiye’de arsivlerle ilgili uygulamalari düzenleyen mevzuata göre, "Özel arsivler," aslinda `resmi’ arsiv niteligi tasiyan ama bir sekilde özel ve tüzel kisi ve kuruluslar eline geçmis malzemedir ve bu malzeme DAGM tarafindan satin alinabilir.

Özel arsiv kavraminin bu tanimi, dünya arsivcilik literatürüne aykiri oldugu için biz bu tanima itibar etmeyip, bütün dünyada anlasildigi üzere "resmi olmayan" malzemeyi ifade eden tanimi kullanacagiz. Dolayisiyla, bu yazinin bundan sonraki bölümlerinde "özel arsiv" terimi ile karisilasildiginda, bu yazinin ilk paragrafinda açiklanan anlam anlasilmalidir.

Burada açiklanmasi gereken önemli bir husus, resmi kütüphane, müze vb. elinde bulunan, ancak üretildigi kisi ve kuruluslar itibariyla resmi nitelik tasimayan malzemenin de bütün dünyada anlasilan özel arsiv tanimi kapsamina girmesi ve DAGM’nin bu malzeme üzerinde herhangi bir yetki ve yaptiriminin sözkonusu olmamasidir. Mevcut mevzuat, bu tür kütüphane, müze, vb.’nin kendileri tarafindan üretilen malzeme üzerinde uygulanmak üzere DAGM’ne belli hak ve yetkiler vermekle beraber, bu kuruluslarin kolleksiyonlarinda bulunan malzeme üzerinde herhangi bir hak veya yetki vermemektedir.

Önemi


Bu durumda özel arsiv malzemesi, Fransa ve eski Dogu Bloku ülkeleri vb. disinda dünyanin her yerinde oldugu üzere tamamiyla Devlet Arsivleri Genel Müdürlügü’nün yetki ve sorumluluk alani disinda kalmaktadir ve bütünüyle bu malzemeyi elinde bulunduran kisi ve kuruluslarin insafina kalmis vaziyettedir. Oysa özel arsivler, arastirmacilar açisindan büyük önem tasimaktadir. Çünkü, resmi arsivler, dogalari geregi "resmi" görüsü yansitirlar ve bu "resmi görüs" her zaman gerçegi yansitmayabilir. Örnegin, seçim sonucu iktidara gelen bir partinin seçim öncesi kayitlarini inceleme imkani bulan bir arastirmaci, o hükümetin vaatleriyle gerçek fikirleri ya da hiç degilse fiilen gerçeklestirdikleri arasinda büyük farkliliklar bulabilir.

Dolayisiyla özel arsivler, gerçekligin farkli bir portresini sunmanin ötesinde, "resmi görüs"e kiyasla sunduklari farkli bakis açilari itibariyla dahi resmi arsivleri tamamlayan kaynaklardir. Bu özellikleri nedeniyle, "gerçek"i arayan arastirmacilarin asla vazgeçemedikleri kaynaklarin basinda gelmektedir.

Özellikleri


Özel arsiv kolleksiyonlarinin en göze çarpan özelligi, hemen her zaman daginik ve düzensiz oluslaridir. Kolleksiyonu olusturan/bagislayan kisi ya da kuruluslar kadar bunlari devralip isleyen kurum ve kuruluslarda da arsivcilik teknikleri genellikle bilinmedigi için, bu tür malzemenin devlet arsivlerine kiyasla yeterli düzene sahip olmadiklari görülür.

Özel arsivlerin ikinci temel özelligi, yukarida önemlerine binaen söylendigi üzere devlet arsivlerinin devami ve tamamlayicisi olmalaridir. Özel arsivler olmaksizin gerçekligin tam bir portresini elde etmek mümkün degildir.

Özel arsivlerin bir baska özelligi, devlet arsivlerine kiyasla orijinalliginin tespitinin daha güç olmasidir. Bu tür kolleksiyonlar içinde sahte/taklit belgelerin var olabilecegi hiçbir zaman göz ardi edilmemelidir.

Ayni sekilde, gizlilik sorunu da ihtiyatla ele alinmasi gereken konularin basinda yer alir. Özel arsiv belgelerinin, yaratilislarindan itibaren arastirmaya açilma süresi genellikle resmi belgelerden daha kisa oldugu için, kisilerin özel hayatlariyla ilgili ve hassas olabilecek belgelerin arastirmaya açilmamasi özel bir dikkat gerektirir. Çünkü bu tür belgelerin özel arsiv kolleksiyonlarin içinde var olma ihtimali daha fazladir.

Özel arsiv koleksiyonlarin düzenlenme standartlari da çok degiskendir. Resmi arsivlerde oldugu gibi merkezi bir standart belirleme imkani olmadigi için, gerek kolleksiyonu olusturanlarin, gerekse devraldiktan sonra isleyenlerin farkli farkli standart ve üsluplar izledikleri görülür. Bu standart yoksunlugu, yukarida açiklandigi üzere bu tür malzemenin daha düzensiz ve daginik olusuna yol açar.

Bu tür malzemeyi elinde bulunduranlarin maddi imkanlari devlet arsivlerine kiyasla daha kisitli oldugundan, malzemenin depolanma kosullari da daha sagliksizdir. Kontrollü iklim kosullarina (klima cihazlari, vb.) genellikle pek rastlanmaz.

Özel arsiv kolleksiyonlarina erisim izinleri de degiskendir ve bagisçinin (veya mirasçilarinin) gönüllü iznine baglidir. Burada, devlet arsivlerinde oldugu gibi standart süre ve prosedürlere rastlanmaz.

Mevzuat


Türkiye’de özel arsivlerin düzenli olarak toplanmasi ve islenmesiyle yükümlü, yasayla belirlenmis bir arsiv kurumu yoktur. Ayni sekilde, Fransa ve eski Dogu Bloku ülkeleri vb.nde oldugu gibi, özel arsiv malzemesinin herhangi bir yere kaydettirilme veya teslim edilme zorunlulugu da yoktur. Bunun tek istisnasi, 2863 sayili "Kültür ve Tabiat Varliklarini Koruma Kanunu" kapsamina giren malzemedir.

Sözkonusu Kanun, "tarih öncesi ve tarihi devirlere ait bilim, kültür, din ve sanatlarla ilgili bulunan" tasinir kültür varliklari ile ilgili koruma (muhafaza, bakim, onarim ve restorasyon) ve kayit ettirme yükümlülükleri ile yurt disina çikarma sinirlamalari getirmektedir.

Burada sözü edilen "Korunmasi gerekli tasinir kültür varliklari," Kanunun 23. maddesinde[2] söyle tanimlanmistir:

a. Jeolojik, tarih öncesi ve tarihi devirlere ait, jeoloji, antropoloji, prehistorya, arkeoloji ve sanat tarihi açilarindan belge degeri tasiyan ve ait olduklari dönemin sosyal, kültürel, teknik ve ilmi özellikleri ile seviyesini yansitan her türlü kültür varliklari.

