BÜSKİ EBYS ANALİZ RAPORU v.1.0

 Arşiv Yöneticisi: EBYS ile elektronik olmayan belgelerin entegrasyonu ve yönetiminden sorumlu birimi,

Kurum: Müşteri kurumu ifade eder.

  • Barkod: Yeni oluşturulan ya da kaydı yapılan her evraka sistemin otomatik olarak verdiği sayıyı sembolize eden şekli,
  • Barkod okuyucusu: Evrakın barkodunu okuyarak sistem ekranı üzerine getiren cihazı,
  • Belge: Bir olay, olgu, görüş, iş, emir ve yeni bir hukuki durumu bildiren ıslak ya da elektronik imzalı evrakı,
  • Birim Evrak: Başında imza yetkisine sahip bir birim amirinin bulunduğu her bir hizmet birimine ait iç evrak birimini,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki resmî yazışma ve evrak sisteminde kullanılan, Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
  • Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,
  • Elektronik Belge Yöneticisi: EBYS içeresindeki belge yönetimi fonksiyonlarını yerine getiren birimi,           
  • Elektronik Belge Yönetimi: Elektronik belge yönetimi, kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların ilişik, format ve ilişkisel özelliklerini korumayı ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmeyi

ÇÖZÜMEBYS BELEDİYESİ

İMAR VE ŞEHİRCİLİK MÜDÜRLÜĞÜ

Dijital Arşiv Sistemi, Dijital ArşivYazılımı

Özel Teknik Şartnamesi

 

 

A. KONU

Bursa ÇözümEBYS Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğünü arşivinin sayısallaştırılması ve dijital hale getirilmesi hedeflenmektedir.

Bu işbu teknik şartname kapsamında İmar dosyalarının taranması, indekslenmesi, eskiyen dosyaların değiştirilmesi,eski Mahalle, Pafta, Ada, Parsel’deki ruhsat dosyalarının yeni Mahalle, Pafta, Ada, Parseliyle Eşleştirilmesi   kutulanıp,barkodlanması fiziki arşivdeki yerine yerleştirilerek dijital arşiv programına işlenmesi hizmetlerinin temin edilmesi bu projenin konusunu oluşturmaktadır.

1. Dijital Arşiv Hizmetleri

1.1. Dijital Arşiv Hizmeti Genel Koşulları

  1. Yüklenici firma iş bu sözleşmenin bütün madde ve içeriklerini yerine getirilmesini iş bu teknik şartnameyi ve ilgili sözleşmeyi imzalamakla peşinen kabuletmiş sayılır.
    1. Teklif sahibi sözleşmenin yürütülebilmesi için aşağıda listelenen asgari ekipmanı yalnız işbu sözleşme kapsamında iş süresince iş başında bulunduracaktır. Ancak, işin niteliğine ve gidişatına göre işin zamanında tamamlanabilmesi için, İdare Yükleniciden ilave ekip kadar donanım isteyebilecektir. Asgari ekipmanlar;

I a. Geniş Format Tarayıcı:

  1. En iyi resim kalitesi ve ayrıntıları orijinal üzerinden azami düzeyde algılamak için, Contact Image Sensors (CIS) teknolojisine sahip ve en az 600 dpi optik çözünürlük sağlayan tarayıcılar kullanılacaktır.
  2. Lekeli, solgun, silik ve değişken artalan koyuluğuna sahip zor orijinallerin taranmasında kaliteli sonuçlar sağlamak üzere, artalan etkisini azaltabilen, önalan bilgisini artalandan ayrıştırabilen, orijinalin durumuna göre kendini uyarlar imaj zenginleştirme yetenekleri sahip imaj iyileştirme yazılımı bulunmalıdır.
  3. Her orijinal için en iyi tarama ayarlarını deneyerek bulmak için ön tarama teknikleri kullanılmayacak, tüm imaj iyileştirme ayarlamalarını tekrar tarama yapmaya gerek bırakmadan tek bir orijinal tarama üzerinden gerçekleştirecektir.
  4. Tarama esnasında her orijinal için tarama kalitesini, işletmenin anında izleyebilmesini ve kalitesi uygun olmayan taramalara hemen müdahale edebilmesini sağlamak üzere, taranmakta olan her orijinalin daha taranıyorken, taranmış mastır görüntüsünü, tarayıcının bağlı olduğu bilgisayar monitöründen, akan görüntü olarak gösteren teknik yeteneklere tarayıcı sahip olmalıdır.

           I b. Dokuman Tarayıcısı (Tip 1) - 2 adet. Asgari teknik özellikler aşağıda detaylandırılmıştır;

  1. A3 boyutunda, renkli, çift yüz tarama yapabilen
  2. En az 50 sayfa/dakika(A4,dikey,400 DPI)tarama kapasitesinde
  3. Donanımla görüntü iyileştirme teknolojisini kullanabilen/yapabilen
  4. Hassas dokümanlar(pelur ve yıpranmış dokümanlar) için aynı zamanda düz yatak tarama imkânına sahip
  5. Düz geçişli tarayıcılar kullanılacak, C veya S geçişli tarayıcılar idare’den izin alınmadan kullanılmayacaktır.

                    I c. Dokuman Tarayıcısı (Tip 2) -2 adet

  1. Düz geçişli tarayıcılar kullanılacak, C veya S geçişli tarayıcılar idare’den izin alınmadan kullanılmayacaktır.
  2. Minimum 200 sayfa kapasiteli otomatik doküman besleme aparatı bulunmalıdır.
  3. Minimum 400 dpi optik çözünürlüğü olmalıdır.
  4. A4 boyutunda dokümanları 400 dpi’da renkli/gri tonlamalı/ siyah&beyaz çift taraflı (dublex) taramada minimum 160 ipm hızında taramalıdır.
  5. Ultrasonik çift kâğıt besleme algılayıcısı olmalıdır.
  6. Minimum 100 cm uzunluğundaki ve 29,7 cm eninde ki dokümanları otomatik doküman besleme aparatı aracılığı ile tarayabilmelidir.
  7. Günlük tarama kapasitesi 15.000 adetten az olmayacaktır.
  8. Tarayıcılar ile birlikte yeterli sayıda tarama kitleri bulundurulacaktır.
  1. Dijital Arşiv Hizmeti ÇözümEBYS Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü bünyesinde bulunan imar arşiv dosyaların tümünü kapsar;

İmar Dosyası Tanımı : Dosya içersindeki aynı yere ait eski (pafta, ada, parsel) numarasına göre düzenlenmiş ruhsat belgeleri daha sonra düzenlenen tadilat ruhsatları yeni pafta ada parsele düzenlenmiş olsa dahi tek imar dosyası sayılacaktır.Yine aynı yere ait belgeler  bir den fazla klasörlere konmuş ise’de tek imar dosyası sayılacaktır.

İmar Arşiv Dosyaları; ~45.000 (yaklaşık kırk beş bin) dosyadan oluştuğu tahmin edilmektedir.

  1. İşbu hizmet kapsamı dahilindeki dosyaları, dosyalar içindeki tüm belgeleri, belgeler içindeki evrakları ve bu evrakların tüm ekleri dijital arşive indekslenerek eksiksiz ve hatasız aktarılmasını içerir. Kapsam dahilindeki dosya/belge yapısı ve indekslenecek alan sayısı “1.3. Dijital Arşiv Dosya İçerik Yapısında belirtilmiştir. Dijital Arşiv Dosya İçerik Yapısında belirtilen bazı belgeler İdare’de başka birimlerin dosyalarında bulunabilmektedir. Yüklenici iş bu proje kapsamında başka birimlerdeki ilgili belgeleri tespit edip İmar Arşiv Dosyasına pafta-ada-parsel bazında tasnifini yaptıktan sonra dijital arşivlemesini sağlayacaktır.
  1. Yüklenici bir dosya içindeki belge, evrak ve evrak eklerinin fazlalığını iş hacmi artışı olarak talep edemez. İş hacmi artışı ancak madde 2 ‘de öngörülen Dijital Arşiv hizmetine giren dosya adedinin aşılması durumunda söz konusu olup iş hacmi artış birim fiyat üzerinden hesaplanacaktır. Dijital Arşiv hizmeti sonucu mevcut dosyaların yeniden tasnifinde oluşabilecek dosya adet artışı iş hacmi artışı olarak uygulanmayacaktır.
  2. Yüklenici, sözleşme yapıldıktan sonra 10 gün içinde tarama ve indeksleme için kuracağı sistemi İdareye onaylatacaktır.
  3. Yüklenici sözleşme sonrası 10 gün içinde detaylı iş planı hazırlayarak idareye onaylatacaktır.
  4. Yüklenici proje süresince ihtiyacı olan kırtasiye ve büro malzemeleri ile doküman tarama ve dizi pusulası çıkartma esnasında, bu işi yapmak için gerekli olan her türlü donanım ve yazılımı kendisi temin edecek ve çıkabilecek her türlü bakım, onarım ve teknik desteği kendisi yapacaktır.
  5. Arşivlenen belgelerin aslı üzerinde hiçbir suretle değişiklik yapılamamalı ve arşiv belgelerinin program içerisinden veya dosya sisteminden silinmesine asla izin verilmemelidir. Yüklenici bu konuda sunacağı sistem ile ilgili güvenlik önlemlerini ve altyapısını sözleşme sonrasında 10 gün içinde idareye sunacaktır.
  6. Bu işte görevlendirilecek personel, idarenin personel ile ilgili kurallarına ve ayrıca konulacak kurallara uyacaktır. İşin devamı süresince kurallara uymayan veya idare görev yapması uygun görülmeyen personel o andan itibaren projede çalıştırılamayacaktır.
  7. Yüklenici, yapacağı tüm işlerin belirlenen zamanda bitirilebilmesi için işlemler sırasında kullanacağı donanımları kendisi tedarik edecektir.
  8. Dijital Arşiv hizmetinde kullanılan tüm personelin her türlü giderleri Yüklenici tarafından karşılanacaktır.
  9. İşlemler idare tarafından belirlenecek yerlerde yapılacaktır.
  10. Hiçbir belgenin aslı veya kopyası idare dışına çıkartılmayacak zarar verilmeyecektir.
  11. Bu işte görevlendirilecek personel idareye veya üçüncü şahıslara vereceği her türlü zarar, ziyan veya olumsuzluklardan Yüklenici sorumludur.
  12. Yüklenici taranacak evrakı teslim almadan inceleyerek varsa yırtık vb.işlemleri idareye bildirecek bundan sonra dokümanlarda meydana gelecek her türlü tahribattan Yüklenici sorumludur. Zarar verdiği sayfa başına Yükleniciye 50 TL ceza ilk hak edişten kesilecektir.
  13. Dokümanlar Yüklenicinin proje ekibine imza karşılığında günlük olarak teslim edilecek ve Dijital Arşiv hizmeti tamamlanan dosyalar imar ve şehircilik müdürlüğü arşiv personeli eşliğinde fiziki olarak hangi dolap, hangi bölüm, hangi raf ve dijital arşiv sistemde nereye koyulduğu belirtilerek imza karşılığında teslim alınacak.
  14. Tarama sırasında imar müdürlüğü arşiv bürosundan bir personel tarama işlemlerine gözlemci olarak katılabilecektir. idarece görevlendirme yapılarak görevlendirilen personel üretim ve veri kontrolünde sorumlu olacaktır.
  15. İş bitiminde her türlü belgenin kayıt, giriş veya değişikliğinin idare personelince kolayca yapılabilmesi için Yüklenici, tarama süreci içerisinde idarenin belirleyeceği kişilere yaptığı iş ve işlemlerle ilgili eğitim verecektir.
  16. Sistem üzerinde bulunan dokümanlara ait bilgilerin yitimini ve bozulmasını engellemek için veri koruma özelliği sağlayacaktır.
  17. İşbu hizmet kapsamında dijital arşive aktarılacak ve taranacak dosyalar belge bazında indekslenecektir.Arşivleme esnasında indeks alanları ve Anahtar kelime gibi ek bilgi girişi sağlayacak bölümler olacak ve sistem bir belgeye birden fazla anahtar kelime atama yapabilme özelliği sağlayacaktır. Belge bazında indekslenecek alan ve anahtar kelimeler “1.3 Dijital Arşiv Dosya İçerik Yapısı” bölümünde belirtilen sayı ile sınırlıdır. Belge bazında indeks ve anahtar alanları İdare tarafından belirlenecektir.
  18. Taranan belgeler için yüksek çözünürlükte (400-600dpi) mastır kopya oluşturulacak ve sistem tarafından düşük çözünürlükte dolaşım kopyası oluşturulacaktır. Mastır kopya işleme tabi tutulmadan yedek kullanılacaktır.
  19. Fiziksel arşiv ortamında bulunan dosyaların Giriş- Çıkış Takibi yapılması için ya dijital arşiv yazılımı içinde ya da dijital arşiv yazılımına entegre bir yazılım bulunmalı ve aşağıdaki özellikleri sağlamalıdır.
    1. Dosyaların arşive giriş ve çıkışlarını tutanak altına alınabilmelidir.
    2. Yazılım kimin hangi dosyayı aldığını, ne zaman teslim etmesi gerektiğini raporlayabilmelidir. Ayrıca zamanında iade edilmeyen dosyalar için geribildirim yapabilmelidir.
    3. Fiziksel ortamda istenen dosyaların talepleri elektronik ortamda yapılacaktır.
    4. Elektronik ortamda talebi yapılan dosya profil bilgileri ile talep yapılan servis ve kullanıcı bilgileri arşiv memurunun bilgisayarında görüntülenebilmelidir.
    5. Arşiv memuru talep edilen dosyaların giriş-çıkış işlemlerini barkot okuyucusu veya Rfıd el terminaliyle otomatik olarak yapabilmedir.
    6. Arşiv dosyalarının arşiv demi yoksa servislerde kullanımda olduğu bilgisi arama ekranlarında yapılabilmelidir.
    7. Pafta–ada-parsel bilgileri girildiğinde dosyaya hangi servis de kimlerin ne zaman baktığı raporlanabilmelidir.
  20. Taranan evraklar dosyalara, dosyalar klasörlere ve kutulara yerleştirilecektir.
  21. Eski mahalle, pafta, ada, parsel ile kayıtlı olan ruhsat dosyalarının, şuan ki tapudaki mevcut olan mahalle, pafta, ada, parseli, yüklenici tarafından dijital arşiv sistemine girilecektir.
  22. Dosya, klasör ve kutular yüklenici tarafından temin edilecek olup kutuların ebatları malzeme ve özellikleri yüklenici tarafından yer görme belgesi alınırken belirlenecektir. Kutu ebatları ve ebatlara göre adetleri yüklenici tarafından idareye bildirilecek ve idarenin onayına sunulacaktır.
  23. Kutulama ve yerleştirmenin tam anlamıyla ve sağlıklı bir şekilde tamamlanabilmesi için fiziksel konum bilgileri de dijital arşiv yazılımına yüklenici tarafında eksiksiz olarak girilecektir.
  24. Kutu/dosya/klasör üzerine içersinde bulunan arşiv materyalinin belirli indeks bilgilerini içeren barkotlu etiketler oluşturulacaktır. Örnek olarak pafta-ada-parsel bilgileri, fiziki olarak bulunduğu dolap-bölüm-raf numaraları, dosya numarası vb.
  25. Uygulanacak olan etiketler kesinlikle özel barkod yazıcısından basılacak etiketlerin üzerine hiçbir şekilde elle doldurulmayacaktır.
  26. Barkod etiketi uzun ömürlü dayanıklı malzeme kullanılacaktır.
  27. Dosya numarası etiket üzerinde hem barkod şeklinde hem de insan tarafında okunabilecek şekilde yapılmalıdır.
  28. Yüklenici taranan İmar arşiv dosyalarını, idarenin belirleyeceği yerleştirme düzenine uygun olarak kompakt dolaplara ve raflara yerleştirilecektir.

1.2. Dijital Arşiv Hizmeti Teknik Koşulları

  1. Oluşturulacak Elektronik dosyalar uygulama ve network ortamında sıkıntı yaratmayacak büyüklükte olmalıdır. Bu nedenle Yüklenici gerektiğinde dokümanı bölebilir ancak bu bölmeyi indeks bilgisinde tanımlamalıdır.
  2. Dijital Arşiv hizmetinde kullanılacak yazılım; tarama, görüntü iyileştirme, OCR, İndeksleme ve kontrol hizmetlerinin bütününü yönetecek ve Türkçe ara yüzüne sahip olacak şekilde tasarlanmış olacaktır.
  3. Yazılım ve tarama işlemi TS:13298 sayılı (29 Haziran 2009 Tarihinde) yayınlanan Sayısal Görüntüleme Sistemlerinde belirtilen aşağıdaki özelliklere sahip olmalıdır.
  • Görüntüleme Tekniği
  • Çözünürlük
  • Tonlama/Bit Derinliği/Tarama Modu
  • Sıkıştırma
  • Zenginleştirme
  • Renk Yönetimi
  • Dosya Formatı
  1. Sistem, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli v.2.0'da belirtilen şartları sağlamalıdır.
  2. Hizmetlerden tarama; temizleme, kayıpsız sıkıştırma ve kalite kontrol işleminden geçirildikten sonra çok sayfalı TIFF G3/G4 formatında Asıl Kopya(Arşiv Kopyası), çözünürlüğü düşürülmüş, kayıplı sıkıştırılmış ve kalite kontrol işleminden geçirildikten sonra aranabilir PDF formatında kullanım (dolaşım) kopyası olmak üzere iki farklı formatta üretilecektir
  3. Taranacak bazı nadir dokümanlar sayfanın taşıdığı renk, görsellik (fotoğraf, resim, grafik vb.) dikkate alınarak gri tonlama, siyah beyaz ya da renkli olacaktır. Renkli dokümanlarda gerçek boyutta en düşük dosya boyutu elde edilecek şekilde tarama yapılacaktır. Saklama dosyaları harici hardisk ortamında idareye verilecek ve ayrıca Yüklenici tarafından bu dosyalardan kullanım kopyası olarak OCR işleminden geçirilmiş aranabilir (Searchable) PDF dosyaları üretilerek Yüklenici tarafında sağlanacak olan dijital arşiv sistemine aktarılacaktır. Yüklenicinin sağlayacağı dijital arşiv sistemi yazılımının asgari teknik gereksinimleri 1.2.1. Dijital Arşiv Sistem’inde belirtilmiştir. Yüklenici tarafından sağlanacak dijital arşiv yazılımı İdare adına lisanslanacaktır.
  4. Optik Karakter Tanıma işleminde mümkün olabilecek en üst verim sağlanacaktır. OCR motoru Türkçe karakterleri desteklemelidir.
  5. İstekli tüm dokümanları, istenilen kalitede tarayarak indekslenmiş olarak teslim edecektir.
  6. Evrakın taramadaki çözünürlüğü optimum seviyede tutulacaktır. Tarama 300 dpi da yetmediği durumlarda 400 dpi da yapılacaktır. Evrakın taranmış ve işlenmiş formunun, lazer yazıcıdan alınan baskısı net olarak okunabilir olmalıdır.Çözünürlük, evrakın durumuna göre artırılabilir. Sayısal ortama aktarılan veri, depolama maliyetlerinin düşürülmesi amacıyla temizlenmiş, iyileştirilmiş ve sıkıştırılmış veri olacaktır.
  7. Arşiv evrakının yapısı ve miktarı dikkate alındığında ikinci bir taramaya ihtiyaç duyulmamalıdır. Bu sebeple, Yüklenici tarafından, kullanılan bütün donanımların bakımları düzenli olarak yapılmalı, tarama sayısına göre tarayıcıların değişmesi gereken parçaları takip edilmeli ve zamanında gerekli parça değişimleri yapılmalıdır. Tarayıcıların değişmesi gereken sarf malzemelerinin takibi tarama sayısına göre İstekli tarafından takip edilecek ve tarama kalitesi etkilenmeyecektir. Evrakın tarama esnasında yıpranmaması için S ve C geçişli tambura sahip tarama makineleri yerine, düz geçişli tambura sahip tarama makineleri tercih edilmelidir.
  8. Temizleme işleminde Sanal Tekrar Tarama (Virtual ReScan-VRS) işlemi veya dengi bir temizleme tekniği kullanılacaktır. Bu işlemde tarayıcıya ters veya yan yerleştirilmiş dokümanlar düzeltilecek, eğer daha küçük doküman ile tarayıcı beslenirse ilgili yazılım otomatik olarak görüntüyü düzeltecektir. İstenmeyen noktalar ve lekeler bulunan sayfalar temizlenecektir. Boş sayfalar otomatik olarak silinecektir ve toplam taranan sayfa miktarından düşülecektir.
  9. Yüklenici taranan belgelerde görüntü iyileştirme, görüntü temizleme ve yeniden yapılandırma tekniklerini (black border removal, deshade, despeckle, deskew, streak removal, vb. özellikleri) kullanacaktır. Kullanılacak tarama yazılımı ile dokümanlar üzerinde doğrultu düzeltme (deskew), lekelerin azaltılması (noise reduction) yazılım tarafından yapmalıdır.
  10. Kullanım kopyalarında sayfaların arka planında, verinin idare arşiv evrakı olduğunu belgeleyen filigran (watermark) bulunacaktır. Elektronik ortamda tutulan dolaşım kopyalarının arkasında bulunan filigran (watermark) ile üretilecek her sayfanın altına “© Her Hakkı Mahfuzdur.” yazısı yazılacaktır
  11. Tarama, İndeksleme ve kalite kontrolü bitmiş dosyaların teslimi,teslim tutanağı ile ve tarama öncesinde ki sıraya göre idarenin göstereceği yerdeki dolap, bölüm, raf sistemine göre yüklenici tarafından idare kontrolünde yerleştirilerek arşiv programı üzerinde yüklenici tarafından işlenecektir.
  12. Taranan dosyalarının, tarama işleminden geçtiğini belirten bir işaret bulunacaktır.
  13. Tarama yazılımı, tarama esnasında belgeleri sayfa bazında otomatik olarak sayarak kaydedebilmeli ve raporlayabilmelidir.
  14. İdare Arşivinde yer alan dosyalar içindeki belgelerin üzerindeki iğne, ataç gibi malzemelerin çıkarılması ve belgelerin kıvrık köşelerinin düzeltilmesi yada yıpranmış belgelerin taranması için onarılması ve fotokopilerinin çekilmesi gibi işlemler Yüklenicinin sorumluluğunda olacaktır.
  15. Ciltli veya kitap şeklinde olup orijinali bozulmadan taranması mümkün olmayan belgeler için ilgili birim yetkilisinin yazılı onayı alınmadan işlem yapılmayacaktır. Ciltleri bozulamayacak durumdaki kitapların/ciltli malzemenin taranmasında idare tarafından belirtilen hassas tarayıcılar kullanılacaktır.
  16. İşlem dosyalarında genel yapıda 1 (bir) veya daha fazla taranamayacak cisimler bulunmaktadır. Tarama esnasında ve geri toplamada karışıklığa sebebiyet verilmemelidir. Bu nedenle Bir gurup ekip seperasyon sırasında ayrıştıracağı bu cisimleri dosyasında bırakacaktır. Kurulacak Dijital Arşiv Sisteminde gerekli görüldüğü takdirde barkod, özel ayıraç sayfası kullanılabilir. Önerilecek sistemin bu teknikler ile uyumlu olması gerekmektedir.
  17. Tarama işlemi sırasında görüntü iyileştirme sonucu en az orijinal belge kalitesinde belgenin görüntüsü elde edilecektir. Yüklenici sözleşme sonrası 10 gün içinde bu konuda ne tür teknikleri kullanacağını ayrıntılı bir şekilde hazırladığı raporu idareye sunacaktır.
  1. Dijital Arşiv yazılımında tanımlanacak indeks alanları dinamik olup istenilen isimde, kolon tipinde (tarih, karakter, sayısal, ondalık, onay kutusu, liste, tam metin görüntü alanı, v.b.) ve kolon uzunluğunda olabilir. Bu yapıya istenildiği zaman yeni indeks alanları eklenebilmeli ve adları değiştirilebilmelidir.
  2. Dijital Arşiv yazılımında Tarama ve İndeks bilgileri girilmiş belgelerin kalite kontrolleri yapılmalı, girilmiş indeks bilgilerinin doğruluğu ve belgelerin görüntü kalitesinin ikinci bir onayı, kurulan sistem tarafından gerçekleştirilmelidir.
  3. Yüklenici her ekip içinde belge kalite kontrolü için en az %10 oranında eleman çalıştıracak ve yapılan çalışmalar (hatalar, düzeltmeler, v.b.) düzenli olarak idareye ve proje yetkilisine raporlanacaktır.
  4. Yüklenici kuracağı sistemde insan hatalarını asgariye indirmek için gerekli tedbirleri alacaktır. İdarenin belirleyeceği periyotlarla tarama ve indeksleme sonrasında yapılan işlem tekrarı kontrollerin sonucunda incelenen belgelerde %1(yüzde bir)’den fazla hataya rastlanması durumunda idare hatalı kayıtların oluşturulduğu (tarandığı/indekslendiği, v.b.) günlere ilişkin tüm işlerin tamamının tekrar yapılmasını isteyebilir. Yüklenici bu hataları ve eksiklikleri öncelikli olarak ve en kısa sürede gidermekle yükümlüdür. Hatalı belge sayısı oranının hesaplanmasında hatalı olarak indekslenen belgelerin toplam sayfa sayısının, o günde taranan sayfa sayısına oranı dikkate alınacaktır.
  5. Tarama esnasında kullanıcı kontrolüne ihtiyaç duyulmadan görüntü düzeltmesi gerçekleştirilmelidir.Taranan dokümanlara göre beklenilen kalite farklılık gösterebilir. Sistem farklı doküman sınıflarını tanıma özelliğine sahip olmalıdır. Taranan dokümanlar üzerinde OCR işleminin doğruluk oranını arttırıcı temizleme işlemleri otomatik gerçekleştirilmelidir. OCR işleminde herhangi bir manuel düzeltme yapılmayacaktır.
  6. Yukarıda tanımlanan işlemler(tarama, indeksleme, kalite kontrol, idare onayı, v.b) sırasında dosya saklama, kopyalama, v.b. hataya açık işlemler şeklinde manuel olarak yapılmayacak; işlemler Dijital Arşiv uygulaması sistem içinde dokümanın her adımdan sonra otomatik olarak ilerlemesini gerçekleştirilecektir.Dijital Arşiv uygulaması hangi işlem adımında hangi dokümanların olduğunu, bir dosyaya/dokümana kimler tarafından, hangi işlemlerin yapıldığını gösterecek özelliklere sahip olacaktır.
  7. Sistem, süreç boyunca standart bir tarama gerçekleştirmek için doküman bazında yapılan ayarlarının tüm tarayıcılarda kullanılmasını sağlayacak profil paylaşım özelliklerine sahip olacaktır.

    1.2.1. Dijital Arşiv Sistemi Yazılımı

Yüklenicinin sağlayacağı dijital arşiv sistemi yazılımının asgari teknik gereksinimleri aşağıda belirtilmiştir.

  1. Yüklenici tarafından idare ye teslim edilecek yazılımın; İdarede kurulu olan Ms sql 2005 veri tabanı ile birlikte çalışabilirlik veya firma tarafından lisanlı olarak temin edilecek ilişkisel (Ms sql , Oracle, Filemaker, Db2 vb.) veri tabanının idare ye lisanslarıyla birlikte temin etmelidir.
  2. Kurulacak sistemin sorunsuz bir şekilde çalışmasını sağlayacak sunucunun firma tarafından idaremize önerilmesi; gerekli sistemler idare tarafından sağlanana kadar firma çalışmalarına kendi sunucusuyla başlamalıdır.
  3. Uygulamanın ve beraberinde sağlanan diğer destek uygulamaların iş bittikten sonra 2 yıl işletme garantisi Yüklenici tarafından sağlanacaktır.
  1. Kurulacak sistemin masa üstü uygulaması ve web uygulaması olmalıdır. Kullanıcı bilgisayarlarında herhangi bir kurulum işlemine gerek kalmaksızın İnternet tarayıcısı üzerinden kullanılabilecektir. İstendiği durumda yazılım, idare dışından erişebilecek yapıda olmalıdır.
  2. İdare içi kullanım, İntranet üzerinden gerçekleştirilip, İnternet’e çıkmadan sistem erişimi sağlanabilecektir.
  3. Teklif edilen sistem sadece belirli bir İnternet tarayıcısı üzerinde değil, bütün modern İnternet tarayıcıları (IE Explorer, Mozilla, Safari, Opera vb) üzerinde sorunsuz çalışmalıdır.
  4. Söz konusu taranan dosyalar fiziki olarak yerleştirilirken program üzerinde hangi dolap, hangi raf ve hangi sırada olduğu girilmeli ve görüntülenebilmelidir. Program üzerinde fiziki arşivin görüntülenmesi kullanıcı bazında yetkilendirilmelidir.
  5. Tablolarda belirtilen indeks alanlarının tümüne göre programda gerekli aramalar yapılabilmelidir.
  6. Taraması yapılan bir belge indekslenmesi yapılırken belediye otomasyon sisteminde taranan belge ile ilgili gerekli alanların veri tabanı bağlantısıyla arşiv sistemindeki gerekli indeks alanlarını otomatik olarak doldurması sağlanmalı ve kontrol düzengeci kurulmalıdır.
  7. Kullanıcı sitemden talep ettiği taranmış verilerden en büyük olanlarını sunucudan 30 sn. içersinde görüntüleyebilmelidir.
  8. Uygulama, artan güncel ihtiyaçlar doğrultusunda yetkili kullanıcılar tarafından çalışma anında yapılacak tasarım ve diğer çalışmalarla geliştirilebilir, güncellenebilir ve genişleyebilir olmalıdır.
  9. Uygulama içerisinde yapılacak dosya ekleme, güncelleme, değiştirme, silme, yetkilendirme ve özel rapor tasarlama işlemleri yetki dâhilindeki kullanıcılar tarafından, programlama bilgisi gerektirmeden yapılabilmelidir.
  10. Uygulama, çalışma anında farklı doküman sınıfları tanımlamaya imkân vermelidir Tanımlanan doküman tiplerinin veri tabanı alanları farklılık gösterebilmeli ve birim, rol, kullanıcı bazında yetkilendirilebilmelidir.
  11. Uygulama, Doküman Bazlı yetkilendirmeyi desteklemelidir. Bu yetkiler; arama sonuçlarında, listeleme, görüntüleme, üzerinde değişiklik yapma, dokümanı aktif/pasif yapma gibi temel güvenlik kriterlerini içermelidir.
  12. Son kullanıcılar, sistem yöneticisinin belirlediği ve yetkilendirdiği doğrultuda tanımlanan her bir doküman tipi için farklı sorgu ve kayıt ekranlarına sahip olabilmeli, bu ekranlar, yetkili kullanıcılar tarafından görsel bir tasarım aracı ile tasarlanabilmeli ve doküman sınıfı bazında birim, rol ve kullanıcıya göre farklılıklar gösterebilmedir.
  13. Tasarlanan her bir kayıt ve sorgu ara yüzünün farklı sürümleri de tasarlanabilmelidir ve güvenli bir versiyon kontrolü olmalıdır. Dokümanlar gibi bu ara yüz tasarımları da silinememelidir. Yeni bir versiyon oluşturulana kadar kullanıcılar ara yüzün son versiyonu üzerinden çalışmaya devam edebilmelidir. Gerekli görüldüğünde tasarımların eski versiyonlarına geri dönülebilmeli ve kullanıcıların bu tasarımı kullanmaları sağlanabilmelidir.
  14. Son kullanıcılar, görmeğe yetkili oldukları doküman arama sayfasında, yetkileri çerçevesinde; sorgu sonuç listelerini doküman sınıfı bazında özelleştirebilmeli ve sıralayabilmelidir.
  15. Dijital arşiv sistemine eklenen hiçbir dokümanın orijinali üzerinde değişiklik yapılamamalıdır. Doküman üzerinde değişiklik yapma yetki dâhilinde olmalı ve değişiklikler versiyonlar halinde saklanmalıdır. Yapılan işlemler, loglanmalıdır. Tüm loglar kurumda mevcut bulunan Log Yönetimi Yazılımına anlık aktarılmalıdır.
  16. Üzerinde değişiklik yapılan dokümanlara, kayıt işlemi gerçekleşene kadar, diğer kullanıcıların değişiklik yapmak üzere erişimi engellenmeli ve sadece okunması sağlanmalıdır.
  17. Sorgulama sonucu bulunan dokümanın, tarihçesi ve üzerinde yapılan değişiklikler görüntülenebilmelidir.
  18. Taranarak uygulamaya aktarılan dokümanlar dışında, kullanıcılar kendi oluşturdukları dokümanları uygulamaya ekleyebilmeli ve sistem yöneticileri tarafından belirlenmiş dokümana ait indeks alanları ile dokümanın künye bilgisi de saklanabilmelidir.
  19. Kullanıcının kendi bilgisayarından aktarılan dokümanları yetkilendirme dokümanın sahibinde olmalı, ilgili yetkiler verilmedikçe diğer kullanıcıların bu dokümana erişimi mümkün olmamalıdır.
  20. Kullanıcıların ekledikleri dokümanların hiyerarşik olarak üst yöneticileri tarafından görüntülenmesi yetkisi, sistem yöneticileri tarafından belirlenebilmelidir.
  21. Kullanıcıların ekledikleri MS Word, PDF, Excel, ODF dokümanları, içeriklerinden (Word dokümanının içerisinde geçen herhangi bir kelimeden) aranabilir yapıda olmalıdır.
  22. Seçilen bir dokümana ek dosya kaydetme özelliği bulunmalıdır. İstenildiği takdirde ek olarak kaydedilen dosyalar yazılım tarafından görüntülenebilmelidir.
  23. Evraklar, kullanıcı isteklerine göre klasör yapısında kategorize edilebilmeli, her kullanıcı yetki seviyesine göre bu dokümanlara kendi oluşturduğu sanal klasörlerden erişebilmelidir. Son kullanıcılar yetkileri dâhilinde bu klasörlere ilgili dokümanları ekleyebilmeli ve klasörleri yetkilendirerek ortak çalışma alanları oluşturabilmelidir.
  24. Kullanıcılar tarafından oluşturulan klasörler içerisinden dokümanların indeks bilgilerine göre de arama yapılabilmelidir.
  25. Uygulama dokümana kolay erişimi sağlayacak yapıda olmalıdır. Dokümanlara, indeks bilgilerinden arama, içerik arama (Full Text) ,indeks+ içerik arama ve mantıksal operatörler (ve, veya, yakınında vs.) yardımıyla gelişmiş arama gibi farklı arama yöntemleriyle erişilebilmelidir.
  26. Yetkili kullanıcılar tarafından belirlenmiş sorgu kriterleri dışında, klasör içerisinden arama, aktif ya da pasif dokümanları arama, geçerli versiyonları arama gibi sonuca çabuk erişimi sağlayacak kriterler çalışma anında belirlenebilmelidir.
  27. Dokümanlar yetkisi olan kullanıcılar tarafından, elektronik posta ile gönderilebilmelidir.
  28. Uygulamanın, MS Office entegrasyonu olmalıdır. MS Office uygulamaları içerisinden Dijital Arşive, indeks bilgileriyle birlikte doküman eklenebilmelidir.
  1. Kullanıcı dokümanları, organizasyon hiyerarşisine göre yetkilendirilebilmeli, dokümanlar, hiyararşik yapıda yöneticiler tarafından görüntülenebilmelidir. Bunun yanında yazılım bazı kullanıcıların özel doküman eklemesine de müsaade etmelidir. Söz konusu bu kullanıcıların hiçbir dokümanı kendisi yetki vermeden diğer kullanıcılar tarafından görüntülenememelidir.
  2. İhtiyaç duyulabilecek farklı uygulamalarla entegrasyon için açık API ler sağlamalıdır.
  3. Belediye nezdinde kullanılan belediye otomasyon sistemiyle entegre olabilmelidir. Entegrasyon için kurum tarafından talep edilecek çalışmalar yüklenici tarafından yapılacaktır.

1.3. Dijital Arşiv Dosya İçerik Yapısı

Dijital Arşiv kapsamına giren dosyaların belge içeriği ve belge bazında indekslenecek alan sayıları aşağıda detaylandırılmıştır.

  Dijital Arşiv Hizmeti    
  Dosya Adı Belge Adı Belge Boyutları Belge Bazında İndekslenecek Alan Sayısı
  İmar Arşiv Dosyası    
  1. 1
  Tapu Senedi A4 4
  1. 1
  Harita Plan Örneği A4 12
  1. 1
  Aplikasyon Krokisi A4 8
  1. 1
  Vekâlet A4 10
  1. 1
  Borcu Yoktur İlişiği A4 8
  1. 1
  Harç Makbuzu A5 5
  1. 1
  Ruhsat Başvuru Dilekçesi A4 7
  1. 1
  İmar Durumu A4 17
  1. 1
  İstikamet A4 18
  1. 1
  Kot Kesit A4 10
  1. 1
  B.K.V.K.K Proje Onay Yazısı A4 7
  1. 1
  Ön İzin Belgesi A4 8
  1. 1
  Yıkım Ruhsatı A4 8
  1. 1
  Tapu Malik Bildirim Yazısı A4 6
  1. 1
  Muvaffakatname A4 5
  1. 1
  Vergi İlişiksiz Yazısı A4 6
  1. 1
  Otopark Taahhütnamesi Ve Hesabı A4 9
  1. 1
  Ruhsat Harç Makbuzu A5 10
  1. 1
  23. Madde (Yol-Kanal) Yazısı A4 5
  1. 1
  Mal Sahibi Nüfus ve İkametgâh Sureti A4 9
  1. 1
  Tescil Evrakları A4 8
  1. 1
  Müh.Mim. Odaları Belgeleri A4 24
  1. 1
  YIBF A4 22
  1. 1
  Denetim Sözleşmesi A4 12
  1. 1
  Yapı Denetim İzin Belgesi A4 9
  1. 1
  Yapı Denetçisi Evrakları A4 6
  1. 1
  Yardımcı Kontrol Müh. Evrakları A4 3
  1. 1
  Şantiye Şefi Sözleşmesi A4 6
  1. 1
  Şantiye Şefi Sicil Durum Belgesi A4 3
  1. 1
  Şantiye Şefi Diploma Noter Tasdikli Sureti A4 6
  1. 1
  Şantiye Şefi İkametgâhı A4 5
  1. 1
  Müteahhit Taahhütnamesi A4 5
  1. 1
  Müteahhit Ticaret Odası Faliyet Belgesi A4 10
  1. 1
  Müteahhit Vergi Levhası A4 3
  1. 1
  Müteahhit Sicil Gazetesi İmza Sirküleri A4 8
  1. 1
  Yapı Ruhsatı A4 72
  1. 1
  Hakediş Raporu A4 7
  1. 1
  Personel Bildirgesi A4 17
  1. 1
  Fatura A4 8
  1. 1
  İş Bitirme Belgesi A4 3
  1. 1
  Tahakkuk Müzekkeresi A4 12
  1. 1
  Banka Dekontu A5 3
  1. 1
  Sivil Savunma Md. İskân Onayı A4 9
  1. 1
  Sığınak Raporu Ve Projesi A4 6
  1. 1
  Buski Kanal Bağlantı İskân İlişiği A4 6
  1. 1
  Tesisat ve Isı Yalıtım İskân Onayı A4 7
  1. 1
  Yola Terk ve Sınır Tahsis Evrakları A4 3
  1. 1
  SSK İlişik Kesme Belgesi A4 4
  1. 1
  Vergi Dairesi İlişik Kesme Belgesi A4 3
  1. 1
  Yapı Kullanım İzin Belgesi A4 72
  1. 1
  Yapı Tatil Tutanağı A4 6
  1. 1
  Kaçak Raporu A4 7
  1. 1
  Encümen Kararları    
  1. 1
  2981 sayılı yasa kapsamındaki inşaat ve yapı kullanma izin belgeleri A4/A3 72
  1. 1
  2981 sayılı yasa kapsamında kalan yapılara ilişkin müracaat formu A4 15
  1. 1
  2981 sayılı yasa kapsamında kalan yapılara ilişkin tespit formu A4 15
  1. 1
  2981 sayılı yasa kapsamında kalan yapılara ilişkin değerlendirme formu A4 12
  1. 1
  2981 sayılı yasa kapsamında kalan yapılara ilişkin parselizasyon çizelgesi A4 4
  1. 1
  2981 sayılı yasa kapsamında kalan yapılara ilişkin ifraz taahhütnamesi A4 3
  1. 1
  İlgili Kayıt Dilekçesi A4 3
  1. 1
  Encümen Teklif Folyesi A4 5
  1. 1
  Tevhit - İfraz Folyesi A4 5
  1. 1
  Resmi Kurumlar ile ilgili Yazışmalar A4 5
  1. 1
  Mahkeme Kararları A4 5
  1. 1
  Basit Onarım İzin Belgesi A4 4
  1. 1
  Projeler ( Tüm Mimari Projeler ,Tadiatlar,vb.) A0 5
  1. 1
  Statik Proje Kapak Sayfası    
  1. 1
  Zemin Etüt Raporunun Onaylı Sonuç Sayfası    
  1. 1
  Tesisat Projeleri Kapakları (Elektirik, Mekanik, Isı Yalıtım, Asansör, vb.)    
  1. 1
  Varsa Yangın Algılama, Söndürme proje kapak sayfaları    

1.4. Teslimat ve Kabul Şartları

  1. Proje bitiminde tüm proje işletim ayrıntısını içeren kesin teslimat raporu hazırlanarak idareye sunulacaktır.
  2. İşin süresi sözleşme yapıldıktan sonra 12 (on iki) aydır.
  3. Yüklenici proje süresince idareden aldığı veya oluşturduğu her türlü doküman, donanım vb. malzemeleri iş bitiminde idareye teslim edecektir.
  4. Ödemeler her hak edişte gerçekleşen miktarın, birim fiyat ile çarpılması ile oluşan bedel üzerinde ödenecektir.
  1. Yüklenici, imar dosyalarının kutularının hasar görmesi yada arşivin büyümesine yönelik kutu ihtiyacı durumları için kullanılacak kutu adetlerinin %1 si kadar yedek kutu ayrıca temin edecektir.
  2. Yüklenici taranmış, indekslenmiş dokümanları belediyenin sistemine yükleyecek veya kullandığı sistemi olduğu şekliyle belediye ye devredecektir.
  3. Master ve dolaşım kopyası ikişer kopya olarak harici harddisk ortamında teslim edilecektir.
  4. İdare tarafından geçerli veri setleri İdare gözetiminde Yüklenici tarafından veritabanına aktarımı yapılarak kabulü yapılacaktır.

S.N

UYGULAMA ADI

ADET

1

Yeni verilerin girilebilmesi için Tarama ve indeksleme aşamasında                      kullanılan ayrıştırıcı ve düzenleyici arşiv doküman yazılımı 

1

2

Yeni barkod üretilebilmesi için yüklenici 2 adet barkot yazıcıyı belediye ye teslim edecektir. Barkod ve kutu etiketlerini basma işleminin yapılacağı bir yazılım ve 3 adet barkod okuyucusu idareye teslim edilecektir.

1

3

Taranan ve indekslenen verilerin İntranet ve web üzerinde görüntülenmesini sağlayan dijital arşiv yazılım

1

4

İmar dosyalarının taranması, indekslenmesi, eskiyen dosyaların değiştirilmesi,eski Mahalle, Pafta, Ada, Parsel’deki ruhsat dosyalarının yeni Mahalle, Pafta, Ada,Parseliyle Eşleştirilmesi kutulanıp,barkodlanması fiziki arşivdeki yerine yerleştirilmesi dijital arşiv programına işlenmesi ve hizmet alım işi

~45.000 imar dosyası

5

Arşiv çalışanlarına yönelik belirli periyotları 10 iş günü dijital arşiv yönetim eğitimi sağlanması.

2

6

Arşiv program eğitiminin belediyedeki kullanıcılara 2 gün süreli verilmesi.

1

7

Kullanılacak veri tabanı yönetim lisansı.

1

8

Teknik Şartnamede belirtilen diğer giderler.

 

TEKLİF FİYATA DAHİL OLAN GİDERLER

 

 

 ÇÖZÜM ARŞİVLER UYGUNLUK RAPOR

1.   Arşiv personelinin çalışma mahalleri ile bürolar

a. Arşiv depoları ile çalışma mahalleri birbirine yakın ve irtibatlı olmalıdır.

b. Orjinal dokümanda

c.  Orjinal dokümanda

d. Arşiv binalarında yeterli büyüklükte giriş holü ve bu mekân içerisinde herkese açık olmayan mekânlarda çalışan personel için ziyaretçi kabul salonu bulunmalıdır.

 

8.   Arşiv malzemelerinin korunması ile ilgili kurallar

a.   Arşivin duvar, döşeme, kapılar vb. yangına dayanıklı malzeme ile yapılmalıdır.

b.   Arşiv binasında TS 622’ye uygun yıldırımlık (paratoner) tesis edilmelidir.

c.    Orjinal dokümanda

d.   Orjinal dokümanda

e.   Orjinal dokümanda

f.     Arşiv binasının her katında ayrı bir elektrik şarteli bulunmalı; ayrıca merkezî bir şartel kumanda merkezi kurulmalıdır.

g.   Herkesin girebileceği yerlerle çalışma mahalleri birbirinden tecrit edilmeli, bu bölümler arasındaki geçişleri kontrol altına alacak teknik donanım sağlanmalıdır.

h.   Arşiv belgelerinin kaybolması, yok olması ve tahrip olmasına karşı alınacak en önemli tedbir çağdaş metotlarla ikinci nüshalarını oluşturarak, sayısal ortamlarda muhafaza edilmelidir.

i.      Arşiv binaları ile varsa lojmanlar birbirinden tecrit edilmelidir.

9.   ÇALIŞAN PERSONEL İLE İLGİLİ KURALLAR

a.   Arşivci (Arşivist), üniversitelerin ilgili bölümlerinden (Arşivcilik, Kütüphanecilik, Bilgi ve Belge Yönetimi,) mezun olmalıdır.

b.   Orjinal dokümanda

c.    Orjinal dokümanda

d.   Arşiv çalışanlarının görev, yetki ve sorumlulukları belirlenmiş ve ilgililere tebliğ edilmiş olmalıdır.

10.   Elektronik Belge Yönetim Sistemi Yazılım özellikleri.

TSE 13298 (EBYS Elektronik Belge Yönetim sistemi) standardı kapsamında evrakların arşivlenmesi, taranması, saklanması, OCR dan geçirme için TSE 13298 standardı olan uyun yazılımın seçilmesi.

Yazılım özellikleri Ek1 de verilmiştir.

11.   Sistem Odası Özellikleri

Omurga Anahtarı, sunucular, harici disk birimleri, izleme bilgisayarları ve izleme monitörleri gibi cihazlar sistem odası merkezinde olacaktır.. Orjinal dokümanda…

a.   STORAGE

Bu maddede tanımlanan ve yüklenici tarafından temin edilecek tüm donanımlar ve yazılımlar İdarenin istediği şekilde ve konfigürasyonda çalışır halde teslim edilecektir.

1.         Depolama sisteminin mimarisi SAS-to-SAS (6Gbps) olmalıdır.

2.         Orjinal dokümanda…

3.         Orjinal dokümanda…

4.         Depolama sistemi ile birlikte en az 2 Adet 2TB Enterprise Sas disk yedek olarak verilmelidir.

5.         Depolama sistemi en az 2 yıl garantili olmalıdır.

b.   SUNUCU

1.         Sunucu Sistemi işlemcisi 2 adet ve Intel® Xeon® Processor E5620 (2.40 GHz, 12MB L3 Cache, 80W, DDR3-1066, HT, Turbo 1/1/2/2) olacaktır

2.         Orjinal dokümanda…

3.         Sistem üzerinde 64bit server işletim sistemi olmalıdır

c.    UPS

20000 VA Trifaze Giriş / Monofaze Çıkış, On-Line Kesintisiz Güç Kaynağı

1.         Orjinal dokümanda…

d.   KABİNET

42U 800x1000 Dikili Tip Kabinet

Orjinal dokümanda…

12.   Bilgi Güvenliği kapsamında alınacak önlemler ve UTM cihazlarının belirlenmesi.

Tümleşik Güvenlik Sistemi kapsamında Dünya pazarının % 40 ve Türkiye Pazarının % 60 ına sahip olan Fortigate Güvenlik cihazlarından bir adet konulması ve Fortigate sertifikalı bir network uzmanı tarafından kurulumunun yapılması güvenlik dışardan içeri ve içerden dışarı çıkışların kontrolü açısından yeterlidir.

a.   Orjinal dokümanda…

13.    YÜKSELTİLMİŞ DÖŞEME :

a.   Yükseltilmiş antistatik ve topraklanmış döşeme olacak, ortalıkta kablo görülmeyecektir.

b.   Orjinal dokümanda…

14.   AYDINLATMA :

Operatörlerin gözünü yormayacak şekilde tasarım yapılacaktır.

15.   SOĞUTMA VE HAVALANDIRMA SİSTEMİ

a.   Orijinal Dökünalda……

b.   Kontrol merkezlerinde 24 saat süreyle personel bulundurulacağından, bu mekânın uygun bir klima cihazı ile havalandırma, soğutma ve ısıtmasının yapılması gereklidir.

c.    Orjinal dokümanda…

d.   Yüklenici cihazı idarece belirlenen yere monte ederek çalışır vaziyette idareye teslim edecektir.

16.       Arşiv İşleyiş Prosedürü

·      EK 2.

17.       Sonuç :

Dijital Arşiv Merkezi olarak düşünülen, Ankara ili Çankaya ilçesi 29098 Ada 3 Parsel de bulunan binanın konumu, vasıfları düşünüldüğünde, iyileştirilmesi gerekli maddeleri sağlandıktan sonra sağlıklı bir Arşiv binası haline gelecektir. Binanın Arşiv binası kullanımında herhangi bir sakınca yoktur.

         Orjinal dokümanda… 

 

Kütüphane-Enformasyon-Arsiv Alaninda Yeni Teknolojiler ve Türk-MARC Sempozyumu Bildiri Metinleri. 1-4 Ekim 1991 - Beyazit Devlet Kütüphanesi. Ed. Hasan S. Keseroglu. Istanbul: Türk Kütüphaneciler Dernegi Istanbul Subesi. 1991:.304-317

--------------------------------------------------------------------------------


Bilgisayar Ortaminda Kayitli Bilginin Arsivlenmesi


Bekir Kemal ATAMAN[*]

 


Bilindigi gibi bilgi, parsömen, kagit, fotografik malzeme manyetik ortam ve benzerleri gibi çesitli evrak ortamlarinda kayitli bulunabilir. Ancak, arsivcilik açisindan bilginin üzerinde kayitli bulundugu ortam degil, dogrudan dogruya bilginin kendisi esastir. Çünkü arsivcilik, enformasyon isletmeciliginin bir koludur ve asli görevi öncelikle idari kademelerin bilgi ihtiyacini karsilamaktir. Bu, modern arsivler için oldugu kadar tarihi arsivler açisindan da geçerlidir.


Bilgi ise her örgütlenmenin en degerli mal varliklarindan biridir. Ancak bu, evraklar üzerinde kayitli bilgi getirimlenebildigi (retrieve) sürece geçerlidir. Gereken evrak bulunamadigi takdirde ortaya çikabilecek zararlar verimsizlikle ölçülebildigi gibi, çogu zaman nakit olarak da ifade edilebilir. Kayip evragin degeri bir örgütlenmeden digerine degisir. Ancak, özellikle bir adli dava sözkonusu oldugunda bu miktar yüzbinlerce liradan yüzmilyonlarca liraya kadar uzanabilir. Bu durum gözönüne alindiginda, profesyonel arsivciler, ihtiyaç duyulan evragi her an sunabilmek içn gerekli her tür önlemi almakla yükümlüdürler.[1]


Bu yükümlülük, bilgisayar çagi, teknoloji çagi, v.b. terimleri sikça duydugumuz, içinde bulundugumuz devir için her zamankinden daha çok geçerlidir. Çünkü, teknolojideki gelismelere paralel olarak mevcut bilgi miktari asiri bir hizla büyümükte ve islenecek malzeme miktarini da katlanarak arttirmaktadir.


Bu duruma bir çözüm olarak, bilgisayar teknolojisi ilerledikçe kagidin ortadan kalkacagi, hersey bilgisayarlarda kayitli olacagi için bilgiye çok daha sürekli ulasilacagi öne sürülmüsse de, görünen kadariyla bu hayale ulasmak biraz daha zaman alacaktir. Su ana kadar ki gelismeler açisindan bakildiginda, bilgisayarlarin arsivcilige etkisi isleri kolaylastirmak degil, bir bas belasi yaratmak olmustur. Çünkü bilgisayarlar, insanlarin hiçbir zaman ulasamayacagi bir süratle geleneksel yöntemlerin 30-40 misli kagit üretir hale gelmistir.


Bu durumun ortadan kaldirimasi için kagit kopyalar yerine manyetik ortamda kayitli sayisal kopyalarin saklanmasi önerilebilirse de, bilgisayar ortaminda kayitli bilgi dünyanin hiçbir yerinde delil olarak kabul edilmediginden bu çözüme simdilik gidilememektedir. En yakin ikinci çözüm olan mikroform ise, en azindan Avrupa Toplulugu üyesi ülkelerde yasal geçerlilige sahip olmakla birlikte, ayni bilginin farkli ortamlarda kayitli muhtelif kopyalarina yol açmaktadir. Bu durumda, hem manyetik bilgisayar ortaminda, hem mikroform, hem de kagit üzerinde kayitli bulunan bir bilgi kümesi, arsivcilerin karsisina en az üç kere çikmakta ve islenecek malzeme miktarini katlayarak arttirmaktadir. Dolayisiyla, günümüzde arsivcilerin karsisina çikan sorunlardan biri de, gelecekteki kullanimlar açisindan, degerli bilginin en iyi hangi format ve ortamda saklanmasi gerektigine karar vermektir.


Seçilecek ortam, dogal olarak kendi yapisina uygun fiziki saklama sorunlarini da beraberinde getirecektir. Geleneksel ortamlar ile mikroform için gereken saklama kosullari profesyonel çevrelerde yeterince bilindiginden burada ele alinmayacaktir. Ancak YMO (Yalnizca Makinelerle Okunabilir = machine readable) evraklarla ilgili saklama sorunlarina deginmekte yarar vardir.

 

Saklama Sorunlari

 

Manyetik bantlarin saklanma kosullari, kagit ve mikroformunkin-den farklidir. Yangin, nem ve suya karsi korunma zorunluluklari aynen geçerli olmakla birlikte, manyetik bantlar, yapilari geregi daha dayaniksizdir. 18-20deg. C arasinda bir sicaklik, % 40-50 arasinda bir nispî nem ve asgari dalgalanmadan olusan, siki bir çevresel kontrole ihtiyaç gösterir. Bantlar, plastik kutular içinde, dik olarak, saglam metal rasara dizilmeli, rasar topraklanmali, depolama alani, tozdan arindirilmali ve manyetik etki kaynaklarindan uzak olmalidir.[2] Bu amaçla, depolama alani, su geçirmez bir beton kutu halinde yeraltina kurulabilir.


Çok miktarda önemli bilginin yogun olarak bulundugu bu tür yerlerin çok iyi korunmasi gerektigi açiktir. Depolar sürekli olarak kilit altinda tutulmali ve yanlizca yetkili personelin girisine izin verilmelidir. Arti bir güvenlik önlemi olarak, Ingiliz Milli Arsivlerinin (Public Records Office) Hayes ara deposunda oldugu gibi, depolama alaninda bant üzerindeki verilerin okunmasina, kopyalanmasina veya bir baska yere iletilmesine yarayabilecek hiç bir araç bulundurulmamasi düsünülebilir.[3]


Saklama ile ilgili bir baska sorun ise manyetik ortamin dayaniksizligidir. Manyetik ortamlar içinde görece en dayanikli ve ucuz olani bantlardir. Bunlar büyük miktarlarda veri tasiyabilirler ve depolama kapasiteleri giderek artmaktadir. Örnegin 6250 bpi (bits per inch) yogunlukta bilgi kaydedilen bir bant 112,5 milyon karakter bilgi tasiyabilir. Ancak bunlarin da kendine özgü sorunlari vardir. Bir bandin ortalama ömrü on senedir, dolayisiyla bilginin yeni bantlara aktarilmasi gerekir. Ayrica rasarda beklemekten olusan deformasyonlara karsi belirli araliklarla yeniden sarilarak bant geriliminin düzenlenmesi gerekir.[4] Ingiliz Milli Arsivlerinde (PRO) bantlar alti ayda bir yeniden sarilmakta ve ençok iki senede bir yenilenmektedir.


Bilgisayarlarla ilgilenen herkesin tanik oldugu en büyük sorun, hiç kuskusuz bu piyasadaki standart yoklugu ve uyumsuzluktur. Degisik firmalarin ürünleri çogu zaman birbiriyle uyumlu çalismadiklari gibi, ayni firmanin degisik ürünleri arasinda da uyumsuzluklar görülebilmektedir. Buna bir çözüm olarak tüm bilgilerin 1/2 inç endüstri uyumlu bant üzerine kaydedilmesi,[5] verilerin düz metin (text) olarak kaydedilmesi[6] ve MARC-AMC (Machine-Readable Cataloguing - Archives & Manuscripts Control)[7] gibi donanimdan bagimsiz standartlar kullanilmasi önerilmektedir.


Dogaldir ki, mevcut uyumsuzluklarin temelinde teknolojinin çok büyük bir hizla degismesi yatmaktadir. Bu durumda, arsivcilerin teknolojiyi yakindan takip ederek bilgisayar modlari, sistemleri ve farkli firmalarin ürünleri arasindaki uyumluluk degisimlerini yakindan takip etmesi gerekecektir. Farkli sistemlerde kaydedilmis verilerin ortak bir arsivsel ortama aktarilmasina alternatif olarak, bilginin "okunmasinda" kullanilan cihazlarin el altinda, çalisir durumda ve gerektiginde degisim esnekligine sahip olmasinin yeterli olabilecegi de öne sürülmüsse de,[8] bu satirlarin yazari, bu yaklasimin bir süre sonra arsivlerde bir bilgisayar müzesi kurulmasi ihtiyacina yol açacagi için, ayni kanida degildir. Teknolojideki degisimlere çözüm olarak önerilen bir baska yol ise, manyetik bant üzerindeki verilerin yeni bantlara aktarilmasi sirasinda, yeni kopyalarin yeni teknik spesifikasyonlara göre kaydedilmesidir.[9]


Teknolojinin gelisimi, manyetik ortamlara alternatif olarak baska ortamlarin kullanilmasini da gündeme getirmistir. Bunlarin en bilineni COM - Bilgisayar Çiktisi Mikrofistir. COM’larla ilgili iki temel sorun vardir: Birincisi, manyetik bantlarla kiyaslanamayacak derecede düsük depolama kapasitesi; Ikincisi, mikrofiste kayitli bilgilerin CIM - Bilgisayar Girdisi Mikrofis - halinde bilgisayara yüklenisi sirasindaki okuma hatalari oraninin büyük olmasi.


Bir baska alternatif depolama ortami ise optik ortamlardir. Bunlar, çevresel korumali depolama alani gerektirmedigi gibi, depolama kapasiteleri de çok büyüktür. On iki inçlik bir optik bant makarasi 5.000 manyetik banda veya bir terabyte’a esdeger veri depolayabilmektedir. Bunlarin veri transfer hizlari da manyetik bantlardan daha yüksektir.[10] Ancak, burada da standart yoklugu gündemdedir ve polimer bazli optik ortamin dayaniksiz oldugundan bahsedilmektedir.


Elektronik evraklarin saklanmasindaki bir baska hayati sorun ise bu malzemenin makinelere olan bagimliligidir. YMO evraklarin yaratilisinda kullanilan donanim, yazilim ve veri formatlari bilinmeden bu malzemenin "okunabilmesi" mümkün degildir. Dolayisiyla YMO evraklarla beraber, bunlarla ilgili dokümantasyonun da saklanmasi olmazsa olmaz bir kosuldur. YMO evraklarla birlikte saklanmasi gereken asgari sistem dokümantasyonu içinde sunlar yer almalidir: Yerine getirilecek ana fonksiyonlari gösteren genel sistem özet akis semalari, ayrintili sistem akis semalari, program akis semalari ve listeleri, girdi ve çikti formatlari, dosya tasarim formatlari, isletim talimatlari ve kontrol prosedürleri. Ayrica bant üzerinde dosyalarin yerlesimi ve dosyalarla ilgili ihtiyaç duyulabilecek diger bilgilerin de dökümüne ihtiyaç duyulacaktir. Bilgisayar sisteminin kurulus asamasindaki planlamalar ve sistemin biçim ve içeriginde degisimlere yol açan sonraki kararlar ile ilgili evraklar da, ilgili bulunduklari dosyalarla beraber saklanmalidir.[11]

 

Degerlendirme

 

Son yillarda birçok tarihçi, iktisatçi ve diger alanlardaki sosyal bilimcinin, sosyal ve iktisadi konularda YMO evraklar kullanarak arastirmaya yöneldigi görülmektedir. Bu arastirmacilar, uygun programlar kullanarak veriler arasinda, kagit üzerinde yapilmasi pek kolay olmayan korelasyonlar kurabilmektedir. Örnegin nüfus sayimi bilgilerinden milli gelirin nüfusa göre dagilimi veya ortaçag kilise kayitlarindan toplumun nüfus ve aile yapisi, vb. çikarilabilmektedir.


Arsivcilik açisindan bakildiginda, bu tür veriler, genel hatlari itibariyle arsivlik degeri düsük malzemelerdir ve özellikle kagit üzerinde bulunduklari takdirde imhaya tabi tutulacak malzeme sinifina girerler. Çünkü, her bir evragin tasidigi bilgi miktari düsük ve fakat bunlarin toplu olarak isgal ettikleri hacim büyüktür. Son yillarda bu tür malzemeye olan ilginin artisina paralel olarak arsivcilerin izledikleri politika, ya malzeme içinden istatistik yöntemlerle örnekleme yapmak, ya malzemeyi imha etmeden önce belirli bir süre arastirmacilarin kullanimina sunmak ya da istekli herhangi bir arastirma kurulusuna devretmek dogrultusunda olmustur.


Katitatif arastirmalarda bilgisayar kullaniminin yayginlasmasiyla beraber, veriler bilgisayara yüklendigi anda ham malzeme imha edilebilir hale gelmis ve sorunun odagi bilgisayar verilerinin saklanip saklanmayacagina kaymistir.


