AYS, Kamu ve Özel kurum arşivleri için geliştirilmiş bir yazılımdır. AYS, ilk olarak 2002 yılında Marmara Üniversitesi Arşivcilik bölümünde Yüksek Lisans tezi olarak incelenmiştir. Birçok dijital arşiv konulu teze yazılım konusunda kaynak teşkil etmiştir. Bu tarihten itibaren geliştirilmeye devam edilmektedir.  AYS dinamik yapıda olup kurumların yapıları ve istekleri doğrultusunda değişebilmektedir.

  • AYSPro PC, MAC, iPad, iPhone, Android ve Web ortamında Dijital ve Fiziki Arşiv Otomasyon’u için yepyeni bir çözümdür. Siz sadece arşivinizde bulunan evrakların adreslerini veya scan ve OCR bilgilerini gireceksiniz, gerisini AYSPro yapacak ve siz zaman kazanacaksınız. Artık arşivsel hiçbir yazılıma ve ihtiyacını kalmayacak. Her şeyi ekranınızdan takip edebileceksiniz. 

  • AYSPro çok şey bilmeyi gerektirmez. Tek bir ekrandan bütün girişlerinizi, aramalarınızı yapabilirsiniz. Daha önce herhangi bir programda yazdığınız bilgilerinizi (Word, Excel, Database vs.) kolayca aktarabilir, kolayca istediğiniz programa gönderebilirsiniz. Verilerinizi yazdığınız anda erişmenizi hızlandırmak için kelime kelime Türkçe olarak indekslenir. Alan uzunluklarında sınır yoktur. İstenildiği kadar bilgi girilebilir. Bilmece gibi hatırlamanızı gerektirecek herhangi bir kural da yoktur. Kullanıcıların programı kullanmak için öğreneceği komut sayısı 5 veya 6'yı geçmemektedir. (Bunlar: Yeni Kayıt: Ctrl+N / Kayıt Çoğaltma: Ctrl+D / Kayıt Arama: Ctrl+F / Kayıt Silme: Ctrl+E / Kayıt Eleme: Ctrl+M / Bütün Kayıtları Görme: Ctrl+J ) Bunun yanında menüler ve butonlar sizi yönlendirecektir. Ayrıca yardım menüsünden alanlar hakkında yardım alabilirsiniz.

  • AYSPro’da bulunan alanlarda bilgisayarda bulunan işletim sisteminin sunduğu Kes - Kopyala - Yapıştır komutlarını kullanabilme özelliği yanında bütün alanlarda indeksi görme sayesinde daha önceki yazılmış bilgilerden seçim yapıp alanlara (yazım yanlışlarını önlemek için) aktarma imkânınız vardır. Ayrıca fare ile seçtiğiniz metni istediğiniz alana taşıyabilirsiniz. Her bir alana yazılan bilgi anında kaydedilir ve siz gereksiz uyarılarla (Kaydedeyim mi? Yeni kayıt yapmak ister misiniz? Kaydetmek istediğinizden emin misiniz? vs.) karşılaşmazsınız.

  • AYS de çok gelişmiş sorgulama motoru bulunmaktadır. AYSPro’ da kayıtlarınız arasında FULL TEXT SEARCH yapabilirsiniz. AYSPro’ da bulunan alanlara ne yazdıysanız onu geri isteyebilirsiniz. Bu bir "nokta" bile olabilir. Dilediğiniz her alanda VE-VEYA mantığı ve büyüktür >, büyükeşittir >=, küçüktür <, küçükeşittir <=, kesin eşittir =, arasında, değildir gibi mantıksal operatörler yardımı ile arama yapabilirsiniz. Ayrıca *, "" sembollerini kullanarak kelime içinde harf veya hece taraması yapabilirsiniz. Yine @ sembolünü kullanarak istediğiniz uzunluktaki kelimelere ulaşabilirsiniz. Program her alanı ve her kelimeyi indekslediğinden arama hızınız 1-2 saniyeyi geçmez. İnternet veya intranet üzerinden yapacağınız aramalarda da aynı mantıksal operatörleri kullanabilirsiniz. Bunları kullanmak için yabancı dil bilmenize, SQL sorgulama öğrenmenize gerek yoktur. Sadece Ctrl+F tuşlarına basarsınız. Arama yapmak istediğiniz alana gelirsiniz. İsterseniz bütün alanlarda aynı anda sorgulama yaparsınız. Sadece bulmak istediğiniz bilgiyi yazarsınız ve Enter'e basarsınız. Bir bilgiye erişmek için gerekiyorsa mantıksal operatörleri kullanırsınız. Mesela, Fatura tarihi 1990'dan büyük satın alma dosyalarını veya belgelerini istiyorsanız, Tarihi alanına >1990, 1990'dan önceki belgeler için <1990, 1990 ve 1997 arasındakiler için 1990...1997 yazıp Enter'e basmanız yeterlidir. Ayrıca Bul(Find) modunda iken CRTL+N’ye veya formun sağındaki butonları kullanırsanız program size yeni bir sorgulama alanı açarak birden fazla bul isteğini bir kerede gerçekleştirmenize olanak sağlar.