...deri, bez, papirus, parsümen, veya maden üzerine yazili veya tasvirli belgeler...damgali veya yazili levhalar, yazma veya tezhipli kitaplar...ve benzeri tasinir esyalar ve bunlarin parçalari...

b. Milli tarihimizdeki önemleri sebebiyle, Milli Mücadele ve Türkiye Cumhuriyetinin kurulusuna ait tarihi deger tasiyan belge ve esyalar, Mustafa Kemal ATATÜRK’e ait zati esya, evrak, kitap, yazi ve benzeri tasinirlar.

Bu durumda, Cumhuriyet sonrasi döneme ait belgeler tamamen kapsam disidir. Osmanli dönemine ait belgeler, kagit üzerinde olmak ve sanat tarihiyle ilgili olmamak kaydiyla kapsam disidir. Dolayisiyla, Osmanli dönemine ait, kendine has özellikleri bulunan binalarin mimari çizimleri vb. disindaki özel arsiv kolleksiyonlarini herhangi bir sinirlamaya tabi olmaksizin bulundurmak, islemek, yurt disina çikarmak, vb. mümkündür.[3]

Bilesimi


Özel arsiv malzemesinin bilesimi çok çesitli oabilir. Bunlari sahislar ve örgütlenmeler olarak iki grupta toplarsak, sahislardan saglanan malzeme içinde:

Günlükler, mektuplar, vb. (Yazismalar, özel, yari-resmi veya resmi belgelerin kopyasi halinde olabilir. Özel mektuplar, sonlarinda yer alan kisisel bitis ifadesi ile digerlerinden ayrilir.)
Sahsi belgeler: Pasaport, ehliyet, vb.,
Müsveddeler, raporlar, vb.,
Ders notlari,
Çizimler, haritalar, planlar,
El yazmalari, kitap taslaklari, basili eser kopyalari, vb. (bu tür malzemelerin kütüphanelere devredilmesi daha uygundur),
Madalya, mühür, vb.,
Fotograf, film, hava fotografi, vb.,
Mali kayitlar, muhasebe evragi, hisse senetleri, vb.,
Tapu kayitlari, vb.,
Ses bantlari, video bantlari, vb.,
Gri yayinlar, ve sair malzeme;
Örgütlenmelerden saglanan malzeme içinde:

Tutanaklar,
Yazismalar,
Konu dosyalari,
Yillik raporlar,
Muhasebe kayitlari,
Personel dosyalari,
Örgütlenme içi yönetim evragi,
Elektronik evrak, ve benzerleri bulunabilir.


Toplama politikasi


Özel arsiv kolleksiyonlari toplamak üzere yola çikan her kuruusun bir toplama politikasi olmalidir. Belirli bir toplama politikasi olmadan yola çikan her kurulus, buldugu herseyi toplamaya baslayacak, bir süre sonra da yer, ekipman ve eleman sikintisi çekmeye baslayacaktir. Bunun sonucunda, arastirmaciya yeterli hizmet veremeyecek, ayrica elindeki kolleksiyonlar arasinda bir uyum bulunmayacaktir.

Muhtemel toplama kistaslari üç grup altinda toplanabilir. Bunlarin birincisi, toplum hayatinda öne çikmis (veya siradan) insanlarin evraklarini toplama dogrultusunda olabilir. Bu türden bir politika güden kuruluslara örnek olarak Kadin Eserleri Kütüphanesi verilebilir. Burada izlenen politika toplum içinde öne çikan kadinlarin evraklarini toplamak dogrultusundadir.

Ikinci bir muhtemel kistas, bölge bazinda bir toplama politikasi izlemektir. Bu türden bir örnek Turing Otomobil Kurumu’nun Istanbul Kitapligi’nda görülmektedir. Kitaplik, Istanbul’un günlük hayatiyla ilgili fotograsari toplamaktadir.

Son muhtemel kistas ise konu bazinda bir politika gütmektir. Bu türden bir politikaya örnek olarak ise Istanbul Üniversitesi Cerrahpasa Tip Fakültesi’nin Tip Tarihi ve Deontoloji Kürsüsü gösterilebilir. Burada, tip tarihindeki önemli katkilarla ilgili belgeler toplanmaktadir.

Bu üç muhtemel kistasin bir ya da birden fazlasi bir arada kullanilabilir. Önemli olan, kurulusun izleyecegi politikanin mümkün oldugunca net ve ayrintili olarak tanimlanabilmesidir. Bu yapilabildigi takdirde, hangi kisi ya da kuruluslarin evraklarinin pesine düsülecegi ya da gelen bagis önerilerinin nasil degerlendirilecegi çok daha kolay belirlenebilir. Böylece, hem arsivi yönetenlerin isi kolaylasacak hem de baska kuruluslarin politikalariyla muhtemel çakismalar--kismen de olsa--önlenecektir. Yukaridaki örnekleri izlersek, Istanbul fotograsari çekmeye merakli ve tip tarihine önemli katkilarda bulunmus bir kadin hekimin evraklari, sözkonusu üç kurulusu da ilgilendirecektir. Böyle bir durumda, bu evraklari bütün halinde alan kurulus, digerlerinin ilgi alanina giren konularla ilgili evraklari da--isine yaramayacagi halde--bünyesinde barindiriyor olacaktir.

Kaynaklar


Özel arsiv malzemesi saglanabilecek veya potansiyel kaynaklar hakkinda bilgi temin edilebilecek yerlerin basinda bürolar gelir. Gerek malzeme bagislayabilecek kisiler için gerekse arsivlerini devredebilecek örgütlenmeler için, sözkonusu kisinin çalistigi ya da sözkonusu örgütlenmenin arsiviyle ilgilenen birim ilk hedef olarak seçilebilir.

Kisiler için ikinci bir kaynak, emeklilik hayatiyla ilgili örgütlenmeler olabilir. Koç Holding Emekli Sandigi Vakfi veya Emekli Subaylar Dernegi gibi kuruluslar, hedef kisilere ulasmakta önemli katkilar saglayabilir.

Bir baska kaynak gayriresmi haberlesme aglaridir. Pek çok durumda kisinin arkadaslari arasinda varolan baglar/iliskiler yoluyla, evraklarini bir yerlere bagislayarak degerlendirmek isteyen kisiler hakkinda bilgi temin etmek mümkün olabilir. Örnegin Mülkiye (Ankara Üniversitesi Siyasal Bilimler Fakültesi) veya Galatasaray Lisesi mezunlari arasinda bu türden aglarin varligi bilinmektedir.