Temel degerlendirme (appraisal) kistaslari açisindan bakildiginda, bilgisayar ortaminda kayitli malzeme için herhangi bir özel durum sözkonusu degildir. Ortami ne olursa olsun tüm evraklar, birincil degerleri olusturan a) idari deger, b) mali deger ve c) hukuki deger ile ikincil (arastirma) degerlerini olusturan a) belgesel deger ve b) bilgisel deger açisindan degerlendirildikten sonra ayiklama ve imhaya tabi tutulur.[12]


Idari, mali, hukuki ve belgesel degeri olmayan ancak bilgisel deger tasiyabilecek malzemeden genellikle kantitatif arastirmalarda kullanilan yüksek hacimli malzemenin imhasinda ise, öncelikle bu malzeme kullanilarak daha önce yapilmis çalismalara ve bunlarin sonuçlarinin yayinlanip yayinlanmadigina bakilir. Malzeme, toplanis amaçlarinin ötesinde, baska arastirmalarda da kullanilabilir nitelikte bilgi içeriyorsa saklamaya deger görülebilir.[13]


Bu durumda, yukarida sözü edilen arsiv politikalarindan biri uygulanir. Bu noktada, kagit üzerindeki ham malzemeye kiyasla bilgisayar verileri daha az yer tutacagi için malzemenin tamaminin saklanmasi yoluna gidilebilir. Yine de, saklamayla ilgili maliyetler malzemenin kapladigi alanla sinirli olmadigi için, sözkonusu verilerin tasidigi arastirma degerinin bu maliyetleri karsilayip karsilamayacagi gözönüne alinmalidir. Maliyetlerin yüksekligi nedeniyle özetleme veya örnekleme yoluna gidilmesi halinde ise orijinal malzemeyi yeniden olusturmanin mümkün olmayacagi hesaba katilmalidir.[14]


Arastirmalarda yeni teknoloji kullanimi ve arsivsel degerlendirme tartismalarinin ardindan gündeme bir baska konu gelmektedir: Bilgisayar teknolojisinin arastirmacilara sunacagi, evraklara erisim imkani. Elektronik evraklar açisindan, evraklarin dogrudan dogruya kullaniciya dagitilabilme imkani simdiden rutin bir uygulama halindedir. Önümüzdeki yillarda bu dagitimin daha da kolaylasmasi beklenmektedir. Yakin zamanlara kadar arastirmacilarin bir anaçati bilgisayarda ve belirli bir proglamlama tecrübesiyle çalismalari gerekirken, mikrobilgisayarlarin gücündeki inanilmaz artis ve yazilimin büyük bir bölümünün kolay kullanilir hale gelmesine paralel olarak, çok daha fazla sayida arastirmacinin arsiv disindaki malzemeye yönelecegi düsünülmektedir. Bu durumda arastirmacilar, evlerinden ayrilmadan çevrim içi taramalar yapabilecek, evrak kopyalari isteyebilecek ve bu evraklari istedikleri gibi isleyebileceklerdir. Bu ise, arsivlerin sundugu kullanici hizmetlerinin degismesini gerektirecektir.[15]


Su anki uygulamalara bakildiginda, örnegin PRO’da kullanicilarin elektronik dosyalara dogrudan erisimine izin verilmemekte ancak, belirli bir ücret karsiliginda dosyalarin ve ilgili dokümantasyonun bir kopyasi sunulmaktadir.[16]


Bunun ardindaki temel sebep ise özel hayatin gizliligi zorunu ve bununla ilgili koruyucu mevzuattir. Kisi özel hayati ile ilgili bilgiler anonimlestirilmekte ve bu is için iki alternatif yoldan - silme (deletion) veya özetleme (aggregation) - biri seçilmektedir. Degerlendirme açisindan bakildiginda, silme yöntemi mutlak bilgi kaybina, özetleme yöntemi ise verilerin spesfiklik derecesinin düsmesine yol açarak ikincil analiz açisindan verilerin faydaliliginda belirli bir azalmaya sebep olacaktir. Ancak bu, göze alinabilir bir durumdur. Asil önemli olan kisisel ayrintilarin taninamaz hale getirilmesidir. Bu, oldukça büyük bir teknik tecrübe gerektirir. Anonimlestirilmis versiyonun fiziken hazirlanmasi ise geleneksel evraklarin degerlendirmesine kiyasla çok daha az zaman alir. Elektronik evraklarin birbiriyle ilgisinin kurulmasi ihtimali geleneksel evraklara kiyasla çok daha fazla oldugundan, bu malzemenin anonimlestirilmesi gelecekte önemli arsivsel faaliyetlerden biri haline gelecektir. Anonimlestirme isi arsiv tarafindan yapilabilecegi gibi kaynak kurulusun kendisi tarafindan da yapilabilir. Fakat, her halükarda evraklarin yaraticisina danisilmasi gerekir.[17]


Bilgisayarli verilerin degerlendirilmesinde dikkat edilmesi gereken bir baska önemli nokta ise dosyalarin günlenme (updating) sistemidir. Çünkü günleme sikligi, saklama ve depolama kararlarini etkileyecektir. Diger taraftan, gerek günlenmis gerekse eski versiyonlarin her biri ile ilgili dokümantasyonun da ayri ayri saklanmasi mutlak bir zorunluluktur.[18]


Bütün bu islerin hakkiyla yapilabilmesi için arsivcilerin çok iyi bir teknik bilgiyle donanmis olmasi gerektigi açiktir. Arsivci bilgisayar teknolojisini iyi bilecektir ki farkli sistemler arasindaki uyum sorunlarini ve teknik standart yoklugundan kaynaklanan sorunlari anlasin, teknik degisimleri faal bir sekilde takip edebilsin. Arsivci bir teknisyen kadar bilgili olacaktir ki malzemenin okunabilirligini belirlerken elektronik dosyalarin, veri yogunlugu, track sayisi ve veri gruplarinin yapisi gibi fiziki özelliklerini inceleyebilsin. Arsivci ayrica istatistiki bilgilere de sahip olacak ve istatistik programlarini kullanmasini bilecektir ki bantlarla birlikte gönderilen dokümantasyonun eksik ya da hatali olup olmadigini ve verilerin tutarli olup olmadigini saptayabilsin. Bu programlar olmadan bilginin gerçekten orada olup olmadigini saptamak kolay olmayacaktir. Istatistik programlarinin baslica islevi, verilerde kullanilan kodlarin nereden nereye kadar uzandigini ve her kodun kaç defa geçtigini belirlemekte olacaktir. Bunun sonuçlari, arsivcilere dogru sayida kayit olup olmadigini kontrol imkani verir. Kayitlarin dagilim tablosu, mevcut verilerin tam bir haritasi niteligindedir. Dokümantasyonda gösterilmeyen veya tutarsiz kodlar tespit edilirse, arsivcinin malzemenin yaraticisiyla temasa geçerek sorunlari çözmesi gerekir. Ancak bu, her zaman mümkün olmayabilir. Çünkü sistemlerin yaratilisinda rol alanlarin göçebe bir yapisi vardir ve belirli bir yerde pek uzun süre durmazlar![19]

 

Gelecege Dair

 

Bilindigi üzere bilgi isleme süreci girdi, islem ve çikti olmak üzere üç ana asamadan olusur. Gelecegin bürosu ise "bilgi, en etkin sayisal biçimdeyken islenir" varsayimi üzerine kurulacaktir. Dolayisiyla, bilginin bilgisayara yüklenis biçimleri de degisecektir. Geleneksel klavyeli terminaller kullanilmaya devam edilmekle beraber, baslangiçta daktiloyla kagit üzerine yazilmis evraklar bir optik karakter okuyucudan geçerek metin karakterleri sayisal hale dönüstürülecek ve bilgisayara yüklenecektir. Baslangiçta ses ile yaratilan evraklar, bir ses tanima cihazindan geçerek kelime islem cihazlarina aktarilacak, burada daha rafine bir sayisal biçime dönüstürüldükten sonra bilgisayara aktarilacaktir[20]. Ayni sekilde, mikrofis olarak yaratilmis evraklar CIM (bilgisayar girdisi mikrofis) olarak, kagit üzerinde tasarlanmis grafikler bir tarayici araciligiyla, hareketli görüntüler bir video baglantisi kanaliyla, disk, bant, elektronik posta, teleks ve faks gibi araçlar ise dogrudan dogruya bilgisayar girdisi olarak kullanilabilecektir.


Çikti biçimleri ise geleneksel kagit ve COM’un yanisira yine ses, terminal ekrani, disk, bant, elektronik posta, teleks, faks, ve video halinde olabilecektir.


Ancak, hiç süphesiz, arsiv-bilgisayar iliskisini kökünden sarsacak temel degisim, girdi ve çiktilarda geleneksel ortam sinirlarinin asilmasi degil, girdilerin toplanis kaynaklarinin ve çiktilarin dagitilis uçlarinin çesitlenmesinden dogacaktir. Mikrobilgisayarlarin yayginlasmasinin ardindan LAN (Local Area Network - Yerel Bölge Iletisim Agi) ve WAN (Wide Area Network - Genis Bölge Iletisim Agi) olgularinin ortaya çikisi, bir örgütlenme içinde çalisanlarin, oturduklari yerden birçok çevrim içi veri tabanina ulasarak çesitli kaynaklardaki verileri toplamalarina ve yine çesitli kaynaklara veri göndermelerine imkan tanimaktadir. Karar verme süreçlerindeki bu kaynak çesitliligi ve bu kaynaklarin bazilarina gönderme yapilmamasi, arsivcilerin politikalarin evrimi ve yönetimlerin degisimini belgeleme yeteneklerini ciddi biçimde tehdit etmektedir.[21] Buna bir de bilginin girdi ve çikti biçimleri arasinda yaratilan ancak, ömrü çogu zaman terminal ekraninda göründügü (belki de hiç görünmedigi) bir kaç saniye ile kisitli olan islem asamasini ve bu süre içinde ortaya çikan geçici dosyalari belgeleyememe sorunu eklenmelidir.


Bütün bunlar, ses, görüntü ve sayisal verileri birlestirerek bir arada isleyebilen entegre sistemlerin ortaya çikisiyla daha da karmasiklasmaktadir. Biçimler (ortamlar) açisindan bakildiginda, arsivlerin, temel prensipler dogrultusunda ortamin gerekliliklerine göre varyasyon gösterir kilavuz ve prosedürler gelistiren ortambazli uzmanlik alanlari yine ortamin gereklilikleri sonucu tek çati altinda toplanma egilimindedir[22].


Kaynaklar açisindan bakildiginda ise, tersine bir egilimle, bir evragin bir yaraticisi oldugu kavrami yikilmakta, dolayisiyla arsivciligin temelini olusturan provenans kavrami tartisilir hale gelmektedir. Geleneksel ortamlar için dahi, faaliyet ve fonksiyonlarin yeniden örgütlenisi sirasinda ortaya çikan aidiyet sorunu henüz çözülememisken, elektronik ortamlarda evraklarin gerek bir örgütlenmesin kendi içinde gerekse baska örgütlerle, hem yatay hem dikey olarak son derece kolay bir sekilde yaratilmasi, alis-verisi, korunmasi ve silinmesi, meseleyi içinden çikilmaz bir hale getirmektedir. Dolayisiyla, yeni evrak yaratma yöntemlerinin, degerlendirme, düzenleme, niteleme ve koruma gibi arsivsel fonksiyonlarla olan iliskisinden dogan bu sorunlar, yeni arastirmalarin kaynagini olusturarak yeni arsivsel yöntemlerin gelistirilmesine yol açmak durumundadir.[23]


Surasi açiktir ki, örgütlenmelerarasi veri tabanlarinin gelisimi, provenans kavramini ortadan kaldirmasa bile, en azindan daha genis bir anlamda tanimlanir hale getirecektir. Bilgi, kendi içinde bütünlügü olan küçük küçük kaynaklardan derlendigi için, geleneksel anlamda bilgi bütünlügü kalmiyor gibi görünmekle beraber bilgi unsurlari gerek fiziki gerekse entellektüel olarak unsurlarina ayristirilamadigi için gerçek anlamda bilgi bütünlügü saglaniyor olacaktir. Bu kosullarda, verileri örgütsel baglara göre tanimlamaya çalismak, bilginin degerini düsürecektir. Bilgi sistemi kurumsal sinirlari assa dahi veriler, belgesel ve bilgisel degerlerine göre degerlendirilmeli, ayiklama, ilgili kurumlarin temel fonksiyonlarina göre yürütülmelidir. Gelismekte olan elektronik evraklar dünyasinda çoklu-provenans kavrami yaygin bir uygulama alani bulacaktir.[24]


Peki, bilgi kaynaklarinin bunca çesitli oldugu ve çogunlugunun örgütlenme disinda bulunup iletisim kanallari araciligiyla erisildigi böylesi bir ortamda, arsivciler bilginin bütünlügünü nasil saptayacak ve arsivsel evragin eksiksiz olmasini nasil saglayacaklardir? Bu sorunun cevabi "link" ve "log" kavramlarinda yatmaktadir. (Maalesef, her iki terimin Türkçe karsiligi da "baglanti" oldugu için, burada Ingilizceleri kullanilmak zorunda kalinmistir.)


Log kavrami, bilgisayari ya da terminali kullanan kisinin, ana sisteme ve ana sistem içindeki dokümanlara yaptigi her müstakil erisim ile ilgilidir. Sistem, isletim sistemine ve sistem içindeki dokümanlara her erisim yapilisinda, erisimi yapan kisinin ve veya terminalin adi/kodu ile erisim tarihi ve saatini kaydeder. Tutulan kayitlarin ne kadar süre saklanacagi sistemden sisteme degismektedir. Arsivsel evragin bütünlügünü saglamak açisindan bilgisayar kendi günleme sistemine göre belirli bir tarihten önceki loglari silmeye baslamadan önce, sistemdeki bazi yazilimlarla birlikte erisim kayitlarini ayrica kaydedip saklamak gerekebilir. Bazi evraklarin ömrü yalnizca ekranda göründügü birkaç saniye ile sinirli ise, bu evraklarla birlikte ilgili erisim loglarini saklamak da önemli hale gelebilir. Bu loglarin degeri, evraklarin kendisinde degil, belirli sistemlere belirli bir tarihte belirli bir kisi tarafindan erisildigine delalet etmede olacaktir. Ayni sekilde, karar verme süreçlerinin yazilimin temel bir bölümünü olusturdugu durumlarda, yazilimin kendisini saklamak da önemli hale gelecektir.[25]


Link kavrami ise hiperortamlarla ilgilidir. Hiperortamlarin gelisimi verilerin yapisal bir biçimden daha az yapisal bir biçime dönüsmesine yol açmistir. Hiperortamli veri tabanlari, biçimleri ne olursa olsun herhangi türde iki verinin birbiriyle iliskisinin kurulabilmesini getirir. Bu biçimler arasinda metinsel veri sayfalari, paragrasar, kelimeler, tablolar, tablo hücreleri, resimler, grafikler, ses veya müzik bulunmasi durumu degistirmez. Veriler arasinda bu baglamda kurulacak iliskiye/baglantiya link adi verilir ve iki türü olabilir. Birinci tür link, yüzer bir link olacaktir ve kullaniciya veriler arasinda kilavuzluk eder. Ikinci tür, veri odakli link ise kullanicinin, bir belgenin içerigini bir baska belge içine yerlestirmesine imkan tanir. Bu tür linklere "sicak" veya "ilik" linkler denir. Sicak linkler, belgelerin herhangi birinde herhangi bir degisim yapildiginda, ilgili bütün kaynaklardaki kayitlari otomatik olarak günler. Ilik linkler ise kullaniciya ilgili bütün bilgilerin günlenip günlenmeyecegine dair bir seçenek sunar. Hiperortamlar "belge" nin tanimlanmasini daha da zorlastiracaktir. Çünkü belgeler, fiziki baglardan (physical attributes) ziyade mantiki baglardan (logical attributes) olusur hale gelecektir. Örnegin "aylik satis raporlari" belgesi, bilgi kaynaklariyla yapilmis bir dizi linkten olusabilir. Raporun hazirlanmasi gerektiginde, belgeyi olusturacak veriler, linkler araciligiyla en taze bilgileri içeren muhtelif kaynaklardan derlenerek bir araya getirilecektir. Yazilimin karmasikligi, evraklarin otomatize edilmis bürodan ayrilmasina artik izin vermemektedir. Bu yapilmaya çalisildiginda tarihi evragin bilgi bütünlügü bozulacaktir. Dolayisiyla ayiklama süreci, evrak elektronik biçimi terketmeden yapilacak bir inceleme ve degerlendirmeyle gerçeklestirilmek zorundadir.[26]


Örgütlenmeler, dolayisiyla arsivciler açisindan, elektronik evraklarla ilgili önemli bir sorun daha vardir: Evrak yaraticilarinin evraklar üzerindeki mutlak hakimiyeti. Bu hakimiyetin kirilmasi gerekir, çünkü geleneksel ortamlarda oldugu gibi elektronik evraklarda da, hizmet sirasinda yaratilan bilgi, yaratanin degil örgütlenmenin malidir. Evrak yaraticisina bu faaliyeti karsiliginda ücret ödenmektedir. Dolayisiyla bu tür malzeme üzerindeki tasarruf hakki, kendisine degil örgütlenmeye aittir.


Bu sorun, kendisini iki alanda göstermektedir: Elektronik belgelerin imhasi ve isimlendirilmesi. Otomatik veri islemede (OVI) bugüne kadar ki gelenek, hangi bilgilerin islenecegine, saklanacagina ve takibini kimin yapacagina dair bütün yetkileri OVI çalisanlarina veregeldiginden, OVI idarecileri kullanmadiklari ya da gereksiz gördükleri bütün bilgileri herhangi bir zamanda silebilmektedirler.[27] Dolayisiyla, arsivsel degeri olan bir kisim bilgiler de bu arada kaybolabilmektedir. Bu durumu engelmenenin tek yolu, arsivcilerin, evraklarin yaratilmazdan önceki gelistirme ve tasarim asamasinda sisteme müdahale ederek saklama süreleri konusunda görüsünü belirtmesinden ve uzun süreli saklanmasi gereken evraklarin yaratilmasi ve tanimlanmasinda agirligini koymasindan geçer gibi görünmektedir. Bu, arsivcilerin geleneksel rollerinde önemli bir degisimi gerektirmektedir. Evraklarin kullanim ömrü bittikten sonra devreye girerek malzemeyi degerlendirip ayiklayan arsivciler yerine, bilginin yaratilma asamasina aktif olarak katilarak kendi mesleki fonksiyonlarini yerine getiren arsivciler sözkonusudur.[28] Bunlar ise basindan müdahale ederek, bilginin yaraticilari, kullanicilari ve OVI personeli arasindaki koordinasyonu saglamak durumundadir.[29]


Elektronik evrak yaraticilarinin kontrolsüz çalismalarinin getirdigi ikinci sorun ise dosyalarin rastgele isimlendirilmesidir. Örgütlenmeler içinde belgelerin isimlendirilmesine dair standartlar gelistirilmemistir ve belge isimlerinin seçimi yaraticilara birakilmaktadir. Diger taraftan yazilimlar, belge ya da verilere verilebilecek isimler konusunda sinirli yeteneklere sahiptir. Kullanilabilecek alan, genelllikle azami sekiz karakterle sinirlidir ki bu, belgelere anlamli isimler koymaya yetmez. Örgütlenme içindeki dosya sinisama sistemi genellikle bilinmez ve belgelere verilen kisa isimler genellikle yalnizca o an için anlamlidir. Isimlendirmenin üzerinden birkaç hafta geçtikten sonra ismi verenin kendisi dahi o ismin ne anlama geldigini hatirlamaz. Böyle bir durumda, örgütlenme içinde çalisan diger insanlar için bu isimlerin herhangi bir zamanda herhangi bir anlam ifade etmesi de dogal olarak beklenemez. Yaraticilarin çogu kendi özel dosyalama sistemlerini kurarlar ve bu sistemin örgütlenme içinde mevcut diger geleneksel ya da elektronik evraklarla ya da evrak sistemiyle hiç bir iliskisi olmaz.[30]

 

Buraya kadar elektronik evraklarin gelismesiyle birlikte, gelecekte arsivcilik açisindan karsilasilacak sorunlardan bahsedildi. Ancak, dogal olarak gelecekten beklenen seyler yalnizca sorunlarla sinirli degildir. Her sorun, bir süre sonra kendi çözümünü de yaratacaktir.


Teknolojinin gelismiyle birlikte kendini göstermeye baslayan olgulardan biri de standartlastirma çabalaridir. Örnegin, OSI (Open Systems Interconnection - Açik Sistemlerarasi Baglanti) protokollerinin, giderek daha çok üretici tarafindan benimsenmesi, üreticilerin kendi ürünleri için tekelci iletisim standartlarindan vazgeçmeye baslamasi, ODA/ODIF (Office Document Architecture/Office Document Interchange Format - Büro Belge Mimarisi/ Büro Belge Degisim Formati) gibi standartlarin gelistirilmekte olmasi umut vericidir. Bu tür standartlarin yayilmasi, telekomünikasyon sistemleri arasinda daha rahat baglantilar kurulmasi, belgelerin depolama, getirim ve degisimle ilgili yazilim ve donanimdan bagimsiz olarak islenmesi ve transfer edilmesi gibi imkanlari mümkün kilacaktir.[31]


Teknolojideki degisimin yarattigi sorunlarin kendi çözümünü de beraber getirmesine bir baska örnek, saklama sorunlariyla ilgili olarak gündeme gelmektedir. Herseyin basinda, elektronik evraklarda orijinal kopya kavrami yoktur. Hatta, evragin ikinci, üçüncü, vs. kusak kopyalari, muhtemelen biricin kusak kopyadan daha kaliteli olacaktir. Bilginin kendisi özgün olabilir, ama orijinal versiyonu arsivin fiziki gözetimine almanin hiç bir anlami olmayacaktir. Dolayisiyla arsivler, evraklarin fiziki gözetimi yerine, degerlendirme ve entellektüel kontrol üzerine yogunlasmayi ve bu konulari gelistirmeyi daha yararli bulabilirler. Bu durumda, bilginin kaynagini, evraklarin fiziki gözetimcisi olarak tanimlamak daha anlamli olabilir. Evraklarin fiziki devri hiçbir zaman gerçeklesmeyecek, bunun yerine evraklarin fiziki olarak korunma sorumlulugu yaraticisina yüklenecektir.[32] Bu, arsivlere maddî kaynaklarini baska alanlara kaydirma imkan verdigi gibi, yaraticilara da fazlaca bir yük getirmeyecektir. Çünkü, özellikle anaçati bilgisayarlarin çalismasi için gereken çevresel ortam, elektronik evraklarin saklanmasi için gereken ideal ortama çok yakindir.


[*] Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Arsivcilik Bölümü, Ögretim Görevlisi.


[1]"Automated Record Tracking Systems," Records & Retrieval Report, c. 1, s. 1 (1985): 1.


[2]-Anna Christina, Ulfsparre, The Management Of Business Records (München: K. G. Saur, 1988), 51.


[3]- PRO = Public Records Office, "The Selection & Preparation for Transfer of Machine-Readable Records. A Provisional Guide", A Guide for Departmental Record Officers,1971’e ek (3 rd. ed. ([London]: 1974), 10.


[4]- Katherine Gavrel, Conceptual Problems Posed by Electronic Records: A RAMP Study (Paris: UNESCO, 1990), 14.


[5]- PRO, 9.


[6]- PRO, 12.


[7]- Ulfsparre, 54.


[8]- Ira A. Penn ve dig., Records Management Handbook (Hants [Ingiltere]: Gower Publications, 1989), 80


[9]- Gavrel, 37.


[10]-Gavrel, 37


[11]-PRO, 8.


[12]- National Archives and Records Services, Disposition of Federal Records ([ABD]: 1987), 8.


[13]- Penn ve dig., 180.


[14]- Ulfsparre, 53.


[15]- Gavrel, 41.


[16]- PRO, 14.


[17]- PRO, 13 ve Gavrel, 42-43.


[18]-Ulfsparre, 38.


[19]- Gavrel, 32-33.


[20]- Don M. Avedon, "Automated Records: A New Challenge for Archives, " International Journal of Archives, c. 1, s. 2 (1980): 41.


[21]-Gavrel, 10-11.


[22]- Gavrel, 11; 35.


[23]- Gavrel, 13-14.


[24]- Gavrel, 26-27.


[25]- Gavrel, 22.


[26]- Gavrel, 19-20.


[27]- Harold Naughler, The Archival Appraisal of Machine-Readable Records (Paris: UNESCO, 1984), 27.


[28]- Ulfsparre, 180 ve Gavrel, 27.

[29]- Naughler, 15.


[30]- Gavrel, 18.


[31]-Gavrel, 10-11.


[32]-Gavrel, 39-40.

Resmi Gazete Tarihi: 04.03.2009 Resmi Gazete Sayısı: 27159 Mükerrer

Amaç ve kapsam

DANIŞMANLIK HİZMET ALIMI İHALELERİ UYGULAMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ KISIM Genel Hükümler

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki idarelerin, bu Kanunun ikinci kısmının beşinci bölümünde belirtilen danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde uygulayacakları usul ve esasları düzenlemektir.

Dayanak

MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, 4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 3 – (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında 4734 sayılı Kanunun 4 üncü maddesindeki tanımlar yanında; a) (Değişik:RG‐

16/7/2011‐27996) (2) Anahtar teknik personel: Gerçek veya tüzel kişinin, bünyesinde çalıştırdığı, ihale konusu işte teknik personel olarak da istihdam edilebilen ve ihale konusu işin uzmanı olan kişiyi,

b) Benzer iş: İhale konusu iş veya işin bölümleriyle nitelik ve büyüklük bakımından benzerlik gösteren, aynı veya benzer usullerle gerçekleştirilen, teçhizat, ekipman, mali güç ve uzmanlık ile personel ve organizasyon gerekleri bakımından benzer özellik taşıyan işleri,

c) (Değişik:RG‐16/3/2011‐27876) Eşik değer: 4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesinde düzenlenen ilan ve davet süreleri ve kuralları ile ihalelere sadece yerli isteklilerin katılmasına ilişkin hükümlerin uygulanmasında kullanılmak üzere hizmet alımları için Kanunun 8 inci maddesinin birinci fıkrasının (a) ve (b) bendinde belirlenen ve aynı Kanunun 67 nci maddesi uyarınca güncellenen parasal limitleri,

d) İş: Danışmanlık hizmet işlerini,

e) İş deneyim belgesi: Adayın veya isteklinin ihale konusu danışmanlık hizmeti veya benzer işlerdeki mesleki deneyimini gösteren; iş bitirme belgesi, yapımla ilgili danışmanlık hizmetlerinde ise iş durum belgesi, iş denetleme belgesi ve iş yönetme belgesini, f) İş deneyimini gösteren belgeler: İş deneyim belgeleri ile gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan

her türlü kurum ve kuruluşa gerçekleştirilen işlere ilişkin olarak, Yönetmeliğin 47 nci maddesinde belirtilen belgeleri, g) Kanun: 4734 sayılı Kamu İhale Kanununu,

ğ) (Değişik:RG‐16/7/2011‐27996) (2) Kısa liste: Ön yeterlik ilanı ve dokümanında, en az üç en fazla on olmak üzere idarece belirlenen sayıya göre, yapılan ön yeterlik değerlendirmesi sonrasında sınırlı sayıdaki adayın sıralandığı, ihaleye teklif vermek üzere davet edilenlerin listesini,

h) Yaklaşık maliyet: İhale onay belgesi düzenlenmeden önce idarece her türlü fiyat araştırması yapılarak, Katma Değer Vergisi (KDV) hariç olmak üzere hesaplanan ve dayanakları ile birlikte bir hesap cetvelinde gösterilen, ihale konusu işin öngörülen bedelini

ı) (Ek:RG‐16/3/2011‐27876) e‐imza: 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 4 üncü maddesinde tanımlanan güvenli elektronik imzayı,

i) (Ek:RG‐16/3/2011‐27876) EKAP: Elektronik Kamu Alımları Platformunu,

j) (Ek:RG‐7/6/2014‐29023)(6) Endeks: Türkiye İstatistik Kurumu tarafından yayımlanan Yurt İçi Üretici Fiyat Endeksini (Yİ‐ÜFE), ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Uygulama İlkeleri ve Yaklaşık Maliyet

Temel ilkeler

MADDE 4 – (1) İdareler, yapacakları ihalelerde saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.

(2) Aralarında kabul edilebilir doğal bir bağlantı olmadığı sürece danışmanlık hizmet alımı ile mal alımı, yapım işleri ve danışmanlık dışındaki hizmet alımları bir arada ihale edilemez.

(3) Eşik değerlerin veya parasal limitlerin altında kalmak ya da bu Yönetmelikte yer alan diğer hükümlerin uygulanmasından kaçınmak amacıyla danışmalık hizmet alımları kısımlara bölünemez.

(4) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) Danışmanlık hizmet alımı ihaleleri Kanunun ikinci kısmının beşinci bölümünde yer alan maddelere göre belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılır. (Değişik cümle:RG‐15/7/2012‐28354) Ancak yaklaşık maliyeti Kanunun 13 üncü maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinin (2) numaralı alt bendinde hizmet alımları için öngörülen üst limit tutarının dört katının altında kalan danışmanlık hizmetleri, hizmet alımı ihalesiyle gerçekleştirilebilir.

(5) Danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde ön yeterlik ve ihale dokümanı hazırlanmadan ön yeterlik ilanı yapılamaz.

(6) Ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz.

(7) Ön ilan yapılacak hallerde, mali yılın başlangıcından itibaren mümkün olan en kısa sürede bu ilanın yapılabilmesini teminen işin yaklaşık maliyeti hesaplanır ve ön ilanda yer alması zorunlu hususlar belirlenir.

(8) İdareler, ertesi yıla geçen veya gelecek yıllara yaygın yüklenmelerini tabi oldukları mali mevzuat ile diğer mevzuat hükümlerini esas alarak gerçekleştirir. Birden fazla yılı kapsayan işlerde ihaleye çıkılabilmesi için, işin süresine uygun olarak yıllar itibarıyla öngörülen ödeneğin bütçelerinde bulunmasını sağlamak üzere, programlamanın yapılmış olması zorunludur. Yatırım projesi kapsamındaki işlerde ilk yıl için öngörülen ödenek, proje maliyetinin %10’undan az olamaz ve başlangıçta daha sonraki yıllar için programlanmış olan ödenek dilimleri sonraki yıllarda azaltılamaz.

(9) (Ek:RG‐16/3/2011‐27876) İdare, ihtiyaç raporu ile ön yeterlik ve ihale dokümanının hazırlanması, ihale kaydının yapılması ve ihale kayıt numarasının alınması, ilanların yayımlanması, ihale komisyonu oluşturma işlemlerinin ve doküman satın alanların kaydı, dokümanda açıklama ve değişiklik işlemlerinin yapılması, başvuru ve teklifler ile bunların değerlendirilmesi işlemlerinin kaydı ve teyit gibi ihale sürecine ilişkin işlemler ile ihale sonuç işlemlerinden Kurumca belirlenenleri, ilgili ikincil mevzuattaki düzenlemeleri esas alarak EKAP’ta gerçekleştirilir.

Yerli istekli

MADDE 5 – (1) Yerli istekli, Türk vatandaşı gerçek kişiler ile Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişiliklerdir.

(2) Gerçek kişilerin yerli istekli oldukları, başvuru veya teklif mektubunda yer alan Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasından

anlaşılır. Tüzel kişilerin yerli istekli oldukları ise başvuru veya teklif kapsamında sunulan belgeler üzerinden değerlendirilir. Yerli istekli olunduğuna ilişkin ayrıca bir belge istenilemez.

(3) Ortak girişimlerin yerli istekli sayılması için, ortak girişimi oluşturan ortakların her birinin yerli istekli olması zorunludur.

Danışmanlık hizmetlerinin kapsamı

MADDE 6 – (1) Kanunun 48 inci maddesinde belirtilen mimarlık ve mühendislik, etüt ve proje, harita ve kadastro, her ölçekte imar planı, imar uygulama, ÇED raporu hazırlanması, plan, yazılım geliştirme, tasarım, teknik şartname hazırlanması, denetim ve kontrolörlük gibi teknik, mali, hukuki veya benzeri alanlardaki hizmetler, danışmanlık hizmet sunucularından alınır.

(2) Kanunun 10 uncu maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinin (2) numaralı alt bendinde belirtilen yapımla ilgili hizmet işlerinin tamamı danışmanlık hizmetlerinin kapsamında olup, bu işler aşağıda sayılmıştır:

a) İmar planlarının hazırlanması.

b) Planlama, fizibilite ve yapılabilirlik etüdleri.

c) Yapımla ilgili sondaj –zemin etüdleri.

ç) Topoğrafya çalışmaları ve harita işleri (sayısal kadastral harita hizmetleri hariç). d) Çevresel Etki Değerlendirme (ÇED) raporu hazırlanması.

e) Yapımla ilgili mühendislik ve mimarlık tasarım hizmetleri.

f) Yapımla ilgili mühendislik ve mimarlık tasarım kontrollüğü.

g) Yapım işi kontrollüğü ve yapı denetimi.

ğ) Yapım işi ihalesine ilişkin teknik şartname hazırlanması.

İş tanımının belirlenmesi

MADDE 7 – (1) İdare, danışmanlık hizmeti almak üzere ihaleye çıkacağı işin tanımını hazırlar. İş tanımında verilen hizmetlerin kapsamı, işin bütçesine uygun şekilde belirlenir. İş tanımı, hizmetin amacını, kapsamını, ulaşılmak istenen sonuçları ve ilgili çalışmalar ile temel bilgiler de dahil olmak üzere hizmetin geçmişine ilişkin çalışmaları açıkça ve anlaşılır bir biçimde ifade eder.

(2) İhale kapsamında, bilgi transferi ve eğitim gibi hizmetlerin alınması da söz konusu ise, eğitim alacak personel sayısı da dahil olmak üzere bu konuya iş tanımı içinde açıkça yer verilir.

(3) İş tanımında; hizmetin yürütülmesi için daha önce tamamlanmış hizmetlerin ve araştırmaların listesi verilir ve bunların sonucunda danışmandan rapor, veri, harita, araştırma, tasarım, teknik şartname hazırlanması gibi hangi hizmetlerin beklendiği belirtilir. Ancak, danışmanların özgün metodolojilerini önerebilmeleri amacıyla, iş tanımının çok ayrıntılı ve sınırlayıcı olmamasına dikkat edilmelidir. İş tanımında idarenin ve danışmanın sorumlulukları açık ve net bir şekilde belirtilmeli; ayrıca idarenin sağlayacağı kolaylıklar, hizmetler, tesisler, ekipman ve personelin de açıklaması yapılmalıdır.

(4) İş tanımında aşağıda belirtilen bilgilerden gerekli olanlara yer verilir: a) Projenin amaç ve hedefleri.

b) İşin kapsamı.

c) Destek bilgiler (iş ile ilgili mevcut çalışmaların listesi, veriler vb.).

ç) Bilgi transferi koşulları.

d) Eğitim gereksinimi.

e) İstenilen hizmet ve araştırmaların listesi.

f) Uyulacak mevzuat.

g) Beklenen çıktılar (rapor, harita, tasarım, vb.).

ğ) Hizmet süresi ve/veya takvimi.

h) Coğrafi gereksinimler, lojistik, işletmeye alma süresi vb.

ı) İdare ve danışmanın birbirlerine karşı sorumlulukları.

i) Danışmana sağlanacak kolaylıklar.

j) Danışmanlık hizmetinin (varsa) aşamaları.

k) Danışmanlık hizmetine konu olan işin idarece düşünülen devamı olup olmadığı.

Bildirim ve tebligat esasları

MADDE 8 – (Değişik:RG‐7/6/2014‐29023)(8)

(1) İdareler tarafından aday, istekli ve istekli olabileceklere tebligat öncelikli olarak EKAP üzerinden veya imza karşılığı elden yapılır.

(2) EKAP üzerinden tebligat, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinde belirtilen esas ve usuller çerçevesinde gerçekleştirilir.

(3) Tebligatın haklı veya zorunlu nedenlerle birinci fıkrada belirtilen yöntemler kullanılarak yapılamaması halinde Kanunun 65 inci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde sayılan diğer yöntemlere başvurulur.

(4) İadeli taahhütlü mektupla yapılan tebligatta, mektubun teslim edildiği tarih tebliğ tarihi sayılır.

(5) Faks ile yapılan tebligatta, bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Bu şekilde yapılan tebligatın aynı gün idare tarafından teyit edilmesi zorunludur. Teyit işleminin gerçekleşmiş kabul edilebilmesi için tebligatın iadeli taahhütlü mektupla bildirime çıkarılmış olması yeterlidir. Tebligatın, teyit işlemi ile bildirim tarihini kapsayacak şekilde ayrıca belgelendirilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde tebligat usulsüz yapılmış sayılır ve Tebligat Kanununun usule aykırı tebliğe ilişkin hükümleri uygulanır.

(6) İdare tarafından ortak girişimlere yapılacak bildirim ve tebligat, belirtilen esaslar çerçevesinde pilot veya koordinatör ortağa yapılır. Ancak pilot veya koordinatör ortağın yabancı istekli olduğu ortak girişimlerde tebligatın imza karşılığı elden yapılamaması halinde;

a) Yerli isteklilerden hisse oranı en fazla olana,

b) En fazla hisse oranına sahip birden çok yerli isteklinin bulunması durumunda ise bu isteklilerden herhangi birine,

tebligat yapılır.

(7) Aday, istekli ve istekli olabilecekler tarafından idare ile yapılacak yazışmalarda elektronik ortam ve faks kullanılamaz. Ancak,

idare tarafından dokümanın posta veya kargo yoluyla satılmasının öngörülmesi halinde, doküman satın almaya ilişkin talepler faksla veya postayla bildirilebilir.

Yaklaşık maliyete ilişkin ilkeler

MADDE 9 – (1) İdare tarafından, ihale onay belgesi düzenlenmeden önce, bu Yönetmelikte belirlenen esas ve usullere göre ayrıntılı fiyat ve gerektiğinde miktar araştırması yapılmak suretiyle ihale konusu işin KDV hariç yaklaşık maliyeti hesaplanır ve dayanakları ile birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir.

(2) Ön ilan yayımlanmadan önce tahmini alım miktarı esas alınarak hesaplanan yaklaşık maliyet, ön yeterlik ilanı öncesi alım miktarı ve diğer hususlar göz önünde bulundurularak yeniden hesaplanabilir.

(3) İhale konusu işin bir kısmına teklif verilmesinin mümkün olduğu hallerde, yaklaşık maliyet her bir kısım için ayrı ayrı olmak üzere işin tamamı dikkate alınarak hesaplanır.

(4) İhale konusu işte kullanılacak malzeme, araç, teçhizat, makine ve ekipman gibi unsurların idare tarafından verilmesi durumunda; yaklaşık maliyet, bu unsurların bedeli hariç tutularak hesaplanır ve bu unsurların listesi yaklaşık maliyet hesap cetvelinin ekine konulur.

(5) Yaklaşık maliyet ihale komisyonu tarafından teklif fiyatları ile birlikte açıklanır. Bu aşamadan önce yaklaşık maliyet açıklanamaz ve ilan edilemez.

(6) Yaklaşık maliyetin idarelerce hesaplanması esastır. Ancak, işin özelliğinden dolayı, idarelerce hazırlanmasının mümkün olmaması sebebiyle teknik şartnamenin danışmanlık hizmeti alınarak hazırlatılması durumunda, yaklaşık maliyet de bu kapsamda danışmanlık hizmet sunucularına hesaplatılabilir. Bu durumda; teknik şartnamenin hazırlanması kapsamında yaklaşık maliyeti hesaplayan danışmanlık hizmeti sunucusu, o işin ihalesine katılamaz.

Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktar ve fiyatların tespiti

MADDE 10 – (1) İdareler, yaklaşık maliyetin hesaplanabilmesi için öncelikle ihale konusu hizmeti oluşturan iş kalemlerini veya gruplarını ve bunlara ilişkin miktarları tespit ederler. Bu amaçla, idare tarafından gerek duyulduğunda, aşağıda belirtilen esas ve usuller çerçevesinde miktar araştırması da yapılabilir.

(2) Yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde;

a) Kamu kurum ve kuruluşlarınca işin niteliğine göre belirlenmiş fiyatlar,

b) İhaleyi yapan idare veya diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlerdeki fiyatlar,

c) İlgili odalarca belirlenmiş fiyatlar,

ç) İhale konusu işi oluşturan iş kalemlerine veya gruplarına ilişkin olarak piyasadan yapılacak fiyat araştırması kapsamında elde

edilecek fiyat tekliflerinin aritmetik ortalaması alınmak suretiyle ya da konusunda uzman bilirkişi ve ekspertizlerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar

esas alınır.

(2) İdareler yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde, (a), (b), (c) ve (ç) bentlerinde belirtilen fiyatların birini, birkaçını veya tamamını herhangi bir öncelik sırası olmaksızın kullanabilirler.

(3) Fiyat araştırması için yapılan çalışmalarda fiyat sorulacak kişi ve kuruluşlara yazılan yazıda fiyatı tespit edilecek iş grubu veya iş kaleminin ayrıntılı özelliklerine yer verilir. Fiyat istenecek kişi ve kuruluşlara aynı koşulları taşıyan yazılarla başvurulur ve fiyatlar KDV hariç istenir. İstenen özellikleri taşımayan veya gerçek piyasa rayiçlerini yansıtmadığı düşünülen fiyat bildirimleri ve proforma faturalar değerlendirmeye alınmaz ve buna ilişkin gerekçeler yaklaşık maliyet hesap cetvelinde gösterilir.

(4) Özelliği bulunan danışmanlık hizmet alımlarında; önceki yıllarda bitirilmiş benzer nitelikteki işlerde oluşan fiyatların piyasa fiyatları ile karşılaştırılması suretiyle bulunan fiyatlar veya benzer nitelikteki hizmetlerde uzmanlık ve deneyimini kanıtlamış kamu ve özel sektör kuruluşları ile gerçek kişilerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar kullanılabilir. Yapılan her türlü araştırmaya rağmen fiyatın tespit edilemediği veya tespit edilen fiyatların rayiçleri yansıtmadığının anlaşıldığı durumlarda; idarece re’sen fiyat belirlenir ve gerekçesi yaklaşık maliyet hesap cetvelinde gösterilir.

Yaklaşık maliyetin hesaplanması ve güncellenmesi

MADDE 11 – (1) Birim fiyat üzerinden teklif alınan ihalelerde;

a) Her bir iş kaleminin miktarını ve gerçekleştirilmesine ilişkin şartları gösteren bir cetvel hazırlanır. Bu cetvelde her bir iş

kaleminin adı, birimi, birim fiyatı ve bu fiyata dahil olan maliyetler ile varsa diğer unsurlar gösterilir.

b) Birim fiyata dahil olan maliyetler, iş kalemi ile ilgili bütün unsurları içerecek şekilde düzenlenir ve bu iş kalemine dahil olmayan

başka giderler öngörülmez.

(2) Götürü bedel üzerinden teklif alınan ihalelerde işin gerçekleştirilmesine ilişkin şartları gösteren bir cetvel hazırlanır. Bu

cetvelde personel ile varsa malzeme, ekipman ve diğer unsurlar için belirlenen fiyatlar ve bu fiyata dahil olan maliyetler gösterilir.

(3) Danışmanlık hizmetinin gerçekleştirilmesi için gerekli olan iş kalemlerine veya iş gruplarına ilişkin miktarların tespit edilen fiyatlarla çarpımı sonucu bulunan tutarların toplanması ile elde edilen genel toplam tutar, sözleşme giderleri ve genel giderler ile KDV hariç olarak belirlenir. Bulunan bu tutara işin niteliği dikkate alınarak % 20 oranını geçmemek üzere yüklenici karı eklenir. Bu tutar, kar hariç belirlenen genel toplam tutar üzerinden hesaplanan sözleşme giderleri ve genel giderler ile toplanarak yaklaşık maliyet hesaplanır. Buna ilişkin hesap cetveli hazırlayanlarca imzalandıktan sonra, ihale onay belgesinin ekine konularak ihale yetkilisine

sunulur.

(4) Yaklaşık maliyetin, hesaplandığı tarihten itibaren ihalenin ilk ilan veya davet tarihine kadar güncelliğini kaybettiği

durumlarda, işi oluşturan unsurlara ilişkin maliyetler idarelerce, (Değişik ibare:RG‐7/6/2014‐29023)(6) endeks üzerinden güncellenir.

 

İhale ve ön yeterlik dokümanının içeriği

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İhale ve Ön Yeterlik Dokümanı

MADDE 12 – (1) İhale dokümanında; ön yeterlik şartnamesi, isteklilere talimatları da içeren idari şartname ile sözleşme tasarısı ve işin teknik şartnamesi ile gerekli diğer belge ve bilgiler bulunur. Ön yeterlik dokümanında ise, adaylarda aranılan şartlara, sıralama kriterlerine ve puanlama yöntemi ile kısa listeye alınacak aday sayı ya da sayı aralığına yer verilir.

(2) İhale ve ön yeterlik dokümanında yapılan düzenlemeler birbirine aykırı olamaz.

İhale kaydı, ihale ve ön yeterlik dokümanının hazırlanması

MADDE 13 – (Başlığıyla birlikte değişik:RG‐16/3/2011‐27876)

(1) İhale ve ön yeterlik dokümanının hazırlanmasından önce idare tarafından EKAP üzerinden ihale kaydı yapılır. İhale kaydı

yapılan her bir ihaleye ihale kayıt numarası verilir ve bu aşamadan sonra ihale ile ilgili yapılacak her işlemde bu numara kullanılır.

(2) Ön ilan yapılan ihalelerde ihale kaydı ön ilan hazırlanmadan önce yapılır.

(3) İdare, ihale ve ön yeterlik dokümanını, 25/2/2011 tarihli ve 27857 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Elektronik İhale

Uygulama Yönetmeliğinin 11, 12 ve 13 üncü maddelerine göre oluşturur. Her sayfası onaylanan dokümanın bir nüshasının, ihale işlem dosyasında muhafazası zorunludur. İhtiyaç duyulması halinde, Kurum tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde gerekli güvenlik önlemlerinin idarece alınması kaydıyla, ihale ve ön yeterlik dokümanı “compact disc (CD)” ortamına aktarılabilir.

(4) İdare, ihale ve ön yeterlik dokümanını, ön yeterlik ilan tarihine kadar hazırlar.

(5) İhale veya ön yeterlik dokümanının, Türkçe hazırlanması zorunludur. Ancak, yabancı isteklilere açık olan ihalelerde, dokümanın tamamı veya bir kısmı Türkçe yanında başka dillerde de hazırlanabilir. Talep edenlere, yabancı dilde hazırlanan doküman Türkçe doküman ile birlikte verilir. Bu durumda dokümanın anlaşılmasında, yorumlanmasında ve anlaşmazlıkların çözümünde Türkçe metin esas alınır.

Ön yeterlik şartnamesi

MADDE 14 – (1) İdare, ön yeterlik şartnamesini, bu Yönetmelik ekinde yer alan tip ön yeterlik şartnamesini esas alarak hazırlar. Tip ön yeterlik şartnamesinde boş bırakılan veya dipnota alınan hususlar, işin özelliğine göre 4734 sayılı Kanun ve 5/1/2002 tarihli ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ile diğer mevzuat hükümlerine aykırı olmayacak şekilde düzenlenir.

(2) İdare, tip ön yeterlik şartnamesinde düzenlenmeyen, ancak işin özelliğine göre düzenlenmesine gerek duyulan hususları, 4734 ve 4735 sayılı Kanunlar ile diğer mevzuat hükümlerine aykırı olmamak koşuluyla maddeler halinde düzenleyerek “Diğer Hususlar” bölümüne ekleyebilir.

İdari şartname

MADDE 15 – (1) İdare, Yönetmelik ekinde yer alan tip idari şartnameyi esas alarak idari şartnamesini hazırlar. Tip idari şartnamede boş bırakılan veya dipnota alınan hususlar ve işin özelliğine göre 4734 ve 4735 sayılı Kanunlar ile diğer mevzuat hükümlerine aykırı olmayacak şekilde düzenlenir.

(2) İdare, tip idari şartnamede düzenlenmeyen, ancak işin özelliğine göre düzenlenmesine gerek duyulan hususları, 4734 ve 4735 sayılı Kanunlar ile diğer mevzuat hükümlerine aykırı olmamak koşuluyla, maddeler halinde düzenleyerek, “Diğer Hususlar” bölümüne ekleyebilir.

Teknik şartname

MADDE 16 – (1) İşin teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösteren bir teknik şartname hazırlanarak ihale dokümanına dahil edilir. Teknik şartnamelerde belirlenecek teknik kriterlerin, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlaması zorunludur.

(2) Teknik şartnamede, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamede teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir.

(3) Teknik şartnamenin idarece hazırlanması esastır. Ancak, işin özelliğinin gerektirdiği hallerde ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla, teknik şartname, Kanun hükümlerine uygun olarak danışmanlık hizmet sunucularına hazırlattırılabilir. Bu durumda teknik şartnameyi hazırlayan danışmanlık hizmet sunucusu o işin ihalesine katılamaz.

Sözleşme tasarısı

MADDE 17 – (1) İdare, sözleşme tasarısını bu Yönetmeliğin ekinde yer alan tip sözleşmeyi esas alarak hazırlar.

(2) Tip sözleşmede boş bırakılan veya dipnota alınan hususlar, işin özelliğine ve sözleşme türüne (götürü bedel/birim fiyat) göre

4734 ve 4735 sayılı Kanunlar ile diğer mevzuat hükümlerine aykırı olmayacak şekilde düzenlenir.

(3) İdare, tip sözleşmede düzenlenmeyen, ancak işin özelliğine göre düzenlenmesine gerek duyulan hususları, 4734 ve 4735

sayılı Kanunlar ile diğer mevzuat hükümlerine aykırı olmamak koşuluyla, maddeler halinde düzenleyerek “Diğer Hususlar” bölümüne ekleyebilir.

(4) İhalelerde, Kurumun uygun görüşü alınmak kaydıyla istekliler tarafından hazırlanması mutat olan sözleşmeler kullanılabilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

İhale Onayının Alınması, İhale Komisyonu ve İhale İşlem Dosyası

İhale onayının alınması

MADDE 18 – (1) İhale konusu işe ilişkin yaklaşık maliyet hesap cetveli, şartnameler, sözleşme tasarısı ve diğer doküman ihale onay belgesine eklenir ve bu belge ihale yetkilisinin onayına sunulur.

(2) Ön ilan yapılması durumunda, bu ilandan önce ihale onay belgesi ihale yetkilisinin onayına sunulur. Bu belgeye sadece yaklaşık maliyet hesap cetvelinin eklenmesi yeterlidir. Ön yeterlik ilanı yayımlanmadan önce yeniden ihale onay belgesi hazırlanarak ihale yetkilisinin onayına sunulur.

(3) (Mülga:RG‐16/3/2011‐27876) (4) (Mülga:RG‐16/3/2011‐27876)

İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları

MADDE 19 – (1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ön yeterlik ilan tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Muhasebe ve mali işlerden sorumlu personel dışındaki diğer üyelerin ihale konusu işin uzmanı olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde, Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyon kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.

İhale işlem dosyası

MADDE 20 – (1) İdare, ihalesi yapılacak her iş için bir ihale işlem dosyası düzenler. (Değişik cümle:RG‐16/3/2011‐27876) Bu dosyada ihale sürecinin bulunduğu aşamaya göre EKAP üzerinden hazırlanarak çıktısı alınanlar dahil aşağıdaki belgeler yer alır:

a) İhale onay belgesi ve eki yaklaşık maliyet hesap cetveli,

b) Ön yeterlik ve ihale dokümanı ile düzenlenmiş ise zeyilname ve yapılmış ise açıklamalar,

c) Ön yeterlik dokümanının basım maliyetinin, dokümanın posta yoluyla satılmasının öngörülmesi halinde ise ayrıca posta

maliyetinin tespitine ilişkin belge ve bilgileri içeren tutanak,

ç) İlan ve davet metinleri,

d) Şikayet başvuruları ile bu başvurular üzerine idare tarafından alınan kararlar ve bunların bildirimine ilişkin belgeler,

e) İtirazen şikayet başvurusunda bulunulmuş ise başvuruya ilişkin olarak idare ile Kurum arasındaki tüm yazışmalar ve Kurumun

verdiği kararların onaylı örnekleri,

f) Aday ve istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler,

g) İhale komisyonu tutanak ve kararları,

ğ) Sözleşme bedelinin Kanunun 53 üncü maddesinin (j) bendinin (1) numaralı alt bendinde belirtilen miktarı aşması durumunda

bu bedel üzerinden hesaplanacak tutarın Kurumun banka hesabına yatırıldığına ilişkin makbuzun aslı,

h) İhale süreci ile ilgili diğer belgeler.

(2) İhale işlem dosyasının birer örneği, ön yeterlik ilanını izleyen üç gün içinde idare tarafından ihale komisyonu üyelerine verilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İlan Süreleri ve Kuralları ile İhale ve Ön Yeterlik Dokümanına İlişkin Hususlar

Ön yeterlik ilanı

MADDE 21 – (1) Ön yeterlik ilanı, Kanunun 13 üncü maddesindeki hükümlere göre, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlar kullanılarak yayımlanır.

(2) Ön yeterlik ilanlarında yer alan bilgilerin, ihale veya ön yeterlik dokümanını oluşturan belgeler düzenlemelere uygun olması gerekir. İhale ve ön yeterlik dokümanında belirtilmeyen hususlara, ön yeterlik ilanında yer verilemez.

(3) İhale ve ön yeterlik dokümanı hazırlanmadan ön yeterlik ilanı yapılamaz.

(4) İlan sürelerinin hesaplanmasında ilanın yayımlandığı gün dikkate alınır, ihale günü veya son başvuru günü dikkate alınmaz. Kanunun 13 üncü maddesinde belirtilen ilan sürelerine uyulmak üzere, ilan yapılmasına kadar geçecek süre de göz önüne alınarak ilan yayımlanacak yerlere yeterli süre öncesinde ilan metinlerinin gönderilmesi zorunludur.

Ön ilan

MADDE 22 – (1) İdare, yaklaşık maliyeti eşik değerlere eşit veya bu değerleri aşan ihaleler için Kamu İhale Bülteninde ön ilan yapabilir. Ön ilan yapılmış olması idareye ihale yapma yükümlülüğü getirmez.

(2) Ön ilan yapılan hallerde, 23 üncü maddede belirtilen süre indiriminden yararlanılabilmesi için ön yeterlik ilanının ön ilan tarihinden itibaren en az kırk gün sonra yapılması zorunludur.

(3) Ön ilana ilişkin düzeltme ilanı yapılamaz.

(4) Ön ilanın, yıl içerisinde ihale edilmesi planlanmış işlere ilişkin olarak, mali yılın başlangıcını izleyen mümkün olan en kısa sürede yayımlanması gerekmektedir.

(5) Bir ön ilana bağlı olarak sadece bir ihale gerçekleştirilebilir. (6) Ön ilanlar, Kamu İhale Bülteninde ücretsiz yayımlanır.

Davet süresinin kısaltılması

MADDE 23 – (1) Ön yeterlik ilanı ile ihale ve ön yeterlik dokümanına Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden doğrudan erişimin temin edilmesi halinde, ön yeterliği belirlenen adaylara yapılacak kırk günlük davet süresi beş gün kısaltılabilir.

(2) Uluslararası ilan yapılan haller dahil ön ilan yapılması halinde ön yeterliği belirlenen adaylara yapılacak kırk günlük davet süresi en fazla yirmidört güne kadar indirilebilir. Bu süre herhangi bir nedenle daha fazla kısaltılamaz.

(3) Mevzuat hükümlerine uygun olmayan ön ilanlar yenilenmedikçe ihale davet süresine ilişkin indirimden yararlanılamaz.

İlanın uygun olmaması

MADDE 24 – (1) Kanunun 13 ve 25 inci maddelerinde belirtilen hükümlere uygun olmayan ön yeterlik ilanları geçersizdir.

(2) Ön yeterlik ilanının Kanunun 25 inci maddesindeki hükümlere uygun olmadığının anlaşılması durumunda, on gün içinde hatalı hususlar için düzeltme ilanı yapılarak ön yeterlik gerçekleştirilebilir. Bu durumda düzeltme ilanı, düzeltme ilan formu kullanılarak hatalı ilanın yayımlandığı yayın organında aynı şekilde yayımlanır.

İhale ve ön yeterlik dokümanının görülmesi, ön yeterlik dokümanının satın alınması ve EKAP üzerinden indirilmesi (Değişik madde başlığı:RG‐16/3/2011‐27876)

MADDE 25 – (1) (Ek:RG‐7/6/2014‐29023)(8) (9) Ön yeterlik dokümanı veya ihale dokümanı satın alınabilmesi için adına doküman satın alınacak Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişiler ile Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişilerin EKAP’a kayıtlı olması zorunludur. Ortak girişimlerde ise Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişi ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişi ortakların tamamının bu koşulu sağlaması gerekir.

(2) (Değişik:RG‐16/3/2011‐27876) Ön yeterlik dokümanı ile ihale dokümanı, EKAP’ta ve idarenin ilanda belirtilen adresinde bedelsiz olarak görülebilir. İhaleye katılmak için ön yeterlilik dokümanının idarece her sayfası onaylanmış nüshasının idareden satın alınması veya EKAP üzerinden e‐imza kullanılarak indirilmesi zorunludur. İhale dokümanı, ön yeterlik sonucu yeterli bulunarak kısa listeye alınan bütün adaylara davet mektubu ekinde gönderilir.

(3) Kurum tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde gerekli güvenlik önlemlerinin idarece alınması kaydıyla, “compact disc (CD)” ortamına aktarılmış ön yeterlik dokümanının kopyasının satılması, ön yeterlik sonucu yeterli bulunarak kısa listeye alınan bütün adaylara davet mektubu ekinde “compact disc (CD)” ortamına aktarılmış ihale dokümanının gönderilmesi mümkündür. (Ek cümle:RG‐ 16/3/2011‐27876) Ön Yeterlik Dokümanının, EKAP üzerinden e‐imza kullanılarak indirilmesi durumunda doküman bedeli ödenmez.

(4) Dokümanın, basım maliyetini aşmayacak ve rekabeti engellemeyecek bir bedelle satılması zorunlu olup, bu dokümanın satış hakkı yalnız idareye aittir. Dokümanın basım maliyetinin tespitine ilişkin belge ve bilgileri içeren bir tutanak düzenlenerek ihale işlem dosyasında muhafaza edilir. İdare, dokümanın satışına ilişkin olarak bağış, yardım veya başka her ne ad altında olursa olsun ek bir ücret talep edemez. Doküman bedelinin, idarenin bütçesi dışında vakıf, sandık, dernek, birlik gibi kuruluşların hesabına yatırılması istenemez.

(5) İdarece öngörülmesi halinde, doküman satış bedelinin önceden idare hesabına havale edilmesi kaydıyla, ön yeterlik dokümanı iadeli taahhütlü posta, acele posta veya kargo yoluyla satın alınabilir. Bu durumda, posta veya kargo masrafları dahil edilerek belirlenen doküman bedelinin yatırılacağı banka hesap numarasına, ön yeterlik ilanında yer verilir.

(6) Dokümanın posta yoluyla gönderilmesini talep edenler bu taleplerini, dördüncü fıkraya göre belirlenen doküman bedelinin

idarenin hesabına yatırıldığına ilişkin dekont (Ek ibare:RG‐7/6/2014‐29023)(8) ve adına ihale dokümanı satın alınacak gerçek/tüzel kişiye ait TC Kimlik/Vergi Kimlik numarası bilgisi ile birlikte, son başvuru tarihinden en az beş gün önce idareye faksla veya posta yoluyla bildirirler. İdare, talebin alındığı tarihi izleyen iki iş günü içinde dokümanı, dokümanın satın alındığına ilişkin idare yetkilisince imzalı formu da ekleyerek, talep sahibinin belirttiği adrese gönderir. Bu durumda dokümanın postaya veya kargoya verildiği tarih, dokümanın satın alınma tarihi olarak kabul edilir. Dokümanın ulaşmamasından veya geç ulaşmasından ya da eksik olmasından dolayı idare hiçbir şekilde sorumlu tutulamaz.

İhale ve ön yeterlik dokümanında değişiklik veya açıklama yapılması

MADDE 26 – (1) Ön yeterlik ilanı yapıldıktan sonra ihale ve ön yeterlik dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Değişiklik yapılması zorunlu olursa, bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek önceki ilanlar geçersiz sayılır ve ihale yeniden aynı şekilde ilan olunur. Ancak, teklif ve başvuruların hazırlanmasını etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin idarece tespit edilmesi ya da idareye yazılı olarak bildirilmesi halinde, zeyilname düzenlenmek suretiyle dokümanda değişiklik yapılabilir. Yapılan bu değişikliklere ilişkin zeyilname, ihale veya son başvuru tarihinden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ön yeterlik dokümanı alanların veya kısa listeye alınarak ihaleye davet edilenlerin tamamına (Değişik

ibare:RG‐7/6/2014‐29023)(8) bildirim ve tebligat esasları çerçevesinde gönderilir. Ancak, belirlenen maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin ilanda da bulunması halinde ise ihale sürecine devam edilebilmesi, ancak Kanunun 26 ncı maddesine göre düzeltme ilanı yapılması ile mümkündür.

(2) Yapılan değişiklik nedeniyle tekliflerin veya başvuruların hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale veya son başvuru tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün zeyilname ile ertelenebilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde; tekliflerini vermiş veya başvurularını yapmış olan istekli veya adaylara teklif veya başvurularını geri çekerek, yeniden teklif verme veya başvuru yapma imkanı tanınır.

(3) Ön yeterlik başvurusu veya teklif verme aşamasında, ihale veya ön yeterlik dokümanında açıklanmasına ihtiyaç duyulan hususlarla ilgili olarak, ihale veya son başvuru tarihinden yirmi gün öncesine kadar yazılı olarak açıklama talep edebilirler. Bu tarihten sonra yapılacak açıklama talepleri değerlendirmeye alınmaz.

(4) Açıklama talebinin idarece uygun görülmesi halinde idare tarafından yapılacak açıklama, bu tarihe kadar ön yeterlik

dokümanı alan adaylara ya da kısa listeye alınanlara (Değişik ibare:RG‐7/6/2014‐29023)(8) bildirim ve tebligat esasları çerçevesinde gönderilir. İdarenin bu yazılı açıklaması, son başvuru veya ihale tarihinden en az on gün önce tüm istekli olabilecekler, adaylar veya isteklilerin bilgi sahibi olmalarını sağlayacak şekilde yapılır. Açıklamada, sorular ve idarenin ayrıntılı cevapları yer alır, ancak açıklama talebinde bulunanın kimliği belirtilmez. Yapılan yazılı açıklamalar, açıklama yapıldıktan sonra ön yeterlik dokümanı alanlara veya ihale dokümanı gönderilenlere bu doküman ile birlikte verilir.

(5) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) Kanunun 55 inci maddesi uyarınca şikâyet üzerine yapılan incelemede; başvuruların ya da tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin bulunması ve idarece ihale veya ön yeterlik dokümanında düzeltme yapılmasına karar verilmesi halinde, ihale veya son başvuru tarihine on günden az süre kalmış olsa dahi gerekli düzeltme yapılarak yukarıda belirtilen usule göre son başvuru veya ihale tarihi bir defa daha ertelenebilir. Belirlenen maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin ilanda da bulunması halinde ise ihale sürecine devam edilebilmesi, ancak Kanunun 26 ncı maddesine göre düzeltme ilanı yapılması ile mümkündür.

İhale veya son başvuru saatinden önce ihalenin iptal edilmesi

MADDE 27 – (1) İdarenin gerekli gördüğü ya da ihale veya ön yeterlik dokümanında yer alan belgelerde ihalenin yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün bulunmayan hususların tespit edildiği hallerde ihale veya son başvuru saatinden önce ihale iptal edilebilir.

(2) İhale veya son başvuru saatinden önce ihalenin iptal edilmesi durumunda, ihale iptal ilan formu kullanılarak, ilanın yayımlandığı yayın organında ihalenin iptal edildiği hususu ile gerekçesi hemen ilan edilerek duyurulur. Bu aşamaya kadar başvuru yapmış veya teklif vermiş olanlara ihalenin iptal edildiği ayrıca tebliğ edilir.

(3) İhalenin iptal edilmesi halinde, yapılmış olan bütün başvurular veya verilmiş olan bütün teklifler reddedilmiş sayılır ve açılmaksızın iade edilir. İhalenin iptal edilmesi nedeniyle idareden herhangi bir hak talebinde bulunulamaz.

(4) İhalenin iptal edilmesi durumunda, iptal nedenleri gözden geçirilerek yeniden ihaleye çıkılabilir.

