ÇözümEBYS  ARŞİVLEME HİZMETLERİNİN ETKİNLİKLERİ


ÇözümEBYS Arşivleme Hizmetleri, Hayati Bilgi, Bilgisayar Medyası, Dokümantasyon Yönetimi ve Saklanması konusunda hizmet veren bir kuruluş niteliği taşımaktadır.

ÇözümEBYS Arşivleme Hizmetleri, hizmete başlatma sürecinde Evrak depolama işi yapan TSE 13298 EBYS Elektronik Belge Yönetim Sertifikası alabilmiş tek firmadır. Hizmet Yeri Yeterlilik Belgesi, ISO 9001 Kalite ve hizmetleri ile ilgili tüm sertifikasyonları almış ve  ISO 27001 Bilgi Güvenliği ve ISO 28000 Tedarik Zinciri Standartlarına uygunluğu açısından bu belgeleri alma süreçlerini başlatmıştır.


YATIRIM ETKİNLİKLERİ


ÇözümEBYS Arşivleme Hizmetleri, "Doküman Arşivleme ve Yönetimi" ne yönelik sektörel yatırımını EDS Evrak depolama sistemleri ile güç birliği yaparak tamamlamıştır.



 Arşivleme Deposunda Olması Gereken Özellikler

  • Oluşturulacak arşiv deposunun iç mimari projesi, deponun kullanım amacı ve sektörel açıdan stratejik değerleri dikkate alınarak dizayn edilip planlanmalıdır.
  • Yangın Dolapları ve Sprinkerler "Kuru Sistemli" yangın söndürme sistemi olmalıdır.
  • Yangın Pompaları( Otomatik Çalıştırılmalı - Otomatik Stoplu - Haftalık Otomatik Test Programlı -Sesli + Işıklı Alarmlı Yangın Hidrofor Grubu)
  • Dokümanların sağlıklı koşullarda korunması amacı ile iklimlendirme ve ilaçlama gibi periyodik tedbirlerini sürekli denetlenmesi yapılmalıdır.
  • Deponun "Yangın Güvenlik" sistemi de bu planlama esnasında; gerek tüm dünyada kabul gören NFPA (National Fire Protection Association), gerekse ülkemizde uygulanan 2002/4390 sayılı Yangın Yönetmeliği dikkate alınarak oluşturulmalıdır.
  • Olası sabotajlar da göz önünde bulundurularak alınan önlemler yeterince yerine getirilmelidir.
  • Arşivleme alanlarının iç ve dış ünitelerinin kullanım prosedürleri oluşturulmalıdır.

Deponun, yatırımın inşaat ve montaj işleri esnasında ISO 9001 - 27001 - 28000 standart belgelerinin alınmasında ve sigortalama ile ilgili şirketlerinde çeşitli tetkik ve denetimlere tabi tutulmalıdır.

Bir tesiste yer alması gerekli sistemler, teknik özellikleri, alınmış olan sertifikalar ve yapılan periyodik bakım ve test neticeleri ve yönetimce oluşturulan otokontrol organizasyonu ile sürekli olarak denetlenmelidir. Ayrıca Outsource Arşivleme sektörüne örnek teşkil etmelidir.



OUTSOURCE ARŞİVLEME HİZMETLERİNİN KURUMLARA SAĞLADIĞI YARARLAR

  • Firmalar sadece kendi faaliyet alanları ile meşgul olurlar.
  • Risk paylaşımı ile müşteriler kendilerini daha rahat hissederler.
  • Bilgi ve Belge Yönetimine ayrılacak süre diğer alanlara kayar.
  • Firmaların kendi imkânları ile oluşturamayacağı bir hizmeti almalarını sağlarlar.


 Outsource Arşivleme Hizmetlerinin Çıkış Noktası ve Vaatleri


Outsource arşivleme son yıllarda ülkemizde de sıkça karşılaştığımız bir kavramdır. Ülkemizde yeni ama dünya piyasalarında oturmuş bir bilgi (evrak, dijital veri vs.) saklama hizmetidir. Outsource Arşivleme hizmeti veren firmalar dünyanın birçok ülkesinde binlerce şirkete, kendi imkânları ile ulaşamayacağı arşivleme hizmetini daha ucuz veya aynı maliyetle sunarlar.


Outsource arşivleme hizmeti veren firmayla çalışmak, maliyetleri düşüreceğinden dolayı hizmeti alan müşterilere rekabet ve karlılık avantajı sunduğundan ihtiyaç haline gelmiştir. Global vizyona sahip şirketler, enformatik birikim ve uzmanlık alanlarından faydalanmak için Outsource hizmeti veren firmaları stratejik ortak olarak görmektedirler. Şöyle ki uzmanlık isteyen ve maliyet düşürmeye yönelik hizmetler veren şirketler, müşterilerine ana üretim unsurlarına daha fazla odaklanma imkanı sunduklarından, başarıya yardımcı olurlar.


