• Ödünç verme

• Ödünç iade

• Ödünçteki evrakları listeleme

• Günlük, Haftalık, Aylık ve Yıllık ödünç otokontrolü.

 

• İmha listelerinin hazırlanması

• İmha onayı alındıktan sonra sistemden evrakların imhası

• İmha edilen evrakların raporlanması ve farklı bir veri tabanına otomatik aktarılması.

• İmhası sonrası boşalan rafların ve kutuların raporlanması. (Hangi rafta ve kutuda ne imha edildiği ve ne kadar yer açıldığının takibi. )

 

AYS programında, sisteme aktarılan her kayıt (Klasör, Torba, Dosya, Kanuni Defter v.s) için otomatik bir barkod üretilir. İstenildiğinde bu barkodlar etiketlere yazdırılarak evrak üzerine yapıştırılır. Böylelikle üzerinde borkotu olan her evrakın arşivden çıktığı anlaşılır ve evrak denetimi kontrol altına alınır.

 

• Seri Kodlarının listelenmesi

• Kayıtların imha sürelerinin girilmesi 

• Veri girişi ve imha süreçleri ile ilişkilendirilmesi

Kamu ve özel Kurumlarının evrak serileri AYS’ ye entegre edilmiştir. AYS, evrak serilerinin yasal saklama ve enformasyon değeri sürelerini bilir ve hangi evrakın ne zaman imha edileceğini hesaplar ve zamanı geldiğinde arşiv yetkililerini uyarır. Böylelikle, kurumların aylar sürecek evrak seri (Envanter) çalışmaları ortadan kaldırılmıştır.

Sabitler programın ortak değerleridirler. Arşivciler, firma adı ve logoları vs. gibi değerlerin bulundukları formlardır. Bu alanlara girilen değerler programın işleyişini etkileyebilir. Örneğin ; bazı uygulamalar için yetki verilmeyen çalışanların isimleri, yetkisi olmadığı alanlarda gözükmeyecektir.

Varsa, kurumların şube bilgilerinin tutulduğu formlardır.