Arşiv Yöneticisi: EBYS ile elektronik olmayan belgelerin entegrasyonu ve yönetiminden sorumlu birimi,

Kurum: Müşteri kurumu ifade eder.

  • Barkod: Yeni oluşturulan ya da kaydı yapılan her evraka sistemin otomatik olarak verdiği sayıyı sembolize eden şekli,
  • Barkod okuyucusu: Evrakın barkodunu okuyarak sistem ekranı üzerine getiren cihazı,
  • Belge: Bir olay, olgu, görüş, iş, emir ve yeni bir hukuki durumu bildiren ıslak ya da elektronik imzalı evrakı,
  • Birim Evrak: Başında imza yetkisine sahip bir birim amirinin bulunduğu her bir hizmet birimine ait iç evrak birimini,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki resmî yazışma ve evrak sisteminde kullanılan, Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
  • Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,
  • Elektronik Belge Yöneticisi: EBYS içeresindeki belge yönetimi fonksiyonlarını yerine getiren birimi,           
  • Elektronik Belge Yönetimi: Elektronik belge yönetimi, kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların ilişik, format ve ilişkisel özelliklerini korumayı ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmeyi

Örnek EBYS Analiz Raporu v.1.0

 (Rapor 20 sayfadan oluşmaktadır.)    

BÜSKİ EBYS ANALİZ RAPORU v.1.0

SONUÇ;

BÜSKİ bünyesinde bulunan, Doküman Yönetim Sistemi 22.10.2014 tarihindeki analiz toplantısında incelenmiştir. Analiz Çalışması 10:00-12:30 arasında EBYS genel başlıkları ile incelenmiştir. BÜSKİ bünyesindeki yazılım, DYS ve EBYS standartlarına uygun olmadığı gözlemlenmiştir. Geliştirilen yazılımın, Gelen Giden evrak yazılımı kategorisinde olduğu gözlemlenmiştir. Kurum bünyesinde amaca yönelik üretilmiş olan bu yazılım gelen giden evrak olarak sağlıklı kullanılır ve üst yönetim tarafından sahiplenilir ise kuruma hizmet edebilir. BÜSKİ de kurum içi üretilen bu yazılımda ciddi personel ve yönetim emeğinin olduğu ve ciddi mali yatırımların yapıldığı (Documentum, Mobil imza vs. ) gözlemlenmiştir. 

BÜSKİ inin maddi ve nitelikli yazılımcı sıkıntısı olmadığı aşikârdır. Ülkemizde yapılan en çok hatalardan biride BÜSKİ de yapıldığı gözlemlenmiştir. Kurum içi EBYS geliştirilirken en büyük eksiklik EBYS Uzmanı sıkıntısıdır. Bir yazılım ürününün olgunlaşmasında, iyi bir yazılım ekibi kadar, analist ekibine de ihtiyaç vardır. 

BÜSKİ bünyesinde geliştirilen yazılım TS 13298 EBYS Standarttı noktasında eksikleri bir hayli fazladır. Ama istenirse iyi bir ekip çalışması ile BÜSKİ DYS ye 5-6 ay gibi bir sürede TS 13298 EBYS standarttı alınabilir.

EBYS konusunda iki tavsiyemiz vardır.

  1. Var olan sisteme 6 aylık danışmanlık alınarak TS 13298 EBYS Standarttı alınması. (Danışmanlık alınmadan devam edilmesi kesinlikle önerilmez.) İçeride geliştirilen iyi bir EBYS sin ciddi maddi ve yönetim kolaylığı kazançları olacaktır. 
  2. Uygun fiyata ama desteği sağlam bir EBYS ürünü satılmaktır.
  3. Bu raporda BÜSKİ de kullanılan yazılım için BÜSKİ DYS tabirini kullanmayı uygun gördük.