  • AYSPro’la artık arşivinizde bulunan materyallerinizi istediğiniz an intranet (yerel internet) ve internet ortamına açabilirsiniz. AYSPro tam Web uyumludur. Müşterileriniz evlerinden veya işyerlerinden kendi bilgisayarları ile arşivinizde tarama yapabilir, ödünç aldıkları evraklara ulaşabilir, kendilerine özel ve genel duyuruları görebilirler. İsterseniz her üyenizin Elektronik Posta'sına mesaj gönderebilirsiniz. İnternet ara yüzü Türkçe'dir. Dilerseniz istediğiniz dile çevirebilirsiniz. AYSPro’da yer alan ve diğer hiçbir programlarda bulamayacağınız arama mantığı aynen Web’de de muhafaza edilmiştir. Bu nedenle müşterileriniz aradıkları bilgiye en iyi ve en kısa bir yolla ulaşabilirler. Belgelerin arşivde mi yoksa ödünçte mi olduğunu görürler.

  • AYSPro’ya Word, Excel gibi programlardan ve diğer veri kütüklerinden (xls, xlsx, XML, MARC, DBF, TXT, DIF, WKS, BASIC, TAB, CSV, HTML uzantılı) kayıt alabilir ve bunlara dilediğiniz şekilde kayıt gönderebilirsiniz. 

  • AYSPro’da bulunan alanların uzunluk sınırları yoktur. İstediğiniz her alana 2 GB bilgi girebilirsiniz. Bu özellik size uzun isimli belgelerin tam olarak girmenin yanında OCR yapılmış belgeleri tutacağınız alanlar oluşturup içerisinde full text sorgulama imkânı da sağlar. 

  • Programın kayıt kapasitesi Hard Disk kapasitesi ile paraleldir. Şu andaki veri kapasitesi 8 TB’dır. Yaklaşık olarak 100.000 kayıt Hard Disk'te indekslenmiş haliyle 100 MB'a yakın yer tutar. Buna Ödünç, Personel Yetkilendirme, Şubeler, Barkot, Evrak Seri Tanımları onlarca farkı tablolarda dâhildir. Bu durum daha büyük harddisk ihtiyacını önler, yedek almanızı kolaylaştırır.

  • Program verileri otomatik olarak kaydettiği için her hangi bir sistem çökmesi veya elektrik kesilmesi gibi durumlarda bilgileriniz kaybolmaz. Bilgisayarınızda çok büyük fiziksel bir bozulma olmazsa, dosyalar bozulsa bile otomatik olarak onarılır ve hiçbir kayıp olmaksızın bütün bilgilerinize ulaşırsınız. Büyük çaplı hasarlarda "tekrar oluştur" komutu ile bilgilerinizi kurtarabilirsiniz.