İKİNCİ KISIM

İhaleye Katılımda Yeterlik Kriterlerine Yönelik Düzenlemeler

BİRİNCİ BÖLÜM Ortak Hükümler

Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler

MADDE 28 – (1) Genel uygunluk, mali kapasite ve teknik yetenek değerlendirme kriterleri ve istenecek belgeler, rekabeti engelleyecek şekilde belirlenemez.

(2) Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirilmesinde aranılacak kriterler ile kısa listeye alınacak aday sayısı veya sayı aralığının ön yeterlik ilanı ve şartnamesinde, kısa listeye alınacakların belirlenmesi için öngörülen puanlama kriterlerinin ise ön yeterlik şartnamesinde belirtilmesi zorunludur.

(3) Ön yeterlik aşamasında bankalardan temin edilecek belgeler ve iş hacmini gösteren belgeler ile iş deneyimine ilişkin belgelerde aranılacak yeterlik kriterleri parasal tutar olarak belirlenir.

(4) Ortak girişimin yeterli bulunması ortakların her birinin ayrı ayrı yeterli bulunduğunu göstermez ve ön yeterlik değerlendirmesi sonucu yeterli görülen ortak girişimin ihaleden önce bozulması halinde davet mektubu geçersiz sayılır.

(5) Kısmi teklif verilmesine imkan tanınan ihalelerde; ilanda ve dokümanda işin başvuruda bulunulabilecek veya teklif verilebilecek her bir kısmı ve bu kısımlar için tespit edilen yeterlik kriterleri ayrı ayrı gösterilir. Aday veya isteklinin yeterlik değerlendirmesi, başvuruda bulunduğu veya teklif verdiği her bir kısım için ayrı ayrı yapılır.

(6) İşin farklı uzmanlıklar gerektirmesi durumunda, konsorsiyumların ihaleye katılıp katılamayacağının, katılabilecekler ise işin uzmanlık gerektiren kısımlarının ihale veya ön yeterlik ilanları ile ihale veya ön yeterlik dokümanında belirtilmesi zorunludur. Konsorsiyumlar tarafından yeterlik belgelerinin nasıl sunulacağı idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ayrıca belirtilir. Konsorsiyumların katılabileceği ihalelerde, bir konsorsiyum ortağı tarafından birden fazla kısma teklif verilebilir.

(7) İş deneyimini gösteren belgeler dışındaki parasal tutar ihtiva eden yeterlik belgelerinin yabancı para birimi cinsinden düzenlenmiş olması halinde, bu belgelerdeki parasal tutarlar, ilk ilan veya davet tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanan Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru üzerinden; yabancı para birimi cinsinden teklif verilebilecek durumlarda ise ilk ilan veya davet tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanan Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası çapraz kuru üzerinden tekliflerin değerlendirilmesinde esas alınacak para birimine çevrilerek değerlendirilir.

İstenecek belgeler

MADDE 29 – (1) Mali kapasite ve yeterliğin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere adayın;

a) İhale konusu işin yaklaşık maliyetine bakılmaksızın tüm ihalelerde;

1) Mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve yasal olarak teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgelerin,

2) İhale konusu iş veya benzer işlerdeki deneyimini gösteren belgelerin,

3) Organizasyon yapısına ve personel durumuna ilişkin belgelerin,

4) İş hacmini gösteren toplam cirosu, taahhüt altında devam eden işlerin gerçekleştirilen kısmının ve bitirdiği iş miktarını

gösteren belgelerin,

b) Yaklaşık maliyeti, eşik değere eşit veya eşik değeri aşan işlerin ihalelerinde (a) bendinde sayılan belgelere ek olarak;

1) Mali durumu ile ilgili bankalardan temin edilecek belgelerin,

2) İlgili mevzuatı uyarınca yayımlanması zorunlu olan bilançosu veya bilançosunun gerekli görülen bölümleri, yoksa bunlara

eşdeğer belgeleri veya serbest meslek kazanç defteri özetinin

idarelerce istenilmesi zorunludur.

(2) Yukarıda sayılan belgeler dışında, Kanunun 10 uncu maddesinde yer alan diğer belgelerden hangilerinin yeterlik

değerlendirmesinde kullanılmak üzere isteneceği, ihale konusu işin niteliğine uygun biçimde ve bu Yönetmelikte düzenlenen esaslar çerçevesinde idarece belirlenir.

(3) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) İhalelerde bu Yönetmelik ve ekinde yer alanlar dışında hiçbir şekilde taahhütname istenemez. Ayrıca, ilk defa sunulacak yeni bir danışmanlık hizmet türünün ortaya çıkması durumunda, daha önce bu hizmeti yerine getirmiş yeterli sayıda istekli bulunamaması nedeniyle rekabet koşullarının oluşmayacağı anlaşılan ihalelerde, idareler iş deneyimi aramayabilir.

(4) Kısmi teklif verilmesine imkan tanınan ihalelerde; istenecek belgeler, işin tamamı dikkate alınarak hesaplanan yaklaşık maliyete göre belirlenir.

(5) İhaleye katılımda yeterlik belgesi olarak istenilen belgelerin ön yeterlik şartnamesinin ön yeterlik kriterleri ve bunlara ilişkin belgeler başlıklı maddesinde belirtilmesi zorunludur. Bu kriterlere ilişkin ayrıntılı teknik özelliklere yönelik düzenleme, teknik şartnamede yapılır.

Belgelerin sunuluş şekli

MADDE 30 – (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale ve son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir.

(3) Türkiye Cumhuriyetinin yabancı ülkelerde bulunan temsilcilikleri tarafından düzenlenen belgeler dışında yabancı ülkelerde düzenlenen belgeler ile yabancı ülkelerin Türkiye’deki temsilcilikleri tarafından düzenlenen belgelerin tasdik işlemi aşağıdaki şekilde yapılır:

a) Tasdik işleminden, belgedeki imzanın doğruluğunun, belgeyi imzalayan kişinin hangi sıfatla imzaladığının ve varsa üzerindeki

mühür veya damganın aslı ile aynı olduğunun teyidi işlemi anlaşılır.

b) Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesine taraf ülkelerde düzenlenen ve bu Sözleşmenin 1

inci maddesi kapsamında bulunan resmi belgeler, “apostil tasdik şerhi” taşıması kaydıyla Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu veya Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tasdik işleminden muaftır.

c) Türkiye Cumhuriyeti ile diğer devlet veya devletler arasında, belgelerdeki imza, mühür veya damganın tasdik işlemini düzenleyen hükümler içeren bir anlaşma veya sözleşme bulunduğu takdirde, bu ülkelerde düzenlenen belgelerin tasdik işlemi, bu anlaşma veya sözleşme hükümlerine göre yaptırılabilir.

ç) “Apostil tasdik şerhi” taşımayan veya (c) bendi kapsamında sunulmayan yabancı ülkelerde düzenlenen belgelerin, o ülkedeki Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu tarafından veya sırasıyla o ülkenin Türkiye’deki temsilciliği ile Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından tasdik edilmesi gerekir. Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğunun bulunmadığı ülkelerde düzenlenen belgeler ise sırasıyla, düzenlendiği ülkenin Dışişleri Bakanlığı, bu ülkeyle ilişkilerden sorumlu Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu veya bu ülkenin Türkiye’deki temsilciliği ve Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından tasdik edilmelidir.

d) Yabancı ülkenin Türkiye’deki temsilciliği tarafından düzenlenen belgeler, Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından tasdik edilmelidir.

e) Fahri konsolosluklarca düzenlenen belgelere dayanılarak işlem tesis edilemez.

f) İdare, tasdik işleminden muaf tuttuğu resmi niteliği bulunmayan belgeleri ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtir.

(4) Başvuru veya teklif kapsamında sunulacak belgelerin tercümeleri ve bu tercümelerin tasdik işlemi aşağıdaki şekilde yapılır:

a) Yerli istekliler ile Türk vatandaşı gerçek kişi ve/veya Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişi ortağı bulunan iş ortaklıkları veya konsorsiyumlar tarafından sunulan ve yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümelerinin Türkiye’deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanması zorunludur. Bu tercümeler Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tasdik işleminden muaftır.

b) Yabancı istekliler tarafından sunulan ve yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümeleri ile bu tercümelerin tasdik işlemi aşağıdaki şekilde yapılır:

1) Tercümelerin tasdik işleminden, tercümeyi gerçekleştiren yeminli tercümanın imzası ve varsa belge üzerindeki mührün ya da damganın aslı ile aynı olduğunun teyidi işlemi anlaşılır.

2) Belgelerin tercümelerinin, düzenlendiği ülkedeki yeminli tercüman tarafından yapılmış olması ve tercümesinde “apostil tasdik şerhi” taşıması halinde, bu tercümelerde başkaca bir tasdik şerhi aranmaz. Bu tercümelerin “apostil tasdik şerhi” taşımaması durumunda ise tercümelerdeki imza ve varsa üzerindeki mühür veya damga, bu ülkedeki ilgili Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu tarafından veya sırasıyla belgenin düzenlendiği ülkenin Türkiye’deki temsilciliği ile Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından tasdik edilmelidir.

3) Türkiye Cumhuriyeti ile diğer devlet veya devletler arasında belgelerdeki imza, mühür veya damganın tasdik işlemini düzenleyen hükümler içeren bir anlaşma veya sözleşme bulunduğu takdirde, belgelerin tercümelerinin tasdik işlemi de anlaşma veya sözleşme hükümlerine göre yaptırılabilir.

4) Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğunun bulunmadığı ülkelerde düzenlenen belgelerin tercümelerinin, o ülkedeki yeminli tercüman tarafından yapılmış olmakla birlikte, “apostil tasdik şerhi” taşımaması durumunda ise; söz konusu tercümedeki imza ve varsa üzerindeki mühür veya damganın, sırasıyla bu ülkenin Dışişleri Bakanlığı, bu ülkeyle ilişkilerden sorumlu Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu veya bu ülkenin Türkiye’deki temsilciliği ve Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından tasdik edilmesi gereklidir.

(5) Yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümelerinin, Türkiye’deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanması halinde ise, bu tercümelerde başkaca bir tasdik şerhi aranmaz.

(6) Kalite ve standarda ilişkin belgelerin tasdik işlemi aşağıdaki şekilde yapılır:

a) Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Laboratuvar Akreditasyon İşbirliği Karşılıklı Tanınma Anlaşmasında yer alan akreditasyon kurumları tarafından yabancı ülkede düzenlenen belgeler, Türk Akreditasyon Kurumundan alınan teyit yazısı ile birlikte sunulması durumunda tasdik işleminden muaftır. Bu belgelerden yabancı dilde düzenlenenlerin tercümelerinin, Türkiye’deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanması zorunludur. Bu tercümeler Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tasdik işleminden muaftır.

b) Türk Akreditasyon Kurumundan bir teyit yazısı alınmadan sunulabilen ve yabancı ülkede düzenlenen kalite ve standarda ilişkin belgelerin tasdik işlemi ve tercümelerinin yapılması dördüncü ve beşinci fıkralardaki esaslara tabidir.

(7) (Ek:RG‐16/3/2011‐27876) (Değişik:RG‐16/7/2011‐27996) (2) İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgelerin elektronik ortamda sunulması ya da kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen belgelerin sunulmasına yönelik olarak Kurum tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde ihale ve ön yeterlik dokümanında düzenleme yapılabilir.

İKİNCİ BÖLÜM Ortak Girişim

İş Ortaklığı

MADDE 31 – (1) Birden fazla gerçek veya tüzel kişi iş ortaklığı oluşturmak suretiyle her türlü ihaleye katılabilir.

(2) İş ortaklığını oluşturanlar, hak ve sorumluluklarıyla işin tümünü birlikte yapmak üzere ortaklık yapar.

(3) İş ortaklığı, başvuru ve teklifiyle birlikte pilot ortağın da belirlendiği İş Ortaklığı Beyannamesini vermek zorundadır.

(4) İş ortaklığında en çok hisseye sahip ortak, pilot ortak olarak gösterilmek zorundadır. Ancak, bütün ortakların hisse oranlarının

eşit olduğu veya diğer ortaklara göre daha fazla hisse oranına sahip ve hisseleri birbirine eşit olan ortakların bulunduğu iş ortaklığında ise bu ortaklardan biri pilot ortak olarak belirlenir. Ortakların hisse oranları, İş Ortaklığı Beyannamesinde gösterilir.

(5) İş ortaklıklarının ihaleye katılabilmek için sunacakları belgelerin belirlenmesinde ve yeterlik kriterlerine ilişkin değerlendirmede bu Yönetmeliğin İkinci Kısmında yer alan düzenlemeler esas alınır.

(6) İhalenin iş ortaklığı üzerinde kalması halinde iş ortaklığı tarafından, sözleşmenin imzalanmasından önce noter onaylı ortaklık sözleşmesinin idareye verilmesi zorunludur. Bu sözleşmede, ortakların hisse oranları ve pilot ortak ile diğer ortakların işin yerine getirilmesinde müştereken ve müteselsilen sorumlu olduğu açıkça belirtilir.

Konsorsiyum

MADDE 32 – (1) İdare, konsorsiyumların ihaleye katılıp katılamayacağını, katılabilecekleri ihalelerde ise işin farklı uzmanlık gerektiren ilgili kısımlarını ön yeterlik ilanında ve şartnamesinde belirtilir.

(2) Konsorsiyumun başvurusu ve teklifiyle birlikte koordinatör ortağın da belirlendiği Konsorsiyum Beyannamesini vermek zorundadır.

(3) Konsorsiyumun ihaleye katılabilmek için sunacakları belgelerin belirlenmesinde ve yeterlik kriterlerine ilişkin değerlendirmede bu Yönetmeliğin İkinci Kısmında yapılan düzenlemeler esas alınır.

(4) İhalenin konsorsiyum üzerinde kalması halinde konsorsiyum tarafından, sözleşme imzalanmadan önce noter onaylı konsorsiyum sözleşmesinin idareye verilmesi zorunludur. Bu sözleşmede, konsorsiyumu oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin işin hangi kısmını taahhüt ettikleri ve işin yerine getirilmesinde, koordinatör ortak aracılığıyla aralarında koordinasyonu sağlayacakları belirtilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Mali Kapasiteye İlişkin Belgeler

Bankalardan temin edilecek belgeler

MADDE 33 – (1) Mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek yeterlik belgesi, banka referans mektubudur. Banka referans mektubu, Türkiye’de veya yurt dışında faaliyet gösteren bankalardan temin edilebilir. Banka referans mektubunun ilk ilan tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

(2) İhalenin ön yeterlik aşamasında adayın, bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, yaklaşık maliyetin % 5’i ile % 15’i aralığında idare tarafından belirlenecek parasal tutardan az olamaz.

(3) Bu kriter mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.

(4) İş ortaklığında, ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ortaklık oranına bakılmaksızın bu yeterlik kriteri sağlanabilir. Konsorsiyumda ise bu belgelerin her bir ortak tarafından, kendi kısmı için belirlenen yeterlik kriterini sağlayacak şekilde sunulması gerekir.

(5) Gerek görüldüğünde, banka referans mektubunun teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılır. Yapılan teyitlerin bankanın en az iki yetkilisinin imzasını taşıması zorunludur.

Bilanço veya eşdeğer belgeler

MADDE 34 – (Değişik:RG‐16/7/2011‐27996)(2)

(1) Bilançonun veya eşdeğer belgelerin istenildiği ihalelerde ihalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait;

a) Yayınlanması zorunlu olan yıl sonu bilançosunun veya gerekli bölümlerinin,

b) (a) bendinde belirtilen belgelere eşdeğer belgelerin,

her ikisinin de idarece istenilmesi zorunludur.

(2) Bilanço veya eşdeğer belgeler kapsamında;

a) İlgili mevzuatı uyarınca bilançosunu yayımlatma zorunluluğu olan aday ve istekliler yıl sonu bilançosunu veya bilançonun

üçüncü fıkradaki kriterlerin sağlandığını gösteren bölümlerini,

b) İlgili mevzuatı uyarınca bilançosunu yayımlatma zorunluluğu olmayan aday ve istekliler yıl sonu bilançosunu veya bilançonun

üçüncü fıkradaki kriterlerin sağlandığını gösteren bölümlerini ya da bu kriterlerin sağlandığını göstermek üzere (Ek ibare:RG‐ 12/6/2015‐29384) serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavirce standart forma uygun olarak düzenlenen belgeyi,

sunar.

(3) Adayın veya isteklinin ikinci fıkra uyarınca sunduğu belgelerde;

a) Belli sürelerde nakit akışını sağlayabilmesi için gerekli likiditeye ve kısa dönem (bir yıl) içinde borç ödeme gücüne sahip olup

olmadığını gösteren cari oranın (dönen varlıklar/kısa vadeli borçlar) en az 0,75 olması (hesaplama yapılırken; yıllara yaygın inşaat maliyetleri dönen varlıklardan, yıllara yaygın hakediş gelirleri ise kısa vadeli borçlardan düşülecektir),

b) Aktif varlıkların ne kadarının öz kaynaklardan oluştuğunu gösteren öz kaynak oranının (öz kaynaklar/toplam aktif) en az 0,15 olması (hesaplama yapılırken, yıllara yaygın inşaat maliyetleri toplam aktiflerden düşülecektir),

c) Kısa vadeli banka borçlarının öz kaynaklara oranının 0,50’den küçük olması,

ve belirtilen üç kriterin birlikte sağlanması zorunludur. Sunulan bilançolarda varsa yıllara yaygın inşaat maliyetleri ile yıllara yaygın hakediş gelirlerinin gösterilmesi gerekir.

(4) Yukarıda belirtilen kriterleri bir önceki yılda sağlayamayanlar, son iki yıla ait belgelerini sunabilirler. Bu takdirde, son iki yılın parasal tutarlarının ortalaması üzerinden yeterlik kriterlerinin sağlanıp sağlanmadığına bakılır.

(5) İhale veya son başvuru tarihi yılın ilk dört ayında olan ihalelerde, bir önceki yıla ait belgelerini sunmayanlar, iki önceki yıla ait belgelerini sunabilirler. Bu belgelerde yeterlik kriterini sağlayamayanlar ise iki önceki yılın belgeleri ile üç önceki yılın belgelerini sunabilirler. Bu durumda, belgeleri sunulan yılların parasal tutarlarının ortalaması üzerinden yeterlik kriterlerinin sağlanıp sağlanmadığına bakılır.

(6) 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 174 üncü maddesine göre takvim yılından farklı hesap dönemi belirlenen aday ve isteklinin bilançoları için bu hesap dönemi esas alınır.

(7) Bilanço veya bilançonun üçüncü fıkradaki kriterlerin sağlandığını gösteren bölümlerinin ilgili mevzuatına göre düzenlenmiş ve (Ek ibare:RG‐12/6/2015‐29384) serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir ya da vergi dairesince onaylanmış olması zorunludur. Yabancı ülkede düzenlenen bilanço veya bilançonun üçüncü fıkradaki kriterlerin sağlandığını gösteren bölümlerinin ise o ülke mevzuatına göre düzenlenmesi ve bu belgeleri düzenlemeye yetkili merci tarafından onaylanmış olması gereklidir.

(8) Yabancı ülkede düzenlenen yayımlanması zorunlu olmayan bilançoların veya bunların bölümlerinin ibraz edilmemesi durumunda, yukarıda belirtilen kriterlerin sağlandığı o ülke mevzuatına göre bu belgeleri düzenlemeye yetkili merci tarafından onaylanmış belge ile tevsik edilebilir.

(9) Serbest meslek erbabı tarafından sunulan, ilgili mevzuatına göre düzenlenmiş ve onaylanmış serbest meslek kazanç defteri özetinde gösterilen değerlere göre, son yıla ait toplam gelirin toplam gidere oranının veya son iki yıla ait gelir ve giderlerin parasal tutarlarının ortalaması üzerinden bulunacak oranın en az (1,25) olması şartı aranır. Serbest meslek kazanç defteri özetinin (Ek ibare:RG‐12/6/2015‐29384) serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir ya da vergi dairesince onaylı olması gerekir. Bu durumda, ikinci, üçüncü, dördüncü, yedinci ve sekizinci fıkralar hariç diğer fıkralarda yer alan hükümler serbest meslek kazanç defteri özeti için de geçerlidir.

(10) Aday veya isteklinin ortak girişim olması halinde, ortakların her birinin istenen belgeleri ayrı ayrı sunması ve üçüncü fıkranın (a), (b) ve (c) bentlerinde veya serbest meslek kazanç defteri özetine ilişkin dokuzuncu fıkrada belirtilen kriterleri sağlaması zorunludur.

İş hacmini gösteren belgeler

MADDE 35 – (1) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) Aday ve isteklilerden iş hacmini gösteren belgelere ilişkin olarak;

a) İhalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait toplam ciroyu gösteren gelir tablosunun,

b) Taahhüt altında devam eden danışmanlık hizmet işlerinin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen danışmanlık hizmet işlerinin

parasal tutarını gösteren ihalenin yapıldığı yıldan önceki yılda düzenlenmiş faturaların,

her ikisinin de idarelerce istenilmesi zorunludur.

(2) Aday veya isteklinin birinci fıkrada belirtilen belgelerden birini sunması yeterlidir. Serbest meslek erbabının iş hacmi serbest

meslek kazanç defteri özeti ile belgelendirilir.

(3) Taahhüt altında devam eden işlerin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen işlerin parasal tutarını tevsik etmek üzere;

danışmanlık hizmet işleri ile ilgili fatura örnekleri ya da bu örneklerin noter, (Ek ibare:RG‐12/6/2015‐29384) serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir ya da vergi dairesince onaylı suretleri sunulur.

(4) Toplam ciro; gelir tablosundaki brüt satışlar tutarından, satıştan iadeler, satış iskontoları ve diğer indirimlerin tutarları düşülmek suretiyle ulaşılan net satışlar tutarıdır.

(5) Taahhüt altında devam eden işlerin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen işlerin parasal tutarının hesabında, yurt içinde ve yurt dışında gerçekleştirilen işlerden elde edilen gelirlerin toplamı dikkate alınır.

(6) İhalenin ön yeterlik aşamasında, toplam ciro için yaklaşık maliyetin % 25’i ile % 35’i aralığında, taahhüt altında devam eden işlerin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen işlerin parasal tutarı için ise yaklaşık maliyetin % 15’i ile % 25’i aralığında idarece belirlenecek parasal tutar asgari yeterlik kriteri olarak öngörülür. Bu kriterlerden herhangi birini sağlayan ve sağladığı kritere ilişkin belgeyi sunan aday veya istekli yeterli kabul edilir.

(7) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) Altıncı fıkradaki kriterleri bir önceki yılda sağlayamayanlar, son iki yıla ait belgelerini sunabilirler. Bu takdirde, son iki yılın parasal tutarlarının ortalaması üzerinden yeterlik kriterlerinin sağlanıp sağlanmadığına bakılır.

(8) İhale veya son başvuru tarihi yılın ilk dört ayında olan ihalelerde, bir önceki yıla ait gelir tablosunu sunmayanlar, iki önceki yılın gelir tablosunu sunabilirler. Bu gelir tablosunun yeterlik kriterini sağlayamaması halinde, iki önceki yılın ve üç önceki yılın gelir tabloları sunulabilir. Bu durumda, gelir tabloları sunulan yılların parasal tutarlarının ortalaması üzerinden yeterlik kriterlerinin sağlanıp sağlanmadığına bakılır.

(9) 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 174 üncü maddesine göre takvim yılından farklı hesap dönemi belirlenen adayın gelir tablosu için bu hesap dönemi esas alınır.

(10) Gelir tablosunun veya serbest meslek kazanç defteri özetinin (Ek ibare:RG‐12/6/2015‐29384) serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir ya da vergi dairesince onaylı olması zorunludur. Yabancı ülkede düzenlenen gelir tablosunun o ülke mevzuatına göre düzenlenmesi ve bu belgeyi düzenlemeye yetkili merci tarafından onaylanmış olması gereklidir.

(11) İş ortaklığı olarak ihaleye katılan aday ve isteklilerde; iş hacmine ilişkin kriterlerin, her bir ortak tarafından iş ortaklığındaki hissesi oranında sağlanması zorunludur.

(12) Konsorsiyum olarak ihaleye katılan aday ve isteklilerde; iş hacmine ilişkin kriterlerin, her bir ortak tarafından kendi kısmı için sağlanması zorunludur.

(13) Aday veya isteklinin, ortak girişimin ortağı olarak taahhüdü altında devam eden işlerinin gerçekleştirilen kısmının veya bitirdiği işlerinin parasal tutarı; iş ortaklığındaki hissesi oranında, konsorsiyumda ise taahhüt ettikleri iş kısımları üzerinden hesaplanır.

İş hacmine ilişkin belge tutarlarının güncellenmesi

MADDE 36 – (1) İş hacmine ilişkin belge tutarları aşağıdaki şekilde güncellenir:

a) Yıllık toplam ciro, gelirin elde edildiği yılın Haziran ayına ait (Mülga ibare:RG‐7/6/2014‐29023) (...)(6) endeksin, ilk ilan tarihinin içinde bulunduğu aydan bir önceki aya ait endekse oranlanması suretiyle bulunan katsayı üzerinden güncellenir.

b) Taahhüt altında devam eden işlerin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen işlerin parasal tutarı, fatura tarihinin içinde

bulunduğu aydan bir önceki aya ait (Mülga ibare:RG‐7/6/2014‐29023) (...)(6) endeksin, ilk ilan tarihinin içinde bulunduğu aydan bir önceki aya ait endekse oranlanması suretiyle bulunan katsayı üzerinden güncellenir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Teknik Yeteneğe İlişkin Belgeler

Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler

MADDE 37 – (1) İhalelerde aday ve isteklilerden;

a) Gerçek kişi olması halinde, kayıtlı olduğu ilgili meslek odasından ya da ticaret ve/veya sanayi odasından, ilk ilan tarihinin veya

ihale veya son başvuru tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin,

b) Tüzel kişi olması halinde, ilgili mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından, ilk ilan tarihinin ya da ihale

veya son başvuru tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin,

c) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

ç) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri

belirten son durumu gösterir, Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin,

d) Gerçek kişi olması halinde, kayıtlı olduğu ilgili meslek odasından ya da ticaret ve/veya sanayi odasından alınmış ticaret siciline tescil veya ilgili meslek odasına kayıt tarihini gösterir belgenin,

e) Tüzel kişi olması halinde, ticaret ve/veya sanayi odasından alınmış ticaret siciline tescil tarihini gösterir belgenin

istenilmesi zorunludur.

(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin

noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur.

(3) İş ortaklığında, iş ortaklığı beyannamesinin ve iş ortaklığını oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin her birinin ilgisine göre birinci

fıkranın (a), (b), (c) ve (ç) bentlerindeki belgeleri ayrı ayrı vermesi zorunludur. Konsorsiyumda ise konsorsiyum beyannamesinin ve konsorsiyumu oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin her biri tarafından ilgisine göre birinci fıkranın (a), (b), (c) ve (ç) bentlerindeki belgelerin ayrı ayrı verilmesi zorunludur. Birinci fıkranın (d) ve (e) bentlerindeki belgeleri iş ortaklığında pilot ortak, konsorsiyumda ise koordinatör ortak tarafından verilmesi zorunludur.

(4) İhale konusu işin yerine getirilmesi için alınması zorunlu olan ve ilgili mevzuatında o iş için özel olarak düzenlenen sicil, izin, ruhsat vb. belgelerin adaylar veya istekliler tarafından sunulmasına ilişkin hükümlere, ilan ve ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilir. İş ortaklarının her birinin söz konusu belgeleri ayrı ayrı sunması, konsorsiyumda ise her bir ortağın kendi kısmına ilişkin belgeleri sunması zorunludur.

İş deneyimini gösteren belgeler

MADDE 38 – (1) Aday ve isteklilerden; yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan danışmanlık hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin,

b) İlk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son onbeş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan yapımla ilgili danışmanlık hizmet işlerindeki deneyimi gösteren belgelerin,

c) İlk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son onbeş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan yapımla ilgili danışmanlık hizmet işlerinde ilk sözleşme bedelinin en az % 80'i oranında denetlenen ya da yönetilen işlerle ilgili deneyimi gösteren belgelerin,

ç) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) Devam eden yapımla ilgili danışmanlık hizmet işlerinde; ilk sözleşme bedelinin kusursuz olarak tamamlanması ve ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son onbeş yıl içinde gerçekleşme oranının toplam sözleşme bedelinin en az % 80'ine ulaşması şartıyla; kusursuz olarak gerçekleştirilen ya da ilk sözleşme bedelinin en az % 80’i oranında denetlenen veya yönetilen işlerle ilgili deneyimi gösteren belgelerin,

d) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80’inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan danışmanlık hizmet işleri ve son on beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan yapımla ilgili danışmanlık hizmet işlerine ilişkin deneyimi gösteren belgelerin,

istenilmesi zorunludur.

(2) ) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) Kabul tarihi veya gerçekleşme oranının toplam sözleşme bedelinin en az % 80'ine ulaştığı tarih, ilk ilan veya davet tarihi ile ihale veya son başvuru tarihi arasında olan işler de birinci fıkra kapsamında değerlendirilir.

(3) Yönetmeliğin 3 üncü maddesinde yer alan benzer iş tanımında belirtilen esaslara uygun biçimde, hangi nitelikteki iş ya da işlerin benzer iş kabul edileceği idare tarafından tespit edilerek ihale veya ön yeterlik dokümanında ve ön yeterliğe ilişkin ilan veya davet belgelerinde belirtilir.

(4) İş deneyiminin belirlenmesi amacıyla; ihalenin ön yeterlik aşamasında, yaklaşık maliyetin %25’i ile % 50’si aralığında idarece belirlenecek parasal tutardan az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin sunulması ön yeterlik asgari şartı olarak istenir.

(5) (Değişik:RG‐16/7/2011‐27996) (2) İş ortaklığında pilot ortağın, istenen iş deneyim tutarının en az % 70’ini, diğer ortakların her birinin, istenen iş deneyim tutarının en az % 10’unu sağlaması ve diğer ortak veya ortakların iş deneyim tutarı toplamının ise istenen iş deneyim tutarının % 30’undan az olmaması gerekir. Ancak ihaleye katılan iş ortaklığının ortakları tarafından ortaklık oranları ve yapısı aynı olmak kaydıyla daha önce kurulmuş olan iş ortaklığının gerçekleştirdiği bir işten elde edilen iş deneyimini gösteren belgelerin sunulması halinde, pilot ortak ve diğer ortakların her birinin birinci cümledeki oranlara göre asgari iş deneyim tutarını sağlaması koşulu aranmaz. Konsorsiyumda ise her bir ortağın kendi kısmı için istenen iş deneyim tutarını sağlaması zorunludur.

(6) Konsorsiyumların katılabileceği ihalelerde, uzmanlık gerektiren kısımlar esas alınarak konsorsiyum ortağı tarafından birden fazla kısma ya da tek bir aday veya istekli tarafından işin tamamına başvuruda bulunulması veya teklif verilmesi halinde, iş deneyimi tevsik etmek amacıyla, her bir kısım için iş deneyimini gösteren ayrı bir belge sunulabilir.

(7) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) Tüzel kişi tarafından iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya (Ek ibare:RG‐12/6/2015‐29384) serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır kesintisiz olarak bu şartın korunduğunu gösteren belgenin sunulması zorunludur.

(8) (Mülga:RG‐12/6/2015‐29384)

(9) İş deneyimi olarak, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce düzenlenmiş iş durum belgesi sunulması halinde, belgeyi düzenleyen idarenin, belgeye konu işte iş artışı varsa iş artışı tutarı, yazının tanzim edildiği tarih itibari ile toplam sözleşme bedelinin % 80’inin tamamlanıp tamamlanmadığı, tamamlanmış ise tamamlandığı tarihi belirtir yazısının başvuru veya teklif kapsamında sunulması zorunludur.

(10) İş deneyimi olarak, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce düzenlenmiş ve kabulü yapılmamış bir işe ait iş denetleme veya iş yönetme belgesinin sunulması halinde; belgeyi düzenleyen idarenin, belgeye konu işin kabulünün yapılıp yapılmadığı, yapılmışsa kabul tarihi, belgeye konu işte iş artışı varsa iş artışı tutarı, yazının tanzim edildiği tarih itibari ile toplam sözleşme bedelinin % 80’inin tamamlanıp tamamlanmadığı, tamamlanmış ise tamamlandığı tarihi belirtir yazısının başvuru veya teklif kapsamında sunulması zorunludur.

Organizasyon yapısına ve personel durumuna ilişkin belgeler

MADDE 39 – (1) (Değişik:RG‐4/3/2010‐27511) İhale konusu işin niteliğine göre, istenilen anahtar teknik personelin sayısı ve nitelikleri ön yeterlik şartnamesinde, ihale konusu işte çalıştırılması öngörülen teknik personelin sayısı ve nitelikleri ise idari

şartnamede düzenlenir. Ayrıca, adayın veya isteklinin organizasyon yapısına ilişkin bilgi (Değişik ibare:RG‐16/7/2011‐27996) (2) formları ile kendisi veya yönetici kadrosunun, anahtar teknik personelin ve teknik personelin eğitimini gösteren diploma veya mezuniyet belgesi ve toplam deneyim süresini gösteren ilgili meslek odası üye kayıt belgesi ve/veya hizmet çizelgesi ile özgeçmiş formunun istenilmesi zorunludur.

(2) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) Teknik personelin ve yeterlik kriteri olarak öngörülen anahtar teknik personelin sayısı ve meslek alanları ile mesleki deneyiminin, ihale konusu işin niteliğine uygun şekilde belirlenmesi ve bu personelin, ihale konusu işin

uzmanı olması zorunludur. (Ek cümle:RG‐16/7/2011‐27996) (2) İdarece yeterlik kriteri olarak öngörülecek anahtar teknik personelin sayısı, yaklaşık maliyeti eşik değerin altında olan ihalede en fazla iki, yaklaşık maliyeti eşik değere eşit ve eşik değerin üzerinde olan ihalede ise en fazla dört olarak istenir.

(3) (Değişik:RG‐16/7/2011‐27996) (2) Anahtar teknik personelde aranacak toplam mesleki deneyim süresi en fazla 10 yıl, benzer deneyim ise en fazla 5 yıl olarak öngörülebilir. Anahtar teknik personel ve teknik personelin, özel sektörde geçen toplam deneyim süresi ilgili meslek odası üye kayıt belgesiyle, kamuda geçen toplam deneyim süresi hizmet çizelgesi ve/veya meslek odası üye kayıt belgesiyle; danışmanlık hizmet işleri ile ihale konusu iş ve benzer işlere ilişkin mesleki deneyimi özgeçmiş formuyla, ilgisine göre son başvuru veya ihale tarihi itibarıyla aday veya isteklinin bünyesinde bulunduğu hususu ise, son başvuru veya ihale tarihinden bir önceki aya ait Sosyal Güvenlik Kurumu onaylı “Hizmet Bildirimi” ile tevsik edilir. İlgili mevzuatı gereği kaydolabileceği bir meslek odası bulunmayan anahtar teknik personel ve teknik personelin, özel sektörde geçen toplam deneyim süresi diploma veya mezuniyet belgesi ile, kamuda geçen toplam deneyim süresi ise hizmet çizelgesi ve/veya diploma ya da mezuniyet belgesi tevsik edilir.

(4) Bir ihalede anahtar teknik personel olarak gösterilen personel, aynı zamanda sözleşmenin uygulanmasında teknik personel olarak istihdam edilebilir.

(5) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) İş ortaklıklarında, ortaklık oranına bakılmaksızın, pilot ve özel ortaklara ait anahtar teknik ve teknik personelin tamamı değerlendirilir. Konsorsiyumlarda, koordinatör ortağa ve diğer ortaklara ait anahtar teknik ve teknik personel işin uzmanlık gerektiren kısımları göz önünde bulundurularak, ayrı ayrı istenir ve değerlendirilir.

(6) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) Anahtar teknik personel olarak bildirilen kişiler, adayın bünyesinde çalıştıklarına ilişkin yazılı beyanlarını verirler. İsteklinin teknik personel olarak bildirdiği kişiler ise ihale konusu işte çalışacaklarına ilişkin yazılı beyanlarını verirler.

(7) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) Anahtar teknik personel ve teknik personel olarak bildirilen kişiler, aday veya isteklinin bünyesinde görev yaptıkları süre boyunca, başka bir gerçek veya tüzel kişide bünyesinde çalışamazlar.”

(8) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) Anahtar teknik personel ve teknik personel niteliğine sahip gerçek kişi aday veya istekliler, şahıs şirketi ortakları, limited şirketlerde müdürlük görevini yürüten ortaklar, anonim şirketlerin yönetim kurulu başkanı, yönetim kurulu üyeleri, murahhas müdür ve genel müdür ortakları, ortak girişimlerin ise gerçek kişi ortakları ve tüzel kişi ortaklarının yukarıda sayılan unvanları taşıyan gerçek kişi ortaklarının, anahtar teknik personel ve teknik personel olarak bildirilmesi durumunda, aday veya isteklinin bünyesinde çalıştığına dair belge aranmaz.

Makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler

MADDE 40 – (1) İşin yapılabilmesi için gerekli görülen, makine, teçhizat ve diğer ekipmanın sayısına ve niteliğine dokümanda yer verilir. Makine, teçhizat ve diğer ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır.

(2) Ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede, aday veya isteklinin kendi malı olması istenen ve teknik kriterlerine yönelik düzenleme yapılan, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ait belgelerin de başvuru veya teklif kapsamında sunulması zorunludur.

(3) Adayın veya isteklinin kendi malı olan makine, teçhizat ve diğer ekipman; ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da (Değişik ibare:RG‐12/6/2015‐29384) yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya serbest muhasebeci raporu ile tevsik edilir.

(4) Geçici ithalle getirilmiş veya finansal kiralama yoluyla edinilmiş makine ve ekipman, kira sözleşmesinin sunulması ve ilk ilan tarihine kadar kiralarının ödendiğinin belgelenmesi şartı ile adayın kendi malı sayılır.

(5) İş ortaklığında makine, teçhizat ve ekipman ortaklardan biri veya birkaçı tarafından sağlanabilir. Konsorsiyumlarda, makine, teçhizat ve ekipmana ilişkin belgeler, her bir ortağın kendi kısmı göz önünde bulundurularak, ortaklardan ayrı ayrı istenir ve değerlendirilir.

Kalite ve standarda ilişkin belgeler

MADDE 41 – (1) İşin niteliği göz önünde bulundurularak ön yeterlik şartnamesi ve idari şartnamede, Kalite Yönetim Sistem Belgesine ilişkin düzenleme yapılabilir. Bu belgenin Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edilen belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenmesi zorunludur. Bu belgelendirme kuruluşlarının, Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşu olduklarının ve bu kuruluşlarca düzenlenen belgelerin geçerliliğini sürdürdüğünün, Türk Akreditasyon Kurumundan alınacak bir yazı ile teyit edilmesi gerekir. Teyit yazısı ihale veya son başvuru tarihinde geçerli olması koşuluyla düzenlendiği tarihten itibaren bir yıl süreyle kullanılabilir. Ancak Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edilen belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenen ve TÜRKAK Akreditasyon Markası taşıyan belge ve sertifikalar için Türk Akreditasyon Kurumundan teyit alınması zorunlu değildir.

(2) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) Kalite yönetim sistem belgesinin ihale veya son başvuru tarihinde geçerli olması yeterlidir. Ancak, ihale ilk ilan tarihinden önce akreditasyonu geri çekilen belgelendirme kuruluşunun düzenlediği kalite yönetim sistem belgesinin sunulması durumunda bu belgeler geçerli kabul edilmez.

(3) İş ortaklıklarında, ortaklardan en az biri tarafından Kalite Yönetim Sistem Belgesinin sunulması zorunludur. Konsorsiyumda, hangi kısım veya kısımlar için istenen Kalite Yönetim Sistem Belgesi isteneceği dokümanda belirtilir. Bu durumda her bir ortağın kendi kısmı için istenen belgeyi sunması zorunludur.

BEŞİNCİ BÖLÜM İş Deneyimi

İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar

MADDE 42 – (1) İş deneyim belgeleri; Kanun kapsamındaki idareler ile Kanun kapsamı dışındaki diğer kamu kurum ve kuruluşlarına (kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve vakıf yükseköğretim kurumları hariç) bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak yurt içinde veya yurt dışında gerçekleştirilen işler ya da denetlenen veya yönetilen yapımla ilgili hizmet işleri için, iş sahibi tarafından düzenlenir ve sözleşmeyi yapan yetkili makam tarafından onaylanır.

(2) İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşların, bu niteliklerini kaybetmeleri halinde, daha önce düzenledikleri iş deneyim belgeleri bu Yönetmelikte öngörülen diğer şartları sağlamaları kaydıyla bu Yönetmelik kapsamında yapılan ihalelerde kullanılabilir.

(3) İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara, bu niteliklerini kaybetmelerinden önce taahhüt edilerek gerçekleştirilmiş olmalarına rağmen iş deneyim belgesi alınmayan işlere ilişkin olarak; kurum ve kuruluşların, bu niteliklerini kaybetmelerinden önce bağlı, ilgili veya ilişkili bulundukları kurum ve kuruluşlara iş deneyim belgesi düzenlenmesi için başvuruda bulunulabilir.

(4) (Ek:RG‐16/7/2011‐27996) (2) İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluşun hukuki varlığının sona ermesi durumunda, bu kurum veya kuruluşa daha önce taahhüt edilerek gerçekleştirilmesine rağmen iş deneyim belgesi alınmayan işlere ilişkin olarak;

a) Bu kurum veya kuruluşun yürüttüğü hizmetlerin devredildiği kamu kurum veya kuruluşuna,

b) Hukuki varlığı sona eren kurum veya kuruluşun yürüttüğü hizmetin devredilmemesi durumunda söz konusu kurum ya da kuruluşun hukuki varlığı sona ermeden önce bağlı, ilgili veya ilişkili bulunduğu kamu kurum veya kuruluşuna,

başvuruda bulunulabilir.

Belge düzenleme koşulları

MADDE 43‐ (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1)

(1) İş deneyim belgeleri; yapılan iş karşılığı bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak taahhüt edilen;

a) Kabulü yapılmış işlerde, bitirilen iş tutarının sözleşme bedeli oranına bakılmaksızın “yüklenici iş bitirme belgesi”,

b) İhale dokümanında alt yüklenici çalıştırılabileceği öngörülen işlerde, belge düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara taahhüt

edilen işlerin alt yüklenicileri için; sözleşmesinin tamamını bir bütün olarak gerçekleştirip bitirmek ve idare tarafından o işin kısmı kabulü veya esas sözleşmeye konu işin kabulü yapılmak şartıyla, “alt yüklenici iş bitirme belgesi”,

c) Ön veya kesin projeye dayanılarak ihale edilen yapım işlerinde, yüklenici ile imzaladığı sözleşme çerçevesinde alt yüklenici sıfatıyla ihale konusu işin uygulama projesini yapan danışmanlık hizmet sunucuları için, sözleşmesinin tamamını bir bütün olarak gerçekleştirip bitirilmesi ve uygulama projesinin de belgeyi düzenlemeye yetkili iş sahibi kurum veya kuruluş tarafından onaylanması kaydıyla, yapım işinin geçici kabulünün yapılması beklenmeksizin, “alt yüklenici iş bitirme belgesi”,

ç) Yapımla ilgili danışmanlık hizmet işlerinde;

1) Devam eden işlerde; işin ilk sözleşme bedelinin kusursuz olarak tamamlanması ve gerçekleşme oranının toplam sözleşme bedelinin en az % 80’ine ulaşarak kusursuz bir şekilde gerçekleştirilmesi halinde “yüklenici iş durum belgesi”,

2) Kabulü yapılmış işlerde, ilk sözleşme bedelinin en az % 80’i oranında denetleme ve yönetme görevinde bulunan mimar veya mühendislere “iş denetleme belgesi” veya “iş yönetme belgesi”,

3) Devam eden işlerde, işin ilk sözleşme bedelinin tamamlanması ve gerçekleşme oranının toplam sözleşme bedelinin en az % 80’ine ulaşarak kusursuz bir şekilde gerçekleştirilmesi halinde; ilk sözleşme bedelinin en az % 80’i oranında denetleme ve yönetme görevinde bulunan mimar veya mühendislere “iş denetleme belgesi” veya “iş yönetme belgesi”,

4) İlk sözleşme bedelinin en az % 80’inin bir kısmında denetleme, diğer kısmında yönetme görevinde bulunan mimar veya mühendislere bu görevlerde bulundukları toplam görev süresi esas alınarak, daha fazla bulunulan göreve göre tek bir “iş denetleme belgesi” veya “iş yönetme belgesi”

düzenlenir.

(2) İdarenin izni ile devredilen ve kabulü yapılan işlerde;

a) Devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde işin ilk sözleşme bedelinin en az % 80’i oranındaki kısmını gerçekleştiren

yüklenicilere “yüklenici iş bitirme belgesi”,

b) Yapımla ilgili danışmalık hizmet işlerinde, işin ilk sözleşme bedelinin en az % 80’i oranında denetleme ve yönetme görevinde

bulunan mimar veya mühendislere “iş denetleme belgesi” veya “iş yönetme belgesi”, düzenlenir.

(3) Devam eden yapımla ilgili danışmanlık hizmet işlerinde, iş durum belgesi düzenlenebilmesi için; ilk sözleşme bedelinin tamamlanması şartıyla, toplam sözleşme bedelinin en az % 80’lik kısmının gerçekleştirilmiş olması ve yapılan işlerin kusursuz

gerçekleştirilerek bedelinin ödenmiş ya da tahakkuka bağlanmış olması, (Mülga ibare:RG‐16/7/2011‐27996) (2) (...) iş durum belgesine esas teşkil edecek kontrollük tespitinde sözleşmeye, fen ve sanat kurallarına aykırılık teşkil eden açık kusur ve eksiklikler bulunmadığının belirlenmesi koşulları aranır.

(4) İş ortaklığında ortakların biri veya birkaçı tarafından sözleşmenin devredilmesi halinde, ilk sözleşme bedelinin en az % 80’inde bulunan ortağa kabul sonrası iş deneyim belgesi düzenlenir.

(5) (Değişik:RG‐16/7/2011‐27996) (2) Konsorsiyum tarafından gerçekleştirilen işlerde ortaklara iş bitirme belgesi düzenlenebilmesi için işin tamamının geçici kabulünün yapılmış olması, iş durum belgesi düzenlenebilmesi için konsorsiyum ortağının taahhüt ettiği iş kısmının ilk sözleşme bedelinin tamamlanması şartıyla o kısmın toplam sözleşme bedelinin en az %80’inin gerçekleştirilmiş olması zorunludur. Konsorsiyumlarda, ortakların biri veya birkaçı tarafından sözleşmenin devredilmesi halinde, ilgili iş kısmına ait ilk sözleşme bedelinin en az % 80’lik kısmında bulunan ortağa geçici kabul sonrası iş deneyim belgesi düzenlenir.

(6) Sözleşme bedelinden daha düşük bir bedelle tamamlanan işlerde, birinci, ikinci, dördüncü ve beşinci fıkralardaki ilk sözleşme veya sözleşme bedeli ifadelerinden, gerçekleştirilen iş tutarı anlaşılır.

(7) İşin sözleşme bedeline göre gerçekleşme oranı,

a) Keşfindeki birim fiyatlar üzerinden ihale indirimi yapılarak sözleşmeye bağlanmış işlerde; her türlü fiyat farkları hariç, ihale indirimi düşülmüş sözleşme yılı birim fiyatlarıyla ödenen tutarın, sözleşme bedeline oranlanması,

b) Götürü bedel veya birim fiyat üzerinden sözleşmeye bağlanan işlerde; her türlü fiyat farkları hariç, sözleşme fiyatlarıyla ödenen tutarın, sözleşme bedeline oranlanması,

c) Yabancı para birimi üzerinden sözleşmeye bağlanan işlerde; varsa her türlü fiyat farkları hariç, ödenen tutarın sözleşme bedeline oranlanması,

suretiyle bulunur.

(8) Yapımla ilgili danışmanlık hizmet işlerinde iş durum belgesi, düzenlendiği tarihten itibaren bir yıl süreyle kullanılabilir. Son kullanım tarihinden sonra kullanılmak üzere “iş durum belgesi” veya işin kabulünün yapılması üzerine “iş bitirme belgesi” düzenlenebilmesi için, mevcut iş durum belgesinin aslının idareye teslim edilmesi zorunludur.

(9) Afet bölgelerinde gerçekleştirilen işlerde; 6/3/2007 tarihli ve 26454 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Deprem Bölgelerinde Yapılacak Binalar Hakkında Yönetmeliğin ekinde yer alan esasların 1.2.1 maddesinde tanımlanan, depremin şiddetine göre yapıda meydana gelmesi beklenen hasarın üstünde bir hasar meydana gelmesinde kusuru bulunan yapımla ilgili danışmanlık hizmet işlerini gerçekleştiren yüklenicilere ve alt yüklenicilere bu işten dolayı iş deneyim belgesi verilmez; verilmiş ise, bu belgeler iş deneyimini tevsik eder belge olarak kullanılamaz. Hasarın tespitinde, ilgili/yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından onaylanmış hasar tespit komisyonu raporu esas alınır.

Belge için başvuru

MADDE 44 – (1) İş bitirme belgesi veya yapımla ilgili hizmet işlerinde iş durum belgesi düzenlenmesi talebiyle, belge düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara yapılacak, başvurularda, hangi iş için iş bitirme belgesi veya iş durum belgesinin talep edildiğinin belirtilmesi yeterlidir.

(2) Alt yüklenicilerin iş bitirme belgesi almak amacıyla yapacakları başvurularda; yüklenici ile alt yüklenici arasında imzalanan bedel içeren sözleşmenin ve bu sözleşmenin uygulanmasına ilişkin olarak, fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri ile serbest meslek makbuzu nüshaları veya bu nüshaların noter, (Ek ibare:RG‐12/6/2015‐29384) serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri, personel çalıştırılan işlerde o işe ait sosyal güvenlik prim ödemelerini gösteren belgelerin, sunulması zorunludur.

(3) Yapımla ilgili danışmanlık hizmet işlerinde; iş durum, iş denetleme veya iş yönetme belgesi için başvuruda bulunanlar dilekçelerine aşağıdaki belgeleri eklerler:

a) İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlarda mühendis veya mimar olarak görev alanlar için hizmet cetveli, görevlendirme yazısı.

b) İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara taahhütte bulunan yüklenici bünyesinde mühendis veya mimar olarak görev alanlar için; sosyal güvenlik prim ödemelerini gösteren belgeler.

c) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara taahhütte bulunan; anonim şirketlerde genel müdür, murahhas müdür, yönetim kurulu üyesi ve yönetim kurulu başkanı, limited şirketlerde şirket müdürü olarak görev alan; mühendis mimarlar için mezuniyet belgesi ile görevlerini aralıksız en az beş yıl yaptıklarını tevsik eden, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya (Ek ibare:RG‐12/6/2015‐29384) serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından düzenlenen belgeler.

d) İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara taahhütte bulunan yüklenicilerde proje müdürü olarak görev yapan mimar ve mühendisler için; mezuniyet belgesi, sözleşme konusu iş kapsamında proje müdürü olarak bildirildiğine ilişkin belge, sosyal güvenlik prim ödemelerini gösteren belgeler.

(6) İdareler tarafından başvuru sahiplerine belge verilirken, başvuruda verilen belgeler dışında işle ilgili olarak idarede bulunan belgeler de dikkate alınır.

İş deneyim tutarının tespiti

MADDE 45 – (1) İş deneyim belgelerine, fiilen gerçekleştirilen, denetlenen veya yönetilen işlerin tutarı olarak, devam eden işlerde ara hakediş raporlarındaki, kabulü yapılmış işlerde ise hakediş raporları ve varsa kesin hakediş raporundaki iş veya görevle ilgili tutarlar herhangi bir güncelleştirmeye tabi tutulmadan yazılır.

(2) Bu tutar;

a) Yurt içinde keşfindeki birim fiyatlar üzerinden ihale indirimi yapılmak suretiyle sözleşmeye bağlanmış işlerde; her türlü fiyat farkları hariç, varsa yasal keşif artışları dahil, ihale indirimi yapılmış, hakedişteki sözleşme yılı birim fiyatları ile yapılan işin tutarı üzerinden,

b) Yurt içinde götürü bedel veya birim fiyat teklif alınmak suretiyle sözleşmeye bağlanan işlerde; fiyat farkları hariç, varsa yasal keşif artışları dahil hakedişteki sözleşme fiyatları ile yapılan işin tutarı üzerinden,

c) Yabancı para üzerinden sözleşmeye bağlanan işlerde ise; varsa fiyat farkları hariç, keşif artışları dahil, sözleşme fiyatları ile işin döviz cinsinden tutarı üzerinden,

ç) Denetleme görevlerinde bulunanların iş deneyimi, denetledikleri işlerin lisans eğitimini aldıkları kendi mesleki alanları ile ilgili tutarları üzerinden, işin tamamında veya bir kısmında aynı sıfat ve görev unvanı ile eşzamanlı görev yapan birden fazla denetleme görevlisi bulunması halinde ise; görevlilerin sayısına bölünerek bulunan tutar üzerinden,

d) İşin tümünden sorumlu olarak görevlendirilen mühendis ve mimarlar için, aldıkları lisans eğitimlerine bakılmaksızın denetledikleri işin tamamı üzerinden,

e) Yönetme görevlerinde bulunanların iş deneyimi, yönettikleri tutarlar üzerinden, ancak işin tamamında veya bir kısmında aynı sıfat ve görev unvanı ile eşzamanlı görev yapan birden fazla yönetici olması halinde belge tutarı; yöneticilerin sayısına bölünerek bulunan tutarlar üzerinden,

f) İlk sözleşme bedelinin en az % 80’i oranındaki işin bir kısmında denetleme, diğer kısmında yönetme görevinde bulunanların iş deneyimi, (ç), (d) ve (e) bentlerinde belirtilen esaslar dahilinde, denetledikleri ve yönettikleri iş tutarlarının toplamı üzerinden

belirlenir.

(3) İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara doğrudan tek sözleşmeyle taahhüt edilmiş işlerin bir bölümünü yapan alt yüklenicilerin iş deneyiminin tutarının tespitinde; diğer belgelerin de bu tutarı doğrulaması şartıyla, yaptıkları işin esas sözleşme fiyatları ile hesaplanan tutarını geçmemek üzere, kendi sözleşmelerinde yazılı bedel esas alınır.

(4) Ön veya kesin projeye dayanılarak ihale edilen yapım işlerinde, yüklenici ile yaptığı sözleşme çerçevesinde alt yüklenici sıfatıyla ihale konusu işin uygulama projesini yapan danışmanlık hizmet sunucularının iş deneyimi tutarının tespitinde, sözleşmesinin tamamını bir bütün olarak gerçekleştirip bitirmek ve uygulama projesinin de iş sahibi idare tarafından onaylanması kaydıyla yaptıkları işin esas sözleşme fiyatları ile hesaplanan tutarını geçmemek üzere, kendi sözleşmelerinde yazılı bedel esas alınır.

İş deneyim belgelerinin verilmesi

MADDE 46 – (1) Belgeyi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluş herhangi bir başvuru olmaksızın iş deneyim belgesi düzenleyebilir. Ancak, hak sahibinin iş deneyim belgesi almak amacıyla belgeyi düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluşa başvurması halinde, başvuru tarihinden itibaren 30 gün içinde iş deneyim belgesinin düzenlenmesi zorunludur. Düzenleme koşullarını taşımayan başvuruda ise aynı süre içinde başvuru sahibine bu husus gerekçeli bir yazıyla bildirilir.

(2) Yüklenicilere iş deneyim belgeleri aşağıda belirtilen esaslara göre verilir:

a) İş bitirme belgesi; bitirilmiş ve kabulü yapılmış işlerde, bitirilen işin parasal tutarının sözleşme bedeline oranına bakılmaksızın, b) İş durum belgesi; devam eden yapımla ilgili danışmanlık hizmet işlerinde, işin ilk sözleşme bedelinin tamamlanması ve

gerçekleşme oranının toplam sözleşme bedelinin en az % 80’ine ulaşarak kusursuz olarak gerçekleştirilmesi şartıyla.

(3) Alt Yüklenicilere aşağıda belirtilen esaslara göre iş bitirme belgesi verilir:

a) Belge düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara taahhüt edilen işler için, ihale dokümanında alt yüklenici çalıştırılabileceği

öngörülen işlerde, belgeyi düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluşun onayı ile çalıştırılan alt yükleniciler tarafından gerçekleştirilen iş kısımları için idare tarafından o işin kısmı kabulü veya esas sözleşmeye konu işin kabulü yapılmak şartıyla,

b) Ön veya kesin projeye dayanılarak ihale edilen yapım işlerinde, yüklenici ile yaptığı sözleşme çerçevesinde alt yüklenici sıfatıyla ihale konusu işin uygulama projesini yapan danışmanlık hizmet sunucuları için, sözleşmesinin tamamını bir bütün olarak gerçekleştirip bitirmek ve uygulama projesinin de iş sahibi belgeyi düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluş tarafından onaylanması kaydıyla, yapım işinin geçici kabulü yapılması beklenmeksizin yaptıkları işin esas sözleşme fiyatları ile hesaplanan tutarını geçmemek üzere, kendi sözleşmelerinde yazılı bedel esas alınarak verilir. Yüklenici ile alt yüklenici arasında yapılan sözleşmelerde, nevi itibariyle verilen bir işin baştan sona yapılmasının öngörülmesi şartı aranır. Birden fazla alt yüklenici olması durumunda, alt yüklenicilere verilecek iş deneyimi tutarlarının toplamı toplam sözleşme bedelini aşamaz.

(4) Belge düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara taahhüt edilen yapımla ilgili danışmanlık hizmet işleri için mühendisler veya mimarlara aşağıdaki iş deneyim belgeleri verilir:

a) İş denetleme belgesi;

1) Lisans eğitimini aldıkları kendi mesleki alanları ile ilgili olarak denetledikleri işlerde; ilk sözleşme bedelinin en az % 80’i oranında fiilen görev yapmış olmak şartıyla, kontrol mühendisi ve aynı teknik seviyede denetleme görevinde bulunanlara,

2) Yüklenici bünyesinde, kendi meslekleri ile ilgili olarak ilk sözleşme bedelinin en az % 80’i oranında fiilen görev yapanlara olmak şartıyla

tek sözleşme ile ilişkili olarak düzenlenir ve verilir.

b) İş yönetme belgesi;

1) Bir görevlendirme yazısına veya idari düzenlemeye dayalı olarak, ilk sözleşme bedelinin en az % 80’i oranında fiilen görev

yapmış olmak şartıyla, yapım ve/veya teknik işlerden sorumlu olan; şube müdürü, proje müdürü, kontrol amiri, inşaat ve tesisat müdürü ve yardımcıları ve bunlarla aynı teknik seviyede görev yapanlar, il müdürü ve yardımcıları, bölge müdürü ve yardımcıları ile yapım ve/veya teknik işler daire başkanı ve yardımcıları, yapım ve/veya teknik işlerden sorumlu genel müdür yardımcıları ve genel müdür olarak görev yapanlara,

2) İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara taahhütte bulunan; anonim şirketlerde genel müdür, murahhas müdür, yönetim kurulu üyesi ve yönetim kurulu başkanı, limited şirketlerde şirket müdürü olarak görevlerini aralıksız en az beş yıldır sürdüren ve ilk sözleşme bedelinin en az % 80’i oranında fiilen görev yapan, en az beş yıllık mühendis veya mimarlara,

3) İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara taahhütte bulunan yüklenicilerde; idareye bildirilmesi kaydıyla, ilk sözleşme bedelinin en az % 80’i oranında sözleşme konusu işte proje müdürü olarak görev yapan en az 5 yıllık mühendis veya mimarlara

düzenlenir ve verilir.

(5) Ortak girişimler için;

a) İş ortaklığı tarafından gerçekleştirilen işlerde, ortakların her birinin hissesini ayrı ayrı gösteren ortak sayısı kadar iş bitirme

belgesi düzenlenir.

b) Konsorsiyumlarda her bir ortağa, ortaklar tarafından gerçekleştirilen iş kısımlarını ve tutarlarını gösteren iş bitirme belgesi

düzenlenir.

(6) İş bitirme, iş durum, iş denetleme ve iş yönetme belgeleri, belge sahibi gerçek veya tüzel kişiler dışındaki aday ve istekli

tarafından kullanılamaz, devredilemez, kiraya verilemez ve satılamaz. Bu belge sahiplerinin kuracakları veya ortak olacakları tüzel kişiliklerin ihaleye girebilmesinde; en az bir yıldır tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip olmaları ve teminat süresince (kesin kabule kadar) bu oranın muhafaza edilmesi zorunludur.

(7) Tüzel kişi tarafından sunulan iş deneyimini gösteren belgelerin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, bu ortağa ait iş deneyimini gösteren belgeler teminat süresi sonuna kadar başka bir tüzel kişiye kullandırılamaz.

(8) Şahıs şirketi ortaklarının (komandit şirketin komanditer ortağı hariç) şirketten ayrılmaları halinde, şirket adına düzenlenmiş olan iş durum veya iş bitirme belgesi ayrılan ortakların hisseleri oranında ihalelerde şahsi iş deneyimi olarak değerlendirilir. Bu belgelerin şirket adına kullanılmasında belge tutarı değerlendirilirken ayrılan ortakların hisselerine isabet eden tutar belge toplamından düşülür.

(9) Şahıs veya sermaye şirketlerinin Türk Ticaret Kanununa göre nev’i veya unvan değiştirmeleri halinde, değişiklikten önce sahip olunan iş deneyimlerini gösteren belgeler nev’i veya unvan değiştirmiş şirket tarafından ihalelerde iş deneyimi olarak kullanılabilir.

(10) (Ek:RG‐16/7/2011‐27996) (2) 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idareler ile diğer kamu kurum ve kuruluşlarında hangi sıfatla olursa olsun görevli olanlara ait iş deneyimini gösteren belgeler, bu kişilerin görevleri devam ettiği sürece kullanılamaz ve kullandırılamaz.

İş deneyim belgesi düzenlenemeyecek işlerde iş deneyimini gösteren belgeler ve bu belgelerde aranacak kriterler

MADDE 47 – (1) Gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan her türlü kurum ve kuruluşa bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen işlerde, iş deneyim belgesi düzenlenemez. Bu durumda, bitirilen işlere ilişkin iş deneyiminin belgelendirilmesinde aşağıdaki esaslar uygulanır:

a) Yurt dışında gerçekleştirilen işler hariç bu madde kapsamında yer alan işlerde; sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına ilişkin olarak 213 sayılı Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri çerçevesinde düzenlenen; fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri ile serbest meslek makbuzu nüshaları veya bu nüshaların noter, (Ek ibare:RG‐12/6/2015‐29384) serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri, (Mülga ibare:RG‐16/3/2011‐27876) (...) iş deneyimini gösteren belgelerdir. Aday veya istekli, iş deneyimini gösteren bu belgeleri başvuru veya teklifi kapsamında sunar. Bu maddede belirtilen işler için iş deneyim belgesi düzenlenmiş olsa bile, ihale komisyonunca dikkate alınamaz.

b) Yurt dışında gerçekleştirilen işlerde, o ülkenin resmi kurumları tarafından düzenlenmiş iş deneyimini gösteren belgeler veya sözleşme ve bu sözleşmeye bağlı olarak düzenlenen fatura örnekleri veya fatura örneğinin o ülkenin yetkili makamları tarafından onaylı suretleri ya da fatura dengi belgeler iş deneyimini gösteren belgeler olarak kabul edilir. Bu kapsamda sunulan belgelerin, o ülke mevzuatına göre düzenlenmesi, sözleşmede; iş sahibinin adı ve soyadı veya unvanı, işin yapıldığı yer ve iş tanımı, yüklenicinin adı ve soyadı veya ticaret unvanı, sözleşme bedeli ve tarihi ile işin bitim ve/veya kabul tarihinin gösterilmesi zorunludur.

c) Gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan kurum ve kuruluşlara gerçekleştirilen işlere ilişkin iş deneyim tutarının tespitinde, diğer belgelerin de bu tutarı doğrulaması şartıyla işin sözleşmesinde yazılı bedeli aşmamak üzere fiilen yapılan iş tutarı dikkate alınır. Sözleşmede iş artışına ilişkin hüküm bulunması durumunda, ayrıca sözleşme tutarının % 10’unu aşmamak üzere tamamlanan iş tutarı da dikkate alınır.