Bilgi ve Evrak Muhafazasında Daha İyi Ortamlar Oluşturmak

Şirketlerin ürettikleri birçok evrakı yasal, ve enformasyon değerlerinden dolayı saklama zorunlulukları vardır. Ülkemizde bu değerler genelde 10 yıldır, fakat şirket yetkililerinin kuruma olan sorumluluklarından dolayı bu süre genellikle 2 katına çıkmaktadır. Bu uzun süre zarfında hayati bilgi içeren enformasyon kaynaklarını yangın, su basması ve rutubetten korumak için harcanan maliyetleri düşürdüklerinden dolayı Outsource arşivleme hizmeti veren firmalar tercih nedenidir.


İstenilen Raporlamayı Sorunsuzca Elde Etmek.

Müşteri kurumlar kendi evrak sirkülâsyonunu takip edebildiklerinden dolayı evrakların nerde ve kimde olduğu sorunu, risk faktörü olmaktan çıkmıştır. Ayrıca müşteriler, departmanlarının, servislerinin ve çalışanlarının da evrak hareketleri raporlanabildiğinden arşivlerini kontrol ve takip edebilirler.


Etkin Güvenlik Önlemleri

Müşteri kurumlar, arşivleri için maliyeti yüksek olan güvenlik sistemlerinden kaçınırlar ama hayati bilgi taşıyan evraklarını da en iyi şekilde muhafaza etmek isterler. Bu nedenle Outsource arşivleme hizmeti veren kuruluşlar daha uygun maliyetlere bu hizmetleri müşterilerine sunarlar.


Personelden Kaynaklanan Maliyet

Outsource arşivleme hizmeti alan kurumlar evrak saklama ve geri getirimi işleri ile ilgili personel istihdamından ve buna bağlı giderlerden tasarruf ederler.


Güncelliği Takip Etmek ve Gelişen Teknolojileri Kullanabilmek

Güncelliğin takip edilmesi ve gelişen teknolojilerden faydalanmak maliyeti arttırmaktadır. Fakat özel ihtiyaçlara yönelik hizmetler sağlayan şirketler, bu türden yatırımları tüm hizmet verdiği müşterilerine yansıttıklarından maliyeti düşürürler. Müşterilerin kendi imkânları ile elde edemeyecekleri teknolojiyi müşterilere sunarlar.


Risk Paylaşımı

Personelden kaynaklanacak tüm riskler yüklenici firmaya devir edildiğinden dolayı müşteri firmalar personel yükü ve sorumluluğundan kurtulmuş olacaklardır. Özellikle yöneticiler bu tür hizmetler sayesinde bazı risklerini başka firmalara yükleyerek kendilerini psikolojik olarak daha rahat hissedeceklerdir.

Örnek EBYS Analiz Raporu v.1.0

 (Rapor 20 sayfadan oluşmaktadır.)    

BÜSKİ EBYS ANALİZ RAPORU v.1.0

SONUÇ;

BÜSKİ bünyesinde bulunan, Doküman Yönetim Sistemi 22.10.2014 tarihindeki analiz toplantısında incelenmiştir. Analiz Çalışması 10:00-12:30 arasında EBYS genel başlıkları ile incelenmiştir. BÜSKİ bünyesindeki yazılım, DYS ve EBYS standartlarına uygun olmadığı gözlemlenmiştir. Geliştirilen yazılımın, Gelen Giden evrak yazılımı kategorisinde olduğu gözlemlenmiştir. Kurum bünyesinde amaca yönelik üretilmiş olan bu yazılım gelen giden evrak olarak sağlıklı kullanılır ve üst yönetim tarafından sahiplenilir ise kuruma hizmet edebilir. BÜSKİ de kurum içi üretilen bu yazılımda ciddi personel ve yönetim emeğinin olduğu ve ciddi mali yatırımların yapıldığı (Documentum, Mobil imza vs. ) gözlemlenmiştir. 

BÜSKİ inin maddi ve nitelikli yazılımcı sıkıntısı olmadığı aşikârdır. Ülkemizde yapılan en çok hatalardan biride BÜSKİ de yapıldığı gözlemlenmiştir. Kurum içi EBYS geliştirilirken en büyük eksiklik EBYS Uzmanı sıkıntısıdır. Bir yazılım ürününün olgunlaşmasında, iyi bir yazılım ekibi kadar, analist ekibine de ihtiyaç vardır. 

BÜSKİ bünyesinde geliştirilen yazılım TS 13298 EBYS Standarttı noktasında eksikleri bir hayli fazladır. Ama istenirse iyi bir ekip çalışması ile BÜSKİ DYS ye 5-6 ay gibi bir sürede TS 13298 EBYS standarttı alınabilir.

EBYS konusunda iki tavsiyemiz vardır.

  1. Var olan sisteme 6 aylık danışmanlık alınarak TS 13298 EBYS Standarttı alınması. (Danışmanlık alınmadan devam edilmesi kesinlikle önerilmez.) İçeride geliştirilen iyi bir EBYS sin ciddi maddi ve yönetim kolaylığı kazançları olacaktır. 
  2. Uygun fiyata ama desteği sağlam bir EBYS ürünü satılmaktır.
  3. Bu raporda BÜSKİ de kullanılan yazılım için BÜSKİ DYS tabirini kullanmayı uygun gördük.

İlişkili Makaleler