Malzeme toplamak için bir baska baslangiç kaynagi gazete ilanlari olabilir. Buralarda evraklarini satmak isteyen kisilere rastlanabilecegi gibi, arsiv kurulusunun toplama politikasi açisindan önemli sayilabilecek kisilerin ölüm ilanlarina rastlamak da mümkün olacaktir.

Bir baska potansiyel kaynak ise yine gazetelerin dedikodu sütunlari olabilir. Buralardan da potansiyel bagisçilarin durumlari hakkinda bilgi temin etmek mümkün olabilir.

Saglama


Malzeme saglamada bir numarali, araç tatli ve kivrak bir dildir. Arsiv kurumu adina görüsmeye giden kisinin dil becerileri malzemeyi bagislayacak kisileri ikna etmede en önemli unsurdur.

Bu unsur, hedef kisinin ölümünden sonra görüsmeye gidiliyorsa daha da büyük bir önem kazanir. Çünkü bu tür durumlarda sözkonusu kisinin ailesi çok daha hassas olacaktir.

Kisi hayattaysa, yapilacak görüsmenin bir cins sosyal hizmet niteligi tasiyacagi ve insanlarin gönlünü alma geregi unutulmamalidir.

Keza, insanlara baski yapilmamali, gerekiyorsa bir kaç ziyarette bulunulmalidir.

Görüsmeye gidilirken, hazirda kullanilabilecek bir tasit aracinin varligi önemli bir fayda saglayabilir. Zira, insanlarin görüsme sirasinda ikna olduklari halde sonradan baskalarin etkisiyle fikirlerini degistirdikleri görülebilmektedir. Bu tür durumlarla karsilasmamak için, bagisçinin olurun alir almaz malzemeyi nakletmeye çalismak faydali olabilecektir.

Malzeme saglanirken, bagisçi kisinin özel/sahsi yazismalari da alinmalidir. Bu tür evraklar içinde degerli bilgilerin bulunabilirligi yüksek bir olasiliktir. Örnegin edebiyatçilarin sahsi yazismalarinda edebi degeri yüksek yazilarin/tartismalarin görülmesi sik rastlanan bir durumdur.

Arsiv kurumun toplama politikasinin önceden belirlenmis olmasi bu asamada da büyük kolaylik saglar. Görüsmeye gidilen kisinin evraklari arasinda nelerin arandigi, ne tür bilgilerin pesinde olundugu bastan bilinmelidir. Bilinmiyorsa, malzeme içinden ise yaramayanlari ayiklama/imha veya baska bir arsiv kurumuna devir izni alinmalidir.

Görüsmeden döner dönmez (görüsme bilgileri unutulmadan) notlar alinmali ve yazismalar hazirlanmalidir. Bu asamada belirlenmesi gereken bir kaç önemli nokta vardir. Bunlar:

Ayiklama/imha ve/veya baska arsiv kurumlarina devir izni alinmasi.
Malzemenin arastirmaya açilmasinda uygulanacak sinirlamalarin belirlenmesi: Yürürlükteki mevzuata göre resmi nitelikteki evrak 50 sene süreyle arastirmaya kapali tutulmaktadir. Digerleri için 10 senelik bir süre genellikle yeterli olmaktadir. Malzeme içinde kisinin özel hayatiyla ilgili hassas malzeme varsa bunlar için ayrica ve özel bir süre belirlenebilir. Bu tür malzeme için malzemeyi bagislayacak kisiye sözkonusu sinirlamalarla ilgili (bu tür evraklarin arastirmaya açilmayacagina dair) garanti verilmelidir.
Mülkiyet: Bagislanan malzemenin bütün mülkiyet ve kullanim haklarinin arsiv kurumuna devredilmesi, kurum açisindan ileride meydana gelebilecek anlasmazliklari önlemede kolaylik saglayacaktir. Bagisçi tam mülkiyete sahip degilse, diger hak sahipleri (çocuklar, diger mirasçilar, vb.) arastirilmalidir. Bu noktada, bagisçinin/bagisçilarin maddi bir karsilik bekliyor olabilecegi unutulmamalidir. Kurumun bütçesi herhangi bir karsilik ödemeye müsait degilse, bu durum açik ve net olarak belirtilmeli; müsaitse malzemenin ederini belirlemek üzere bir uzmanin yardimina basvurularak deger biçtirilmelidir. Bu, her iki tarafin çikarlari açisindan da faydali olacaktir.
Telif haklari: Bagislanan malzeme üzerindeki telif haklari, 4110 sayili kanunla degisik 5846 sayili Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu’yla belirlenmistir. Buna göre:
Madde 8.--

Bir eserin sahibi onu meydana getirendir.

Aralarindaki özel sözlesmeden veya isin mahiyetinden aksi anlasilmadikça, memur, hizmetli ve isçilerin islerini görürken meydana getirdikleri eserlerin mali hak sahipleri bunlari çalistiran veya tayin edenlerdir. Tüzel kisilerin uzuvlari hakkinda da bu kural uygulanir.

Madde 27.--

Koruma eser sahibinin yasadigi müddetçe ve ölümünden itibaren 70 yildir.

Sahibinin ölümünden sonra alenilesen eserlerde koruma süresi ölüm tarihinden itibaren 70 yildir.

12. maddenin birinci fikrasindaki hallerde koruma süresi, eser sahibinin aleniyet tarihinden itibaren 70 yildir, meger ki eser sahibi bu sürenin bitmesinden önce adini açiklamis bulunsun.

Ilk eser sahibi tüzel kisi ise, koruma tarihi aleniyet tarihinden itibaren 70 yildir.

Madde 29.--

El isleri, küçük sanat eserleri, fotograf ve sinema eserleri için koruma tarihi aleniyet tarihinden itibaren 70 yildir.

Madde 38.--

Bütün fikir ve sanat eserlerinin, yayimlanma veya kar amaci güdülmeksizin sahsen kullanmaya mahsus çogaltilmasi mümkündür. Ancak, bu çogaltma hak sahibinin mesru menfaatlerine hakli bir sebep olmadan zarar veremez ya da eserden normal yararlanmaya aykiri olamaz.

Dolayisiyla, bagislanan malzemenin mülkiyet haklarinin yanisira telif haklarini da ayrica almak, ileride çikabilecek bir kisim anlasmazliklari önlemek açisindan faydali olacaktir. Bu noktada, mektuplarin telif hakkinin yazana, fotograsarin telif hakkinin çekene ait oldugu unutulmamalidir; malzemeyi bagislayandan devralinacak telif haklari, bu tür malzemenin tamami üzerindeki telif haklarini içermeyebilir.