ç) Sözleşmenin, iş eksilişi yapılarak sona erdirilmesi durumunda, tarafların işin bu şekilde tamamlandığı hususunda anlaştığını gösterir belgenin iş deneyimini gösteren diğer belgelerle birlikte sunulması zorunludur.

d) İş deneyimini gösteren belgelerin değerlendirilmesinde ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl, yapımla ilgili danışmanlık hizmet alımlarında son onbeş yıl içinde kabulü gerçekleştiren işlerde, iş deneyimini gösteren belge tutarı tam olarak dikkate alınır. Kabulü, ihale ve son başvuru tarihi ile ilk ilan veya davet tarihi arasında yapılmış olan işler de bu kapsamda değerlendirilir. Sözleşmede kabul tarihine ilişkin bir düzenleme bulunmuyor ise, iş deneyimini gösteren belgeler kapsamında sunulan faturalardan en son düzenlenen faturanın tarihi kabul tarihi olarak dikkate alınır.

e) Birim fiyat üzerinden bağıtlanan ve toplam sözleşme tutarı bulunmayan süresi belirli bir sözleşmeye dayalı olarak ve sözleşme

süresi içinde gerçekleştirilen işin tutarını gösteren faturalardaki tutarların toplamı, toplam sözleşme tutarı olarak kabul edilir.

f) İş deneyimini gösteren belgelerin değerlendirilmesinde varsa fiyat farkları ile KDV hariç olarak belirlenen tutarlar dikkate alınır.

İş ortaklığı tarafından gerçekleştirilen işlerde, ortakların iş ortaklığındaki hisse oranı esas alınarak iş deneyim tutarı hesaplanır.

g) Konsorsiyum tarafından gerçekleştirilen işlerde, her bir ortak tarafından gerçekleştirilen iş kısmına yönelik tutar iş deneyim

tutarı olarak kabul edilir.

Değerlendirmeye ilişkin esaslar

ALTINCI BÖLÜM

İş Deneyimini Gösteren Belgelerin Değerlendirilmesi

MADDE 48 (3) – (1) Aday ve isteklilerin ihale konusu iş veya benzer işlerle ilgili iş deneyimlerinin değerlendirilmesinde; tek sözleşmeye ilişkin deneyimini gösteren belgeler dikkate alınır. Birden fazla iş deneyimi toplanarak değerlendirilemez.

(2) İş deneyimini gösteren belgelerde yer alan ancak, ihale konusu iş veya benzer iş kapsamında bulunmayan işlerin tutarları iş deneyiminde değerlendirmeye alınmaz.

(3) (Değişik:RG‐16/7/2011‐27996) (2) İş ortaklığı tarafından gerçekleştirilen işlerde ortakların iş deneyim tutarı, iş ortaklığındaki hisse oranı esas alınarak belirlenir. Ancak ihaleye katılan iş ortaklığının ortakları tarafından ortaklık oranları ve yapısı aynı olmak kaydıyla daha önce kurulmuş olan iş ortaklığının gerçekleştirdiği bir işten elde edilen iş deneyimini gösteren belgelerin sunulması halinde, iş ortaklığının iş deneyim tutarı, ortakların hisse oranlarına bakılmaksızın belge tutarı esas alınarak hesaplanır.

(4) Konsorsiyum tarafından gerçekleştirilen işlerde, her bir ortak tarafından gerçekleştirilen iş kısmına ilişkin tutar iş deneyim tutarı olarak değerlendirilir.

(5) İş deneyim belgelerinin değerlendirilmesinde;

a) İş bitirme belgelerinde, belgeye konu işin kabul tarihinin ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru danışmalık hizmet alımlarında son beş yıl, yapımla ilgili danışmanlık hizmet alımlarında ise son onbeş yıl içinde olması,

b) Yapımla ilgili danışmanlık hizmet alımlarına ilişkin iş durum belgelerinde, belgeye konu işin gerçekleşme oranının toplam sözleşme bedelinin en az % 80'ine ulaştığı tarihin, ihalenin ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son onbeş yıl içinde olması ve ilk sözleşme bedelinin tamamlanması,

c) Yapımla ilgili danışmanlık hizmet alımlarına ilişkin iş denetleme ve iş yönetme belgelerinde,

1) Belgeye konu işin kabul tarihinin ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son on beş yıl içinde olması kaydıyla, ilk sözleşme bedelinin en az yüzde seksenlik bölümünde fiilen denetleme veya yönetme faaliyetinde bulunulmuş olması,

2) Gerçekleşme oranının toplam sözleşme bedelinin en az % 80'ine ulaştığı tarihin, ihalenin ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son onbeş yıl içinde olduğu ve ilk sözleşme bedelinin tamamlandığı işlerde; ilk sözleşme bedelinin en az yüzde seksenlik bölümünde fiilen denetleme veya yönetme faaliyetinde bulunulmuş olması

şartı aranır ve kabul tarihi veya gerçekleşme oranının toplam sözleşme bedelinin en az % 80'ine ulaştığı tarihin, ihale ilk ilan veya davet tarihi ile ihale veya son başvuru tarihi arasında olduğu işler de bu kapsamda değerlendirilir.

(6) (Değişik:RG‐7/6/2014‐29023)(7) İş deneyim belge tutarlarının değerlendirilmesinde; a) İş bitirme ve iş durum belge tutarları tam olarak,

b) Denetim veya yönetim faaliyetleri nedeniyle alınan belge tutarları beşte bir oranında, dikkate alınır.

(7) (Ek:RG‐16/7/2011‐27996) (2) (3) (Mülga:RG‐7/6/2014‐29023)(7)

(8) (Değişik:RG‐7/6/2014‐29023)(7) Yapım işi kontrollüğü ve yapı denetimine ilişkin danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde, gerçek kişilerce denetim ve yönetim faaliyetleri nedeniyle yapım işlerinden alınan iş deneyim belge tutarları 1/50 oranında dikkate alınır.

(9) İş deneyimi olarak, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce düzenlenmiş iş durum belgesi sunulması halinde, belgeyi düzenleyen idarenin, belgeye konu işte iş artışı varsa iş artışı tutarı, yazının tanzim edildiği tarih itibari ile toplam sözleşme bedelinin % 80’inin tamamlanıp tamamlanmadığı, tamamlanmış ise tamamlandığı tarihi belirtir yazısının başvuru veya teklif kapsamında sunulması kaydıyla iş deneyimi olarak değerlendirilir.

(10) İş deneyimi olarak, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce düzenlenmiş ve kabulü yapılmamış bir işe ait iş denetleme veya iş yönetme belgesinin sunulması halinde; belgeyi düzenleyen idarenin, belgeye konu işin kabulünün yapılıp yapılmadığı, yapılmışsa kabul tarihi, belgeye konu işte iş artışı varsa iş artışı tutarı, yazının tanzim edildiği tarih itibari ile toplam sözleşme bedelinin % 80’inin tamamlanıp tamamlanmadığı, tamamlanmış ise tamamlandığı tarihi belirtir yazısının başvuru veya teklif kapsamında sunulması kaydıyla iş deneyimi olarak değerlendirilir.

İş deneyim tutarının güncellenmesi

MADDE 49 – (1) İş deneyimini gösteren belgelerde yazılı tutarlar aşağıdaki şekilde güncellenir:

a) Keşfindeki birim fiyatlar üzerinden ihale indirimi yapılmak suretiyle sözleşmeye bağlanan işlere ilişkin iş deneyimini gösteren

belgelerin tutarları; sözleşme birim fiyatlarına esas alınan yıldan bir önceki yılın Aralık ayına ait (Mülga ibare:RG‐7/6/2014‐29023) (...)

(6) endeksin, ilk ilan tarihinin içinde bulunduğu aydan bir önceki aya ait endekse oranlanması suretiyle bulunan katsayı üzerinden güncellenir.

b) Götürü bedel veya birim fiyat üzerinden sözleşmeye bağlanan işlere ilişkin iş deneyim belgelerinin tutarları; sözleşmenin

yapıldığı aydan bir önceki aya ait (Mülga ibare:RG‐7/6/2014‐29023) (...)(6) endeksin, ilk ilan tarihinin içinde bulunduğu aydan bir önceki aya ait endeksine oranlanması suretiyle bulunan katsayı üzerinden güncellenir.

(2) (Mülga:RG‐7/6/2014‐29023) (6)

(3) Türk Lirası üzerinden teklif verilen ihalelerde, yabancı para birimi cinsinden sözleşmeye bağlanan işlere ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin tutarları, belgeye konu işin sözleşme tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanan Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası

döviz alış kuru üzerinden Türk Lirasına çevrilir. Bulunan bu tutar, birinci (Değişik ibare:RG‐7/6/2014‐29023)(6) fıkranın (b) bendine göre güncellenir.

(4) Yabancı para birimi cinsinden teklif verilmesine izin verilen ihalelerde, yabancı para birimi cinsinden sözleşmeye bağlanan işlere ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin tutarları, ilk ilan veya davet tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanan Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası çapraz döviz kuru üzerinden teklife esas para birimine çevrilir.

(5) Yabancı para birimi cinsinden teklif verilmesine izin verilen ihalelerde, yabancı para birimi cinsinden teklif veren istekliye ait Türk Lirası üzerinden sözleşmeye bağlanan işlere ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin tutarları, birinci (Değişik ibare:RG‐7/6/2014‐

29023)(6) fıkranın (b) bendine göre güncellenir. Bu tutar, ilk ilan veya davet tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanan Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz satış kuru üzerinden, teklife esas para birimine çevrilir.

İhale komisyonlarının inceleme yetkisi

MADDE 50 – (1) İhale komisyonu, aday veya isteklilerce sunulan iş deneyimini gösteren belgelerde tereddüt duyulan hususlara ilişkin gerekli incelemeyi yapmaya yetkilidir.

(2) İhale komisyonlarının iş deneyimini gösteren belgelere ilişkin bilgi talepleri ilgililerce ivedilikle karşılanır.

YEDİNCİ BÖLÜM

İhale Dışı Bırakılma ve İhaleye Katılamayacak Olanlar

İhale dışı bırakılma

MADDE 51 – (1) Kanunun 10 uncu maddesinde yer alan hükümler gereğince;

a) İflas eden, tasfiye halinde olan, işleri mahkeme tarafından yürütülen, konkordato ilan eden, işlerini askıya alan veya kendi

ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan,

b) İflası ilan edilen, zorunlu tasfiye kararı verilen, alacaklılara karşı borçlarından dolayı mahkeme idaresi altında bulunan veya

kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan,

c) Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik prim borcu olan,

ç) Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,

d) İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyen,

e) İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, ihaleyi yapan idareye yaptığı işler sırasında iş veya meslek ahlakına aykırı faaliyetlerde

bulunduğu bu idare tarafından ispat edilen,

f) İhale tarihi itibarıyla, mevzuatı gereği kayıtlı olduğu oda tarafından mesleki faaliyetten men edilmiş olan,

g) Bu Yönetmelik hükümlerine göre idareler tarafından belirlenen bilgi ve belgeleri vermeyen veya yanıltıcı bilgi ve/veya sahte

belge verdiği tespit edilen,

ğ) Kanunun 11 inci maddesine göre ihaleye katılamayacağı belirtildiği halde ihaleye katılan,

h) Kanunun 17 nci maddesinde belirtilen yasak fiil veya davranışlarda bulundukları tespit edilen

aday ve istekliler ihale dışı bırakılır.

(2) İhale üzerinde kalan istekliden, birinci fıkranın (a), (b), (c), (ç), (d) ve (f) bentlerinde belirtilen durumlarda olmadığına dair

belgelerin sözleşme imzalanmadan önce istenilmesi zorunludur. Bu belgelerin (Mülga ibare:RG‐7/6/2014‐29023) (...) ihale tarihinde, isteklinin anılan bentlerde belirtilen durumlarda olmadığını göstermesi gerekir.

(3) Ortak girişimlerde söz konusu belgelerin yukarıda öngörülen şekilde bütün ortaklarca ayrı ayrı verilmesi zorunludur.

(4) Birinci fıkranın (c) bendindeki "Türkiye'de kesinleşmiş sosyal güvenlik prim borcu"nun kapsamı ve tutarı Kurum tarafından belirlenir.

(5) Türkiye'de kesinleşmiş sosyal güvenlik prim borcunun değerlendirilmesinde, isteklinin;

a) İlgili mevzuatına göre tahakkuk eden prim borçlarının süresi içinde ödenmemesi halinde kesinleşmiş prim borcu olduğu,

b) Prim borcuna karşı dava açılması halinde, bu dava sürecinde veya takip ve tahsili durduracak geçici veya nihai bir karar

bulunmadığı durumlarda kesinleşmiş prim borcu olduğu,

c) Prim borcunun 21/7/1953 tarihli ve 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri çerçevesinde

cebren tahsili yolunda tesis edilen işlemlere karşı dava açılması halinde, bu dava sürecinde veya sonucunda takip ve tahsili durduracak geçici veya nihai bir karar bulunmadığı durumlarda kesinleşmiş prim borcu olduğu,

ç) Vadesi geçtiği halde ödenmemiş ancak ilgili kurum tarafından belli bir vadeye bağlanarak tecil edilmiş prim borçlarının, vadesindeki ödemeler aksatılmadığı sürece, kesinleşmiş prim borcu olmadığı kabul edilecektir.

(6) Birinci fıkranın (ç) bendindeki "Türkiye’de kesinleşmiş vergi borcu"nun kapsamına girecek vergilerin tür ve tutarı Kurum tarafından belirlenir.

(7) Birinci fıkranın (ç) bendindeki "Türkiye’de kesinleşmiş vergi borcu"nun değerlendirilmesinde ise adayın ve isteklinin;

a) Beyan üzerine alınan veya maktu olarak belirlenip ödemesi belirli tarihlerde yapılan vergilerde ödeme vadesi geçmiş olup ödeme yapılmamış ise kesinleşmiş vergi borcu olduğu,

b) Re’sen, ikmalen veya idarece yapılan tarhiyatlara karşı dava açma süresi geçirilmediği sürece, kesinleşmiş vergi borcu olmadığı,

c) Re’sen, ikmalen veya idarece yapılan tarhiyatlara karşı vergi yargısında dava açılmışsa bu dava üzerine tahsil edilebilir hale gelmiş ve süresinde ödenmemiş alacak bulunmadığı sürece kesinleşmiş vergi borcu olmadığı,

ç) Vadesi geçtiği halde ödenmemiş ancak vergi idaresi tarafından taksitlendirilmiş veya tecil edilmiş vergi borçlarının, vadesindeki ödemeler aksatılmadığı sürece, kesinleşmiş vergi borcu olmadığı,

d) Vergi borcunun 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri çerçevesinde cebren tahsili yolunda tesis edilen işlemlere karşı dava açılması halinde, bu dava sürecinde veya sonucunda takip ve tahsili durduracak geçici veya nihai bir karar bulunmadığı durumlarda kesinleşmiş vergi borcu olduğu

kabul edilecektir.

İhaleye katılamayacak olanlar

MADDE 52 – (1) Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı veya alt yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihalelere katılamazlar:

a) Kanun ve diğer kanunlardaki hükümler gereğince geçici veya sürekli olarak (Ek ibare:RG‐13/4/2013‐28617)(4) idarelerce veya mahkeme kararıyla kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan veya örgütlü suçlardan veyahut kendi ülkesinde ya da yabancı bir ülkede kamu görevlilerine rüşvet verme suçundan dolayı hükümlü bulunanlar.

b) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler.

c) İhaleyi yapan idarenin ihale yetkilisi kişileri ile bu yetkiye sahip kurullarda görevli kişiler.

ç) İhaleyi yapan idarenin ihale konusu işle ilgili her türlü ihale işlemlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve onaylamakla görevli olanlar.

d) (c) ve (ç) bentlerinde belirtilen şahısların eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan ve ikinci dereceye kadar kayın hısımları ile

evlatlıkları ve evlat edinenleri.

e) (c), (ç) ve (d) bentlerinde belirtilenlerin ortakları ile şirketleri (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya

sermayesinin % 10'undan fazlasına sahip olmadıkları anonim şirketler hariç).

f) Kanunun 53 üncü maddesinin (b) bendinin (8) numaralı alt bendi gereğince alınacak Bakanlar Kurulu Kararında belirtilen

yabancı ülkelerin isteklileri.

(2) İhale konusu işin danışmanlık hizmetlerini yapan yükleniciler bu işin ihalesine katılamazlar. Aynı şekilde, ihale konusu işin

yüklenicileri de o işin danışmanlık hizmeti ihalelerine katılamazlar. Bu yasaklar, bunların ortaklık ve yönetim ilişkisi olan şirketleri ile bu şirketlerin sermayesinin yarısından fazlasına sahip oldukları şirketleri için de geçerlidir.

(3) İhaleyi yapan idare bünyesinde bulunan veya idare ile ilgili her ne amaçla kurulmuş olursa olsun vakıf, dernek, birlik, sandık gibi kuruluşlar ile bu kuruluşların ortak oldukları şirketler bu idarelerin ihalelerine katılamazlar.

(4) Bu yasaklara rağmen ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa, teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.

(5) (Ek:RG‐13/4/2013‐28617)(4) Haklarında ihalelere katılmaktan yasaklama kararı bulunmaması kaydıyla, kamu davası açılanlara ilişkin olarak Kanunun 59 uncu maddesinde yer verilen özel düzenleme veya özel kanunlarda yer verilen düzenlemeler nedeniyle ihalelere katılamayacak durumda olduğu halde ihalelere katılan istekliler sadece ihale dışı bırakılır. Bu durumda olanlar hakkında ayrıca 4734 sayılı Kanunun 11 inci ve 58 inci maddelerinde yer alan idari yaptırımlar uygulanmaz.

ÜÇÜNCÜ KISIM

Ön Yeterlik Değerlendirmesi, İhaleye Davet ve İhalenin Sonuçlandırılması

BİRİNCİ BÖLÜM

Ön Yeterlik Değerlendirmesi ve İhaleye Davet

Ön yeterlik başvurularının alınması ve açılması

MADDE 53 – (1) Ön yeterlik başvurularının alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip ön yeterlik şartnamesinde belirtilen esaslar çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

(2) Ön yeterlik belge kontrol tutanağı, başvuru zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

(3) Hazır bulunanlar önünde yapılan ilk oturumda, sunulan zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, adaylarca sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. Bu tutanağın komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz.

Ön yeterlik değerlendirmesi

MADDE 54 – (1) Ön yeterlik değerlendirmesi, Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen esaslar çerçevesinde standart formlar kullanılarak yapılır.

(2) Başvuruların değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen adayların başvurularının değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.

(3) Başvuru zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, adaylarca sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

(4) Başvurunun esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede adaylardan bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

(5) İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde adaylarca sunulan belgelerin, başvuru tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, adayın başvuru tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını göstermesi gereklidir.

(6) Bu işlemden sonra, başvuru belgeleri tam ve usulüne uygun olan adayların genel uygunluk şartlarına sahip olup olmadıkları kontrol edilir. Genel uygunluk şartlarını taşımayan adaylar yeterli kabul edilmez ve değerlendirme dışı bırakılır. Genel uygunluk şartlarını taşıyan aday sayısının üçten az olması durumunda ihale iptal edilir.

(7) Sonraki aşamada genel uygunluk şartlarını taşıyan adayların ön yeterlik kriterlerini sağlayıp sağlayamadıklarının tespitine geçilir. Ön yeterlik şartnamesinde belirtilen ön yeterlik kriterlerini sağlayamayan adaylar değerlendirme dışı bırakılır. Ön yeterlik kriterlerini sağlayan aday sayısının kısa listeye alınacak aday sayısına eşit veya az olması durumunda bu aşamadan sonraki puanlama işlemi yapılmadan doğrudan kısa liste oluşturulur.

(8) Ön yeterlik kriterlerini sağlayan aday sayısının kısa listeye alınacak aday sayısından fazla olması durumunda adaylar, ön yeterlik şartnamesinde belirtilen kriterlere göre tek tek değerlendirilerek puanlamaya geçilir.

(9) Puanlama, idare tarafından ön yeterlik dokümanında daha önce belirlenen kriter, alt kriter ve puanlama yöntemine göre adayların teknik yetenek ve mali kapasitelerinin belirlenmesine yönelik olarak yapılır. İşin mahiyeti ve önemine göre aşağıda verilen puan aralıklarında olmak kaydıyla, idare tarafından belirlenecek tam puanlar üzerinden adayların mali kapasite ve teknik yetenek puanları hesaplanır.

Ön yeterlik değerlendirme kriterleri

Tam Puan

a) Mali kapasite

[10 –30]

b) Teknik Yetenek

[70 –90]

1) Genel Hizmet Deneyimi

[....]

2) Özel Hizmet Deneyimi

[....]

3) Personel Durumu

[....]

4) Ekipman Durumu

[....]

5) Araştırma – Geliştirme, Standart ve Kaliteye İlişkin Belgeler

[....]

Toplam:

(10) Değerlendirme safhasında, öncelikle adayların teknik yetenek açısından puanlanması her üye tarafından ön yeterlik şartnamesinde belirtilen kriterlere göre ayrı ayrı yapılarak Teknik Yetenek Değerlendirme Üye Standart Formuna kaydedilir. Daha sonra Teknik Yetenek Değerlendirme Komisyon Standart Formu ile komisyon üyelerinin ayrı ayrı vermiş olduğu teknik puanlar toplanıp üye sayısına bölünmek suretiyle her adayın teknik yetenek puanı belirlenir. Bu işlemlerden sonra adayların mali kapasite açısından puanlanmasına geçilir. Ön yeterlik şartnamesinde belirtilen kriterlere göre adayların almış oldukları mali kapasite puanları Mali Kapasite Komisyon Değerlendirme Standart Formuna kaydedilir. Her adayın aldığı teknik yetenek ve mali kapasite puanları Ön yeterlik Değerlendirme ve Sıralama Standart Formuna kaydedilir. Daha sonra bu formda yer alan sıralamaya göre kısa listeye girmeye hak kazanan adayların alfabetik olarak sıralandığı kısa liste oluşturulur.

(11) Puan eşitliği sonucunda kısa listeye alınacak aday sayısının aşılması durumunda, eşit puana sahip adaylardan, tek sözleşmeye ilişkin iş deneyim tutarı daha fazla olan aday sıralamada öne çıkarılarak kısa liste oluşturulur. (Değişik cümle: RG‐

28/11/2013‐28835)(5) İş ortaklığında hisse oranına bakılmaksızın pilot ortağın, konsorsiyumda ise koordinatör ortağın tek sözleşmeye ilişkin iş deneyim tutarı göz önünde bulundurulur.

(12) (Değişik:RG‐16/7/2011‐27996) (2) Yapılan ön yeterlik değerlendirmesi sonucu düzenlenen Ön Yeterlik Değerlendirme Sonucu Tutanağı, ön yeterlik kararının verilmesini izleyen üç iş günü içinde, kısa listede yer alamayan adaylara, Ön Yeterlik Değerlendirilmesinde Yeterli Bulunmayan Adaylara Sonucun Bildirilmesine İlişkin Form ekinde gönderilir.

İhaleye davet

MADDE 55 – (1) Ön yeterlik değerlendirmesini geçerek kısa listeye giren adaylar, bu listenin oluşturulmasından itibaren 3 iş

günü içinde davet mektubu ve ihale dokümanı gönderilmek suretiyle ihaleye davet edilir. (Ek cümle:RG‐16/7/2011‐27996) (2) Bu mektup ekinde Ön Yeterlik Değerlendirme Sonucu Tutanağına da yer verilir.

(2) Yaklaşık maliyeti eşik değerlere eşit veya bu değeri aşan ihalelerde kısa listeye alınan adaylara teknik ve mali tekliflerini hazırlayabilmeleri için, ihale gününden önce en az kırk gün süre verilerek davet mektubu gönderilir.

(3) Yaklaşık maliyeti eşik değerlerin altında kalan ihalelerde ise adaylara teknik ve mali tekliflerini hazırlayabilmeleri için ihale gününden önce, Kanunun 13 üncü maddesinde belirtilen süreler verilerek davet mektubu gönderilir.

(4) İhaleye davet edilebilecek aday sayısının üçten az olması durumunda, idarece davet mektubu gönderilmez ve ihale yapılmaz.

İKİNCİ BÖLÜM

Başvuru ve Teklif Mektupları ile Teminatlar

Başvuru ve Teklif mektuplarının şekli

MADDE 56 – (1) Başvuru ve teklif mektupları bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlar esas alınarak hazırlanır.

(2) Teklif mektubunun aşağıdaki şartları taşıması zorunludur:

a) Yazılı olması.

b) İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi.

c) Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması.

ç) Üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması.

d) Türk vatandaşı gerçek kişilerin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, Türkiye’de faaliyet gösteren tüzel kişilerin vergi kimlik

numarasının belirtilmesi.

e) Ad ve soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması.

(3) Ortak girişim olarak teklif veren isteklilerin teklif mektuplarının, ortakların tamamı tarafından veya yetki verdikleri kişilerce

imzalanması gerekir.

(4) Konsorsiyumlarda, konsorsiyum ortakları teklif mektubunu, işin uzmanlık gerektiren kısımları için teklif ettikleri bedeli ayrı

ayrı yazmak suretiyle imzalarlar. Konsorsiyum ortaklarının işin uzmanlık gerektiren kısımları için teklif ettikleri bedellerin toplamı, konsorsiyumun toplam teklif bedelini oluşturur.

(5) Teklif mektuplarının şekil ve içerik bakımından yukarıda belirtilen niteliklere ve teklif mektubu standart formuna uygun olmaması teklifin esasını değiştirecek nitelikte bir eksiklik olarak kabul edilir. Taşıması zorunlu hususlardan herhangi birini taşımayan teklif mektuplarının değiştirilmesi, düzeltilmesi veya eksikliklerinin giderilmesi gibi yollara başvurulamaz. Teklif mektubu usulüne uygun olmayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır.

Tekliflerin geçerlilik süresi

MADDE 57 – (1) Tekliflerin geçerlilik süresi; tekliflerin tahmini değerlendirme süresi, şikayete ilişkin süreler, ihale kararının onaylanması ile sözleşme imzalanmasına kadar geçecek süre ve benzeri hususlar dikkate alınarak belirlenir ve bu süre ihale dokümanında belirtilir.

(2) İdarece ihtiyaç duyulması halinde bu süre, teklif ve sözleşme koşulları değiştirilmemek ve isteklinin kabulü kaydıyla, en fazla ihale dokümanında belirtilen teklif geçerlilik süresi kadar uzatılabilir.

Teminatlar

MADDE 58 – (1) İhalelerde, ihale dokümanında aksi belirtilmedikçe teklif edilen bedelin yüzde üçünde az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır.

2) İhale üzerinde kalan istekliden sözleşme imzalanmadan önce, ihale bedelinin yüzde altısı oranında kesin teminat alınır. Ancak, ihale dokümanında belirtilmesi kaydıyla, kesin teminat sözleşme yapılmadan önce alınmayabilir. Bu durumda kesin teminat, düzenlenecek her hakedişten % 6 oranında kesinti yapılmak suretiyle de karşılanabilir.

(3) Kanunun 34 üncü maddesindeki değerler teminat olarak kabul edilir.

(4) İstekli veya yüklenici tarafından, teminat olarak banka teminat mektubu verilmesi halinde, bu teminat mektuplarının kapsam ve şeklinin, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlara uygun olması zorunludur. Standart formlara uygun olarak düzenlenmemiş teminat mektupları geçerli kabul edilmez.

(5) Geçici teminat olarak sunulan teminat mektuplarında geçerlilik tarihi belirtilmelidir. Bu tarih, ihale dokümanında belirtilen teklif geçerlilik süresinin bitiminden itibaren otuz günden az olmamak üzere istekli tarafından belirlenir.

(6) Kesin teminat mektuplarının süresi, ihale konusu işin kabul tarihi, garanti süresi öngörülen işlerde garanti süresi dikkate alınmak suretiyle idare tarafından belirlenir.

(7) İsteklinin ortak girişim olması halinde toplam teminat miktarı, ortaklık oranına veya işin uzmanlık gerektiren kısımlarına

verilen teklif tutarlarına bakılmaksızın ortaklardan biri veya birkaçı tarafından karşılanabilir.

(8) Her ne suretle olursa olsun, idarece alınan teminatlar haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz.

(9) Gerek görüldüğünde teminat mektuplarının ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden teyidi idarelerce

yapılabilir. Yapılan teyitlerde, bankanın en az iki yetkilisinin imzasının bulunması gerekir.

(10) Fiyat farkı ödenmesi öngörülerek ihale edilen işlerde fiyat farkı olarak ödenecek bedelin, sözleşme bedelinde artış meydana gelmesi halinde ise bu artış tutarının yüzde altısı oranında teminat olarak kabul edilen değerler üzerinden ek kesin teminat alınır. Fiyat farkı olarak ödenecek bedel üzerinden hesaplanan ek kesin teminat, hakedişlerden kesinti yapılmak suretiyle de karşılanabilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Tekliflerin Sunulması, Alınması, Açılması, Değerlendirilmesi ve İhalenin Sonuçlandırılması

Tekliflerin sunulması

MADDE 59 – (1) İhale konusu danışmanlık hizmeti için teklif edilen bedelin yer aldığı teklif mektubu ile geçici teminat isteklinin mali teklifini oluşturur. Bu teklif, üzerine “Mali Tekliftir” ibaresi yazılmak suretiyle bir zarfa konulur.

(2) Teknik değerlendirme için ihale dokümanında istenilen diğer tüm belgeler, isteklinin teknik teklifini oluşturur ve bu teklif, üzerine “Teknik Tekliftir” yazılmak suretiyle ayrı bir zarfa veya pakete konulur.

(3) İstekli tarafından mali ve teknik teklif zarflarının üzerine adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi ve teklifin hangi işe ait olduğu yazılır ve zarfların yapıştırılan yerleri imzalanarak mühürlenir veya kaşelenir.

(4) Mali teklif zarfı ile teknik teklif zarfı veya paketi, bir araya getirilerek ayrı bir zarf veya paketin içine konulur. İstekli tarafından, bu zarf veya paketin üzerine adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın veya paketin yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanarak mühürlenir veya kaşelenir.

Tekliflerin alınması ve teknik tekliflerin açılması

MADDE 60 – (1) Tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip idari şartnamede belirtilen esaslar çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

(2) Bu Yönetmeliğin 59 uncu maddeye uygun olduğu anlaşılan teknik teklif zarflarının hazır bulunanlar önünde açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu Teknik Teklif Zarfı Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. Bu tutanağın komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz. Mali teklifleri içeren zarflar ise açılmaksızın, ihale komisyonunca Mali Teklif Zarflarının Açılmaksızın Muhafazasına İlişkin Tutanağa bağlanarak toplu halde paketlendikten sonra mühürlenir ve imzalanarak muhafaza altına alınır. Bu aşamada, hiçbir teklifin reddine veya kabulüne ilişkin karar verilmez ve teklifi oluşturan belgelerde değişiklik yapılamaz. Teklifler ihale komisyonunca değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.

Teknik ve mali tekliflerin değerlendirilmesi

MADDE 61 – (1) Tekliflerin değerlendirilmesi ilk aşamada teknik değerlendirme, ikinci aşamada ise mali değerlendirme olmak üzere iki aşamada yapılır.

(2) Teknik ve mali tekliflerin değerlendirilmesinde öncelikle ihale komisyonunca isteklilerin teknik değerlendirmeye esas bütün belgelerinin ihale dokümanında istenilen şartlara uygun olarak düzenlenip düzenlenmediği incelenir. Belgeleri eksik olan veya istenilen şartlara uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

(3) İhale dokümanında teknik teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

(4) Teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede adaylardan bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

(5) İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde isteklilerce sunulan belgelerin, ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, isteklinin ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını göstermesi gereklidir.

Teknik ve mali puan ağırlık katsayılarının belirlenmesi

MADDE 62 – (1) Teknik ve mali puan ağırlık katsayıları, teknik puan ağırlığı daha yüksek olmak üzere hizmetin niteliği ve özgünlüğüne göre ihaleden önce idarece hesaplanır ve idari şartnamede gösterilir.

(2) Teknik puan ağırlık katsayısının hesaplanmasında aşağıdaki kriterler dikkate alınır:

KRİTER Puan İşin sonraki yıllardaki etkisi, 0–5 Hizmetin alınmasından sonra ortaya çıkabilecek kayıp ve zararlar, 0–5 Sözleşme öncesi koşullar, 0–5 Danışmanlık hizmetinin alınmaması neticesinde oluşabilecek kayıplar, 0–5 Hizmetin karmaşıklığı , 0–5 Hizmetin birden fazla disiplinin bir arada çalışmasını gerektirmesi, 0–5 Çevresel ve toplumsal etkiler, 0–5 TOPLAM 0–35

(3) Yukarıda belirtilen her bir parametreye (0) ile (5) arasında puan verilerek toplam puan bulunur. Burada (0) önemsizliği, (1) en az önemi, (5) ise en yüksek önemi belirtmektedir. Bulunan bu toplam puan ve hizmetin önem derecesine göre aşağıdaki teknik puan ağırlığı belirlenir ve ihale dokümanında belirtilir.

Puan

29’dan büyük ise

23 –29 aralığında ise 0 –22 aralığında ise

Teknik Puan Ağırlık Katsayısı (%) 78 –80

74 –77

70 –73

(4) Teknik puan ağırlık katsayısının hesaplanmasındaki kriterlere ilişkin olarak puanlama yapılırken aşağıdaki açıklamalar da dikkate alınacaktır:

a) İşin sonraki yıllardaki etkisi (Uzun dönem etkisi): Danışmanlık hizmetinin ülke düzeyinde bir sektörün gelişmesini veya gelecekteki konumunu belirleyen stratejik bir çalışma, büyük bir proje ya da Devletin veya idarenin gelecek yıllara ait karar mekanizması üzerinde etkili bir iş olması (Planlama, Fizibilite vb.).

b) Hizmetin alınmasından sonra ortaya çıkabilecek kayıp ve zararlar: Alınan hizmetin nitelikli ve verimli olmaması sonucu ortaya çıkabilecek kayıp ve zararlar, can, mal, sosyal ve ekonomik kayıpların ortaya çıkma olasılığı.

c) Sözleşme öncesi koşullar (İş tanımının açıklığı, işverenin bu konudaki tecrübesi): İşverenin yapılan iş konusunda daha önce tecrübesinin olup olmadığı ve benzer nitelik ve ölçekte bir proje gerçekleştirip gerçekleştirmediği, iş tanımının yeterli açıklık ve detayda verilip verilmediği.

ç) Danışmanlık hizmetinin alınmaması neticesinde oluşabilecek kayıplar: İdarenin ihtiyaç duyduğu danışmanlık hizmetinin alınmaması sonucu ortaya çıkabilecek kayıp ve zararlar.

d) Hizmetin karmaşıklığı: Danışmanlık hizmetinin kapsam ve karmaşıklık derecesi.

e) Hizmetin birden fazla disiplinin bir arada çalışmasını gerektirmesi: Hizmetin muhtelif disiplinlere mensup kadroların bir arada çalışmasını gerektirmesi.

f) Çevresel ve toplumsal etkiler: Projenin çevresel ve toplumsal etkilerinin önemi; hizmetin önemi ve ulaşacağı insan sayısının büyüklüğü.

Teknik değerlendirmede dikkate alınacak kriterler

MADDE 63 – (1) Danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde kullanılacak teknik değerlendirme kriterleri, Kanunun 10 uncu maddesine uygun olarak, benzer nitelik ve ölçekteki sözleşmeleri yerine getirme deneyimi, iş için önerilen yöntem, organizasyon yapısı, yönetici kadrosu ile işi yürütecek teknik personelin eğitim seviyesi ve mesleki nitelikleri esas alınarak tespit edilir.

(2) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) Teknik değerlendirmede, işin kapsamı, karmaşıklığı ve önem derecesi dikkate alınarak bu Yönetmeliğe ekli Tablo 1’de verilen aralıklarda tam puanlar belirlenir. İdarelerce hangi kriterlere ve alt kriterlere ne şekilde puan verileceği ile puanlama yöntemi ihale dokümanında somut ve anlaşılabilir olarak açıklanır. Mali ve hukuki danışmanlık hizmetlerinde teknik değerlendirme puanlama kriterleri işin özelliğine göre idarelerce somut ve anlaşılabilir olarak belirlenir.

Teknik Puanlama

MADDE 64 – (1) Teknik puanlama aşağıda belirtilen esaslara göre yapılır:

a) (Değişik ilk cümle: RG‐28/11/2013‐28835)(5) İsteklilerin teknik teklif belgeleri her üye tarafından tek tek incelenerek idari şartnamede belirtilen kriterlere göre her istekliye gerekçeli olarak ayrı ayrı puan verilir ve bu teknik puanlar ile gerekçeleri Teknik Teklif Üye Değerlendirme Standart Formuna yazılarak imzalanır. Üyelerin doldurduğu bu formlar biraraya getirilerek verilen puanlar Teknik Teklif Komisyon Değerlendirme Standart Formuna geçirilir. Her istekli için komisyon üyelerinin verdiği puanlar toplanarak üye sayısına bölünmek suretiyle isteklilerin ayrı ayrı teknik puanları bulunur. İdari şartnamede belirlenen asgari puanın altında kalan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

b) Asgari puanı sağlayan isteklilerin puanları, en yüksek teknik puana sahip isteklinin puanına bölünüp 100’le çarpılarak isteklilerin itibari teknik değerlendirme puanı bulunur. (PTİ=100 x PT/PTmax ).Bu formülde;

PTİ = İtibari teknik puanı,

PT = Komisyon tarafından istekliye verilmiş asgari puanın üzerindeki ham teknik

puanı,

PTmax = Komisyon tarafından isteklilere verilen ham teknik puanların en yükseğini,

ifade eder.

Mali tekliflerin açılması ve puanlama

MADDE 65 – (1) (Değişik:RG‐16/7/2011‐27996) (2) Belgeleri eksik olan veya istenilen şartlara uygun olmadığı tespit edilen ya da asgari teknik puanın altında puan alan isteklilere tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve mali tekliflerinin açılmaksızın, mali tekliflerin açılacağı tarih ve saatte kendilerine veya vekillerine elden iade edileceği Teknik Değerlendirmede Yeterli Bulunmayan Adaylara Sonucun Bildirilmesine İlişkin Form kullanılarak bildirilir. Bu formun ekinde Teknik Teklif Üye Değerlendirme ve Teknik Teklif Komisyon Değerlendirme Formlarına da yer verilir. Aynı tarihte, asgari teknik puan ve üzerinde puan alan isteklilere de mali tekliflerin açılacağı tarih ve saat yazılı olarak bildirilir.

(2) İhale komisyonunca isteklilere bildirilen tarih ve saatte teknik değerlendirme sonuçları ve teknik puanlar hazır bulunanlar önünde açıklanır. Teknik puanların açıklanmasından sonra toplu halde muhafaza altına alınmış olan mali teklif paketleri açılır. Komisyon tarafından, teklifleri değerlendirme dışı bırakılan isteklilerin mali teklif zarfları açılmaksızın kendilerine veya vekillerine elden iade edilerek, bu kişiler ihale salonundan çıkarılır. İade edilemeyen mali tekliflere ait zarflar ihalenin sonuçlandırılmasından hemen sonra posta ile gönderilir.

(3) (Değişik:RG‐16/7/2011‐27996) (2) Asgari teknik puan ve üzerinde puan alan isteklilerin mali teklif zarfları açılmadan önce işin yaklaşık maliyeti açıklanır. Asgari teknik puan ve üzerinde puan alan isteklilerin mali teklif zarfları açılarak istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurulur. Mali teklif zarfındaki belgelerin uygunluğu incelenir ve inceleme sonucu mali teklif açma ve belge kontrol tutanağına kaydedilir. Bu tutanağın komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz. Mali teklifi içerisinde teklif mektubu ile geçici teminatı bulunmayan veya usulüne uygun olmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

(4) Sonraki aşamada isteklilerin birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunduğu tespit edilen isteklilere ait teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

(5) En son aşamada belgeleri uygun bulunan isteklilerin teklif ettikleri tutarlar, ihale komisyonu tarafından (Mali Teklif Komisyon Değerlendirme Standart Formuna) kaydedilir.

(6) İstekliler arasında teklif edilen en düşük teklif fiyatı (Mmin) isteklilerin mali teklif fiyatına bölünüp yüzle (100) çarpılması

sonucu her isteklinin mali teklif puanı (PM) bulunur.(PM= 100 x Mmin/M ). Bu formülde;

PM = Mali teklif puanını,

Mmin = İstekliler arasında teklif edilen en düşük fiyatı, M = İsteklinin teklif ettiği fiyatı,

ifade eder.

(7) Yapılan teknik ve/veya mali değerlendirme sonucunda üçten az isteklinin kalması halinde ihale yapılmaz.

(8) Yerli istekliler lehine fiyat avantajı sağlanacağı belirtilen ihalelerde, % 15 oranına kadar idari şartnamede belirtilen fiyat

avantajı da uygulanmak suretiyle mali teklif puanları hesaplanır.

(9) Yerli istekliler lehine uygulanacak fiyat avantajı, yabancı isteklilerin teklif ettikleri bedellere, bu bedeller üzerinden ihale

dokümanında belirlenen fiyat avantajı oranı uygulanarak bulunacak tutar eklenmek suretiyle hesaplanır. Ortakları arasında yabancı gerçek ve/veya tüzel kişi bulunan ortak girişimler bu fiyat avantajından yararlanamaz.

(10) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) Tekliflerin birden fazla para birimi cinsinden verilebileceği öngörülen ihalede; mali tekliflerin puanlanması, teklif fiyatının, ihale tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanan Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru veya çapraz kur üzerinden ödemeye esas para birimine çevrilmesi suretiyle yapılır.

Toplam puanların belirlenmesi, görüşmeye davet ve ihalenin karara bağlanması

MADDE 66 – (1) Teknik ve mali değerlendirmeye tabi tutulan isteklilere ait teknik ve mali puanlar ihale dokümanında belirlenen ağırlık katsayıları ile çarpılarak toplanır ve toplam puanlar tespit edilerek Teklif Genel Değerlendirme Standart Formuna kaydedilir. Toplam puanı en yüksek olan istekli görüşme yapmak üzere davet edilir.

(2) Puan eşitliği durumunda ise mali teklif puanı yüksek olan istekli görüşme yapmak üzere davet edilir. Mali teklif puanlarının da eşit olması durumunda, tek sözleşmeye ilişkin benzer iş deneyim tutarı fazla olan istekli görüşme yapmak üzere davet edilir. Mali teklif puanı eşit olanlar arasında ortak girişimin bulunması halinde, iş ortaklığında pilot ortağın tek sözleşmeye ilişkin iş deneyim tutarının, konsorsiyum da ise koordinatör ortağın tek sözleşmeye ilişkin iş deneyim tutarının değerlendirilmesi suretiyle görüşme yapmak üzere davet edilecek istekli belirlenir.

(3) Toplam puanı en yüksek olan istekli iş tanımı, sözleşme şartları, personel ve mali teklifle ilgili görüşme yapmak üzere davet edilir. Ancak bu görüşme, ihale dokümanında yer alan şartları önemli ölçüde değiştirecek nitelikte olamaz. Bu toplantıda işin nasıl yapılacağı, kullanılacak personel, idarenin katkılarının neler olacağı, sözleşmede gerekli ilave açıklamalar gibi hususlar görüşülür ve gerekirse bunlar üzerinde esasa ilişkin olmayan değişiklikler yapılabilir. Teklifte gösterilmiş olan personel ücretleri ile teklif edilen diğer harcamaların tutarları tekrar pazarlık konusu edilemez. Mali teklif üzerinde yapılan görüşmenin kapsamı sadece ödeme koşulları ve planının, mali teklif tutarını değiştirmemek kaydıyla idare lehine düzenlenmesine yönelik olabilir.

(4) (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1) Önerilen anahtar teknik ve teknik personel zorunlu olmadıkça değiştirilemez. Böyle bir gereksinimin ortaya çıkması halinde yeni anahtar teknik ve teknik personelin teklifte sunulanın dengi veya daha niteliklisi olması gereklidir.

(5) Görüşme sonucunda şartların netleştirilerek anlaşmaya varılması halinde, bu şartlar dahilinde, anlaşma sağlanamazsa ihale dokümanında belirtilen koşullarla toplam puanı en yüksek olan bu istekli üzerine ihale yapılır. Görüşme sonrası ihale komisyonunca alınan gerekçeli karar ihale yetkilisinin onayına sunulur.

Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptali

MADDE 67 – (1) İhale komisyonu kararı üzerine idare, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum gerekçeleriyle birlikte bütün isteklilere derhal bildirilir. İdare bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez.

(2) Teklif veren istekli sayısının üçten az olması halinde ihale iptal edilir. Ancak, idare tarafından ihale dokümanı gözden geçirilerek varsa hatalar ve eksiklikler giderilmek suretiyle, kısa listede yer alan bütün adaylar tekrar davet edilerek ihale sonuçlandırılabilir.

İhalenin karara bağlanması ve onaylanması

MADDE 68 – (1) Yapılan değerlendirme sonucu ihale toplam puanı en yüksek olan isteklinin üzerinde bırakılır ve ihale komisyonunca alınan gerekçeli karar ihale yetkilisinin onayına sunulur.

(2) İhale kararı ihale yetkilisince onaylanmadan önce idare, ihale üzerinde kalan istekli ile varsa ikinci en yüksek toplam puana sahip isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığını Kurumdan teyit ederek buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek zorundadır. Her iki isteklinin de yasaklı olduğunun anlaşılması durumunda ihale yetkilisince ihale kararı onaylanamaz ve ihale iptal edilir.

(3) İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder.

(4) İhale; kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır.

(5) Geçici teminat hariç aday ve isteklilerce verilen teklif ve başvuru belgeleri ihale sonuçlandıktan sonra iade edilmez. Ancak, teklif veya başvuru kapsamında idareye verilen asıl belgeler ile noter onaylı suret belgeler, aday veya isteklinin talebi halinde kendisine iade edilir. Bu durumda, iade edilen asıl veya noter onaylı suret belgelerin idarece onaylı bir suretinin ihale işlem dosyasında muhafazası zorunludur.

(6) Türk Lirası dışındaki geçici teminat olarak kabul edilen değerlerin isteklilere iadesi sırasında teminat değerlerine ilişkin belgenin aslına uygunluğu idarece onaylı bir sureti ihale işlem dosyasında muhafaza edilir.

Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi

MADDE 69 – (1) İhale sonucu, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale

üzerinde bırakılan dahil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirilir. (Değişik cümle:RG‐16/7/2011‐27996) (2) İsteklilere bildirilen kesinleşen ihale kararının ekinde, 68 inci maddenin birinci fıkrası uyarınca alınan ihale komisyonu kararı ile birlikte bildirilir.

http://www.mevzuat.gov.tr/Metin.Aspx?MevzuatKod=7.5.12911&sourceXmlSearch=&MevzuatIliski=0 22/26

13.09.2015 www.mevzuat.gov.tr/Metin.Aspx?MevzuatKod=7.5.12911&sourceXmlSearch=&MevzuatIliski=0

(2) İhale kararının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçeleri belirtilmek suretiyle bildirim yapılır.

(3) İhale sonucunun bütün isteklilere bildiriminden itibaren; on gün geçmedikçe sözleşme imzalanamaz

İhale üzerinde kalan isteklinin sözleşmeye davet edilmesi

MADDE 70 – (1) Kanunun 41 inci maddesinde belirtilen sürelerin bitimini, ön mali kontrol yapılması gereken hallerde ise bu kontrolün tamamlandığı tarihi izleyen günden itibaren üç gün içinde ihale üzerinde bırakılan istekliye, tebliğ tarihini izleyen on gün içinde kesin teminatı vermek suretiyle sözleşmeyi imzalaması hususu bildirilir. Yabancı istekliler için bu süreye oniki gün ilave edilir.

(2) Sözleşmenin imzalanacağı tarihte, sözleşme imzalanmadan önce ihale sonuç bilgileri Kuruma gönderilmek suretiyle ihale üzerinde kalan isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığının teyit edilmesi zorunludur.

(3) Mücbir sebep halleri dışında, ihale üzerinde kalan istekli, yasal yükümlülüklerini yerine getirerek sözleşme imzalamak zorundadır. Bu zorunluluğa uyulmaması halinde, ihale üzerinde kalan isteklinin geçici teminatı gelir kaydedilerek Kanunun 58 inci

maddesi hükümleri uygulanır. Ancak, (Mülga ibare:RG‐16/7/2011‐27996) (2) (...) Kanunun 10 uncu maddesi kapsamında taahhüt altına alınan durumu tevsik etmek üzere idareye sunulan belgelerin taahhüt edilen duruma aykırı hususlar içermesi halinde, ihale üzerinde kalan isteklinin geçici teminatı gelir kaydedilmekle birlikte, hakkında Kanunun 58 inci maddesi hükümleri uygulanmaz.

İhale üzerinde kalan isteklinin sözleşmeyi imzalamaması

MADDE 71 – (1) İhale üzerinde kalan isteklinin (Mülga ibare:RG‐7/6/2014‐29023) (...) ihale tarihinde Kanunun 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrasının (a), (b), (c), (d), (e) ve (g) bentlerinde sayılan durumlarda olmadığına dair belgeleri veya kesin teminatı

vermemesi ya da sözleşme imzalamaması durumunda, (Değişik ibare: RG‐28/11/2013‐28835)(5) Kanunun 52 nci maddesi hükümlerine göre, ikinci en yüksek toplam puana sahip isteklinin teklif fiyatının ihale yetkilisince uygun görülmesi kaydıyla, bu teklif sahibi istekli ile de görüşme yapmak suretiyle sözleşme imzalanır.

(2) Sözleşmenin imzalanacağı tarihte, sözleşme imzalanmadan önce ihale sonuç bilgileri Kuruma gönderilmek suretiyle ikinci en yüksek toplam puana sahip isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığının teyit edilmesi zorunludur. İdare, ikinci en yüksek toplam puana sahip isteklinin (Mülga ibare:RG‐7/6/2014‐29023) (...) ihale tarihinde Kanunun 10 uncu maddesinin 4 üncü fıkrasının (a), (b), (c), (d), (e) ve (g) bentlerinde sayılan durumlarda olmadığına dair belgeleri ve kesin teminatı vermesini istemek zorundadır.

(3) Mücbir sebep halleri dışında, ikinci en yüksek toplam puana sahip olan istekli de, yasal yükümlülüklerini yerine getirerek sözleşme imzalamak zorundadır. Bu zorunluluğa uyulmaması halinde, bu isteklinin de geçici teminatı gelir kaydedilerek Kanunun 58

inci maddesi hükümleri uygulanır. Ancak, (Mülga ibare:RG‐16/7/2011‐27996) (2) (...) Kanunun 10 uncu maddesi kapsamında taahhüt altına alınan durumu tevsik etmek üzere idareye sunulan belgelerin taahhüt edilen duruma aykırı hususlar içermesi halinde, bu isteklinin geçici teminatı gelir kaydedilmekle birlikte, hakkında Kanunun 58 inci maddesi hükümleri uygulanmaz.

İhale sonucunun ilanı

MADDE 72 – (1) İhale sonucu, sözleşmenin imzalanmasından sonra Kamu İhale Bülteninde yayımlanır.

(2) İdare, ihale konusu işin önem ve özelliğine göre ihale sonucunu, yurt içinde ve yurt dışında çıkan gazetelerde veya yayın

araçları, bilgi işlem ağı veya elektronik haberleşme yolu ile de ayrıca ilan edebilir.

DÖRDÜNCÜ KISIM Çeşitli ve Son Hükümler

Yürürlükten kaldırılan yönetmelik

MADDE 73 – (1) 11/9/2003 tarihli ve 25226 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi

EK MADDE 1 – (Ek:RG‐7/6/2014‐29023)

(1) İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31/8/2014 tarihinden sonra düzenlenecek olan iş

deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur.

(2) İlanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden

1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan iş deneyim belgelerinin asıllarının (Değişik ibare:RG‐27/6/2015‐29399) 1/7/2016 tarihine kadar belgeyi düzenleyen idareye teslim edilmesi ve EKAP üzerinden yeniden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur. Bu durumda; EKAP üzerinden düzenlenen yeni belgeye, daha önce düzenlenen belgenin tarih ve sayısının da belirtildiği ve eski belgenin yerine verildiğine dair bir şerh düşülür ve eski belge dosyasında muhafaza edilir.

(3) Birinci ve ikinci fıkra uyarınca EKAP üzerinden kayıt edilme zorunluluğu getirilen iş deneyim belgeleri EKAP üzerinden kayıt edilmedikleri müddetçe ilanı veya duyurusu (Değişik ibare:RG‐27/6/2015‐29399) 1/7/2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamaz.

(4) İlanı veya duyurusu 1/9/2014 tarihinden sonra yapılan ihalelerde, aday veya istekliler tarafından sunulan ve üzerinde EKAP kayıt numarası bulunan iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden sorgulanması zorunludur.

5/3/2009 tarihinden önceki ihaleler

GEÇİCİ MADDE 1 – (1) İlanı veya yazılı duyurusu 5/3/2009 tarihinden önce yapılmış olan ihaleler, ilan edildiği ve yazılı olarak duyurulduğu tarihte yürürlükte olan Yönetmelik hükümlerine göre sonuçlandırılır.

5/3/2009 tarihinden önce alınmış belgeler

GEÇİCİ MADDE 2 – (1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce alınmış olan iş deneyim belgeleri, bu Yönetmelikte öngörülen diğer şartları sağlamaları halinde, bu Yönetmelik kapsamında yapılan ihalelerde iş deneyimini gösteren belge olarak kullanılabilir.

(2) 1/1/2003 tarihinden önce yapımla ilgili hizmet işlerinden alınmış olan iş deneyim belgelerinin bu Yönetmelikte öngörülen şartları sağlamakla birlikte; iş ortaklıklarında ortaklık oranı, belge tutarının ihale indirimi düşülmeden hesaplanmış olması gibi eksik bilgiler taşıması halinde, konunun belgeyi düzenleyen merciden alınacak ilave resmi yazılarla tevsik edilmesi kaydıyla, bu belgeler, ihale komisyonlarınca iş deneyimini gösteren belge olarak değerlendirilir.

(3) 1/1/2003 ile 5/3/2009 tarihleri arasında alınan belgelerin, belge sahibi tarafından yenilenmesinin talep edilmesi halinde; bu belgelerin aslının teslim edilmesini müteakip belgeyi daha önce düzenleyen merci tarafından, belgenin yenilendiği tarihteki kriterler göz önüne alınarak, bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre yeni belge düzenlenir ve düzenlenen yeni belgeye, daha önce düzenlenen belgenin tarih ve sayısı yazılarak, eski belgenin yerine verildiğine dair şerh düşülür.

(4) Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları tarafından bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce düzenlenen iş deneyim belgeleri, bu Yönetmelikte öngörülen diğer şartları sağlaması halinde, bu Yönetmelik kapsamında yapılan ihalelerde iş deneyimini gösteren belge olarak kullanılabilir.

Bazı hizmet alımlarında yeterlik kriterleri

GEÇİCİ MADDE 3 – (Değişik:RG‐10/1/2010‐27458)

(1) 29/6/2006 tarihli ve 5531 sayılı Orman Mühendisliği, Orman Endüstri Mühendisliği ve Ağaç İşleri Endüstri Mühendisliği

Hakkında Kanunun 4 üncü maddesinde sayılan ormancılık, orman endüstrisi ve ağaç işleri endüstrisi işlerine ait mesleki konularda, danışmanlık hizmet alımlarına ilişkin olarak ilanı veya duyurusu 1/1/2011 tarihinden önce yapılacak ihalelerde, adaylardan ve isteklilerden iş deneyimini gösteren belgeler istenmez.

Alt yüklenicilerin iş deneyimi

GEÇİCİ MADDE 4 – (1) İlanı veya duyurusu 1/1/2010 tarihinden önce yapılan ihalelerde; bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce belge düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluşlara taahhüt edilen işlerin alt yüklenicileri tarafından gerçekleştirilen işlere ilişkin olarak, “alt yüklenici iş bitirme belgesi” yerine bu belgenin düzenlenmesine esas alınan belgelerin başvuru veya teklif kapsamında sunulması halinde, bu belgeler iş deneyiminin değerlendirilmesinde dikkate alınır.

Müsteşar ve müsteşar yardımcılarının iş yönetme belgeleri

GEÇİCİ MADDE 5 – (Ek:RG‐3/7/2009‐27277)(1)

(1) 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun yürürlüğe girdiği 1/1/2005 tarihinden önce ita amiri olarak görev yapan teknik işlerden sorumlu müsteşar yardımcıları ile müsteşarlara, yönettikleri işler için bu Yönetmelikteki koşulları sağlaması şartıyla “iş yönetme” belgesi verilir.

İlanı veya duyurusu (Değişik ibare:RG‐4/3/2010‐27511) 1/5/2011 tarihinden önce yapılan ihalelerde bilanço veya eşdeğer belgelerdeki yeterlik kriterleri

GEÇİCİ MADDE 6 – (Ek:RG‐3/7/2009‐27277)(1)

(1) İlanı veya duyurusu (Değişik ibare:RG‐4/3/2010‐27511) 1/5/2011 tarihinden önce yapılan ihalelerde, 34 üncü maddenin ikinci fıkrasındaki yeterlik kriterlerinde aşağıdaki oranlar uygulanır:

a) Belli sürelerde nakit akışını sağlayabilmesi için gerekli likiditeye ve kısa dönem (bir yıl) içinde borç ödeme gücüne sahip olup olmadığını gösteren cari oranın (dönen varlıklar/kısa vadeli borçlar) en az 0,50 olması (hesaplama yapılırken; yıllara yaygın inşaat maliyetleri dönen varlıklardan, hakediş gelirleri ise kısa vadeli borçlardan düşülecektir),

b) Aktif varlıkların ne kadarının öz kaynaklardan oluştuğunu gösteren öz kaynak oranının (öz kaynaklar/toplam aktif) en az 0,10 olması (hesaplama yapılırken, yıllara yaygın inşaat maliyetleri toplam aktiflerden düşülecektir),

c) Kısa vadeli banka borçlarının öz kaynaklara oranının 0,75’den küçük olması, yeterlik kriterleri olarak öngörülür ve sayılan üç kriter birlikte aranır.

İlan veya duyurusu (Değişik ibare:RG‐4/3/2010‐27511) 1/5/2011 tarihinden önce yapılan ihalelerde isteklinin iş hacmini gösteren belgelerdeki yeterlik kriterleri

GEÇİCİ MADDE 7 – (Ek:RG‐3/7/2009‐27277)(1)

(1) İlanı veya duyurusu (Değişik ibare:RG‐4/3/2010‐27511) 1/5/2011 tarihinden önce yapılan ihalelerde, 35 inci maddenin üçüncü fıkrasındaki yeterlik kriterlerinde aşağıdaki oranlar uygulanır:

İhalenin ön yeterlik aşamasında, toplam ciro için yaklaşık maliyetin % 10’u ile % 20’si aralığında, taahhüt altında devam eden işlerin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen işlerin parasal tutarı için ise yaklaşık maliyetin % 8’i ile % 15’i aralığında idarece belirlenecek parasal tutar asgari yeterlik kriteri olarak öngörülür. Bu kriterlerden herhangi birini sağlayan ve sağladığı kritere ilişkin belgeyi sunan aday veya istekli yeterli kabul edilir.

Başlamış olan ihaleler

GEÇİCİ MADDE 8 – (Ek:RG‐16/3/2011‐27876)

(1) Bu maddenin yürürlük tarihinden önce ilanı veya duyurusu yapılmış olan ihaleler, ilan edildiği veya duyurulduğu tarihte

yürürlükte olan Yönetmelik hükümlerine göre sonuçlandırılır.

Başlamış olan ihaleler

GEÇİCİ MADDE 9 – (Ek:RG‐20/4/2011‐27911)

(1) Bu maddenin yürürlüğe girdiği tarihten önce ilanı veya duyurusu yapılmış olan ihaleler, yazılı olarak duyurulduğu veya ilan

edildiği tarihte yürürlükte olan yönetmelik hükümlerine göre sonuçlandırılır.

Başlamış olan ihaleler

GEÇİCİ MADDE 10 – (Ek:RG‐16/7/2011‐27996) (2)

(1) 1/8/2011 tarihinden önce ilanı veya duyurusu yapılmış olan ihaleler, ilan edildiği veya duyurulduğu tarihte yürürlükte olan Yönetmelik hükümlerine göre sonuçlandırılır.

Başlamış olan ihaleler

GEÇİCİ MADDE 11 – (Değişik: RG‐28/11/2013‐28835)(5)

(1) Bu maddenin yürürlüğe girdiği tarihten önce ilanı veya duyurusu yapılmış olan ihaleler, ilanın veya duyurunun yapıldığı tarihte yürürlükte olan yönetmelik hükümlerine göre sonuçlandırılır.

Geçiş hükümleri

GEÇİCİ MADDE 12 – (Ek:RG‐7/6/2014‐29023)

(1) Bu maddenin yürürlüğe girdiği tarihten önce ilanı veya yazılı olarak duyurusu yapılmış olan ihaleler, ilanın veya duyurunun yapıldığı tarihte yürürlükte olan Yönetmelik hükümlerine göre sonuçlandırılır. Ancak bu maddeyi yürürlüğe koyan Yönetmeliğin 9, 10, 16, 23 ve 25 inci maddelerinde yer alan hükümler ilan veya duyuru tarihlerine bakılmaksızın bu maddenin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren uygulanır.

Yürürlük

MADDE 74 – (1) Bu Yönetmelik 5/3/2009 tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 75 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Kamu İhale Kurumu Başkanı yürütür.

Yönetmeliğin eklerini görmek için tıklayınız

__________

(1) Bu değişiklik 11/7/2009 tarihinde yürürlüğe girer.

(2) Bu değişiklik 1/8/2011 tarihinde yürürlüğe girer.

(3) 16/7/2011 tarihli ve 27996 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan değişiklikle bu maddeye yedinci fıkra eklenmiş olup devam eden fıkralar buna göre teselsül ettirilmiştir.

(4) Bu değişiklik 1/11/2012 tarihli ve 6359 sayılı Kanunun yürürlüğe girdiği 10/11/2012 tarihinden geçerli olmak üzere yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

(5) Bu değişiklik 29/11/2013 tarihinde yürürlüğe girer.

(6) Bu değişiklik 1/2/2014 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere yayımı tarihinde yürürlüğe girer. (7) Bu değişiklik 19/8/2014 tarihinde yürürlüğe girer.

(8) Bu değişiklik 1/1/2015 tarihinde yürürlüğe girer.

(9) 7/6/2014 tarihli ve 29023 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Yönetmelik değişikliği ile 25 inci maddesine birinci fıkra eklenmiş, diğer fıkralar buna göre teselsül ettirilmiştir.

Yönetmeliğin Yayımlandığı Resmî Gazete’nin

Tarihi

Sayısı

4/3/2009

27159 Mükerrer

Yönetmelikte Değişiklik Yapan Yönetmeliklerin Yayımlandığı Resmî Gazetelerin

Tarihi

Sayısı

1.

