• •  Veri İnceleme Modülü Bu modül sadece arşiv evrakları ile ilgili verilerin incelenmesi içindir. Verilerin güvenliği için bu alanda inceleme yapılabilir, veriler değiştirilemez ve veri girişi yapılamaz. Sadece kayıtlar arasında dolaşılabilir.  •  Veri Giriş Modülü Yeni kayıt girmek için veya bir kaydı değiştirmek için Yeni Kayıt modülü kullanılmaktadır. • Otomatik Giriş Modülü Bilgi girişi yapılırken, bazı alanlara aynı bilgilerin tekrar tekrar girilmesi gerekebilir. Her kayıtta aynı bilgileri tekrar yazma zahmetinden kurtulmak için, ilgili alana girmesi gereken bilgiyi otomatik giriş formundaki alana ya da alanlara yazdıktan sonra bilgi girişine devam edebilirsiniz. Her yeni kayıt ürettiğinizde oto giriş alanına yazdığınız alanlar otomatik olarak yeni kayıtta…

  • AYSPro’da Arama Basit fakat Sınırsızdır AYS de çok gelişmiş sorgulama motoru bulunmaktadır. AYSPro’da bulunan alanlara ne yazdıysanız onu geri isteyebilirsiniz. Bu bir "nokta" bile olabilir. Dilediğiniz her alanda VE-VEYA mantığı ve büyüktür >, büyükeşittir >=, küçüktür <, küçükeşittir <=, kesin eşittir =, arasında, değildir gibi mantıksal operatörler yardımı ile arama yapabilirsiniz. Ayrıca *, "" sembollerini kullanarak kelime içinde harf veya hece taraması yapabilirsiniz. Yine @ sembolünü kullanarak istediğiniz uzunluktaki kelimelere ulaşabilirsiniz. Program her alanı ve her kelimeyi indekslediğinden arama hızınız 1-2 saniyeyi geçmez. İnternet veya intranet üzerinden yapacağınız aramalarda da aynı mantıksal operatörleri kullanabilirsiniz. Bunları kullanmak için yabancı dil bilmenize,…

  • AYS de raporlama 4 ana başlık altında toplanır. İMHA, ÖDÜNÇ, SAYIM RAPORU, BOŞ KUTULAR, her ana başlıkta kendi içinde alt başlıklara ayrılmaktadır. Talep edilirse yeni raporlar eklenebilir.

  • Bu formda program içerisindeki herhangi bir alanı kriter olarak belirleyip listeleme yapabilirsiniz. • Export: Dışarı veri aktarma: (.PDF .XLSX .XLS .XML .tab .cvs .txt .dbf .dif .mer) Bir komutla verileri PDF ve EXCEL formatına çevirebilirsiniz. • Improt Dışardan veri alma: (.PDF .xlsx .xls .XML .tab .cvs .txt .dbf .dif .mer)  AYS ye resimleri de toplu olarak import edebiliyorsunuz.

  • • Web ortamında yetkilendirme (Kullanıcı adı ve Şifresi) • Web ortamından dataların kontrolü • Web ortamında veri girişi • Web ortamında Sorgulama • Web ortamında raporlama v.s  

  • • Resim Formatı • Film, Müzik, Multi media dosyaları (AYS de saklayabilme ve Bu tür dosyaları AYS üzerinde seyredebilme.) • Office belgeleri (Word, Excel, PowerPoint dosyaları üzerinde MS Office kullanmadan AYS içerisinde açıp düzenleyip kaydedebilme.) • Ses Kaydı (istenilen kayıtlara ses kaydı ekleyebilme. Ör: Önemli bir notu yazmak yerine kayda sesli not ekleyebilirsiniz.) • Export (Yetkisi olan her personel ,Dijital kayıt alanındaki tüm dosyaları dışarı alabilir.)   • Import (Yetkisi olan her personel ,Dijital kayıt alanına dışardan herhangi bir dosya türü aktarabilir.) • Slâyt (Dijital kayıt alanına girilen resimleri slâyt halinde görebilme.) • E-Mail (Tek tuşla istenilen kaydı ve resmi…

  • • Ödünç verme • Ödünç iade • Ödünçteki evrakları listeleme • Günlük, Haftalık, Aylık ve Yıllık ödünç otokontrolü.  

  • • İmha listelerinin hazırlanması • İmha onayı alındıktan sonra sistemden evrakların imhası • İmha edilen evrakların raporlanması ve farklı bir veri tabanına otomatik aktarılması. • İmhası sonrası boşalan rafların ve kutuların raporlanması. (Hangi rafta ve kutuda ne imha edildiği ve ne kadar yer açıldığının takibi. )  

  • AYS programında, sisteme aktarılan her kayıt (Klasör, Torba, Dosya, Kanuni Defter v.s) için otomatik bir barkod üretilir. İstenildiğinde bu barkodlar etiketlere yazdırılarak evrak üzerine yapıştırılır. Böylelikle üzerinde borkotu olan her evrakın arşivden çıktığı anlaşılır ve evrak denetimi kontrol altına alınır.  

  • • Seri Kodlarının listelenmesi • Kayıtların imha sürelerinin girilmesi  • Veri girişi ve imha süreçleri ile ilişkilendirilmesi Kamu ve özel Kurumlarının evrak serileri AYS’ ye entegre edilmiştir. AYS, evrak serilerinin yasal saklama ve enformasyon değeri sürelerini bilir ve hangi evrakın ne zaman imha edileceğini hesaplar ve zamanı geldiğinde arşiv yetkililerini uyarır. Böylelikle, kurumların aylar sürecek evrak seri (Envanter) çalışmaları ortadan kaldırılmıştır.

  • Sabitler programın ortak değerleridirler. Arşivciler, firma adı ve logoları vs. gibi değerlerin bulundukları formlardır. Bu alanlara girilen değerler programın işleyişini etkileyebilir. Örneğin ; bazı uygulamalar için yetki verilmeyen çalışanların isimleri, yetkisi olmadığı alanlarda gözükmeyecektir.

  • Varsa, kurumların şube bilgilerinin tutulduğu formlardır.

  • • Administrator seviyesi (tüm yetkiler) • MainUser seviyesi (silme yetkisi yok) • NormalUser seviyesi (veri yetkisi yok) • WatchUser seviyesi (sadece veri inceleme)