  • AYSPro, Windows, Macintosh işletim sistemlerinin sunduğu çok kullanıcı imkânlarıyla birden çok bilgisayarda aynı anda hizmet verebilir. TCP/IP iletişim kurallarıyla server da bulunan dosyalara erişim sağlarsınız. Aynı anda lisanslı sınırsız kullanıcı AYSPro’da Giriş, Arama vs. işlemler yapabildiği gibi Internet Explorer veya diğer internet tarayıcıları sayesinde müşterileriniz diğer bilgisayarlardan kayıt taraması yapabilirler. AYSPro işletim sistemi bağımsız Windows, MAC ve Mobil Cihazları birbirine bağlayabilir. Bu da bir Arşiv Merkezi için çok pahalı işletim sistemleri kurma ve bunları yönetecek kişilere ihtiyaç duymayı ortadan kaldırır.

  • AYSPro’la kullanıcılarınıza istediğiniz yetki seviyesi tanıyabilir ve bu yetkiler için şifreler oluşturabilirsiniz. Verilecek yetki ve şifreler doğrultusunda kayıt açma, silme, arama, çoğaltma, yazma gibi işlemleri sınırlandırabilir, bu sınırlandırmaları tek bir alana kadar indirgeyebilirsiniz.

  • Birden fazla firma arşivini veya birden fazla arşiv deponuz varsa AYSPro ile birden fazla Arşiv Merkezini yönetebilirsiniz. Böylece ikinci bir programa ihtiyaç duymazsınız. Verileriniz aynı dosyada bulunduğu için aramalarınızı bütün arşiv merkezleri içinde aynı anda veya ayrı ayrı yapabilirsiniz.

  • Arşiv Merkezinin sahip olduğu bütün yazıcılardan AYSPro’la çıktı alma imkânına sahipsiniz. Evrak listeleri, istatistik bilgileri, gerekli olabilecek her türlü listeyi dilediğiniz her çeşit yazıcıdan (Nokta vuruşlu, yakmalı, mürekkepli, lazer) alabilirsiniz. Daha kaliteli çıktılar için lazer yazıcılar tercihiniz olabilir.

  • AYSPro size kendi materyalleriniz için istediğiniz şekilde barkod oluşturma imkânı verir. Bundan dolayı başka bir barkod programı ve yazıcısına ihtiyaç duymazsınız. Barkod sayesinde ödünç verme, sayım yapma gibi işlemleriniz çok daha basit ve kolay bir şekil alır. Aynı şekilde sırt etiketlerini de çıkartabilirsiniz. Lazer yazıcıdan çıktı alabileceğiniz yapışkanlı A4 ebadında, çeşitli boy ve sayıda kâğıtları kullanabilirsiniz. 

  • İlk kez doğru olarak yazdığınız bilgiler -Kurum ardı, Departmanı, Dosya Adı, Depo Adı gibi aynı kelimelerin yer alabileceği alanlarda- daha sonraki girişlerde kontrol edilir. Aynı kelimelerin tekrarı hatasız yazılmışsa doğru kabul edilir. Yanlış veya farklı yazımda uyarı ile karşılaşırsınız. Bu yeni bir bilgi ise bunu doğru kabul et dersiniz. Artık o kelime de doğru olarak kabul edilecektir. Bunun yanında sözlük oluşturabilir, yazdığınız her kelimenin doğru olup olmadığını otomatik olarak yazarken denetleyebilirsiniz.

  • •  Veri İnceleme Modülü Bu modül sadece arşiv evrakları ile ilgili verilerin incelenmesi içindir. Verilerin güvenliği için bu alanda inceleme yapılabilir, veriler değiştirilemez ve veri girişi yapılamaz. Sadece kayıtlar arasında dolaşılabilir.  •  Veri Giriş Modülü Yeni kayıt girmek için veya bir kaydı değiştirmek için Yeni Kayıt modülü kullanılmaktadır. • Otomatik Giriş Modülü Bilgi girişi yapılırken, bazı alanlara aynı bilgilerin tekrar tekrar girilmesi gerekebilir. Her kayıtta aynı bilgileri tekrar yazma zahmetinden kurtulmak için, ilgili alana girmesi gereken bilgiyi otomatik giriş formundaki alana ya da alanlara yazdıktan sonra bilgi girişine devam edebilirsiniz. Her yeni kayıt ürettiğinizde oto giriş alanına yazdığınız alanlar otomatik olarak yeni kayıtta…