3/7/2009

27277

2.

10/1/2010

27458

3.

4/3/2010

27511

4.

16/3/2011

27876

5.

20/4/2011

27911

6.

16/7/2011

27996

7.

15/7/2012

28354

8.

13/4/2013

28617

9.

24/9/2013

28775

10.

28/11/2013

28835

11.

7/6/2014

29023

12.

12/6/2015

29384

13.

27/6/2015

29399

TABLO‐1 (Değişik:RG‐3/7/2009‐27277)(1)

TEKNİK TEKLİF DEĞERLENDİRMESİ PUANLAMA KRİTERLERİ

KRİTER

PUAN ARALIĞI

A

BENZER NİTELİK VE ÖLÇEKTEKİ İŞLERDE DENEYİMLERİ

10‐20

B

İŞ İÇİN ÖNERİLEN YÖNTEM VE ÇALIŞMA PLANI İLE ORGANİZASYON YAPISININ İŞ TANIMINA UYGUNLUĞU

30‐50

İşin nasıl yapılacağı

İş programı

Organizasyon yapısının iş tanımına uygunluğu

Yönetim ve denetim (kalite kontrol) teknikleri*

Ekipman

(İşin niteliğine göre belirlenecek diğer unsurlar)

C

YÖNETİCİ KADROSU VE TEKNİK PERSONEL

İş için uygunluk

30‐50

Genel nitelikler

Yerel deneyim ve Türkçeye hakimiyet

İstihdam durumu

TOPLAM

100

NOT: Puanlar, ihale edilecek işin niteliği, kapsamı, karmaşıklığı, önem derecesi yenilik gerektiren bir iş olup olmaması gibi hususlar dikkate alınarak idarelerce belirlenir. Mali ve hukuki danışmanlık hizmetlerinde teknik değerlendirme puanlama kriterleri işin özelliğine göre idarelerce somut ve anlaşılabilir olarak belirlenir. Bu ihalelerde Tablo‐1.’in kullanılması zorunlu değildir.

*İşin niteliğine göre idarelerce istenmeyebilir.

İŞLENEMEYEN HÜKÜMLER

1) 3/7/2009 tarihli ve 27277 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan değişiklik Yönetmeliğinin geçici maddesi aşağıdaki gibidir: “11/7/2009 tarihinden önceki ihaleler

GEÇİCİ MADDE 1 ‐ (1) İlanı veya duyurusu 11/7/2009 tarihinden önce yapılmış olan ihaleler, ilan edildiği veya duyurulduğu tarihte yürürlükte olan Yönetmelik hükümlerine göre sonuçlandırılır.

2) 4/3/2010 tarihli ve 27511 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan değişiklik Yönetmeliğinin geçici maddesi aşağıdaki gibidir:

“GEÇİCİ MADDE 1 – İlanı veya duyurusu bu Yönetmeliğin yayımı tarihinden önce yapılmış olan ihaleler, yazılı olarak duyurulduğu veya ilan edildiği tarihte yürürlükte olan Yönetmelik hükümlerine göre sonuçlandırılır.”

 



Management Thinking: Management Club Workshop Papers and Proceedings. Marmara University. (II-IV 1992): 1-6.

--------------------------------------------------------------------------------

Karar Verme Mekanizmasindakiler Için Evrak Isletmeciligi

Bekir Kemal Ataman[*]

GIRIS

Arsivlerin, bir örgütlenmenin ihtiyaçlari arasinda en alt siralarda yer aldigi düsünülegelmistir. Oysa örgütlenmenin kendi evraklarina ihtiyaci vardir : Ihtiyaç duyduklari bilginin çogu kendi evraklarindan karsilanabilir. Dolayisiyla arsivler bir lüks degildir.[1] Bu bilgiler olmadan karar verme mekanizmasinda olanlarin karar vermeleri mümkün degildir. Karar vermenin sürati ve kararin kalitesi, karar vermeden önce ilgili bütün faktör ve konularin degerlendirilmesini mümkün kilacak bilginin elde edilebilirligine baglidir. Bilginin elde edilebilirligi ise evrak ve arsivlerin ne denli düzenli olduguna baglidir.[2]

 

Bu durumda, analistlerin sirketler için üç hayati unsur olarak siraladiklari emek, sermaye ve mülke bir dördüncüsünü, bilgiyi eklemek, hatta içinde yasadigimiz bilgi çaginda bu faktörü birinci siraya yerlestirmek gerekecektir. Çünkü, insanlarin bir isten digerine geçislerinde görüldügü gibi insan faktörü yenilenebilmektedir. Önceleri bir kurulusun kendi birikimlerinden olusan sermaye, kredi, hisse satisi, sirket evlilikleri, vb. gibi yollarla temin edilebilmektedir. Üretim tesisleri, binalar ve ekipman da dahil olmak üzere mülkler, eskime, ihtiyaç fazlaligi veya modernlestirme nedeniyle düzenli olarak yenilenmektedir. Buna karsin bilgi, seneler süren çabalar olmadan yaratilamamakta, yenilenememekte, yeniden olusturulamamaktadir. Istatistikler, ciddi bir yangin geçiren tüm kuruluslarin % 30’unun bir yil içinde faaliyetlerini durdurmak zorunda kalacaklarini göstermektedir. Sigorta sirketleri ekipman ve tesislerin zararini tamamen karsilasa, personel oldugu gibi korunsa, hatta genisletilse ve nakit sermaye sirket disinda banka vb. kuruluslarda korunmus olsa dahi, bu kuruluslar faaliyetlerine devam edememektedirler. Çünkü karar vermenin temelini olusturan bilgiler sonsuza kadar kaybolmustur.[3]

Bu yazinin konusunu olusturan evrak ve arsiv isletmeciligi ise, sözkonusu bilgilerin üzerine kaydedildigi ortamlarla ilgilidir. Bilgi kendi basina yoktur; kaynagini bir insanin beyninden alsa da, bir insandan digerine kalici olarak iletebilmesi için bir ortam üzerine kaydedilmesi gerekir. Bu ortam ister kagit, isterse fotograf, film, video, ses bandi, mikrofilm, harita veya bilgisayar ortami olsun, evrak olarak adlandirilmaktadir.

Dolayisiyla, süratli ve dogru karar verme eylemi, bilginin üzerine kayitli bulundugu evraklarin ne ölçüde düzenli olduguna ve saglikli bir sekilde korunduguna baglidir. Bu yazida karar verme mekanizmasinda bulunanlarin, evraklarin hangi süreçler sonunda arsiv haline dönüstügünü anlamalari saglanmaya çalisilacak ve saglikli bir evrak ve arsiv isletmeciliginden elde edilebilecek yararlar ele alinacaktir.

 

 

EVRAK ISLETMECILIGI

 

 

Evrak isletmeciligi, bir örgütlenmenin islerinin yürütülmesi için gerekli kayit bilgi üzerinde sistematik ve bilimsel kontrol uygulanmasidir. Bu kontrol, örgütlenmenin her türdeki evraklarinin yaratilmasi, dagitimi, kullanimi, saklanmasi, depolanmasi, getirimi, korunmasi ve nihai tasfiyesini kapsar ve yönetimin problem çözümü ve karar vermede ihtiyaç duyacagi bilginin düzenli ve etkin bir akisini amaçlar. Bunun için faaliyetin her asamasinda uygun standartlarin olusturulmasi ve gerekli politika ve prosedürlerin formüle edilmesi gerekir. Evrak isletmeciliginin bu tanimi, dogal olarak, en üst yönetim kademesi tarafindan yönlendirilen bir program öngörür. Bu programin temel amaçlari ise sunlardir :

 

Örgütlenmenin etkin bir sekilde yönetilmesi ve isletilmesi için gereken bilgiyi gerektigi anda dogru ve bütünlüklü olarak sunmak,

Kayitli bilgiyi mümkün oldugu kadar etkin bir sekilde islemek,

Bilgi ve evraklari mümkün olan en az maliyetle sunmak,

Müsterilere (evrak kullanicilarina) en iyi hizmeti sunmak.[4]

 

Bu açidan bakildiginda evrak isletmeciligi, bir yönüyle yönetim enformasyon sistemlerinin, bir yönüyle organizasyon ve metod çalismalari ile sistem analizinin, bir yönüyle genel isletmeciligin, baska yönleriyle de tarih ve diger sosyal bilimlerin kapsamina giren konular arasinda bir ag kuran disiplinlerarasi bir faaliyettir.

 

 

EVRAK ISLETMECILIGININ KAPSAMI VE FONKSIYONLARI

 

 

Kapsamli bir evrak isletmeciligi programi, evraklar üzerinde evragin ’hayat’i boyunca meydana gelen herseyle ilgilidir; yani evragin ’dogum’undan, örgütlenmenin fonksiyonlarini yerine getirme sürecindeki üretken ’hayat’ina, faydali bütün amaçlar yerine geldikten sonraki ’ölüm’ veya imhalarina veya sürekli saklanmaya deger özellikleri varsa arsiv halinde ’yeniden dogus’larina kadar geçen sürenin tümüyle ilgilenir.[5]

 

Bu ’hayat’ süreci, evrak isletmeciligi dilinde evragin üç çagi olarak adlandirilir ve yukarida anlatilandan çok az farklilikla güncel, yari güncel ve güncel olmayan asamalar halinde sinisanir. Güncel asama, evraklarin yaratildigi ve örgütlenmenin faaliyetleri için sikça kullanildigi dönemi kapsar. Yari güncel asama evraklarin daha az kullanildigi bir dönemi ifade eder. Herhangi bir örgütlenmede yaratilan evraklarin % 80’inden fazla bir bölümü bir sene içinde aktif kullanimini kaybeder. Bu süre sonunda bir kisim evraklar hemen imha edilebilir durumdadir. Bir kisim evraklara bir süre daha -fakat daha az siklikla- ihtiyaç duyulacaktir. Bir kisim evraklar ise artik ihtiyaç duyulmadigi halde yasal zorunluluklar nedeniyle bir süre daha saklanmak durumundadir. Bu son iki kategorideki evraklarin pahali büro yerlesimi disina çikarilarak ara depo adi verilen ucuz depolama alanlarina devredilmesi gerekir. Bu depolarda kullanim/yasal saklama süresini tamamlayan evraklardan uzun süreli saklanmasina ihtiyaç duyulanlar arsive devredilir. Üzerlerinden belirli bir süre geçtikten sonra saklanmasina gerek kalmayan evraklar ise imha edilir, ki bunlar, tüm evraklarin % 90’indan fazlasini olusturur.

 

Simdi evrak isletmeciliginin kapsamini ve fonksiyonlanini bu üç asamada teker teker ve ayrintili olarak ele alalim :

 

 

1. Evrak Kalemi Islemleri

 

Herhangi bir örgütlenmede evrak dendiginde ilk akla gelen yazismalardir. Bunlarin dosyalanmasi, indekslenmesi, siralanmasi, etiketlenmesi, kaydedilmesi, düzenlenmesi ve istendiginde getirimlenmesi (retrieve), en bilinen evrak kalemi islemleridir. Oysa örgütlenmelerde, yalniz örgütlenme içinde kullanilan ve günlük faaliyetin sürdürülmesi sirasinda ortaya çikan baska evraklar da vardir. Muhasebe için tutulan hesap defterleri, personel için tutulan özlük dosyalari, satin alma için yapilan piyasa arastirma kayitlari, rakip firmalar hakkinda toplanan bilgiler, memorandumlar, vb. bunlara örnek olarak verilebilir. Örgütlenmenin günlük faaliyetleriyle ilgili bu tür dosyalar iki ana baslik altinda toplanir : Vaka dosyalari ve konu dosyalari. Vaka dosyalari, belirli bir eylem, islem, olay, kisi, yer veya projeyle ilgili bilgileri derleyen dosyalarin bir dizisidir ve bu kriterlerin herhangi birine göre düzenlenmis olabilir. Bu dosyalar içerik olarak birbirine benzerler fakat her bir dosya gömlegi veya klasörde farkli bir ’vaka’ vardir.[6] Personel özlük dosyalari, vaka dosyalarinin tipik örneklerindendir. Konu dosyalari ise, içerdigi konuya göre düzenlenmis yazi, memorandum, telgraf, rapor vb. malzemeden olusur. Bu tür dosyalara daha çok yazismalarda rastlanmakla birlikte, yazisma disindaki malzemeler için kullanildigi da görülür. Bu tür dosyalamada kullanilacak konu tasnif sistemlerinin gelistirilmesi, uzun zaman alan, zahmetli ve uzmanlik gerektiren bir istir.[7]

 

Evrak isletmeciliginin en bilinen faaliyet alanlarini olusturan yazisma yönetimi ile aktif dosyalar yönetimi, evraklara yaratildigi anda müdahaleyi gerektirir. Karar vericilerin ihtiyaç duyduklari bilgiyi aninda bulabilmesinin ilk kosulu, bilginin üzerine kaydedildigi evraklarin belirli standartlar içinde tutulmasi, mantikli bir sekilde düzenlenmesi ve siki bir sekilde kontrol edilmesidir.

 

Evrak isletmeciliginin bilinen baska bir kolu ise posta yönetimidir. Örgütlenmeye gelen ve örgütlenme disina gönderilen veya örgütlenme içinde bir birimden digerine giden evraklarin dogru kisiye ve zamaninda ulastirilmasini ve posta trafiginin aksamadan yürümesini saglamak, evrak isletmeciliginin islerindendir.

 

Çalisanlarin islerini nasil yapacaklarini belirten veya baska konulardaki talimatlarin ilgili bütün çalisanlara iletilmesi, bu talimatlardaki degisikliklerin aninda duyurulmasi ve örgütlenme içindeki bütün talimatlarin derlenip düzenlenerek ihtiyaç duyan tüm çalisanlara bu konuda referans hizmeti verilmesiyle ilgilenen talimatname yönetimi, evrak isletmeciliginin bir baska fonksiyonudur.

 

Yaratilan evraklarin birden fazla nüsha halinde düzenlenmesi çok sik rastlanan bir durumdur. Örnegin bir yazismanin ilgili kisiye, merkezi dosyalama sistemine, yaziyi hazirlayana, ’geregi için’ veya ’bilgi için’ baska birimlere birer adet dagitilmak üzere çok kopya halinde hazirlanmasi sikça görülür. Bunlara bir de ’belki lazim olur’ düsüncesiyle fazladan çikarilan nüshalari eklemek gerekecektir. Fotokopi makinalarinin yayginlasmasiyla beraber daha da çigrindan çikan bu kopya çilginliginin kontrolü evrak isletmeciliginin asli görevlerindendir.[8]

 

Kontrol edilmesi gereken bir baska malzeme ise raporlardir. Her örgütlenmede degisik ayrinti düzeyine sahip birçok rapor hazirlanir. Bu raporlarin ilgili ilgisiz birçok kisiye dagitilmasi ve bunlarin çogu zaman okunmadan çöpe atilmasi çok karsilasilan bir durumdur. Hazirlanmasi büyük emek ve zaman isteyen raporlarin, yalnizca ilgili kisilere dagitiminin saglanmasi, baska yollarla daha önceden elde edilmis bilgileri tekrarlayan gereksiz rapor üretiminin engellenmesi ve raporlarin hitap ettigi yönetim kademesine bagli olarak gereksiz ayrintilardan arindirilmasi gerekir. Alt yönetim kademelerinde ayrinti düzeyindeki bilgilere ihtiyaç duyulmakla birlikte, raporun sunuldugu yönetim kademesi yükseldikçe ihtiyaç duyulan bilginin de özetlenmesi ve globallesmesi gerekecektir. Süratli ve dogru kararlar vermek durumundaki yöneticilerin aradiklari bilgiyi en süratli ve bütünlüklü bir sekilde bulmalarini saglayamayan raporlar, islevlerini yerine getiremiyor demektir. Bu düzeni saglamak rapor yönetiminin konusunu olusturur.

 

Evrak isletmeciliginin güncel asamadaki evraklarla ilgili son faaliyeti ise form yönetimidir. Her örgütlenmede su veya bu sekilde form kullanilir. Formlarin istenen bilgiyi dogru ve bütünlüklü bir sekilde derleyebilmesi, gereksiz bilgileri derlemesinin engellenmesi, dolduranlarca dogru ve kolay bir sekilde ne istendiginin anlasilmasi ve süratli bir sekilde doldurulabilecek biçimde tasarlanmasi için yaratilmazdan önce kontrol altina alinmasi gerekir. Farkli biçimlerde hazirlanan formlarin ayni bilgileri duplike etmesinin önüne geçilmesi ve yukarida sayilan diger hususlarin denetim altina alinabilmesi için çalisanlarin ayaküstü çiziktirdikleri formlari fotokopi makinalarinda çogaltmalarinin ve matbaaya asiri miktarlarda siparis edildikten sonra depolarda kullanilmadan çürüyen formlarin engellenmesi sarttir. Bunun yolu ise merkezi bir otorite tarafindan yürütülen form yönetiminden geçer.

 

Güncel kullanimi sona erdikten sonra bir daha ihtiyaç duyulmayacagi kesin olan ve üzerlerinde herhangi bir yasal saklama süresi bulunmayan evraklarin ayiklanmasindadir simdi sira. Kalan evraklar, asli düzenleri bozulmadan listelenir, kutulara konur ve sonraki islemler için ara depoya gönderilir.

 

 

2. Ara Depo Islemleri

 

Güncelligini kaybetmis ve ara depoya devredilmesi veya imhasi gereken evraklarla ilgili islemlerin sistematik bir sekilde yürütülebilmesi için gereken ilk is, ister güncel, isterse yari güncel ya da güncel olmayan olsun, örgütlenme içinde mevcut bütün evraklar üzerinde kapsamli bir evrak arastirmasi yapilmasidir. Evrak envanteri olarak da anilan bu arastirma, asagida anlatilacak saklama planiyla birlikte, evrak isletmeciliginin kalbini olusturur. Evrak arastirmasi temel olarak hangi evraklarin saklanacagi, hangilerinin ne kadar süre sonra imha edilecegiyle ilgili tüm bilgilerin derleme islemidir. Envanter, her bir dosya serisi için ayri bir anket formu doldurularak gerçeklestirilir ve her formda o seriyle ilgili olarak su bilgiler derlenir : Dosya serisinin adi, bulundugu yer, yaratildigi büro, nitelemesi (kapsami), kapsadigi tarihler, düzenlenme ve tasnif sekli, hacmi, biçim veya içerik olarak kopyalari ve nerede bulunduklari, artis hizi, kullanim sekli ve sikligi, saklama veya devir süreleriyle ilgili tavsiyeler, varsa ilgili arastirma araçlari, üzerindeki erisim veya kullanim sinirlamalari (gizlilik derecesi) ve yasal sinirlamalar.[9] Envanter çalismasi sirasinda, dosyalarda mevcut formlarin da birer örnegi toplanir. Envanter, örgütlenme içinde mevcut her türden evrak hakkinda her türlü bilgiyi derledigi için, bir anlamda bütün örgütlenmenin bir portresi gibidir.

 

Evrak arastirmasi tamamlandiginda her bir dosya serisi ile ilgili saklama süresi de belirlenmis olur. Envanter sirasinda toplanan bilgiler o dosya serisinin yaraticilar ve/veya kullanicilar açisindan herhangi bir idari, mali ve hukuki deger tasiyip tasimadigini, örgütlenmenin faaliyetleri için ne kadar süre ihtiyaç duyulacagini, baskalari için herhangi bir arastirma degeri tasiyip tasimadigini ve üzerlerinde yasayla belirlenmis bir zorunlu saklama süresi bulunup bulunmadigini ortaya koyar. Bu ve diger bilgiler isiginda yapilan degerlendirme (appraisal) sonucu, her dosya serisinin ne kadar süre saklanacagi belirlenir.

 

Bundan sonra is saklama planinin hazirlanmasina gelir. Her dosya serisi için ayri ayri belirlenen saklama süresi ve bu süre sonunda yapilacak islem bir liste haline getirilerek saklama plani olusturulur. Saklama plani, güncel kullanimi kalmayan evraklarin düzenli, sistemli ve zamaninda tasfiyesi için temel anahtar niteligindedir.

 

Saklama sürelerini doldurup tasfiye gününe ulasan evraklar, saklama planina göre ayiklanir. Sürekli saklanmasi gereken evraklar arsive gönderilir, digerleri imha edilir. Ancak, evrak isletmecilerinin isi, malzeme ara depoya devredildikten sonra imha/arsive devir zamanina kadar beklemek degildir. Ara depoya devredilen malzeme, önce düzenli ve sistemli bir sekilde depolanir. Hangi malzemenin nerede oldugunu ve üzerinde hangi tarihte ne islem yapilacagini belirlemeyi saglayan fiziki kontrol ile hangi evrakta ne bilgiler bulundugunu ve hangi bilginin hangi evrakta bulundugunu belirlemeyi saglayan entellektüel kontrol araçlari hazirlanir. Bunlar, yönetim enformasyon sisteminin bir parçasi olarak evrak isletmeciliginin, ihtiyaç duyulan bilgiyi ihtiyaç duyuldugu anda dogru, kesin ve bütünlüklü bir sekilde karar vericilere ulastirmayi saglayan temel araçlaridir. Dogal olarak istenen bilginin verimli bir sekilde getirimlenmesi bu araçlarin ne derece saglikli hazirlandigina baglidir.

 

Mikroforma çekilmesi rantabl görülen ve orjinalinin imhasinda yasal açidan herhangi bir sakinca görülmeyen malzemenin mikrofilm veya mikrofislere çekilmesi, bunlarin çogaltilmasi ve ilgili kisilere ulastirilmasi, evrak isletmeciliginin bir baska boyutunu olusturur. Mikroform kullanma kararindan önce yapilacak fizibilite çalismasi da evrak isletmecileri tarafindan yürütülmek zorundadir. Maliyetlerle ilgili konulara, asagida evrak isletmeciliginin hesaplanabilir yararlari bahsinde deginilecektir.

 

Evrak isletmeciliginin en önemli baska bir görevi ise, herhangi bir felaket aninda örgütlenmenin faaliyetini asgari aksamayla devam ettirebilmesi açisindan hayati önem tasiyan evraklarin korunma altina alinmasidir. Hayati evraklar yönetimi adiyla anilan bu faaliyet için evrak isletmecilerinin kullandigi yöntem, bu tür evraklarin kagit, mikrofilm ya da uygun görülen bir baska biçim altindaki kopyalarini, orjinallerinden ayri bir yerde, yangin, su baskini, hirsizlik vb. tehlikelere karsi korunacak bir sekilde saklamak ve koruma altina almaktir.

 

 

3. Arsiv Islemleri

 

Sürekli saklanmasina gerek görülüp arsive devredilen malzeme önce asli düzenine sadik kalinarak düzenlenir, nitelenir ve resmi veya özel arastirmacilar tarafindan kolay bir sekilde kullanilmasini saglamak üzere arastirma araçlari hazirlanir. Resmi, yani yaratici örgütlenme kullanicilar tarafindan yapilacak bilgi istekleri için getirim (retrieval) hizmeti verilir. Aradigi bilgiyi bulmakta zorlanan arastirmacilara danisma hizmeti verilir. Malzemenin bozulmadan uzun süre saklanabilmesi için uygun depolama kosullarinda, gerekli koruma önlemleri alinir. Uygun görülen malzemenin mikrofilme çekilmesi, çogaltilmasi ve dagitilmasi ile, bozulan ve onarim gerektiren malzemenin restorasyonu ise evrak isletmecilerinin arsive devredilen evraklarla ilgili olarak yapacaklari diger isleri olusturur.

 

 

EVRAK ISLETMECILIGININ YARARLARI

 

 

1. Görünür (tangible) yararlar

 

Evrak isletmeciliginin görünür yararlarinin temelini, maliyetlerde sagladigi düsüs olusturur.[10] Evrak isletmeciligi, bir büro faaliyeti (staff function) olmasina ve dolayisiyla temel olarak sabit isletme masrasari içinde yer almasina karsin, çogu büro faaliyetinin aksine, maliyetinden daha fazlasini tasarruf ettirme potansiyelini tasimasi nedeniyle üzerine yatirim yapilmis bir sabit isletme masrafi (invested overhead) olarak degerlendirilebilir. Bu özelligi ile evrak isletmeciligi, kendine özgü bir nitelik tasir. Gerek ABD, gerekse Ingiltere Hükümetleri’nden saglanan rakamlar, evrak isletmeciligi sistem gelistirmesi için yapilan yatirimlardan 20’ye1 gibi bir yatirim ranti (return on investment) saglamanin olagandisi olmadigini göstermektedir. Gelismekte olan ülkelerde bu oran daha da yükselebilir.[11]

 

Evrak isletmeciliginin maliyet tasarrufu sagladigi alanlari, maliyet fektörlerine göre tek tek incelemek gerekirse, hammadde maliyetlerinde belirgin bir düsüs olmadigi görülür. Teknolojinin bütün gelismisligine karsin, hemen bütün örgütlenmelerde evrak isletmeciligiyle ilgili hammadde girdilerinin tamamina yakin bir bölümünün kagit oldugu gözlenir. Bu alanda, yukarida Evrak Kayit Islemleri altinda sayilan faaliyetlerin, hammadde girdilerinde belirli bir azalmaya yol açacagi söylenebilirse de, bu oran fazla degildir. Ayni sekilde imha edilmek üzere ayiklanan malzemenin kagit olarak satisindan elde edilecek gelir de, diger maliyet faktörlerinden saglanacak tasarruf yaninda çok küçük kalir.

 

Evrak Isletmeciliginin tasarruf saglayacagi baslica maliyet faktörü kira giderleridir. Yukarida, bütün örgütlenmelerde üretilen evragin, % 80’inden fazlasinin yaratilislarinin üzerinden 1 yil geçtikten sonra ara depolara devredilmesi ve % 90’inin üzerlerinden (saklama planinda belirtilen) belirli bir süre geçtikten sonra imha edilmesi gerektigi belirtilmisti. Bu islemler sonucu, hemen her zaman rant bedeli yüksek bölgelerde yerlesik olan isyerlerinde büyük oranlarda yer bosalacak, bu yolla elde edilecek ekstra alan baska fonksiyonlar için kullanilabilecek ve yeni büro alanlarina duyulan ihtiyaç ortadan kaldirilabilecek ya da ertelenebilecektir.

 

Evrak isletmeciliginin tasarruf saglayacagi ikinci büyük maliyet faktörü emektir. Herhangi bir bilgiyi aramak için basvurulacak emek miktari azaldikça, kayip evrak sayisi düstükçe ve evraklarin sistemli bir sekilde düzenlenmesi arttikça, evrak aramak için harcanan zaman azalacaktir. Ayni sekilde, yukarida Evrak Kalemi Islemleri’nde siralanan yöntemler yoluyla dosyalama için harcanan zamanda da düsüsler görülmesi muhtemeldir. Keza, evraklarin yogun bir sekilde depolandigi ara depolarda çalisan eleman sayisi ve buralarda bilgi arama islemlerinin daha verimli olmasi nedeniyle harcanacak zaman da az oldugundan, arti bir emek tasarrufu sözkonusudur. Dolayisiyla evrak isletmeciliginin personel giderlerinde önemli bir düsüs yaratmasi beklenir.

 

Yine azalan evrak miktari nedeniyle, ekipman giderlerinde de tasarruf saglanmasi normaldir. Bürolarda evrak saklamak için kullanilan dosya dolabi, çekmeceli dolap, camli dolap vb. gibi büro donanimi oldukça pahali malzemelerdir. Bu malzemenin imha veya ara depoya devir nedeniyle bosalmasi, yeni malzeme alimi ihtiyacini uzun bir süre erteleyecektir. Buna karsilik, imha edilmeyen malzemenin geçici olarak da olsa ara depolarda saklanmasi ve dolayisiyla arti bir ekipman gideri yaratacagi öne sürülebilirse de, ara depolarda raf tertibati için yapilacak yatirim, çok kisa bir süre içinde kendini ödeyecektir. Çünkü ara depolarda depolama alaninin çok daha verimli kullanilmasinin ötesinde, rasama için kullanilan açik raf sisteminin maliyeti, bürolarda kullanilan büro mobilyalarina kiyasla çok düsüktür.

 

Düzenli ve sistemli bir evrak isletmeciliginin saglayacagi görünür yararlara kaba bir gösterge olmak üzere Ingiliz Hükümeti’nin rakamlari verilebilir. Ingiltere’de devlet kurum ve kuruluslarinda üretilen bütün evraklarin yalnizca %1’i arsive kaldirilmakta, geri kalan kisim, üzerinden belirli bir süre geçtikten sonra imha edilmektedir. Sözkonusu, arsive devredilen evrak miktari ise senede 2 kilometre raf uzunluguna sahiptir!

 

 

2. Görünmeyen (intangible) yararlar

 

 

a) Sigorta

 

Yanlis dosyalanmis bir evragin maliyetini gösteren çesitli arastirmalar yapilmistir. Bunlar, ne kadar önemli olursa olsun, hikayenin yalnizca bir bölümünü anlatmaktadir. Belirli bir belgeyi aramak, bazen de bulamamak için israf edilen emek maliyeti elbette önemlidir ve asagida daha ayrintili olarak ele alinacaktir. Fakat, kaybolan belge örnegin bir kalite garanti testi evragi veya bir sözlesme hükümlerinin yerine getirildigini gösteren bir nakliye belgesi ise ne olacaktir? Kayip evragin maliyeti ne kadar tutacaktir?[12]

 

Bilgi, bir örgütlenmenin en degerli mal varligidir. Fakat bu deger, evraklar getirimlenebildigi sürece geçerlidir. Bulunamayan bir evragin örgütlenme için yaratacagi negatif etki, verimsizlikle ifade edilmenin ötesinde, yeri geldiginde nakit olarak da ifade edilebilir. 1983’de daktilo edilmis tek bir sayfanin maliyeti ABD’de 7.60 dolari bulmakta iken, bir dava sözkonusu oldugunda bu maliyet yüzlerce dolardan yüzbinlerce dolara kadar yükselebilmektedir.[13]

 

Maalesef çogu örgütlenmede bu tür hayati evraklarla, bu evraklarin iyi bir evrak isletmeciligi programi kanaliyla yönetilmesi arasindaki iliski gözardi edilir. Kar-zarar noktasinin (break-even point) daha büyük, hatta tek önceligi tasidigi düsünülür. Evrak isletmeciliginin öneminin anlasilmasi için çogu zaman yangin veya su baskini gibi büyük bir felaket ya da önemli bir dosyanin kaybolmasi gibi trajik bir olayin yasanmasi gerekir ve durumun vehameti ancak bir dava ile yüzyüze gelindiginde kavranir.

 

Içinde yasadigimiz dünyada bütün örgütlenmelerin her an bir dava ya da tazminat talebi ile karsilasmasi ihtimali gözönüne alinirsa, hazirliklarin önceden yapilmasi en akilci yoldur. Tibbi cihaz sektörü gibi, bu tür davalara daha açik isletmelerde durum daha açik bir sekilde görülebilir. Daha güvenli ve ileri bir evrak isletmeciliginin faydalarini küçük üreticilerin de hesaba katmasi gerekir. Çünkü küçük firmalarin, büyük tazminat taleplerini karsilayabilmesi daha küçük bir ihtimaldir.

 

Dolayisiyla, isletmenin faaliyet alani ya da hacmi ne olursa olsun, herhangi bir dava ya da tazminat talebiyle karsilasma ihtimali olmasa dahi, evrak isletmeciligi sisteminin gelistirilmesi, örgütlenmenin gelecegini korumak açisindan en etkin sigorta yöntemlerinden birisidir.[14]

 

 

b) ’Evrak kovalamacasi’ - Dosya kimde?

 

Kontrol eksikligi, evraklarin ihtiyaç duyuldugu anda elde edilmemesiyle sonuçlanir. Bu, üç sebepten kaynaklanabilir :

 

Evrak kayiptir,

Geçici olarak elde edilemiyordur,

Kullanilabilirligi gecikmistir.

Evraklar gerçekten kaybolabilir. Yanlis dosyalanmis veya evrak isteyen bir kullaniciya gönderilmis ve henüz geri gelmemis olabilir. Evrak memurlari, dosyayi isteyen kisiye evragin geri dönmedigini hatirlattiklarinda aldiklari cevap çogu zaman olumsuzdur. Yani ’Geri gönderildi’ veya ’O evrak bana hiç gelmedi’ gibi. Bu durumda evrak kayip ilan edilebilir. Oysa kullanici, sözkonusu evragin üçüncü bir kisiye gönderildigini unutmus olabilir. Bu ise, evragin geçici olarak elde edilemeyecegine delalettir. Kontrol eksikliginin üçüncü tipik durumu ise evraga acilen ihtiyaç duyuldugu fakat o anda bulunamadigi durumlardir. Örnegin bir sigorta sirketi bir ödeme istegi dosyasini çesitli birimlere göndermis olabilir. Müsteri talebinin hangi asamada oldugunu sormak için aradiginda dosyanin nerede oldugu bilinmiyorsa, kullanilabilirlik gecikmis demektir. Bu durumda, sigorta sirketinin zarari yalnizca arama ve iç iletisimde harcanan zamanla sinirli degildir; müsteri üzerinde kötü bir izlenim ve gelecekteki satislarda potansiyel bir kayip da sözkonusudur.[15]

 

 

c) Süratli, dogru ve bütünlüklü getirim

 

UNESCO tarafindan yaptirilan bir arastirmada çesitli ülkelerin karar vericilerine evraklari hangi islerde kullandiklari soruldugunda su cevaplar alinmistir :

 

Olgularin dogrulanmasi

Rapor ve etüd hazirlanmasi

Arastirma

Önceki çalismalarin tespiti

Istatistik veri toplanmasi

Politika formülasyonu, planlamasi ve uygulanmasi

Yasal haklarin korunmasi

Proje planlamasi ve degerlendirmesi

Dava ve tazminat talepleri

Yönetim

Milli çikarlarin korunmasi

Birim tarihçelerinin belgelenmesi

Binalarin restorasyonu[16]

Görüldügü gibi bilginin karar vermedeki kullanimi bunca çesitli olmasina karsin, hepsinin altini çizen ortak nokta, dogru ve bütünlüklü bilgiye süratli bir erisim gerektirmesidir. Bilginin hizli bir sekilde getirimlenmesi her düzeydeki karar verici için önemlidir. Bu kisilerin evrak aramakla kaybedilecek zamana tahammülü yoktur, çünkü verilecek kararin gecikmesi, örgütlenme için hem para hem de itibar kaybi demektir. Dolayisiyla, evrak aramakla harcanan zamandaki personel maliyetleri yalnizca evrak memurlarinin ücretleriyle sinirli degildir. Özellikle yönetim kademesi yükseldikçe, karar verme mekanizmasindakilerin evrak beklemekle kaybolan zamaninin maliyeti giderek yükselir.

 

Ayni sekilde, verilecek kararla ilgili bilgilerin dogru olarak getirimlenmesi de sarttir. Kötü tasnif edilmis bir dosyalama sistemi nedeniyle, üzerinde karar verilecek konuyla ilgisi olmayan evraklarin getirimlendigi sikça görülür. Böyle bir durumda karar vermek mümkün degildir.

 

Yine, kötü bir evrak sistemi nedeniyle eldeki vakayla ilgili bütün bilgilerin derlenememesi, verilecek kararin yanlis olmasina yolaçabilir. Eksik bilgiyle yola çikan yönetici meselenin bütününü göremeyecek ve yanlis bir karar vermek durumunda kalabilecektir.

 

 

d) Arastirma Maliyetleri

 

Bilginin bir örgütlenme için en degerli mal varligi olduguna ve derlenmesinin uzun ve zahmetli bir çaba gerektirdigine ve örgütlenmelerin ihtiyaç duydugu bilginin büyükçe bir bölümünü kendi evraklarindan karsilayabilecegine yukarida deginilmisti. Hal böyle iken, UNESCO’nun yukarida anilan arastirmasinin sonuçlari, hemen bütün örgütlenmelerde, birimlerarasi koordinasyon eksikligi veya sistemli bir evrak isletmeciligi programinin yoklugu nedeniyle, ayni bilginin degisik birimlerde ve degisik zamanlarda tekrar tekrar derlendigini göstermektedir. Aranan bilgi örgütlenme bünyesinde mevcutken, ayni bilgiyi yeniden derlemek için yapilacak arastirma, zaten kit olan kaynaklarin israf edilmesinden baska bir sey degildir. Bu maliyetlere, yukarida anilan zaman kaybi maliyetlerini de eklemek gerekecektir.

 

 

e) Personel Morali

 

Iyi bir evrak isletmeciligi programinin çalisanlar üzerindeki olumlu etkisi de gözardi edilemeyecek faktörlerdendir. Ihtiyaç duydugu bilgiyi zamaninda, dogru ve eksiksiz olarak elde edebilen bir çalisanin, isini iyi yapabilmekten alacagi tatmin açiktir. Ara depoya devir veya imha yoluyla bürolardan uzaklastirilan lüzumsuz evragin bosalttigi alan, iyi kullanildigi takdirde bürolardaki sikisikligi ve bunun yarattigi gerilimi ortadan kaldiracak, hiç degilse azaltacaktir. Ferah ortamlarda çalisan personelin daha yüksek bir moralle ve daha verimli çalistigi, örgütsel davranis arastirmalariyla bir çok kez ortaya konmustur. Dolayisiyla evrak isletmeciliginin örgütlenmelerde sagladigi görünmeyen yararlara bu faktörleri de eklemek gerekir.

 

 

SONUÇ

 

 

Evraklar ve arsivler, karar verme sürecinin temel ve ayrilmaz bir parçasidir. Evrak ve arsivlerin yaratilma, islenme, depolanma, getirimlenme ve kullaniminin kontrol ve örgütlenme sekli, bunlarin karar verme sürecinde ne ölçüde faydali olacagini belirler. Su ana kadarki uygulamalara bakildiginda, evrak ve arsivlerin karar vericiler tarafindan yalnizca kismen kullanilmakta oldugu görülür. Bunun sebepleri hem evrak ve arsivlerin isletilme seklinde, hem de karar vericilerin evrak ve arsivleri karar verme sürecinde kullanabilme yetilerinde yatar. Karar verme mekanizmasindakiler, evrak ve arsivlerinin önemini yalnizca lafta kabul etmenin ötesine geçerek, bunlarin karar verme sürecinin temel unsuru oldugunu görmek durumundadir. Evrak ve arsiv hizmetleri kendi kendilerini finanse edebilen ya da kar amaçli hizmetler degildir. Bagli bulunduklari ana örgütlenmenin kendilerine ayirdiklari fonlara bagimlidir. Bu fonlar, dogal olarak, evrak ve arsivlerin ne ölçüde gerekli görüldügüyle dogru orantilidir. Oysa asil çeliski burada yatmaktadir. Fonlarin dagitimiyla su ya da bu sekilde ilgili olan karar vericiler, evrak ve arsiv hizmetlerinin çok degerli oldugunu ve öncelikli bir konumda bulunmalari gerektigini beyan ederler. Ancak is bütçeden pay ayrilmasina geldiginde bu önem ve öncelik nedense unutulur. Bilginin daha iyi örgütlenmesi için gereken kaynaklar bulunmali ve hakkettigi önceligi elde etmelidir. Bu öncelik kendini, hem iyi evrak ve arsiv isletmeciligi tekniklerinin uygulanmasindan elde edilecek tasarrusarla, hem de örgütlenmenin faaliyet, proje ve programlarina yapacagi katkilarla zaten ödeyecektir.[17]

 

Karar vericilerin önündeki en büyük sorun ise, karar verme sürecini zenginlestirmek için bilgi kaynaklarinin daha iyi kullanilmasina duyulan ihtiyaçtir. Evrak ve arsivlerin hakkiyla kullanilmamasi, kismen bunlarin varliginin bilinmemesinin ya da gözardi edilmesinin bir sonucudur. Birçok kararin eksik bilgiyle verildigi açiktir. Karar vericiler elde edilebilecek bilgi kaynaklarinin tamamini kullandigi takdirde verilecek kararlarin daha isabetli olacagi da barizdir. Su halde, karar verici konumda bulunanlarin, en iyi kararlari verebilmeleri için, bilgi kaynaklarini en iyi sekilde kullanabilmelerini saglayacak bir egitimden geçmeleri gerekir ve bu egitim, evragin yaratilistan imha ya da arsivlemeye kadar geçen bütün hayatini kapsamalidir.[18]

 

 

[*] Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Arsivcilik Bölümü Ögretim Görevlisi

 

[1]Anna Christina Ulfsparre, The Management of Business Records, K. G. Saur, München 1988. 9

 

[2]Peter C. Mazikana, Archives and Records Management for Decision Makers: A RAMP Study, UNESCO, Paris 1990, 5

 

[3]Ira A. Penn ve dig., Records Management Handbook, Gower pub., Hants 1989, ix

 

[4]Wilmer O. Maedke ve dig., Information and Records Management, Glencoe pub., California 1985, 5-6

 

[5]James B. Rhoads, The Role of Archives and Records Management in National Information Systems: A RAMP Study, UNESCO, Paris 1989, 5

 

[6]Daha fazla bilgi için bkz. Case Filing, General Services Administration, Records Management Handbook Series, Washington 1983

 

[7]Daha fazla bilgi için bkz. Subject Filing, General Services Administration, Records Management Handbook Series, Washington 1981

 

[8]Files Operations, General Services Administration, Records Management Handbook Series, Washington 1981, 2-7

 

[9]Disposition of Federal Records, General Services Administration, Records Management Handbook Series, Washington 1987, 8-16

 

[10]Evrak isletmeciliginde maliyet yönetimi konusunda daha ayrintili bilgi için bkz. "Cost Management in Records Management," The Records and Retrieval Report, I/2 (Feb. 1985), 21-36

 

[11]Ira A. Penn ve dig., a.e., 7

 

[12]Ken Bozevich, "Document Management: Business Insurance That Pays For Itself," IMC Journal, International Information Management Congress pub., XXIV/1 (Jan./Feb. 1988), 23

 

[13]"Automated Record Tracking Systems," The Records and Retrieval Report, I/1 (Jan. 1985), 1

 

[14]Ken Bozevich, a.e.a.y.

 

[15]"Automated Record Tracking Systems," The Records and Retrieval Report, I/1 (Jan. 1985), 2

 

[16]Peter C. Mazikana, a.e., 13-14

 

[17]a.e., 68-69 ve 47-48

 

[18]a.e.a.y.

Türk Kütüphaneciliği. III, 1 (Winter 1989): 36-47.
Arsivcilik Egitimi
Bekir Kemal Ataman[*]

Arşivcilerin eğitimi nasıl olmalıdır? Bu soruya cevap verebilmek herseyden önce "arşiv" dendiğinde ne anlaşıldığının ve arşivlerden ne tür bir fayda beklendiginin tanimlanmasina baglidir. Nedir arsiv ve arsivlerden ne tür bir fayda umulur? Asagi yukari Birinci Dünya Savasi’na kadar arsiv dendiginde akla gelen sey tarihin bir yan kolu olduguydu. Bu yüzden, bu döneme kadarki arsivcilik egitim programlari da, hangi biçim altinda olursa olsun tarih egitiminin ileri düzeydeki bir bölümü olarak kendilerini gösterirlerdi. Modern arsivlerin nicelik olarak artisi ve nitelik olarak karmasiklasmasinin getirdigi sorunlarin ardindan, bu bilim kolu içinde yeni ve özel bir meslek türedi: Evrak idareciligi. Yüzyilin ortalarindan itibaren ise enformasyon bilimi diye bir kavram, kütüphanecilik, dökümantasyon ve tüm iletisim ortamlarinin gelisimiyle birlikte yavas yavas yerlesmeye basladi. [1]

Bu gelismelere paralel olarak arsivciligin aldigi tanimlar da degisti. Arsivcilik artik tarihin bir kolu olarak görülmekten çikip, "tarih ve niteligi ne olursa olsun, bireyler veya (özel veya kamuya ait) tüzel kisilikler tarafindan, kendi varolus amaçlari dogrultusunda ve kendi fonksiyonlarinin yerine getirilebilmesi için toplanan (üretilen veya teslim alinan), ve öncelikle delil olarak ve idari amaçlar için, daha sonra da tasidiklari genel enformasyon degerleri için saklanan belgeler bütünü" [2] olarak tanimlanmaya basladi.

Özellikle son on yil içinde enformasyon biliminin giderek daha büyük bir önem kazanmasina paralel olarak, bu bilim dali kapsami içinde arsivciligin de adinin anilmasiyla beraber, arsivciler enformasyon idarecileri olarak görülmeye ve arsivler "devlet dairelerinin ve is dünyasinin evrak ve dosyalarini düzenlemekten sorumlu fonksiyonel bir hizmet birimi" [3] olarak tanimlanmaya basladi. Arsivciler artik büro içinde üretilen evraklari düzenleyen ve gözden geçiren bir organ olmanin yanisira idari hizmet birimleri içinde enformasyon hizmetini yürüten bir organdilar. [4] Arsivler ise örgütlenme bünyesi içinde üretilen bir enformasyon ortami olarak görülüyordu. Bu enformasyon ortaminin idaresi bu konuda uzmanlasmis bir birime birakilmisti ve bu görevle beraber yüklenen sorumluluk, malzemenin saklanmasi ve üzerinde kayitli bulunan bilginin sonuna dek degerlendirilerek kullanima sunulmasiydi. [5]

Bütün bu gelismelerin ardindaki temel faktör, gerek kamu gerekse özel kesimde, yapilan yatirimdan dogrudan dogruya ekonomik bir fayda beklenmesi yolundaki gelisimin toplumun tüm katmanlarina yayilmis olmasiydi. Arsivcilerden de artik soyut bir "kültür mirasini koruma" yerine ekonomiye gözle görülür katkilarda bulunmalari bekleniyordu. Dolayisiyla, bu görüsün hakimiyeti altindaki günümüz dünyasinda arsivciler yaptiklari isin hakkini vermek , harcadiklari paranin karsiligini ödemek durumundalar. "BILGI GÜÇTÜR" sloganiyla belirlenen enformasyon dünyasi içinde arsivcilerin rolü artik hizmet sirasinda üretilen bilgiyi en rasyonel biçinde saklamak ve bu bilgiye en süratli, etkin ve verimli erisimi saglamaktir. Bu yüzden, "günümüzdeki hükümetlerle arsivciler arasinda eskiden mevcut olan baglarin yenilenmesi gerekir. Para yatirdigi yerden bir karsilik bekleyen modern toplumun baskilari da bunu desteklemektedir. Bu sahadaki yatirimlara karsilik arsivciler de enformasyon idarecileri arasinda yer alarak borçlarini öderler" [6]

Arsivcilik Egitimi Nasil Olmalidir

Bu bilgiler isiginda arsivcilik egitimi de yeni bir gözle görülmelidir. "Ister eski isterse yeni olsun, bugün dünyanin her ülkesinde günümüz endüstriyel medeniyetlerinin ürettigi ve bugün arsiv depolarinda saklanmakta olan evrak miktari, tarihin önceki bütün dönemlerinde üretilmis olanlari asmaktadir" [7] "Bu modern evraklarin beraberinde getirdigi ve gün geçtikçe artan sorunlarin miktar ve çesitliligi dünyanin bütün ülkelerinde belirli bir benzerlik gösterdiginden, arsivcilik egitiminde bu sorunlarin çözümüne yönelik metod ve tekniklere giderek daha fazla önem verilmesi gerekmektedir. Egitim programlari da tek tek ülkelerin özel ihtiyaçlarina uygun olarak adapte edilen bu metod ve teknikleri yansitmak üzere gözden geçirilerek gereken düzeltmeler yapilmalidir. Daha eski evraklarla ilgilenmek üzere yardimci tarihi hizmet birimlerinde çalisacak profesyonel personel egitim ihtiyaci da göz önünde bulundurulmakla beraber, dünyanin bütün ülkelerinde arsivcilerin modern enformasyon sorunlarinin üstesinden gelmek üzere gereken bilgilerle donatilmasi gerekmektedir." [8]

UNESCO Genel Enformasyon Programi ile Evrak ve Arsiv Idaresi Programi’nin (GIP-RAMP) bu dogrultuda yaptigi önerilere ve—dogal olarak—bu alanda gündeme gelmis bulunan ihtiyaçlara paralel olarak, dünyanin birçok yerinde arsivcilik egitim programlarinda degisiklikler yapilarak, yeni ülkelerde enformasyon birimlerine dayali bir egitime yönelinmis, evraklari daha eski tarihlere uzanan ve dolayisiyla tarihle ilgili disiplinlerin geleneksel bir gurura sahip oldugu eski ülkelerde ise egitimin agirlik noktasi çagdas arsivlere kaydirilarak enformasyon bilimlerinin teknikleriyle bir uzlasma saglanmistir [9]

Burada alti çizilen görüs "modern arsiv egitiminin gayesinin tarih bilimlerinin yönetim çalismasini destekledigi bir senteze ulasmak" [10] oldugudur. Bu dogrultuda tarihi arsivciligin de amaçlari "arastirma gereçlerini çogaltarak ve yönetime hizmet vererek ulusal kalkinmaya yardimci olmak" seklinde tanimlanmakta ve arsiv hizmetlerinin gözle görülür biçimde yararli olmasi gerektigi vurgulanarak ulusal kalkinmaya katkilari açisindan degerlendirilmesi gerektigi öne sürülmektedir. [11]

Bu durumda "modern ihtiyaçlarin karsilanmasi için modern arastirma alanlarinda ve tarihsel disiplinlerden ziyade diger bilim dallarinda arastirma yapilmasi gerekir" [12] UNESCO’nun arsivcilik egitiminin standardizasyonu için yaptigi toplantilarda "kullanici hizmetlerinin temel bir kategori olarak (arsivcilik egitim programlarina) eklenmesi ve isletmecilik bilimlerine daha fazla agirlik verilmesi gerektigi üzerinde fikir birligine varilmistir." [13] Bu, arsivcilerin hem akademisyen, hem idareci, hem de örgütleyici fonksiyonlarini bir arada tasiyan kisiler olmasindan [14] kaynaklanmaktadir. Dolayisiyla arsivcilik egitimnde "tarihi metodoloji ve tarihi yardimci bilimler alanindaki eski disiplinlerin hakimiyeti dogrultusunda gelen baskilara karsi konulmasi gerektigi" [15] vurgulanarak, isletmecilik dünyasinin en önemli silahi olan "enformasyon disiplinleriyle ilgili bilgi ve yeteneklerin kazandirilmasina yönelik konulara yer verilmesi önerilmektedir." [16] Bu disiplinler de karsilik olarak arsiv ve evrak idaresine uygulanmak üzere adapte edilen prensip ve metodlardan faydalanacaktir. Bu, özellikle isletme, restorasyon, reprografi, otomasyon teknikleri uygulamasi ile fotograf, film, ses bantlari ve yalnizca makineler araciligiyla okunabilen evraklar gibi yeni ortamlarin getirdigi sorunlarin çözümü için geçerlidir. Bu baglamda dikkate deger diger konular arasinda ise depolama imkan ve cihazlari, güvenlik, sergileme, tasnif ve kataloglama ile kullanici odakli egitim hizmetleri yer almaktadir." [17]

Arsivcilerin akademisyen olarak ve bundan daha çok hizmet vermesi gereken akademisyen ve profesyonel personelin çalistigi alanlari tanimak amaciyla ilgilenmesi gereken diger konular arasinda ise tüm beseri, sosyal ve hukuki bilimle—cografya, ekonomi, sosyoloji, antropoloji, etnoloji, demografi, vb.—sayilmaktadir. [18]

Bu durumda arsivcilerin ilgi alanlari içine giren konularin çesitliligi ve arsivcilik egitim içinde yer almasi gereken konularin fazlaligi açik bir sekilde ortaya çikmaktadir. Elbetteki yeryüzünün hiç bir yerinde bu konularin tamamini kapsayan bir egitim programi yoktur. Bu nedenle "Bati Avrupa’da arsiv ögrencilerinin edebiyat dallarindan birinden veya tarihten mezun olmalari istenir. Bununla birlikte, arsiv okullarina fen ya da toplum-bilim dallarindan mezun en az birkaç ögrenci alma konusunda da güçlü nedenler vardir. Son yillarda arsivcilik daha teknik bir is olmus, ayrica bilimsel kurumlarin arsiv sistemleriyle de ilgilenmeleri konusunda giderek artan bir ihtiyaç ortaya çikmistir." [19]

Ancak, gerek Avrupa’da, gerekse dünyanin diger ülkelerindeki egitim sistemlerine bakildiginda, ortada standart olarak ele alinacilecek hiçbir veri olmadigi görülür. Kimi ülkelerde egitim arsivler tarafindan yürütülürken kimi ülkelerde bu is okullara birakilmistir. Egitimin okullar tarafindan yürütüldügü ülkelerde kimi okullar dogrudan dogruya lise mezunu ögrencileri alarak ön-lisans veya lisans düzeyinde egitim verirken, kimi okullar yukarida belirttigimiz gibi üniversite mezunlarini alarak yüksek lisans egitim vermekte, kimi yerde ise bu egitimin seviyesi doktora düzeyine çikmaktadir.

Egitim verilen toplam süre 200 ila 1200 saat arasinda genis bir yelpazeye yayilmakta, [20] kiyislanabilen tek unsurlar ise egitim süresi, ögretim saatleri ve ögretilen konularin listesinden ibaret kalmaktadir. Bu konuda bile zorluklarla karsilasilmaktadir, çünkü ders basliklari sabit kalirken ders içerikleri kökten bir sekilde degismistir. Bunlara ek olarak ögretim elemanlarinin tavir ve yaklasimlari da sabit olmayan bir degiskendir. [21]

Türkiye’ye Özgü Bir Egitim Programi

Bunun temel nedeni, her ülkenin kendi ihtiyaçlari dogrultusunda bir egitim programina yönelmesi ve uygulanacak politikalari da buna göre belirlemesidir. Kuskusuz ayni durum ülkemiz için de geçerlidir. Önemli olan mevcut ihtiyacin nerelerde oldugunu saptayabilmektedir. Türkiye’de arsiv denince akla gelen tek sey Osmanli arsivi olagelmis, ancak devlet dairelerinin yavas isleyisinden sürekli yakinilmasina karsin bunun arsivcilikle ilgili bir sorun olabilecegi düsünülmemistir. Ayni durum özel sektörde, sanayinin henüz yeni sayilabilecek denli genç olmasindan dolayi enformasyon alanina gerekli ilginin gösterilmemesi seklinde kendini göstermekte, özel arsivler ise tek tek kisilerin elinde kaldigindan akibetleri bilinmemektedir. Dolayisiyla bugün ülkemizde arsivcilige ihtiyaç duyulan alanlar su bes grup altinda toplanabilir: 1. Osmanli arsivi, 2. Cumhuriyet arsivi, 3. Bakanliklar ile kamu kurum ve kuruluslari, 4. Özel sektör, 5. Özel arsivler.

Bu ihtiyaçlardan hareketle ve yukarida anlatilan esaslar çerçevesinde hazirlanan bir egitim programi taslagi asagida sunulmaktadir. Görülecegi üzere, burada önerilen toplam 40 dersin 11’i dogrudan Osmanli arsivlerine, 6’si modern arsiv olarak gruplandirilabilecek Cumhuriyet arsivi, bakanliklar ile kamu kurum ve kuruluslari, ve özel sektör arsivlerine, geri kalan 25 ders ise tüm ihtiyaç alanlarina hitab eden genel ve teknik konulara ayrilmistir. Genel konular altindaki 25 dersin dagiliminda ise 4 dersin genel kültür konularina, 4 dersin diger enformasyon alanlarina ve bunlarla ortak konulara, 7 dersin isletme ve idare agirlikli konulara, 8 dersin ise dogrudan arsivcilik tekniklerine ve ilgili konulara ayrildigi görülür. Bunlarin disinda iki ders tez ve 20 günlük bir yaz staji öngörülmüstür. Ders yükü toplami 42 ders (132 kredi) arti stajdir.

Önerilen program sosyal agirlikli derslerin yanisira istatistik ve maliyet analizi gibi fen agirlikli dersler de içerdiginden, ögrence kabulünün ÖYS Türkçe-Matematik puaniyla yapilmasi önerilmektedir.

Yeryüzünde mevcut arsivcilik egitim programlarinin standardizasyonu imkanini arastiran UNESCO-GIP ve RAMP "arsivcilik egitiminin armonizasyonu" çalismalari dogrultusunda, önerilen dersler dört ana grup altinda toplanmis, bu dört gruptan "Yardimci teknik dersler" basligi altindaki tarih ve paleografyayla ilgili dersler her ülkenin kendi bünyesine göre adapte edebilecegi konular, digerleri ise her ülkede uygulanabilecek basliklar olarak düsünülmüstür. Önerilen program Michael Cook’un önerdigi konularin [22] hemen tamamini kapsamakta, ancak farkli bir gruplandirma içinde verilmektedir. Benzerliklerin daha rahat görülebilmesi için ders kapsamlari incelenmelidir.

DERS ÇIZELGESI

1. Sinif
1. Dönem
Ekonomi I (Mikro)
Tarih Ia: 1300-1800
Osmanlica I (Kitap yazisi)
Arsiv Idaresi I (Güvenlik)
Tarihi ve Bibliyografik Kaynaklar
2. Dönem
Ekonomi II (Makro)
Tarih Ib (Idari): 1300-1800
Osmanlica II (Gramer)
Arsiv Idaresi II (Hizmetler)
Evrak Idaresi I (Evrak kalemi)

2. Sinif
1. Dönem
Maliyet Analizi I
Istatistik I
Tarih Ia: 1800-1918
Paleografya I
Arsiv Idaresi III (Koruma ve restorasyon)
Evrak Idaresi II (Ara depo)
2. Dönem
Maliyet Analizi II
Istatistik II
Tarih IIb (Idari): 1800-1918
Paleografya II
Ticari ve Özel Arsivler
Evrak Idaresi III (Enformasyon teknolojisi)

3. Sinif
1. Dönem
Sosyoloji
Tarih IIIa: 1918-
Paleografya III
Yardimci Araçlarin Hazirlanmasi I
Organizasyon ve Metod
2. Dönem
Politika
Tarih IIIb (Idari): 1918-
Nümizmatik-Sicilografi-Heraldik
Belgelerin Tarifi
Personel Idaresi
YAZ STAJI (20 is günü)

4. Sinif
1. Dönem
Devlet Teskilati I
Hukuk I
Kütüphanecilik
Tez
2. Dönem
Devlet Teskilati II
Hukuk II
Dökümantasyon
Tez


AMAÇLAR
a.Genel Kültür Dersleri
Ekonomi I, II
Sosyoloji
Politika
Ögrencilerin devlet ve toplum düzeyinde meydana gelen olaylari ve gelismeleri anlayarak bu dönemde yaratilan evraklarin genel mahiyetini kavramalarina yardimci olmayi amaçlamaktadir.

b. Yardimci Dersler
Tarih Ia, Ib, IIa, IIb, IIIa, IIIb
Devlet Teskilati I, II
Osmanlica I, II
Paleografya I, II, III
Nümizmatik-Sicilografi-Heraldik
Ögrencilerin yaratilan evraklarin yaratildiklari dönemin olaylarina ve idari yapisina olan iliskisini kavramasina yardimci olacak bilgi ve araçlari edinmesini hedeflemektedir.

c. Yardimci Teknik Dersler
Maliyet Analizi I, II
Istatistik I, II
Ticari ve Özel Arsivler
Organizasyon ve Metod
Personel Idaresi
Hukuk I, II
Tarihi ve Bibliyografik Kaynaklar
Kütüphanecilik
Dökümantasyon
Ögrencilerin arsiv ve evrak idaresinde etkin politikalar olusturmak ve izlemek için gereken yardimci bilgilerle donanmasini amaçlamaktadir.

d. Temel Teknik Dersler
Arsiv Idaresi I, II, III
Evrak Idaresi I, II, III
Belgelerin Tarifi I, II
Yardimci Araçlarin Hazirlanmasi I,II
Staj
Tez
Ögrencilerin arsiv ve evrak idaresinin temel prensiplerini ve yöntemlerini ögrenmelerine yöneliktir.


DERS KAPSAMLARI

a. Genel Kültür Dersleri


Ekonomi I (Mikro): Ekonominin dogasi, alani ve yöntemleri. Fiyat sistemine genel bir bakis; tüketici davranisi; firma teorisi. Türkiye ekonomisinden örnekler verilecektir.

Ekonomi II (Makro): Milli gelir ve belirlenmesi; milli gelirdeki degisimler; maliye, para ve bankaciligin unsurlari; Uluslararasi ticaret, makro ekonomik politika, iktisadi büyüme ve gelisme. Türkiye ekonomisinden örnekler verilecektir.

Sosyoloji: Konunun genel tanimi, sosyal süreçler açisindan kültür ve toplum. Sosyal bir ortam olarak isyeri. Kir-kent farkliliklari, sehirlesme, tabakalasma ve statü, sosyal degisim. Demografi. Bu ders kapsami içinde aile sosyolojisi gibi birey-grup iliskilerini inceleyen mikro-sosyoloji konularina girilmeyecektir. Belli basli sosyologlarin bu alana katkilari incelenebilir.

Politika: Partilerin rolü ve islevi; parti örgütlenmeleri; demokrasi; devlet-toplum iliskileri.
b. Yardimci Dersler


Tarih Ia 1300-1800; IIa 1800-1918; IIIa 1918- : Dönemin siyasi, iktisadi, içtimai olaylarinin özeti.

Tarih (idari) Ib 1300-1800; IIb 1800-1918; IIIb 1918- : Dönemin idari yapilanmasinin ana hatlari. Yaratilan belgeler ve hükümet yayinlari ile bunlarin idari yapilanmaya olan iliskisi. Bu belgelerin kurumlara/depolara dagilimi.

Devlet Teskilati I, II: Bakanliklar ile kamu kurum ve kuruluslarinin idari örgütlenme semalari; yarattiklari evraklar ve yayinlar.

Osmanlica I, II: Kitap yazisi. Osmanli Türkçesi’nin gramer yapisi.

Paleografya I, II, III: Osmanlicada kullanilan çesitli elyazilari. Bunlarin yaratilan evraklarda kullanii. Diplomatik bilgisi.

Nümizmatik-Sicilografi-Heraldik: Para ve mühürlerle tugralarin tanitimi, ait olduklari döneme göre tasnifi ve incelenmesi.
c. Yardimci Teknik Dersler

Maliyet Analizi I, II: Arsiv ve evrak idaresinde kira, personel ve ekipman giderlerinin incelenmesi; bina, personel ve demirbas seçimi. Belgelerin islenmesinde maliyet/yarar açisindan izlenecek yöntemler. Fizibilite ve rapor hazirlanmasi. Bütçeleme. Finans.

Istatistik I, II: Evrak envanteri ve kullanici hizmetlerinde istatistik kullanimi. Elde edilen sonuçlara göre yöntemlerin saptanmasi/hizmet politikalarinin düzenlenmesi ve restorasyonu.

(*) Ticari ve Özel Arsivler: Ticari isletmelerin tarih içindeki gelisimi. Özel sektörde yaratilan evraklar. Özel arsivler. Bunlarin islenmesinde karsilasilan özel sorunlar. (Yasal yükümlükler)

(*) Organizasyon ve Metod: Isletme ve örgütlenmelerde verimliligi arttirmak için uygulanacak organizasyon ve metodlar.

Personel Idaresi: Personel idaresinin temel prensipleri. Merkezi ve adem-i merkezi yönetim. Yetki ve görev dagitimi. Isçi-isveren iliskileri.

Hukuk I, II: Arsiv kanunu; telif haklari kanunu; iflas kanunu; zorunlu saklama (mali kayitlarin zorunlu saklama süreleri); "evrak"in tanimi; deliller (evidence act), bilgiye erisim (acces to information), özel hukuk (privacy act) ve elektronik veri iletimi (Transborder: transmission of electronic data) ile ilgili kanun maddeleri; ceza yasasinin ilgili maddeleri. Türk hukukunda bulunmayan konularin yabanci ülkelerde ele alinisi.

