Arşiv Merkezinin sahip olduğu bütün yazıcılardan AYSPro’la çıktı alma imkânına sahipsiniz. Evrak listeleri, istatistik bilgileri, gerekli olabilecek her türlü listeyi dilediğiniz her çeşit yazıcıdan (Nokta vuruşlu, yakmalı, mürekkepli, lazer) alabilirsiniz. Daha kaliteli çıktılar için lazer yazıcılar tercihiniz olabilir.

AYSPro size kendi materyalleriniz için istediğiniz şekilde barkod oluşturma imkânı verir. Bundan dolayı başka bir barkod programı ve yazıcısına ihtiyaç duymazsınız. Barkod sayesinde ödünç verme, sayım yapma gibi işlemleriniz çok daha basit ve kolay bir şekil alır. Aynı şekilde sırt etiketlerini de çıkartabilirsiniz. Lazer yazıcıdan çıktı alabileceğiniz yapışkanlı A4 ebadında, çeşitli boy ve sayıda kâğıtları kullanabilirsiniz. 

İlk kez doğru olarak yazdığınız bilgiler -Kurum ardı, Departmanı, Dosya Adı, Depo Adı gibi aynı kelimelerin yer alabileceği alanlarda- daha sonraki girişlerde kontrol edilir. Aynı kelimelerin tekrarı hatasız yazılmışsa doğru kabul edilir. Yanlış veya farklı yazımda uyarı ile karşılaşırsınız. Bu yeni bir bilgi ise bunu doğru kabul et dersiniz. Artık o kelime de doğru olarak kabul edilecektir. Bunun yanında sözlük oluşturabilir, yazdığınız her kelimenin doğru olup olmadığını otomatik olarak yazarken denetleyebilirsiniz.

  Veri İnceleme Modülü

Bu modül sadece arşiv evrakları ile ilgili verilerin incelenmesi içindir. Verilerin güvenliği için bu alanda inceleme yapılabilir, veriler değiştirilemez ve veri girişi yapılamaz. Sadece kayıtlar arasında dolaşılabilir. 

  Veri Giriş Modülü

Yeni kayıt girmek için veya bir kaydı değiştirmek için Yeni Kayıt modülü kullanılmaktadır.

 Otomatik Giriş Modülü

Bilgi girişi yapılırken, bazı alanlara aynı bilgilerin tekrar tekrar girilmesi gerekebilir. Her kayıtta aynı bilgileri tekrar yazma zahmetinden kurtulmak için, ilgili alana girmesi gereken bilgiyi otomatik giriş formundaki alana ya da alanlara yazdıktan sonra bilgi girişine devam edebilirsiniz. Her yeni kayıt ürettiğinizde oto giriş alanına yazdığınız alanlar otomatik olarak yeni kayıtta yerlerini alacaktır. İsterseniz, alana girecek bilginin sadece bir kısmının otomatik girmesini de tercih edebilirsiniz. Detaylı bilgi Programın kullanım kılavuzunda mevcuttur.

AYSPro’da Arama Basit fakat Sınırsızdır

AYS de çok gelişmiş sorgulama motoru bulunmaktadır. AYSPro’da bulunan alanlara ne yazdıysanız onu geri isteyebilirsiniz. Bu bir "nokta" bile olabilir. Dilediğiniz her alanda VE-VEYA mantığı ve büyüktür >, büyükeşittir >=, küçüktür <, küçükeşittir <=, kesin eşittir =, arasında, değildir gibi mantıksal operatörler yardımı ile arama yapabilirsiniz. Ayrıca *, "" sembollerini kullanarak kelime içinde harf veya hece taraması yapabilirsiniz. Yine @ sembolünü kullanarak istediğiniz uzunluktaki kelimelere ulaşabilirsiniz. Program her alanı ve her kelimeyi indekslediğinden arama hızınız 1-2 saniyeyi geçmez. İnternet veya intranet üzerinden yapacağınız aramalarda da aynı mantıksal operatörleri kullanabilirsiniz. Bunları kullanmak için yabancı dil bilmenize, SQL sorgulama öğrenmenize gerek yoktur. Sadece Ctrl+F tuşlarına basarsınız. Arama yapmak istediğiniz alana gelirsiniz. İsterseniz bütün alanlarda aynı anda sorgulama yaparsınız. Sadece bulmak istediğiniz bilgiyi yazarsınız ve Enter'e basarsınız. Bir bilgiye erişmek için gerekiyorsa mantıksal operatörleri kullanırsınız. Mesela, Fatura tarihi 1990'dan büyük satın alma dosyalarını veya belgelerini istiyorsanız, Tarihi alanına >1990, 1990'dan önceki belgeler için <1990, 1990 ve 1997 arasındakiler için 1990...1997 yazıp Enter'e basmanız yeterlidir. Ayrıca Bul(Find) modunda iken CRTL+N’ye veya formun sağındaki butonları kullanırsanız program size yeni bir sorgulama alanı açarak birden fazla bul isteğini bir kerede gerçekleştirmenize olanak sağlar.

 

AYS de raporlama 4 ana başlık altında toplanır. İMHA, ÖDÜNÇ, SAYIM RAPORU, BOŞ KUTULAR, her ana başlıkta kendi içinde alt başlıklara ayrılmaktadır. Talep edilirse yeni raporlar eklenebilir.