Ayni sekilde, yukarida Madde 8 altinda belirtildigi üzere, is sirasinda üretilen malzemenin telif hakki ilgili örgütlenmeye aittir. Dolayisiyla, bir örgütlenmeden devralinan malzeme üzerinde o örgütlenmenin çalisanlari hak iddia edemez. Ancak, ortada gönüllü bir emegin varligi sözkonusuysa, bunun karsiliginda ilgili kisiye herhangi bir ücret ödenmedigi için sorun çikma ihtimali vardir.

Bu noktalar belirlendikten sonra, üzerinde anlasmaya varilan sekliyle bir sözlesme hazirlanarak duruma yasal bir nitelik kazandirilmalidir. Bu tür bir sözlesmenin olmadigi durumlarda, mirasçilarin yillar sonra ortaya çikip malzeme üzerinde hak iddia ettikleri, ya da sahsi nedenlerle malzemenin bir kismini imha etmeye yeltendikleri (ve hatta bunda basarili olduklari) görülebilmektedir.

Malzeme teslim alindiktan sonra yapilmasi gereken isler ise söyle siralanabilir:

Bagisçiya bir tesekkür mektubu yazilarak bilim ve arastirma dünyasina yaptigi katki vurgulanmak suretiyle bir kez daha gönlü alinmalidir. Bu tesekkür mektubu, asla unutulmamasi gereken bir nezaket geregidir.
Malzemenin fiziki durumu incelenmeli, gerekiyorsa ilaçlama ve benzeri koruma önlemleri alinmalidir.
Saglama kayitlari hazirlanmalidir.
Malzemenin arsivci tarafindan düzenleme ve nitelemesi yapilmadan hiç kimsenin malzemeyi karistirmasina, üzerinde arastirma yapmasina izin verilmemelidir. Buna kurum içi personel (özellikle) dahildir.
Onarimi veya mikrofilme çekilmesi gereken malzeme varsa bunlarla ilgili restorasyon/mikrofilm islemleri, düzenleme ve nitelemeden sonra ama arastirmaya açilmazdan önce yerine getirilmelidir. (Yukaridaki kural bu asamada da geçerlidir.)

Saglama kayitlari


Saglama kayitlarinda yer almasi gereken temel bilgiler sunlardir:

Saglama tarihi.
Kisa niteleme.
Hacim/miktar.
Saglama sekli: Bagis, satin alma veya emanet’ten hangisi oldugu.
Yazisma dosyasinin referansi.
Provenans: Yaraticisindan farkliysa, malzemenin saglandigi yer. Bu, malzemenin orijinalliginin tespiti için sarttir. (Benzer bir uygulama müzelerce saglanan tablo ve mobilyalar için de yapilmaktadir.)
Erisim sinirlamalari ve telif haklari.
Fiziki durum ve yapilmasi gerekenler (ilaçlama, restorasyon, vs.)
Yerlesim numarasi,

Düzenleme


Özel arsiv malzemesinin düzenlenmesinde izlenecek yöntem, diger arsiv malzemesinin düzenlenmesinde izlenen yöntemden farkli degildir. Burada da provenans ilkesi temel ilke olarak uygulanir: malzemenin asli düzenine uyulur. Malzeme karisik ve daginik bir sekilde teslim alinmissa, öncelikle orijinal düzenin ne oldugu bulunmaya çalisilir. Bu sistem tespit edildikten sonra evraklar yeniden düzenlenebilir. Ancak, hiç bir kosulda arsivcinin kendi uygun görecegi bir düzen empoze edilmeye çalisilmamalidir. Asli düzene kesinlikle uyulmalidir.

Örgütlenmelerden devralinan malzemenin asli düzenini saptamak için teskilat semalarina ihtiyaç duyulacaktir. Bu semalar bazen kolleksiyonun içinden çikabilir. (Teskilat semasi bulunamadigi durumlarda, bulunabiliyorsa örgütlenmenin dahili telefon rehberlerinden faydalanilabilir. Bunlar da genellikle birimlere göre düzenlenir.) Birimlerin ad ve fonksiyonlarindaki degisimler dikkatli takip edilmelidir. Makro düzey nitelemeleri hazirlamak için, varsa kurulusun resmi tarihçeleri ise yarayabilir. Ancak, bunlar temkinli kullanilmalidir; her zaman gerçekligi tam olarak yansitmayabilir. Yillik raporlar, örgütlenmenin faaliyetlerini ögrenmek için iyi bir kaynak olabilir.

Sahislardan devralinan malzeme de ayni ilkeler dogrulutusunda islenir. Ancak, burada "birim" kavrami olmadigindan, kisinin hayatindaki önemli dönemler ve yürüttügü farkli isler/fonksiyonlar takip edilir. Örnegin, devam ettigi okullar, farkli dönemlerde bulundugu görevler, vb. genellikle kendi içinde bir bütünlük arzeder, Kisi ayni anda farkli islerle de ugrasiyor olabilir. Örnegin bir ögretim üyesinin egitimle ilgili evraklari ayri bir seri, kendi yayinladigi kitap ve makaleleriyle ilgili evraklari ayri bir seri, hobi olarak yürüttügü islerle ilgili evraklari ayri bir seri, özel hayatiyla ilgili evraklar ayri bir seri, vb. olusturabilir. Ancak, kisinin evraklarini düzenlemek için izledigi kendine ait bir yöntemi varsa öncelikle bu sistem tespit edilmeli, böylesi bir düzenin olmadigindan kesin olarak emin olundugu durumlarda burada anlatilana benzer bir düzenleme sistematigi kurulmalidir.

Orijinal düzenin olmadigindan kesin olunarak emin olunamiyorsa, malzeme teslim alindigi düzen içinde korunmali ve yukarida anlatilan sistematik, kagit üzerinde (arastirma araçlarinin hazirlanisinda) izlenmelidir.

Niteleme


Arastirma araçlari hazirlanirken, öncelikle bir plan yapilmali ve hangi düzeylerde niteleme yapilacagina karar verilmelidir. Niteleme düzeylerinin sayisi ve ayrinti düzeyi, eldeki malzemenin miktarina ve karmasiklik derecesine göre degisecektir; ancak, sözkonusu kolleksiyonda tek bir evrak olsa dahi biri makro biri mikro düzeyde olmak üzere iki düzeyin altina inemez.[4]

Mikro düzeydeki temel arastirma araçlari için muhtemel alternatiserin basinda analitik envanter (kronolojik sirada ayrintili özet) gelir. Ancak bu tür bir aracin hazirlanmasi asiri derecede zaman alici oldugu için pek tavsiye edilmez. Ikinci bir alternatif olarak katalog (parça bazinda kisa nitelemelerden olusan liste) hazirlanmasi düsünülebilir. Ancak, bu da oldukça zaman alici bir yöntemdir. Üçüncü alternatif ise kutu/dosya düzeyinde nitelemelerden olusan bir arastirma araci hazirlamaktir. Bu tür bir yöntemde, referans numarasi, niteleme, tarih ve yerlesim numarasindan olusan bir liste yeterli olabilir. Ancak referans numaralamasinda kullanilan sistemin basit ve esnek olmasi gerektigi unutulmamalidir.[5]

Arsiv kurumunun imkanlari elverdigi ölçüde, ikincil arastirma araçlarinin hazirlanmasi da düsünülebilir. Bunlarin basinda arsiv kurumu bazinda hizli referans saglayacak bir kaba envanter yer alir. Önerilebilecek bir baska arastirma araci ise, bir kisi adlari dizinidir (indeks). Ancak, burada da kutu/dosya bazinda bir dizinlemeyle yetinilmesi tavsiye edilir.