(*) Tarihi ve Bibliyografik Kaynaklar: Tarihle ilgili genel nitelikteki kanak kitaplar, bibliyografyalar, tezler, hükümet yayinlari, haritalar vb. Arsiv malzemesi bulunduran kurumlar ve ellerindeki malzeme; bunlarin mevcut durumu.

(*) Kütüphanecilik: Kütüphaneciligin esaslari. Anglo-Amerikan kataloglama kurallari.

(*) Dökümantasyon: Dökümantasyonunu esaslari ve uygulamasi.
d. Temel Teknik Dersler


(*) Arsiv Idaresi I (Güvenlik): Genel kavramlar ve tanimlar. Arsiv binasi tasarimi, degisik raflama sistemleri. Büro tasarimi. Güvenlik önlemleri: yangin, su basmasi, hirsizlik, terör, rutubet, çevre kirliligi.

(*) Arsiv Idaresi II (Hizmetler): Teslim alma, temizleme, yerlestirme islemleri. Depo içi yer bulma araçlari. Resmi ve özel/bilimsel arastirmacilara yönelik kullanici hizmetleri. Bu konudaki politikalarin saptanmasi, düzenlenmesi ve kullanici ihtiyaçlarina göre reoryantasyonu. Yayinlama. Kullanici egitimi. Halkla iliskiler.

(*) Arsiv Idaresi III (Koruma ve restorasyon): Kagit, deri, papirus vb. malzemelerin koruma ve restorasyonu. Bir koruma yöntemi olarak mikroform, harita vb. özel formatlar vb. malzemenin korunmasi ve bunlara iliskin özel sorunlar. Sergileme.

(*) Evrak Idaresi I (Evrak kalemi): Dosyalama; konu ve vaka (case file) endekslemesi, diger genel evrak islemleri. Dosya kapatma. Ön-eleme ve ön-tasfiye; ara-depoya (record centre) devir hazirliklari. Gizlilik derecesi olan evraklarin islenmesi. Modern Diplomatik.

(*) Evrak Idaresi II (Ara Depo-Record Centre): Depolama teknikleri. Tasfiye islemleri (imha ve arsive devir hazirliklari). Kullanici hizmetleri.

(*) Evrak Idaresi III (Enformasyon teknolojisi): Bilgisayar, mikroform (film, fis, COM), optik disk uygulamalari.

(*) Belgelerin Tarifi I, II: Evraklarin provenans sistemine göre tasnifi. Degisik düzeylerde tarif listelerinin hazirlanmasi. Sahsi ve özel evraklarin islenmesi.

(*) Yardimci Araçlarin Hazirlanmasi I, II: Belirli bir konuda hangi arsiv grup/seri/siniflarinda malzeme bulunabilecegini ve her bir grup/seri/sinifta ne tür malzemeler bulundugunu açiklamaya ve kullanicilarin diger ihtiyaçlarini karsilamaya yönelik rehber, elkitabi, katalog, index vb. yardimci araçlarin hazirlanmasi.

(*) Staj (Uygulama): Lisans egitimi boyunca edinilen bilgilerin bir araya getirilerek uygulamaya konmasina ve belirli bir ön-uzmanlasmaya yönelik pratik çalisma ve tez.
(*) Isaretli derslerde ilgili kurumlara ziyaretler düzenlenecek ve mümkün olan konularda ugulamali egitim yapilacaktir.

Egitim programi degerlendirilirken su hususlar göz önünde bulundurulmalidir:

4. siniftaki uzmanlasma çok kesin olmamali, genel bir yogunlasma düzeyinde tutulmalidir. Uzmanlasma lisansüstü ve doktora düzeyine birakilmalidir. Lisans düzeyinde varilan uzmanlasma diplomaya yazilacaksa, tüm uzmanlik alanlarinin yetki ve sorumluluklari esit kilinmalidir.
Her ders için haftalik ders yükü üçer saat, tez için altisar saat olarak düsünülmüstür. Ders yükünde yapilacak degisikliklerde azaltma yapilmamalidir. Uygulamali deslerin yükü arttirilabilir.
Yabanci dil, Türk Dili, Atatürk Ilkeleri ve Inkîlap Tarihi vb. dersler tüm bölümlerde ortak oldugundan, burada ayrica belirtilmemistir.
Nasil Bir Egitim Anlayisi

"Menou arsivcilerin sahip olmasi gereken özellikleri canlilik, entelletüel merak, analiz ve sentez yetenegi, düzen duygusu ve etkinlik, uyum yetenegi, iyi insan iliskileri ile, kolay ve kesin ifade yetenegi olarak siraliyor. Bu nedenle ögretimin, ögrencilerin yeni durumlarla karsi karsiya gelmesini ve kendi kendine ögrenebilmesini saglayacak uygulamali metodlar kullanmasi gerekmektedir. Ögrencilerin pasif ögrenim ve zihnin ezbercilikle ögrenme aliskanliklarindan kurtarilarak, grup çalismasina yöneltilmesi zorunludur. [23]

"Bunun nedeni arsivcilik mesleginin, enformasyonla ilgili diger mesleklerde oldugu gibi tecrübe, bilgi ve uyum yeteneginin temel oldugu, esasen uygulamali bir meslek olmasidir. Bu yüzden, bilgi toplama, metod ve teknikler üzerindeki teorik egitime ek olarak, egitim programinin önemli bir bölümü, uygulamali çalisma ve vaka analizlerinin yanisira, tanitici kurslara, ögrenim gezilerine, yaz okullarina, vb.lerine de yer vererek, ögrenilen metodlarin uygulamaya konmasina ve ögrencilerin, tekniklerin kullanima sokulmasinda ustalasmasina yönelmelidir. [24]

Bu noktada gündeme gelen sorunlarin en büyügü "ögretilmesi gereken islemlerin birçogunun, hassasiyet tasiyan evraklarin islenmesi ve idaresi ile ilgili olmasidir. Örnegin, evrak idaresi

Devlet dairelerinde aktif kullanimda bulunan evraklarin envanterinin çikarilmasi,
Yakin zamana kadar aktif kullanimda bulunan evraklarin ayiklanmasi,
Aktif veya yakin zamana kadar aktif kullanimda bulunan evraklara dayali evrak idaresi hizmetleri ve ara-depo uygulamalarinin idaresi üzerine tavsiyelerde bulunulmasi gibi islemleri içermektedir. Ögrenciler, deneme süresi içinde veya kadrolu olarak sözkonusu kurumun kendi elemanlari oldugu takdirde meslegin kendi kurallarina tabi olacaklarindan, bunlarin gizlilik tasiyan yerlere götürülmesi güvenlik açisindan bir sorun çikarmaz; ancak diger ögrenciler açisindan bu durum o kadar kolay ya da kabul edilebilir degildir" [25]
"Ögrencilerin arsiv ve evrak islemlerini gözlemlemek üzere aktif arsiv depolarina sokulabildigi durumlarda bile iyi pedagojik yöntemlerin kullanilmasi büyük önem tasir. Basit bir gözlem ziyareti hiç bir kosulda kendi basina yeterli degildir: Ögrenciler bu islemleri denetim altinda olmak kosuluyla kendi baslarina yapmaya yöneltilmeli ve kurumun teknik, mesleki ve idari etüdleri üzerindeki temel bilgileri kendi kendilerine bulmalari istenmelidir. Dolayisiyla ögretmen ve denetimciler hem gerekli tecrübeye hem de kaynaklara sahip olmalidir.

"Karar alma ve planlama islemlerini içeren modern egitim yöntemleri olarak, benzer durumlarin ve oyunlarin gerçeklestirilmesini saglayacak imkanlar ve malzemeler temin edilmelidir. Bu türden faaliyetlerde kullanilacak malzemeler içinde, bir arsivin ana malzemesi içinden belirlenerek seçilen gerçek arsivlik malzeme gruplari ile, bordrolar, oyun malzemesi, rapor formlari ve diger özel araçlar gibi pedagojik malzemeler yer alir. Bu malzemeler üzerine kurulu projelerin gelistirilmesi ile bu malzemelerin kendilerinin olusturulmasi, bu tür teknikler üzerinde uzmanlasmis kisilerden kurulu özel danismanlik komisyonlarina havale edilerek yerel ögretim örgütlenmelerinin ihtiyaci saglanabilir.

"Koruma- restorasyon egitminin gerektirdigi uygulama imkanlari daha da karmasiktir. Koruma-restorasyoncu veya evrak restoratörü yetistiren okullarda, gerçek tamir islemleri sirasinda gereken tüm malzemelerle laboratuar imkanlarinin bulunmasi gerektigi açiktir. Dolayisiyla, restoratör egitiminin, büyük arsiv kurumlarinin restorasyon atölyelerine bagli okullarda yapilmasi daha muhtemeldir. [26]

Arsivcilerin uzmanlik alanina giren konulardan biri de idari tarih oldugundan, "arastirma yapmaya, yaptiklari arastirmalari yayinlamaya ve ortaya çikan literatürü degerlendirmeye tesvik edilmeleri de faydali olacaktir." [27] Bu sayede ögrenim sirasinda kullanilabilecek idari tarih literatürü de zenginlesecektir.


BIBLIYOGRAFYA
COOK, Michael. "The Education and Training of Archivists—Status Report of Archival Training Programmes and Assesment of Manpower Needs." UNESCO-GIP and RAMP, 1979.
COOK, Michael. "Guidelines for Curriculum Development in Records Management and the Administration of Modern Archives. A RAMP Study." UNESCO-GIP and RAMP, 1982.
COOK, Michael. Günümüzde Arsiv Yönetimi Meslek Egitiminin Temelleri. Istanbul 1984.
COOK, Michael. The Management of Information from Archives. Dorset 1986.
Delmas, Bruno "The Training of Archivists. Analysis of the Study programmes of Different Countries and Thoughts on the Possibilities of Harmonization." UNESCO-GIP and RAMP, 1979.
------ . "Meeting of Experts on the Harmonization of Archival Training Programmes. Paris, 26-30 November 1979, Final Report." UNESCO and RAMP, 1979.


--------------------------------------------------------------------------------
[*] Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Arsivcilik Bölümü Ögretim Görevlisi.
[1]Delmas 1979, s. 19
[2]ibid., s. 5
[3]ibid., s. 7
[4]ibid., s. 6
[5]Cook 1996, s. 8
[6]Cook 1984, s. 22
[7]Delmas 1979, s. 17
[8]Final report, s. 11
[9]Delmas 1979, s. 4
[10]Cook 1984, s. 15
[11]ibid., s. 27
[12]ibid., s. 22
[13]Final Report, s. 8
[14]Delmas 1979, s. 9
[15]Cook 1979, s. 44
[16]Final Report, s. 11
[17]Aynı yer
[18]Delmas 1979, s. 8
[19]Cook 1984, s. 29
[20]Cook 1979, s. 2
[21]Final Report, s. 5
[22]Cook 1982, s. 38
[23]Cook 1979, s. 19; ayrıca bkz. Cook 1982, s. 9 ve 30
[24]Delmas 1979, s. 20; ayrıca bkz. Cook 1979, s. 19, Cook 1982, s. 8-9 ve 21-22, Cook 1984, s. 30
[25]Cook 1979, s. 43-44
[26]ibid., s. 44
[27]ibid., s. 42

Byte Türkiye. [6] (VI 1994): 134-136.
--------------------------------------------------------------------------------

SISTEM, ALTYAPI, INSAN FAKTÖRÜ

Ya da `Ben de Meslegimi Seviyorum’
Bekir Kemal Ataman[*]

Byte’in Nisan sayisinda yayinlanan bilgisayarli arsivleme yazimdan[1] sonra bana dogrudan gelen elestirilerin bir kismi neden bu kadar sert oldugum, ya da teknolojiye neden bu kadar düsman oldugum yolundaydi. Dolayisiyla, ulastirmak istedigim mesajin eksik kaldigi kanaatinden hareketle--belki de o yazidan önce ele almam gereken--arsiv-bilgisayar iliskisini irdeleme ihtiyacini duydum.

Arsivlerle bilgisayar iliskisi üç ana baslik altinda toplanabilir: 1. Arsivde bilgisayar kullanimi, 2. Arsiv yerine bilgisayar kullanimi, 3. Elektronik evraklarin arsivlenmesi. Bu sonuncusunu daha önce baska bir yerde ele aldigim için[2] burada deginmeyecegim. [Byte’çilar ilgilenirse bir kez daha yayinlanmasina itirazim yok.]


Arsivde Bilgisayar Kullanimi

Arsivde bilgisayar kullanimi, temel olarak, her alanda oldugu gibi, arsivcilikle ilgili islerin kolaylastirilmasi ve hizlandirilmasi için bilgisayarlardan faydalanmayi içeriyor. Bunlarin bir tanesi, önceki yazida sözünü ettigim Bilgisayarli Evrak Kayit ve Takip Programlari (BEKTAPlar). Bunlarin islevi, temel olarak herhangi bir evrakla ilgili künye ve adres bilgilerinin (yani hangi evragin nerede olduguyla ilgili bilgilerin) bulunmasini süratlendirmek. Dolayisiyla, arsivcilik açisindan bir evrak kayit defteri + indeks kartoteksinin hizlandirilmis bir versiyonu olmaktan öte bir anlam tasimiyor. Aradiginiz evrak ya da evraklari, fiziki olarak yine dosya ya da dosyalar içinden tek tek elle çikarip getirmeniz gerekiyor. Belirli bir konudaki evraklarin tamamini görmek istediginizde, dosyalama sisteminiz arsivcilik standartlarina uygun olarak düzenlenmemisse--örnegin yalnizca tarih sirasina göre dizilmisse--ihtiyaç duydugunuz bilgiyi derlemek için belki de onlarca dosyayi açip her birinin içinden birer ikiser evragi çikarip kalanlarini tekrar yerine takmaniz, topladiklarinizi kendi içinde dizip geçici bir dosya olusturmaniz, isler bitince ayni islemleri geriye dogru tekrarlamaniz gerekir. Bilgisayar, aradiginiz evragin nerede oldugunu çok süratli bir sekilde söylemis olmasina karsin, ihtiyaç duydugunuz bilgiyi derlemek için belki de saatler harcadiniz. Bu sözünü ettigim isleri hayatinizin herhangi bir aninda bir kere bile yapmissaniz, bir evragi dosyadan çikarip kalanlari yerine takmanin en az 1-2 dakika aldigini bilirsiniz. O konuyla ilgili, diyelim 20 evraga ihtiyaciniz varsa, eder 40 dakika. Bir o kadar geri takma fasli, arti 10 dakika da kullanacaginiz evraklari kendi içinde düzenlemeye ayirin. Gitti mi size hayatinizin bir buçuk saati. Bir de ayni isi bir kaç degisik konu için yaptiginizi ve bunu her gün tekrarlamak zorunda oldugunuzu düsünün!

`Iyi de, neden bu kadar evraga ihtiyaç duyayim, bir iki tanesi yeter’ diyenlerdenseniz, size sunu hatirlatmak gerekir: Dogru karar vermek için dogru ve bütünlüklü bilgi gerekir. Eksik bilgiyle verilen karar da eksik, dolayisiyla yanlis olur. Vereceginiz kararin sonuçlari ne kadar önemliyse, ihtiyaç duyacaginiz bilginin miktari da o ölçü de büyük olur. Örnegin, büyük bir kurulusun tepe yöneticilerinden biri, veya bir hastasi için ölümle sonuçlanabilecek bir karar vermek durumundaki bir doktor oldugunuzu düsünün.

Arsivciligin en temel tanimi, ihtiyaç duyulan bilgiyi dogru, bütünlüklü, süratli ve ucuz bir sekilde sunabilmek için, kurulus tarafindan veya kurulus için üretilmis evraklar üzerinde sistematik ve bilimsel kontrol uygulanmasini gerektirir. Burada sözü edilen evraklar, yazismalarla da sinirli degildir. Ister kagit, isterse fotograf, film, ses bandi, video, mikrofilm, harita, plak ya da elektronik (manyetik/optik disk, bant, vs.) olsun, bilginin üzerinde kayitli bulundugu ortam, arsivcilerin sunacagi bilgi hizmeti açisindan önemli degildir. Olsa olsa, beraberinde getirecegi saklama sorunlari, vb. için ek bir takim önlemler gerektirir.

Iyi kurulmus bir arsivleme sistemi içinde, ihtiyaç duyulan bilgi, güncel asamada üç dakika, yari güncel ve güncel olmayan asamadaki evraklar için yirmi dakikayi geçmeyen bir süre içinde sunulmalidir. Buna, bilginin telefon veya faks araciligiyla yerine ulastirilma süresi dahildir. Dolayisiyla bilgisayarlar, `dogru, bütünlüklü, süratli ve ucuz bilgi hizmeti’nin, sürat faktörüne katkisi olan araçlardir. Bilgisayarlarin arsivcilikle ilgili islemlerin hizlandirilmasina katkisi, bu islemlerin hemen tümü için geçerlidir. Yeryüzünde BEKTAPlarin disindaki arsivcilik islemlerinin her biri veya birkaçi için gelistirilmis çok sayida bilgisayar paketi veya uygulamasi mevcuttur.

Dolayisiyla arsivciler, bilgisayarlara, ya da daha genelinde enformasyon teknolojisine karsi degildir. Tersine, herkes gibi bu teknolojiden faydalanmanin ötesinde, bu teknoloji kullanilarak üretilmis evraklari islemek ve bunlarin beraberinde getirecegi sorunlari çözebilmek için de yeni teknolojiyi çok yakindan takip etmek zorundadir. Gerek Byte Türkiye, gerekse diger yayinlarda ilgiyle izledigimiz veri ana yolu, multimedia, yeni sikistirma teknikleri ve standartlari gibi konular, arsivciligi çok yakindan ilgilendirmektedir.


Arsiv yerine bilgisayar kullanimi

Burada yapmaya çalistigim sorgulama, bu yatirima degip degmeyecegidir. Yani, yukarida sözünü ettigim `dogru, bütünlüklü, süratli ve ucuz bilgi hizmeti’nin ucuzluk boyutuyla ilgilidir. Aradiginiz evragi, modern arsivcilik standartlarina göre kurulmus bir sistem içinde elle üç dakikada bulmak yeterliyken, bu süreyi üç saniyeye indirmek için milyon dolarlik yatirimlar yapmanin ne kadar akillica olacagini sorgulamaktir. `Gerçekten bu kadar sürate ihtiyaciniz var mi? Yapacaginiz yatirimdan beklenen faydayi saglayabilecek misiniz?’ gibi sorulari sormaktir. Bu, arsivciligin isletmecilik boyutudur. Ingilizce konusulan ülkelerde modern arsivcilige records management (evrak isletmeciligi) denmesinin sebebi budur.

BEKTAPlarin yapmakta yetersiz kaldigi, belirli bir konuyla ilgili evraklarin fiziki olarak bütünlüklü bir sekilde sunulmasi isini hizlandirabilecek, optik disk temelli bir bilgisayarli arsivleme sisteminin, yapilan yatirimdan beklenen faydayi saglayabilecegi alanlar sinirlidir. Bu alanlardan önceki yazimda bahsetmistim. Burada vurgulamaya çalistigim boyut, bilgisayarin bir amaç degil araç oldugudur. Arsivciler, enformasyon teknolojisine--bir araç olarak kaldigi sürece--karsi degildir. Herkes gibi onlar da bu nimetten azami ölçüde faydalanmanin yollarini ararlar. Karsi çikilan ve çikilmasi gereken, bunun bir amaç haline dönüstürülmesidir. Bunun en temel göstergesi, insanlar yerine makinelere yatirim yapilmasinda ortaya çikar.

Ne yazik ki bu, özellikle Türkiye’de yaygin bir yanilgidir: Makinelerin her seyi çözebilecegine inanilir. Ihtiyaç duyulan bir sistem iken, sistemin tek bir bileseninden medet umulur.


Sistem

Ekonomistler bir sistemi tanimlarken üç temel bilesenden söz ederler: emek, sermaye ve mülk. Isletmeciler, bunlari personel, bütçe ve bina diye adlandirir. Bütçenin içinde, diger harcamalarin yanisira donanim da yer alir. (Burada yalnizca bilgisayar donanimindan söz etmiyoruz. Bir isi yapmak için gerekli her türlü araç-gereç, mobilya, makine, vs. donanim kapsamina girer.) Yukarida sözünü ettigimiz yanilgi, bu donanim faktörüne asiri bir önem atfedilmesinden ve daha genelinde sistem bilesenlerinin eksik tanimlanmasindan kaynaklanmaktadir. Tanimlanan üç hayati unsura bir dördüncüsünü, bilgiyi eklemek, hatta içinde yasadigimiz bilgi çaginda bu faktörü birinci siraya yerlestirmek gerekir. Çünkü, insanlarin bir isten digerine geçislerinde görüldügü gibi insan faktörü yenilenebilmektedir. Önceleri bir kurulusun kendi birikimlerinden olusan sermaye, kredi, hisse satisi, sirket evlilikleri, vb. gibi yollarla temin edilebilmektedir. Üretim tesisleri, binalar ve ekipman da dahil olmak üzere mülkler, eskime, ihtiyaç fazlaligi veya modernlestirme nedeniyle düzenli olarak yenilenmektedir.

Buna karsin bilgi, seneler süren çabalar olmadan yaratilamamakta, yenilenememekte, yeniden olusturulamamaktadir. Istatistikler, ciddi bir yangin geçiren tüm kuruluslarin % 30’unun bir yil içinde faaliyetlerini durdurmak zorunda kalacaklarini göstermektedir. Sigorta sirketleri ekipman ve tesislerin zararini tamamen karsilasa, personel oldugu gibi korunsa, hatta genisletilse ve nakit sermaye sirket disinda banka vb. kuruluslarda korunmus olsa dahi, bu kuruluslar faaliyetlerine devam edememektedirler. Çünkü karar vermenin temelini olusturan bilgiler sonsuza kadar kaybolmustur.[3]


Altyapi

Bu, bizi altyapi kavramina getirir. Bir isletmede islerin nasil yapilacagini/yapilmasi gerektigini gösteren bilgi altyapisi olmadan hiç bir sistemi çalistiramazsiniz. Örnegin dokümantasyonu olmayan ve daha önce hiç kullanmadiginiz bir bilgisayar ya da yazilim düsünün. Makineyi fise takip dügmesini açtiniz, ya da disketi sürücüye taktiniz... ve hiçbir sey olmadi! Ne olacak simdi? Basladiniz, önceki bilgilerinizle sagini solunu kurcalamaya. Belki sonunda ufak tefek bir seyler yapmayi bile becerdiniz, ama ihtiyaç duydugunuz verimliligi elde edebildiniz mi? Ya da 5 kurusluk is yaparken 10 kurusluk zarara yol açmadiginizdan emin misiniz? Belki makine asiri yük çekiyordu ve bütün elektrik kablolariniz yandi, simdi bütün duvarlarin kazilip tesisatin bastan asagi yenilenmesi gerekiyor. Ya da çalistirdiginiz program, siz farkinda olmadan hard diskinizi sildi.

Kisacasi, konuyla ilgili bilgi altyapisi olmadan ise girisirseniz, umdugunuz yarar yerine zararla da karsilasabilirsiniz. Bu arsivcilik için de geçerlidir: Evraklari kendi kafaniza göre düzenlemeye kalkarsaniz, bir daha hiç bulamayacaginiz bir sekilde, alakasiz bir dosya içinde sonsuza kadar kaybedebilirsiniz. En azindan, aradiginizi bulabilmek için elinizdeki herseyi bastan sona ve tek tek aramak zorunda kalabilirsiniz.

Oysa, `arsiv’ dendi mi, en üst düzey yöneticiden hademelere kadar herkes söyleyecek bir sözü olduguna inanir. Bunun ardinda yatan temel görüs ise, hiç bir zaman açikça ifade edilmese dahi, arsiv hizmetlerinin hademeler eliyle yürütülecek kadar basit oldugudur. Örnegin tip, ya da mühendislikle ilgili bir sorun gündeme geldiginde konunun uzmanina danisilmasi gerektiginde herkes otomatik olarak fikir birligine varirken, arsivcilikle ilgili bir sorunda, en alt seviyeden en tepe yöneticilere kadar herkes bir anda uzman kesilebilmektedir.

Bunun temel sebebi, en kisa ve özlü ifadesiyle tam bir `arsivcilik cehaleti’dir. Çünkü arsivcilik, önemsiz evraklarin `günün birinde lazim olabilir’ düsüncesiyle saklanmasindan ibaret sanilmaktadir. Saklama kavramini özel olarak vurguladim, çünkü arsivciligin % 95’inden fazlasi imha etmek üzerine kuruludur. Arsivciler, üretilen evragin tamamina yakin bir kismini, ama bir gün ama yüz sene sonra imha eder ve ancak çok uzun vadede lazim olabilecek önemli evraklari sürekli olarak saklar. Bu, arsivciligin temel teknigidir. Çünkü, aranan evragin, örnegin yüz yapraklik bir klasör içinden bulunmasiyla, yüzer yapraklik yüz klasör içinden bulunmasi arasinda dogal bir zaman farki oldugundan, gereksiz evrak ayiklanip ancak çok önemli olanlari saklanir.

Bu ise, arsivciligin boyutlarindan yalnizca biridir. Arsivcilik kapsamina giren islerin bir listesini önceki yazimda vermistim. Bu islerin daha detayli bir açilimi için 3. numarali dipnottaki makalemde daha genis bilgi bulabilirsiniz. [Byte’çilar ilgilenirse, bunun da bir kez daha yayinlanmasina itirazim yok.] Bu listeden ve yukarida anlattiklarimdan anlasilacagi üzere arsivcilik, bir ucuyla isletmecilige--özellikle organizasyon ve metod, daha genelinde ise yöneylem arastirmaya-- bir ucuyla kütüphanecilik ve dokümantasyon gibi enformasyon bilimlerine, bir ucuyla da tarih, sosyoloji gibi sosyal bilimlere yayilan, disiplinler arasi bir daldir. Bu genis yelpaze içinde, ilgilendigi malzemenin çesitliligi nedeniyle, fotografçilik, sinema, müzik, vb. gibi sanat dallari ve bilgisayar, endüstri, makine, insaat, vb. mühendislik alanlari ile her türlü bilim daliyla dirsek temasi içindedir. Sürekli olarak problem çözümüyle ilgilendigi için son derece dinamik, sürekli olarak insanlarla iliski içinde olmayi gerektirdigi için son derece de sosyal bir meslektir.

Simdi, bu derecede genis bir yelpazeye yayilan bir alanda, gerekli bilgi altyapisi olmadan makinelerden medet umabilir misiniz? Bu yaklasimi güdenlerin akilci oldugunu söyleyebilir misiniz?


Insan faktörü

Peki, insanlar--özellikle yöneticiler--neden israrla bu yaklasimi sürdürür? Diyelim, arsivcilik bölümlerinde (en azindan Marmara Üniversitesi’nde) tarih, Osmanlica ve temel arsivcilik derslerinin yanisira isletmecilik, kütüphanecilik, MIS ve üç sene süreyle bilgisayar ve enformasyon teknolojileri ögretildigini bilmiyorlar. Ya da daha genelinde arsivcilik konusunda tümden cahiller. O da normaldir: Türkiye’de arsivcilik bölümlerinin topu topu alti senelik geçmisleri var ve en eskisi üç senedir mezun veriyor. Ama bu sorun, Türkiye’nin genelinde ve bütün meslek dallarinda hüküm sürüyor. Bir kaç büyük kurulus disinda hemen hiçbir isletme insana yatirim yapmaya yanasmiyor. Oysa, yukarida sözünü ettigimiz bilgi altyapisini bir kurulusa tasiyan, yerlestiren ve hayata geçiren faktör insandir. Yani yetismis elemandir.

Hal böyle iken, yöneticiler insana yatirim yapmaya korkar. Çünkü insana güvenmez. En yaygin gerekçesi, yatirim yaptigi elemanin gün gelip rakip firmalara kaçacagidir. Dogrudur--bu kafayla örgütlenmis bir isletmede--personel kaçar. Burada kabahat yönetimdedir, insana güvenmedigi için yetki dagitmaz; kabahat yönetimdedir, örgütlenme yapisini güvensizlik üzerine kurarak çalisanlarini sikbogaz eder; kabahat yönetimdedir, personeli nasil olsa kaçacak varsayimiyla düsük ücret politikasi güder. Oysa, tam da bu faktörler personelin aradigi is tatminini bulamamasina ve baska isler aramasina yol açar. Yani, bu bir kisir döngüdür, sürer gider.

Bu durum, birkaç istisna disinda hemen bütün sektörler için geçerlidir. Bu istisnalarin basinda ise reklam sektörü gelir. Reklamcilar--alinmasinlar ama--her ne hikmetse, bir türlü is begenmez; bir sirketten ötekine dolasir durur. Ikinci bir örnek ise basin sektörüdür. Burada da birkaç gazete disinda, sürekli bir eleman sirkülasyonu vardir.

Tersine örnekler içinde ise--Koç Holding gibi--insana yatirim yapmayi temel personel politikasi edinmis birkaç büyük kurulus vardir. Aslina bakarsaniz--bence--bu kuruluslarin bu kadar büyük ve saglam olabilmelerinin ardinda da güven üzerine kurulu insana yatirimi prensip edinmis uzun vadeli (stratejik) planlama yapabilme yetisi yatar.


Bilgisayarcilar arasinda durum

Ne yazik ki ayni genel yanlis egilim--lütfen alinmasinlar--bilgisayarcilar arasinda da yaygindir. Çünkü, bilgisayar gibi bildikleri bir makineyi yönetmek, insan gibi karmasik bir varligi yönetmekten daha kolay gelir. Bu yüzden onlari sürekli ekran basinda herseyi kendi baslarina yapmak için çirpinirken görebilirsiniz. Duvarlari yazilim ve donanim ürünleriyle örülü bambaska bir dünyada yasarlar. Baskalariyla iletisim kurmakta zorlanirlar. Kendi cinslerinden olanlarla bir araya geldiklerinde hemen bir kapali devre kurarlar ve baska kimsenin anlamadigi bir dilden konusmaya baslarlar. Gözleri yeni makinelerle, teknolojideki son gelismelerle boyanmistir. (Ey, bu derginin okurlari: Dogru söyleyin, hepimiz az ya da çok böyle degil miyiz?)

Oysa gözden kaçirilan çok önemli bir nokta var: Bütün bu yenilikler, bu teknolojik gelismeler, insanlar için, insan hayatini kolaylastirmak için. Ekraninizin basindan kalkip söyle bir etrafta tur atin. Insanlarla--teknoloji disinda bir seyler--konusun; dertlerini ögrenin; bu sorunlar için--içinde bilgisayarlarin yer almadigi--çözümler üretmeyi deneyin: Yöneticilik dünyasina hos geldiniz!

Bundan sonrasi kolay: Yöneticilik sanati üzerine bir dünya kitap, makale, kurs, okul, vb. var. Teknoloji ögreniminiz sirasinda size verilmeyen bilgileri edinerek kendinizi gelistirebilirsiniz. Göreceksiniz ki, insan olarak size yapilan yatirimi siz de baskalarina yaptiginizda, karli çikan siz--ve isletmeniz--olacak.

[*] Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Arsivcilik Bölümü, Göztepe/ISTANBUL

[1]Bekir Kemal Ataman, Bilgisayarli Arsivleme Sistemleri: Nedir? Ne Degildir?’ Byte Türkiye, (Nisan 1994): 134-136.

[2]Bekir Kemal Ataman, "Elektronik Ortamda Kayitli Bilginin Arsivlenmesi," Kütüphane-Enformasyon-Arsiv Alaninda Yeni Teknolojiler ve Türk-MARC Sempozyumu Bildiri Metinleri. 1-4 Ekim 1991 -Beyazit Devlet Kütüphanesi, Yay. Haz. Hasan S. Keseroglu, Istanbul: Türk Kütüphaneciler Dernegi Istanbul Subesi, 1991:.304-317

[3]Ira A. Penn ve dig., Records Management Handbook, Gower pub., Hants 1989: ix’den aktaran Bekir Kemal Ataman, `Karar Verme Mekanizmasindakiler için Evrak Isletmeciligi,’ Management Thinking: Management Club Workshop Papers and Proceedings, Marmara University. February-April 1992: 1-6.

Kamu kurumları tarafından resmi yazışmaların hazırlanması ve muhatap kurumlara gönderilmesi hususlarını düzenleyen Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik güncellenmiş ve gelişen teknolojik imkanlar çerçevesinde yazışmaların kurumlar arasında elektronik ortamda iletilebilmesini sağlayacak şekilde yeniden düzenlenmiştir. Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı koordinasyonunda ilgili Başbakanlık birimleri ve diğer kamu kurumlarının katılımıyla oluşturulan çalışma grubu tarafından yönetmelik değişikliği hazırlanmış, diğer kurum ve kuruluşlar ile vatandaşların görüşüne sunulmuş, gelen görüşler doğrultusunda gerekli değişiklikler yapılmıştır. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile getirilen yenilikler aşağıdaki gibi iki temel başlık altında özetlenebilir:

  1. e-Yazışmanın Hayata Geçirilmesi Kurumlar tarafından geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) kapsamında;

    1. Resmi yazılar ve üst verilerinin aynı standartlar çerçevesinde oluşturulması sağlanmıştır.

    2. Resmi yazıların güvenli elektronik imza ile imzalanmasına ilişkin esaslar belirlenmiştir.

    3. Resmi yazıların kurumlar arasında elektronik ortamda gönderilmesi ve alınmasıyla ilgili temel esaslar belirlenmiş, konuya ilişkin teknik ayrıntıların e-Yazışma Rehberiyle düzenleneceği hükme bağlanmıştır.

    4. Resmi yazıların kurumlar arasında gönderilmesinde, Kayıtlı Elektronik Posta Sisteminin (KEP) kullanımı sağlanarak Tebligat Kanunu ve Türk Ticaret Kanununda belirtilen uygulamalar ile uyum sağlanmıştır.

    5. EBYS kullanan kurumlar tarafından kullanmayan kurumlara resmi yazıların çıktısının alınarak iletilmesi yerine KEP sistemi üzerinden gönderilmesi sağlanmış, bu amaçla EBYS kullanmayan kurumlara da KEP hesabı alma zorunluluğu getirilmiştir.

    6. Resmi yazıların “sayı” bölümünde yer alan ve yazının hazırlandığı kurumu/birimi gösteren Haberleşme Kodları kaldırılarak, elektronik arşivlerin oluşumuna imkan sağlayan tekil ve değişmez nitelikteki T.C. DETSİS Numaralarının kullanımı sağlanmıştır.

    7. Gizli nitelikteki yazılar, elektronik ortam yerine fiziksel ortamdan gönderilebilecektir.

  2. Fiziksel ortamdaki yazışmaları da kapsayan genel değişiklikler: • Resmi yazılarda “times new roman”nın yanı sıra “arial” yazı karakteri de kullanılabilecek, 12 punto yazı boyutu ise gerekli durumlarda 9 puntoya kadar düşürülebilecektir.

    1. Vatandaşların, dilekçelerini “arz ederim” ifadesiyle bitirmelerine ilişkin teamül kaldırılarak, “arz ederim” ifadesiyle bitirilmeyen dilekçelerin de işleme alınma zorunluluğu getirilmiştir.

    2. Vatandaşlara yazılan resmi yazıların, “rica ederim” ifadesiyle bitirilmesine ilişkin teamül kaldırılarak, “Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” veya “Bilgilerinize sunulur” gibi saygı içeren ifadelerle bitirilmesi sağlanmıştır.

    3. Bürokrasinin azaltılması amacıyla resmi yazılar, ilgili bakanlıklara gönderilmeksizin doğrudan bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilebilecektir.

    4. Dağıtımlı resmi yazıların muhatap bölümünde kurum adlarının ayrı ayrı yazılması yerine sadece “dağıtım yerlerine” ibaresi yazılabilecektir.

    5. Bu Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili olarak ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye ve gerektiğinde uygulamaya yönelik esasları belirlemede yetkili Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığıdır.

PARAFÇILARADA E-İMZA ALMALI MIYIM ? CEVAP HAYIR?

Hayır cevabından kasıt sadece MADDİ kazanç değildir. Detaylar için ÇözümEBYS den 3 günlük E-Yazışma DANIŞMANLIĞI alabilirsiniz.

Paraf MADDE 19-

(1) Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır (Örnek 18).

(2) Belgenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir.

(3) Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza ile atılır. Ancak parafı alınacak personelin güvenli elektronik imzasının bulunmaması ya da ilgili idare tarafından güvenli elektronik imza ile paraf atılmasına gerek görülmemesi hâlinde ilgilinin parafı yerine elektronik onayı alınır. Bu onaylar EBYS’nin günlük raporlarında (log) kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve ilgili mevzuatta belirtilen saklama planları çerçevesinde imha edilebilir. Ancak günlük raporların saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği Ektedir.

ÇözümEBYS  TSE EBYS Dış Denetim Uzmanları tarafından hazıranmıştır.

Byte Türkiye. [3] (IV 1994): 134-136.
--------------------------------------------------------------------------------

Bilgisayarli Arsivleme Sistemleri Nedir? Ne Degildir?
Bekir Kemal Ataman[*]

Bugün yeryüzünde ve dolayisiyla ülkemizde, bilgisayarli arsivleme sistemi adiyla pazarlanan bir çok ürün bulunmaktadir. Bunlari baslica iki ana grupta toplamak mümkündür: yazilim odaklilar ve donanim odaklilar.

Yazilim odakli ürünler, genellikle metin isleme ve indeksleme özelligine sahip, veri tabanlari üzerine kurulmus paketler halinde karsimiza çikmaktadir. Bunlar Softcore’un ArchIs’i gibi ithal ürünler olabildigi gibi, MikroBeta’nin Dokmer’i veya RAM Bilgisayar’in KartKatalog’u gibi yerli ürünler de olabilmektedir.

Burada temel hedef, çok sayida dokümani olan bir kurulusun evraklarina ait temel bilgileri tek tek bilgisayara yüklemek ve belirli bir konuda bilgi gerektiginde, bilgisayardaki verileri tarayarak aranan bilginin hangi evrakta oldugunu bulmaktir. Bu, bir anlamda devlet dairelerindeki evrak kayit defterinin bilgisayara yüklenmis halidir. (Bu nedenle biz bunlari Bilgisayarli Evrak Kayit ve Takip Programlari (BEKTAP) olarak adlandiriyoruz.) Yani, size evragin kendisini degil, tanimlayici kimlik bilgilerini verir, bu bilgileri kullanarak aradiginiz evragi ilgili dosyadan fiziki olarak çikarmak size düser.

Donanim odakli ürünler ise genellikle bir tarayici ve optik diskten olusmaktadir. Buradaki temel hedef ise, yazilim odakli ürünlerin yapmadigini yapmak, yani belgeyi (daha dogrusu görüntüsünü) karsiniza getirmektir. Bunu saglayabilmek için önce belgeyi tarayicidan geçirerek görüntüsünü bilgisayara yüklersiniz, sonra elinizdeki çevre birimleriyle (tarayici ve optik disk sürücü) beraber size satilan yukaridakilere benzer bir yazilim araciligiyla ilgili kimlik bilgilerini bilgisayara yükler, en sonra da kimlik bilgilerini sabit diske, görüntülerini optik diske kaydedersiniz. Taranmis belge görüntüleri, elektronik ortamda asiri derecede büyük yerler isgal ettiginden, bunlarin öncelikle sikistirilmalari ve illa ki optik diske kaydedilmeleri gerekir. Çünkü, sikistirilmis da olsa, çok sayida görüntüyü sabit diske yüklemeye kalktiginizda, çok kisa bir süre sonra yer darligiyla karsilasirsiniz. Ayni sorun, belirli bir miktardan sonra optik disklerde de karsiniza çikacagindan, bazi ürünler eskinin müzik dolaplarina benzer `juke box’larla beraber pazarlanir ve aradiginiz belge sürücü üzerindeki optik diskte yoksa, ilgili olani sürücüye takilarak aradiginiz görüntüye ulasmaniz saglanir.

Burada en önemli husus--ister yalniz yazilim odakli olsun, ister yazilim odakli olup beraberinde donanim (tarayici ve optik disk) opsiyonu sunsun, isterse donanim odakli olup beraberinde bir Bilgisayarli Evrak Kayit ve Takip Programi (BEKTAP) versin--ürün pazarlayicilarin, isin can alici noktasini çogunlukla potansiyel müsteriye aktarmamalaridir. BEKTAP’larin amaçlanan isi hakkiyla yerine getirebilmesi için, öncelikle tek tek her bir belge için gerekli bilgilerin bilgisayara yüklenmesi gerekir. Bir devlet dairesinde gelen ya da giden evragi kayit defterine islemek ne kadar zaman alirsa, bu islem de o kadar zaman alir. Yani yavastir, çünkü bu ise ayiracaginiz bir eleman tarafindan elle girilmesi gerekir. Bu tür bir sisteme ihtiyaç duyacak kadar büyük bir kurulusta iseniz, evrak hacminiz, dolayisiyla bilgisayara yüklenecek kimlik bilgileriniz de o kadar büyük demektir. Dolayisiyla, yavasligin ötesinde pahalidir; hesaba katilmayan bir eleman maliyeti vardir. Bir kisim ürünler, bu soruna bir çözüm olarak optik karakter tanima (OCR) opsiyonu da sunarlar. Buradaki iddia, tarayicidan geçirdiginiz belge üzerinde mevcut tarih, sayi, gönderen, gittigi yer gibi bilgileri, ayrica elle yazmaya gerek olmadan, OCR programlari araciligiyla BEKTAP’a (indeksleme programina) aktarabileceginizdir. Ancak, OCR programlari, 1) asiri derecede pahalidir, 2) yavas çalisir, 3) ne kadar iyi olurlarsa olsunlar çok hata yaparlar ve 4)--en önemlisi--Türkçe karakterleri saglikli olarak tanimazlar.

Bütün bunlara bir de çogu BEKTAP’larin, IBM uyumlu bilgisayarlarda Türkçe siralama yapamamasini eklemek gerekir. Çünkü ASCII kodlama tablosunda Türkçe karakter seti (Ç,ç,I,i,/,g,Ö,ö,S,s,Ü,ü), z harfinden sonra gelir. Macintosh bilgisayarlarda bu sorun sistem düzeyinde çözülmüs olmakla birlikte, karakter siralama kodlarini sistemden almayan programlar (FileMaker Pro gibi farkli dillere göre siralama rutinlerini kendi içinde tasiyanlar disinda), ayni siralama hatalarini tekrarlar.

Buraya kadar saydiklarimiz, isin yazilim cephesiyle ilgili sorunlardir. Bir de donanim ve ortamla ilgili sorunlar vardir ki kendi adima Kodak’in ImageLink sistemini pazarlayanlar disinda bu sorunlardan bahseden saticilarla su ana dek karsilasmadim. Bu sorunlari yedi ana baslik altinda toplamak mümkün:

1. Arsivlenebilirlik: Optik disklerin saglikli saklanabilecegi süre sinirlidir. Özellikle polimer bazli optik diskler için on seneden sonrasina garanti verilememektedir. Oysa iyi cins bir kagit ortalama 300 sene, ideal kosullarda saklanan mikrofilm ise sonsuza kadar dayanir.

2. Yasallik: Yeryüzünün hiçbir yerinde bilgisayar kayitlarinin yasal delil olma vasfi yoktur, çünkü her an istendigi sekilde degistirilebilir ve kimse de kolay kolay farkina varmaz.

3. Standartlar: Yeryüzündeki optik disk sürücü imalatçilari bugüne dek aralarinda anlasamadigi ve hepsi kendi standarlarinda direttigi için bir endüstri standardi olusamamistir. Dolayisiyla, optik disk sistemlerinin hepsi digeriyle uyumsuzdur. Bunun tek istisnasi CD’lerdir. CD’ler önce ses (audio) dünyasinda ortaya çiktigi ve bilgisayar dünyasina girinceye kadar zaten bir endüstri standardi olustugu için, çogu CD sürücüde sorunsuz çalisir. Ancak, bunlarin da depolama kapasiteleri, diger optik diskli sistemlere kiyasla düsüktür.

4. Aktarilabilirlik: Ilk bakista tali gibi görünse de, kagit, mikrofilm ve elektronik ortamlarin birinden digerine dönüsebilirlik, arsivleme açisindan önemlidir. Özellikle mikrofilmin elektronik ortama, elektronik ortamin mikrofilme dönüsebilirligi bu alandaki bir numarali sorundur. COM (computer output microfiche--bilgisayar çiktisi mikrofis) bir alternatif olarak öne sürülebilirse de, bunlarin kimyasal özellikleri uzun süreli saklamaya elverisli degildir. Aktarilabilirlik sorununa karsi su ana kadar benim karsilastigim tek alternatif, Kodak ImageLink sisteminin bir parçasi olan mikrofilm tarayicilardi ki bunun temelinde de Kodak’in fotograf kökenli bir firma olmasi yatiyor.

5. Getirim (retrieval) sürati: Elektronik ortamdaki bilginin islenmesi çok süratli olmakla birlikte, bilginin depolama cihazindan alinip bellege aktarilmasi ayni derecede süratli degildir. Sabit disk sürücülerle optik disk sürücüler arasindaki okuma (erisim) sürati farki bilinen bir gerçektir. Buna bir de `juke-box’lu sistemlerde optik disklerin mekanik olarak degistirilmesi için gereken zamani eklemek gerekecektir. Eger `juke-box’unuz yoksa, diskleri elle degistirmeniz gerekir, bu da getirim süratini CAR (computer aided retrieval--bilgisayar destekli getirim) kullanan mikrofilmlere yakin bir seviyeye çeker. Tabii, getirim yaziliminin ne ölçüde süratli çalistigi ayri bir tartisma konusudur. Bu, üründen ürüne degismektedir.

6. Iletisim: Tarayicidan geçirilmis görüntülerin elektronik ortamda (sikistirilmis da olsalar) çok fazla yer tuttugundan yukarida bahsetmistik. Büyük dosyalarin iletisim aglari (network) üzerinden aktarilmalari da ayni ölçüde büyük bas agrilarina sebep olur. Yukarida, bilgisayarli bir sisteme ihtiyaç duyacak kadar büyük bir kurulustaysaniz, evrak hacminizin de o kadar büyük olacagina deginmistik. Ag üzerinden aktaracaginiz görüntü (büyük dosya) sayisi da evrak hacminize paralel olacagindan, uygun bir ag kurulmadiysa, iletisim kanallarinizin çok kisa bir süre sonra tikanmasi isten bile degildir. Hele bir de modemler araciligiyla bir genis bölge agi (WAN--wide area network) üzerinde çalisiyorsaniz vay halinize! Tabii, asiri derecede süratli (ve bir o kadar da pahali) teknoloji harikasi modemleriniz yoksa.

7. Sistem eskimesi (obsolescence): Donanimla ilgili son temel sorun ise çuval dolusu para ödeyerek satin aldiginiz cihazlarin, gelisen teknoloji karsisinda demode olmasidir. Çok daha iyi ürünleri çok daha ucuza satin alabileceginiz an geldiginde (ki bu genellikle pek uzun sürmüyor) kalpten gitmek isten bile degil. Bu soruna tek çözüm, aldiginiz ürünün genisleyebilir ve yeni sürümlere güncellenebilir yapida olmasina dikkat etmek. Hos, bu artik hepimizin her an yasadigi bir sorun haline geldi ya, neyse! Tek fark, satin aldigimiz ürünlerin fiyatinda herhalde.

Burada, bu tür sistemlerde dikkat edilmesi gereken sorunlarin en can alicilarindan birine geliyoruz: maliyet. Donanim odakli sistemlerin fiyati US$ 1.000.000 (yaziyla bir milyon dolar!) gibi rakamlara ulasabilmektedir. Ikinci can alici sorun ise satin aldiginiz sistemin, bir bütün halinde uyum içinde çalisip çalismayacagidir. Sistemler genellikle farkli firmalarin ürünlerinin bir araya getirilmesiyle olusturuldugu için, kendi aralarinda çikabilecek `ufat-tefek’ uyum sorunlari, sistemin bütünü gözönüne alindiginda `büyük’ bas agrilarina sebep olabilmektedir. Bir baska önemli konu ise getirim yaziliminin ne ölçüde kaliteli oldugudur. Burada su kadarini belirtmekle yetinelim: Karsinizda iyi bir sistem pazarlayicisi varsa, size bedava/ucuz bir yazilim vermek yerine, bu alanda uzmanlasmis bir yazilim firmasinin, kendi sistemleriyle uyumlu oldugunu bildigini, kaliteli ama biraz daha pahali bir ürününü tavsiye edecektir, tabii ücreti mukabili.

Herseye karsin bir sistem almaya karar verdiniz ve kurdunuz. Istediginiz verimi elde etmeniz yine süpheli. Çünkü size `arsivleme sistemi’ diye satilan ürünün aslinda arsivlemeyle iliskisi ancak çok uzaktan olabilir. Burada kabahat sizin, çünkü arsivciligin ne oldugunu, neleri kapsadigini bilmiyorsunuz. Çok kisa va kaba hatlariyla siralarsak, arsivcilik sunlari kapsar:

a. Güncel asama (çok kullanilan evraklar)

Yazisma yönetimi (Kayit, Dosyalama, Siralama, Etiketleme)
Dosya yönetimi (Düzenleme, Getirim)
-Vaka dosyalari
-Konu dosyalari
Form Kontrolü
Kopya üretim kontrolü
Rapor yönetimi
Talimatname yönetimi
Posta (dagitim) yönetimi
Ara depoya devir islemleri
b. Yari-güncel asama (az kullanilan evraklar)

Evrak envanteri/arastirmasi
Degerlendirme
Saklama plani
Ayiklama
Imha/arsive devir islemleri
Getirim (Arastirma hizmeti)
Depolama
Hayati evraklar yönetimi
Mikroform
c. Güncel olmayan asama (daha az kullanilan ama sürekli saklanmasi gereken evraklar)

Düzenleme
Niteleme
Arastirma araçlarinin hazirlanmasi
Danisma hizmeti
Ödünç verme
Kagit disi belgeler
Getirim (Arastirma hizmeti)
Depolama
Koruma
Restorasyon
Ciltleme
Mikroform
Bilgisayar
Burada bu islemlerin ayrintisina giremiyorum, çünkü arsivcilik basli basina bir uzmanlik alanidir. Üniversitelerimizde bu alanda dört senelik lisans egitimi veren bölümlerimiz vardir. Üstelik önümüzdeki seneden itibaren Marmara Üniversitesinde bir de yüksek lisans programi açilmasi beklenmektedir.

Arsivciligi tanimiyor ve bu konuda yetismis eleman çalistirmak yerine makinelerden çözüm umuyorsaniz isiniz zor. Çünkü bilgisayarcilarin çok iyi bildigi deyisle `Garbage-In-Garbage-Out,’ yani bilgisayara ne yüklerseniz onu alirsiniz. Makineye yüklediginiz veriler düzensiz ise, alacaginiz verim de düsük olacaktir. Öncelikle, kagit, mikrofilm, video, ses bandi, harita, çizim, fotograf, bilgisayar bandi, vb. ortamlar üzerinde kayitli bilgilerinizi bir uzman yardimiyla düzenleyip, sonra bilgisayara yüklemeniz gerekir.

Karsinizda iyi bir satici varsa, yani makine degil çözüm satiyorsa, bastan beri siraladigimiz bütün bu sorunlara dikkatinizi çekecek, öncelikle geleneksel ortamdaki belgelerinizi düzenlemeniz gerektigini belirtecek ve bir arsiv uzmani istihdam etmenizi önerecek ya da kendi danismanlik hizmetini--yine ücreti mukabili-- sunacaktir. [Bu yaklasimi bugüne kadar, donanim odakli ürün satanlar içinde yalnizca Kodak’çilarda gördüm. (Lütfen reklam yaptigimi düsünmeyin, bunun ardinda en az yedi senelik gözlem var.) Yazilim odakli ürün satanlar için de de MikroBeta/Gemini’nin danismanlik hizmeti verdigini biliyorum.]

Geleneksel ortamdaki bilgileriniz iyi bir sisteme göre düzenlenmisse bilgisayarli sisteminizden de verim alirsiniz. Ancak, böylesi bir sistem zaten kurulmussa, bilgisayardan beklenen faydayi bir degil, çok degil, bir çok kere düsünmek gerekir. Çünkü, elle isleyen ama iyi kurulmus bir sistem, ihtiyaç duyulan bilgiyi dogru ve bütünlüklü olarak üç dakika içinde getirmelidir. Isiniz, aradiginiz bilgiyi elle üç dakikada bulmak yerine bilgisayarla üç saniyede bulmayi gerektiriyorsa sorun yok. Aksi takdirde milyon dolarlik cihazlara (ve yukarida siraladigimiz potansiyel sorunlara) yatirim yapmak yerine insanlara yatirim yapmaniz önerilir.

`Pekiyi, bu sistemlerin hiç mi faydasi yok?’ diye sorulabilir. Var, ama çok sinirli durumlarda. Kurulusunuzun faaliyeti, çok sayida yazili müracaata, çok sayida isleme ragmen, çok kisa sürede cevap verilmesini gerektiriyorsa (borsa sirketleri gibi) veya çok sayida belgeyi uzun süreli saklamaniz gerekiyorsa (bir haber kütüphanesinin gazete kupürü kolleksiyonu gibi), bilgisayarli ve optik diskli bir sistem sorunlarinizi çözebilir. Birinci gruptaki kuruluslarda böyle bir sistem, ayni evrak üzerinde çok sayida elemanin ayni anda (ya da çok kisa süre araliklariyla) islem yapmasina imkan verir. Örnegin, kurulusa posta yoluyla gelen bir siparis, tarayiciyla elektronik ortama aktarildiktan sonra, depocular siparisi hazirlarken muhasebeciler irsaliye ve faturasini kesebilir; veya kurulusa kesilen bir fatura tarayicidan geçtikten sonra, yetkili kisi ödeme emrini ekran üzerinde verebilir, kendi ödeme yetkisini asiyorsa bir üst yetkiliye havale edebilir ve onaylar alindigi anda veznedar ödemeyi yapabilir. Burada elde edilecek fayda, evragin lüzumsuz yere çogaltilmasini önlemek, masadan masaya elden ulastirma sirasinda kaybolacak zamani kazanmak ve bu dolasim sirasinda meydana gelebilecek evrak kayiplarini engellemektir: Yani dolasim süratidir.

Ikinci gruptaki kuruluslarda elde edilecek fayda ise, çok açik oldugu üzere yerden kazançtir. Tarayicidan geçirilen evrak hemen imha edilebilecegi için ayrica saklanmasina gerek olmayacaktir. Belge orijinalinin hemen imha edilemeyecegi (örnegin yasal nedenlerle saklanmak zorunda olundugu) durumlarda, bu tür sistemleri pazarlayanlarin iddia ettigi gibi yerden tasarruf etmek mümkün degildir. Olsa olsa biz arsivcilerin `çöplük’ olarak nitelendirdikleri, gözden uzak bir depoda üst üste yigilmalari söz konusu olabilir.

Dikkat edilirse bilgisayarli `arsivleme’ sistemleri pazarlayanlarin referans listelerinde yer alan kuruluslarin tamamini da bu iki tür grupta yer alan kuruluslar olusturur.

Kaynakça

COOK, Michael. Archives and the Computer (2nd ed.). London: Butterworths Publishers, 1986.
EMMERSON, Peter. How to Manage Your Records. Cambridge: ICSA Publishing, 1989.
National Archives and Records Service. Files Operations. Washington D.C., 1981.
PEDERSON, Ann. Keeping Archives. Sydney: Australian Society of Archivists, 1987.
RICKS, Betty R. ve Kay F. GOW. Information Resource Management. Cincinnati: South-Western Publishing, 1988.

[*] Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Arsivcilik Bölümü Ögretim Görevlisi

TSE 13298 Nedir ?

Kurumların faaliyetlerini kayıt altına alması ve bu bilgileri paydaşları ile paylaşması kurumsal faaliyetlerin ayrılmaz bir parçasıdır. Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği  şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların temel hedefi haline gelmiştir. Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler bu hedefi gerçekleştirecek olgunluğa ulaşmıştır ve her geçen gün daha da gelişmektedir. Son yıllarda sıkça duyduğumuz e-ticaret ve e-devlet gibi kavramlar bu gelişmelerin bir sonucudur. E-kurum yapısının temelini ise elektronik bilgi sistemleri oluşturmaktadır.

Kurumlarca üretilen bilgi ve belgelerin verimliliğinin arttırılması için ortak standard ve politikaların belirlenmesi göz ardı edilemez bir gereksinimdir. Böyle bir çalışma kullanımı kolay, erişimi hızlı, güvenilir, ucuz, sürekli ve sağlam "elektronik kurum" yapısının oluşumuna katkı sağlayarak genelde "e-toplum"a geçiş sürecini hızlandıracaktır.   

E-kurum faaliyetleri sonucu oluşan elektronik dokümanların belge vasfının korunması, onların üretim aşamasında ve hatta üretim öncesinde elektronik bilgi sistemleri tasarımı aşamasında ele alınmalarını gerekli kılmaktadır. Belge kavramının sistem tasarımcıları ve kullanıcılar tarafından iyi algılanması ve belge yönetimi gereksinimlerinin uygulanması gerekmektedir.

Elektronik belge yönetimi son derece geniş ve karmaşık bir alandır. Bu alan bir sistem yaklaşımı ile ele alınmalı ve sistemi oluşturan öğelerin birbiri ile uyumlu çalışması için gerekli önlemler alınmalıdır.

Sistemi oluşturan öğelerin başında Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazılımı gelmektedir. Elektronik belgeyi yönetmeye talip her kurum bu konuda uzmanlaşmış bir yazılıma ihtiyaç duyacaktır. Bir EBYS yazılımı hiç  şüphesiz kurum ERP yazılımlarının bir parçası olarak üretilebilir ya da kurum fonksiyonlarını elektronik ortamda yürütmek için kullanılan diğer yazılımlarla entegre çalışabilen bağımsız bir paket de olabilir. Bu standard bir EBYS yazılımında bulunması gereken asgari fonksiyonel özellikleri tanımlamaktadır.  

Sistemi oluşturan bir diğer öğe kurumsal politika ve prosedürlerdir. Kurum bilgi ve belge yönetimi prosedürleri EBYS için bir girdi olarak düşünülebilir. Kurumsal belge yönetimi politika ve prosedürlerini henüz geliştirme aşamasında olan kurumlar, bu standardı bir referans kaynağı olarak kullanabilirler.  

Bu standard, üç bölüm halinde tasarlanmıştır. Bu bölümler kendi içerisinde alt bölümlere ayrılmış ve bu alt bölümler altında da sistem gereksinimleri sıralanmıştır. Bu standard içinde yer alan bölümler şunlardır:

 •  Sistem kriterleri: Sistem tasarımı ve elektronik belgelerin sisteme dahil edilmesi için gerekli olan gereksinimlerin ele alındığı bölüm.

 •  Belge kriterleri: Elektronik belge özellikleri, sayısal görüntüleme sistemleri ve fiziksel ortamdaki belgelerin yönetimi ve EBYS içerisine entegrasyonu gibi konuların ele alındığı bölüm.  

•  Üst veri elemanları: EBYS’ne ait üst veri gereksinimlerinin tanımlandığı bölüm.

TSE 13298 PDF Standartın için lütfen bizi arayın.

Prof. Dr. Hakki Dursun Yildiz Armagani. Istanbul: Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, 1995: 99-104. [with Nejla Karabulut.]
--------------------------------------------------------------------------------

Arsivcilik Meslek Hastaliklari

Bekir Kemal Ataman[*]

Nejla Karabulut[**]

Bilindigi gibi, arsiv denince çogu insanin aklina, binalarin bodrum katlarindaki bir kisim depolarda üst üste yigilmis ve üzerleri birkaç parmak tozla kapli kagit yiginlari gelmektedir. Genel izlenim, buralarin istisnasiz bir sekilde asiri derecede nemli; fare, akrep, örümcek ve benzeri her türlü haseratla dolu oldugu ve hemen hiç bir zaman günes almadigidir. Ne yazik ki bu izlenimler çogu zaman dogrudur da. Arsivcilige verilen öneme paralel olarak, arsivcilerin çalismak zorunda birakildigi ortamlar da hemen her zaman insan sagligina son derece zarali kosullar tasimaktadir. Bu tür ortam ve kosullarda çalismanin insan sagliginda meydana getirebilecegi tahribat, bu yazinin konusunu olusturmaktadir. Ancak görülecegi üzere, asagida anlatilanlarin çogu, yüksek standartli bir arsiv hizmeti ile giderilebilecek türdendir. Dolayisiyla, çalistigimiz kurulustaki yöneticileri suçlamaya baslamadan, biz arsivcilerin igneyi önce kendimize batirmamiz gerekmektedir. Gerek kendi sagligimiz, gerek verdigimiz hizmetin kalitesi, gerekse meslek ahlaki açisindan, arsivcilik standartlarinin yükseltilmesi öncelikle kendi boynumuzun borcudur. Bizler kendi isimizi önemsedigimiz, verdigimiz hizmetin kalite ve standardini yüksek tuttugumuz takdirde, yöneticilerin arsiv ve arsivcilige verecegi önem de artacaktir. Aksi takdirde, gerek fiili çalisma ortami, gerek gördügümüz saygi, gerekse ücret olarak tozlu ve nemli bodrum katlarindan yukari çikamadigimiz gibi sagligimizi da kaybetmek kaçinilmaz olacaktir.

GÖGÜS HASTALIKLARI VE SOLUNUM YOLU ALERJILERI
Tüberküloz (verem): Nemli ve günes isigi almayan ortamlarda çalisanlarda daha çok görülen, bulasici ve tedavi edilmezse öldürücü bir akciger hastaligidir. Belirtileri: Kuru öksürük, balgamda kan, halsizlik, istahsizlik, gece terlemeleri, uzun süreli hafif ates.

Bronsial astim: Tozlu ve nemli ortamlarda çalisanlarda daha sik görülen bir nefes darligi türüdür.Nefes genellikle hiriltilidir.

Bronsit: Akcigerlerin iltihabik bir hastaligidir. Bir seferlik görüldügü durumlar akut bronsit, sürekli tekrarladigi durumlar kronik bronsit olarak adlandirilir. Belirtileri: Siddetli öksürük, balgam ve ates.

Pnömokonyozlar: Dis ortamdan gelen toz ve benzeri parçaciklarin nefes yoluyla akcigerlere ulasmasi sonucu ortaya çikan tahribat türlerine verilen genel addir. Belirtileri: Pnömokonyoz türüne göre degisir. Genellikle nefes darligi, öksürük, halsizlik, kilo kaybi seklindedir.

Alerjiler: Insanlarin yasadigi yerlerdeki toz yiginlari içinde yasayan mikroskobik bir canli türü olan akarlarin (mites), dumanin veya rutubetli ortamlarda olusan küf ve mantarlarin, bunlara karsi duyarliligi olanlarda yol açtigi solunum yolu hastaliklaridir. Çogunlukla bronsial astim, alerjik rinit (burun akmasi/tikanmasi) veya hapsirma krizleri seklinde görülür.

