ÇÖZÜM ARŞİVLER UYGUNLUK RAPOR

1.   Arşiv personelinin çalışma mahalleri ile bürolar

a. Arşiv depoları ile çalışma mahalleri birbirine yakın ve irtibatlı olmalıdır.

b. Orjinal dokümanda

c.  Orjinal dokümanda

d. Arşiv binalarında yeterli büyüklükte giriş holü ve bu mekân içerisinde herkese açık olmayan mekânlarda çalışan personel için ziyaretçi kabul salonu bulunmalıdır.

 

8.   Arşiv malzemelerinin korunması ile ilgili kurallar

a.   Arşivin duvar, döşeme, kapılar vb. yangına dayanıklı malzeme ile yapılmalıdır.

b.   Arşiv binasında TS 622’ye uygun yıldırımlık (paratoner) tesis edilmelidir.

c.    Orjinal dokümanda

d.   Orjinal dokümanda

e.   Orjinal dokümanda

f.     Arşiv binasının her katında ayrı bir elektrik şarteli bulunmalı; ayrıca merkezî bir şartel kumanda merkezi kurulmalıdır.

g.   Herkesin girebileceği yerlerle çalışma mahalleri birbirinden tecrit edilmeli, bu bölümler arasındaki geçişleri kontrol altına alacak teknik donanım sağlanmalıdır.

h.   Arşiv belgelerinin kaybolması, yok olması ve tahrip olmasına karşı alınacak en önemli tedbir çağdaş metotlarla ikinci nüshalarını oluşturarak, sayısal ortamlarda muhafaza edilmelidir.

i.      Arşiv binaları ile varsa lojmanlar birbirinden tecrit edilmelidir.

9.   ÇALIŞAN PERSONEL İLE İLGİLİ KURALLAR

a.   Arşivci (Arşivist), üniversitelerin ilgili bölümlerinden (Arşivcilik, Kütüphanecilik, Bilgi ve Belge Yönetimi,) mezun olmalıdır.

b.   Orjinal dokümanda

c.    Orjinal dokümanda

d.   Arşiv çalışanlarının görev, yetki ve sorumlulukları belirlenmiş ve ilgililere tebliğ edilmiş olmalıdır.

10.   Elektronik Belge Yönetim Sistemi Yazılım özellikleri.

TSE 13298 (EBYS Elektronik Belge Yönetim sistemi) standardı kapsamında evrakların arşivlenmesi, taranması, saklanması, OCR dan geçirme için TSE 13298 standardı olan uyun yazılımın seçilmesi.

Yazılım özellikleri Ek1 de verilmiştir.

11.   Sistem Odası Özellikleri

Omurga Anahtarı, sunucular, harici disk birimleri, izleme bilgisayarları ve izleme monitörleri gibi cihazlar sistem odası merkezinde olacaktır.. Orjinal dokümanda…

a.   STORAGE

Bu maddede tanımlanan ve yüklenici tarafından temin edilecek tüm donanımlar ve yazılımlar İdarenin istediği şekilde ve konfigürasyonda çalışır halde teslim edilecektir.

1.         Depolama sisteminin mimarisi SAS-to-SAS (6Gbps) olmalıdır.

2.         Orjinal dokümanda…

3.         Orjinal dokümanda…

4.         Depolama sistemi ile birlikte en az 2 Adet 2TB Enterprise Sas disk yedek olarak verilmelidir.

5.         Depolama sistemi en az 2 yıl garantili olmalıdır.

b.   SUNUCU

1.         Sunucu Sistemi işlemcisi 2 adet ve Intel® Xeon® Processor E5620 (2.40 GHz, 12MB L3 Cache, 80W, DDR3-1066, HT, Turbo 1/1/2/2) olacaktır

2.         Orjinal dokümanda…

3.         Sistem üzerinde 64bit server işletim sistemi olmalıdır

c.    UPS

20000 VA Trifaze Giriş / Monofaze Çıkış, On-Line Kesintisiz Güç Kaynağı

1.         Orjinal dokümanda…

d.   KABİNET

42U 800x1000 Dikili Tip Kabinet

Orjinal dokümanda…

12.   Bilgi Güvenliği kapsamında alınacak önlemler ve UTM cihazlarının belirlenmesi.

Tümleşik Güvenlik Sistemi kapsamında Dünya pazarının % 40 ve Türkiye Pazarının % 60 ına sahip olan Fortigate Güvenlik cihazlarından bir adet konulması ve Fortigate sertifikalı bir network uzmanı tarafından kurulumunun yapılması güvenlik dışardan içeri ve içerden dışarı çıkışların kontrolü açısından yeterlidir.