Hazirlanan arastirma araci hangi tür ve düzeyde olursa olsun, arsiv kurumunun tüm araçlari içinde tutarli bir üslup izlenmelidir. Bu, arastirmacilar açisindan büyük kolaylik saglayacaktir.

Listeleme sirasinda, benzer fiziki özellikler tasiyan malzemenin (günlükler, yazismalar, vb.) gruplanarak bir arada ele alinmasi da pratik bir yöntem olarak önerilebilir.


[*] Marmara Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi Arsivcilik BÖlümü Ögretim Görevlisi

[1] Arsivcilikle ilgili terimlerin daha ayrintili tanimlari için bkz. Bekir Kemal Ataman, Arsivcilik Terimleri Sözlügü, Istanbul: Librairie de Pera, 1995. ISBN 975-7148-04-0.

[2] 3386 sayili Kanunun 9. maddesiyle degisik hali.

[3] Böylesi bir durum, ülke düzeyinde ele alindiginda özel arsiv malzemesinin daha da daginik ve tamamen kontrol disinda olmasina davetiye çikarir niteliktedir. Tarihi gerçeklerin ortaya çikarilmasinda olmazsa olmaz bir öneme sahip bu tür malzemenin hiç bir merkezi kaydinin bulunmamasi, bunlarin arastirmacilar açisindan tamamen kayip olmasiyla esdegerdir. Çünkü ülkenin muhtelif yerlerine dagilmis bulunan malzeme, bir bilinmezlik evreninde kaybolup gitmekte ve ancak tesadüser sonucu kesfedilebilmektedir.

Oysa, özel arsivlerin bulunduklari yerlerde islenip arastirma araçlarinin hazirlanmasi ve bu araçlarin birer kopyasinin bir merkezde toplanmasi, hiç degilse kolleksiyonlarla ilgili özet bilgilerin derli toplu elde edilebilir olmasi, arastirmacilara büyük kolaylik saglayacak ve bu zengin malzemenin gün isigina çikarilmasina yardimci olacaktir. Bati dünyasinin pek çok ülkesinde--yasal bir yaptirim olmaksizin ve kaydettirme istege bagli olmak üzere--bu islevi yerine getiren özel arsiv kütükleri (register of archives) bulunmaktadir. Bu merkezlerde, muhtelif yerlerde bulunan kolleksiyonlarla ilgili özet bilgilerin yanisira, mümkün olan durumlarda arastirma araçlarinin birer kopyasi da temin edilerek arastirmacilara sunulmaktadir.

Uzun vadede böylesi bir merkeze dönüsmek üzere, ilk asamada mevcut malzemenin özet bilgilerini derlemeyi amaçlayan benzer bir çalisma, tarafimdan yürütülmektedir. Ancak, bu çapli bir çalismanin maddi yükünün altindan kalkmak, Üniversitelerimizin maddi imkanlariyla mümkün degildir. Bu projeyi desteklemek üzere Iskoçya’daki Hazel E. Heughan Egitim Vakfi’ndan kismi bir maddi destek saglanmissa da projenin daha süratli ve rahat kosullarda gerçeklestirilebilmesi için UNESCO nezdinde yapilan müracaatlar, bir kisim çevrelerce desteklenmek yerine maalesef kösteklendigi için basarili olamamistir. Ülkemizin tarihi ve kültürel zenginliklerinin tespit edilip degerlendirilerek kullanilabilir hale getirilmesi iddiasiyla ortaya çikan bu çevrelerin böylesi bir tutum izlemelerini anlamak mümkün degildir ve maalesef bu durumu esese karsilamak disinda yapilabilecek fazla bir sey de yoktur. Ancak sözkonusu proje, her seye karsin eldeki imkanlarla yürütülmeye devam edilecek ve--er ya da geç--tamamlanip bu alandaki bosluk doldurulacaktir.

[4] Niteleme konusuyla ilgili ayrintili bilgi için bkz. Michael Cook & Margaret Procter, Manual of Archival Description, 2nd. ed. Aldershot: Gower, 1990.

[5] Kodlama sistemlerinde izlenmesi gereken yöntemlerle ilgili ayrintili bilgi için bkz. Cook & Procter, a.g.e.

Byte Türkiye. [3] (IV 1994): 134-136.
--------------------------------------------------------------------------------

Bilgisayarli Arsivleme Sistemleri Nedir? Ne Degildir?
Bekir Kemal Ataman[*]

Bugün yeryüzünde ve dolayisiyla ülkemizde, bilgisayarli arsivleme sistemi adiyla pazarlanan bir çok ürün bulunmaktadir. Bunlari baslica iki ana grupta toplamak mümkündür: yazilim odaklilar ve donanim odaklilar.

Yazilim odakli ürünler, genellikle metin isleme ve indeksleme özelligine sahip, veri tabanlari üzerine kurulmus paketler halinde karsimiza çikmaktadir. Bunlar Softcore’un ArchIs’i gibi ithal ürünler olabildigi gibi, MikroBeta’nin Dokmer’i veya RAM Bilgisayar’in KartKatalog’u gibi yerli ürünler de olabilmektedir.

Burada temel hedef, çok sayida dokümani olan bir kurulusun evraklarina ait temel bilgileri tek tek bilgisayara yüklemek ve belirli bir konuda bilgi gerektiginde, bilgisayardaki verileri tarayarak aranan bilginin hangi evrakta oldugunu bulmaktir. Bu, bir anlamda devlet dairelerindeki evrak kayit defterinin bilgisayara yüklenmis halidir. (Bu nedenle biz bunlari Bilgisayarli Evrak Kayit ve Takip Programlari (BEKTAP) olarak adlandiriyoruz.) Yani, size evragin kendisini degil, tanimlayici kimlik bilgilerini verir, bu bilgileri kullanarak aradiginiz evragi ilgili dosyadan fiziki olarak çikarmak size düser.