Yapisal önlemler: Depolar,

Toz, su ve neme karsi izole edilmeli,
Klima sistemleriyle donatilmali,
Günes isigi alacak sekilde insa edilmeli, ancak ultraviyole isinlari evrak üzerinde zararli oldugundan gölgelik, siperlik veya filtreler yoluyla direkt günes isiginin evraklara ulasmasi önlenmelidir. Ultraviyole isinlarinin, tüberküloz mikrobunu önleyici özelligi bulunmasina karsin, arsiv ortaminda bulunmasina izin verilemeyeceginden, bu konuda asagidaki genel önlemlere basvurulmalidir.
Genel önlemler: Depolar,

SIk sIk havalandirilmali,
Sabit isi ve nem kosullarini saglanmasi için gerekli önlemler alinmali,
Sürekli olarak temiz tutulmali;
Temizlik için yüksek devirli ve tercihan sulu sistem elektrik süpürgeleri kullanilmali,
Yerler, rasar, dolap tepeleri ve kutular hergün nemli bezle silinmeli,
Temizlikte kolaylik olmasi ve toz oraninin azaltilmasi için, yerler kolaylikla paspas yapilabilir nitelikte olmali ve hali ile kaplanmamali,
Evraklar kutular içinde muhafaza edilmeli,
Gerek temizlik yaparken, gerekse evraklar üzerinde çalisirken toz maskesi kullanilmali,
Bürolarda elektrikli hava temizleyici cihazlarin kullanilmasi düsünülmeli,
Tüberküloza karsi, arsiv personeli sistematik olarak tasiyicilik muayenesinden geçirilmeli,
Fare ve hasarata karsi, depo ve bürolara yiyecek maddesi sokulmasi yasaklanmalidir.

DERI HASTALIKLARI VE CILT ALERJILERI
Atopik dermatitler: Kagit malzeme üzerinde biriken tozlarda daha sik görülen dermatofegoides pteronissus ve dermatofegoides farüne isimli iki farkli cins mikroskobik canlinin (akar türünün) yol açtigi alerjik deri hastaliklarinin genel adidir. Nemli ortamlardaki küf ve mantarlar da benzer hastaliklara yol açabilir. Özellikle genetik (irsi) ve çevre faktörleri nedeniyle alerjik bünyeye sahip olanlarda hastaliga yakalanma orani daha yüksektir. Belirtileri: Kasinti, deri döküntüleri.

Ürtiker: Atopik dermatitlerle ayni sebeplerle ortaya çikabilen bir deri hastaligidir. Belirtileri:Tek veya yaygin beyazdan açik pembe renge kadar orta derecede kasinti. Hastalikli bölge gergindir, kasinti sirasinda tahris edilmemelidir!


Alerjik konjüktivit: Tozlu ortamlardan kaynaklanan bir göz çevresi iltihabidir. Belirtileri: Göz çevresinde kasinti, sulanma, sisme ve kizariklik.

Yapisal önlemler: Gögüs hastaliklari için alinacak önlemlerle aynidir.

Genel önlemler: Gögüs hastaliklari için alinacak önlemlere ek olarak:

Giysi ve vücut temizligine dikkat edilmeli, bu amaçla
Tozlu malzemeyle çalisirken önlük ve eldiven giyilmeli ve bunlar sik sik degistirilmeli ya da yikanmalidir,
Vücudun tozla temas eden kisimlarini bol su ve sabunla yikamali, ancak cildin sik yikama nedeniyle kurumasini engellemek için yikama sonrasinda nemlendirici krem kullanilmalidir.


ORTOPEDI VE KAS HASTALIKLARI
Disk kaymasi, bel fitigi: Bel ve sirt kaslarinin hatali durus ve zorlayici hareketler nedeniyle zayif kalmasi sonucu ortaya çikabilecek agrili omurga hastaliklaridir. Omurlar arasindaki yari yumusak dokularin (kikirdaklarin) asinma veya baska sebeplerle hasar görmesi sonucu, omurlarin omurilikten çikan sinirleri sikistirmasiyla ortaya çikar ve felce kadar varabilir. Belirtileri: Bel ve bacakta agri.

Fibrosit: Ayni kaslarin uzun süreli kullanimi sonucunda yumusak dokularda (kaslarda) meydana gelebilecek lokal (bölgesel) sertlikler. Belirtileri: Agrili adale kasilmalari.

Tenosinovit: Masa basinda, özellikle bilgisayar basinda uzun süreli çalisanlarda, el, kol, omuz ve sirt adalelerindeki yorgunluga ve sinir sikismalarina bagli olarak görülen kas hastaligi. Belirtileri: Agri ve sisme.

Romatizma: Çik çesitli türleri vardir. Genel hatlariyla, rutubet ve soguk havanin ciltteki agriya duyarli algilayicilari uyarmasi ve bunun omurilik araciligiyla beyne iletilmesiyle algilanan agrili durum olarak nitelendirilebilir.

Genel önlemler: Asagida siralanan spesifik önlemlere ek olarak,

Agir is yapilmamasi,
Mümkün oldugu takdirde, yorgunlugu hissetmeden önce bir isten digerine geçilmesi,
Bütün gün büroda çalisanlarin firsat buldukça kalkip etrafta dolasmasi (ama isten kaytarmasi degil!),
Düzenli olarak egzersiz ve spor yaparak kaslarin güçlendirilmesi,
Yorgunluk hissedilmeye baslandigi anda masaj yapilarak kaslarin gevsetilmesi,
Sürekli masa basinda, özellikle bilgisayar ekrani karsisinda çalisanlarin 20-30 dakikada bir 15-20 saniye süreyle uzak mesafelere bakarak gözlerini dinlendirmesi,
Boyun, kol, bel, sirt ve bacak agrilari baslamissa, bir fizik tedavi uzmaninin önerecegi kas güçlendirme egzersizlerinin düzenli olarak yapilmasi tavsiye edilir.

Yük kaldirir ve tasirken: Sirt ve bel kaslari yapi itibariyla agir yük kaldirmaya uygun degildir, daha çok vücudun öne egilip kaldirilmasi islevlerini yürütürler. Dolayisiyla,

Yerden kaldirilacak bir yükün yükü, sirt ve bel kaslarina degil, bu ise daha uygun olan bacak kaslarina bindirilmelidir. Bu is için, dizler bükülerek yere çömelinmeli, yük iki elle kavranip vücuda yakin tutularak ve bacak adaleleri kullanilarak kaldirilmali,
Ani hareketlerden kaçinilmali,
Agir yükler belden yukari bir seviyeye kaldirilmaya çalisilmamali,
Elle yük tasima sirasinda vücudun tek tarafi kullanilmamali, yük mümkün oldugu kadar esit bir sekilde bölünerek her iki kola, dolayisiyla vücudun iki yanina dengeli bir sekilde dagitilmali,
Uzun mesafe tasinacak veya agir yükler için tasima arabasi kullanilmalidir.

Yüksek raflara uzanir veya bakarken:

Bas hizasindan yukaridaki bir rafa uzanmak veya bakmak gerektiginde basamak veya merdiven kullanilmali,
Çene (yukari degil) bükük ve arkaya çekik tutulmalidir.

Ayakta çalisirken:

Bel düz ve dik tutulmali,
Beldeki çöküklügü hafifletmek için, ayaklar 25-30 cm. yükseklikte tabure veya benzeri bir nesne üzerinde degistirilerek dinlendirilmeli,
Bayanlar için orta yükseklikteki topuklar tercih edilmeli, topuksuz veya asiri yüksek topuklu ayakkabilardan kaçinilmalidir.

Otururken:

Sert bir sandalyede, omurga sandalye arkaligina dayanacak sekilde dik olarak oturulmali,
Vücut gevsemeye birakilmamali,
Bir veya iki diz, kalça hizasindan yukarida olmali,
Kisa dinlenme süreleri için koltuklu sandalyeler tercih edilmelidir.

Bilgisayar basinda çalisirken:

Klavyenin tuslari hafif olmali,
El bilekleri masadan destek almali,
Mümkünse iki parçaya ayrilabilen (ergonomik) klavye kullanilmali,
Araliksiz uzun süre çalisilmamali,
Uzun süreli oturmalarda vücudu yormayacak ergonomik (insan vücudunun boyutlarina ve organlarin çalisma sistemine uygun) tasarimli sandalye ve bilgisayar masalari tercih edilmeli,
Zaman zaman kollar iki yana sarkitilip sallandirilarak, omuzlar ayri ayri kendi ekseni etrafinda döndürülerek ve bacaklar uzatilip gerilerek masa basi egzersizler yapilmalidir.


PSIKOLOJIK RAHATSIZLIKLAR
Depresyon: Kapali, karanlik, tekdüze ortamlarda sikici isler yapan insanlarda sikça görülür. Belirtileri: Dikkatte azalma, hayattan zevk almama, karamsarlik, uyku ve istahta azalma, yorgunluk, sürekli aglama.


Yapisal önlemler:

Çalisma mekanlari aydinlik, ferah ve mutlaka günes isigi alacak sekilde düzenlenmeli (ancak yukarida belirtildigi üzere günes isiginin dogrudan gelisine izin verilmemeli),
Ortam klima cihazlariyla donatilmalidir.
Ileri teknoloji ürünü ekipmanla çalismanin da is verimini arttirdigi gözlemlenmistir.

Genel önlemler:

Ortam sik sik havalandirilarak içerideki havanin temiz olmasi saglanmali,
Tekdüzeligi kirmak için farkli, canli ve parlak renkler kullanilmali (örnegin her depo katinda farkli bir renk, her katta raf bloklarinin agirliklarina göre farkli farkli renkler kullanilmasi düsünülebilir),
Depolarda ana koridor isiklari sürekli açik tutulmali, yan koridor isiklari gerektikçe açilabilir sekilde düzenlenmeli,
Uygun yerlere (depolar dahil) çiçekler/bitkiler konmali ancak haserata karsi ilaçlanmasi ihmal edilmemeli,
Depolar basta olmak üzere, görece sikici mekanlara müzik yayini yapilmali (arabesk müzigin kisiyi karamsarliga ittigi, klasik müzigin dinginlestirici--uyutucu degil, pop müzigin canlandirici etkisi oldugu saptanmistir),
Uzun süreli çalisma halinde, depo islerinin fiziki yorgunluga, kullanici müracaat bankolarinin ruhi yorgunluga, masa basi islerinin akli yorgunluga yol açtigi tespit edildiginden, personelin 1-2 hafta araliklarla rotasyona tabi tutularak farkli birimlerde çalismasi saglanmali,
Personelin diger mesai arkadaslariyla görüs alis-verisinde bulunabilecegi yemek/çay salonu gibi mekanlar yaratilarak günde 3-4 kez bu mekanlara çikisi saglanmalidir.


Görüldügü üzere, arsivcilik meslek hastaliklarindan korunmak için alinacak genel önlemlerin tümü, biz arsivciler tarafindan kendi imkanlarimizla ve çogu zaman kendi kendimize alacagimiz önlemlerden ibarettir. Bu nedenle, öncelikle kendi sagligimizi ve evraklarimizi korumak, sonrasinda ise üst yönetim ve diger birimlerden bekledigimiz itibari yükseltmek için yapmamiz gereken sey, meslegimizi hakkiyla yerine getirerek bulundugumuz kurulusta uygulanan arsiv ve arsivcilik standartlarini yükseltmektir. O halde, saglikli ve itibarli bir meslek grubu olusturmak için kollari sivamaya ne dersiniz?

Kaynakça

"Bel agrilari için egzersizler," Parason/Parasex hasta bilgilendirme brosürü.
COLLIER, J. A. B., J. M. LONGMORE ve J.H. HARVEY. Oxford Klinik Dallar Elkitabi. Çev. Muzaffer Tuzcu ve Suna Tuzcu. Cilt: 1. Istanbul: Yüce Yay.: 1992.
DUNAGAN, William Claiborne ve Michael L. Rinder. Tedavi Elkitabi. 26. baski. Çev. Ed. Tevfik Pinar. 2 cilt. Ankara: TÜRDAV Yay. 1992.
HETTENKOFER, Hans-Jürgen. Romatoloji: Diagnostik-Klinik-Terapi, Istanbul: Arkadas Tip Kitaplari, 1986.
Istanbul Tip Fakültesi Klinik Ders Kitaplari Cilt: 3, Hareket Sistemi Hastaliklari. Düzenleyen O[rhan] Yenal. Istanbul: Sermet Matbaasi, 1974.
Istanbul Tip Fakültesi Klinik Ders Kitaplari Cilt: 6, Gögüs Hastaliklari. Düzenleyen Alaattin Vardar. Istanbul: Sermet Matbaasi, 1975.
Istanbul Tip Fakültesi Klinik Ders Kitaplari Cilt: 7, Psikiyatri. Düzenleyen Selim Özaydin. Istanbul: Sermet Matbaasi, 1975.
KIRÇIN, Necip. "Bilgisayar, Saglik ve Ekonomi," Byte Türkiye. s.1 (Subat 1994): 175-177.
Oxford Klinik Elkitabi. R. A. Hope ve dig. Çev. Muzaffer Tuzcu ve Suna Tuzcu. Cilt: 1. Istanbul: Yüce Yay., 1992.
SCHÄFFLER, Arne, Jörg BRAUN ve Ulrich RENZ. Klinik Muayene, Tani, Tedavi, Acil Kilavuzu: Iç Hastaliklari, 4. Gen. Bas. Çev. ve Uyarlama Barbaros Irdelmen. Istanbul: Yüce Yay., 1993.
SUNAR, Altug Senocak. Otolarengoloji: Kulak Burun Bogaz Hastaliklari Ders Kitabi, Istanbul: Istanbul Üniversitesi Cerrahpasa Tip Fakültesi Yay. 1979.
VIDINEL, Ilhan. Akciger Hastaliklari. Izmir: Ege Üniversitesi Tip Fakültesi Yay., 1989.

ÇözümEBYS  ARŞİVLEME HİZMETLERİNİN ETKİNLİKLERİ


ÇözümEBYS Arşivleme Hizmetleri, Hayati Bilgi, Bilgisayar Medyası, Dokümantasyon Yönetimi ve Saklanması konusunda hizmet veren bir kuruluş niteliği taşımaktadır.

ÇözümEBYS Arşivleme Hizmetleri, hizmete başlatma sürecinde Evrak depolama işi yapan TSE 13298 EBYS Elektronik Belge Yönetim Sertifikası alabilmiş tek firmadır. Hizmet Yeri Yeterlilik Belgesi, ISO 9001 Kalite ve hizmetleri ile ilgili tüm sertifikasyonları almış ve  ISO 27001 Bilgi Güvenliği ve ISO 28000 Tedarik Zinciri Standartlarına uygunluğu açısından bu belgeleri alma süreçlerini başlatmıştır.


YATIRIM ETKİNLİKLERİ


ÇözümEBYS Arşivleme Hizmetleri, "Doküman Arşivleme ve Yönetimi" ne yönelik sektörel yatırımını EDS Evrak depolama sistemleri ile güç birliği yaparak tamamlamıştır.



 Arşivleme Deposunda Olması Gereken Özellikler

  • Oluşturulacak arşiv deposunun iç mimari projesi, deponun kullanım amacı ve sektörel açıdan stratejik değerleri dikkate alınarak dizayn edilip planlanmalıdır.
  • Yangın Dolapları ve Sprinkerler "Kuru Sistemli" yangın söndürme sistemi olmalıdır.
  • Yangın Pompaları( Otomatik Çalıştırılmalı - Otomatik Stoplu - Haftalık Otomatik Test Programlı -Sesli + Işıklı Alarmlı Yangın Hidrofor Grubu)
  • Dokümanların sağlıklı koşullarda korunması amacı ile iklimlendirme ve ilaçlama gibi periyodik tedbirlerini sürekli denetlenmesi yapılmalıdır.
  • Deponun "Yangın Güvenlik" sistemi de bu planlama esnasında; gerek tüm dünyada kabul gören NFPA (National Fire Protection Association), gerekse ülkemizde uygulanan 2002/4390 sayılı Yangın Yönetmeliği dikkate alınarak oluşturulmalıdır.
  • Olası sabotajlar da göz önünde bulundurularak alınan önlemler yeterince yerine getirilmelidir.
  • Arşivleme alanlarının iç ve dış ünitelerinin kullanım prosedürleri oluşturulmalıdır.

Deponun, yatırımın inşaat ve montaj işleri esnasında ISO 9001 - 27001 - 28000 standart belgelerinin alınmasında ve sigortalama ile ilgili şirketlerinde çeşitli tetkik ve denetimlere tabi tutulmalıdır.

Bir tesiste yer alması gerekli sistemler, teknik özellikleri, alınmış olan sertifikalar ve yapılan periyodik bakım ve test neticeleri ve yönetimce oluşturulan otokontrol organizasyonu ile sürekli olarak denetlenmelidir. Ayrıca Outsource Arşivleme sektörüne örnek teşkil etmelidir.



OUTSOURCE ARŞİVLEME HİZMETLERİNİN KURUMLARA SAĞLADIĞI YARARLAR

  • Firmalar sadece kendi faaliyet alanları ile meşgul olurlar.
  • Risk paylaşımı ile müşteriler kendilerini daha rahat hissederler.
  • Bilgi ve Belge Yönetimine ayrılacak süre diğer alanlara kayar.
  • Firmaların kendi imkânları ile oluşturamayacağı bir hizmeti almalarını sağlarlar.


 Outsource Arşivleme Hizmetlerinin Çıkış Noktası ve Vaatleri


Outsource arşivleme son yıllarda ülkemizde de sıkça karşılaştığımız bir kavramdır. Ülkemizde yeni ama dünya piyasalarında oturmuş bir bilgi (evrak, dijital veri vs.) saklama hizmetidir. Outsource Arşivleme hizmeti veren firmalar dünyanın birçok ülkesinde binlerce şirkete, kendi imkânları ile ulaşamayacağı arşivleme hizmetini daha ucuz veya aynı maliyetle sunarlar.


Outsource arşivleme hizmeti veren firmayla çalışmak, maliyetleri düşüreceğinden dolayı hizmeti alan müşterilere rekabet ve karlılık avantajı sunduğundan ihtiyaç haline gelmiştir. Global vizyona sahip şirketler, enformatik birikim ve uzmanlık alanlarından faydalanmak için Outsource hizmeti veren firmaları stratejik ortak olarak görmektedirler. Şöyle ki uzmanlık isteyen ve maliyet düşürmeye yönelik hizmetler veren şirketler, müşterilerine ana üretim unsurlarına daha fazla odaklanma imkanı sunduklarından, başarıya yardımcı olurlar.


Bilgi ve Evrak Muhafazasında Daha İyi Ortamlar Oluşturmak

Şirketlerin ürettikleri birçok evrakı yasal, ve enformasyon değerlerinden dolayı saklama zorunlulukları vardır. Ülkemizde bu değerler genelde 10 yıldır, fakat şirket yetkililerinin kuruma olan sorumluluklarından dolayı bu süre genellikle 2 katına çıkmaktadır. Bu uzun süre zarfında hayati bilgi içeren enformasyon kaynaklarını yangın, su basması ve rutubetten korumak için harcanan maliyetleri düşürdüklerinden dolayı Outsource arşivleme hizmeti veren firmalar tercih nedenidir.


İstenilen Raporlamayı Sorunsuzca Elde Etmek.

Müşteri kurumlar kendi evrak sirkülâsyonunu takip edebildiklerinden dolayı evrakların nerde ve kimde olduğu sorunu, risk faktörü olmaktan çıkmıştır. Ayrıca müşteriler, departmanlarının, servislerinin ve çalışanlarının da evrak hareketleri raporlanabildiğinden arşivlerini kontrol ve takip edebilirler.


Etkin Güvenlik Önlemleri

Müşteri kurumlar, arşivleri için maliyeti yüksek olan güvenlik sistemlerinden kaçınırlar ama hayati bilgi taşıyan evraklarını da en iyi şekilde muhafaza etmek isterler. Bu nedenle Outsource arşivleme hizmeti veren kuruluşlar daha uygun maliyetlere bu hizmetleri müşterilerine sunarlar.


Personelden Kaynaklanan Maliyet

Outsource arşivleme hizmeti alan kurumlar evrak saklama ve geri getirimi işleri ile ilgili personel istihdamından ve buna bağlı giderlerden tasarruf ederler.


Güncelliği Takip Etmek ve Gelişen Teknolojileri Kullanabilmek

Güncelliğin takip edilmesi ve gelişen teknolojilerden faydalanmak maliyeti arttırmaktadır. Fakat özel ihtiyaçlara yönelik hizmetler sağlayan şirketler, bu türden yatırımları tüm hizmet verdiği müşterilerine yansıttıklarından maliyeti düşürürler. Müşterilerin kendi imkânları ile elde edemeyecekleri teknolojiyi müşterilere sunarlar.


Risk Paylaşımı

Personelden kaynaklanacak tüm riskler yüklenici firmaya devir edildiğinden dolayı müşteri firmalar personel yükü ve sorumluluğundan kurtulmuş olacaklardır. Özellikle yöneticiler bu tür hizmetler sayesinde bazı risklerini başka firmalara yükleyerek kendilerini psikolojik olarak daha rahat hissedeceklerdir.

Archimedia. 21 (XI-XII 1996): 4-7
--------------------------------------------------------------------------------

Gümrük Birligi ve Arsivcilik
Bekir Kemal Ataman[*]


Türkiye’de gerek kamu setöründe gerekse özel sektörde `arsiv’ dendiginde akla, bodrum katlarinda üst üste yigilmis, üzerleri bir kaç parmak tozla kapli evrak yiginlari gelmektedir. Arsiv kavraminin önemi `sözlü olarak’ teslim edilmekle birlikte, bu `önemli’ malzemenin düzenlenmesi ve isler hale getirilmesi gündeme geldiginde, yöneticilerin genel tavri, mevcut fonlari `daha önemli’ islere aktarmaktan yana olmaktadir. Bunun ardinda yatan temel görüs ise, hiç bir zaman açikça ifade edilmese dahi, arsiv hizmetlerinin hademeler eliyle yürütülecek kadar basit oldugudur. Ayni yaklasim, arsivcilikten söz açildiginda herkesin söyleyecek bir sözünün olmasinda da görülebilir. Örnegin tip, ya da mühendislikle ilgili bir sorun gündeme geldiginde konunun uzmanina danisilmasi gerektiginde herkes otomatik olarak fikir birligine varirken, arsivcilikle ilgili bir sorunda, en alt seviyeden en tepe yöneticilere kadar herkes bir anda uzman kesilebilmektedir.

Bunun temel sebebi, en kisa ve özlü ifadesiyle tam bir `arsivcilik cehaleti’dir. Çünkü arsivcilik, önemsiz evraklarin `günün birinde lazim olabilir’ düsüncesiyle saklanmasindan ibaret sanilmaktadir. Saklama kavramini özel olarak vurguladim, çünkü arsivciligin % 95’inden fazlasi imha etmek üzerine kuruludur. Arsivciler, üretilen evragin tamamina yakin bir kismini, ama bir gün ama yüz sene sonra imha eder ve ancak çok uzun vadede lazim olabilecek önemli evraklari sürekli olarak saklar. Bunun ardinda yatan felsefenin bir kaç boyutu vardir. Birincisi, arsivciligi bir enformasyon birimi olarak ele alir ve temel hedefi ihtiyaç duyulan bilgiyi dogru, bütünlüklü ve etkin bir sekilde sunmaktir. Aranan evragin, örnegin yüz yapraklik bir klasör içinden bulunmasiyla, yüzer yapraklik yüz klasör içinden bulunmasi arasinda dogal bir zaman farki oldugundan, gereksiz evragin ayiklanip ancak çok önemli olanlarin saklanmasini öngörür.

Ikinci yaklasim, meseleye maliyetler açisindan bakar. Bir daha kullanilmayacak malzeme için harcanacak bina, ekipman ve personel masrasarini kismak izin, gereksiz malzemenin ayiklanip imha edilmesinden yanadir.

Dikkat edilirse, her iki yaklasimda da bir ayiklama unsurunun ön planda oldugu görülür. Buna karsin, günümüz Türkiye’sinde yöneticilerin temel yaklasimi, herseyi oldugu gibi saklamak, dolaplar ve depolar dolup tasmaya basladiginda da herseyi toptan imha etmektir. Bu toplu imhalarin sonuçlari ise zaman zaman vahim boyutlara ulasabilmektedir. Zira, gereksiz evragin arasina karismis tek bir önemli evragin kaybolmasi bile, özellikle hukuki bir sorun yasandiginda büyük maddi kayiplara yol açabilmektedir.

Arsivcilik, bir kurulusun islerinin yürütülmesi için gerekli bilgi üzerinde sistematik ve bilimsel kontrol uygulanmasidir. Bu kontrol, kurulusun her türdeki evraginin yaratilmasi, dagitimi, kullanimi, saklanmasi, depolanmasi, getirimi, korunmasi ve nihai tasfiyesini kapsar ve yönetimin problem çözümü ve karar vermede ihtiyaç duyacagi bilginin düzenli ve etkin akisini amaçlar.

Burada sözü edilen evrak kagitla da sinirli degildir. Arsivcilik, kurulus için veya kurulus tarafindan üretilen bilgilerin üzerine kaydedildigi her türden ortamla ilgilidir. Bu ortam ister kagit, isterse fotograf, film, video, ses bandi, mikrofilm, harita veya bilgisayar bandi olsun, evrak olarak adlandirilmaktadir. Dolayisiyla arsivcilik, her türden ortam üzerinde kayitli bilginin, yaratildigi andan imhasina veya sürekli saklanmak üzere arsive devrine kadar geçen bütün hayat sürecini kapsar. Evragin hayati boyunca geçtigi muhtelif asamalarda üzerinde uygulanmasi gereken kontrol sistematigi üniversitelerin arsivcilik bölümlerinde dört senelik bir lisans programi içinde ögretilmektedir. Bunlara bir de Marmara Üniversitesinde önümüzdeki yil açilmasi planlanan yüksek lisans programi eklenecektir.

Ne yazik ki, ülkemizde gerçek anlamda bir arsivcilik bilincinin olusmasinda temel inisiyatif, ihtiyaçlarinin farkinda olan yöneticilerden degil, yine Bati dünyasindan gelmektedir. Avrupa Topluluguna üyelik, gümrük birligi, vb. ile beraber gündeme gelen olgulardan biri de ISO kalite standartlaridir. Bu standartlarin `kalite kayitlari’ ile ilgili bölümleri, kuruluslarda gerçek anlamda bir arsivcilik hizmetinin yürütülmesini dayatmakta, bu amaçla mevcut evraklarin ihtiyaç duyuldugu anda dogru, bütünlüklü ve etkin bir sekilde bulunabilmesini; gereksiz evraklarin sistematik bir sekilde ayiklanabilmesi için saklama sürelerinin belirlenerek saklama/imha planlarinin hazirlanmasini ve sürekli saklanacak malzemenin ideal nem ve isi kosullarini saglayacak klimatize edilmis depolarda, yeterli yangin ve güvenlik önlemleri altinda saklanmasini sart kosmaktadir. Bu standartlarin arsivcilikle ilgili bölümleri söyledir:


TS-ISO 9002/Aralik 1991, s. 9


4.15 -- KALITE KAYITLARI

Tedarikçi, kalite kayitlarinin tanimlanmasi, toplanmasi, tasnifi, dosyalanmasi, muhafazasi, bakimi ve elden çikarilmasini belirten prosedürleri olusturacak ve bunlarin devamliligini saglayacaktir.

Kalite kayitlari, istenilen kalitenin gerçeklestirildigini ve kalite sisteminin etkili olarak isledigini göstermek için tutulacaktir. Uygun görülen taserona ait kalite kayitlari da bu verilerin bir parçasi olacaktir.

Tüm kalite kayitlari okunakli ve ait oldugu ürünü tanimlayabilir olacaktir. Kalite kayitlari, hasar ve bozulmayi en aza indirecek ve kayiplari önleyecek uygun çevre sartlari saglayan tesislerde tekrar kolaylikla kullanilabilecek sekilde depolanacak ve muhafaza edilecektir. Kalite kayitlarinin muhafaza süreleri belirlenerek kaydedilecektir. Sözlesmelerde anlasmaya varildigi takdirde, kalite kayitlari belirlenen bir süre için alici veya temsilcisinin kullanimina hazir tutulacaktir.


TS-ISO 9004/Aralik 1991, s.24-25


17 -- KALITE DOKÜMANTASYON VE KAYITLARI


17.1 -- GENEL

Kalite, yönetimi sistemi, ilgili kalite dokümantasyon ve kayitlarinin tanimlama, derleme, indeks haline getirme, dosyalama, muhafaza, bakim, geri toplama ve elden çikarimi için esaslar olusturmali ve bunlarin devamliligini saglamalidir. Politikalar, kayitlarin müsteri ve tedarikçiler için elde edilebilir olmasini saglayacak ve ayni zamanda, dokümanlarin çesitli tiplerinde yapilan degisiklik ve tadilatlarla ilgili prosedürleri de göz önüne alacak sekilde olusturulmalidir.


17.2 --KALITE DOKÜMANTASYONU

Sistem, istenilen ürün kalitesinin gerçeklestirildigi ve kalite yönetimi sisteminin etkili olarak isledigini izleyebilmek için yeterli dokümantasyonun hazir bulunmasini gerektirmeli ve ilgili taseronun dokümantasyonunu da kapsamalidir. Bütün dokümantasyon, okunakli, tarihli (revizyon tarihleri de dahil), temiz, hemen tanimlanabilir veya bilgisayarda depolanmalidir.

Buna ek olarak, kalite yönetimi sistemi, ürünlerin imalatinda kullanilan dokümanlarin güncelligi kayboldugunda, bunlarin ortadan kaldirilmasi ve/veya elden çikarilmasi için bir metod saglamalidir.

Asagida belirtilenler, kontrol gerektiren doküman tiplerine örnektir:

çizimler
sartnameler
projeler (ozalit kopya)
muayene esaslari
deney prosedürleri
is talimatlari
islem formlari
kalite el kitabi (Madde 5.3.2)
isleme prosedürleri
kalite güvencesi prosedürleri.

17.3 -- KALITE KAYITLARI

Sistem, istenilen kalitenin basarildigini göstermek ve kalite yönetimi sisteminin etkili olarak islediginin dogrulanmasi için yeterli kayitlarin tutulmasini gerektirir.

Asagida belirtilenler, kontrol gerektiren kalite kayit tiplerine örnektir:

muayene raporlari
deney verileri
yeterlilik raporlari
geçerlilik raporlari
tetkik raporlari
malzeme inceleme raporlari
kalibrasyon verileri
kalite maliyet raporlari
Kalite kayitlari belirlenen süre için kalite tercihlerini ve düzeltici faaliyete olan ihtiyaci ve etkinligini belirlemek üzere elde bulundurulmalidir.

Kalite kayitlari, depolama sirasinda çevre sartlarina bagli olarak meydana gelebilecek hasar, kayip ve bozulmalardan korunmalidir.


Arsivciler olarak, Avrupa toplulugu içinde rekabet hazirliklarina baslayan kurluslarla sinirli da olsa, Bati’dan gelen bir dayatma nedeniyle de olsa, ülkemizde modern anlamda bir arsivcilik bilincinin olusmasi en büyük dilegimiz.

Evrak isletmeciligi olarak da anilan modern arsivcilikten elde edilebilecek diger faydalar için bkz. Bekir Kemal Ataman, "Karar Verme Mekanizmasindakiler için Evrak Isletmeciligi," Marmara University Management Thinking (February-April 1992): 1-6.

ARŞİV ELEKTRONİK BİLGİ ERİŞİM VE SAĞLAMA HİZMETİ    
 
S.NO MİKTAR BİRİMİ MALZEMENİN CİNSİ VE NİTELİĞİ BİRİM FİYATI TUTARI  
1 1 Adet Envanter çalışması 10.000,00 TL 10.000,00 TL  
2 1 Adet Standart Dosya Planının revize edilmesi ve Eğitimlerinin Verilmesi 10.000,00 TL 10.000,00 TL  
3 1 Adet Ayıklama İmha işlemleri ve İmha listelerinin hazırlanması 10.000,00 TL 10.000,00 TL  
4 3.000 Adet İmar ve Şehircilik Müdürlüğü Dosyalarının Fiziksel Düzenlenmesi 10,00 TL 30.000,00 TL  
5 35.000 Adet Muhtelif Müdürlük Klasörlerinin Kontrol Edilmesi ve Problemli Olanların Düzenlenmesi 2,85 TL 99.750,00 TL  
6 2.000.000 Adet Dokümanların Taranması Ve Görüntü İyileştirme Yapılması 0,10 TL 200.000,00 TL  
7 5.500.000 Sayfa Taranan A3 A4 ve A5 boyutlarındaki Dokümanların Kontrolü 0,01 TL 55.000,00 TL  
8 17.000.000 Adet Dokümanların Nitelenmesi, Adlandırılması ve İndekslenmesi 0,20 TL 3.400.000,00 TL  
9 200.000 Metre A0 projelerin taranması 1,10 TL 220.000,00 TL  
10 110.000 Adet Taranan A0 boyutundaki projelerin kontrolü 0,30 TL 33.000,00 TL  
11 1 Paket Dijital Arşiv Yazılımı 10.000,00 TL 10.000,00 TL  
12 35.000 Adet Dosya/Klasör/Kutuların Mevcut Compact Raflara Yerleştirilmesi-Fiziksel Adresleme ve Etiketleme 1,00 TL 35.000,00 TL  
13 7.500.000 Adet Taranan ve Sistemde Olan Bütün Belgelerin Kullanım Kopyalarının Oluşturulması 0,01 TL 75.000,00 TL  
14 7.500.000 Adet Taranan ve Sistemde Olan Bütün Belgelerin E-İmza ile İmzalanması 0,01 TL 75.000,00 TL  
VERİLEN FİYAT TEKLİFLERİNE K.D.V. DAHİL DEĞİLDİR. TOPLAM 4.262.750,00 TL  
  K.D.V. 767.295,00 TL  
KAŞE-İMZA                                    TOPLAM YEKÜN 5.030.045,00 TL  
Yukarıda cins,niteliği ve miktarı yazılı olan işi……………………………………………Ekte sunulan teknik şartnameye uygun gösterilen fiyattan vermeyi/yapmayı taahhüt ederiz  

İskenderiye Yazilari. 9 (IV 1997)
--------------------------------------------------------------------------------

Özel Arsivler
Bekir Kemal Ataman[*]


Tanimi


Özel arsivlerin en basit tanimi resmi olmayan arsivlerdir. Bu tanim, temel olarak evraklarin/arsivlerin provenansi, yani o evraklari/arsivleri üreten kaynak kisi veya kurulus ile ilgilidir.[1] Devlet örgütü disinda, herhangi bir kisi ya da kurulus tarafindan üretilen her türlü belge özel evrak tanimi içine girebilir. Bunlar tek tek sahislar olabilecegi gibi, dernekler, vakisar, sendikalar, baski gruplari, kültürel örgütlenmeler, ticari sirketler, özel okullar veya hastaneler gibi kuruluslar da olabilir. Özel arsiv kavraminin bütün dünyada kabul edilen tanimi budur.

Ancak, ülkemizdeki mevzuat açisindan durum biraz farklidir. Türkiye’de arsivlerle ilgili uygulamalari düzenleyen "3473 sayili kanun" ve buna bagli olarak çikarilan "Devlet Arsiv Hizmetleri Hakkindda Yönetmelik", özel arsiv kavramini farkli bir sekilde ele almistir. Yönetmelige (3. Madde’nin (f) bendi) göre,

Özel arsivler: Bu maddenin (a) bendinde belirtilen muhtevada olup da, kamu kurum ve kuruluslari disinda kalan gerçek kisiler ile tüzel kisler elinde bulunan benzeri belgelerin meydana getirdigi belgeleri

ifade eder. Burada sözkonusu edilen (a) bendinde belirtilen muhteva ise

Arsiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatini ilgilendiren ve en son islem tarihi üzerinden otuz yil geçmis veya üzerinden onbes yil geçtikten sonra kesin sonuca baglanmis olup birinci maddede belirtilen kuruluslarin islemleri sonucunda tesekkül eden ve onlar tarafindan muhafazasi gereken, Türk Milletinin gelecegine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik deger olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet Haklari ile milletlerarasi haklari belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili islem ve münasebetler bakimindan tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydinlatmaya, düzenlemeye, tesbite yarayan, ayrica ait oldugu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çesitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazili evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotograf, film, ses ve görüntü bandi, baski ve benzeri belgeler ve malzeme,

seklinde tanimlanmistir. Burada sözü edilen birinci maddede (aslinda 3473 sayili kanunun `Amaç ve Kapsam’ baslikli birinci maddesi olacak; yönetmeligin birinci maddesinde yalnizca `Amaç’ anlatiliyor) sayilan kurum, kurulus ve bunlara bagli tesekküller ise sunlardir:

Genel ve katma bütçeli dairelerle (saklama, ayiklama ve imha islemleri kendi mevzuatina tabi olmak kaydiyla Cumhurbaskanligi, Türkiye Büyük Millet Meclisi, Genel Kurmay Baskanligi, Milli Savunma Bakanligi, Içisleri Bakanligi ve Milli Istihbarat Teskilati hariç) mahalli idareler, üniversiteler ve bunlara bagli döner sermayeli kuruluslar, kamu iktisadi tesebbüsleri, özel kanunlarla kurulan kamu bankalari ve tesekkülleri.

Meseleyi hukuk dilinin karmasasindan kurtarip sadelestirirsek, Yönetmelikteki "Özel Arsiv" tanimi, yukaridaki "kuruluslarin islemleri sonucunda tesekkül eden ve onlar tarafindan muhafazasi gereken muhtevada olup da, kamu kurum ve kuruluslari disinda kalan gerçek kisiler ile tüzel kisler elinde bulunan benzeri belgelerin meydana getirdigi belgeleri" ifade etmektedir. Devlet Arsivleri Genel Müdürlügü’nün bu tür malzemeyi ilgili mevzuat çerçevesinde kendi bünyesinde toplama yetkisi vardir ve bu yetki ayni yönetmeligin (7) no.lu maddesinde

Özel Arsivlerin Satin Alinmasi

Madde 7. -- Kamu kurum ve kuruluslari disinda kalan gerçek ve tüzel kisiler elinde bulunan arsiv malzemesi gerektiginde Genel Müdürlügün tespit edecegi deger üzerinden satin alinabilir.

seklinde tanimlanmaktadir.

Yani Türkiye’de arsivlerle ilgili uygulamalari düzenleyen mevzuata göre, "Özel arsivler," aslinda `resmi’ arsiv niteligi tasiyan ama bir sekilde özel ve tüzel kisi ve kuruluslar eline geçmis malzemedir ve bu malzeme DAGM tarafindan satin alinabilir.

Özel arsiv kavraminin bu tanimi, dünya arsivcilik literatürüne aykiri oldugu için biz bu tanima itibar etmeyip, bütün dünyada anlasildigi üzere "resmi olmayan" malzemeyi ifade eden tanimi kullanacagiz. Dolayisiyla, bu yazinin bundan sonraki bölümlerinde "özel arsiv" terimi ile karisilasildiginda, bu yazinin ilk paragrafinda açiklanan anlam anlasilmalidir.

Burada açiklanmasi gereken önemli bir husus, resmi kütüphane, müze vb. elinde bulunan, ancak üretildigi kisi ve kuruluslar itibariyla resmi nitelik tasimayan malzemenin de bütün dünyada anlasilan özel arsiv tanimi kapsamina girmesi ve DAGM’nin bu malzeme üzerinde herhangi bir yetki ve yaptiriminin sözkonusu olmamasidir. Mevcut mevzuat, bu tür kütüphane, müze, vb.’nin kendileri tarafindan üretilen malzeme üzerinde uygulanmak üzere DAGM’ne belli hak ve yetkiler vermekle beraber, bu kuruluslarin kolleksiyonlarinda bulunan malzeme üzerinde herhangi bir hak veya yetki vermemektedir.

Önemi


Bu durumda özel arsiv malzemesi, Fransa ve eski Dogu Bloku ülkeleri vb. disinda dünyanin her yerinde oldugu üzere tamamiyla Devlet Arsivleri Genel Müdürlügü’nün yetki ve sorumluluk alani disinda kalmaktadir ve bütünüyle bu malzemeyi elinde bulunduran kisi ve kuruluslarin insafina kalmis vaziyettedir. Oysa özel arsivler, arastirmacilar açisindan büyük önem tasimaktadir. Çünkü, resmi arsivler, dogalari geregi "resmi" görüsü yansitirlar ve bu "resmi görüs" her zaman gerçegi yansitmayabilir. Örnegin, seçim sonucu iktidara gelen bir partinin seçim öncesi kayitlarini inceleme imkani bulan bir arastirmaci, o hükümetin vaatleriyle gerçek fikirleri ya da hiç degilse fiilen gerçeklestirdikleri arasinda büyük farkliliklar bulabilir.

Dolayisiyla özel arsivler, gerçekligin farkli bir portresini sunmanin ötesinde, "resmi görüs"e kiyasla sunduklari farkli bakis açilari itibariyla dahi resmi arsivleri tamamlayan kaynaklardir. Bu özellikleri nedeniyle, "gerçek"i arayan arastirmacilarin asla vazgeçemedikleri kaynaklarin basinda gelmektedir.

Özellikleri


Özel arsiv kolleksiyonlarinin en göze çarpan özelligi, hemen her zaman daginik ve düzensiz oluslaridir. Kolleksiyonu olusturan/bagislayan kisi ya da kuruluslar kadar bunlari devralip isleyen kurum ve kuruluslarda da arsivcilik teknikleri genellikle bilinmedigi için, bu tür malzemenin devlet arsivlerine kiyasla yeterli düzene sahip olmadiklari görülür.

Özel arsivlerin ikinci temel özelligi, yukarida önemlerine binaen söylendigi üzere devlet arsivlerinin devami ve tamamlayicisi olmalaridir. Özel arsivler olmaksizin gerçekligin tam bir portresini elde etmek mümkün degildir.

Özel arsivlerin bir baska özelligi, devlet arsivlerine kiyasla orijinalliginin tespitinin daha güç olmasidir. Bu tür kolleksiyonlar içinde sahte/taklit belgelerin var olabilecegi hiçbir zaman göz ardi edilmemelidir.

Ayni sekilde, gizlilik sorunu da ihtiyatla ele alinmasi gereken konularin basinda yer alir. Özel arsiv belgelerinin, yaratilislarindan itibaren arastirmaya açilma süresi genellikle resmi belgelerden daha kisa oldugu için, kisilerin özel hayatlariyla ilgili ve hassas olabilecek belgelerin arastirmaya açilmamasi özel bir dikkat gerektirir. Çünkü bu tür belgelerin özel arsiv kolleksiyonlarin içinde var olma ihtimali daha fazladir.

Özel arsiv koleksiyonlarin düzenlenme standartlari da çok degiskendir. Resmi arsivlerde oldugu gibi merkezi bir standart belirleme imkani olmadigi için, gerek kolleksiyonu olusturanlarin, gerekse devraldiktan sonra isleyenlerin farkli farkli standart ve üsluplar izledikleri görülür. Bu standart yoksunlugu, yukarida açiklandigi üzere bu tür malzemenin daha düzensiz ve daginik olusuna yol açar.

Bu tür malzemeyi elinde bulunduranlarin maddi imkanlari devlet arsivlerine kiyasla daha kisitli oldugundan, malzemenin depolanma kosullari da daha sagliksizdir. Kontrollü iklim kosullarina (klima cihazlari, vb.) genellikle pek rastlanmaz.

Özel arsiv kolleksiyonlarina erisim izinleri de degiskendir ve bagisçinin (veya mirasçilarinin) gönüllü iznine baglidir. Burada, devlet arsivlerinde oldugu gibi standart süre ve prosedürlere rastlanmaz.

Mevzuat


Türkiye’de özel arsivlerin düzenli olarak toplanmasi ve islenmesiyle yükümlü, yasayla belirlenmis bir arsiv kurumu yoktur. Ayni sekilde, Fransa ve eski Dogu Bloku ülkeleri vb.nde oldugu gibi, özel arsiv malzemesinin herhangi bir yere kaydettirilme veya teslim edilme zorunlulugu da yoktur. Bunun tek istisnasi, 2863 sayili "Kültür ve Tabiat Varliklarini Koruma Kanunu" kapsamina giren malzemedir.

Sözkonusu Kanun, "tarih öncesi ve tarihi devirlere ait bilim, kültür, din ve sanatlarla ilgili bulunan" tasinir kültür varliklari ile ilgili koruma (muhafaza, bakim, onarim ve restorasyon) ve kayit ettirme yükümlülükleri ile yurt disina çikarma sinirlamalari getirmektedir.

Burada sözü edilen "Korunmasi gerekli tasinir kültür varliklari," Kanunun 23. maddesinde[2] söyle tanimlanmistir:

a. Jeolojik, tarih öncesi ve tarihi devirlere ait, jeoloji, antropoloji, prehistorya, arkeoloji ve sanat tarihi açilarindan belge degeri tasiyan ve ait olduklari dönemin sosyal, kültürel, teknik ve ilmi özellikleri ile seviyesini yansitan her türlü kültür varliklari.

...deri, bez, papirus, parsümen, veya maden üzerine yazili veya tasvirli belgeler...damgali veya yazili levhalar, yazma veya tezhipli kitaplar...ve benzeri tasinir esyalar ve bunlarin parçalari...

b. Milli tarihimizdeki önemleri sebebiyle, Milli Mücadele ve Türkiye Cumhuriyetinin kurulusuna ait tarihi deger tasiyan belge ve esyalar, Mustafa Kemal ATATÜRK’e ait zati esya, evrak, kitap, yazi ve benzeri tasinirlar.

Bu durumda, Cumhuriyet sonrasi döneme ait belgeler tamamen kapsam disidir. Osmanli dönemine ait belgeler, kagit üzerinde olmak ve sanat tarihiyle ilgili olmamak kaydiyla kapsam disidir. Dolayisiyla, Osmanli dönemine ait, kendine has özellikleri bulunan binalarin mimari çizimleri vb. disindaki özel arsiv kolleksiyonlarini herhangi bir sinirlamaya tabi olmaksizin bulundurmak, islemek, yurt disina çikarmak, vb. mümkündür.[3]

Bilesimi


Özel arsiv malzemesinin bilesimi çok çesitli oabilir. Bunlari sahislar ve örgütlenmeler olarak iki grupta toplarsak, sahislardan saglanan malzeme içinde:

Günlükler, mektuplar, vb. (Yazismalar, özel, yari-resmi veya resmi belgelerin kopyasi halinde olabilir. Özel mektuplar, sonlarinda yer alan kisisel bitis ifadesi ile digerlerinden ayrilir.)
Sahsi belgeler: Pasaport, ehliyet, vb.,
Müsveddeler, raporlar, vb.,
Ders notlari,
Çizimler, haritalar, planlar,
El yazmalari, kitap taslaklari, basili eser kopyalari, vb. (bu tür malzemelerin kütüphanelere devredilmesi daha uygundur),
Madalya, mühür, vb.,
Fotograf, film, hava fotografi, vb.,
Mali kayitlar, muhasebe evragi, hisse senetleri, vb.,
Tapu kayitlari, vb.,
Ses bantlari, video bantlari, vb.,
Gri yayinlar, ve sair malzeme;
Örgütlenmelerden saglanan malzeme içinde:

Tutanaklar,
Yazismalar,
Konu dosyalari,
Yillik raporlar,
Muhasebe kayitlari,
Personel dosyalari,
Örgütlenme içi yönetim evragi,
Elektronik evrak, ve benzerleri bulunabilir.


Toplama politikasi


Özel arsiv kolleksiyonlari toplamak üzere yola çikan her kuruusun bir toplama politikasi olmalidir. Belirli bir toplama politikasi olmadan yola çikan her kurulus, buldugu herseyi toplamaya baslayacak, bir süre sonra da yer, ekipman ve eleman sikintisi çekmeye baslayacaktir. Bunun sonucunda, arastirmaciya yeterli hizmet veremeyecek, ayrica elindeki kolleksiyonlar arasinda bir uyum bulunmayacaktir.

Muhtemel toplama kistaslari üç grup altinda toplanabilir. Bunlarin birincisi, toplum hayatinda öne çikmis (veya siradan) insanlarin evraklarini toplama dogrultusunda olabilir. Bu türden bir politika güden kuruluslara örnek olarak Kadin Eserleri Kütüphanesi verilebilir. Burada izlenen politika toplum içinde öne çikan kadinlarin evraklarini toplamak dogrultusundadir.

Ikinci bir muhtemel kistas, bölge bazinda bir toplama politikasi izlemektir. Bu türden bir örnek Turing Otomobil Kurumu’nun Istanbul Kitapligi’nda görülmektedir. Kitaplik, Istanbul’un günlük hayatiyla ilgili fotograsari toplamaktadir.

Son muhtemel kistas ise konu bazinda bir politika gütmektir. Bu türden bir politikaya örnek olarak ise Istanbul Üniversitesi Cerrahpasa Tip Fakültesi’nin Tip Tarihi ve Deontoloji Kürsüsü gösterilebilir. Burada, tip tarihindeki önemli katkilarla ilgili belgeler toplanmaktadir.

Bu üç muhtemel kistasin bir ya da birden fazlasi bir arada kullanilabilir. Önemli olan, kurulusun izleyecegi politikanin mümkün oldugunca net ve ayrintili olarak tanimlanabilmesidir. Bu yapilabildigi takdirde, hangi kisi ya da kuruluslarin evraklarinin pesine düsülecegi ya da gelen bagis önerilerinin nasil degerlendirilecegi çok daha kolay belirlenebilir. Böylece, hem arsivi yönetenlerin isi kolaylasacak hem de baska kuruluslarin politikalariyla muhtemel çakismalar--kismen de olsa--önlenecektir. Yukaridaki örnekleri izlersek, Istanbul fotograsari çekmeye merakli ve tip tarihine önemli katkilarda bulunmus bir kadin hekimin evraklari, sözkonusu üç kurulusu da ilgilendirecektir. Böyle bir durumda, bu evraklari bütün halinde alan kurulus, digerlerinin ilgi alanina giren konularla ilgili evraklari da--isine yaramayacagi halde--bünyesinde barindiriyor olacaktir.

Kaynaklar


Özel arsiv malzemesi saglanabilecek veya potansiyel kaynaklar hakkinda bilgi temin edilebilecek yerlerin basinda bürolar gelir. Gerek malzeme bagislayabilecek kisiler için gerekse arsivlerini devredebilecek örgütlenmeler için, sözkonusu kisinin çalistigi ya da sözkonusu örgütlenmenin arsiviyle ilgilenen birim ilk hedef olarak seçilebilir.

Kisiler için ikinci bir kaynak, emeklilik hayatiyla ilgili örgütlenmeler olabilir. Koç Holding Emekli Sandigi Vakfi veya Emekli Subaylar Dernegi gibi kuruluslar, hedef kisilere ulasmakta önemli katkilar saglayabilir.

Bir baska kaynak gayriresmi haberlesme aglaridir. Pek çok durumda kisinin arkadaslari arasinda varolan baglar/iliskiler yoluyla, evraklarini bir yerlere bagislayarak degerlendirmek isteyen kisiler hakkinda bilgi temin etmek mümkün olabilir. Örnegin Mülkiye (Ankara Üniversitesi Siyasal Bilimler Fakültesi) veya Galatasaray Lisesi mezunlari arasinda bu türden aglarin varligi bilinmektedir.

Malzeme toplamak için bir baska baslangiç kaynagi gazete ilanlari olabilir. Buralarda evraklarini satmak isteyen kisilere rastlanabilecegi gibi, arsiv kurulusunun toplama politikasi açisindan önemli sayilabilecek kisilerin ölüm ilanlarina rastlamak da mümkün olacaktir.

Bir baska potansiyel kaynak ise yine gazetelerin dedikodu sütunlari olabilir. Buralardan da potansiyel bagisçilarin durumlari hakkinda bilgi temin etmek mümkün olabilir.

Saglama


Malzeme saglamada bir numarali, araç tatli ve kivrak bir dildir. Arsiv kurumu adina görüsmeye giden kisinin dil becerileri malzemeyi bagislayacak kisileri ikna etmede en önemli unsurdur.

Bu unsur, hedef kisinin ölümünden sonra görüsmeye gidiliyorsa daha da büyük bir önem kazanir. Çünkü bu tür durumlarda sözkonusu kisinin ailesi çok daha hassas olacaktir.

Kisi hayattaysa, yapilacak görüsmenin bir cins sosyal hizmet niteligi tasiyacagi ve insanlarin gönlünü alma geregi unutulmamalidir.

Keza, insanlara baski yapilmamali, gerekiyorsa bir kaç ziyarette bulunulmalidir.

Görüsmeye gidilirken, hazirda kullanilabilecek bir tasit aracinin varligi önemli bir fayda saglayabilir. Zira, insanlarin görüsme sirasinda ikna olduklari halde sonradan baskalarin etkisiyle fikirlerini degistirdikleri görülebilmektedir. Bu tür durumlarla karsilasmamak için, bagisçinin olurun alir almaz malzemeyi nakletmeye çalismak faydali olabilecektir.

Malzeme saglanirken, bagisçi kisinin özel/sahsi yazismalari da alinmalidir. Bu tür evraklar içinde degerli bilgilerin bulunabilirligi yüksek bir olasiliktir. Örnegin edebiyatçilarin sahsi yazismalarinda edebi degeri yüksek yazilarin/tartismalarin görülmesi sik rastlanan bir durumdur.

Arsiv kurumun toplama politikasinin önceden belirlenmis olmasi bu asamada da büyük kolaylik saglar. Görüsmeye gidilen kisinin evraklari arasinda nelerin arandigi, ne tür bilgilerin pesinde olundugu bastan bilinmelidir. Bilinmiyorsa, malzeme içinden ise yaramayanlari ayiklama/imha veya baska bir arsiv kurumuna devir izni alinmalidir.

Görüsmeden döner dönmez (görüsme bilgileri unutulmadan) notlar alinmali ve yazismalar hazirlanmalidir. Bu asamada belirlenmesi gereken bir kaç önemli nokta vardir. Bunlar:

Ayiklama/imha ve/veya baska arsiv kurumlarina devir izni alinmasi.
Malzemenin arastirmaya açilmasinda uygulanacak sinirlamalarin belirlenmesi: Yürürlükteki mevzuata göre resmi nitelikteki evrak 50 sene süreyle arastirmaya kapali tutulmaktadir. Digerleri için 10 senelik bir süre genellikle yeterli olmaktadir. Malzeme içinde kisinin özel hayatiyla ilgili hassas malzeme varsa bunlar için ayrica ve özel bir süre belirlenebilir. Bu tür malzeme için malzemeyi bagislayacak kisiye sözkonusu sinirlamalarla ilgili (bu tür evraklarin arastirmaya açilmayacagina dair) garanti verilmelidir.
Mülkiyet: Bagislanan malzemenin bütün mülkiyet ve kullanim haklarinin arsiv kurumuna devredilmesi, kurum açisindan ileride meydana gelebilecek anlasmazliklari önlemede kolaylik saglayacaktir. Bagisçi tam mülkiyete sahip degilse, diger hak sahipleri (çocuklar, diger mirasçilar, vb.) arastirilmalidir. Bu noktada, bagisçinin/bagisçilarin maddi bir karsilik bekliyor olabilecegi unutulmamalidir. Kurumun bütçesi herhangi bir karsilik ödemeye müsait degilse, bu durum açik ve net olarak belirtilmeli; müsaitse malzemenin ederini belirlemek üzere bir uzmanin yardimina basvurularak deger biçtirilmelidir. Bu, her iki tarafin çikarlari açisindan da faydali olacaktir.
Telif haklari: Bagislanan malzeme üzerindeki telif haklari, 4110 sayili kanunla degisik 5846 sayili Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu’yla belirlenmistir. Buna göre:
Madde 8.--

Bir eserin sahibi onu meydana getirendir.

Aralarindaki özel sözlesmeden veya isin mahiyetinden aksi anlasilmadikça, memur, hizmetli ve isçilerin islerini görürken meydana getirdikleri eserlerin mali hak sahipleri bunlari çalistiran veya tayin edenlerdir. Tüzel kisilerin uzuvlari hakkinda da bu kural uygulanir.

Madde 27.--

Koruma eser sahibinin yasadigi müddetçe ve ölümünden itibaren 70 yildir.

Sahibinin ölümünden sonra alenilesen eserlerde koruma süresi ölüm tarihinden itibaren 70 yildir.

12. maddenin birinci fikrasindaki hallerde koruma süresi, eser sahibinin aleniyet tarihinden itibaren 70 yildir, meger ki eser sahibi bu sürenin bitmesinden önce adini açiklamis bulunsun.

Ilk eser sahibi tüzel kisi ise, koruma tarihi aleniyet tarihinden itibaren 70 yildir.

Madde 29.--

El isleri, küçük sanat eserleri, fotograf ve sinema eserleri için koruma tarihi aleniyet tarihinden itibaren 70 yildir.

Madde 38.--

Bütün fikir ve sanat eserlerinin, yayimlanma veya kar amaci güdülmeksizin sahsen kullanmaya mahsus çogaltilmasi mümkündür. Ancak, bu çogaltma hak sahibinin mesru menfaatlerine hakli bir sebep olmadan zarar veremez ya da eserden normal yararlanmaya aykiri olamaz.

Dolayisiyla, bagislanan malzemenin mülkiyet haklarinin yanisira telif haklarini da ayrica almak, ileride çikabilecek bir kisim anlasmazliklari önlemek açisindan faydali olacaktir. Bu noktada, mektuplarin telif hakkinin yazana, fotograsarin telif hakkinin çekene ait oldugu unutulmamalidir; malzemeyi bagislayandan devralinacak telif haklari, bu tür malzemenin tamami üzerindeki telif haklarini içermeyebilir.

Ayni sekilde, yukarida Madde 8 altinda belirtildigi üzere, is sirasinda üretilen malzemenin telif hakki ilgili örgütlenmeye aittir. Dolayisiyla, bir örgütlenmeden devralinan malzeme üzerinde o örgütlenmenin çalisanlari hak iddia edemez. Ancak, ortada gönüllü bir emegin varligi sözkonusuysa, bunun karsiliginda ilgili kisiye herhangi bir ücret ödenmedigi için sorun çikma ihtimali vardir.

Bu noktalar belirlendikten sonra, üzerinde anlasmaya varilan sekliyle bir sözlesme hazirlanarak duruma yasal bir nitelik kazandirilmalidir. Bu tür bir sözlesmenin olmadigi durumlarda, mirasçilarin yillar sonra ortaya çikip malzeme üzerinde hak iddia ettikleri, ya da sahsi nedenlerle malzemenin bir kismini imha etmeye yeltendikleri (ve hatta bunda basarili olduklari) görülebilmektedir.

Malzeme teslim alindiktan sonra yapilmasi gereken isler ise söyle siralanabilir:

Bagisçiya bir tesekkür mektubu yazilarak bilim ve arastirma dünyasina yaptigi katki vurgulanmak suretiyle bir kez daha gönlü alinmalidir. Bu tesekkür mektubu, asla unutulmamasi gereken bir nezaket geregidir.
Malzemenin fiziki durumu incelenmeli, gerekiyorsa ilaçlama ve benzeri koruma önlemleri alinmalidir.
Saglama kayitlari hazirlanmalidir.
Malzemenin arsivci tarafindan düzenleme ve nitelemesi yapilmadan hiç kimsenin malzemeyi karistirmasina, üzerinde arastirma yapmasina izin verilmemelidir. Buna kurum içi personel (özellikle) dahildir.
Onarimi veya mikrofilme çekilmesi gereken malzeme varsa bunlarla ilgili restorasyon/mikrofilm islemleri, düzenleme ve nitelemeden sonra ama arastirmaya açilmazdan önce yerine getirilmelidir. (Yukaridaki kural bu asamada da geçerlidir.)

Saglama kayitlari


Saglama kayitlarinda yer almasi gereken temel bilgiler sunlardir:

Saglama tarihi.
Kisa niteleme.
Hacim/miktar.
Saglama sekli: Bagis, satin alma veya emanet’ten hangisi oldugu.
Yazisma dosyasinin referansi.
Provenans: Yaraticisindan farkliysa, malzemenin saglandigi yer. Bu, malzemenin orijinalliginin tespiti için sarttir. (Benzer bir uygulama müzelerce saglanan tablo ve mobilyalar için de yapilmaktadir.)
Erisim sinirlamalari ve telif haklari.
Fiziki durum ve yapilmasi gerekenler (ilaçlama, restorasyon, vs.)
Yerlesim numarasi,

Düzenleme


Özel arsiv malzemesinin düzenlenmesinde izlenecek yöntem, diger arsiv malzemesinin düzenlenmesinde izlenen yöntemden farkli degildir. Burada da provenans ilkesi temel ilke olarak uygulanir: malzemenin asli düzenine uyulur. Malzeme karisik ve daginik bir sekilde teslim alinmissa, öncelikle orijinal düzenin ne oldugu bulunmaya çalisilir. Bu sistem tespit edildikten sonra evraklar yeniden düzenlenebilir. Ancak, hiç bir kosulda arsivcinin kendi uygun görecegi bir düzen empoze edilmeye çalisilmamalidir. Asli düzene kesinlikle uyulmalidir.

Örgütlenmelerden devralinan malzemenin asli düzenini saptamak için teskilat semalarina ihtiyaç duyulacaktir. Bu semalar bazen kolleksiyonun içinden çikabilir. (Teskilat semasi bulunamadigi durumlarda, bulunabiliyorsa örgütlenmenin dahili telefon rehberlerinden faydalanilabilir. Bunlar da genellikle birimlere göre düzenlenir.) Birimlerin ad ve fonksiyonlarindaki degisimler dikkatli takip edilmelidir. Makro düzey nitelemeleri hazirlamak için, varsa kurulusun resmi tarihçeleri ise yarayabilir. Ancak, bunlar temkinli kullanilmalidir; her zaman gerçekligi tam olarak yansitmayabilir. Yillik raporlar, örgütlenmenin faaliyetlerini ögrenmek için iyi bir kaynak olabilir.

Sahislardan devralinan malzeme de ayni ilkeler dogrulutusunda islenir. Ancak, burada "birim" kavrami olmadigindan, kisinin hayatindaki önemli dönemler ve yürüttügü farkli isler/fonksiyonlar takip edilir. Örnegin, devam ettigi okullar, farkli dönemlerde bulundugu görevler, vb. genellikle kendi içinde bir bütünlük arzeder, Kisi ayni anda farkli islerle de ugrasiyor olabilir. Örnegin bir ögretim üyesinin egitimle ilgili evraklari ayri bir seri, kendi yayinladigi kitap ve makaleleriyle ilgili evraklari ayri bir seri, hobi olarak yürüttügü islerle ilgili evraklari ayri bir seri, özel hayatiyla ilgili evraklar ayri bir seri, vb. olusturabilir. Ancak, kisinin evraklarini düzenlemek için izledigi kendine ait bir yöntemi varsa öncelikle bu sistem tespit edilmeli, böylesi bir düzenin olmadigindan kesin olarak emin olundugu durumlarda burada anlatilana benzer bir düzenleme sistematigi kurulmalidir.

Orijinal düzenin olmadigindan kesin olunarak emin olunamiyorsa, malzeme teslim alindigi düzen içinde korunmali ve yukarida anlatilan sistematik, kagit üzerinde (arastirma araçlarinin hazirlanisinda) izlenmelidir.

Niteleme


Arastirma araçlari hazirlanirken, öncelikle bir plan yapilmali ve hangi düzeylerde niteleme yapilacagina karar verilmelidir. Niteleme düzeylerinin sayisi ve ayrinti düzeyi, eldeki malzemenin miktarina ve karmasiklik derecesine göre degisecektir; ancak, sözkonusu kolleksiyonda tek bir evrak olsa dahi biri makro biri mikro düzeyde olmak üzere iki düzeyin altina inemez.[4]

Mikro düzeydeki temel arastirma araçlari için muhtemel alternatiserin basinda analitik envanter (kronolojik sirada ayrintili özet) gelir. Ancak bu tür bir aracin hazirlanmasi asiri derecede zaman alici oldugu için pek tavsiye edilmez. Ikinci bir alternatif olarak katalog (parça bazinda kisa nitelemelerden olusan liste) hazirlanmasi düsünülebilir. Ancak, bu da oldukça zaman alici bir yöntemdir. Üçüncü alternatif ise kutu/dosya düzeyinde nitelemelerden olusan bir arastirma araci hazirlamaktir. Bu tür bir yöntemde, referans numarasi, niteleme, tarih ve yerlesim numarasindan olusan bir liste yeterli olabilir. Ancak referans numaralamasinda kullanilan sistemin basit ve esnek olmasi gerektigi unutulmamalidir.[5]

Arsiv kurumunun imkanlari elverdigi ölçüde, ikincil arastirma araçlarinin hazirlanmasi da düsünülebilir. Bunlarin basinda arsiv kurumu bazinda hizli referans saglayacak bir kaba envanter yer alir. Önerilebilecek bir baska arastirma araci ise, bir kisi adlari dizinidir (indeks). Ancak, burada da kutu/dosya bazinda bir dizinlemeyle yetinilmesi tavsiye edilir.

