AYSPro çok şey bilmeyi gerektirmez. Tek bir ekrandan bütün girişlerinizi, aramalarınızı yapabilirsiniz. Daha önce herhangi bir programda yazdığınız bilgilerinizi (Word, Excel, Database vs.) kolayca aktarabilir, kolayca istediğiniz programa gönderebilirsiniz. Verilerinizi yazdığınız anda erişmenizi hızlandırmak için kelime kelime Türkçe olarak indekslenir. Alan uzunluklarında sınır yoktur. İstenildiği kadar bilgi girilebilir. Bilmece gibi hatırlamanızı gerektirecek herhangi bir kural da yoktur. Kullanıcıların programı kullanmak için öğreneceği komut sayısı 5 veya 6'yı geçmemektedir. (Bunlar: Yeni Kayıt: Ctrl+N / Kayıt Çoğaltma: Ctrl+D / Kayıt Arama: Ctrl+F / Kayıt Silme: Ctrl+E / Kayıt Eleme: Ctrl+M / Bütün Kayıtları Görme: Ctrl+J ) Bunun yanında menüler ve butonlar sizi yönlendirecektir. Ayrıca yardım menüsünden alanlar hakkında yardım alabilirsiniz.

AYSPro’da bulunan alanlarda bilgisayarda bulunan işletim sisteminin sunduğu Kes - Kopyala - Yapıştır komutlarını kullanabilme özelliği yanında bütün alanlarda indeksi görme sayesinde daha önceki yazılmış bilgilerden seçim yapıp alanlara (yazım yanlışlarını önlemek için) aktarma imkânınız vardır. Ayrıca fare ile seçtiğiniz metni istediğiniz alana taşıyabilirsiniz. Her bir alana yazılan bilgi anında kaydedilir ve siz gereksiz uyarılarla (Kaydedeyim mi? Yeni kayıt yapmak ister misiniz? Kaydetmek istediğinizden emin misiniz? vs.) karşılaşmazsınız.

AYS de çok gelişmiş sorgulama motoru bulunmaktadır. AYSPro’ da kayıtlarınız arasında FULL TEXT SEARCH yapabilirsiniz. AYSPro’ da bulunan alanlara ne yazdıysanız onu geri isteyebilirsiniz. Bu bir "nokta" bile olabilir. Dilediğiniz her alanda VE-VEYA mantığı ve büyüktür >, büyükeşittir >=, küçüktür <, küçükeşittir <=, kesin eşittir =, arasında, değildir gibi mantıksal operatörler yardımı ile arama yapabilirsiniz. Ayrıca *, "" sembollerini kullanarak kelime içinde harf veya hece taraması yapabilirsiniz. Yine @ sembolünü kullanarak istediğiniz uzunluktaki kelimelere ulaşabilirsiniz. Program her alanı ve her kelimeyi indekslediğinden arama hızınız 1-2 saniyeyi geçmez. İnternet veya intranet üzerinden yapacağınız aramalarda da aynı mantıksal operatörleri kullanabilirsiniz. Bunları kullanmak için yabancı dil bilmenize, SQL sorgulama öğrenmenize gerek yoktur. Sadece Ctrl+F tuşlarına basarsınız. Arama yapmak istediğiniz alana gelirsiniz. İsterseniz bütün alanlarda aynı anda sorgulama yaparsınız. Sadece bulmak istediğiniz bilgiyi yazarsınız ve Enter'e basarsınız. Bir bilgiye erişmek için gerekiyorsa mantıksal operatörleri kullanırsınız. Mesela, Fatura tarihi 1990'dan büyük satın alma dosyalarını veya belgelerini istiyorsanız, Tarihi alanına >1990, 1990'dan önceki belgeler için <1990, 1990 ve 1997 arasındakiler için 1990...1997 yazıp Enter'e basmanız yeterlidir. Ayrıca Bul(Find) modunda iken CRTL+N’ye veya formun sağındaki butonları kullanırsanız program size yeni bir sorgulama alanı açarak birden fazla bul isteğini bir kerede gerçekleştirmenize olanak sağlar.

AYS, Kamu ve Özel kurum arşivleri için geliştirilmiş bir yazılımdır. AYS, ilk olarak 2002 yılında Marmara Üniversitesi Arşivcilik bölümünde Yüksek Lisans tezi olarak incelenmiştir. Birçok dijital arşiv konulu teze yazılım konusunda kaynak teşkil etmiştir. Bu tarihten itibaren geliştirilmeye devam edilmektedir.  AYS dinamik yapıda olup kurumların yapıları ve istekleri doğrultusunda değişebilmektedir.

AYSPro’la artık arşivinizde bulunan materyallerinizi istediğiniz an intranet (yerel internet) ve internet ortamına açabilirsiniz. AYSPro tam Web uyumludur. Müşterileriniz evlerinden veya işyerlerinden kendi bilgisayarları ile arşivinizde tarama yapabilir, ödünç aldıkları evraklara ulaşabilir, kendilerine özel ve genel duyuruları görebilirler. İsterseniz her üyenizin Elektronik Posta'sına mesaj gönderebilirsiniz. İnternet ara yüzü Türkçe'dir. Dilerseniz istediğiniz dile çevirebilirsiniz. AYSPro’da yer alan ve diğer hiçbir programlarda bulamayacağınız arama mantığı aynen Web’de de muhafaza edilmiştir. Bu nedenle müşterileriniz aradıkları bilgiye en iyi ve en kısa bir yolla ulaşabilirler. Belgelerin arşivde mi yoksa ödünçte mi olduğunu görürler.

AYSPro’ya Word, Excel gibi programlardan ve diğer veri kütüklerinden (xls, xlsx, XML, MARC, DBF, TXT, DIF, WKS, BASIC, TAB, CSV, HTML uzantılı) kayıt alabilir ve bunlara dilediğiniz şekilde kayıt gönderebilirsiniz.