Donanim odakli ürünler ise genellikle bir tarayici ve optik diskten olusmaktadir. Buradaki temel hedef ise, yazilim odakli ürünlerin yapmadigini yapmak, yani belgeyi (daha dogrusu görüntüsünü) karsiniza getirmektir. Bunu saglayabilmek için önce belgeyi tarayicidan geçirerek görüntüsünü bilgisayara yüklersiniz, sonra elinizdeki çevre birimleriyle (tarayici ve optik disk sürücü) beraber size satilan yukaridakilere benzer bir yazilim araciligiyla ilgili kimlik bilgilerini bilgisayara yükler, en sonra da kimlik bilgilerini sabit diske, görüntülerini optik diske kaydedersiniz. Taranmis belge görüntüleri, elektronik ortamda asiri derecede büyük yerler isgal ettiginden, bunlarin öncelikle sikistirilmalari ve illa ki optik diske kaydedilmeleri gerekir. Çünkü, sikistirilmis da olsa, çok sayida görüntüyü sabit diske yüklemeye kalktiginizda, çok kisa bir süre sonra yer darligiyla karsilasirsiniz. Ayni sorun, belirli bir miktardan sonra optik disklerde de karsiniza çikacagindan, bazi ürünler eskinin müzik dolaplarina benzer `juke box’larla beraber pazarlanir ve aradiginiz belge sürücü üzerindeki optik diskte yoksa, ilgili olani sürücüye takilarak aradiginiz görüntüye ulasmaniz saglanir.

Burada en önemli husus--ister yalniz yazilim odakli olsun, ister yazilim odakli olup beraberinde donanim (tarayici ve optik disk) opsiyonu sunsun, isterse donanim odakli olup beraberinde bir Bilgisayarli Evrak Kayit ve Takip Programi (BEKTAP) versin--ürün pazarlayicilarin, isin can alici noktasini çogunlukla potansiyel müsteriye aktarmamalaridir. BEKTAP’larin amaçlanan isi hakkiyla yerine getirebilmesi için, öncelikle tek tek her bir belge için gerekli bilgilerin bilgisayara yüklenmesi gerekir. Bir devlet dairesinde gelen ya da giden evragi kayit defterine islemek ne kadar zaman alirsa, bu islem de o kadar zaman alir. Yani yavastir, çünkü bu ise ayiracaginiz bir eleman tarafindan elle girilmesi gerekir. Bu tür bir sisteme ihtiyaç duyacak kadar büyük bir kurulusta iseniz, evrak hacminiz, dolayisiyla bilgisayara yüklenecek kimlik bilgileriniz de o kadar büyük demektir. Dolayisiyla, yavasligin ötesinde pahalidir; hesaba katilmayan bir eleman maliyeti vardir. Bir kisim ürünler, bu soruna bir çözüm olarak optik karakter tanima (OCR) opsiyonu da sunarlar. Buradaki iddia, tarayicidan geçirdiginiz belge üzerinde mevcut tarih, sayi, gönderen, gittigi yer gibi bilgileri, ayrica elle yazmaya gerek olmadan, OCR programlari araciligiyla BEKTAP’a (indeksleme programina) aktarabileceginizdir. Ancak, OCR programlari, 1) asiri derecede pahalidir, 2) yavas çalisir, 3) ne kadar iyi olurlarsa olsunlar çok hata yaparlar ve 4)--en önemlisi--Türkçe karakterleri saglikli olarak tanimazlar.

Bütün bunlara bir de çogu BEKTAP’larin, IBM uyumlu bilgisayarlarda Türkçe siralama yapamamasini eklemek gerekir. Çünkü ASCII kodlama tablosunda Türkçe karakter seti (Ç,ç,I,i,/,g,Ö,ö,S,s,Ü,ü), z harfinden sonra gelir. Macintosh bilgisayarlarda bu sorun sistem düzeyinde çözülmüs olmakla birlikte, karakter siralama kodlarini sistemden almayan programlar (FileMaker Pro gibi farkli dillere göre siralama rutinlerini kendi içinde tasiyanlar disinda), ayni siralama hatalarini tekrarlar.

Buraya kadar saydiklarimiz, isin yazilim cephesiyle ilgili sorunlardir. Bir de donanim ve ortamla ilgili sorunlar vardir ki kendi adima Kodak’in ImageLink sistemini pazarlayanlar disinda bu sorunlardan bahseden saticilarla su ana dek karsilasmadim. Bu sorunlari yedi ana baslik altinda toplamak mümkün:

1. Arsivlenebilirlik: Optik disklerin saglikli saklanabilecegi süre sinirlidir. Özellikle polimer bazli optik diskler için on seneden sonrasina garanti verilememektedir. Oysa iyi cins bir kagit ortalama 300 sene, ideal kosullarda saklanan mikrofilm ise sonsuza kadar dayanir.

2. Yasallik: Yeryüzünün hiçbir yerinde bilgisayar kayitlarinin yasal delil olma vasfi yoktur, çünkü her an istendigi sekilde degistirilebilir ve kimse de kolay kolay farkina varmaz.

3. Standartlar: Yeryüzündeki optik disk sürücü imalatçilari bugüne dek aralarinda anlasamadigi ve hepsi kendi standarlarinda direttigi için bir endüstri standardi olusamamistir. Dolayisiyla, optik disk sistemlerinin hepsi digeriyle uyumsuzdur. Bunun tek istisnasi CD’lerdir. CD’ler önce ses (audio) dünyasinda ortaya çiktigi ve bilgisayar dünyasina girinceye kadar zaten bir endüstri standardi olustugu için, çogu CD sürücüde sorunsuz çalisir. Ancak, bunlarin da depolama kapasiteleri, diger optik diskli sistemlere kiyasla düsüktür.

4. Aktarilabilirlik: Ilk bakista tali gibi görünse de, kagit, mikrofilm ve elektronik ortamlarin birinden digerine dönüsebilirlik, arsivleme açisindan önemlidir. Özellikle mikrofilmin elektronik ortama, elektronik ortamin mikrofilme dönüsebilirligi bu alandaki bir numarali sorundur. COM (computer output microfiche--bilgisayar çiktisi mikrofis) bir alternatif olarak öne sürülebilirse de, bunlarin kimyasal özellikleri uzun süreli saklamaya elverisli degildir. Aktarilabilirlik sorununa karsi su ana kadar benim karsilastigim tek alternatif, Kodak ImageLink sisteminin bir parçasi olan mikrofilm tarayicilardi ki bunun temelinde de Kodak’in fotograf kökenli bir firma olmasi yatiyor.