  • AYSPro’da Arama Basit fakat Sınırsızdır AYS de çok gelişmiş sorgulama motoru bulunmaktadır. AYSPro’da bulunan alanlara ne yazdıysanız onu geri isteyebilirsiniz. Bu bir "nokta" bile olabilir. Dilediğiniz her alanda VE-VEYA mantığı ve büyüktür >, büyükeşittir >=, küçüktür <, küçükeşittir <=, kesin eşittir =, arasında, değildir gibi mantıksal operatörler yardımı ile arama yapabilirsiniz. Ayrıca *, "" sembollerini kullanarak kelime içinde harf veya hece taraması yapabilirsiniz. Yine @ sembolünü kullanarak istediğiniz uzunluktaki kelimelere ulaşabilirsiniz. Program her alanı ve her kelimeyi indekslediğinden arama hızınız 1-2 saniyeyi geçmez. İnternet veya intranet üzerinden yapacağınız aramalarda da aynı mantıksal operatörleri kullanabilirsiniz. Bunları kullanmak için yabancı dil bilmenize,…

  • AYS de raporlama 4 ana başlık altında toplanır. İMHA, ÖDÜNÇ, SAYIM RAPORU, BOŞ KUTULAR, her ana başlıkta kendi içinde alt başlıklara ayrılmaktadır. Talep edilirse yeni raporlar eklenebilir.

  • Bu formda program içerisindeki herhangi bir alanı kriter olarak belirleyip listeleme yapabilirsiniz. • Export: Dışarı veri aktarma: (.PDF .XLSX .XLS .XML .tab .cvs .txt .dbf .dif .mer) Bir komutla verileri PDF ve EXCEL formatına çevirebilirsiniz. • Improt Dışardan veri alma: (.PDF .xlsx .xls .XML .tab .cvs .txt .dbf .dif .mer)  AYS ye resimleri de toplu olarak import edebiliyorsunuz.

  • • Web ortamında yetkilendirme (Kullanıcı adı ve Şifresi) • Web ortamından dataların kontrolü • Web ortamında veri girişi • Web ortamında Sorgulama • Web ortamında raporlama v.s  

  • • Resim Formatı • Film, Müzik, Multi media dosyaları (AYS de saklayabilme ve Bu tür dosyaları AYS üzerinde seyredebilme.) • Office belgeleri (Word, Excel, PowerPoint dosyaları üzerinde MS Office kullanmadan AYS içerisinde açıp düzenleyip kaydedebilme.) • Ses Kaydı (istenilen kayıtlara ses kaydı ekleyebilme. Ör: Önemli bir notu yazmak yerine kayda sesli not ekleyebilirsiniz.) • Export (Yetkisi olan her personel ,Dijital kayıt alanındaki tüm dosyaları dışarı alabilir.)   • Import (Yetkisi olan her personel ,Dijital kayıt alanına dışardan herhangi bir dosya türü aktarabilir.) • Slâyt (Dijital kayıt alanına girilen resimleri slâyt halinde görebilme.) • E-Mail (Tek tuşla istenilen kaydı ve resmi…

  • • Ödünç verme • Ödünç iade • Ödünçteki evrakları listeleme • Günlük, Haftalık, Aylık ve Yıllık ödünç otokontrolü.  

  • • İmha listelerinin hazırlanması • İmha onayı alındıktan sonra sistemden evrakların imhası • İmha edilen evrakların raporlanması ve farklı bir veri tabanına otomatik aktarılması. • İmhası sonrası boşalan rafların ve kutuların raporlanması. (Hangi rafta ve kutuda ne imha edildiği ve ne kadar yer açıldığının takibi. )  

  • AYS programında, sisteme aktarılan her kayıt (Klasör, Torba, Dosya, Kanuni Defter v.s) için otomatik bir barkod üretilir. İstenildiğinde bu barkodlar etiketlere yazdırılarak evrak üzerine yapıştırılır. Böylelikle üzerinde borkotu olan her evrakın arşivden çıktığı anlaşılır ve evrak denetimi kontrol altına alınır.  