a.   Orjinal dokümanda…

13.    YÜKSELTİLMİŞ DÖŞEME :

a.   Yükseltilmiş antistatik ve topraklanmış döşeme olacak, ortalıkta kablo görülmeyecektir.

b.   Orjinal dokümanda…

14.   AYDINLATMA :

Operatörlerin gözünü yormayacak şekilde tasarım yapılacaktır.

15.   SOĞUTMA VE HAVALANDIRMA SİSTEMİ

a.   Orijinal Dökünalda……

b.   Kontrol merkezlerinde 24 saat süreyle personel bulundurulacağından, bu mekânın uygun bir klima cihazı ile havalandırma, soğutma ve ısıtmasının yapılması gereklidir.

c.    Orjinal dokümanda…

d.   Yüklenici cihazı idarece belirlenen yere monte ederek çalışır vaziyette idareye teslim edecektir.

16.       Arşiv İşleyiş Prosedürü

·      EK 2.

17.       Sonuç :

Dijital Arşiv Merkezi olarak düşünülen, Ankara ili Çankaya ilçesi 29098 Ada 3 Parsel de bulunan binanın konumu, vasıfları düşünüldüğünde, iyileştirilmesi gerekli maddeleri sağlandıktan sonra sağlıklı bir Arşiv binası haline gelecektir. Binanın Arşiv binası kullanımında herhangi bir sakınca yoktur.

         Orjinal dokümanda… 

 

Örnek EBYS Analiz Raporu v.1.0

 (Rapor 20 sayfadan oluşmaktadır.)    

BÜSKİ EBYS ANALİZ RAPORU v.1.0

SONUÇ;

BÜSKİ bünyesinde bulunan, Doküman Yönetim Sistemi 22.10.2014 tarihindeki analiz toplantısında incelenmiştir. Analiz Çalışması 10:00-12:30 arasında EBYS genel başlıkları ile incelenmiştir. BÜSKİ bünyesindeki yazılım, DYS ve EBYS standartlarına uygun olmadığı gözlemlenmiştir. Geliştirilen yazılımın, Gelen Giden evrak yazılımı kategorisinde olduğu gözlemlenmiştir. Kurum bünyesinde amaca yönelik üretilmiş olan bu yazılım gelen giden evrak olarak sağlıklı kullanılır ve üst yönetim tarafından sahiplenilir ise kuruma hizmet edebilir. BÜSKİ de kurum içi üretilen bu yazılımda ciddi personel ve yönetim emeğinin olduğu ve ciddi mali yatırımların yapıldığı (Documentum, Mobil imza vs. ) gözlemlenmiştir. 

BÜSKİ inin maddi ve nitelikli yazılımcı sıkıntısı olmadığı aşikârdır. Ülkemizde yapılan en çok hatalardan biride BÜSKİ de yapıldığı gözlemlenmiştir. Kurum içi EBYS geliştirilirken en büyük eksiklik EBYS Uzmanı sıkıntısıdır. Bir yazılım ürününün olgunlaşmasında, iyi bir yazılım ekibi kadar, analist ekibine de ihtiyaç vardır. 

BÜSKİ bünyesinde geliştirilen yazılım TS 13298 EBYS Standarttı noktasında eksikleri bir hayli fazladır. Ama istenirse iyi bir ekip çalışması ile BÜSKİ DYS ye 5-6 ay gibi bir sürede TS 13298 EBYS standarttı alınabilir.

EBYS konusunda iki tavsiyemiz vardır.

  1. Var olan sisteme 6 aylık danışmanlık alınarak TS 13298 EBYS Standarttı alınması. (Danışmanlık alınmadan devam edilmesi kesinlikle önerilmez.) İçeride geliştirilen iyi bir EBYS sin ciddi maddi ve yönetim kolaylığı kazançları olacaktır. 
  2. Uygun fiyata ama desteği sağlam bir EBYS ürünü satılmaktır.
  3. Bu raporda BÜSKİ de kullanılan yazılım için BÜSKİ DYS tabirini kullanmayı uygun gördük.

İlişkili Makaleler