5. Getirim (retrieval) sürati: Elektronik ortamdaki bilginin islenmesi çok süratli olmakla birlikte, bilginin depolama cihazindan alinip bellege aktarilmasi ayni derecede süratli degildir. Sabit disk sürücülerle optik disk sürücüler arasindaki okuma (erisim) sürati farki bilinen bir gerçektir. Buna bir de `juke-box’lu sistemlerde optik disklerin mekanik olarak degistirilmesi için gereken zamani eklemek gerekecektir. Eger `juke-box’unuz yoksa, diskleri elle degistirmeniz gerekir, bu da getirim süratini CAR (computer aided retrieval--bilgisayar destekli getirim) kullanan mikrofilmlere yakin bir seviyeye çeker. Tabii, getirim yaziliminin ne ölçüde süratli çalistigi ayri bir tartisma konusudur. Bu, üründen ürüne degismektedir.

6. Iletisim: Tarayicidan geçirilmis görüntülerin elektronik ortamda (sikistirilmis da olsalar) çok fazla yer tuttugundan yukarida bahsetmistik. Büyük dosyalarin iletisim aglari (network) üzerinden aktarilmalari da ayni ölçüde büyük bas agrilarina sebep olur. Yukarida, bilgisayarli bir sisteme ihtiyaç duyacak kadar büyük bir kurulustaysaniz, evrak hacminizin de o kadar büyük olacagina deginmistik. Ag üzerinden aktaracaginiz görüntü (büyük dosya) sayisi da evrak hacminize paralel olacagindan, uygun bir ag kurulmadiysa, iletisim kanallarinizin çok kisa bir süre sonra tikanmasi isten bile degildir. Hele bir de modemler araciligiyla bir genis bölge agi (WAN--wide area network) üzerinde çalisiyorsaniz vay halinize! Tabii, asiri derecede süratli (ve bir o kadar da pahali) teknoloji harikasi modemleriniz yoksa.

7. Sistem eskimesi (obsolescence): Donanimla ilgili son temel sorun ise çuval dolusu para ödeyerek satin aldiginiz cihazlarin, gelisen teknoloji karsisinda demode olmasidir. Çok daha iyi ürünleri çok daha ucuza satin alabileceginiz an geldiginde (ki bu genellikle pek uzun sürmüyor) kalpten gitmek isten bile degil. Bu soruna tek çözüm, aldiginiz ürünün genisleyebilir ve yeni sürümlere güncellenebilir yapida olmasina dikkat etmek. Hos, bu artik hepimizin her an yasadigi bir sorun haline geldi ya, neyse! Tek fark, satin aldigimiz ürünlerin fiyatinda herhalde.

Burada, bu tür sistemlerde dikkat edilmesi gereken sorunlarin en can alicilarindan birine geliyoruz: maliyet. Donanim odakli sistemlerin fiyati US$ 1.000.000 (yaziyla bir milyon dolar!) gibi rakamlara ulasabilmektedir. Ikinci can alici sorun ise satin aldiginiz sistemin, bir bütün halinde uyum içinde çalisip çalismayacagidir. Sistemler genellikle farkli firmalarin ürünlerinin bir araya getirilmesiyle olusturuldugu için, kendi aralarinda çikabilecek `ufat-tefek’ uyum sorunlari, sistemin bütünü gözönüne alindiginda `büyük’ bas agrilarina sebep olabilmektedir. Bir baska önemli konu ise getirim yaziliminin ne ölçüde kaliteli oldugudur. Burada su kadarini belirtmekle yetinelim: Karsinizda iyi bir sistem pazarlayicisi varsa, size bedava/ucuz bir yazilim vermek yerine, bu alanda uzmanlasmis bir yazilim firmasinin, kendi sistemleriyle uyumlu oldugunu bildigini, kaliteli ama biraz daha pahali bir ürününü tavsiye edecektir, tabii ücreti mukabili.

Herseye karsin bir sistem almaya karar verdiniz ve kurdunuz. Istediginiz verimi elde etmeniz yine süpheli. Çünkü size `arsivleme sistemi’ diye satilan ürünün aslinda arsivlemeyle iliskisi ancak çok uzaktan olabilir. Burada kabahat sizin, çünkü arsivciligin ne oldugunu, neleri kapsadigini bilmiyorsunuz. Çok kisa va kaba hatlariyla siralarsak, arsivcilik sunlari kapsar:

a. Güncel asama (çok kullanilan evraklar)

Yazisma yönetimi (Kayit, Dosyalama, Siralama, Etiketleme)
Dosya yönetimi (Düzenleme, Getirim)
-Vaka dosyalari
-Konu dosyalari
Form Kontrolü
Kopya üretim kontrolü
Rapor yönetimi
Talimatname yönetimi
Posta (dagitim) yönetimi
Ara depoya devir islemleri
b. Yari-güncel asama (az kullanilan evraklar)

Evrak envanteri/arastirmasi
Degerlendirme
Saklama plani
Ayiklama
Imha/arsive devir islemleri
Getirim (Arastirma hizmeti)
Depolama
Hayati evraklar yönetimi
Mikroform
c. Güncel olmayan asama (daha az kullanilan ama sürekli saklanmasi gereken evraklar)

Düzenleme
Niteleme
Arastirma araçlarinin hazirlanmasi
Danisma hizmeti
Ödünç verme
Kagit disi belgeler
Getirim (Arastirma hizmeti)
Depolama
Koruma
Restorasyon
Ciltleme
Mikroform
Bilgisayar
Burada bu islemlerin ayrintisina giremiyorum, çünkü arsivcilik basli basina bir uzmanlik alanidir. Üniversitelerimizde bu alanda dört senelik lisans egitimi veren bölümlerimiz vardir. Üstelik önümüzdeki seneden itibaren Marmara Üniversitesinde bir de yüksek lisans programi açilmasi beklenmektedir.

Arsivciligi tanimiyor ve bu konuda yetismis eleman çalistirmak yerine makinelerden çözüm umuyorsaniz isiniz zor. Çünkü bilgisayarcilarin çok iyi bildigi deyisle `Garbage-In-Garbage-Out,’ yani bilgisayara ne yüklerseniz onu alirsiniz. Makineye yüklediginiz veriler düzensiz ise, alacaginiz verim de düsük olacaktir. Öncelikle, kagit, mikrofilm, video, ses bandi, harita, çizim, fotograf, bilgisayar bandi, vb. ortamlar üzerinde kayitli bilgilerinizi bir uzman yardimiyla düzenleyip, sonra bilgisayara yüklemeniz gerekir.

Karsinizda iyi bir satici varsa, yani makine degil çözüm satiyorsa, bastan beri siraladigimiz bütün bu sorunlara dikkatinizi çekecek, öncelikle geleneksel ortamdaki belgelerinizi düzenlemeniz gerektigini belirtecek ve bir arsiv uzmani istihdam etmenizi önerecek ya da kendi danismanlik hizmetini--yine ücreti mukabili-- sunacaktir. [Bu yaklasimi bugüne kadar, donanim odakli ürün satanlar içinde yalnizca Kodak’çilarda gördüm. (Lütfen reklam yaptigimi düsünmeyin, bunun ardinda en az yedi senelik gözlem var.) Yazilim odakli ürün satanlar için de de MikroBeta/Gemini’nin danismanlik hizmeti verdigini biliyorum.]