  • • Seri Kodlarının listelenmesi • Kayıtların imha sürelerinin girilmesi  • Veri girişi ve imha süreçleri ile ilişkilendirilmesi Kamu ve özel Kurumlarının evrak serileri AYS’ ye entegre edilmiştir. AYS, evrak serilerinin yasal saklama ve enformasyon değeri sürelerini bilir ve hangi evrakın ne zaman imha edileceğini hesaplar ve zamanı geldiğinde arşiv yetkililerini uyarır. Böylelikle, kurumların aylar sürecek evrak seri (Envanter) çalışmaları ortadan kaldırılmıştır.

  • Sabitler programın ortak değerleridirler. Arşivciler, firma adı ve logoları vs. gibi değerlerin bulundukları formlardır. Bu alanlara girilen değerler programın işleyişini etkileyebilir. Örneğin ; bazı uygulamalar için yetki verilmeyen çalışanların isimleri, yetkisi olmadığı alanlarda gözükmeyecektir.

  • Varsa, kurumların şube bilgilerinin tutulduğu formlardır.

  • • Administrator seviyesi (tüm yetkiler) • MainUser seviyesi (silme yetkisi yok) • NormalUser seviyesi (veri yetkisi yok) • WatchUser seviyesi (sadece veri inceleme)

 

AYSPro’nun Cilent Pc için Minimum Sistem Donanımı 

 

 

Minimum Donanım

Tavsiye Edilen

Windows

CPU:1 GHz  x86 Yada x64 işlemci
RAM: 1 GB
DVD kutu ürünlerde

CPU: 1 GHz or faster x86 or x64 processor
RAM: 2 GB or more
DVD kutu ürünlerde

Mac

RAM: 2 GB
DVD kutu ürünlerde

RAM: 4 GB or more
DVD kutu ürünlerde
 

 

AYSPro Veritabanı Server için İşletim Sistemi

İşletim Sistemi

Windows Server 2012 R2 Standard Edition with Update (see Microsoft KB 2919355)

Windows Server 2012 Standard Edition 

Windows Server 2008 R2 SP1 Standard Edition, Enterprise Edition

OS X Mavericks 10.9 

 

Veritabanı Server Donanım Gereksinimi 

Minimum

Tavsiye Edilen

 

CPU: Dual Core
RAM: 4 GB
Hard Drive: 80 GB veya daha fazlası, en az 10 GB boş alan,

CPU: 4-Core
RAM: 8 GB
Hard Drive: 80 GB veya daha fazlası, en az 10 GB boş alan,

 

 

İnternet Browser (WEBDIRECT)

 

Masaüstü Tarayıcılar

Mobile Tarayıcılar

Safari 8.x

Mobile Safari 8.x on iOS 8.1

Chrome 38 yada sonrası

Android 4.4.x için Chrome 38 yada sonrası

Internet Explorer 11.x

 

Internet Explorer 10.x

 

 

Mobile Donanım Gereksinimleri

 

Minimum

Tavsiye Edilen

iOS

Models: iPad Air, iPad Air 2, iPad mini 3, iPad mini 2, iPad with Retina display (4th generation)
Screen-size: 7.9 inc.

Models: iPad Air 2, iPad mini 3
Screen-size: 7.9 inc. yada daha büyüğü

Android

Memory: 2 GB RAM yada fazlası
CPU: 1.4GHz Quad-Core processor yada güçlüsü
Screen-size: 10.1 inc.

Memory: 3GB yada fazlası
CPU: 2.3GHz quad-core yada fazlası Screen-size: 10.1 inc. Yada fazlası

 

AYSPro PC, MAC, iPad, iPhone, Android ve Web ortamında Dijital ve Fiziki Arşiv Otomasyon’u için yepyeni bir çözümdür. Siz sadece arşivinizde bulunan evrakların adreslerini veya scan ve OCR bilgilerini gireceksiniz, gerisini AYSPro yapacak ve siz zaman kazanacaksınız. Artık arşivsel hiçbir yazılıma ve ihtiyacını kalmayacak. Her şeyi ekranınızdan takip edebileceksiniz.