Hazirlanan arastirma araci hangi tür ve düzeyde olursa olsun, arsiv kurumunun tüm araçlari içinde tutarli bir üslup izlenmelidir. Bu, arastirmacilar açisindan büyük kolaylik saglayacaktir.

Listeleme sirasinda, benzer fiziki özellikler tasiyan malzemenin (günlükler, yazismalar, vb.) gruplanarak bir arada ele alinmasi da pratik bir yöntem olarak önerilebilir.


[*] Marmara Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi Arsivcilik BÖlümü Ögretim Görevlisi

[1] Arsivcilikle ilgili terimlerin daha ayrintili tanimlari için bkz. Bekir Kemal Ataman, Arsivcilik Terimleri Sözlügü, Istanbul: Librairie de Pera, 1995. ISBN 975-7148-04-0.

[2] 3386 sayili Kanunun 9. maddesiyle degisik hali.

[3] Böylesi bir durum, ülke düzeyinde ele alindiginda özel arsiv malzemesinin daha da daginik ve tamamen kontrol disinda olmasina davetiye çikarir niteliktedir. Tarihi gerçeklerin ortaya çikarilmasinda olmazsa olmaz bir öneme sahip bu tür malzemenin hiç bir merkezi kaydinin bulunmamasi, bunlarin arastirmacilar açisindan tamamen kayip olmasiyla esdegerdir. Çünkü ülkenin muhtelif yerlerine dagilmis bulunan malzeme, bir bilinmezlik evreninde kaybolup gitmekte ve ancak tesadüser sonucu kesfedilebilmektedir.

Oysa, özel arsivlerin bulunduklari yerlerde islenip arastirma araçlarinin hazirlanmasi ve bu araçlarin birer kopyasinin bir merkezde toplanmasi, hiç degilse kolleksiyonlarla ilgili özet bilgilerin derli toplu elde edilebilir olmasi, arastirmacilara büyük kolaylik saglayacak ve bu zengin malzemenin gün isigina çikarilmasina yardimci olacaktir. Bati dünyasinin pek çok ülkesinde--yasal bir yaptirim olmaksizin ve kaydettirme istege bagli olmak üzere--bu islevi yerine getiren özel arsiv kütükleri (register of archives) bulunmaktadir. Bu merkezlerde, muhtelif yerlerde bulunan kolleksiyonlarla ilgili özet bilgilerin yanisira, mümkün olan durumlarda arastirma araçlarinin birer kopyasi da temin edilerek arastirmacilara sunulmaktadir.

Uzun vadede böylesi bir merkeze dönüsmek üzere, ilk asamada mevcut malzemenin özet bilgilerini derlemeyi amaçlayan benzer bir çalisma, tarafimdan yürütülmektedir. Ancak, bu çapli bir çalismanin maddi yükünün altindan kalkmak, Üniversitelerimizin maddi imkanlariyla mümkün degildir. Bu projeyi desteklemek üzere Iskoçya’daki Hazel E. Heughan Egitim Vakfi’ndan kismi bir maddi destek saglanmissa da projenin daha süratli ve rahat kosullarda gerçeklestirilebilmesi için UNESCO nezdinde yapilan müracaatlar, bir kisim çevrelerce desteklenmek yerine maalesef kösteklendigi için basarili olamamistir. Ülkemizin tarihi ve kültürel zenginliklerinin tespit edilip degerlendirilerek kullanilabilir hale getirilmesi iddiasiyla ortaya çikan bu çevrelerin böylesi bir tutum izlemelerini anlamak mümkün degildir ve maalesef bu durumu esese karsilamak disinda yapilabilecek fazla bir sey de yoktur. Ancak sözkonusu proje, her seye karsin eldeki imkanlarla yürütülmeye devam edilecek ve--er ya da geç--tamamlanip bu alandaki bosluk doldurulacaktir.

[4] Niteleme konusuyla ilgili ayrintili bilgi için bkz. Michael Cook & Margaret Procter, Manual of Archival Description, 2nd. ed. Aldershot: Gower, 1990.

[5] Kodlama sistemlerinde izlenmesi gereken yöntemlerle ilgili ayrintili bilgi için bkz. Cook & Procter, a.g.e.

ÇÖZÜMEBYS BELEDİYESİ BAŞKANLIĞI KURUM ARŞİVİ

SAYISALLAŞTIRILMASI VE FİZİKİ DÜZENLEME YAPILMASI İŞİ

TEKNİK ŞARTNAMESİ

  1. İŞİN KONUSU

    Bu projenin amacı, İdare’nin Doküman, Arşiv ve İçerik Yönetim Sisteminin bütün süreçleri ile birlikte kurularak elektronik ortamda belge oluşturulması, elektronik imza ile imzalanması ve yönetilmesini sağlamak. Ayrıca kurum bünyesinde bulunan evrak ve dosyaların arşivcilik standartlarına uygun olarak, düzenlenerek ve taranarak bilgisayar ortamına aktarılması, saklama ve geri getirim araçlarının hazırlanması, niteleme bilgilerinin bilgisayar ortamına kayıt edilmesi, dosya ve kutuların etiketlenmesi, fiziksel olarak adreslenmesi ile bu evrak ve dosyaların hizmete sunuma hazır hale getirilmesiyle birlikte, kurum arşivinin elektronik arşive dönüştürülmesidir.

  2. TARAFLAR

    Şartname metninde, ÇözümEBYS Belediye Başkanlığı (İDARE), şartname kapsamındaki konuları yürütmekle görevli firma (YÜKLENİCİ) olarak anılacaktır.

  3. PORTAL, DOKÜMAN, ARŞİV, SÜREÇ VE İÇERİK YÖNETİM SİSTEMİNİN KURULMASI 

    Doküman, Arşiv ve İçerik Yönetim Sistemi TSE 13298 standartlarına uygun olmalıdır.  Hazırlanan sistemin TS 13298 standardına uygun olduğu TSE’den belgelendirilecektir ve teklif dosyasında TSE belgesini sunacaktır. Firmanın teklif edeceği yazılımlar tek bir platform ve tek bir portal üzerinde birlikte çalışmalıdır, ayrı ayrı önerilen yazılımlar dikkate alınmayacaktır. Doküman Yönetim Sistemi, elektronik imza kullanımı hususunda, 23 Ocak 2004 tarih ve 25355 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’na istinaden çıkmış ya da çıkacak mevzuatları tamamen destekleyecektir. Belgelendirme, E-imza API si ve en 100 adet NES (Nitelikli Elektronik Sertifika) ile ilgili tüm giderler yüklenici tarafından karşılanacaktır. Firma teklif edeceği yazılımların, Kurumun gelecekteki ihtiyaçlarına da cevap vermesi gereken, açık, modüler, ölçeklenebilir, genişleyebilen mimari yapıda bir çözüm olmasına önem verecektir.

  4. İŞİN KAPSAMI

  1. 4.738.690 adet sayfanın taranarak bilgisayar ortamına aktarılması, (A3, A4, A5 Ebatları için)

    (~233.854 adet klasör)

  2. 995.381 adet niteleme, indeks v.b. bilginin girilmesi.

  3. İşlem gören bütün dosya ve klasörlerin etiketlenmesi,

  4. İşlem gören bütün dosya ve klasörlerin kutulanması ve raflara yerleştirilmesi,

  5. Yukarıda belirlenen sayıları yaklaşık rakamlar olup, evrakların tasnifi esnasında oluşacak ihtiyaca göre idarenin gerekli gördüğü sayı esas alınacaktır.

  1. İŞİN  AMACI

    Bu proje; Fiziki ortamda bulunan bilgi ve belgeyi elektronik ortamda güvenli ve sistematik bir şekilde arşivlemeyi, hızlı ve güvenli ulaşımı, bilgi ihtiyacını karşılamada belgeye bağımlılığı azaltmayı, elektronik ortamda belge oluşturup yönetmeyi, belgelerin daha düzenli arşivcilik hizmetlerine uygun şartlarda saklanmasını ve uzman kişilerce en son teknolojik cihazlarla yürütümünü sağlamayı amaçlar.

  2. GENEL ÖZELLİK VE İSTEKLER

    1. Mevzuat (Kanun, Yönetmelik, Yönerge, Genelge, Tebliğ, Tamim v.b.):

      1. Bu proje kapsamında yüklenici tarafından yapılacak işler; mer’i mevzuata uygun olacaktır.

    2. Eğitim ve Danışmanlık:

      1. Proje süresince İdare tarafından görevlendirilecek personeller eğitim ve gözetim amacıyla iş süresince çalışmalara nezaret edecektir.

    3. Projenin Yürütülmesi ve Kontrolü:

      1. Bu proje kapsamında projenin işleyişini takip edip kontrolünü sağlayacak İdare tarafından oluşturulan 2 kişilik kontrol komisyonu ve yüklenici firma tarafından da 2 kişilik bir yürütme kurulu oluşturulacaktır.

      2. Proje süresince her ay kurulun belirleyeceği gün ve saatte proje yürütme kurulu yapılan çalışmaları yüklenicinin hazırladığı faaliyet raporu üzerinden değerlendirmek ve sonraki işleri planlamak üzere toplanacaktır. Alınan kararlar yazılı olarak ihaleyi yapan birimin amirine sunulacak, onaylandıktan sonra dosyasına kaldırılacaktır. Kurul gerekirse taraflardan birinin başvurusu halinde olağanüstü de toplanabilecektir.

      3. Yüklenicinin oluşturacağı proje yürütme ekibinde bulunması gereken personel ile ilgili özellikler aşağıda belirtilmiştir:

Çalıştırılacak Teknik Personel

İstekli ihale konusu işi yerine getirebilmek için aşağıda miktar ve nitelikleri belirtilen sayıdaki teknik personeli iş sırasında idarede yönetici ve personel olarak çalıştıracaktır. Bu personel dışında veri girişi, tasnif, seperasyon, tarama, indeksleme - niteleme uzmanı personel adetlerini proje süresi ve iş niteliğine göre yüklenici kendisi belirleyecektir.

a) Danışman              : 1

b) Proje Yöneticisi    : 1

c) Yazılım Uzmanı : 2

d) Yüklenici kendi belirleyeceği sayıda personel ile çalışacaktır.

  1. Danışman: Proje süresince danışmanlık hizmeti verecek, arşiv üzerine akademik kariyer yapmış (en az Yar. Doçent seviyesinde olmak kaydıyla) personel.

  2. Proje Yöneticisi: Üniversitelerin Arşivcilik bölümünden yüksek lisans mezunu ve daha önce benzer iki projede görev almış, en az 10 yıl tecrübeli personel. Proje Yöneticisi, yüklenicinin proje kapsamında yapacağı faaliyetlerin gerçekleştirilmesini sağlayacaktır. Proje Yöneticisi, dışardan danışman olarak değil firmanın kendi personeli olduğun ispatlamalı ve proje bitene kadar projenin başında olmalıdır. Değişmesi 1 ay öncesinden İdare’ye yazılı olarak bildirilecek ve İdare’nin onayı alındıktan sonra değiştirilecektir.

  3. Sayısallaştırma Operatörü: Lise, önlisans, lisans mezunu personel.

  4. İndeksleme ve Veri Giriş Personeli: Lise, önlisans, lisans mezunu personel.

  5. Yazılım Uzmanı: Üniversitelerin Bilgisayar Mühendisliği veya Elektrik – Elektronik Mühendisliği bölümünden mezun, Yazılım Uzmanı, yüklenici personeli olduğun ispatlamalı ve proje bitene kadar projenin başında olmalıdır. Değişmesi 1 ay öncesinden İdare’ye yazılı olarak bildirilecek ve İdare’nin onayı alındıktan sonra değiştirilecektir.

    Ayrıca çalıştırılacak personelin ihale konusu hizmet ile ilgili deneyiminin belgelendirilmesi ve daha önce görev aldığı projelerin tevsik edilmesi açısından ilgili belgelerin (diploma, daha önce çalışmış olduğu proje ile ilgili idareler tarafından verilmiş resmi yazılar v.b.) de sözleşme aşamasında sunulması gerekmektedir.

    1. İşin Süresi, İş Planı, Zaman Programı ve Cevaplama:

      1. İşin süresi 1 (yıl) dır.

      2. Yüklenici, teklifi ile birlikte sunacağı iş planında bu işlemleri nasıl yapacağını, detaylı bir şekilde açıklamak suretiyle, iş akışı, çalışma yöntemi ile ilgili gerekli bilgi ve dokümanları verecektir.

      3. EBYS yazılımı ile ilgili dokümanlar teklif esnasında sunulacaktır.

      4. Sözleşmenin imzalanmasının ardından yüklenici çalışma takvimini 5 (beş) iş günü içinde Kurumun onayına sunar. Kurum, uygun gördüğü hallerde proje takviminde değişiklik yapabilir.

    2. Personel Seçimi:

      1. Yüklenici proje kapsamında çalıştıracağı personelin savcılıktan sicil kaydını ve CV’lerini İdareye sunacak, İdarenin onaylamadığı elemanları değiştirecektir. Ayrıca proje başladıktan sonra performansından memnun kalmadığı elemanları değiştirmesini talep ederse, yüklenici bu talebi 1 hafta içinde karşılayacaktır. İşten çıkarılma ile ilgili yasal sorumluluk yükleniciye aittir. Proje kapsamında çalıştırılacak bütün personelin özlük hakları yükleniciye aittir.

    1. Levazım

      1. Proje sırasında kullanılacak kutu, klasör, dosya, etiket, personel büro malzemeleri vb. arşivleme malzemelerini idare temin edecektir.

      2. Yüklenici kullanacağı kırtasiye ve sarf malzemeleri kendisi temin edecektir.

6.    BİLGİ,  BELGE, EVRAK, DOSYA VE MEKAN GÜVENLİĞİ

    1. İdare ve Yüklenici arasında belge alışverişi esnasında tutanak düzenlenecektir.

    2. İdare, Yükleniciye, çalışma planı doğrultusunda sayısallaştırılacak ve fiziksel düzenlemesi yapılacak tüm belgeleri dosya olarak teslim edecektir.

    3. İş bitiminde Yüklenici tarafından evraklar İdareye asli düzen içinde ve eksiksiz bir şekilde teslim edilecektir.

    4. Projenin tüm safhalarında silme, ilave v.s gibi doküman içeriğini değiştirecek herhangi bir işlem yapılmayacak, belgenin orijinalliği korunacaktır.

    5. Proje kapsamında yükleniciye verilen / paylaşılan hiçbir belgenin aslı/ sureti/ kopyası/ içeriği 3. kişilerce paylaşılmayacaktır.

    6. Yüklenici hiçbir şekilde sayısal verilerin kopyasını Kurum dışına çıkarmayacaktır.

    7. Çalışmalar İdare tarafından görevlendirilecek uzman personel denetiminde yapılacaktır. Yüklenici firma tüm çalışmalarında elemanların güvenilir olmasına dikkat edecek, İdare tarafından konulacak olan kurallara ve çalışma saatlerine uyulmasını sağlayacaktır.

    8. Çalışma sırasında Yüklenici firma, elemanların evrak/dosya/klasör vb. malzemelere verebilecekleri muhtemel bir hasar veya kayıptan doğrudan sorumlu tutulacaktır.

    9. Çalışma yapılan mekânda hiçbir şekilde sigara içilmeyecektir.

    10. Çalışma yapılan mekânda elektrik yükünü arttıracak ya da mevcut elektrik sistemini tehlikeye sokacak cihazlar bulundurmayacaktır.

    11. İhale konusu iş veya işler kurum arşiv mekânında yapılabileceği gibi, birim arşiv mekânlarında da yapılabilecektir. Aynı şekilde birim arşiv mekânlarında da bahsi geçen güvenlik şartlarına uyulacaktır.

7     ÖZEL KURAL

    1. İdare, proje süresince tanımlanan işin kapsamı dâhilinde olmak kaydıyla projeyle ilgili değişiklikleri yüklenici ile birlikte kararlaştırarak talep edebilecektir.

  1. TANIMLAR

İdare :                  İdare

Yüklenici:            Proje kapsamındaki ihale hizmetlerinin yapımı uhdesinde bulunan firma

İndeks Bilgileri:   Tarama işlerinde bir evrak/dosyayı tanımlayan ve nerede olduğunu gösteren bilgilerdir. (Dosya adı, no, kodu, işlem yılı, birimi, ilçe, referans no, arşiv no, kutu no v.b.)

Program :            Tarama, indeksleme, kalite kontrol ve belge sorgulama işlemlerini ve dosyalara ait niteleme bilgilerinin ilişkilendirilmesi, geri getirim araçlarının hazırlanması ve hizmete sunulmasını sağlayan yazılımlardır.

Dosya :                  Bir konu, olay, hadise, faaliyet ve vaka ile alakalı evrak bütünlüğüdür. (Dosya bir gömlekten oluşacağı gibi birden fazla klasörden de oluşabilir.)

Klasör :                 Çoklu evrakı daha düzenli tutabilmek veya birden fazla dosyayı bir arada tutmak amacıyla kullanılan saklama aracıdır.

Gömlek :               50 adet A4 sayfasını geçmeyen bir konu, olay, hadise, faaliyet, vaka ile alakalı evrak saklama aracıdır.

Niteleme Alanları:Fiziki arşiv faaliyetlerinde bir dosyayı tanımlayan bilgilerdir.

Atama Bilgileri :   Bir dosyanın niteleme alanlarından sonra dosyaya sonradan verilen erişim kolaylığı sağlayan bilgilerdir. (Referans no, demirbaş no, arşiv no, kutu no, dizi no, dolap no, raf no, bulunduğu yer v.b.)

Veritabanı :           Çalışmalar esnasında elde edilen ve bilgisayar ortamında değerlendirilecek tüm verilerin maksimum güvenliğini, hızını, kapasitesini, mevcut ve gelecekte hazırlanacak yazılımlarla uyum sağlayacak veri saklama ortamıdır.

Zimmet Bilgileri:  Arşiv kayıtlarına giren dosyaların, hizmete sunumu sırasında (veriliş tarihi, iade tarihi, teslim alan kişi, teslim eden kişi,v.b.) takibi amacıyla kaydedilen bilgilerdir.

Aidiyet Bilgileri :  Dosyanın ait olduğu birim ve alt birimlerle ilgili bilgilerdir.

Tiff :                     Dijital görüntünün bilgisayara kaydedilmesi esnasında kullanılan, tercihe bağlı olarak değişik tipte sıkıştırma seçeneklerine imkân sağlayan bir resim formatıdır.

DPI :                    Dijital bir belge görüntüsünde, yaklaşık olarak 6.45 (altı nokta kırk beş) cm2 içerisinde bulunan nokta sayısı.

API:                (Application Programming Interface - Uygulama Programlama Arayüzü), herhangi bir uygulamanın belli işlevlerini diğer uygulamalarında kullanabilmesi için oluşturulmuş bir modüldür.

NES:                     Nitelikli Elektronik Sertifika. 5070 sayılı kanun kapsamında üretilen Nitelikli Elektronik Sertifika olmalıdır.

  1. EVRAK VE DOSYALARIN TAKİBİ

    10.1.      Proje esnasında Yüklenici birimde üzerinde çalışma yapılan dosyaların takibini yaparak tasnif, etiketleme, sayısallaştırma v.b. prosedürleri gerçekleştirecektir.

  2. YAPILACAK İŞLER

    1. Tasnif ve Düzenleme

      1. Çalışma yapılacak birime ait dosyalar veya dosya grupları için, işlem yapılacak dosya gruplarının niteliğine göre düzenleme sistemi idarenin ve yüklenicinin ortak belirlediği belirleyeceği kriterler doğrultusunda tespit edilip uygulamaya konacaktır.

      2. Sayısallaştırılmasına lüzum olmayan zarf, dizi pusulası, not kâğıtları, mükerrer evraklar v.b. fazla nüshalar ayıklanacaktır.

      3. Tasnif esnasında dosyalar tek tek elden geçirilecek olup, dağılmış veya yıpranmış malzeme tespit edildiğinde, içerisindeki belgelerin tamamı çıkartılıp yeni dosyaya yerleştirilecektir. Yerleştirme işleminden sonra eski dosya üzerinde bulunan bütün bilgiler yeni dosya üzerine yazılacaktır.

      4. Mükerrer kayda rastlanması durumunda Kurum Arşivi personeline bildirilerek gerekli kontrol ve düzeltmeler yapıldıktan sonra dosyanın işlemi devam edecektir.

    1. Dosyaların ve Evrakların Nitelenmesi ve Tanımlanması

      1. Her bir dosya için ait olduğu birim göz önüne alınarak;

  • Birimi

  • Kayıt No

  • Karar No

  • Karar Tarihi

  • Ad Soyad

  • T.C. Kimlik No

  • Tarih

  • Konu

  • Yıl

  • Dosya işlem numarası

  • Ada-Pafta-Parsel Bilgileri

  • Dosya açılış tarihi

  • Kutu No

  • Raf No

  • Geldiği yer

  • Gittiği yer

  • Açıklama

    yukardaki alanlardan biri, birkaçı veya tamamı her dosyaya ihtiyacına göre niteleme alanlarına girilecektir.

      1. Yukarıda belirtilen niteleme ve atama bilgilerine ait gerekli alanlar, kurulacak olan İçerik, Doküman ve Arşiv Yönetim Sisteminde birimlerin ve proje kontrol ekibinin belirlediği alanlar açılacak ve bu alanlara dosya bilgilerinin girişi sağlanacaktır.

      2. Niteleme bilgilerinin girişi esnasında operatörler girilen alanlardaki bilgilerin bütünlüğü ve sağlamlığı açısından kesinlikle yazım yanlışı yapmayacakladır. Bu yanlışları önlemek amacı ile kullanacağı arşiv programında gerekli kelime kontrol mekanizmalarını ekleyecek ve otorite dosyalarını oluşturacaktır.

      3. Kelime denetiminde Türk Dil Kurumu’na ait yazım ve imla kuralları geçerli olacaktır.

      4. Yüklenici, niteleme bilgilerinin girilmesi esnasında daha sonra birleştirilmek üzere dağınık, bilgisayar ve operatör bazlı yazılım kullanmayacaktır. Yazılımlar Server Client bazlı olmalıdır.

      5. Nitelenecek dosyaların orijinali üzerinde daha önceden yazım yanlışlıkları yapılmış ise bu yanlışlıklar düzeltilmiş hali ile sisteme girilecektir. Yine de yapılan yazım yanlışlarının düzeltilmesi açısından girilen niteleme bilgileri her gün proje yöneticileri tarafından mutlaka kontrol edilecektir.

      6. Dosyalar ile ilgili hatalı ve eksik niteleme bilgisi girişi yapılan kayıtlar tespit edildiğinde, Yüklenici bilgi giriş işini ilgili dosyalar için yenileyecektir.

      7. Yüklenici böyle yanlışlıklara ve bilgi eksikliklerine sebebiyet verilmemesi açısından çalıştıracağı personele işe başlamadan önce yazım kuralları ile ilgili eğitim verecek ve personelin nitelikli olmasına dikkat edecektir.

      8. Eğer kullanılıyor ise noktalama işaretlerine dikkat edilecek ve tamamen Türkçe noktalama mantığına göre işlem yapılacaktır.

      9. Girilen verilerde adres vb. alanlarda kısaltmalar kullanılması gerekiyor ise İdare yetkilileri tarafından belirlenecek kurallar çerçevesinde kısaltmalar yapılacaktır.

      10. Dosyalara ait atama bilgileri kutulama ve adresleme işlemleri esnasında girilecektir.

      11. Proje süresince oluşturulacak tüm veriler Yüklenici tarafından, sağlayacağı EBYS yazılımına entegre ederek kullanıma açacaktır.

    1. Evrak Sayısallaştırma (Tarama)

      1. Taranacak olan belgeler A3, A4, A5 ve daha farklı standart dışı ebatlarda bulunmaktadır.

      2. Taranacak belgelerin gruplanarak PDF yapılacağı gibi her biri bir görüntü belgesi olarak da kaydedilebilecektir. İdare ve yüklenici karşılıklı karar verecektir.

      3. İki tarafında da bilgi olan evraklar çift taraflı olarak taranıp bu şekilde indekslenecektir.

      4. Tarama neticesinde oluşan belge görüntülerinin formatı EBYS yazılımı tarafından kullanıcıya gerek duyulmadan DPI ve tek yüz  çift yüz gibi ayarlar seçilebilmelidir.

      5. Taranacak görüntüler minimum DPI TS 13298 e uygun olacaktır. Bu değerden aşağı olan görüntüler için idarenin onayı alınacaktır.

      6. Sürekli kullanım kopyaları ise (projeler) 150 (yüzelli) DPI, black-white taranmış olarak TIFF CCIT Grup 4 veya PDF sıkıştırılmış formatta olacaktır. Tarandıktan sonra belgelerin görüntüsü, orijinal belgenin görüntüsüne yakın, belgenin kalitesinden düşük olmayacak, rengi değiştiren bir katman kesinlikle kullanılmayacaktır.

      7. Her bir görüntü Windows 98 ve üstü sürümlerde herhangi bir ek programa gerek olmadan görüntülenebilmelidir.

      8. Taranacak olan belgelere ait her bir görüntü dosyası idare tarafından verilecek olan kodlamalar doğrultusunda kodlanarak (isimlendirilerek) diske kayıt edilecektir.

      9. Yırtılmaya müsait pelür, saman kâğıt vb. belgelerin taranmasında, bilgi kaybına neden olmaması ve belgelere zarar verilmemesi açısından özenli ve hassas tarama yapılacaktır.

      10. Yırtık evrak ve projelerin görüntünün orijinalliğine zarar vermeyecek şekilde uygun materyallerle (aydınger bandı v.b.) yapılarak sayısallaştırılacaktır.

      11. Orijinalinde zor okunan pelur, nokta vuruşlu çıktı ve karbon kopya belgeler minimum orijinal görüntü kalitesinde taranacaktır.

      12. Belgelerin net okunması açısından, tarama esnasında, görüntü üzerindeki kirliliğin giderilmesi açısından netleştirme işlemi gerekiyor ise kullanılan tarama yazılımı tarafından netleştirme, renk temizleme ve görüntü düzeltme işlemi yapılacaktır.

      13. Yüklenici, farklı boyutlarda dokümanlar için her defasında operatörün ayar yapmasını gerektirmeyecek (uç istisnalar hariç), otomatik olarak parlaklık ve kontrast ayarı yapabilen teknolojiler kullanacak ve bu teknolojiler ile ilgili bilgi ve dokümanları teklifiyle birlikte sunacaktır. Ayrıca dokümanlar standart boyutlardan küçük ise gerçek boyutlarına göre otomatik olarak kesilecektir (croping).

      14. Farklı tipteki belgeler en iyi görüntü kalitesinde taranacaktır.

      15. Birbirine yapışık halde bulunan sayfalar yırtılmadan ve herhangi bir şekilde zarar verilmeden taranacaktır.

      16. Katlanmış ve / veya buruşmuş vaziyetteki belgeler düzeltilerek taranacaktır.

      17. Ciltli olarak taranacak defterler dip koçanları veya belgelerde tümsek (bombe) oluşması engellenecek olup, oluşan sayfa bombeleri ve eğrilikleri giderilecektir. Açık sayfalar şeklinde bulunan belgelerin görüntülerinde dereceli olarak yamukluk (sağa veya sola doğru belirli bir derecede kayma) bulunması halinde yazılım ile en optimum düzeyde düzeltilerek kaydedilecektir.

      18. Görüntülerin; düzgün, orantılı ve estetik olmasına dikkat edilecek, belgelerin orijinal boyutu ile sınırlı olacaktır.

      19. İyi görüntü alabilmek için büyültme, küçültme, çevirme, büyüteç tutma özellikleri gerçekleştirilecektir.

      20. Bir belgenin veya belge yığınının taraması bittikten sonra bilgisayar ortamında Yüklenici firmaya ait kontrol operatörleri yardımı ile taranan görüntüler sayfa atlamalarına, renk bozukluklarına ve daha farklı görüntü üzerinde oluşabilecek olumsuz durumlara karşı sistem üzerinden kontrol edilecektir.

      21. Herhangi bir bozukluk ve atlama tespit edildiğinde o görüntünün yerine yenisi hemen taranıp aynı sırada yerine yerleştirilecektir.

      22. İdare kontrol teşkilatı yetkilileri tarafından kontrol sonucunda, görüntülerin arşivcilik ilke ve standartlarında ön görülen format ve çözünürlük değerlerine sahip olup olmadıklarına, orijinale uygunluklarına, malzemenin kayıpsız olup olmadığına bakılarak, belirtilen kıstaslara uygun olmayan görüntüler tutanakla kayıt altına alınarak Yüklenici firmaya iletilecektir. Uygun olmayan görüntüler ilave bir bedel ödenmeksizin ve istenilen şartları taşıyana kadar tekrarlanacaktır.

      23. Ayrıca taranan tüm belgeler haftalık periyotlar halinde kurulacak olan İçerik, Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemine aktarılacaktır.

    2. Etiketleme

      1. Dosya/Klasör üzerine, içerisinde bulunan materyalin özelliği ve içeriği ile ilgili bilgiler, materyalin özelliğine göre dosya veya arşiv numarasını içeren barkodlu etiketler oluşturulacaktır.

      2. Kullanılacak olan etiket kaliteli mat kuşe ve güçlü yapışkana sahip malzemelerden seçilecektir. Ebatları idare tarafından belirlenecektir.

      3. Kullanılacak olan etiketlerin tasarım ve formatı İdare tarafından belirlenecektir.

      4. Etiketler üzerine yazılması gereken atama ve aidiyet bilgileri standart şekilde olacaktır.

      5. Kutu/Dosya/Klasör üzerine uygulanacak olan etiketler özel lazer yazıcıdan basılacaktır. Etiketlerin üzeri hiçbir şekilde el marifetiyle doldurulmayacaktır.

      6. Dosya üzerine yapıştırılacak olan etiketler içerik açısından şu şekilde olacaktır;

        Dosya etiketlerinin üzerinde kurum adı, birim adı, birim kodu, konu adı, konu kodu, dosya/klasör adı, kutu numarası, dosya numarası v.b. bilgiler yer alacaktır.

      7. Dosya numarası etiket üzerinde hem barkot şeklinde hem de numara şeklinde gösterilecektir.

      8. Bu etikette kullanılacak olan barkot fontu Code 39 standardında olacaktır.

      9. Arşiv kutularının konacağı raflar en küçük-en büyük klasör ve kutu numaralarını içeren raf etiketleri ile adreslenecektir. Bu etiketler için kesinlikle koli bandı gibi yüzey yapıştırıcılar kullanılmayacaktır.

      10. Arşiv adresi bilgileri olarak kutu no, arşiv no ve bölge belirtilecektir. Arşiv numarası arşiv kutusu içerisinde bulunan dosyaların arşiv numaralarının en küçüğü ve en büyüğünü içeren rakamlardan oluşacaktır.

      11. Etiketler, temiz, düzenli, standart ve silinebilirliğe karşı dayanıklı özelliklere sahip olacaktır.

      12. İdare tarafından orantılı yapıştırılmayan etiketlerin tespit edilmesi durumunda Yüklenici firma tekrar yeni etiket oluşturarak arşiv kutusu üzerine uygulamayı yapacaktır.

      13. Arşiv adresi bilgileri olarak depo kodu, blok no, raf no, kutu no, arşiv no v.b. bilgiler bulunacaktır. Arşiv numarası arşiv kutusu içerisinde bulunan dosyaların arşiv numaralarının en küçüğü ve en büyüğünü içeren rakamlardan oluşacaktır. Arşiv adresi bilgileri alt alta gelecek şekilde aşağıdaki örnekteki gibi uygulanacaktır.

                                   Örnek:   107   = Depo Kodu

                                                  2A    = Blok Numarası

                                                  1       = Raf Numarası

                                                  3       = Kutu Arşiv Numarası

                                                  1 - 6 = Dosya Arşiv Numaraları

      14. Ayrıca arşiv kutusunun takibi ve içeriğine kolay ulaşım açısından depo kodu, blok numarası, raf numarası, kutu numarasından oluşan izleme numarası barkot şeklinde gösterilecektir. Bu barkotta Code 39 barkot standardı uygulanacaktır.

      15. Etiketleme ile alakalı gerekli sarf malzemeleri firma tarafından karşılanacaktır.

    3. Kutulama, Yerleştirme

      1. Nitelemesi tamamlanan ve kutulanmasına karar verilen dosyalar kurum tarafından belirlenen ve idare tarafından temin edilen standart kapaklı arşiv kutularına yerleştirilecektir.

      2. Kutulanacak olan dosya içerisinde bağımsız evrak kesinlikle olmayacaktır.

      3. Küçük/büyük klasörlerde az sayıda evrak var ise, kutulanırken yeni dosyanın bütünlüğü bozulmadan aktarılacak ve eskisinde bulunan gerekli etiket bilgileri yeni dosya üzerine yazılacaktır.

      4. Dosya ve klasörlerden yıprananlar değiştirilecek, dosya ve klasör bilgileri yeni dosyalara tekrar yazılacaktır.

      5. Tasnif esnasında elden geçirilen dosyalardan gözden kaçan, dağılmış veya yıpranmış malzeme tespit edildiğinde, içerisindeki belgelerin tamamı çıkartılıp yeni dosyaya yerleştirilecektir. Yerleştirme işleminden sonra eski dosya üzerinde bulunan bütün bilgiler yeni dosya üzerine yazılacaktır.

      6. Dosyaların kutulanması esnasında kutulardaki dosyalara evrak ekleneceği göz önünde bulundurularak tam kapasite ile doldurulmayacaktır.

      7. Dosyalar arşiv numarasına göre müteselsil olarak kutulara konulacaktır.

      8. Dosyaların kutulara yerleştirilmesi esnasında çok dikkatli hareket edilecek, dosyalar konması gereken kutulardan farklı kutulara kesinlikle konmayacaktır.

      9. Böyle bir yanlışlığın tespit edilmesi halinde doldurulmuş olan bütün kutular elden geçirilecek ve yanlışlıklar düzeltilecektir.

      10. Proje esnasında dosya ve kutular üzerine verilen ve kurşun kalem yardımı ile yazılan geçici numaralar, kodlar, sayılar, açıklamalar, vb. etiketlemeden sonra kutu üzerinden silinecek ve kutu/dosya/klasörlerin temizliğine özen gösterilecektir.

      11. Saklanması gereken arşiv kutuları mekândan maksimum faydayı sağlayacak şekilde raflara yerleştirilecektir.

      12. Yüklenici Proje süresince arşivlerin taşınması durumunda kurulan sistemin muhafazası için nakil işlemine nezaret edecek ve nakledilen mekânda arşiv malzemelerini şartname esaslarına göre yeni yerlerine yerleştirecek ve veritabanına işleyecektir.

      13. Kutulama ve yerleştirmenin tam anlamıyla ve sağlıklı bir şekilde tamamlanabilmesi için atama (adresleme) bilgilerinin de arşiv otomasyonuna eksiksiz olarak girilmiş olması gerekmektedir.

      14. Her rafın sonunda yapılabilecek eklemeler göz önüne alınarak 2 kutuluk boş yer bırakılacaktır.

  1. OCR

                TS 13298 sertifikalı EBYS Yazılımının OCR desteği olmalıdır. Proje kontrol komisyonu tarafından belirlenen evrak türleri OCR dan geçirilmelidir ve EBYS yazılımı aylık 10.000 sayfa lisansı ile birlikte gelmelidir. Daha fazlası talep edilmesi durumunda ilgili lisanslamayı idare karşılayacaktır.

  2. EĞİTİM

    Yüklenici firma proje tamamlandığında belediye personellerinden 5' ine en az 60 saat olmak üzere tasnif, ayıklama, imha, belge sayısallaştırma ve teknolojileri ile ilgili eğitim vermelidir.

  3. İŞ BİTİMİ VE İŞ BİTİMİNDE TESLİM EDİLECEKLER

    13.1        İş bitiminde Yükleniciye verilen dosyalar düzenlenmiş olarak, asli düzen içinde ve eksiksiz bir şekilde teslim edecektir.

    13.2        Yüklenici proje süresince İdare’ den aldığı veya oluşturduğu her türlü doküman, donanım, vb. malzemeleri iş bitiminde İdare’ ye teslim edecektir.

    13.3        Yüklenici taranmış, indekslenmiş dokümanları İdare’ ye kuracağı İçerik, Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemine yükleyecektir.

  1. ELEKTRONİK İMZA YAZILIM KÜTÜPHANESİ TEKNİK ŞARTNAMESİ

    1. E-imza entegrasyonu için temin edilecek olan elektronik imza yazılım kütüphanesi, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olmalıdır. (İlgili donanım altyapısıyla birlikte, 5070 sayılı Kanun’un 6. ve 7. maddelerinde belirtilen şartları ve diğer mevzuat hükümlerini sağlamalıdır.)

    2. “Elektronik İmza ile İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ” ve “01.06.2006 tarihli ve 2006/DK-77/353 sayılı Telekomünikasyon Kurulu Kararı” uyarınca, CWA 14169, CWA 14170 ve CWA 14171 standartlarına uygun olmalıdır.

    3. X.509 standartlarına uygun tüm ESHS sertifikaları ile çalışabilme özelliğine sahip olmalıdır.

    4. İlgili Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurulu (önceki Telekomünikasyon Kurulu) kararı gereği, tüm ESHS sertifikalarıyla XADES yapısında tüm profillerinde ETSI TS 101 903 ve ETSI TS 101 904 standardına uygun elektronik imza oluşturabilmelidir.

    5. Akıllı kart ve akıllı çubuklar (token) kullanılarak, e-imza oluşturma ve doğrulama işlemlerinin PKCS#11 standartına uygun olarak gerçekleştirilebilmesini sağlamalıdır.

    6. Her türde dosyayı (grafik, metin vb.) imzalayıp doğrulayabilme özelliğine sahip olmalıdır.

    7. Tüm ESHS’ler ile SİL/CRL (sertifika iptal listesi) ve OCSP (çevrimiçi sertifika durum kontrolü) servisleri aracılığıyla sertifika doğrulama kontolü yapabilmelidir.

    8. İstenilen ve birden fazla kök sertifika hiyerarşisi ile sertifika ve imza geçerlilik kontrolü yapabilmelidir.

    9. Kütüphaneler .NET ve Java Platformları ile çalışabilmelidir.

    10. Kütüphane belirtilen imza formatında imzalama ve doğrulama işlemlerini gerçekleştiren hazır Applet şeklinde olacak ve sadece parametrelerle konfigure edilerek entegrasyon sağlayabilmelidir.

    11. İçerdiği Applet güncel Java versiyonları ile çalışabilmelidir.

    12. Standartlara uygun seri ve paralel imzaları oluşturabilmeli ve doğrulayabilmelidir.

    13. Aynı akıllı kart veya akıllı çubuk (token) üzerinde birden fazla sertifika bulunduğunda, istenilen sertifika ile işlem yapılmasına imkan tanımalıdır.

    14. Oluşturulan imza verilerinden, imzalayan sertifika, imza zamanı ve imzalanan orijinal veri gibi, imzaların görüntülenmesi ve işlenmesinde kullanılabilecek bilgileri alabilmelidir.

    15. Akıllı kart veya akıllı çubuk (token) üzerinde yer alan sertifikaların içerik bilgilerini, imza işlemi gerçekleştirilmeden sağlayabilmelidir.

    16. Zaman damgası oluşturma ve doğrulama işlemlerini, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olarak yapabilmelidir.

    17. Tüm ESHS’lerden zaman damgası hizmeti alınabilmesine imkan sağlamalıdır.

    18. E-imza işlemlerini, zaman damgası işlemleri ile tümleşik olarak kullanabilmelidir. E-imzaya zaman damgası ekleme işlemleri, Uzun Dönemli Elektronik İmzalar (Long Term Electronic Signatures) standartlarına uygun olmalıdır.

    19. Zaman damgası eklenmiş imzalı verilerden, zaman damgası hizmet sağlayıcısının (ESHS) adı, onaylı zaman verisi gibi verileri okuyabilmeli, imza üzerindeki zaman damgasını doğrulayabilmelidir.

    20. E-imza ve zaman damgası doğrulama işlemlerinde, sonucun olumsuz olması durumunda “neden bilgisi” verebilmelidir.

    21. OCSP ve CRL ile sertifika geçerlilik kontrolü işlemlerinde, sonucun olumsuz olması durumunda “neden bilgisi” verebilmelidir.

    22. GSM operatörlerinin sunmuş olduğu “mobil imza” uygulamaları için imza doğrulama işlemi yapabiliyor olmalıdır.

    23. Kütüphanenin, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili mevzuatta olabilecek değişiklikler, teknik ihtiyaçlar veya güncel ihtiyaçlardaki değişimler kapsamında güncelleme garantisi olmalıdır.

    24. Üründe çıkabilecek ihtiyaçlara karşı geliştirilen yamalar FİRMA tarafından sağlanabiliyor olmalıdır.

    25. FİRMA tarafından kütüphane kullanıcılarına dokümantasyon ve ürün entegrasyonu sırasında danışmanlık ve teknik destek sağlanmalıdır.

    26. Kütüphane için telefonla, elektronik postayla ve gerektiğinde yerinde teknik destek hizmeti verilebilmelidir.

    27. FİRMA’nın kütüphaneyle ilgili referansları olmalıdır.

  1. NİTELİKLİ ELEKTRONİK SERTİFİKA TEKNİK ŞARTNAMESİ

    1. Nitelikli elektronik sertifikalar 5070 sayılı kanun kapsamında üretilen Nitelikli Elektronik Sertifika olmalıdır.

    2. Nitelikli elektronik sertifikalar ITU-TRec. X.509V.3 ve Telekomünikasyon Kurumu tarafından yayımlanan Tebliğ’le belirlenmiş diğer standartlarla uyumludur.

    3. Kesintisiz Çevrim İçi Sertifika Durum Protokolü (OCSP) ve Sertifika İptal Listesi (SİL/CRL) desteğine sahiptir.

    4. Kullanım güvenliğiniz için anlık sertifika iptal ve askıya alma hizmetleri kesintisiz sağlanmaktadır.

    5. 1 (bir), 2 (iki) ve 3 (üç) yıllık sertifika seçenekleri bulunmaktadır.

    6. Nitelikli elektronik sertifikalar, ISO/IEC 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi uyarınca yüksek bilgi güvenliği ve fiziksel güvenlik koşulları altında üretilmektedir.

      Akıllı kart, aşağıdaki özellikleri taşıyacaktır:

  1. Windows XP, VİSTA ve 7 ile uyumlu olacaktır.

  2. Akıllı kart ve okuyucu için kurulum ve kaldırma programı olacaktır.

  3. Üzerinde (on-board) RSA 1024 ve 2048 bit anahtar çifti üretme ve şifreleme imkanı olacaktır. RSA işlemleri yardımcı işlemci (co-processor) ile gerçekleştirilecektir.

  4. En az 32 kilobayt hafızası bulunacaktır.

  5. 8-bit veya üstü işlemcisi olacaktır.

  6. İşletim sistemi ve PKI uygulaması, karttaki gizli anahtara PIN ve PUK dışında ulaşımı engelleyecek nitelikte olacak ve gizli anahtarın kart dışına hiç bir biçimde çıkarılmamasını temin etmiş olacaktır.

  7. RSA 1024 bit anahtar çifti üretme 20 saniye altında, RSA 1024 bit şifreleme 1 saniye altında gerçekleştirilebilmelidir.

  8. ISO 7816-1/2/3/4, Microsoft CryptoAPI ve PKCS#11 standartlarıyla uyumlu olacaktır.

  9. Kart işletim sistemi ve yongası, ayrı ayrı veya bir arada en az EAL4+ sertifikasına sahip olacaktır.

Akıllı Çubuklar aşağıdaki özellikleri taşıyacaktır:

  1. EMV level 1 embossed akıllı kartları destekleyecektir.

  2. Asgari 0,5 m. bağlantı kablosu bulunacaktır.

  3. USB Type A Konnektörü bulunacaktır. USB 2.0 standardında çalışacaktır

  4. Gücünü USB portdan alacaktır.

  5. +5C / +55C derece sıcaklıkta çalışabilecektir.

  6. Windows XP, VISTA ve 7 ile uyumlu olacaktır.

  7. ISO 7816-1/2/3/4 T=0 ve T=1 uyumlu kartları okuyabilecek ve yazabilecek nitelikte olacaktır.

  8. Okuyucu sürücüsü, Microsoft PC/SC standardıyla uyumlu olacaktır.

  9. CE \ EMC belgesine sahip olacaktır.

    Elektronik imza yazılım kütüphanesi entegrasyonuyla elektronik imza özelliği kazanan yazılımın, 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olduğuna ilişkin KamuSM vb. kuruluşlar tarafından kurumda yapılacak denetime ait tüm giderler iş sahibi idareye aittir.

  1. EBYS ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ ŞARTNAMESİ

  1. GENEL ŞARTLAR

    1. EBYS(Elektronik Belge Yönetim Sistemi), Türk Standartları Enstitüsü TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi Sertifikasına sahip olmalıdır.

    2. EBYS Web tabanlı bir uygulama olmalıdır.

    3. Uygulama minimum ..... kullanıcı destekleyecek şekilde teklif edilecektir.

    4. İstekli teklifinde en az 50 kullanıcılı 2 adet referans vermelidir.

    5. Standartlarına uygun şekilde büyük küçük tüm Türkçe karakterleri destekleyecektir.

  1. SİSTEM MİMARİSİ

    1. EBYS, doküman meta verilerini ilişkisel veri tabanında barındırmalıdır. MSSql ve Oracle Veritabanlarını desteklemelidir. Veritabanı lisanslaması idare tarafından karşılanacaktır.

    2. EBYS, taranmış/yüklenmiş dokümanları Dosya Sistemi (File system) üzerinde barındırmalıdır. Dosya Sistemi üzerinden doğrudan dosyalara erişim bulunmamalı ve belirli servisler ile ulaşım sağlanmalıdır. Sistem açıldıktan sonra gerekli olan yetkilendirme mekanizması ile dosyalara erişim bulunmalıdır. Sistem içerisindeki dosyalara sadece yetkili olanlar ulaşmalıdır. Web sayfası adres çubuğuna belirli ardışık yazı veya rakamlar yazılarak dokümanlara ulaşılamamalıdır.

    3. Sunucu web uygulaması IIS veya Apache Tomcatsunucuları üzerinde çalışabilmelidir.

    4. EBYS web tabanlı olacak, kullanıcı bilgisayarlarında herhangi bir kurulum işlemine gerek kalmaksızın internet tarayıcısı üzerinden kullanılabilecektir. Doküman tarama modülü; Tarayıcı cihazı ile uyumlu çalışma nedeniyle uygulama tabanlı olabilir. Ancak kullanıcı bilgisayarlarında herhangi bir kurulum işlemine gerek duyulduğunda bu kurulum bir kereye mahsus webten başlatılmalı ve güncellemeler otomatik olarak kontrol edilmeli varsa kendini otomatik güncellemelidir.

    5. EBYS IE Explorer, Firefox, Chrome ve Safari tarayıcıları üzerinde sorunsuz çalışmalıdır.

  1. GENEL ÖZELLİKLER

    1. EBYS içerisinde bir doküman seçildiğinde, o dokümana ait tüm süreçler (görüntüleme, indirme, yönlendirme, görüşe sunma, hatırlatma, fiziki arşivdeki yerinin görülmesi, tarihçesi vs.) tek pencerede olmalıdır. Parçalı veya modüler tek dokümana yönetim şekli kabul edilmeyecektir.

    2. EBYS aynı anda birden fazla dil (lisan) üzerinden kullanılabilecek bir ara yüz sağlamalıdır. Sistem, Kurum’a Türkçe ve İngilizce ara yüzleri hazır olarak teslim edilmelidir. Kullanıcı arabirimi için Türkçe ve çoklu dil (Türkçe, İngilizce, şart olmak kaydıyla, Almanca, Fransızca vb.) desteğini kurum kendisi oluşturabilmelidir.

    3. EBYS kullanıcı bazında kişiselleştirilebilen görsel tema kullanıma olanak sağlamalıdır. Farklı kullanıcılar farklı temalara sahip olabilmelidir.

    4. Sisteme kullanıcı ve/veya yöneticinin istekleri doğrultusunda ilave alanlar tanımlanabilmelidir. Tanımlanan özel alan sayısında bir sınırlama bulunmamalıdır. Bu özel alanların ileriki bir tarihte pasif hale getirilmesi veya yeni özel alan tanımlanması da mümkün olmalıdır. Özel alanların tarih, karakter, sayısal gibi farklı içerikte olması mümkün olmalı ve uzunluk, ön değer, zorunlu alan olması gibi parametreler sistemde bir kodlamaya gerek duymadan verilebilmelidir.

    5. Sistem Unicode karakter setini kullanmalıdır. Özel karakterlerin kullanımı da bu şekilde sağlanmalıdır.

    6. Hazırlanan iş süreçleri, formlar, doküman ve evrak şablonları vb. içe aktarım(import)/dışa aktarım(export) yöntemleriyle bir sunucudan diğerine taşınabilmelidir. Böylece test amaçlı kullanılan bir sunucuda hazırlanan iş süreçleri, ilgili formlar ve şablonlar gerçek ortamda çalışan sunucuya aktarılabilmelidir.

    7. Kullanılacak doküman ve süreç yönetim uygulamalarının; iş süreçlerinin yönetilebilir ve yeniden tasarlanabilir olması için gerekli araçları sağlaması gerekir.

    8. Kullanıcılar Web arabiriminde kendilerine onaya/parafa/imzaya gelen belgeleri bir sekmede görebilmelidir.

  1. DÖKÜMAN İLE İLGİLİ ÖZELLİKLER

    1. EBYS sınırsız format ve sayıda değişik doküman tipi tanımlamasına imkân sağlayacaktır. Farklı doküman tipleri farklı meta verilere sahip olabilecektir ve ilgili ekranlarda meta verilerin hangi sırada görüneceği de doküman tipine göre ayrı ayrı belirlenebilecektir.

    2. Sistem yöneticisi tarafından sınırsız sayıda farklı meta veri tanımlaması yapılabilecektir.

    3. Doküman sisteme kazandırılmadan önce bazı alanlar için zorunlu olarak doldurulma mecburiyeti tanımlanabilir olmalıdır.

    4. Bir dokümana sınırsız sayıda ilgili doküman eklenebilecektir.

    5. Kâğıt ortamında bulunan dokümanlar sistem içerisinde bulunan doküman tarama ara yüzü kullanılarak doğrudan sisteme eklenebilecektir. Tarama ara yüzü TWAIN ve ISIS destekli tüm tarayıcılar ile çalışabilmelidir.

    6. Akıllı tarayıcılar kullanılarak birden fazla sayfa içeren belgeler de dâhil olmak üzere dokümanların sisteme direkt olarak kazandırılması mümkün olmalıdır.

    7. Tarama ara yüzünde taranan dokümanlar üzerinde yakınlaştırma, uzaklaştırma, eleme, döndürme ve ters görüntüleme özellikleri gibi standart resim görüntüleme özelliklerini desteklemelidir.

    8. Taranan dokümanlar tercihe göre minimum olarak PDF ve TIFF formatında saklanabilmelidir.

    9. Sistem üzerinde bulunan dokümanlara ek veya ilgi olarak eklenecek dokümanlar, doküman ekranı üzerinden taranıp eklenebilecektir.

    10. Sistem içerisine kazandırılacak olan dokümanlar (hangi yolla kazandırılırsa kazandırılsın) indeks bilgileriyle beraber sisteme kazandırılmalıdır.

    11. Dokümanlar sisteme kazandırma işlemi esnasında otomatik olarak OCR’dan geçirilerek doküman içerisindeki herhangi bir kelimeye göre aranabilir (fulltextsearch) şekilde sisteme kazandırılmalıdır.

    12. EBYS Basit Arama ve Detaylı Arama yapabilmelidir.

    13. Dokümanın tüm künye bilgilerinden bir veya birden fazlasıyla arama yapmak mümkün olmalıdır. Sisteme eklenen tüm özel alanlar, arama ekranlarında da eklenebilmeli ve bu eklenen özel alanlarda doküman bulmak için kullanılabilmelidir.

    14. Sistem yetki dahilinde doküman indirerek görüntüleme dışında, en azından MS Office, PDF, TIFF/TIF, JPEG/JPG gibi doküman türlerini, webden indirmeden görüntüleyebilecek, global ücretsiz bir web görüntüleme aracı sunmalıdır.

    15. Sistem üzerinde bulunan dokümanları yetkisi olan kullanıcılar değiştirebilecektir. Değiştirme işlemini yapmadan ilgili kullanıcı üzerinde değişiklik yapmak istediği dokümanı kendi üzerine alabilecektir.

    16. Sistemde bulunan doküman güncellendiği zaman, dokümanın yeni bir versiyonu oluşturulmalı, dokümana veya doküman yapısına ilişkili tüm süreçler kayıt altında tutulmalıdır (Kim güncelledi, kayıt etti, vb.). Önceki versiyonlar da sistemde saklanmalı ve gerektiğinde sistem üzerinden yetkiler dâhilinde erişilebilmelidir.

    17. Dokümanın değiştirilmemesini sağlamak için kilitleme imkânı sunulmalıdır. Kilitlenmiş bir dokümanın üzerindeki kilidi, yalnızca kilitleyen kullanıcı ya da yetkili bir sistem yöneticisi yapabilmelidir.

    18. EBYS, yetki dâhilinde bir dokümanın sistemden silinmesine olanak sağlamalıdır. Doküman silme işlemi mantıksal bir silme olarak gerçekleştirilmeli, silinmiş dokümanlar, gerektiğinde yetki dahilinde, geri yüklenebilmelidir.

    19. EBYS, doküman yönetim sistemine eklenen dokümanlar için seçilen kullanıcılara otomatik bilgilendirme olanağı sağlamalıdır.

    20. EBYS ile doküman yönetim sistemine eklenen dokümanlar için kullanıcı onayı istenebilmelidir.

    21. EBYS, doküman eklenmesi, değiştirilmesi, silinmesi, açılması, e-posta ile gönderilmesi gibi durumlarda, istenirse mesaj, elektronik posta gibi yöntemlerle istenilen kişilere bilgi verilmesini sağlamalıdır.

    22. EBYS'de, dokümanların kullanımına yönelik (görüntüleme, güncelleme, ekleme, sahiplenme, silme vb.) kullanıcı erişim günlükleri oluşturulmalıdır.

    23. İndirme veya yükleme yapmadan çevrimiçi (Online) olarak, Word / Excel / PowerPoint dosyalarını, oluşturmak, düzenlemek, kopyalamak, yapıştırmak ve kaydetmek mükün olmalıdır.

    24. Yetkilendirme bazlı Word / Excel belgesini bölgesel olarak düzenlemek veya engellemek mümkün olmalıdır.

    25. Veritabanından Word / Excel dosyalarının belirli yerlere veri atılabilmelidir.

    26. Word / Excel belgesi içerisindeki belirli alanlardan veritabanına veri aktarabilmelidir.

  1. YETKİLENDİRME

    1. Kullanıcıların erişebileceği menü ve işlemleri belirleyip kısıtlayan kullanıcı rollerinin Sistem yöneticisi tarafından tanımlanmasına olanak sağlamalıdır.

    2. EBYS menü yetkilendirmeleri için rol tabanlı bir mekanizma kullanmalıdır. Bir kullanıcı birden fazla role sahip olabilmelidir. Kullanıcı sahip olduğu rollerin birleşimi şeklinde yetkiye sahip olmalıdır.

    3. Sistemde, yönetim arabiriminden kolay bir şekilde kullanıcılar ve/veya gruplar oluşturulabilmelidir. Sistemde tanımlanan her bir kullanıcı için isteğe bağlı olarak kurum, e-posta adresi, ünvan v.b. gibi özellikler tanımlanabilmeli, üye olunan gruplar, yönetici ve diğer bilgiler, yönetici tarafından kullanım sırasında değiştirilebilmelidir.

    4. Kurumsal yetki yapısına uygun olarak yetki bölümü, yetki grubu tanımlama ve bu gruplara yetki seviyeleri atama (görme, ekleme, değiştirme, silme gibi) olanakları sağlamalıdır.

    5. Bir kullanıcı birden fazla yetki bölümü/grubuna dâhil olabilmelidir.

    6. Gruplar, kategoriler, klasörler hiyerarşik yapıda olmalı ve yetki tanımlamaları, kalıtım mantığı ile de çalışabilmelidir.

    7. Yetkilendirme her bir modül için ayrı ayrı ve detay yetki tanımlarına sahip olmalıdır.

    8. EBYS, kurumsal organizasyon yapısının tanımlanabileceği bir ortam içermelidir.

    9. Yetki devri (vekalet) yapılabilmelidir.

    10. Kullanıcıların dosyaların tutulduğu depolama alanına ulaşarak klasör ve dosya içeriğine ulaşmaları engellenmelidir. Erişim sadece sistem üzerinden yetkiler dâhilinde yapılabilmelidir.

    11. Bir kullanıcı tarafından herhangi bir doküman üzerinde düzenleme yapılırken, aynı dokümanın başka bir kullanıcı tarafından değiştirilmesi engellenmelidir.

    12. Active Directory Entegrasyonu olmalıdır.

  1. DIŞ SİSTEMLERLE ENTEGRASYON

    1. EBYS, SMTP sunucuları ile entegre çalışabilecektir.

    2. EBYS Faks Sunucuları ile uyumlu olarak gelen faksları alabilmelidir.

    3. EBYS diğer sistemlerle entegre olabilmesi için gerekli olan web servisleri ve APIleri barındırması gerekmektedir.

    4. Sunulan Web servisler ve API’ler dokümante edilmeli ve platformla birlikte sunulmalıdır.

    5. Kullanıcı doğrulaması Microsoft Active Directory üzerinden yapılabileceği gibi farklı bir uygulamanın kullanıcı tablosu kullanılabilmelidir.

  1. EBYS BAKIM VE YEDEKLEME

    1. EBYS yapı yedeklemenin otomatik olarak yapılacağı şekilde kurulacaktır.

    2. Doküman yönetim sistem için konfigürasyon ve tasarlanan sistem yedekleri ile sistemde yer alan doküman yedekleri ayrı ayrı otomatik olarak sistem tarafından yedekleme ortamına alınabilmelidİr. Böylece konfigürasyon ve tasarım ile ilgili bir geri dönüş olması halinde tüm dokümanlarda geri dönmek zorunda kalınmayacaktır.

    3. EBYS içerisinde yazılımsal bir problem oluşması durumunda, geri kazanım ve log alma/geri yükleme özelliklerinin, doğabilecek kesintileri en aza indirecek düzeyde olması gerekmektedir.

    4. EBYS; MS-Office uygulamalarıyla entegre çalışabilmelidir. MS-Office uygulamaları içerisinden doğrudan sisteme doküman kazandırma işlemi yapılabilmelidir.

    5. Bu entegrasyon kapsamında, MS Office uygulamaları içine eklenecek eklenti (plug-in) aracılığı ile kullanıcı Office uygulaması içinden sistemdeki kayıt ve belgelere erişebilecek, yeni kayıt ve belge girişi gerçekleştirebilecektir. Plug-In kurulumu web üzerinden başlatılabilecektir.

    6. Office döküğmanları ayrıca EBYS içerisinden oluşturulabilmelidir.

    7. MS-Office Outlook içerisinden bir e-posta sistem kazandırılırken ekli dosyalar ayrılarak sisteme kaydedilebilmelidir.

  1. PROJE KAPSAMINDA YÜKLENİCİ FİRMANIN SORUMLULUKLARI

    1. Firma projenin adaptasyonu için idare faaliyetlerini içeren ve tüm birimleri kapsayan detaylı sistem analizi yapacak ve evrak/iş akış süreçlerini planlamada idareye yardımcı olacaktır. En az 10 adet iş sürecini idare IT yetkilileri ile tasarlayıp çalıştıracaktır.

    2. Yüklenici yukarıdaki süreçleri de kapsayacak şekilde en geç bir 20 (yirmi), iş günü içerisinde yazılımın standart evrak akışlarını, tüm sistem testlerini ve deneme işlemlerini yapmış olacaktır.

    3. Firma tüm personel bilgilerini (ünvanlar, yetkiler ve yetki alanlarını vb) sisteme tanımlayacak ve gerekli rol bazlı erişim profillerini planlayarak sistem üzerinde tanımlayacaktır.

    4. Firma, Kurum içi birim/bölümler arasındaki iç yazışma evrak akışını teklif edilen platforma uyarlayacak ve bundan sonraki işleyişin bu sistem üzerinden yapılmasını sağlayacaktır.

    5. Firma, Kurum içi ve kurum dışı gelen - giden evrak sistemini teklif edilen platforma uyarlayacak ve bundan sonraki işleyişin bu sistem üzerinden kesintisiz yürütülmesi için tüm planlama, düzenleme, eğitim ve diğer işleyişleri sağlayacaktır.

    6. Firma, tüm sistemin yedekleme testlerini Bilgi İşlem personeli ile yapacaktır.

  1. GARANTİ, DESTEK VE YILLIK BAKIM

    1. Teklif edilen projedeki yazılımlarda, işletim sistemleri hariç projenin kesin kabul tarihinden itibaren en az 1 yıl ücretsiz servis ve bakım desteği verilecektir. Bu garanti, arızanın teşhisi için gerekli işgücü, yolluk gibi giderlerin yanında tamir ve test giderlerini de kapsayacaktır.

    2. Firma yazılımlara garanti süresi ve bakım/onarım hizmeti verdiği süre boyunca arızalara 8 (sekiz) saat içinde müdahale edecek ve firmanın yazılımından kaynaklanan sorunları, arızanın bildirimini takip eden 24 (yirmi dört) saat içinde arızayı giderecektir.

    3. Garanti ve bakım sürelerince kullanılan yazılımların/sistemlerin güncellemeleri ücretsiz sağlanacaktır.

    4. Garanti süresi içerisinde yeni çıkan versiyonlar ücretsiz sağlanmalıdır.

    5. Firma garanti süresi bitiminden sonra yıllık destek ve bakım/onarım hizmet prosedürlerini ve hizmet bedelini teklifinde belirtecektir.

    6. Garanti süresi projenin kesin kabul tarihi itibariyle başlar.

  1. EĞİTİM

    1. Firma, sistemi kullanacak personele sistem kullanımı ile ilgili gerekli olan eğitim ve dokümantasyonu (uygulamalı ve yazılı) sağlayacaktır. Personel eğitimleri her birime ayrı ayrı verilmek üzere birden fazla oturumlar halinde gerçekleştirilecektir. Firma, bu eğitimleri kurum ile ortaklaşa planlayacaktır. Eğitim programı için ayrı bir ücret talep edilmeyecektir.

    2. Firma, sistemi yönetecek olan Bilgi İşlem Merkezi Müdürlüğü personeline sistem yönetimi ve yazılımla ilgili gerekli olan eğitim ve dokümanı (uygulamalı ve yazılı) sağlayacaktır. Sistem ile ilgili eğitimler sistem üzerinde uygulamalı olarak verilecektir.