Geleneksel ortamdaki bilgileriniz iyi bir sisteme göre düzenlenmisse bilgisayarli sisteminizden de verim alirsiniz. Ancak, böylesi bir sistem zaten kurulmussa, bilgisayardan beklenen faydayi bir degil, çok degil, bir çok kere düsünmek gerekir. Çünkü, elle isleyen ama iyi kurulmus bir sistem, ihtiyaç duyulan bilgiyi dogru ve bütünlüklü olarak üç dakika içinde getirmelidir. Isiniz, aradiginiz bilgiyi elle üç dakikada bulmak yerine bilgisayarla üç saniyede bulmayi gerektiriyorsa sorun yok. Aksi takdirde milyon dolarlik cihazlara (ve yukarida siraladigimiz potansiyel sorunlara) yatirim yapmak yerine insanlara yatirim yapmaniz önerilir.

`Pekiyi, bu sistemlerin hiç mi faydasi yok?’ diye sorulabilir. Var, ama çok sinirli durumlarda. Kurulusunuzun faaliyeti, çok sayida yazili müracaata, çok sayida isleme ragmen, çok kisa sürede cevap verilmesini gerektiriyorsa (borsa sirketleri gibi) veya çok sayida belgeyi uzun süreli saklamaniz gerekiyorsa (bir haber kütüphanesinin gazete kupürü kolleksiyonu gibi), bilgisayarli ve optik diskli bir sistem sorunlarinizi çözebilir. Birinci gruptaki kuruluslarda böyle bir sistem, ayni evrak üzerinde çok sayida elemanin ayni anda (ya da çok kisa süre araliklariyla) islem yapmasina imkan verir. Örnegin, kurulusa posta yoluyla gelen bir siparis, tarayiciyla elektronik ortama aktarildiktan sonra, depocular siparisi hazirlarken muhasebeciler irsaliye ve faturasini kesebilir; veya kurulusa kesilen bir fatura tarayicidan geçtikten sonra, yetkili kisi ödeme emrini ekran üzerinde verebilir, kendi ödeme yetkisini asiyorsa bir üst yetkiliye havale edebilir ve onaylar alindigi anda veznedar ödemeyi yapabilir. Burada elde edilecek fayda, evragin lüzumsuz yere çogaltilmasini önlemek, masadan masaya elden ulastirma sirasinda kaybolacak zamani kazanmak ve bu dolasim sirasinda meydana gelebilecek evrak kayiplarini engellemektir: Yani dolasim süratidir.

Ikinci gruptaki kuruluslarda elde edilecek fayda ise, çok açik oldugu üzere yerden kazançtir. Tarayicidan geçirilen evrak hemen imha edilebilecegi için ayrica saklanmasina gerek olmayacaktir. Belge orijinalinin hemen imha edilemeyecegi (örnegin yasal nedenlerle saklanmak zorunda olundugu) durumlarda, bu tür sistemleri pazarlayanlarin iddia ettigi gibi yerden tasarruf etmek mümkün degildir. Olsa olsa biz arsivcilerin `çöplük’ olarak nitelendirdikleri, gözden uzak bir depoda üst üste yigilmalari söz konusu olabilir.

Dikkat edilirse bilgisayarli `arsivleme’ sistemleri pazarlayanlarin referans listelerinde yer alan kuruluslarin tamamini da bu iki tür grupta yer alan kuruluslar olusturur.

Kaynakça

COOK, Michael. Archives and the Computer (2nd ed.). London: Butterworths Publishers, 1986.
EMMERSON, Peter. How to Manage Your Records. Cambridge: ICSA Publishing, 1989.
National Archives and Records Service. Files Operations. Washington D.C., 1981.
PEDERSON, Ann. Keeping Archives. Sydney: Australian Society of Archivists, 1987.
RICKS, Betty R. ve Kay F. GOW. Information Resource Management. Cincinnati: South-Western Publishing, 1988.

[*] Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Arsivcilik Bölümü Ögretim Görevlisi

Örnek EBYS Analiz Raporu v.1.0

 (Rapor 20 sayfadan oluşmaktadır.)    

BÜSKİ EBYS ANALİZ RAPORU v.1.0

SONUÇ;

BÜSKİ bünyesinde bulunan, Doküman Yönetim Sistemi 22.10.2014 tarihindeki analiz toplantısında incelenmiştir. Analiz Çalışması 10:00-12:30 arasında EBYS genel başlıkları ile incelenmiştir. BÜSKİ bünyesindeki yazılım, DYS ve EBYS standartlarına uygun olmadığı gözlemlenmiştir. Geliştirilen yazılımın, Gelen Giden evrak yazılımı kategorisinde olduğu gözlemlenmiştir. Kurum bünyesinde amaca yönelik üretilmiş olan bu yazılım gelen giden evrak olarak sağlıklı kullanılır ve üst yönetim tarafından sahiplenilir ise kuruma hizmet edebilir. BÜSKİ de kurum içi üretilen bu yazılımda ciddi personel ve yönetim emeğinin olduğu ve ciddi mali yatırımların yapıldığı (Documentum, Mobil imza vs. ) gözlemlenmiştir. 

BÜSKİ inin maddi ve nitelikli yazılımcı sıkıntısı olmadığı aşikârdır. Ülkemizde yapılan en çok hatalardan biride BÜSKİ de yapıldığı gözlemlenmiştir. Kurum içi EBYS geliştirilirken en büyük eksiklik EBYS Uzmanı sıkıntısıdır. Bir yazılım ürününün olgunlaşmasında, iyi bir yazılım ekibi kadar, analist ekibine de ihtiyaç vardır. 

BÜSKİ bünyesinde geliştirilen yazılım TS 13298 EBYS Standarttı noktasında eksikleri bir hayli fazladır. Ama istenirse iyi bir ekip çalışması ile BÜSKİ DYS ye 5-6 ay gibi bir sürede TS 13298 EBYS standarttı alınabilir.

EBYS konusunda iki tavsiyemiz vardır.

  1. Var olan sisteme 6 aylık danışmanlık alınarak TS 13298 EBYS Standarttı alınması. (Danışmanlık alınmadan devam edilmesi kesinlikle önerilmez.) İçeride geliştirilen iyi bir EBYS sin ciddi maddi ve yönetim kolaylığı kazançları olacaktır. 
  2. Uygun fiyata ama desteği sağlam bir EBYS ürünü satılmaktır.
  3. Bu raporda BÜSKİ de kullanılan yazılım için BÜSKİ DYS tabirini kullanmayı uygun gördük.

İlişkili Makaleler